Procesamiento de Donaciones/Compromisos

Transcripción

1 2015 Campaña Annual Católica Procesamiento de Donaciones/Compromisos Fundacion Catolica para la Diocesis de Tucson Corresponsabilidad y Obras de Caridad Importante: Por favor, lea estas instrucciones detenidamente! Por favor, comunique la siguiente información a los voluntarios encargados de procesar los documentos y sobres de la Campaña Católica Anual. Le sugerimos que haga copias de estas páginas y que las ponga sobre la mesa de trabajo de los voluntarios.

2 SOBRE LA FUNDACIÓN CATÓLICA PARA LA DIÓCESIS DE TUCSON Nuestra misión La misión de la Fundación Católica es educar, motivar y dar nuevo ímpetu a la corresponsabilidad en la Diócesis de Tucson; obtener recursos mediante prácticas basadas en la transparencia fiscal y la responsabilidad; y administrar y distribuir las donaciones obtenidas para satisfacer las necesidades inmediatas y a largo plazo de la comunidad de fe de nuestra diócesis. Nuestra visión La Fundación Católica procura promover una comunidad de fe caracterizada por miembros que consideran en oración su condición de corresponsables y deciden comprometerse a poner una porción de su tiempo, talento y tesoro al servicio de la misión de Cristo. El desarrollo de la Campaña Católica Anual es una de las responsabilidades de la Fundación Católica. Esta obra anual brinda a los feligreses una oportunidad para DONAR A FAVOR DE UNA NECESIDAD en apoyo a la misión. Las necesidades que atendemos son las de los 26 servicios benéficos y ministerios que sirven de apoyo a un gran número de personas y familias en las comunidades de la Diócesis de Tucson. Información de Contacto Ernie Nedder Directora Ejecutiva Interina (520) enedder@diocesetucson.org Robin Evans Administradora de las Donaciones Anuales (520) revans@diocesetucson.org or revans@cathfnd.org Olga Alarcon Colaborador de Desarrollo (520) oalarcon@diocesetucson.org or oalarcon@cathfnd.org Número de fax de la oficina: (520) Sitio de Internet de la Fundación Católica: Sitio de Internet Diocesano: Dirección postal: 111 S. Church Avenue, Tucson, AZ

3 TABLE OF CONTENTS EXTREMIDADES RÁPIDAS... 2 POR CORREO, SOBRES DE LA IGLESIA Y ETIQUETAS DE DONANTES... 3 PROCESAMIENTO DE SOBRES CON EFECTIVO... 6 PROCESAMIENTO DE CHEQUES GIRADOS A LA ACA... 7 PROCESAMIENTO DE CHEQUES GIRADOS A LA PARROQUIA... 8 PROCESAMIENTO DE PAGOS CON TARJETA DE CRÉDITO DONACIONES ÚNICAS... 9 PROCESAMIENTO DE PAGOS CON TARJETA DE CRÉDITO PAGOS RECURRENTES...10 PROCESAMIENTO DE EFT CON PAGO PARCIAL...11 PROCESAMIENTO DE EFT QUE NO INCLUYEN UN PAGO INICIAL PROCESAMIENTO DE COMPROMISOS SIN PAGOS INCLUIDOS Y COMPROMISOS DE CERO DÓLARES PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL PROCESAMIENTO DE DONACIONES Y COMPROMISOS

4 Extremidades rápidas No es necesario poner una etiqueta de donante en los formularios que ya tienen los datos impresos. No pegue la etiqueta de donante encima de la información escrita por el donante. Por favor, coloque la etiqueta de donante encima de este recuadro de los formularios que están en los bancos de la iglesia: PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI Este paso es esencial para asegurar que su parroquia reciba el debido crédito por cada donante. Para los donantes que contribuyen por primera vez, no habrá una etiqueta. Sin embargo, cuando se procese su donación en nuestro sistema central de datos, se les asignará un número de identificación de donante. Pida a los donantes que escriban los cheques a la orden de Annual Catholic Appeal. El nombre de la parroquia va escrito en el espacio denominado Memo en la parte inferior del cheque. De esta manera se reduce la labor de procesamiento de contribuciones en su parroquia. Los planes de pago de 10 meses dan resultado solamente si se inician en enero, febrero o marzo; a partir de entonces se pierde dinero en los compromisos a 10 meses de plazo. Pida al donante que considere el número de meses que quedan en el año al efectuar su compromiso, y que no extienda el número de meses del plan de pago más allá de ese número. Por favor, nunca envíe un cheque de la parroquia sin los documentos correspondientes. No envíen formularios que muestren una cantidad de Pago Adjunto sin el cheque correspondiente. Para procesar los sobres hay que agruparlos en las siguientes categorías: 1. Efectivo 2. Cheques 3. Tarjetas de crédito 4. Sin pago adjunto Solamente compromisos o transferencias electrónicas de fondos (EFT). 2

5 Por correo, Sobres de la iglesia y Etiquetas de donantes Hay dos tipos de formularios para los pagos de la campaña: El que se envía por correo Este formulario ya tiene los datos impresos y se envía directamente al donante al principio de la campaña. La mayoría de los donantes envían estos formularios al banco, pero es posible que ustedes reciban algunos de estos formularios en la parroquia. Dado que este tipo de formulario ya tiene impresos el nombre y el domicilio del donante no es necesario agregar la etiqueta de donante. Estos formularios podrán enviarse por correo directamente al banco o a la Diócesis, dependiendo del método de pago que el donante haya utilizado. 3

6 En la iglesia Estos son los formularios que la parroquia usa y que se encuentran en los bancos de la iglesia. El donante completa el formulario y lo entrega en la parroquia. El personal de la parroquia colocará la etiqueta de donante en el recuadro que corresponda y luego lo enviará al banco o a la Diócesis, dependiendo del método de pago que el donante haya utilizado. No se debe colocar la etiqueta de donante sobre la información escrita por el donante. 4

7 Etiquetas de donante para formularios y para enviar cartas por correo Cada parroquia ha recibido dos juegos de etiquetas de donante. Un juego es para uso de la parroquia cuando se envíe la carta del párroco a los feligreses. El otro juego es para usarlo en los formularios de donación que se encuentran en los bancos de la iglesia. Las etiquetas que se usan para los formularios de donación tienen el número de identificación del donante que figura en nuestra base de datos. Las etiquetas que se deben usar para enviar las cartas por correo no tienen ese número. Etiquetas para los formularios de la iglesia Etiquetas para enviar cartas por correo Además, cada parroquia ha recibido dos juegos de sobres con datos ya impresos. Use estos sobres para enviar dinero al banco: Use estos sobres para enviar compromisos y EFT a la Diócesis: 5

8 Procesamiento de sobres con EFECTIVO 1. Verifique que la cantidad de efectivo adjunta sea igual a la cantidad del Compromiso o Donación total, o a la cantidad de Pago Adjunto especificada. Si no figura una cantidad, por favor escriba en la línea Pago Adjunto la cantidad de efectivo recibida. Si la cantidad es diferente de la cifra anotada en el formulario, llame al donante de inmediato para resolver la discrepancia. 2. Escriba sus iniciales claramente junto a la cantidad anotada en el formulario. 3. Verifique que cada formulario esté completo con la información correcta y que sea legible. Si falta algún dato, por favor, anótelo. 4. En el espacio indicado, ponga la etiqueta de identificación de donante correspondiente. PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI 5. En la sumadora de cinta, sume las cantidades para asegurarse de que la cantidad total sea igual al total del efectivo. Si hay alguna discrepancia, resuélvala de inmediato. 6. Deposite todo el efectivo en la cuenta bancaria de la parroquia y escriba un cheque de la parroquia a la orden de Annual Catholic Appeal por la cantidad total de efectivo recibido. 7. Envíe a la Diócesis el cheque y toda la documentación correspondiente en este sobre: 6

9 Procesamiento de CHEQUES girados a la ACA 1. Verifique que la cantidad adjunta sea igual a la cantidad del Compromiso o Donación total, o a la cantidad de Pago Adjunto especificada. Si no figura una cantidad, por favor escriba la cantidad en la línea Pago Adjunto. Si la cantidad es diferente de la cifra anotada en el formulario, llame al donante de inmediato para resolver la discrepancia 2. Compruebe que el cheque haya sido girado a la orden de Annual Catholic Appeal (es lo que se prefiere), o, en su defecto, a la orden de Bishop s Appeal, o de Diocese of Tucson. 3. Examine cuidadosamente cada formulario para asegurarse de que esté completo con la información correcta y que sea legible. Si falta algún dato, por favor, anótelo. 4. En el espacio indicado, ponga la etiqueta de identificación de donante correspondiente. PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI 5. Arme pilas de no más de 50 formularios con los correspondientes cheques adjuntos y envíelas al banco en este sobre: 7

10 Procesamiento de CHEQUES girados a la Parroquia 1. Verifique que la cantidad adjunta sea igual a la cantidad del Compromiso o Donación total, o a la cantidad de Pago Adjunto especificada. Si no figura una cantidad, por favor escriba en la línea Pago Adjunto la cantidad de efectivo recibida. Si la cantidad es diferente de la cifra anotada en el formulario, llame al donante de inmediato para resolver la discrepancia. 2. Examine cuidadosamente cada formulario para asegurarse de que esté completo con la información correcta y que sea legible. Si falta algún dato, por favor, anótelo. 3. En el espacio indicado, ponga la etiqueta de identificación de donante correspondiente. PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI 4. Si un cheque está girado a la orden de la parroquia, deposítelo en la cuenta bancaria de la parroquia y escriba un cheque de la parroquia a la orden de Annual Catholic Appeal por el monto total recibido. 5. En la sumadora de cinta, sume todos los cheques girados a la orden de la parroquia para asegurarse de que la cantidad total sea igual al total de todos los cheques recibidos. 6. Deposite los cheques en la cuenta bancaria de la parroquia y escriba un cheque de la parroquia, a la orden de Annual Catholic Appeal por la cantidad total de los cheques recibidos. 7. Envíe a la Diócesis el cheque y toda la documentación correspondiente en este sobre: 8

11 Procesamiento de pagos con TARJETA DE CRÉDITO Donaciones Únicas 1. Examine cuidadosamente cada formulario para asegurarse de que esté completo con la información correcta y que sea legible. Verifique que el número de tarjeta de crédito tenga el número exacto de dígitos (16 para MC/Visa/Discover, y 15 para Amex) y que se haya incluído la fecha de vencimiento. Si falta algún dato, por favor comuníquese con el donante para obtener los datos y anótelos. 2. En el espacio indicado, ponga la etiqueta de identificación de donante correspondiente. 3. Arme pilas de no más de 50 formularios y envíelas al banco en este sobre: PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI 9

12 Procesamiento de pagos con TARJETA DE CRÉDITO Pagos recurrentes 1. Examine cuidadosamente cada formulario para asegurarse de que esté completo con la información correcta y que sea legible. Verifique que el número de tarjeta de crédito tenga el número exacto de dígitos (16 para MC/Visa/Discover, y 15 para Amex) y que se haya incluído la fecha de vencimiento. Si falta algún dato, por favor comuníquese con el donante para obtener los datos y anótelos. 2. Verify that the monthly amount multiplied by the number of months equals the pledge amount. 3. En el espacio indicado, ponga la etiqueta de identificación de donante correspondiente. PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI 4. Arme pilas de no más de 50 formularios y envíelas al banco en este sobre: 10

13 Procesamiento de EFT con Pago Parcial 1. Examine cuidadosamente cada formulario para asegurarse de que esté completo con la información correcta y que sea legible. Compruebe que el donante haya completado el recuadro para la autorización de la EFT. Si falta algún dato, por favor, comuníquese con el donante para completar la información. 2. Verifique que la cantidad de cada pago mensual multiplicada por el número de meses del compromiso sea igual a la diferencia entre la cantidad total del compromiso y la cantidad de la donación adjunta al formulario ya sea en efectivo o cheque. 3. En el espacio indicado, ponga la etiqueta de identificación de donante correspondiente. PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI 4. Termine de procesar la EFT siguiendo las instrucciones para Procesamiento de sobres con EFECTIVO, Procesamiento de CHEQUESs girados a la ACA, o Procesamiento de CHEQUES girados a la Parroquia, dependiendo del tipo de pago inicial. 11

14 Procesamiento de EFT que no incluyen un pago inicial 1. Examine cuidadosamente cada formulario para asegurarse de que esté completo con la información correcta y que sea legible. Compruebe que el donante haya completado el recuadro para la autorización de la EFT. Si falta algún dato, por favor, comuníquese con el donante para completar la información. 2. Verifique que la cantidad de cada pago mensual multiplicada por el número de meses del compromiso sea igual a la diferencia entre la cantidad total del compromiso y la cantidad de la donación adjunta al formulario ya sea en efectivo o cheque. 3. En el espacio indicado, ponga la etiqueta de identificación de donante correspondiente. 4. Envíe a la Diócesis el formulario en este sobre: PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI 12

15 Procesamiento de Compromisos Sin Pagos incluidos y Compromisos de Cero dólares 1. Examine cuidadosamente cada formulario para asegurarse de que sea legible. 2. En el espacio indicado, ponga la etiqueta de identificación de donante correspondiente. 3. Envíe a la Diócesis el formulario en este sobre: PARA USO DE LA PARROQUIA COLOQUE LA ETIQUETA AQUI 13

16 PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL PROCESAMIENTO DE DONACIONES Y COMPROMISOS Qué sucede si un sobre de la iglesia no contiene toda la información requerida? Por favor, asegúrese de proveer toda la información necesaria. Si la información provista es incompleta, es posible que no se pueda otorgar crédito por el compromiso o donación al donante o a la parroquia correcta. Todos los compromisos sin identificar serán otorgados a su parroquia de manera anónima, siempre y cuando el nombre de la parroquia figure en el sobre. Si el nombre de la parroquia no figura en el sobre, se otorgarán a la cuenta diocesana de donaciones anónimas. Qué sucede si un documento de compromiso dice Ninguno o Cero en el lugar de la cantidad del compromiso? Por favor pegue en el documento la etiqueta que recibió de la oficina de ACA con la identificación del donante. De esta manera podremos asegurarnos de que esa persona no reciba una carta de seguimiento. Consulte la sección correspondiente al procesamiento de compromisos y donaciones para ver las instrucciones de procesamiento pertinentes. Es posible hacer una donación por Internet? Si. Donaciones seguras pueden ser realizados a través del sitio web de la Fundación Católica, Se aceptan compromisos por teléfono? Sí, pero no aconsejamos este tipo de gestión. Procesaremos la donación y figurará en el informe que envía la oficina de la Campaña Católica Anual. Qué debe hacerse si el sobre contiene una carta al párroco? Si hay una nota o carta para el párroco, el personal de la Campaña Católica Anual lo devolverá a la oficina de su parroquia para entrega al párroco. Qué autoriza un donante cuando selecciona la opción EFT como método de pago para su compromiso? Cuando un donante selecciona Transferencia Electrónica de Fondos (EFT, por sus siglas en inglés) solicita a su banco que, de manera automática, deduzca mensualmente una cantidad específica de la cuenta del donante y la deposite en la cuenta bancaria de la Campaña Católica Anual. 14

17 De qué manera se efectúa la solicitud de una transacción EFT? The donor fills out the Authorization for Electronic Funds Transfer. This form can be found on both the in-pew envelope and on the pledge document the donor is mailed at the start of the campaign. El donante tiene que proveer un cheque cancelado con la autorización para EFT? Aunque no es necesario proveer un cheque cancelado con la autorización para EFT, puede resultar útil si surgieran dudas sobre los datos bancarios del donante. Asegúrese de proveer toda la información pertinente, como el nombre del banco, el número ABA (routing) y el número de cuenta. Qué sucede si la cantidad mensual designada por el donante no es suficiente para completar el compromiso al final de la Campaña? La última deducción, que se efectúa en diciembre, será por la cantidad mensual habitual. Si quedara un saldo a pagar, se intentará comunicarse con el donante para determinar si desea realizar el pago final mediante un cheque o con una tarjeta de crédito. A quién puedo acudir si tengo preguntas? Sírvase llamar a Olga Alarcon al (520)

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