Conversión al ciclo de pago quincenal Preguntas frecuentes Última actualización 24/2/13

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1 Spanish: Biweekly Pay FAQ Conversión al ciclo de pago quincenal Información general 1. Por qué la UC está implementando este cambio? 2. Cuáles son las ventajas para mí? 3. Cuándo entrará en vigencia el cambio al sistema de pago quincenal? 4. Puedo elegir no ser incluido en el sistema de pago quincenal? 5. Que significa "no exento" y "exento"? 6. Por qué los empleados exentos continuarán recibiendo el pago de sus salarios mensualmente? 7. Qué son los días de pago quincenal? 8. Continuará ofreciéndose información sobre la conversión al ciclo de pago quincenal? 9. Cómo se determinó la fecha de implementación de la transición al pago quincenal? Cómo me afectará este cambio? 10. Actualmente recibo un salario mensual (el 1. u 8. día de cada mes). Seré cambiado al sistema de pago quincenal? 11. Actualmente recibo dos pagos al mes (el 8. y el 23. día cada mes). Seré cambiado al sistema de pago quincenal? 12. Cómo reportaré las horas de trabajo? 13. Por qué los empleados no exentos reportan las horas de trabajo? 14. Actualmente recibo mi pago el primer día de cada mes. Cuál será mi nuevo día de pago? 15. Cuántos cheques de pago quincenal recibiré? 16. Cómo se determina mi salario por hora? 17. Qué debo hacer para prepararme para el cambio? 18. Si al revisar mi situación descubro que no seré capaz de cumplir con mis obligaciones económicas durante la transición, qué puedo hacer? 19. Necesitaré hacer algún cambio a mi depósito directo? 20. Qué pasa si pago algunas de mis facturas a través del pago automático de facturas? Reclamos sobre beneficios y deducciones 21. Pago mis beneficios una vez al mes. Esto cambiará? 22. Que pasará con los meses que tienen tres periodos de pago quincenal? Cómo serán calculadas mis deducciones? 23. Qué es un día de pago sin deducción de beneficios? 24. Los cambios en la frecuencia de pago afectarán la acumulación de mis horas de vacaciones y de enfermedad? 25. Tengo una deducción por retención de fondos por orden judicial. Cómo afectará la transición al pago quincenal al monto que se deduce para este efecto? 26. Cuándo se hará la deducción de mi cuenta de jubilación? 27. Yo contribuyo a mis planes 403(b) y 457(b). Cuándo serán hechas mis contribuciones? 28. Necesitaré hacer algún cambio a mis deducciones o a mi retención fiscal? 29. Cómo afecta el cambio en la frecuencia de pagos a mi deducción de impuestos federal y estatal? Misceláneas 30. Actualmente, los pagos están basados en 2088 horas en un año calendario. Cuando cambiemos de cheques de pago mensual a cheques de pago quincenal, habrá un número diferente de horas en cada año calendario. Cómo afectará mi salario? 31. La transición a pago quincenal afectará al programa ERIT (Reducción de horas laborales por iniciativa del empleado)? 32. Los empleados con un cargo académico pasarán al sistema de pago quincenal?

2 Información general 1. Por qué la UC está implementando este cambio? La transición es parte de un plan en todo el sistema para incluir a los empleados de todas las áreas de la UC dentro de un sistema de pago estandarizado, con el objetivo de mejorar la calidad y eficiencia de los procesos administrativos de la UC. El nuevo sistema ofrece varios beneficios, que incluyen los siguientes: Un enfoque sistemático al reporte de las horas de trabajo para los pagos Ciclos estandarizados de pago para todas las áreas de la UC Un reporte más eficiente y efectivo de las horas de trabajo Menos ajustes manuales y pagos incompletos o excesivos 2. Cuáles son las ventajas para mí? Se le pagará cada dos miércoles. Las horas extra trabajadas en el periodo de pago le serán pagadas con más frecuencia. 3. Cuándo entrará en vigencia el cambio al sistema de pago quincenal? La UCB planea implementar el sistema de pago quincenal para los empleados no exentos y los estudiantes el 31 de agosto de 2014 (los empleados con cargos académicos no pasarán al sistema de pago quincenal ni adoptarán las acumulaciones factoriales). Empleados con un sueldo mensual que pasarán al sistema de pagos quincenales Fecha de pago Fechas de periodo de pago 29/8 Último cheque de pago mensual para el periodo de pago del 1/8 al 30/8 24/9 Cheque de pago para el periodo de pago quincenal completo del 31/8 al 13/9 8/10 Cheque de pago para el periodo de pago quincenal completo del 14/9 al 27/9 Empleados que reciben dos pagos al mes que pasarán al sistema de pagos quincenales Fecha de pago Fechas de periodo de pago 8/9 Cheque del segundo pago del último mes para el periodo de pago del 16/08 al 30/08 24/9 Cheque de pago para el periodo de pago quincenal completo del 31/8 al 13/9 8/10 Cheque de pago para el periodo de pago quincenal completo del 14/9 al 27/9 4. Puedo elegir no ser incluido en el sistema de pago quincenal? No. Todos los empleados no exentos pasarán al sistema de pago quincenal. Para los empleados que pertenecen al sindicato, el cambio está sujeto a una negociación colectiva. 5. Que significa "no exento" y "exento"? Los empleados no exentos son elegibles para recibir el pago de horas extra de acuerdo con la Ley de Normas Laborables Justas (FLSA) y llevan un registro de sus horas de trabajo reales. Los empleados exentos no son elegibles para recibir el pago de horas extra. Si no está seguro de su estado de exención, puede hacer lo siguiente: o Verificarlo con su supervisor.

3 o Si conoce el código de su cargo, puede visitar la página y determinar si es un empleado exento o no exento. 6. Por qué los empleados exentos continuarán recibiendo el pago de sus salarios mensualmente? Los empleados exentos reciben un salario predeterminado cada periodo de pago, sin importar las horas que hayan trabajado, y no son elegibles para recibir el pago de horas extra. A los empleados exentos solo se les solicita reportar el tiempo no productivo, como horas de vacaciones o de enfermedad. 7. Qué son los días de pago quincenal? Los pagos quincenales se realizan cada dos miércoles. Podrá encontrar una muestra de calendario de las fechas de pago quincenal en la página web de pagos en 8. Continuará ofreciéndose información sobre la conversión al ciclo de pago quincenal? Sí. Los anuncios serán publicados en la página web de la oficina de Nómina Central. Si tiene alguna pregunta que requiera asistencia inmediata, envíe un correo electrónico a 9. Cómo se determinó la fecha de implementación de la transición al pago quincenal? La fecha fue elegida por los siguientes motivos: Se ajusta estrictamente al periodo de pago final de los empleados y al inicio de un periodo de pago quincenal. Básicamente, el empleado contará con un periodo de pago completo antes de pasar al sistema de pago quincenal. Se consideraron las lecciones aprendidas de las experiencias de otras sedes de la UC en relación a las conversiones y los problemas con las fechas de conversión de mediados de mes. Se ajusta a las deducciones realizadas a los pagos del empleado en concepto de beneficios de salud. Se ajusta al cronograma del proyecto CalTime. Cómo me afectará este cambio? 10. Actualmente recibo un salario mensual. Seré cambiado al sistema de pago quincenal? No se cambiará a todos los empleados al sistema de pago quincenal; solo será cambiado al sistema de pago quincenal si su trabajo es definido como no exento de acuerdo con la Ley de Normas Laborables Justas (FLSA). Los empleados cuyos cargos son exentos continuarán recibiendo un salario mensual. 11. Actualmente recibo dos pagos al mes. Seré cambiado al sistema de pago quincenal? Si su trabajo es definido como no exento de acuerdo con la Ley de Normas Laborables Justas (FLSA), pasará al ciclo de pago quincenal. 12. Cómo reportaré las horas de trabajo? CalTime es el nuevo sistema de control de horas en el cual los empleados registrarán sus horas de trabajo o de licencia. Para obtener más información sobre el control de horas visite

4 13. Por qué los empleados no exentos reportan las horas de trabajo? Las regulaciones de la FLSA requieren que los empleados no exentos lleven un registro de las horas de trabajo para que se les pueda pagar por el tiempo trabajado que exceda las 40 horas a la semana. Para garantizar que la universidad cumpla con estas regulaciones, los empleados no exentos reportan las horas de trabajo reales al cuarto de hora más cercano cada día. 14. Actualmente recibo mi pago el primer día de cada mes. Cuál será mi nuevo día de pago? Si es un empleado exento, continuará recibiendo su salario el primer día de cada mes. Si es un empleado no exento recibirá su salario cada dos miércoles. Revise el calendario de pago de la UCB para ver una lista completa de los días de pago para el Cuántos cheques de pago quincenal recibiré? Recibirá un mínimo de 26 y un máximo de 27 cheques de pago al año. Los periodos de pago quincenal no siempre concuerdan exactamente con el año calendario, por ello existe generalmente un periodo de pago quincenal que abarca de diciembre a enero. Por este motivo, es probable que el salario bruto reportado en un formulario de impuestos W-2 anual no coincida exactamente con su salario anual (salario por hora x 2088 horas), y en ocasiones habrá 27 periodos en un año. 16. Cómo se determina mi salario por hora? Existen dos métodos que puede utilizar para calcular su salario por hora (en base a una semana de 40 horas laborales): a. Método 1: Divida su salario mensual entre 174 (el número promedio de horas laborales en un mes). Por ejemplo, si su salario mensual es $ 3250 por mes: $ = $ por hora. b. Método 2: Divida su salario mensual entre 2088 (el número promedio de horas laborales en un año). Por ejemplo, si su salario anual es $ por mes: $ = $ por hora. 17. Qué debo hacer para prepararme para el cambio? Es importante que revise su presupuesto personal y determine sus necesidades de ingresos en base al nuevo sistema de pago quincenal. Para prepararse para la conversión, le sugerimos que siga estos pasos: Revise su elección actual de deducciones fiscales para hacer los cambios que sean necesarios. Pida a sus acreedores que ajusten las fechas de retiro de dinero o pago automático de facturas para que coincidan con su nuevo sistema de pago. Empleados con un salario mensual (recibido el 1. o el 8. día de cada mes ) Periodo de pago Fecha de pago Impacto económico 29/8 29/8 Recibe pago completo (excepto el domingo 31/8). Paga todos sus beneficios. 24/9 24/9 1. pago quincenal (periodo laboral de 80 horas). Paga la primera mitad de los beneficios de octubre. 8/10 8/10 2. pago quincenal (periodo laboral de 80 horas). Paga la segunda mitad de los beneficios de octubre. Actualmente, el cheque de pago mensual se entrega al empleado, o se envía al banco, el 1. u 8. día de cada mes para que pueda realizar el pago de sus facturas adeudadas entre el 1. y el 31. día de cada mes.

5 Se emitirá un cheque de pago completo (excepto el 31/8) para el salario de agosto el 29/8 o el 8/9; no se realizará ningún cambio al monto que será entregado para el pago de facturas en septiembre. Sin embargo, es probable que en el mes de octubre se vea afectado por el cambio. Le recomendamos que se prepare de forma anticipada. Nota: Los empleados no recibirán el pago de los días 28/9 al 30/9 (domingo a martes) hasta el 22/10. Empleados que reciben dos pagos al mes (el 8. o el 23. día de cada mes ) Periodo de pago Fecha de pago Impacto económico 16/8 al 30/8 8/9 Recibe pago completo (excepto el domingo 31/8). Paga todos sus beneficios. 31/8 al 13/9 24/9 1. pago quincenal (periodo laboral de 80 horas). Paga la primera mitad de los beneficios de octubre. 14/9 al 27/9 8/10 2. pago quincenal (periodo laboral de 80 horas). Paga la segunda mitad de los beneficios de octubre. Actualmente, el cheque de pago mensual se entrega al empleado, o se envía al banco, el 1. u 8. día de cada mes para que pueda realizar el pago de sus facturas adeudadas entre el 1. y el 31. día de cada mes. Se emitirá un cheque de pago completo (excepto el 31/8) para el salario de agosto el 29/8 o el 8/9; no se realizará ningún cambio al monto que será entregado para el pago de facturas en septiembre. Sin embargo, es probable que en el mes de octubre se vea afectado por el cambio. Le recomendamos que se prepare de forma anticipada. Nota: Los empleados no recibirán el pago de los días 28/9 al 30/9 (domingo a martes) hasta el 22/ Si al revisar mi situación descubro que no seré capaz de cumplir con mis obligaciones económicas durante la transición, qué puedo hacer? Para ayudar a los empleados con la transición al sistema de pago quincenal, se ha implementado un Programa de Ayuda para la Transición para los empleados no exentos elegibles. Los empleados pueden solicitar ayuda para la transición durante el periodo del 1. de abril al 30 de mayo. El Programa de Ayuda para la Transición incluirá una opción que permitirá que los empleados elegibles tengan acceso a uno de los siguientes beneficios, o a ambos: Un préstamo a corto plazo sin intereses de $ 100 a $ 1000 otorgado por la universidad Un monto equivalente a 80 horas de licencia de las horas de vacaciones acumuladas o de las horas compensatorias acumuladas existentes del empleado. La información de los criterios de elegibilidad, el formulario de solicitud y las preguntas frecuentes estarán disponibles antes del 1. de abril. 19. Necesitaré hacer algún cambio a mi depósito directo? No. Si actualmente su salario es depositado de forma directa en su cuenta bancaria, no necesita hacer ningún cambio. 20. Qué pasa si pago algunas de mis facturas a través del pago automático de facturas? Si cuenta con la opción de pago automático de facturas para gastos regulares, como el pago de una hipoteca, préstamo estudiantil o el pago de un auto, le sugerimos que converse directamente con sus instituciones financieras para cambiar las fechas de pago de acuerdo a sus necesidades.

6 Preguntas sobre beneficios y deducciones 21. Pago mis beneficios una vez al mes. Esto cambiará? Sí, las deducciones de los pagos serán divididas en los cheques de pago quincenal. Las deducciones pueden ser montos fijos (p. ej. $ 25) o porcentajes del salario (p. ej. 2 %). Los montos fijos de las deducciones son divididos en dos y deducidos dos veces al mes. Las deducciones basadas en porcentajes son efectuadas en todos los cheques. 22. Que pasará con los meses que tienen tres periodos de pago quincenal? Cómo serán calculadas mis deducciones? En los meses que tengan tres periodos de pago, uno de los cheques de pago no tendrá deducciones fijas (p. ej., deducciones de transporte o estacionamiento, cooperativa de crédito, pagos a préstamos de 403(b), etc.). Estos días de pago, denominados días de pago sin deducción de beneficios, ocurrirán dos veces al año. Se encuentran en el Calendario de pago quincenal de la UCB, representados por rectángulos con bordes en negrita. 23. Qué es un día de pago sin deducción de beneficios? Un día de pago sin deducción de beneficios es el día de pago posterior a un mes que tiene tres fechas finales para periodos de pago en el mes. Este cheque de pago no tendrá deducciones de beneficios fijas, no se realizarán deducciones basadas en porcentajes. 24. Los cambios en la frecuencia de pago afectarán la acumulación de mis horas de vacaciones y de enfermedad? Sus acumulaciones de horas de enfermedad y de vacaciones serán calculadas en base a un índice de acumulación factorial de horas de licencia. Los empleados no exentos acumularán horas de licencia cada cuatro semanas. 25. Tengo una deducción por retención de fondos por orden judicial. Cómo afectará la transición al pago quincenal al monto que se deduce para este efecto? Si la deducción por retención de fondos por orden judicial representa un porcentaje de su salario, hasta la deducción máxima permitida bajo las regulaciones federales y estatales. Por ejemplo, si la deducción por retención de fondos por orden judicial es del 25 %, se deducirá ese monto cada día de pago. Si la deducción por retención de fondos por orden judicial es un monto fijo, se recalculará el actual monto mensual y se convertirá en un monto quincenal. Se usará la siguiente ecuación para calcular el monto quincenal: deducción mensual x 12 (meses del año) dividido entre 26 (número de cheques de pago en un año). Por ejemplo: una deducción mensual de $ será dividida en deducciones de $ para cada cheque de pago quincenal. $ 250 x 12/26= $ Cuándo se hará la deducción de mi cuenta de jubilación? Las contribuciones obligatorias de jubilación de la UC, UCRP y DCP CAS, son realizadas cada día de pago quincenal.

7 27. Yo contribuyo a mis planes 403(b) y 457(b). Cuándo serán hechas mis contribuciones? Si establece sus contribuciones como deducciones en base a porcentajes, este monto será deducido cada día de pago. Por ejemplo, si su contribución actual al plan 403(b) está establecida en un 5 % por mes, se realizará una contribución del 5 % en cada día de pago quincenal. Si establece sus contribuciones como un monto fijo, no será deducido en los dos días de pago sin deducción de beneficios del año (se deducirá el monto de 24 cheques en lugar de 26). 28. Necesitaré hacer algún cambio a mis deducciones o a mi retención fiscal? Si deducen un monto adicional por impuestos de su cheque de pago, ese monto mensual será dividido a la mitad, y un 50 % será deducido de cada cheque de pago quincenal. Si no desea que su monto adicional de impuestos sea dividido de esta forma, visite la página web de At Your Service y revise o actualice su formulario W 4 o DE Cómo afecta el cambio en la frecuencia de pagos a mi deducción de impuestos federal y estatal? Se seguirán haciendo deducciones fiscales a su salario de acuerdo con el formulario federal W 4 y el formulario estatal DE 4 que actualmente mantiene en su registro. Se harán deducciones fiscales a su salario en base a los cronogramas fiscales quincenales establecidos por el Servicio de Impuestos Internos y la Oficina de Recaudación de Impuestos. Puede revisar los cronogramas fiscales actuales en línea en tax withholding information Misceláneas 30. Actualmente, los pagos están basados en 2088 horas en un año calendario. Cuando cambiemos de cheques de pago mensual a cheques de pago quincenal, habrá un número diferente de horas en cada año calendario. Cómo afectará mi salario? Los empleados recibirán un pago por cada hora de trabajo. La cifra 2088 se utiliza para calcular su salario por hora. Esto no significa que se pagarán 8 horas de trabajo menos que las que se le pagaba cuando recibía un salario mensual. Uno de los puntos más importantes que debe comprender cuando pase al sistema de pagos quincenales es que los salarios quincenales están sujetos a las semanas, no a las fechas calendario; y por ello, el pago ya no se expresa como un pago mensual o anual, sino como un pago por hora. En un ciclo mensual, el pago se realiza una vez al mes en una fecha fija (por ejemplo, el 1. día de cada mes). Hay exactamente 12 pagos en un año calendario y el salario mensual multiplicado por 12 equivale al salario anual. Los periodos de pago quincenal no se dividen equitativamente en un año; hay aproximadamente semanas en un año. Por este motivo, 26 cheques de pago quincenal no equivalen a un salario anual, y en ocasiones habrá 27 días de pago en un año. Adicionalmente, los periodos de pago quincenal no siempre concuerdan exactamente con el año calendario; frecuentemente hay un periodo de pago quincenal que abarca de diciembre a enero. Por ejemplo, el periodo de pago del 21 de diciembre de 2014 al 3 de enero de 2015 será pagado el14 de enero de La transición a pago quincenal afectará al programa ERIT (Reducción de horas laborales por iniciativa del empleado)? No, la transición al sistema de pago quincenal no afectará al programa ERIT. 32. Los empleados con un cargo académico pasarán al sistema de pago quincenal? No, los empleados académicos recibirán su salario en base a un ciclo de pago mensual, y lo recibirán el 1. día de cada mes calendario.

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