Gestión de Impuestos. Solmicro-eXpertis RRHH. Configuración previa. En las ventas. En las compras

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1 Última actualización: Mayo 12 Versión para Imprimir Gestión de Impuestos Ver Índice Mediante la gestión de impuestos el sistema nos permite agilizar los procesos de imputación, cálculo, declaración y cierre del IVA, así como la generación de los modelos de declaración de IVA (347 y 349). El sistema nos permite trabajar con varios tipos de IVA de forma que podremos: Predeterminar el tipo de IVA establecido para los diversos elementos de gestión de los impuestos: artículos, clientes y proveedores. En las operaciones de venta, podremos priorizar el IVA establecido para cada uno de nuestros clientes, frente al IVA de los artículos. Para facilitar la gestión de impuestos podremos utilizar múltiples estadísticas contempladas como consultas Interactivas: Estadísticas generales de explotación de la información económica: o Estadísticas de situación económica que nos informarán con exactitud por sector de mercado, canal de venta, cliente, familia, artículo, o cualquier nivel de ruptura que se desee. o La combinación de las herramientas de productividad personal, con las tablas de la base de datos de tesorería produce informes exhaustivos de la información de las ventas. Control inmediato de la trazabilidad factura-efecto-remesas, etc.: o Además del control estadístico, la aplicación permite el control individual de cada efecto. o En cada entidad podemos ver las entidades relacionadas. Si partimos de un cobro, podemos navegar directamente a la factura de venta que han originado éste. Para ello propone en el menú Información una tipología de diferentes estadísticas que pasamos a detallar a continuación. Configuración previa Antes de iniciar con los procesos de gestión de impuestos debemos realizar las siguietnes comprobaciones: En las ventas En primer lugar, deberemos configurar el funcionamiento del sistema para la automatización el registro del IVA en las ventas. 1. Parámetro IVA por cliente = 1 Verdadero. Aplicable a los clientes: al realizar una operación de Venta, sea cual sea el IVA asociado a un artículo; se volcará en cada una de las líneas de pantalla de las operaciones de Venta, el dato del IVA asociado al Cliente. 2. Parámetro IVA por cliente = 0 Falso: Cliente es Nacional: se utilizará en cada una de las líneas de la pantalla de las operaciones de Venta, el IVA correspondiente al Artículo en concreto. o En el supuesto de no haber Tipo de IVA asociado al Artículo, se utilizará el IVA del Cliente. o Un cliente tiene el carácter de Nacional, si el País que tiene asociado aparece en la pantalla Mantenimiento de Países con la opción Extranjero, desactivada. En las compras Cliente no es Nacional: se utilizará en cada una de las líneas de la pantalla de las operaciones de Venta, el IVA correspondiente al Cliente.

2 En el caso de las compras no es necesario realizar parametrizaciones aunque es importante tener en cuenta si tratamos con proveedores nacionales o extranjeros: 1. Proveedor es Nacional: se volcará en cada una de las líneas de la factura, el IVA correspondiente al artículo en concreto. En el supuesto de no haber Tipo de IVA asociado al Artículo, se utilizará el IVA del Proveedor. 2. Proveedor extranjero: se volcará el Tipo de IVA asociado al Proveedor. Desglose de imputación del IVA en las facturas Solmicro-eXpertis RRHH En la solapa Base Imponible de nuestras factura, el sistema muestra la información correspondiente a los distintos IVA s aplicados en las líneas de la factura. Los valores mostrados se corresponden tanto a los importes de IVA como a los de Recargo de Equivalencia (RE), que son resultantes de aplicar el factor (%) de IVA y RE* sobre el importe líneas de cada línea de factura recogido del tipo de IVA asociado en las mismas, y establecido en la información asociada al mismo en el mantenimiento de Tipos de IVA. (*) El sistema muestra el Importe de Recargo de Equivalencia si el Cliente de la factura activa tiene activada la marca Tiene RE (Ficha Cliente >> Datos Económicos). Modificar importes de IVA La modificación de los importes de IVA resulta útil para realizar pequeños ajustes motivados por el intercambio de información con otros usuarios que, a su vez, utilizan otras aplicaciones informáticas las cuales pueden considerar los importes de manera diferente (por ejemplo, el uso de diferentes formatos decimales). De esta forma conseguiremos que los importes de ambos interlocutores coincidan. 1. Acudimos a la solapa base imponible. 2. Por defecto, la información del IVA no es editable, por lo que debemos activar la marca Inserción Manual de Importes (zona inferior pantalla). 3. Posteriormente podremos editar el valor correspondiente en el campo Importe IVA. La base Imponible de la Factura no se modifica, sólo se modifica el importe de IVA. Nota: Debemos tener precaución con las modificaciones realizadas ya que si se añaden o eliminan líneas de IVA, estando activada la marca IVA Manual, el sistema no recalcula el importe correspondiente al mismo. Para evitar esto: 1. Debemos desmarcar previamente la opción, dejando que el sistema recalcule el importe de IVA. 2. Una vez recalculado, en caso de no estar conforme, activar de nuevo la opción e introducir el importe deseado. Consultar el total importe IVA Tanto en la cabecera de factura como en las solapas Importe Monedas y Totales, se muestra el sumatorio de los importes parciales de IVA. Procesos Crear los libros de IVA

3 IVA repercutido: generar libro de IVA venta Esta pantalla nos presenta las líneas correspondientes a las facturas de venta; mediante ella podremos lanzar la generación del libro de IVA Venta. Cada vez que se introduce una factura de venta, se genera el apunte en el Libro de Venta, independientemente de que esté contabilizada o no. Si generamos asientos manuales desde contabilidad no aparecerán en estos libros. Datos: Estado de los vencimientos: Contabilizado / No Contabilizado. Datos de declaración en aquellos vencimientos ya registrados en alguna declaración anterior. Número de declaración de IVA y año en el que se efectúa. Podremos obtener el informe Listado de IVA Venta con los registros incluidos en la declaración, pulsando el botón. Proceso: 1. Seleccionamos las líneas deseadas y ejecutamos el proceso Seleccionar Año Declaración. 2. El sistema muestra la pantalla donde insertaremos el Año y Número de declaración en la que incluiremos los vencimientos. 3. Una vez ejecutado el proceso, el año y número de declaración pasarán a las facturas correspondientes (solapa Declaraciones ). Ver más información sobre los datos de diseño de las consultas interactivas

4 IVA soportado: generar libro de IVA compra Esta pantalla nos presenta las líneas correspondientes a las facturas de compra; mediante ella podremos generar el libro de IVA Compra. Cada vez que se introduce una factura de compra, se genera el apunte en el libro de Compra, independientemente de que esté contabilizada o no. Si generamos asientos manuales desde contabilidad no aparecerán en estos libros. Datos: Estado de los vencimientos: Contabilizado / No Contabilizado. Datos de declaración en aquellos vencimientos ya registrados en alguna declaración anterior. Número de declaración IVA y año de la declaración. Podremos obtener el informe Listado de IVA Compra que nos muestra los registros incluidos en la declaración, pulsando el botón. Proceso: 1. Seleccionamos las líneas deseadas y ejecutamos el proceso Año Declaración. 2. El sistema muestra la pantalla donde indicaremos el Año y Número de la declaración en la que incluiremos los vencimientos. 3. Una vez ejecutado el proceso, el año y número de declaración pasarán a las facturas correspondientes (solapa Declaraciones ). Ver más información sobre los datos de diseño de las consultas interactivas

5 Re-numeración de IVA Para ordenar nuestro libro de IVA de compras, el sistema integra un proceso adicional mediante el cual podremos indicar una nueva numeración de nuestras facturas de compra. Para ello: 1. Seleccionamos las líneas deseadas y ejecutamos el proceso Renumeración IVA. 2. El sistema muestra la pantalla donde indicaremos los criterios para filtrar el conjunto de facturas a renumerar (código de factura). 3. No se sustituye el código de factura existente sino que se habilita el nuevo campo Factura IVA, donde se muestran los nuevos códigos obtenidos tras ejecutar el proceso. 4. Seleccionaremos el resto de datos. o Criterio de Ordenación Por Fecha y Número de Factura o bien por Número de Factura. o Primer número de IVA a renumerar. Consulta de IVA compra inversión Esta pantalla muestra las líneas correspondientes al Libro IVA de Compras (Facturas de Compras); será de utilidad al momento de realizar la presentación del IVA anual, ya que existe la posibilidad de desglosar en IVA debido a compras, IVA debido a gastos e IVA debido a inversiones. Para obtener la relación de facturas de un tipo de gasto, únicamente deberemos filtrar los resultados por el criterio gasto. Ver más información sobre los datos de diseño de las consultas interactivas Obtener el impreso para declaración del IVA Para poder rellenar el impreso de declaración de IVA debemos extraer la información necesaria del libro de IVA, dicha información, como hemos visto anteriormente, se encuentra en las pantallas: IVA Compra e IVA Venta. En ambos casos, el proceso es el siguiente:

6 1. Indique únicamente los siguientes criterios de selección: Año Declaración IVA: año del que extraemos la información. Número Declaración IVA: número concreto de declaración (de 1 a 4 para declaraciones trimestrales y de 1 a 12 para declaraciones mensuales). Contabilizado: 2 Todos. Declarado: 2 Todos. Seleccionado: 2 Todos. 2. Ejecutamos el filtro y de esta forma obtenemos los registros que forman parte de la declaración en concreto. 3. Pulsamos sobre el botón y seleccionamos la opción, dependiendo de la pantalla desde la que nos encontremos, Listado IVA Venta, Listado IVA. 4. El sistema mostrará la pantalla selección de informe donde seleccionaremos el informe a crear: En este caso, seleccionamos la opción Listado de IVA por Tipos Activamos la marca Resumen. El desplegable Tipo IVA permanece en blanco. 5. Pulsamos Aceptar. Se muestra un informe que recoge la suma de Bases Imponibles, Cuotas y Totales para cada Tipo de IVA registrado. Además, en el IVA Venta se muestra el recargo de equivalencia asociado a cada tipo de IVA para empresas que deban emitir facturas de venta con recargo de equivalencia. Declaración de IVA Previo a lanzar el proceso de cierre de IVA es preciso realizar las siguientes acciones: 1. Debemos revisar los parámetros: LIQ_COMPRA Cuenta Contable Deudora en la Liquidación de IVA: debe ser una cuenta del grupo 470. LIQ_VENTA Cuenta Contable Acreedora en la Liquidación de IVA: debe ser una cuenta del grupo Contabilizaremos las facturas que pertenezcan al periodo que vamos a cerrar. 3. Comprobar que las facturas de periodos anteriores se encuentran ya declaradas, esto se realiza mediante las consultas de IVA, donde deberemos asegurarnos que los campos Declaración IVA y Año Declaración IVA no estén en blanco. 4. Comprobar que los asientos de liquidación de periodos anteriores hayan sido contabilizados. Una vez hecho esto se puede proceder a lanzar el proceso, prodecemos a realizar el cierre:

7 Realizar el cierre del IVA 1. Accedemos a la pantalla de Declaración / Cierre de IVA, donde indicamos: El código del Ejercicio del cual se va a hacer una declaración de IVA. La Fecha hasta la cual se quiere declarar el IVA. 2. Al indicar estos datos el sistema vuelca automáticamente los datos de IVA Soportado y Repercutido: Columna IVA Facturas: o IVA Soportado: suma de la cuota de IVA de las cabeceras de las facturas de compra no declaradas hasta la fecha indicada. o IVA Repercutido: suma de la cuota de IVA de la cabecera de las facturas de venta no declaradas hasta la fecha indicada. Nota: una factura no declarada es la que tiene los campos Declaración IVA y Año Declaración IVA en blanco. o Diferencia: entre IVA soportado y repercutido, corresponde a la cuota a ingresar o a devolver Columna Saldo: o IVA soportado: suma del saldo de la cuenta contable soportado (registrada en el mantenimiento de Tipos de IVA) a la fecha indicada, o IVA Repercutido: suma del saldo de la cuenta contable repercutido (registrada en el mantenimiento de Tipos de IVA) a la fecha indicada. o Diferencia: entre ambos saldos, calcula la cuota que nos indica la contabilidad. Columna Diferencia: es preciso que los importes de las columnas anteriores coincidan, de manera que los valores de esta columna debe ser cero. En caso de que no ocurra esto será preciso buscar los importes que nos están provocando esa diferencia o El programa declara siempre los valores que de la columna IVA Factura, ya que son éstas las que alimentan el libro de IVA, pero ofrece la información que proviene de la contabilidad para poder realizar una comparación adecuada, ya que todo lo recogido en el libro de IVA debe estar en la contabilidad y viceversa. 3. Una vez comprobado que los importes de las facturas coinciden con la contabilidad, activamos la marca Asiento de Liquidación e indicamos la fecha en la cual se registrará ese asiento (Fecha Asiento). Esta fecha será igual a la indicada como Facturas Hasta Fecha.

8 4. Activamos la marca Actualizar Año y Número de Declaración en Facturas e indicamos el Año y Número de la declaración (de 1 a 4 para declaraciones trimestrales y de 1 a 12 para declaraciones mensuales). 5. En el apartado Informes, observamos que los listados de IVA se muestran marcados por defecto, si lo deseamos, podremos desmarcarlos ya que es posible obtenerlos posteriormente. 6. Pulsamos Aceptar para finalizar el cierre. El sistema realiza la asignación de Año y Número de declaración a las facturas. Se muestra la pantalla de simulación contable de la liquidación de IVA, validamos el asiento con lo cual pasa a la contabilidad. Las cuentas contables 472 y 477 aparecerán con saldo 0 a la fecha hasta la cual hemos declarado el IVA. Localizar las diferencias entre cuotas de IVA y saldos contables Al realizar el cierre, pueden surgir diferencias entre los importes de las cuotas de IVA y los saldos de las cuentas contables (columnas IVA Facturas y Saldo de la pantalla de Declaración / Cierre de IVA). En este apartado mostramos el siguiente listado de las causas más frecuentes que reflejan una diferencia y posteriormente indicaremos cómo solucionarlo. Causas posibles de la diferencia: Se han introducido apuntes manuales de IVA soportado y/o repercutido. Existen facturas de compra o venta que pertenecen al periodo que se quiere declarar que están pendientes de contabilizar. Uno o varios de los asientos de liquidación de IVA de periodos anteriores están pendientes de contabilizar. Existen facturas de compra o venta cuya fecha pertenece a un periodo distinto del cual en el que se han contabilizado. Las facturas pertenecientes a periodos anteriores no tienen asignado año y número de declaración. Alguna factura que pertenecía a una declaración anterior se ha descontabilizado. Este proceso hace que se pierda el año y el número de Declaración asociado previamente, con lo que el programa las considerará como No Declaradas. Soluciones: En el caso de los últimos dos puntos listados en el apartado anterior, ejecutamos el siguiente proceso: 1. Acudimos a las pantallas IVA Compra, IVA Venta, IVA compra, Venta e Inversión, según corresponda. 2. Ejecutamos el proceso el proceso de Asignación de Declaración. Diferencias entre fecha de declaración y las fechas de factura y vencimientos El sistema habilita las pantallas de Consulta de Diferencias de IVA Venta y Consulta de Diferencias de IVA Compra, con el fin de mostrar las diferencias entre: Fecha Declaración: fecha en la que se ha declarado la factura, a efectos de declaración de IVA. Fecha Factura: fecha cabecera de factura. Fecha Último Vencimiento: fecha informativa del último efecto originado en factura. Informes 347/349 Modelo 347 Declaración Informativa. Declaración anual de operaciones con terceras personas. Considera las facturas de clientes y proveedores nacionales. Modelo 349 Declaración Informativa. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. Considera las facturas de clientes y proveedores intracomunitarios. Mediante este proceso veremos cómo obtener el informe correspondiente a los ficheros 347 y 349. Los datos obtenidos se gestionarán posteriormente a través del programa de hacienda a fin de generar el fichero 347 / 349 final.

9 Configuración previa En este caso la configuración previa corresponde al fichero 347. El sistema prepara la información a trasladar a los apartados Declarante y Declarados. 1. Debemos indicar los parámetros sobre la empresa gestora del fichero 347: 347CODPAIS Código del País: país de nuestra empresa. 347DEC Tipo Formato del Informe 347: seleccionamos el tipo de formato correspondiente a la empresa declarante: 347DECSUST Declaración Sustitutiva: se recomienda que el valor sea 0 = Falso. o La denominación de una declaración como Sustitutiva o Complementaria, se realizará en el fichero final a enviar a Hacienda. 347MONEDA Moneda: código de nuestra moneda. 347TLFCONT Teléfono de contacto. 347NOMCONT Nombre de contacto: nombre de la persona de contacto, se mostrará en el fichero en la zona del Declarante. o Se indicará primer apellido, espacio en blanco, segundo apellido, espacio en blanco y nombre. 347TSOPORT Tipo de Soporte: identifica el soporte telemático. o C: si la información se presenta en cinta magnética. o D: si la información se presenta en disquete. 2. La información anterior podrá ser modificada durante la generación del fichero En el mantenimiento Datos Empresa se registrarán datos que para el Declarante (tanto para 347 como para 349). Razón Social: hasta un máximo de 40 caracteres. Se recogerá del valor insertado en el campo Empresa. Código Postal: recogerá del valor insertado en el campo código postal. Este dato es de importancia ya que las provincias se identifican en el fichero 347 a partir de los 2 primeros dígitos del código postal asociado a la empresa. NIF: recogerá del valor insertado en el campo CIF. (9 caracteres: se han de omitir otro tipo de caracteres de separación: punto, guion, espacio en blanco, etc.). Tratamiento de las Facturas para los ficheros 347 / 349 Debemos tener en cuenta los siguientes puntos: 1. Tanto las facturas de compra como las de venta tendrán, por defecto, activada la marca Enviar a 347 o bien Enviar a 349 según sea el caso. Sólo en aquellos casos que el usuario decida excluir una factura de la declaración 347 / 349, podrá desactivar dicha marca.

10 2. Los contadores asociados a las facturas deben tener asociada la marca A IVA, en su ficha. 3. El sistema incluirá en el 347, aquellas facturas que no tengan contador asociado (cuando han sido numeradas sin usar un contador), e incluyendo el correspondiente código de forma manual. 4. No se consideran facturas con retención por IRPF (Factura > solapa Totales > campo IRPF % = valor distinto de cero).

11 Generación de los Ficheros 347 y 349 Recordemos que para generar un fichero 347, el sistema utilizará las facturas de Clientes y Proveedores Nacionales (País = España y España (Canarias, Ceuta y Melilla)), mientras que para generar el fichero 349 el origen de la información será las facturas de Clientes y Proveedores internacionales (País = Extranjero). Nota: El proceso que a continuación detallaremos es para generar el fichero 347, para generar el fichero 349 el proceso es el mismo que para el 347 pero nos situaremos en la ficha correspondiente al fichero 349 del mantenimiento Modelos de Declaraciones. 1. Acudimos al mantenimiento de Modelos de declaraciones, localizamos la ficha correspondiente al modelo 347 y ejecutamos la acción Generar Fichero.

12 2. Indicaremos el Año de Declaración o Año Natural, con el que se volcará el periodo que abarca este año en los campos de Fecha. El sistema buscará las Fechas de Factura que se encuentren dentro del intervalo. 3. Modificamos si es necesario los datos Parámetros que contienen los datos del declarante. Tenga en cuenta que: El código CIF deberá tener 9 caracteres (se ha de omitir otro tipo de caracteres de separación: punto, guion, espacio en blanco, etc.) El CIF se recogerá de la factura, en ésta se vuelca directamente de la ficha del proveedor o cliente por lo que se ha de ser cuidadoso con este aspecto y la funcionalidad asociada a los clientes o proveedores genéricos, donde tenemos una ficha de cliente/proveedor genérico de la que por defecto recogemos la información, pero al que le asociamos la información final (razón social, CIF, dirección, etc.) en la propia ficha de factura. 4. Finalmente pulsamos Aceptar El montante total de las facturas realizadas en el año para cada Cliente y/o Proveedor ha de superar el importe de 3.005,06. El sistema una vez localizadas las facturas (para el año seleccionado) las agrupará según el CIF registrado en éstas, realizará el sumatorio para obtener el importe total de facturas. Aquellas agrupaciones que superen los 3005,06 serán las que figuren en el 347. Para agrupar las facturas de Clientes / Proveedores, el sistema utiliza el CIF de estos y una vez agrupadas obtiene el sumatorio de los Importes Totales de las mismas. Ver más información sobre los ficheros electrónicos Carta a Clientes y Proveedores 347 En la declaración de 347 se ofrece la posibilidad de generar cartas a clientes/proveedores indicando el importe generado por nuestro sistema. Esta carta podrá ser impresa o enviada directamente por si se dispone de la información necesaria. Para obtener esta carta: 1. Accedemos a la pantalla Modelos de Declaraciones, dentro de la ficha del modelo 347 (desde donde generamos el fichero en el paso anterior). 2. Seleccionamos la línea correspondiente al fichero/año del que vamos a generar la carta, y pulsamos el botón impresora. 3. El sistema le informará que se van a crear las cartas informativas, pulse sí.

13 4. El sistema abrirá la pantalla Generación de Cartas para Proveedores y Clientes donde seleccionará la línea del Cliente o Proveedor () para el que generará la carta. Tiene dos opciones de envío, o bien puede guardar/imprimir la carta: Enviar Carta 347 por desde expertis: o Ejecute el proceso Enviar Carta 347 por . Tenga en cuenta que para realizar este proceso, el Cliente o Proveedor debe tener asociado una dirección de y expertis debe tener configurado el correo para envíos por medio de la aplicación. o Se mostrará la pantalla con los datos del a enviar, en este puede adjuntar documentos o bien modificar el contenido (el contenido del se monta a partir de los datos de nuestra empresa). o Al finalizar pulsamos Aceptar para enviar el correo. Generar la carta 347 y: Enviar por correo normal (formato PDF) / Guardar PDF / Imprimir.

14 o Seleccionamos la opción Generar Carta 347, del desplegable del botón impresora. o o Se muestra la carta 347 con los datos del cliente/proveedor seleccionado. Puede guardarla (PDF), imprimirla o bien enviarla por su servidor de correo usual (abre su correo con el archivo PDF adjunto) utilizando los botones correspondientes.