Título docume nto Cómo realizar pagos de seguridad social y de obligaciones parafiscales

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1 Título docume nto Cómo realizar pagos de seguridad social y de obligaciones parafiscales Nombre doc ume nto Documento de preguntas y respuestas B ogotá Empre nde. Docum ento de preguntas y respuestas. C ómo realizar pagos de seguridad 1

2 Cómo realizar pagos de seguridad social y de obligaciones parafiscales 1. La empresa debe inc urrir e n desarrollos tec nológicos pa ra el pago de la planilla? Depen de del manejo de nómina de la em pre sa y el software de liquidación utilizado, una manera de hacerlo es solicitar al proveedor de software que acomode éste a la re solución del 21 de Mayo d e 2008 para poder pagar a través del esquema de planilla única. La otra manera es realizar un desarrollo al interior de la aplicación de nómina de la empresa si es una aplicación propia para adecuarla a la resolución Qué va a pasar con el cambio en la planilla? La resolución 1747 y la 2377 son las vigentes para todas las empresas del país y para los operadores de información, sin embargo el ministerio ha venido generando varias resoluciones que incluyen varios de los aspectos que no se tuvieron en cuenta en las iniciales. 3. Para el proces o de pla nilla única se de be pedir alguna a utoriza ron con el ba nco? Sí, se debe tramitar con la debida antelación la clave para el botón PSE o botón de pagos, o validar con el banco el procedimiento para incluir este perfil a las claves actuales que la empresa tiene para transacciones electrónicas. 4. Debo tener los fondos para el pago del total de aportes en una sola cuenta? Sí, este modelo solamente permite el débito de una única cuenta de ahorros o corriente, cuando el modelo a emplear es electrónico. Se deberá tener en cuenta que el aportante también cuenta con un modelo asistido de liquidación donde puede emplear liquidación telefónica y liquidación manual en un punto de atención. 5. Si pago hoy por un operador pue do cam biarme a otro, o se requiere algún tiempo mínimo de permanencia? No existe ningún contrato con los operadores, es posible cambiarse de uno a otro en cualquier momento. Téngase en cuenta que no es conveniente di spersar la información de liquidación de la empresas por los diferentes operadores de información. B ogotá Empre nde. Docum ento de preguntas y respuestas. C ómo realizar pagos de seguridad 2

3 6. Este pago de planilla tiene costo para la empresa o para el trabajador independie nte? No tiene ningún costo para la empresa. 7. Cuándo te ngo que pagar los aporte s de se gurida d s ocial con la pla nilla única? El Ministerio de la Protección por medio del decreto 1470 de Mayo de 2.007, definió las fechas de pago según los dos últimos dígitos del nit o cedula de ciudadanía de la siguiente forma: Mayores de 200 Empleados Ultimos dígitos del NIT sin incluir el digito de DIA HABIL verificación 1 00 al al al al al al al al 99 Menores de 200 Empleados Ultimos dígitos del NIT sin incluir el digito de DIA HABIL verificación 1 00 al al al al al al al al al al al al al 99 B ogotá Empre nde. Docum ento de preguntas y respuestas. C ómo realizar pagos de seguridad 3

4 Inde pendientes DIA HABIL Ultimos dígitos del NIT sin incluir el digito de verificación 1 00 al al al al al al al al al al al al al al al Será que los operadores de información si están al tanto de los reglamentos de le y y no se v an a crear tra uma tismos de ntro de es te proceso? Los operadores de información se rigen por las resoluciones vigentes, y tiene interacción permanente con el Ministerio de Protección Social, lo cual da la posibilidad actualizar permanentemente. 9. Cuáles son los operadores de información que actualmente prestan el servicio? OPERADORES DE INFORMACION SIMPLE S.A. ENLACE OPERATIVO COMPENSAR ASOCAJAS BANCOLOMBIA BANCO DE BOGOTA GESTION Y CONTACTO BANCO DAVIVIENDA FEDECAJAS BANCO DE OCCIDENTE BBVA COOMEVA AV VILLAS BANCO POPULAR BANCO CAJA SOCIAL BANCO SANTANDER BANCO AGRARIO RED MULTIBANCA COLPATRIA BANCO DE CREDITO BANCO SUDAMERIS BANCO CITIBANK BANITSMO ABN-AMRO B ogotá Empre nde. Docum ento de preguntas y respuestas. C ómo realizar pagos de seguridad 4

5 10. Cóm o hace la empresa para certificar a las EPS el pago, ya que en ocasiones no atie nde n a los tra bajadores y normalmente pide n c opia de las planillas? Desde nuestro portal se generan una serie de reportes en varios formatos (Excel, PDF, HTML) los cuales se pueden imprimir o exportar. En estos formatos se visualiza de diferentes maneras la información del pago realizado. Existe dentro de estos reportes un comprobante de pago por empleado que también puede generarse y detalla solamente la información de los pagos de ese trabajador. Además las administradoras deben enviar una confirmación de pago a los aportantes en un plazo no superior a 48 horas. 11. Se pueden hacer pagos parciales del total de aportes liquidados? No, solamente se puede realizar un pago y en la fecha estipulada según los dos últimos dígitos del Nit de la empresa o la cedula de ciudadanía. 12. Si pago fuera de la fecha el sistema me calcula intereses de mora? Sí, el portal calcula automáticamente los intereses de mora de acuerdo con lo estipulado en la resolución 1747 y Puedo hacer el pago en una fecha anterior al vencimiento según el Nit de la empresa o la cedula de ciudadanía si soy independiente? Sí, el portal permite realizar pagos anticipados. 14. Cóm o es la forma en la cual se dirige la información de la planilla a cada entida d c orres pondie nte? A través del portal de los operadores de información, las administradoras pueden bajar los archivos detallados por empleado. 15. Cóm o se reportan los cambios en la nómina? Si su empresa tiene cambios de un mes a otro solo debe actualizar la información en el software de nómina y cargar el archivo plano. Sí se digitó manualmente puede copiar la planilla del mes anterior y solamente realizar los cambios en aquellos funcionarios que lo requieren, sin necesidad de volver a digitar toda la información. B ogotá Empre nde. Docum ento de preguntas y respuestas. C ómo realizar pagos de seguridad 5

6 16. Qué sucede con aquellos empleados a los cuales se les paga por horas? Se debe calcular el IBC (Ingreso base de cotización) proporcional al número total de horas trabajadas en el mes y realizar la liquidación con este IBC, de la misma forma en que se hacia con planillas manuales. 17. Qué sucede con los empleados que viajan al extranjero y que según la ley el porcentaje de aportes a salud cambia? Este cambio está contemplado dentro de la planilla única y los portales permiten seleccionar una tarifa de salud diferente. 18. Debo incluir los aprendices del SENA para el pago de planilla única? Sí, los aprendices SENA tanto en etapa lectiva como productiva están incluidos dentro de los portale s como un tipo de cotizante. 19. Los portales de operadores de información incluye los estudiantes en prác tica? Sí, los estudiantes en práctica están incluidos dentro de las resoluciones como un tipo de cotizante. 20 Puedo efectuar el pago de mis aportes solo dentro del horario electrónico establecido? No, para comodidad de los usuarios aportantes tanto jurídicos como personas naturales, el si stema permite pagos en horario extendido bancario o en fines de semana, el cual será procesado en fecha del siguiente día hábil para efectos del debito de la transacción. B ogotá Empre nde. Docum ento de preguntas y respuestas. C ómo realizar pagos de seguridad 6