3.- DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Transcripción

1 Servicios Centrales PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DEL INSTITUTO ARAGONÉS DE SERVICIOS SOCIALES. 1.- OBJETO DEL CONTRATO Contratación de servicios para la digitalización de hojas de los expedientes del Archivo documental del Instituto Aragonés de Servicios Sociales. 2.- DESTINATARIO Será destinatario del contrato el Instituto Aragonés de Servicios Sociales, Organismo Autónomo dependiente del Departamento de Servicios Sociales y Familia del Gobierno de Aragón. 3.- DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Los expedientes objeto de digitalización se encuentran almacenados tanto en archivos de carpetas colgantes como en cajas AZ de archivo definitivo en las oficinas y Centros del IASS de las tres provincias. El formato de los documentos varía entre DIN A4, folio, inferior a DIN A4, y DIN A3, el papel se encuentra en buen estado en general, pero con diferentes calidades, ya que hay un porcentaje muy elevado de fotocopias y hay documentos escritos a mano 4.- DEFINICIÓN DE LOS TRABAJOS MÁS RELEVANTES El orden de comienzo lo fijará el Instituto Aragonés de Servicios Sociales, quién determinará por que Centro se comienza y continúa el proceso de digitalización. La ejecución de los expedientes se realizará por orden alfabético o numérico, dependiendo del sistema de archivo, de los expedientes, empleado en el Centro donde se lleve a cabo el proceso. Así mismo el Instituto Aragonés de Servicios Sociales proporcionara acceso controlado a la Bases de Datos necesarias para la realización de trabajo. La ejecución del Servicio tendrá como tareas fundamentales: Cesareo Alierta 9-11, bajo Zaragoza Tfno FAX iass@aragon.es

2 1.- Recogida y transporte de la documentación a digitalizar, que será realizada por el adjudicatario, adoptando las medidas necesarias que aseguren su adecuada conservación, así como la protección de la información contenida en la misma. En la recogida y transporte siempre estará presente una persona integrada en la plantilla encargada de la digitalización. El adjudicatario deberá comprometerse a entregar los expedientes al Instituto Aragonés de Servicios Sociales, en caso de ser requeridos por este, en un plazo máximo de 8 horas. 2.- Expurgo, análisis documental y organización de expedientes conforme a la estructura de integración en el Gestor Documental del Gobierno de Aragón. Sobre el fondo documental procede realizar una tarea de análisis documental por cada expediente, identificando la documentación que procede no digitalizar, digitalizar, conservar y organizar (clasificar y ordenar). 3.- Ordenación interna de cada expediente, que se llevará a cabo por criterio cronológico. 4.- Descripción. Por descripción se entenderá toda aquella tarea que facilite la identificación y organización interna de cada expediente. Esta identificación supondrá el agrupamiento por tipología de documento, su inserción en una carpetilla y la descripción en el exterior de la misma de los datos de identificación. Toda esta información será de especial utilidad durante la fase de indexación. Los meta datos irán adjuntos en un fichero txt, que garantice la integración con el gestor documental. El Instituto Aragonés de Servicios Sociales establecerá la estructura de los expedientes tipo a digitalizar, así como los documentos catalogados que deban formar parte de los mismos. Contemplándose la posibilidad de variación del planteamiento inicial, por parte de la Administración, que deberá ser atendida por el adjudicatario. El número de tipos de documentos manejados en este proyecto es de 30. En todo caso los datos mínimos que acompañaran a cada documento serán: Nº de Expediente. DNI / NIE Primer Apellido Segundo Apellido Nombre Fecha Nº de fase Código de procedimiento ( quedará en blanco ) Observaciones. 2

3 5.- Preparación de los documentos para su digitalización. En esta tarea deberán identificarse los documentos que, por sus características o por su estado de deterioro, deberán ser objeto de tratamiento con un software que permita la eliminación en la imagen que finalmente se obtenga de puntos negros, sombras, manchas, etc., y la alineación de páginas. 6.- Digitalización y catalogación Digitalización de documentos y mecanización de la fecha y de la descripción de grupos documentales que vayan a constituir ficheros. 7.- Entrega de la documentación ya digitalizada. El adjudicatario entregará los expedientes ya digitalizados en las dependencias que el Instituto Aragonés de Servicios Sociales señale al efecto. Para la carga, transporte y entrega se seguirá el procedimiento establecido para la recogida y transporte inicial. 5.- CONTROL DE CALIDAD La empresa adjudicataria evaluará la calidad de las imágenes que se obtengan tanto en pantalla como en los productos impresos. El control de calidad del escáner evaluará esencialmente la resolución, la reproducción tonal (oscuridad/claridad), ruido (fluctuaciones de la intensidad de la luz) y detección de objetos (manchas, puntos negros ). Los requisitos mínimos de calidad de los trabajos recepcionados serán: Imágenes deficientes, máximo de 1 de cada 2000 Documentos mal identificados, 1 de cada Ausencia de meta datos, 1 de cada Meta datos erróneos, 1 de cada El adjudicatario se compromete a resolver todas las deficiencias de calidad en un plazo inferior a 10 días desde la entrega de cada trabajo, no se considerará trabajo finalizado el que no cumpla con los requisitos anteriores. 3

4 6.- Pago Procedimiento de abono por parte del IASS del trabajo realizado. 1. Previa justificación del trabajo realizado por parte del adjudicatario, el coste del servicio se abonará por trimestres vencidos, excepto el abono del servicio en 2010 que deberá presentarse por parte del adjudicatario antes del cierre contable del ejercicio. El adjudicatario, dentro de los diez primeros días naturales del mes siguiente al trimestre que corresponda la liquidación, remitirá a los Servicios Centrales del Instituto Aragonés de Servicios Sociales la siguiente documentación: - Factura emitida por el adjudicatario en la que se describa el objeto de la misma y que contenga todos y cada uno de los requisitos legalmente exigibles. En cada factura deberá especificarse por separado el número de expedientes digitalizados y la procedencia de los mismos 7.- VISUALIZACIÓN El adjudicatario deberá dotar al Instituto Aragonés de Servicios Sociales de un repositorio para que los diferentes Centros que él designe puedan consultar los documentos digitalizados, hasta el momento en que el Instituto Aragonés de Servicios Sociales lo implemente en su propio repositorio. El repositorio pasará a ser propiedad del Instituto Aragonés de Servicios Sociales y no podrá ser reclamado por el adjudicatario. El adjudicatario también dotará al Instituto Aragonés de Servicios Sociales con el Hardware necesario para el soporte del repositorio. Será de aplicación a este apartado el punto de seguridad y confidencialidad. El adjudicatario cargará diariamente los documentos digitalizados en el repositorio. El adjudicatario incluirá la formación a todos los usuarios de la aplicación designados por el Instituto Aragonés de Servicios Sociales, tanto a nivel de usuarios como de formadores de los mismos. La formación se desarrollará en aquellos Centros que sean designados por el Instituto Aragonés de Servicios Sociales. 8.- DEFINICIÓN DE MEDIOS Y CARACTERÍSTICAS El hardware será suministrado por la empresa adjudicataria. Toda la información deberá ser proporcionada al Gobierno de Aragón en un fichero TXT. Formatos: PDF multipágina. Compresión mínima de 300 DPI El adjudicatario deberá contar con los medios materiales necesarios para la realización de los trabajos objetos del presente expediente incluyendo ordenadores, escáneres, etc. Así 4

5 mismo suministrará el material necesario para los trabajos previos a la digitalización y la posterior reubicación de los expedientes (carpetas, cajas de archivo definitivo, etc.). Como mínimo los medios materiales a plena disposición serán. Un equipo con las siguientes características: Digitalización simultánea por las dos caras. Alimentador automático de al menos 150 documentos, y manual. Digitalización en blanco y negro, niveles de grises y color. Velocidad de producción en tamaño de original A4: de al menos 53 ppm. Velocidad de producción en tamaño de original A3: de al menos 40 ppm. Resolución óptica como mínimo de 300 ppp. Tamaño de documentos como mínimo el comprendido entre 64mm x 89 mm y 297mm x 432mm Grosor y peso del papel, desde papel cebolla hasta cartulina. Formato de archivos de salida TIFF de una y varias páginas, JPEG, RTF, PDF, PDF con capacidad de búsqueda. Seis equipos con las siguientes características: Tamaño de documento hasta A4 Digitalización simultánea por las dos caras. Digitalización en blanco y negro, niveles de grises y color. Velocidad de producción en tamaño de original A4: al menos de 60 ppm. 5

6 Resolución óptica como mínimo de 600 ppp. Tamaño de documentos como mínimo el comprendido entre 50mm x 63,.5 mm y 215mm x 863mm Grosor y peso del papel, desde 34 a 413 g/m2, grosor de tarjeta hasta 1,25 mm Formato de archivos de salida TIFF de una y varias páginas, JPEG, RTF, PDF, PDF con capacidad de búsqueda. Dos accesorios de escáner plano para poder realizar digitalización de documentos de uno en uno, para documentos dañados. Una Impresora. Laser Blanco y negro y color. Velocidad de cómo mínimo 20 páginas por minuto. Una Fotocopiadora. Blanco y negro. Velocidad como mínimo 30 copias por minuto. PCs en número y calidad suficiente para todos los sistemas de captura, control de calidad e información. 9.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA RESPECTO DEL PERSONAL El adjudicatario deberá asumir directamente y a su costa, sin responsabilidad alguna para el IASS, el cumplimiento de las obligaciones sociales, sanitarias, laborales, fiscales y relativas a Seguridad e Higiene en el trabajo aplicables en materia de prevención de riesgos laborales exigidas por la vigente legislación, y convenio colectivo aplicable respecto a su personal, debiendo encontrarse en posesión de los permisos y licencias que sean precisos, tener dado de alta en la Seguridad Social a todo el personal empleado, y estar al corriente del pago de sus cuotas. El adjudicatario asumirá directamente la responsabilidad civil subsidiaria en los procesos o reclamaciones que se susciten contra los trabajadores contratados con ocasión del desempeño de sus funciones. La falta de pago de los salarios a los trabajadores y de las cuotas a la Seguridad Social, será causa de la resolución del contrato. 6

7 El personal que utilice el adjudicatario no tendrá vinculación alguna con el IASS y dependerá única y exclusivamente del contratista, el cual asumirá la condición de empresario con todos los derechos y deberes respecto a dicho personal, sin que en ningún caso, resulte responsable el IASS de las obligaciones del contratista y sus trabajadores, aun cuando los despidos y medidas que adopte sean como consecuencia directa o indirecta del cumplimiento, rescisión o interpretación del contrato. Las indemnizaciones que se puedan causar como consecuencia de la actividad de el adjudicatario son de su exclusiva responsabilidad, reservándose el Instituto Aragonés de Servicios Sociales el derecho al ejercicio de las acciones pertinentes, tanto resolutorias como indemnizatorias en el supuesto de paralización del servicio SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD El adjudicatario, en el ejercicio de las actividades citadas, actuará en todo momento de conformidad con a la normativa vigente en materia de protección de datos, con especial atención a lo dispuesto en los artículos 9 y 10 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, relativos a la seguridad de datos y deber de secreto de los documentos cedidos para su tratamiento. Limitará al mínimo imprescindible el número de personas que tengan acceso a la información confidencial, evitando que llegue a ser conocida por terceros. Utilizará la documentación e información recibida exclusivamente en lo necesario para el cumplimiento objeto del contrato y con esa única finalidad, no pudiendo efectuar cesión alguna. Devolverá el material cuando pierda su utilidad para el objeto convenido y, en todo caso, al término de la relación que motivó el acceso, no pudiendo conservar copia o reproducción total o parcial alguna. Adoptará las medidas que garanticen la seguridad de los datos y evitará su alteración pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. La empresa adjudicataria no transferirá información alguna sobre el contenido o el desarrollo de los trabajos que realice en la explotación operativa, con excepción hecha a los responsables de la contratista designados para las labores de dirección y seguimiento. La misma norma se aplicará al uso de datos, estadísticas e informes sobre el servicio queda restringido bajo criterio de la Administración. El adjudicatario y el personal encargado de la realización de las tareas, guardarán secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tenga acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligados a no hacer públicos o 7

8 enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual. La documentación, se entregará al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando terminantemente prohibido, para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización, su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica. Lo anterior se extiende, así mismo al producto de dichas tareas. El adjudicatario se compromete a no dar información y datos proporcionados por la Administración para cualquier otro uso no previsto en el presente pliego. Las normas de seguridad y confidencialidad se aplicarán a todo el proceso, incluido el traslado de los expedientes. Zaragoza, a 1 de octubre de 2010 EL DIRECTOR GERENTE DEL INSTITUTO ARAGONÉS DE SERVICIOS SOCIALES Fdo.: Juan Carlos Castro Fernández 8