MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA (APROBADO EN SESIÓN EXTRAORDINARIA NO ) (DEL 6 DE MARZO DE 2015 Y APROBADO EL PUNTO NO. 11 EN SESIÓN ORDINARIA NO DEL 25 DE NOVIEMBRE DE 2015) Noviembre,

2 ÍNDICE: Pág. Introducción 3 1. Justificación 4 2. Base legal y administrativa para la ejecución presupuestaria 7 3. Sobre la competencia del Tribunal Registral Administrativo para realizar la 8 adquisición de bienes y servicios 4. Sobre la independencia financiera del Tribunal Registral Administrativo 9 5. Generalidades de la adquisición de bienes y servicios y registros contables y 19 presupuestarios 5.1. Responsables de los procesos de adquisición de bienes y servicios Archivo de documentos de ejecución presupuestaria vinculados a la contratació 20 administrativa 5.3. Supuesto de los procedimientos de contratación administrativa Aspectos generales sobre el expediente digital Aspectos mínimos que se deben de considerar en el expediente digital Roles principales definidos en el CompraRed Aspectos generales de los roles Proveedor institucional (Director Administrativo) Analista de contrataciones (Profesional Administrativo ) Perfil del Asesor Legal Perfil de Auditor Interno Perfil Proveedor Comercial Perfil Administrador de Garantías de participación y cumplimiento 34 (Profesional Administrativo) Perfil de usuario Administrador de Perfiles Registro de proveedores Jefe de Programa (Director Administrativo) Perfil Administrador del Convenio Marco Procesos principales que se tienen que cumplir en la contratación administrativ Proceso de control y planificación Proceso de inicio de contratación y adjudicación Del proceso de la Comisión de Recomendaciones Del proceso de contratación administrativa Del proceso de control y almacenamiento Proceso presupuestal Proceso legal De los procedimientos en la contratación administrativa Fase documental 51 Procedimiento No. 1: Solicitud Inicial del Bien y /o servicio Fase digital 53 Procedimiento No. 2: Solicitud inicial del bines y/o servicio y 53 publicación del cartel Procedimiento No. 3: Recepción de objeciones al cartel o aclaraciones 53 Procedimiento No. 4: Acto de apertura, análisis de ofertas, adjudicació 54 y generaciónd e la orden de compra Procedimiento No. 5: Del proceso si el acto de adjudicación es 55 impugnado Procedimiento No. 6: Del proceso si el acto de adjudicación no es 56 1

3 impugnado Procedimiento No. 7: Del proceso de formalización contractual 56 Procedimiento No. 8: Del procedimiento de recepción de bienes 57 tangibles e intangibles Procedimiento No. 9: Del procedimiento de refrendo de contratos 58 Procedimiento No. 10: Del procedimiento de convenios marco 59 Procedimiento No. 11: Del procedimiento de Gestión de Garantías De los Manuales de los procesos digitales en CompraRed Bibliografía 69 2

4 INTRODUCCIÓN: El Tribunal Registral Administrativo desde el junio de 2003, realizó su primer Manual de Procedimientos en Contratación Administrativa, mismo que fue actualizado en el mes de febrero de 2007, cuya última versión fue aprobada en Sesión Extraordinaria no , celebrada a las catorce horas, del catorce de diciembre de dos mil once. No obstante, se han realizado varias observaciones al manual, tal y como consta en Sesión Ordinaria No , de las trece horas, treinta minutos del día 21 de agosto de Sin embargo, han existo dos posiciones encontradas en el ámbito nacional con respecto a la plataforma para utilizar para el desarrollo de los procesos de contratación administrativa, pues se realizó todo un debate entre utilizar la plataforma de Merk link o CompraRed 2.0, aspecto que a la fecha ya se materializa por medio de circular DGABCA de 5 de setiembre de 2014, emitida por el Director General de la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa en donde se mantiene el uso de la plataforma CompraRed 2.0 y se da el cierre de la versión 1.0, aspecto que obliga a retomar el tema y actualizar los manuales de conformidad con las nuevas disposiciones. Aunado a ello, se incorporan los aspectos señalados por los Miembros del Tribunal en Acuerdo No. SE de 18 de setiembre de 2013, referido a los topes de las contrataciones. 3

5 1. JUSTIFICACIÓN Mediante la Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual (Ley 8039 de los doce días del mes de octubre del año dos mil), se crea el Tribunal Registral Administrativo, con el objeto de que asuma el conocimiento de los recursos de apelación interpuestos contra los actos, resoluciones definitivas y ocursos provenientes de los diferentes Registros que integran el Registro Nacional. En razón de lo anterior se le dota al citado Tribunal de una naturaleza de órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia y Gracia, con personalidad Jurídica instrumental a efecto de que pueda ejercer las funciones y competencias que le asigna su Ley Constitutiva, gozando en el ejercicio de sus atribuciones de exclusividad e independencia funcional y administrativa. Adicionalmente, también se le da la competencia para realizar actos y contratos, según se señala en la Ley 8039, en su artículo 25 que a letra indica: Artículo 25. Competencia del Tribunal. El Tribunal Registral administrativo conocerá: a) De los recursos de apelación interpuestos contra los actos y las resoluciones definitivas dictados por todos los Registros que conforman el Registro Nacional. b) De los recursos de apelación contra los ocursos provenientes de los Registros que integran el Registro Nacional. Las resoluciones del Tribunal no tendrán más recursos y darán por agotada la vía administrativa. Asimismo, el Tribunal podrá realizar los actos y contratos que le permita su funcionamiento administrativo, tales como recibir bienes muebles o inmuebles donados, aceptar los traslados de personal, contratar a los asesores y técnicos que requiera para el asesoramiento o adiestramiento de personal, la capacitación y la investigación que se genere con instituciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras. 4

6 Además, podrá firmar todo tipo de convenios de cooperación con instituciones públicas o privadas. Aunado a lo anterior, por medio de la transferencia de fondos que realizada la Junta Administrativa del Registro Nacional, según lo señalado en la Ley 8039, en su artículo 19, de la Ley que indica: Artículo 19. Creación del Tribunal Registral Administrativo. Créase el Tribunal Registral Administrativo como órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia y Gracia, con personalidad jurídica instrumental para ejercer las funciones y competencias que le asigna esta Ley. El Tribunal Registral Administrativo formulará su presupuesto ante la Junta Administrativa del Registro Nacional, la cual lo aprobará y remitirá a la Contraloría General de la República. Dicho presupuesto será cubierto con los ingresos que recibe la Junta Administrativa del Registro Nacional, suma que no podrá ser inferior al seis por ciento (6%) de los ingresos ordinarios del Registro Nacional calculados para el año económico ni del superávit del Registro Nacional. Tal presupuesto no estará sujeto a las directrices en materia económica o presupuestaria que limiten de alguna forma su ejecución y funcionamiento. Le otorga al Tribunal Registral Administrativo la independencia presupuestaria, sujeto a las disposiciones que de ley le corresponde cumplir con la Autoridad Presupuestaria, Contraloría General de la República, Ministerio de Hacienda y otras entidades de control para este Tribunal. La desconcentración operativa de la contratación administrativa y la ejecución operativa del presupuesto es uno de los aspectos principales orientadores del proceso de 5

7 desarrollo del Tribunal Registral Administrativo, misma que está fundamentado en el artículo 25 de la Ley 8039, mencionado supra y adicionalmente por lo señalado por la Procuraduría General de la República en sus dictámenes C del 13 de octubre de 1992 y C de 25 de octubre de 1991 y C de 1 de junio de 1993, para realizar actos bilaterales con terceros para el funcionamiento administrativo del Tribunal Registral Administrativo. De conformidad con lo señalado anteriormente, se pretende que esta Institución tenga una mayor capacidad de gestión propia, a partir de orientaciones y lineamientos establecidos por las respectivas dependencias del Ministerio de Hacienda en su carácter de órganos rectores, todo en procura de una mayor eficiencia en la gestión de los recursos públicos y de atención de las demandas de los usuarios de los servicios que presta esta Dependencia. Para concretar este importante cambio es fundamental que estén adecuadamente definidos los criterios operativos y procedimientos, de manera que las unidades administrativas del Tribunal Registral Administrativo asuman sus responsabilidades y tengan claros los procedimientos de cómo operativizar dichos procesos. En este Manual de Procedimientos se incluyen los procedimientos básicos de los documentos que intervienen en la Ejecución Presupuestaria, entre los cuales se pueden mencionar: Solicitud de Bienes y Servicios, Orden de Compra; Reserva Presupuestaria (y el trámite de pago de los compromisos adquiridos por el Tribunal Registral Administrativo, utilizando la plataforma tecnológica de Compra Red 2.0 y el Sistema de Presupuesto y Generación de Estados Financieros (SIPRECO). Se espera que este documento cumpla con su propósito, de manera que efectivamente facilite el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de parte de los responsables de la contratación administrativa y de la ejecución presupuestaria del gasto en el Tribunal Registral Administrativo. 6

8 2. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. En la administración presupuestaria nacional, se debe poner una especial atención en la correcta aplicación de las disposiciones jurídicas y administrativas que regulan el registro y control de la ejecución presupuestaria, por lo que es absolutamente imprescindible que cada responsable de administrar la contratación administrativa y el presupuesto posea a la vista documentos contentivos en las Leyes, Reglamentos, Decretos, Circulares, Instructivos, Normativas, Disposiciones, y otra normativa conexa que regula esta materia. De conformidad con el principio de legalidad, la normativa presupuestaria para la administración del presupuesto se convierte en el marco que regula la actuación del responsable de la administración presupuestaria, contable y de contratación, que además debe considerar aspectos prácticos que podrían causar enormes perjuicios por la ausencia de la aplicación de ese marco legal. A su vez, se presupone que las actuaciones deben fundamentarse en aspectos contables, toda vez que la emisión de documentos de ejecución presupuestaria depende para su eficacia de su concordancia con las asignaciones presupuestarias y la disponibilidad de recursos que se cuantifiquen en los registros del presupuesto nacional. A la luz del marco legal y administrativo en que se desarrolla el Presupuesto del Tribunal Registral Administrativo, son de especial interés las disposiciones sobre tópicos presupuestarios establecidas en las siguientes normas: Constitución Política de la República de 7 de noviembre de Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley 8039 del 12 de octubre del año dos mil. Ley General de la Administración Pública, Ley No del 2 de mayo de Ley de Contratación Administrativa, Ley No del 2 de mayo de 1995 y sus reformas. Ley de Control Interno; Ley No del 27 de agosto de

9 Ley de la Administración Financiera de la República y de Presupuestos Públicos, Ley No del 16 de octubre de Reglamento de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo No H de 2 de noviembre de 2006 y sus modificaciones. Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, Decreto Ejecutivo No de 30 de agosto de Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, publicado en La Gaceta No. 28 del 9 de febrero de 2000 y sus modificaciones. Manual sobre Normas y Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, publicado en La Gaceta No. 107 del 5 de junio de 2002 y sus modificaciones. Cualquier otra normativa atinente de los órganos contralores y supervisores. 3. SOBRE LA COMPETENCIA DEL TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO PARA REALIZAR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Sobre la competencia para que el Tribunal Registral Administrativo para adquirir los bienes y servicios está contemplada en la Ley de Procedimientos de Observancia de Derechos de Propiedad Intelectual Ley 8039 del 12 de octubre del año 2000, en su artículo 25, que a la letra indica: Artículo 25. Competencia del Tribunal. El Tribunal Registral administrativo conocerá: a) De los recursos de apelación interpuestos contra los actos y las resoluciones definitivas dictados por todos los Registros que conforman el Registro Nacional. b) De los recursos de apelación contra los ocursos provenientes de los Registros que integran el Registro Nacional. Las resoluciones del Tribunal no tendrán más recursos y darán por agotada la vía administrativa. 8

10 Asimismo, el Tribunal podrá realizar los actos y contratos que le permita su funcionamiento administrativo, tales como recibir bienes muebles o inmuebles donados, aceptar los traslados de personal, contratar a los asesores y técnicos que requiera para el asesoramiento o adiestramiento de personal, la capacitación y la investigación que se genere con instituciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras. Además, podrá firmar todo tipo de convenios de cooperación con instituciones públicas o privadas. 4. SOBRE LA INDEPENDENCIA FINANCIERA DEL TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO. Respecto a la independencia financiera del Tribunal Registral Administrativo, la misma está contenida en el artículo 19 de la ley supracitada, que indica: Artículo 19. Creación del Tribunal Registral Administrativo. Créase el Tribunal Registral Administrativo como órgano de desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Justicia y Gracia, con personalidad jurídica instrumental para ejercer las funciones y competencias que le asigna esta Ley. El Tribunal Registral Administrativo formulará su presupuesto ante la Junta Administrativa del Registro Nacional, la cual lo aprobará y remitirá a la Contraloría General de la República. Dicho presupuesto será cubierto con los ingresos que recibe la Junta Administrativa del Registro Nacional, suma que no podrá ser inferior al seis por ciento (6%) de los ingresos ordinarios del Registro Nacional calculados para el año económico ni del superávit del Registro Nacional. Tal presupuesto no estará sujeto a las directrices en materia económica o presupuestaria que limiten de alguna forma su ejecución y funcionamiento 9

11 El anterior artículo es claro en otorgarle al Tribunal Registral Administrativo la independencia presupuestaria fuera del ámbito de ejecución presupuestario financiado por medio del Gobierno Central o de la Administración Central, toda vez que esta es una transferencia corriente que realiza la Junta Administrativa del Registro Nacional al Tribunal Registral Administrativo, sujeto a las disposiciones que de ley le corresponde cumplir con la Autoridad Presupuestaria, Contraloría General de la República, Ministerio de Hacienda y otras entidades de control para este Tribunal. Adicionalmente la Procuraduría General de la República por medio de la Opinión Jurídica OJ de 30 de julio del 2003, señala que: a) El Tribunal Registral Administrativo es un órgano desconcentrado, en grado máximo, del Ministerio de Justicia, el cual cuenta, además, con independencia funcional y administrativa, así como con personalidad jurídica instrumental. b) Corresponde al Tribunal Registral Administrativo, siguiendo los lineamientos y directrices establecidas por la Contraloría General de la República y la Autoridad Presupuestaria, elaborar su presupuesto, el cual se financiará con los ingresos que recibe la Junta Administrativa del Registro Nacional, con una suma que no podrá ser inferior al seis por ciento (6%) de los ingresos ordinarios del Registro Nacional calculados para el año económico. c) Compete a la Junta Administrativa del Registro Nacional aprobar, en primera instancia, el presupuesto del Tribunal Registral Administrativo y remitirlo a la Contraloría General de la República para su aprobación definitiva. 10

12 d) Dado que el Tribunal Registral Administrativo cuenta con independencia funcional y administrativa, la Junta Administrativa del Registro Nacional deberá respetar los criterios tenidos en cuenta por el citado Tribunal en la elaboración de su presupuesto. Por consiguiente, los alcances, así como la responsabilidad de la Junta en la aprobación del presupuesto del Tribunal Registral se limita, en principio, a verificar que los recursos presupuestados se ajusten a la suma que por ley debe transferirle, salvo que compruebe fácilmente la existencia de partidas presupuestarias destinadas a fines distintos a los que motivaron la creación del Tribunal. e) El principal responsable en la elaboración y ejecución de su presupuesto es el propio Tribunal Registral Administrativo, así como los órganos de control interno y externo contemplados en el ordenamiento jurídico. En el dictamen No. 263 de 13 de octubre de 1982, emitido por la Procuraduría General de la República y suscrito por la Licda. Magda Inés Rojas Chaves, Coordinadora del Área de Derecho Público, se hace una exposición doctrinaria de lo que se entiende por actos y contratos, que en lo que interesa indica: a) Doctrina: La doctrina administrativa diferencia entre las figuras de acto y contrato administrativo. La doctrina es conteste en considerar que si bien el contrato constituye una forma de actuación jurídica de la Administración, en sentido estricto sólo es acto administrativo la declaración de voluntad emitida unilateralmente por la Administración y productora de efectos jurídicos. El contrato es un acto bilateral tanto en su formación como en sus efectos, por lo que el régimen jurídico aplicable es diferente del previsto para los actos 11

13 administrativos. Acto administrativo y contrato administrativo son instituciones jurídicas diversas. Sobre el particular, nos dice Ernest Forsthoff: "El acto administrativo es una declaración soberana unilateral. Por eso no comprende las regulaciones de Derecho Público en que intervienen varias partes o voluntades. El contrato de Derecho Público no es un acto administrativo; sobre esto reina amplia unanimidad. En el contrato de Derecho Público falta el factor de disposición soberana, de mandato, conformación o señalamiento unilateral. También en el Derecho Público, el contrato se produce por una declaración consensual de voluntad." (Forsthoff, Ernest: Tratado de Derecho Administrativo. Madrid: Instituto de Estudios Políticos, 1958, p. 283). Agrega el autor al referirse al contenido de los actos administrativos: "Actos administrativos declaratorios... son las declaraciones sobre determinadas propiedades de personas o cosas, de cuya existencia o ausencia dependen determinadas consecuencias jurídicas..." (op. cit. pág. 293). En el mismo orden de ideas, nos dice José A. Dromi: "La función o actividad administrativa se ejercita a través de cinco formas jurídicas específicas, a saber: hecho administrativo, contrato administrativo, reglamento administrativo, simples actos de la Administración y actos administrativos. Estas cinco formas jurídicas son los modos o mecanismo procedimentales que el ordenamiento positivo prevé para la exteriorización del obrar administrativo estatal; cada una de ellas tiene una conceptualización específica y un régimen jurídico propio, pues son diversos sus elementos, forma, requisitos esenciales, caracteres jurídicos, modos de entrar en eficacia, publicidad, impugnabilidad, procedimiento de formación, modificación y extensión." (Dromi: José Alberto. "La Licitación Pública". Buenos Aires: Editorial Astrea, 1975, pág. 11). Lo anterior justifica un procedimiento particulares para declarar la nulidad de los contratos administrativos, tal como lo establece nuestra legislación. En el 12

14 mismo orden de ideas, el autor español García de Enterría, cuya obra inspira nuestra legislación, reitera la tesis anterior, al señalar: "En un sentido amplio, acto administrativo es todo acto jurídico dictado por la Administración y sometido al Derecho Administrativo... Pero ese concepto amplio... es desestimado en la doctrina y en la legislación en favor de un concepto más estricto. Por una parte, se excluyen los reglamentos que han de integrarse en la teoría de las fuentes y que obedecen por ello a principios más singulares. En segundo término, se excluyen los actos contractuales para hacer con ellos una teoría propia de los contratos de la Administración, reduciendo la teoría de los actos administrativos a los unilaterales..." (García de Enterría, Eduardo: "Curso de Derecho Administrativo", Madrid: Editorial Civitas, 1975, pág. 341). Respecto de los actos administrativos externos, señala el citado autor: "Aquellas actos administrativos que tienen un destinatario externo pueden afectar a éste de dos manera diferentes: favoreciéndole con la ampliación de su patrimonio jurídico, otorgándole o reconociéndole un derecho, una facultad, un plus de titularidad o de actuación. liberándole de una limitación, de un deber, de un gravamen, produciendo, pues, un resultado ventajoso para el destinatario. Los primeros son los actos favorables o ampliatorios de derechos y facultades (en nuestro derecho suele llamársele también "actos declaratorios de derecho", artículos 110 LPA y 369 LRI..." (op. cit. pág. 366). A esta clase de derechos es que se refiere el artículo de la Ley General de la Administración Pública. Como ejemplos de ellos tenemos la concesión, los permisos, las subvenciones, el reconocimiento de un crédito. La Contraloría General de la República posee amplias potestades de fiscalización en materia de contratación administrativa. No obstante, sostener la necesidad de su dictamen favorable para que la Administración competente declare la nulidad absoluta, evidente y manifiesta de un contrato administrativo implicaría admitir, en primer término, que la figura del contrato administrativo se 13

15 equipara a un acto administrativo declaratorio de derechos y, en segundo lugar, que la Administración contratante ha perdido competencia para declarar por sí misma la nulidad del contrato por ella celebrado, criterios que esta Dependencia no comparte. Aunado a lo anterior, y siendo más preciso para el caso del Tribunal Registral Administrativo, por tener este Órgano con independencia funcional, administrativa y presupuestaria, se añade a este informe el Dictamen C , de 27 de noviembre de 1996, suscrito por el Lic. Antonio Sobrado y dirigido al Sr. Armando López Baltodano, Director del Registro Nacional a.i., que indica: II. LAS DENOMINADAS "PERSONIFICACIONES PRESUPUESTARIAS" COMO UN FENOMENO JURIDICO DIVERSO DE LA DESCENTRALIZACION ADMINISTRATIVA: Como se puede apreciar de las disposiciones indicada en el anterior apartado, al Registro Nacional se le considera como una dependencia del Ministerio de Justicia; sin embargo, se le coloca bajo la dirección de una Junta Administrativa, a la cual se le dota de personalidad jurídica propia, así como de autonomía financiera frente al Estado, para la gestión de un patrimonio y un presupuesto independientes. Esta peculiaridad nos obliga a determinar si estamos en presencia de una institución descentralizada o si, en cambio, la Junta constituye un ejemplo de lo que se ha dado en llamar una "personificación presupuestaria". Sobre la diversidad de uno y otro fenómeno, esta Procuraduría ha sostenido: "A.- El concepto de descentralización. Para el Derecho Administrativo, descentralizar es transferir o crear una competencia en otro sujeto: así el Estado transfiere una de sus competencias en favor de un nuevo ente público. 14

16 Hay descentralización en la medida en que el "beneficiario" de ese proceso devenga en una persona jurídica independiente del Estado. Es la atribución por ley de una personalidad jurídica lo que nos permite apreciar en primer término, que estamos ante un ente público descentralizado y no ante un órgano desconcentrado. Al respecto, señala Ortiz Ortiz: "La descentralización implica una atribución de competencia, a título último, definitivo y exclusivo, en virtud de una regla del ordenamiento. La atribución es a título último y definitivo en razón de la personalidad del centro descentralizado, que ya se apuntó es esencial y es a título exclusivo en razón del carácter concluyente y privativo que la competencia descentralizada presenta frente al Estado... Puede decirse, en síntesis, que el núcleo fundamental de la descentralización, del que derivan las otras notas esenciales de la misma, es el conferimiento de la personalidad con competencia exclusiva a un centro de acción distinto del (sujeto) Estado, en virtud de una regla del ordenamiento...", E. ORTIZ ORTIZ: Los sujetos del Derecho Administrativo. Texto mimeografiado, Departamento de Publicaciones, Universidad del Costa Rica, 1971, pp Se enfatiza en el carácter de persona jurídica porque resulta evidente que la personalidad jurídica coloca al organismo en una posición diferente de quien, por carecer de personalidad, constituye un órgano, aún cuando éste fuere desconcentrado, La personalidad jurídica atribuye al ente una serie de derechos y de deberes en forma independiente. Los entes, en razón de su personalidad no están sometidos a una relación de jerarquía o de sumisión orgánica, sino a una relación de tutela, de confianza, incompatible, repetimos, con la dependencia jerárquica. Es la personalidad jurídica lo que permite, normalmente, que el ente no se integre a la organización ministerial y posea, al contrario, autonomía orgánica. Además, en razón su personalidad, el ente goza de un patrimonio propio, independientemente de cómo éste se constituya o se integre. La titularidad de un patrimonio implica una autonomía patrimonial y, por ende, la autonomía de gestión. Esa autonomía no es sino un corolario de la autonomía administrativa que posee el ente. Conforme con esa autonomía patrimonial, el ente podrá realizar todos los actos y contratos 15

17 necesarios que impliquen gestión de dicho patrimonio. Queremos con ello indicar que la potestad de contratar es de principio y sólo será restringida en la medida en que la ley expresamente así lo establezca. Todo tipo de ente descentralizado posee una autonomía patrimonial, salvo la disposición expresa en contrario de la ley. Esa autonomía es incuestionable, máxime si estamos en presencia de una "personificación presupuestaria". B.- Las personificaciones presupuestarias. De acuerdo con lo que señala la doctrina, la descentralización implica una transferencia de competencia, que se produce en forma definitiva y exclusiva. Empero, muchas veces se crean entes públicos sin que se produzca una verdadera descentralización de competencia. Esta última es ejercida en forma integrada al Estado. Estos entes, a pesar de constituir formalmente un centro de acción independiente, no reciben la imputación directa y definitiva de derechos y deberes. La personalidad jurídica es de efectos limitados, sea por el control que conserva el Estado, sea porque los fines públicos asignados no justifican en sí mismos la atribución de la personalidad jurídica. Igual circunstancia se presenta con los servicios económicos asumidos directamente por el Estado. La personalidad jurídica se explica, en esos casos, no por el fenómeno de la descentralización de competencias, sino por otros criterios, muchas veces de tipo financiero. En Costa Rica, el legislador ha recurrido a separar ciertos fondos públicos, no incorporándolos a ciertos fines. La gestión de esos fondos es atribuida a un organismo, al cual se atribuye no sólo autonomía presupuestaria sino también personalidad jurídica. La figura que se presenta es la que la doctrina conoce como "personificación presupuestaria". El desmembramiento de la Administración Central no se justifica exclusivamente en criterios técnicos sino en el interés de que ciertos fondos escapen a la aplicación de las normas y principios relativos a la aprobación, ejecución y control del presupuesto del Estado, permitiendo entonces, una ejecución autónoma. Es por ello que, a pesar de la personalidad jurídica, la nueva persona pública permanece integrada orgánicamente a la Administración Central. Empero, desde el punto 16

18 de vista financiero, la autonomía es plena: la personalidad se otorga para "librarse" de disposiciones aplicables a la gestión de los fondos del Gobierno Central y en ese sentido, los fondos separados tendrán un régimen jurídico diferente, en lo que concierne a su gestión y disposición. En consecuencia, habrá muchas disposiciones y controles referidos al presupuesto del Estado que no podrán ser aplicados a la gestión financiera de ese nuevo ente. Este encontrará limitados sus poderes en orden a los fines asignados, pero conservará una gestión financiera autónoma, sólo sujetable a las disposiciones expresamente establecidas por la ley al respecto, por lo que, en principio podrá realizar directamente los contratos que requiera para el cumplimiento de sus fines. En igual posibilidad cabe afirmar respecto de los llamados entes «adscritos»" (dictamen Nº C de 4 de julio de 1989). Más recientemente este órgano asesor ha sostenido, a la luz de los votos de la Sala Constitucional Nº (de 26 de noviembre de 1993) y (de 15 de julio de 1994) y siempre en relación con tales "personificaciones presupuestarias", lo siguiente: "Este heterodoxo y poco estudiado esquema de organización pública, que aparece también en otros sectores de la Administración Pública costarricense y muy en particular en el mismo seno del Ministerio de Cultura, corresponde a la figura que algunos autores denominan «órgano-persona» (véase a Mauro Murillo, "La figura del órgano-persona en la organización pública costarricense", en: "Ensayos de Derecho Público", San José, EUNED, 1988, pp ). Sobre la constitucionalidad del mismo, no pareciera cerrado el debate, por cuanto puede seguirse cuestionando en la perspectiva de los principios constitucionales de universalidad presupuestaria y caja única del Estado. Lo anterior, en particular si tomamos en cuenta que las resoluciones citadas de la Sala Constitucional, aunque aparentemente concordantes, presentan por el fondo una importante contradicción conceptual en torno al reconocimiento y tratamiento de tales principios" (pronunciamiento Nº C , del 28 de agosto de 1995). Sobre la contradicción apuntada, se agregaba 17

19 en nuestro dictamen Nº C , del pasado 21 de octubre: "Esta divergencia de fondo que se da entre ambas resoluciones, a pesar del esfuerzo por aparentar concordancia de criterio, nace a partir de una diversa conceptualización de la denominada personalidad o capacidad jurídica "instrumental". Todo ello, conviene apuntarlo, ha generado una apreciable confusión entre los operadores jurídicos, lo que incluso se ha traducido en instrumentos legales que oscilan entre una y otra posición y, además, ha dado lugar a figuras organizativas cada vez más extrañas... No hay duda que, en conformidad con el voto Nº , "capacidad jurídica instrumental" es personalidad parcial, personificación no plena. Se trataría de la posibilidad de que un órgano actúe, en un ámbito restringido, como si fuera una persona pública distinta del Estado; lo que supone la posibilidad de que determinados recursos del Estado reciban un manejo financiero diverso al usual y, con ello, desconocer o excepcionar los principios de caja única y universalidad presupuestaria. (el resaltado y el subrayado no es del original). De lo anterior, de deriva que es claro que siendo que el Tribunal Registral Administrativo cuenta con independencia funcional, administrativa y presupuestaria y que adicionalmente goza de personería jurídica instrumental y que su presupuesto es ejecutado fuera del Sistema de Presupuesto del Gobierno Central, podrá disponer de una estructura administrativa que no es en los mismos términos de la Administración Central. 18

20 5. GENERALIDADES DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Y REGISTROS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS Si bien, existen procesos que serán totalmente digitales, necesariamente el proceso de conformación del expediente en lo tocante a: Solicitud de Bienes y Servicios, Certificación de contenido presupuestario, Certificación de que se cuenta con los recursos humanos y materiales para el desarrollo de la contratación, Justificación, y definición del tipo de contratación administrativa deben de existir en forma física a efectos de que puedan ser aprobados los inicios de las contrataciones por los Miembros del Tribunal. Esto debido a que el Tribunal, por no encontrarse ligado al Sistema de Gestión Financiera (SIGAF) del Poder Ejecutivo, no puede tramitar la solicitud inicial en el Sistema CompraRed 2.0. Sin embargo, los componentes de estas contrataciones deberán incluirse digitalmente en dicha herramienta, como más adelante se detallará RESPONSABLES DE LOS PROCESOS EN ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Los responsables de los procesos de adquisición de bienes y servicios son los siguienes: Miembros del Tribunal Registral Administrativo (Órgano que inicia todas las contrataciones y que finaliza únicamente las contrataciones directas superiores a 3 millones de colones, Abreviadas y Públicas. Comisión de Recomendaciones (Órgano que recomienda para Licitaciones Públicas y Abreviadas a los Miembros del Tribunal). Director Administrativo (Unidad de Control y Planificación y Adjudica Compras Directas y que finaliza los procesos vinculados a la contratación directa menores a 3 millones de colones. Profesional Administrativo (Unidad de Contratación). Profesional Encargado de Presupuesto (Ejecución Presupuestaria): Profesional Administrativo responsable del proceso de emisión de certificaciones de contenido presupuestario y ejecución. 19

21 Encargado de Bodega (Unidad de Almacén y Distribución). Asesor legal (Asesoría y Refrendos de contrataciones) ARCHIVO DE DOCUMENTOS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA VINCULADOS A LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA De conformidad con lo dispuesto por ley en materia de control interno el registro de las operaciones financieras en sistemas informáticos debe de estar respaldada por los documentos fuente principales debidamente reconocidos por la Dirección General de Tributación Directa en materia de facturas y los documentos internos deben de responder a los controles que debe de indicarse en un formulario para su aplicación. Esta documentación será registrada en los siguientes sistemas: Sistema de Contratación Administrativa de la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa denominado CompraRed 2.0 o sus versiones siguientes. Sistema de Presupuesto y Generación de Estados Financieros del Tribunal Registral Administrativo (SIPRECO). Adicionalmente con el principio de desconcentración operativa el archivo y custodia de los documentos y reportes de ejecución presupuestaria generados durante el ejercicio económico corresponderán a la Dirección Administrativa del Tribunal Registral Administrativo el resguardo de toda la documentación que se genere de las operaciones financieras de este ente y adicionalmente de aquella documentación que respalde dichas ejecuciones presupuestarias. El archivo y custodia debe realizarse de conformidad con las orientaciones que establezcan la Contraloría General de la República, Contabilidad Nacional, Tesorería Nacional y del Ministerio de Hacienda en cuanto al plazo y protección de dichos documentos. De igual manera también se documentará el Sistema Informático utilizado para el registro de las transacciones económicas del Tribunal Registral Administrativo. 20

22 5.3. SUPUESTOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Los supuestos sobre los que se basa el siguiente Manual de Contratación Administrativa, se basan en los siguientes supuestos: a. Utilización de la plataforma CompraRed 2.0 b. Documentación de la información bajo los principios señalados en Directriz No y Circular No. DGABCA-NP de 19 de setiembre sobre los aspectos mínimos que debe contener el expediente digital de Contratación Administrativa. c. Personal disponible en el Tribunal Registral Administrativo. d. Se norma por lo dispuesto por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento en lo tocante a todos los procesos, plazos, reajustes de precios y cualquier otra normativa aplicable emitida por la Contraloría General de la República. A efecto de facilitar la comprensión de los procedimientos proceden algunas aclaraciones en cuanto a la estructura utilizada para su formalización: Se utiliza un esquema que cumple con una serie de requisitos de orden técnico, que lo hacen compatible con las exigencias de las normas de control interno. Para cada procedimiento se incluye una primera parte en la que se desarrollan los aspectos generales de interés: Objetivo, Requisitos de Información, Clasificación, Definición, Documentos y Participantes, entre otros. Se detalla el procedimiento como tal, especificando las principales actividades que lo componen. Se entiende que es posible bajar a un nivel mayor de detalle, considerando las particularidades de cada responsable. Cada actividad se distingue con un número, descripción y el responsable. 21

23 Para los procedimientos de contratación se deberá de atender lo indicado por los Miembros del Tribunal en Acuerdo No. SE de 18 de setiembre de 2013, que señala: a. Que las solicitudes de Contrataciones Directas se conozcan en las sesiones administrativas, para proceder con las aperturas de las mismas y se autorice la orden de inicio. b. Se mantendrá una estructura básica para control de las contrataciones directas, la cual sería de la siguiente manera: Necesidad: Usuario Justificación: Usuario Presupuesto: Responsable de los registros y ejecución presupuestaria Acuerdo inicial: Miembros del Tribunal Análisis: Profesional Administrativo o Analista de Sistemas. Recomendación de Adjudicación: De la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones para las contrataciones mayores de (tres millones de colones). Adjudicación: Director Administrativo cuando sean menores de (tres millones de colones) y de de os Miembros del Tribunal para montos superiores al señalado. c. Que los recursos de revocatoria deben contar con el V.B. de la Asesoría Legal ASPECTOS GENERALES SOBRE EL EXPEDIENTE DIGITAL En virtud de la puesta en funcionamiento del expediente digital, se debe de señalar los aspectos principales a considerar en el expediente digital y que parte de este se mantendrá como físico para posibles referencias. 22

24 Así las cosas, se detallan los puntos principales a considerar bajo esta modalidad digital ASPECTOS MINIMOS QUE SE DEBEN DE CONSIDERAR EN EL EXPEDIENTE DIGITAL De conformidad con Directriz DGABCA de 29 de agosto de 2013 y Circular No. DGABCA-NP de 19 de setiembre de 2014, se incluyen los aspectos principales que debe contener el expediente digital: a. Documento de la decisión inicial considerando los planes de largo plazo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisición Institucional, con la información establecida en el artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. b. Acta de audiencias previas, cuando la hubiese. c. El cartel de licitación con la indicación, al menos de la información establecida en el artículo 522 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. d. En caso de de Licitación Pública, publicación del cartel en el Diario Oficial la Gaceta y para Licitaciones Abreviadas o Contrataciones Directas de escasa cuantía, invitación directa o publicación si no hay suficientes proveedores en el Registro. e. Objeciones, modificaciones y aclaraciones. En caso de haber modificaciones al cartel la publicación del aviso respectivo en el Diario Oficial La Gaceta, el cual debe contener la nueva fecha de apertura si fuera necesario prorrogarla. f. Acta de apertura de ofertas. g. Estudio de admisibilidad de ofertas. h. Verificación del depósito de las garantías de cumplimiento o de participación, si las hubiese. i. Estudio de impacto ambiental, si se requiere. j. Subsanes (solicitudes y presentaciones). k. Análisis legal, económico y técnico de las ofertas. l. Análisis integral de las ofertas. m. Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta o infructuosa. 23

25 n. Acto final (adjudicación, declaratoria de desierta o infructuosa). o. Fase recursiva. Escritos de presentación de recursos y su correspondiente resolución. p. Formalización contractual cuando se requiera. q. Aprobación interna o refrendo contralor. r. Orden de compra o pedido. s. Informes, resoluciones u otras actuaciones referidas a la contratación. t. Resolución o rescisión contractual, en caso que lo hubiera. u. Acta de recepción provisional de la obra, cuando se requiera. v. Acta de recepción definitiva de la obra. w. Finiquito en casos que se requiera. x. Es responsabilidad del analista incorporar en el expediente electrónico, los documentos que por su naturaleza no se pueden presentar de manera digital, tal como formalización contractual en caso de Licitación Pública, o recursos interpuestos ante la Contraloría General de la República, certificaciones notariales, entre otros, esta incorporación no podrá exceder de dos días hábiles una vez recibidos por la Dirección Administrativa y deberá realizarse con atención a la normativa vigente y a los manuales de procedimientos oficiales, emitidos por la Dirección General de Contratación Administrativa y Bienes que se publiquen en el sitio web de CompraRed ROLES PRINCIPALES DEFINIDOS EN EL COMPRARED 2.0 De conformidad con Directriz DGABCA de 25 de abril de 2012 emitida por la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa, son los siguientes: ASPECTOS GENERALES DE LOS ROLES El Perfil es el cargo que realiza una determinada persona usuaria dentro de Compr@Red, entre los cuales están: Proveedor Institucional; Analista; Asesor Jurídico; Director Financiero; Jefe de Programa; Encargado de Ingreso de Solicitudes de Pedido; Auditor Interno; Unidad de Autoridad de Registro; Registro de Proveedores, entre otros. 24

26 Los roles son el conjunto de permisos que regulan el acceso a los diferentes perfiles asignados a los usuarios de las diferentes transacciones que realiza en Compr@Red. Para realizar las diferentes transacciones en el Sistema Compr@Red, los usuarios deben de adquirir el certificado digital emitido por la Unidad Certificadora Nacional (Banco Central), el cual se adquiere a través de las diferentes unidades de registro asignadas a algunos Bancos, autorizados por el Banco Central. Para los funcionarios de las Instituciones de la Administración Central, deben realizar las gestiones pertinentes ante la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para canalizar la solicitud ante la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda. Para asignar los roles y perfiles, deben llenar el formulario que está a disposición en Compra@red, firmado por el Jefe inmediato. A continuación se detalla los diferentes perfiles definidos en compr@red con sus respectivos roles: PROVEEDOR INSTITUCIONAL (DIRECTOR ADMINISTRATIVO) SOLICITUD DE PEDIDO Visualizar solicitud de pedido Aprobar Rechazar solicitud Anular (en el caso de que este procedimiento de registro de solicitudes de pedido, esté centralizado en la Proveeduría Institucional) ADJUDICACIONES Reasignar responsable de trámite Aprobar o rechazar resolución de adjudicación Aprobar o rechazar readjudicación Aprobar o rechazar insubsistencia Otorgar Firmeza 25

27 PEDIDOS Aprobar pedidos Anular (se envía el monto al solicitado en el caso de Instituciones que utiliza SIGAF; en el caso de las Instituciones que no están integradas con sistemas financiera, la solicitud queda anulada) Bloquear Caducar pedido (monto se envia al solicitado para el caso de las Instituciones que utiliza SIGAF ESTADÍSTICAS Cruce de Variables Indicadores de Gestión Consulta de Proveedores PLANES DE COMPRA Consultar planes actuales e históricos de compras Publicar plan como documento Crear Plan de compras por líneas en CompraRED Publicar plan de compras VISUALIZACIÓN DE TRÁMITES Búsqueda y consulta de trámites. Búsqueda y consulta de trámites ocultos. REGISTRO DE CONTRATOS Editar datos del contrato Registrar ampliación del contrato Registro de adendum del contrato Registrar prórrogas del contrato Registrar reajustes Registrar suspensión del contrato Registro de finiquito del contrato 26

28 REGISTRO DE INHIBIDOS En cada Proveeduría Institución se debe asignar a un responsable del registro de los Inhibidos, para lo cual tendrá la siguiente autorización: Incluir los inhibidos al Registro Modificar el registro ANALISTA DE CONTRATACIONES (PROFESIONAL ADM. / DIRECTOR ADMINISTRATIVO) El Perfil de Analista tiene la responsabilidad de realizar el trámite desde su inicio hasta la generación del pedido, por lo anterior tiene acceso a los diferentes módulos entre ellos: PLANES DE COMPRA Consultar planes actuales e históricos de compras Publicar plan como documento Crear Plan de compras por líneas en CompraRED Modificar plan de compra Eliminar (antes de la fecha de publicación) Publicar plan de compras TRÁMITE Crear trámite (Creación de procedimientos ordinarios y por excepción). Editar información de un trámite Asociar líneas de la solicitud de pedido al trámite Editar metodología de evaluación Incluir líneas en el trámite Registrar porcentajes requeridos de garantía Incluir Invitados Publicar el trámite Notificar a los proveedores invitados, en forma manual en caso de que el sistema avise que la notificación no fue completada 27

29 Registrar recursos, resoluciones de objeciones (en caso que haya sido presentada en forma presencial) Incluir documentos (Anexos, avisos y otros) por medio de la opción Mantenimiento de Documentos Firmar en calidad de revisor los siguientes documentos: pliego de condiciones (cartel); aclaraciones o enmiendas; solicitud de subsanes; recomendación de adjudicación; adjudicación y pedidos. INCLUIR ENMIENDAS Registrar enmiendas o modificaciones al cartel Publicar enmiendas según corresponda Prorrogar fecha de apertura Visualizar solicitudes de aclaración pendientes presentadas electrónicamente Registrar aclaraciones Responder aclaraciones SOLICITAR ACLARACIONES Incluir solicitud de aclaración presencial Responder aclaraciones APERTURA DE OFERTAS (Licitación Pública, Pública Internacional, Licitación Abreviada y Contrataciones Directas) Generar apertura de ofertas (Solo se requiere la acción de un analista, indistintamente si es el responsable del trámite o no) Generar acta de apertura Aprobar acta de apertura (Solo se requiere la firma de un analista, indistintamente si es el responsable del trámite o no) 28

30 OFERTAS Editar datos de la oferta presencial OFERTAS ELECTRÓNICAS Visualizar ofertas presentadas Visualizar cuadro comparativo Tanto para las ofertas presentadas electrónicamente como presenciales, el Sistema genera un cuadro comparativo automáticamente, en el que se indican las líneas y los montos ofertados por los proveedores, de los cuales CompraRED ordena el de menor precio de primero y así sucesivamente; o de acuerdo a la metodología de evaluación empleada, esto con el fin de facilitar el análisis respectivo. ANÁLISIS DE OFERTAS Asignar análisis de ofertas (análisis: técnico, financiero, legal según corresponda) Realizar análisis de ofertas Solicitar subsanes Incluir subsanes presenciales. En el caso de subsanes presentados electrónicamente por el proveedor comercial, el sistema lo actualiza automáticamente. RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN Generar recomendación de adjudicación Aprobación previa de recomendación de adjudicación ( La aprobación final la dicta el funcionario que legalmente tenga asignada esta función) Generar recomendación de la readjudicación. 29

31 ADJUDICACIONES Generar resolución de adjudicación Otorgar firmeza a la adjudicación Generar resolución de re adjudicación; insubsistencia, desierto o infructuoso CONVENIO MARCO Crear trámite Crear carritos de compra. Generar pre órdenes y órdenes de compra. REGISTRO DE CONTRATOS Asignar solicitud de pedido al contrato para generar pedido Registrar ampliación del contrato Registrar prórrogas del contrato Registrar reajustes RECEPCIÓN DE OFERTAS PRESENCIALES EN VENTANILLA Incluir datos de la Oferta Presencial. Generar comprobante de presentación de oferta PERFIL DE ASESOR LEGAL (ASESOR LEGAL) Según lo establecido en el Reglamento de Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales, en su inciso j) textualmente indica: De conformidad con los supuestos estipulados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, resolver el recurso de objeción, de revocatoria de la resoluciones de adjudicación si su emisión ha sido delegada por el jerarca de la Institución-, para lo cual podrá ser apoyado por la Asesoría Jurídica del respectivo Ministerio. Por lo anterior según corresponda en cada Institución el perfil de asesor legal, tiene las siguientes autorizaciones: 30

32 RECURSOS OBJECIÓN Visualizar recurso de objeción presentado.(en caso de que el proveedor lo presente en forma electrónica) Publicar recursos de objeción presencial. (Se puede solicitar el recurso en formato digital al recurrente o escanear el documento para subirlo a CompraRED). Incluir Audiencia Notificar Audiencia Incluir resolución del recurso RECURSOS REVOCATORIA Visualizar recurso de revocatoria. (En aquellos casos que el proveedor lo presentó en forma electrónica) Incluir recurso en el Sistema presentado en forma escrita. (Se puede solicitar que el recurso se presente en formato digital al recurrente o escanear el documento para subirlo a CompraRED). Notificar audiencia Visualizar lista de recursos pendientes de resolución. Incluir resolución del recurso. RECURSOS APELACIÓN Incluir recurso en el Sistema presentado en forma escrita ante la Contraloría General de la República por su cuantía o ante la Administración. En este punto es posible que se pida el recurso en formato digital al recurrente o escanear el documento para subirlo a CompraRED. Incluir resolución del recurso. SANCIONES Registro de sanciones de apercibimiento en firme. Registro de sanciones de inhabilitación en firme. 31

33 REGISTRO DE CONTRATOS Editar datos del contrato Registrar suspensión del contrato Registro de finiquito del contrato PERFIL AUDITOR INTERNO (AUDITOR INTERNO) El Auditor Interno de cada Institución, tendrá el perfil de visualización de todas las bitácoras de las diferentes etapas del procedimiento de contratación administrativa, que se registre en CompraRED, para lo cual requiere de autenticación. Una vez satisfecho dicho requisito, el titular del mismo podrá visualizar lo siguiente: PERFIL PROVEEDOR COMERCIAL ( OFERENTES) En el rol de Proveedor Comercial, se incluye los siguientes perfiles; una vez que tengan los accesos respectivos, puede realizar todas las transacciones en forma electrónica, desde registrarse electrónicamente en el Registro Electrónico de Proveedores; hasta participar en los diferentes procedimientos de contratación administrativa, para lo cual debe tener el certificado digital emitido por la Unidad Certificadora Nacional. CONTRATACIONES Búsqueda de trámites general o por número. SOLICITAR ACLARACIÓN AL CARTEL Solicitar aclaración al cartel SUBSANES Presentar subsanes 32

34 RECURSOS OBJECIÓN Presentar recursos de objeción en línea (Los recursos que corresponden presentarse ante la Contraloría General de la República, deben utilizar el procedimiento que ésta última defina) RECURSOS REVOCATORIA Presentar recursos de revocatoria. OFERTAS ELECTRÓNICAS Presentar Oferta Electrónica CONSULTA Desplegar Proveedor Mercancía a Institución Visualizar Proveedor a Institución Visualizar Documentos (Formularios de inscripción y otros) Mercancías que ofrece el Proveedor MERCANCÍAS Visualizar Precios de Referencia Visualizar Precios de Oferta Incluir o Eliminar Mercancías SUBASTA Y REMATE Participar en subastas y remates en línea CONVENIO MARCO En caso de que un Proveedor Comercial esté adjudicado en convenio marco, se le habilitarán los siguientes perfiles: Rechazar y aprobar pre-órdenes. Administrar las fichas de su catálogo electrónico. Bajar precio de los artículos. 33

35 PERFIL ADMINISTRADOR DE GARANTIAS DE PARTICIPACIÓN Y CUMPLIMIENTO ( ENCARGADO DEL PROCESO CONTABLE / PROFESIONAL ADMINISTRATIVO) Incluir la garantía Devolución de Garantía Sustitución Prorroga de la Garantía PERFIL USUARIO ADMINISTRADOR DE PERFILES (UNICAMENTE PARA USO DE LA DGABCA) SEGURIDAD Incluir un Usuario. Asignar Usuario a Institución. Asignar Usuario a Proveedor. Perfil de Usuario. Consulta de Sesiones Redes de Usuario. Editar Usuario. Reportes de Usuarios Reportes de Perfiles Reportes de Permisos Visualización de Perfiles 34

36 REGISTRO DE PROVEEDORES (DGABCA) ADMINISTRACIÓN Incluir o Modificar Proveedor Incluir Proveedor a Institución Relacionar Proveedor a Mercancía Movimientos de Proveedores Precalificar Proveedores Mantenimiento de Registro de Inhibidos Incluir Sanciones a Proveedores NOTIFICACIONES Grupo de Proveedores Notificar Proveedores en Trámite Suscribir a notificaciones de trámites Notificaciones generales Desplegar notificaciones realizadas MERCANCÍAS Mercancías del Catálogo con clasificación Gasto Objeto Catálogo de Naciones Unidas Enlace de Mercancías Precio de Mercado por Proveedor, Precio de Proveedor (Proveedor o Institución) Precio de Mercado Precio de Referencia Relacionar Catálogo Consultar enlaces a mercancías Mantenimiento a enlaces de mercancías 35

37 Mercancías del catálogo con clasificador de gasto objeto Agregar una mercancía Modificar o eliminar una mercancía Relacionar catálogos JEFE DE PROGRAMA (DIRECTOR ADMINISTRATIVO) Este rol le corresponde al funcionario del órgano competente para emitir la decisión administrativa de promover el concurso, (pre-requisitos de la contratación administrativa artículo 7, 8 y 9 Ley de Contratación Administrativa y su reglamento). TRÁMITES Búsqueda y consulta de trámites Búsqueda y consulta de trámites ocultos. SOLICITUD DE PEDIDO Creación de solicitud de pedido Consulta de solicitud de pedido Aprobación de solicitudes de pedido Sustitución de solicitud de pedido. Anulación de solicitud de pedido. ÓRDENES DE COMPRA Consulta de órdenes de compra PLANES DE COMPRAS Búsqueda de planes de compras históricos y actuales. 36

38 PROVEEDORES Consulta de proveedores registrados MERCANCÍAS Consulta del catálogo de mercancías SUBASTAS/REMATES Búsqueda de subastas y remates. ESTADÍSTICAS Cruce de Variables Indicadores de Gestión INHIBIDOS Consulta de funcionarios inhibidos PERFIL ADMNISTRADOR DEL CONVENIO MARCO (UNICAMENTE PARA LA DGABCA) Mantenimiento de divisiones territoriales. Mantenimiento de horarios. Elementos del convenio. Administración de ajustes. Consulta de ajustes. Cambiar Proveedor comercial 37

39 5.7. PROCESOS PRINCIPALES QUE SE TIENEN QUE CUMPLIR EN LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA El Tribunal Registral Administrativo, segregó las funciones de los procesos de contratación a fin de cumplir con la normativa existente en materia de control interno y adicionalmente para cumplir con los requisitos mínimos para el desarrollo de las actividades de contratación administrativa, que se encuentran distribuidas de la siguiente forma: Proceso de Control y Planificación: Está representada en el Director Administrativo. Proceso de inicio de contratación y adjudicación: Miembros del Tribunal Registral Administrativo, como Órgano Colegiado, para las Contrataciones: Licitaciones Públicas, Abreviadas y Contratación Directa para montos mayor a los (tres millones de colones) integrado por cinco jueces, pues son los únicos competentes para realizar dicha función. Y el Director Administrativo para las Contrataciones Directas menores a (Tres millones de colones). Proceso de la Comisión de Adjudicaciones: Integrada por el Juez del Tribunal (con voto doble), Asistente de Juez y el Director Administrativo en su condición de asesor técnico que tiene voz, pero no voto. Proceso de la contratación: Se integra por un Profesional Administrativo, con el respectivo apoyo de Secretarial. Proceso de control de bienes: Las funciones las tiene asignadas el Misceláneo y Encargado de Bodega, pues estas tareas están consignadas en el Manual Institucional del Clases. 38

40 Proceso presupuestal: Se tiene un Encargado del Proceso Presupuestario para esta actividad. Proceso de asesoría legal y refrendos: Corresponde a la Asesoría Legal del Tribunal Registral Administrativo PROCESO DE CONTROL Y PLANIFICACIÓN Se establece como el proceso de planificación y control de la adquisición de bienes y servicios, misma que será elaborada por la Dirección Administrativa y que será sujeta de aprobación de los Miembros del Tribunal como Órgano Colegiado de aprobación superior jerárquica, que para el caso del Tribunal se aprueba con el desarrollo del Presupuesto de cada año. En ausencia de los Miembros del Tribunal, será el Director Administrativo el encargado de aprobarlo finalmente y realizar la publicación en CompraRed 2.0 y la Gaceta OBJETIVO Desarrollar los procesos de planeamiento y control de la adquisición de los bienes y servicios para el Tribunal Registral Administrativo, de tal forma que se cumplan los objetivos y metas prediseñadas por esta Institución OBJETIVOS SECUNDARIOS Realizar una programación de compras en los plazos estipulados por ley y con el período presupuestario. Verificar que la adquisición de bienes y servicios programados responda a los límites presupuestarios establecidos previamente para cada año. 39

41 REQUISITOS DE INFORMACIÓN Se deberá contar con la siguiente información para realizar la programación de compras: Detección de necesidades de adquisición de bienes y servicios. Tope presupuestario asignado para el año. Plan Operativo Institucional del Tribunal Registral Administrativo. Directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda y de la Contraloría General de la República. Directrices emitidas por la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa. Dar a conocer la programación de compras del Tribunal Registral Administrativo para el año respectivo PROCESO DE INICIO DE CONTRATACIÓN Y ADJUDICACIÓN manera: Para el proceso de inicio de contratación y adjudicación, se tramitarán de la siguiente El inicio de los procesos de adquisición de bienes y servicios que serán autorizados de la siguiente manera: TIPO DE CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN DIRECTA RESPONSABLE DEL PROCESO DEL INICIO MIEMBROS DEL TRIBUNAL RESPONSABLE DE LA FINALIZACIÓN DEL PROCESO DIRECTOR ADMINISTRATIVO PARA MONTO MENORES DE PARA MONTOS MAYORES A LOS LOS MIEMBROS DEL TRIBUNAL CONTRATACIÓN ABREVIADA CONTRATACIÓN LICITACIÓN PÚBLICA MIEMBROS DEL TRIBUNAL MIEMBROS DEL TRIBUNAL MIEMBROS DEL TRIBUNAL MIEMBROS DEL TRIBUNAL En caso excepcional de no existir Miembros del Tribunal debidamente nombrados, le corresponderá al Director Administrativo el inicio y finalización de los procesos contractuales. 40

42 OBJETIVO: Segregar los procesos y responsabilidades de inicio y finalización de las contrataciones de bienes y servicios del Tribunal OBJETIVOS SECUNDARIOS Establecer mecanismos de control para la adquisición de bienes y servicios del Tribunal. Evaluar las solicitudes de contratación planteadas por las unidades administrativas de la institución. Monitorear el desarrollo del proceso contractual de la institución REQUISITOS DE INFORMACIÓN Registro Contable Código de título presupuestario. Código de programa presupuestario. Código de Gasto Objeto (subpartida) y descripción. Identificación presupuestaria según Manual de Imputaciones Presupuestarias del Ministerio de Hacienda. Justificación de la solicitud de bienes y servicios. Justificación de los recursos humanos y materiales para adquirir el bien o servicio. Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, Plan Operativo Institucional y el Programa de Adquisición Institucional, según corresponda. La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. Se debe utilizar el catálogo de mercancías de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. 41

43 Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio. La estimación actualizada del costo del objeto. En las licitaciones públicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deberá acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorará el costo beneficio de modo que se dé la aplicación más conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno. Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual deberá participar la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. La designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato DEL PROCESO DE LA COMISIÓN DE RECOMENDACIÓNES Para las contrataciones directas superiores a los (tres millones), licitaciones abreviadas y licitaciones públicas le corresponderá a la Comisión de Recomendaciones realizar el análisis de la contratación para rendir informe de recomendación a los Miembros del Tribunal. Esta se integrará por al menos tres integrantes a saber: Un Juez designado al momento de la convocatoria de la comisión, el cual tendrá voto de calidad (voto doble) y un Asistente de Juez, además del Director Administrativo, como figura de asesor técnico, con voz pero sin voto. 42

44 OBJETIVO Emitir recomendaciones de adjudicación o declaratorias de deserción en los distintos procedimientos de contratación administrativa que tramite la Dirección Administrativa, para lo cual contará o se solicitará el asesoramiento técnico del Analista de Sistemas del Tribunal para la materia de tecnologías de información, así como otros posibles asesoramientos de otras dependencias del Ministerio de Justicia o de cualquier otra dentro de la Administración Pública o contratada según sea el caso OBJETIVOS SECUNDARIOS Emitir las recomendaciones técnicas en la adquisición de los bienes y servicios a los Miembros del Tribunal Registral Administrativo para las Licitaciones Públicas y Abreviadas. Emitir el criterio legal respectivo sobre la adquisición de los bienes y servicios respectivos a los miembros del Tribunal Registral Administrativo. Razonar ampliamente la recomendación de la adquisición de los bienes y servicios respectivos a los miembros del Tribunal Registral Administrativo REQUISITOS DE INFORMACIÓN Como requisitos de información se deberá contar con lo siguiente: Autorización para inicio del procedimiento. Autorización de contenido presupuestario. Cartel de licitación o requerimientos de la solicitud Certificación que se cuenta con los recursos humanos y materiales para la adquisición de los bienes y servicios. Invitación a los oferentes Ofertas de los proveedores 43

45 Cuadro de Análisis de las Ofertas. Calificación técnica. Calificación legal DEL PROCESO CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA En este punto corresponde a todas las actividades vinculadas a satisfacer las necesidades institucionales por medio de la adquisición de bienes y servicios para la institución, pues posterior a la autorización de los Miembros del Tribunal, la Dirección Administrativa le corresponderá materializar el proceso de contratación aprobado, en lo tocante a: a. Elaboración del cartel o pliego de condiciones. b. Invitación de proveedores. c. Publicación del cartel. d. Notificación de los proveedores. e. Conocer de los recursos de objeción al cartel. f. Realizar las aclaraciones respectivas. g. Recibir las garantías de participación o cumplimiento según condiciones del cartel. h. Recepción de ofertas. i. Análisis de ofertas tanto técnica como legal. j. Evaluación de las ofertas según la metodología establecida. k. Participación en los procesos que sean necesarios en la Comisión de Recomendaciones. l. Emitir la decisión final de las contrataciones directas menores a (tres millones de colones). m. Supervisar todo el proceso de contratación en su fase de adjudicación. n. Generar las órdenes de compra OBJETIVO Adquirir los bienes y servicios para satisfacer las necesidades para el apoyo logístico necesario para la institución. 44

46 OBJETIVOS SECUNDARIOS Cumplir con los procesos señalados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento para la adquisición de bienes y servicios. Obtener los mejores productos y servicios bajo las condiciones contractuales señaladas por ley. Cumplir con los principios de libre competencia y transparencia en los procesos de contratación administrativa. Garantizar la correcta ejecución de los recursos presupuestarios REQUISITOS DE INFORMACIÓN Se deberá contar con la siguiente información para realizar la programación de compras: Detección de necesidades de adquisición de bienes y servicios. Tope presupuestario asignado para el año. Plan Operativo Institucional del Tribunal Registral Administrativo. Directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda y de la Contraloría General de la República. Directrices emitidas por la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa. Dar a conocer la programación de compras del Tribunal Registral Administrativo para el año respectivo. Códigos presupuestarios. Autorización de inicio del procedimiento por los Miembros del Tribunal. Generación del cartel de contratación. Selección e invitación de proveedores. Apertura de ofertas 45

47 Análisis técnico y legal de las ofertas. Selección de la más idónea de acuerdo a la metodología indicada en el cartel. Acto de adjudicación Generación de orden de compra. Seguimiento de plazos de entrega PROCESO DE CONTROL Y ALMACENAMIENTO Posterior a la entrega de la orden de compra, se debe de observar todo el proceso de entrega del bien o servicio debidamente formalizado por el Tribunal OBJETIVO Recibir, verificar, registrar, custodiar, conservar y distribuir los bienes y servicios adquiridos por el Tribunal Registral Administrativo OBJETIVOS SECUNDARIOS Recibir y verificar en cada caso que los proveedores entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo contractual y establecido y que cumplan con las especificaciones previamente establecidas. Almacenar y custodiar los bienes adquiridos y que los mismos se encuentren en las condiciones técnicas y de seguridad. Elaborar un inventario permanente de los bienes adquiridos. Distribuir en forma oportuna y en óptimas condiciones los bienes y servicios adquiridos por el Tribunal Registral Administrativo. 46

48 Mantener debidamente actualizada la información de los bienes en el Sistema de Bienes de la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa, así como otros controles que establezca la Dirección Administrativa REQUISITOS DE INFORMACIÓN A efectos de realizar este proceso es necesario contar con la siguiente información: Copias de las Ordenes de Compra Copia de la factura Copia del pago realizado finalmente en colones para aquellos bienes que fueron cotizados en dólares. Descripción de los bienes y servicios adquiridos Solicitudes de mercancías en bodega Codificación y de los bienes Patrimonio de los bienes PROCESO PRESUPUESTAL Corresponde a todas las actividades vinculadas al registro y control normativo presupuestario-financiero de la institución OBJETIVO: Registrar todas las operaciones de egresos producto de las contrataciones de bienes y servicios, cumplimiento con la normativa-financiera-presupuestaria OBJETIVOS SECUNDARIOS Realizar las reservas presupuestarias necesarias para el desarrollo contractual de la institución de los bienes y servicios contratados. 47

49 Registrar los gastos reales de la contratación de la orden de compra con respecto las reservas de presupuesto. Verificar que los comprobantes de gastos sean acordes con la orden de compra generada por la institución REQUISITOS DE INFORMACIÓN A efectos de realizar este proceso es necesario contar con la siguiente información: Solicitud inicial de bien o servicio a contratar Partidas presupuestarias. Monto total Copias de las Ordenes de Compra Copia de la factura Copia del pago realizado finalmente en colones para aquellos bienes que fueron cotizados en dólares. Descripción de los bienes y servicios adquiridos Solicitudes de mercancías en bodega Codificación y de los bienes Patrimonio de los bienes Recepción del mismo PROCESO LEGAL Corresponde a todas las actividades vinculadas al control legal de las contrataciones realizadas por la institución. 48

50 OBJETIVO: Verificar el cumplimiento normativo del bloque de legalidad de los procesos de adquisición de bienes y servicios OBJETIVOS SECUNDARIOS Verificar los principios legales de la contratación para las solicitudes iniciales de contratación Realizar la asesoría legal respectiva en la gestión de carteles o pliego de condiciones. Verificar los principios legales en las ofertas presentadas por los oferentes con su respectiva calificación. Realizar los refrendos internos de las contrataciones, según sea la condición legal de cada una de las contrataciones que así lo ameriten REQUISITOS DE INFORMACIÓN A efectos de realizar este proceso es necesario contar con la siguiente información: Solicitud inicial de bien o servicio a contratar Partidas presupuestarias. Monto total Copias de las Ordenes de Compra Copia de la factura Copia del pago realizado finalmente en colones para aquellos bienes que fueron cotizados en dólares. Descripción de los bienes y servicios adquiridos. 49

51 Cartel o pliego de condiciones Ofertas presentadas Estudios técnicos Leyes de Contratación Administrativa y su Reglamento Dictámenes vinculados a la contratación dentro del bloque de legalidad. 50

52 6. DE LOS PROCEDIMIENTOS EN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA A continuación se describen los procesos principales a seguir con la utilización del Sistema Compra Red 2.0, haciendo la salvedad que en la fase inicial de la generación de las solicitudes de bienes y servicios hasta la aprobación inicial, al no estar el Tribunal Registral Administrativo ligado al Sistema de Gestión Financiera (SIGAF) no es posible realizar el proceso digital de esta fase, por lo cual se integran dos procesos, a saber: Fase documental Fase digital 6.1. FASE DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO NO. 1: SOLICITUD INICIAL DEL BIEN Y/O SERVICIO NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar desde la solicitud del bien o servicio hasta la autorización de los Miembros del Tribunal. ACTIVIDAD a. El solicitante del bien o servicio llena formulario de solicitud de bien o servicio y justificación en donde se incluye la cantidad, descripción y partida presupuestaria, costo unitario y costo total. b. Para las solicitudes de bien o servicio de las Unidades Administrativas: Departamento Técnico, Unidades Staff, deberán llevar el visto bueno del Superior Inmediato. c. Para las solicitudes del bien o servicio de Encargado de Bodega y Mantenimiento deberá se firmarán en forma conjunta con el Director Administrativo. d. El Profesional Administrativo recibe solicitud de bien y servicio y solicita reserva de contenido presupuestario. e. Encargado de presupuesto emite certificación de contenido presupuestario y genera reserva presupuestaria. RESPONSABLE SOLICITANTE SOLICITANTE SOLICITANTE Y DIRECTOR ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINSITRATIVO ENCARGADO DE PRESUPUESTO 51

53 f. Profesional Administrativo confecciona: Verifica justificación del Bien y Servicio, emite certificación que se cuenta con el recurso humano para realizar la contratación y emite oficio de autorización de contratación administrativa, en donde se indica el tipo de contratación administrativa respectiva y traslada al Director Administrativo. g. El Director administrativo verifica expediente y que se encuentre completo y remite a Secretaria. h. Secretaria folia expediente y traslada a Asesoría Legal, verificar la legalidad respectiva de la contratación. i. Asesoría legal revisa el bloque de legalidad y da visto bueno para contratación y traslada a la Secretaría del Tribunal. j. Secretaría agenda expediente de contratación para aprobación de los Miembros del Tribunal. k. Miembros del Tribunal, conocen expediente y aprueban y trasladan a Secretaría para generar el acuerdo respectivo. l. En caso de no aprobar expediente de contratación remiten a la Unidad Administrativa correspondiente para las aclaraciones respectivas. m. En caso de no aprobar expediente de contratación el expediente se traslada a la Dirección Administrativa. n. Dirección Administrativa recibe expediente con Acuerdo de los Miembros del Tribunal referidos a la aprobación o no de la contratación. o. Dirección Administrativa inicia el proceso de gestión contractual en Compra Red en caso de que fuera aprobado y en caso de ser denegada la contratación archiva el expediente. p. En caso de expedientes aprobados por los Miembros del Tribunal se digitaliza la información del expediente para incorporarlo en la fase digital. q. El Profesional Administrativo procede con base en lo documento físico y los insumos del expediente procede a elaborar el cartel respectivo y traslada a la Unidades Solicitantes para su visto bueno respectivo. Para el caso de equipo de cómputo deberá constar el visto bueno respectivo del cartel en el expediente. r. Posterior a la revisión del cartel le traslada cartel al Director Administrativo para el visto bueno respectivo. PROFESIONAL ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO SECRETARIA ASESORÍA LEGAL SECRETARÍA MIEMBROS DEL TRIBUNAL MIEMBROS DEL TRIBUNAL MIEMBROS DEL TRIBUNAL DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO 52

54 s. El Director Administrativo da el visto bueno respectivo al cartel y traslada expediente físico al Profesional Administrativo. DIRECTOR ADMINISTRATIVO 6.2. FASE DIGITAL PROCEDIMIENTO NO. 2: SOLICITUD INICIAL DEL BIEN Y/O SERVICIO Y PUBLICACIÓN DEL CARTEL NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar para contratación del bien y / o servicio. ACTIVIDAD a. El Profesional Administrativo procede a crear el trámite respectivo en CompraRed con la numeración indicada en el expediente físico e ingresa la información digitalizada de la fase documental necesaria para conformar el expediente, misma que se ingresará cronológicamente, adicionalmente se determina los proveedores a invitar, ingresa el cartel, define metodología de evaluación. b. Director Administrativo, ingresa a CompraRed 2.0 y verifica el cumplimiento de todos los ítems del sistema y da el visto bueno a la Contratación para publicar la contratación a los proveedores. c. El Profesional Administrativo procede a notificar a los proveedores y verifica que la contratación pase de un estado de preparación a cotización. RESPONSABLE PROFESIONAL ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO NO. 3: RECEPCIÓN OBJECIONES AL CARTEL O ACLARACIONES NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar para analizar los procesos de recepción de objeciones al cartel y aclaraciones. ACTIVIDAD a. El Profesional Administrativo deberá de verificar diariamente al menos dos veces al día en estado de la contratación para observar si existen objeciones u aclaraciones al cartel en el Sistema CompraRed. b. En caso de recibirse aclaración u objeción, trasladará a la Unidad Técnica respectiva la aclaración u objeción del cartel para valorarla. RESPONSABLE PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO 53

55 c. El Profesional Administrativo y la Unidad Técnica (Analista de Sistemas, Asesoría Legal en caso de ser necesario) respectiva preparan respuesta a aclaración y solicitará el visto bueno respectivo a Director Administrativo, para proceder con la respuesta respectiva. d. Se procede a publicar la aclaración u objeción al cartel en CompraRed y deberá de valorarse también la necesidad de prorrogar la apertura de la contratación, en caso de que ser necesario también en la aclaración deberá consignarse el cambio de la hora y fecha de la apertura. e. Los oferentes registran su oferta en CompraRed. f. En caso de haberse solicitado muestras. El oferente entrega lista en original y copia con la descripción, cantidad de artículos y línea correspondiente. g. Se confronta la lista con los artículos y se genera un recibo en el cual consigna la fecha y hora de recibido y hace referencia al listado. h. En caso de recibirse garantías de participación el Encargado de Presupuesto garantía, revisa la documentación y registra los datos en el módulo de garantías de CompraRED, genera e imprime el recibo, o alternativamente se hace la recepción manual entrega una copia del recibo al oferente, una copia para control y otra para el expediente. Esta Sección custodia la garantía. PROFESIONAL ADMNISTRATIVO Y UNIDAD TÉCNICA PROFESIONAL ADMNIISTRATIVO OFERENTE OFERENTE SECRETARIA ENCARGADO DE PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO NO. 4: ACTO DE APERTURA, ANALISIS DE OFERTAS, ADJUDICACIÓN Y GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar para la apertura de ofertas y análisis respectivo. ACTIVIDAD a. El Profesional Administrativo realiza apertura de ofertas y genera acta de apertura y firma. b. El Profesional Administrativo y Director Administrativo firman Cuadro Comparativo de ofertas para el análisis. c. El Profesional Administrativo realiza evaluación preliminar de ofertas y traslada para el análisis legal y técnico a las Unidades Técnicas respectivas. RESPONSABLE PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO Y DIRECTOR ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO 54

56 d. La Unidad Técnica realiza revisión técnica o legal correspondiente y prepara comunicaciones de subsanes según sea necesario. e. Profesional Administrativo recibido el expediente con los informes técnicos respectivos prepara análisis final. f. Profesional Administrativo elabora Resolución de Adjudicación y traslada al Director Administrativo para su aprobación. g. El Director Administrativo revisa, corrige y agrega información adicional en caso de ser necesario y revisa en conjunto con el Profesional Administrativo para emitir la Resolución Final de Adjudicación. h. Director Administrativo ingresa Resolución de Adjudicación Final y notifica a los oferentes y adjudica las líneas. i. El Profesional Administrativo revisa diariamente el expediente on line para determinar si existe interposición de recursos contra el acto de adjudicación. j. En caso de que se no se reciba recurso al acto de adjudicación se procede a comunicar al Director Administrativo. k. Siendo el acto en firme se procede a darle firmeza al acto de adjudicación y se genera orden de compra l. En caso de impugnarse el acto de adjudicación se traslada a la Asesoría Legal para preparar respuesta. m. Asesoría Legal traslada respuesta para el Director Administrativo n. Dependiendo del dictamen de la Asesoría Legal, se mantiene adjudicación, se revoca, se re adjudica o se declara desierta o infructuosa según sea el caso. ASESORÍA LEGAL O ANALISTA DE SISTEMASS PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINSITRATIVO Y DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO PROFESIONAL ADMINISTRATIVO Y DIRECTOR ADMINISTRATIVO ASESORÍA LEGAL ASESORÍA LEGAL DIRECTOR ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO NO. 5: DEL PROCESO SI EL ACTO DE ADJUDICACIÓN ES IMPUGNADO (ASESORÍA LEGAL) NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar para Asesoría Legal para casos de impugnación del acto de adjudicación. ACTIVIDAD a. Asesoría Legal registra información en CompraRED y verifica si la impugnación corresponde a la totalidad de las líneas o si el procedimiento está conformado por líneas independientes. RESPONSABLE ASESOR LEGAL 55

57 b. Si está impugnado por la totalidad de las líneas, la Asesoría Legal sigue el procedimiento correspondiente, el trámite queda en espera hasta su resolución. ASESOR LEGAL c. Si la impugnación es por líneas independientes la Asesoría Legal le indica a la Proveeduría Institucional que continúe la tramitación de las líneas no apeladas. En caso de la interposición de un recurso de revocatoria deberá procederse conforme al Manual de procedimientos del Sistema Electrónico (COMPRARED) ASESOR LEGAL PROCEDIMIENTO NO. 6: DEL PROCESO SI EL ACTO DE ADJUDICACIÓN NO ES IMPUGNADO NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar para Asesoría Legal para casos en que no se impugne el acto de adjudicación. ACTIVIDAD a. Acto de Adjudicación queda en firme, se registra la fecha de firmeza en el CompraRED. Se procede conforme al Manual de procedimientos de COMPRARED. La Sección de órdenes de compra verifica si el trámite requiere orden de compra o si se requiere formalización contractual RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO b. Si requiere formalización contractual: El Director Administrativo firma el oficio respectivo y remite el expediente a secretaria para que proceda a enviar el expediente al departamento encargado de realizar dichos contratos. SECRETARIA PROCEDIMIENTO NO. 7: DEL PROCESO DE FORMALIZACIÓN CONTRATUAL (ASESORÍA LEGAL) NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar para Asesoría Legal para casos en que se tenga que formalizar contractualmente. ACTIVIDAD a. El Director Administrativo evalúa si requiere formalización y/o escritura pública. b. Si se requiere formalizar la dependencia confecciona contrato mediante simple documento. RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO ASESOR LEGAL c. Si requiere Escritura Pública, pasa a la Notaría del Estado y al Registro Público para su inscripción. ASESOR LEGAL 56

58 d. La Asesoría Legal revisa si requiere refrendo, por parte de la Contraloría General de República o si la formalización se realiza Internamente. Según cuadro emitido por la Contraloría General de la República, y de acuerdo al presupuesto asignado a la Institución. ASESOR LEGAL e. Si la Contraloría no refrenda, devuelve el expediente y el Pedido o Contrato a la Proveeduría Institucional. ASESOR LEGAL f. El Director Administrativo y Asesoría Legal corrigen y lo devuelve a la Contraloría u órgano interno responsable, según corresponda. g. Asesoría Legal responsable del refrendo devuelve documento refrendado a la Proveeduría Institucional. DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y ASESOR LEGAL ASESOR LEGAL h. Si la Contraloría refrenda, remite contrato a la Asesoría Legal. Si es con Pedido remite expediente y Orden de Compra al Director Administrativo. DIRECTOR ADMINISTRATIVO i. El Director Administrativo procede con lo pactado en el Contrato, Pedido o simple documento. j. Si la Unidad Administrativa solicitante emite un criterio de disconformidad, lo comunica al Director Admnistrativo, para que la misma inicie el microproceso de incumplimiento a través de la Asesoría Legal. k. Si se recibe conforme, comunica al Director Administrativo y a la sección de garantías, para se procede a la devolución de la garantía de cumplimiento. DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y ASESOR LEGAL DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y ENCARGADO DE PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO NO. 8: DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE BIENES TANGIBLES E INTANGIBLES NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar para la recepción de los bienes tangibles e intangibles. ACTIVIDAD a. Recepción de bien: Verificará que los bienes entregados cumplan con las características de la orden de compra. En caso de ser un equipo de cómputo o bien intangible, realizará una recepción provisional del bien. RESPONSABLE ENCARGADO DE BIENES 57

59 b. El Encargado de Bodega sellará en la parte trasera del documento la recepción del bien e indicará la fecha de recepción. ENCARGADO DE BIENES c. Recibido el bien el Encargado de Bodega le trasladará una copia de la factura original a el Encargado del Proceso Contable para verificación de la fecha del registro de ingreso y trasladará original al Director Administrativo. d. El Encargado de proceso Contable le indicará al el Encargado de Bodega el registro correcto de la fecha del bien, así como su valor histórico que deba de registrarse en el SIBINET. e. El Encargado de Bienes registrará el bien o intangible según el dato indicado por el Encargado del Proceso Contable. f. La recepción final del equipo de cómputo será realizada por el Analista de Sistemas, para lo cual elaborará un acta de recepción del bien. ENCARGADO DE BIENES ENCARGADO DEL PROCESO CONTABLE ENCARGADO DE BIENES ANALISTA DE SISTEMAS PROCEDIMIENTO NO. 9: DEL PROCEDIMIENTO REFRENDO DE CONTRATOS NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar en los procesos de refrendo de contratos. ACTIVIDAD a. Realizar la verificación de requisitos para refrendo de la Contraloría General de Contraloría, con los siguiente documentación: Partes contratantes; Objeto de la contratación; Procedimiento de contratación empleado; Fecha del acto de adjudicación e identificación de La Gaceta en que se publicó dicho acto, cuando corresponda; y en caso de addendum, anexar contrato original y oficios relacionados con el documento que se somete a refrendo. Original y una copia del documento contractual, debidamente suscrito por las partes (artículo 32 de la Ley de Contratación Administrativa). Certificación de que existe disponibilidad de fondos suficientes y existentes a la fecha de la solicitud, con los cuales se pretende cubrir el respectivo compromiso. También, se debe indicar expresamente si dichos recursos corresponden a reserva de crédito o al presupuesto ordinario o extraordinario de la administración, o alguna modificación interna o externa (artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa). En el evento que los fondos afecten el presupuesto ordinario del órgano o entidad, debe hacerse referencia a la publicación u RESPONSABLE ASESOR LEGAL 58

60 oficio de la Contraloría General en el que se determinó el monto para la adquisición de bienes y servicios no personales. Expediente administrativo levantado con motivo de la contratación (artículos 6, 7 y 9 de la Ley de Contratación Administrativa, 9 y siguientes y concordantes del Reglamento de la Contratación Administrativa). El contrato deberá acompañarse de un visto bueno, debidamente suscrito por el titular de la unidad interna a que se refiere el artículo 6 del Reglamento de Refrendos de la Contraloría General de la República. Verificar que el documento contractual debe indicar con claridad el objeto, plazo, precio, la representación legal que ostentan las partes, fecha de suscripción, firma de los comparecientes, así como cualquier otra estipulación que se considere pertinente para la cabal comprensión de los derechos y obligaciones contraídas por las partes. Se deberán aportar las especies fiscales de ley correspondientes, o en su defecto, indicar la norma jurídica que exime su pago (artículo 272 del Código Fiscal). b. Realizar el refrendo interno de los contratos que no son sujetos de refrendo por la Contraloría General de la República de conformidad con los requisitos establecidos en el Reglamento de Refrendos de la Contraloría General de la República. ASESOR LEGAL PROCEDIMIENTO NO. 10: DEL PROCEDIMIENTO CONVENIOS MARCO NATURALEZA: Describe todas la actividades a considerar en los procesos de contratación de los convenios marco. ACTIVIDAD a. Seguir todos los procesos de contratación para los convenios marco definidos en la plataforma CompraRed 2.0, de los vigentes y los próximos que se detallen RESPONSABLE DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y PROFESIONAL ADMINISTRATIVO Los convenios marcos vigentes son: 2009LN CMBYC - Licitación de Convenio Marco para el servicio de limpieza para las Instituciones Públicas que utilizan CompraRED. Estado: Producción Inicio: 26/02/2010 Vencimiento: 27/02/ LN CMBYC - Licitación de Convenio Marco para los servicios de agencias de viaje para las Instituciones Públicas que utilizan CompraRED. Estado: Producción Inicio: 12/11/2010 Vencimiento: 12/11/

61 2009LN CMBYC - Licitación de Convenio Marco para la compra de llantas para vehículos de las Instituciones Públicas que utilizan CompraRED. Estado: Producción Inicio: 15/11/2010 Vencimiento: 15/11/ LN CMBYC - Licitación de Convenio Marco para el suministro de útiles de oficina, papelería, tintas y tóner para las Instituciones Públicas que utilizan CompraRED. Estado: Producción Inicio: 22/08/2011 Vencimiento: 22/08/ LN CMBYC - Suministro de MOBILIARIO DE OFICINA Y ESCOLAR para las Instituciones públicas que utilizan el Sistema de Compras Gubernamentales, CompraRED Estado: Producción Inicio: 04/07/2012 Vencimiento: 04/07/ LN CMBYC - Licitación de Convenio Marco para la adquisición de Materiales de Construcción para las Instituciones Públicas que Utilizan el sistema Comprared. Estado: Producción Inicio: 30/11/2012 Vencimiento: 30/11/ LN CMBYC - Adquisición de Vehículos para las Instituciones Públicas que utilizan CompraRed Estado: Producción Inicio: 05/06/2013 Vencimiento: 05/06/ LN CMBYC - LICITACION DE CONVENIO MARCO PARA EL SERVICIO DE MANEJO EN LA GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS PARA LAS INSTITUCIONES PUBLICAS QUE UTILIZAN COMPR@RED. Estado: Producción Inicio: 09/07/2012 Vencimiento: 09/07/ LN CMBYC - Licitación de Convenio Marco para la Adquisición de Servicios de Alimentación para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared. Estado: Producción Inicio: 05/03/2014 Vencimiento: 05/03/ LN CMBYC - Licitacion de Convenio Marco, para el suministro de Materiales de Limpieza con Criterios Sustentables, para las instituciones públicas que utilizan comprared. Estado: Producción Inicio: 29/05/2014 Vencimiento: 29/05/

62 2011LN CMBYC - Licitación de Convenio Marco para la Adquisición de Vehiculos Policiales para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared. Estado: Producción Inicio: 02/07/2013 Vencimiento: 02/07/ LN CMBYC - Adquisición de Guantes No Látex. Estado: Producción Inicio: 21/11/2013 Vencimiento: 21/11/2014 PROCEDIMIENTO NO. 11: PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS GARANTÍAS NATURALEZA: Realizar un registro, custodia y control de las garantías de participación y cumplimiento recibidas en los procesos de contratación administrativa promovidos por el Tribunal Registral Administrativo. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Controlar las garantías presentadas por las empresas oferentes en los diferentes concursos que ha promovido por el Tribunal Registral Administrativo, de manera que mantengan su vigencia. Supervisar que las garantías que presentan las empresas se ajusten a lo estipulado en la Ley de la Contratación Administrativa y en el Reglamento General de Contratación Administrativa. Registrar y conciliar los movimientos contables referentes a las garantías de participación y cumplimiento de manera que se garantice la confiabilidad de la información. ACTIVIDAD Las garantías de participación sólo se devolverán al quedar en firme la adjudicación del proceso de contratación de interés, salvo situaciones de excepción debidamente justificadas. RESPONSABLE Director Administrativo y Profesional Administrativo A Inmediatamente que se reciba la orden de compra que requiera garantía de cumplimiento, se debe solicitar la misma por escrito. Director Administrativo Profesional Administrativo A. 61

63 Pasado el plazo de cinco días hábiles que se le da a la empresa para que presente la garantía de cumplimiento y ésta no haya sido presentada, la orden de compra se debe pasar a la Asesoría Legal para lo que proceda. Profesional Administrativo A Las garantías de cumplimiento únicamente se deben devolver si se tiene demostrado fehacientemente el cumplimiento del objeto contractual. Director Administrativo En el recibo que se confeccione por la recepción de la garantía de participación, se debe indicar toda la información necesaria requerida para que el Encargado del Proceso de Contratación tome mejor su decisión de adjudicación. Profesional Administrativo A Solo se entregarán órdenes de compra una vez que se demuestre que tiene el Contrato refrendado por la Contraloría General de la República o la aprobación del Órgano Interno, según corresponda, en el caso que corresponda. Director Administrativo Las garantías de Cumplimiento de Obra Pública solo se devolverán si la Institución interesada indica que la misma fue recibida a conformidad, mediante acta de recepción definitiva de la obra. Director Administrativo y Profesional Administrativo A Todas las órdenes de compra que requieran garantías de cumplimiento únicamente se entregarán si se ha recibido la misma, salvo las órdenes de compra de contrataciones directas en las que la institución interesada se haga responsable de cualquier incumplimiento del oferente adjudicado. Director Administrativo 62

64 Se debe verificar que la garantía cumpla con los plazos de vigencia estipulados en el Cartel y con los requisitos establecidos en el Reglamento General de Contratación Administrativa. Profesional Administrativo A A todas las garantías que se reciban en dinero en efectivo, cheques de gerencia o cheques certificados se les debe confeccionar un recibo por dinero. Profesional Administrativo A Recibir y confeccionar el recibo por la recepción de la garantía de participación y de la garantía de cumplimiento y verificar que la misma cumpla con lo estipulado en el cartel y esté de acuerdo al Reglamento General de Contratación Administrativa. Profesional Administrativo A Confeccionar recibos por dinero de la garantías que rindan los oferentes y ordenar el depósito del dinero al día siguiente hábil en la cuentas dispuestas por el Tribunal Registral Administrativo para dicho fin. Profesional Administrativo A Treinta días antes de vencer las garantías de cumplimiento dadas por medio de cartas de garantías se debe solicitar por escrito su prórroga. Profesional Administrativo A Tres días antes de vencer la garantía de cumplimiento presentada por medio de carta de garantía y que la misma no haya sido prorrogada, se debe trasladar a la Asesoría Legal para que ellos confeccionen la resolución de ejecución de garantía. Profesional Administrativo A Realizar el registro, control, custodia y avisos de renovación de garantías. Profesional Administrativo A Mantener registros físicos actualizados, de control de garantías recibidas o los mayores auxiliares, en su defecto. Profesional Administrativo A 63

65 Autorizar la devolución de las garantías de participación y cumplimiento. Director Administrativo Recibir, revisar, registrar y custodiar las garantías de participación y las garantías de cumplimiento que presentan las empresas oferentes en los diferentes procesos de Contratación Administrativa en trámite. Profesional Administrativo A Solicitar la presentación de garantías de cumplimiento. Profesional Administrativo A Entregar las órdenes de compra de aquellas contrataciones administrativas que requieran garantía de cumplimiento, una vez que ésta haya sido rendida. Director Administrativo Devolver las garantías de participación a los oferentes, previa verificación de la adjudicación en firme y autorización final del Director Administrativo. Profesional Administrativo A Devolver las garantías de cumplimiento a los oferentes adjudicados; previa verificación de la recepción a satisfacción por la unidad administrativa contratante. Profesional Administrativo A Trasladar a la Asesoría Legal los expedientes de Garantías de Cumplimiento de aquellas empresas que tengan posibles incumplimientos o problemas de vigencia de la garantía. Director Administrativo Tramitar ante las instituciones emisoras de garantías, la ejecución de aquellas a las cuales la Asesoría Legal haya confeccionado la resolución de ejecución. Director Administrativo 64

66 Depositar en la Caja Única del Estado los montos de aquellas garantías que hayan sido ejecutadas, como parte del patrimonio institucional. Director Administrativo y Profesional Administrativo A Controlar y conciliar la cuenta corriente en donde se depositan las garantías recibidas en dinero en efectivo, cheques de gerencia o cheques certificados. Profesional Administrativo A Los intereses que se generen de las garantías de participación o cumplimiento no serán devueltos a los oferentes, los mismos se registrarán como ingresos del Tribunal. Profesional Administrativo A Conciliar mensualmente la cuenta custodia. de valores en Profesional Administrativo A Se deberá llevar un auxiliar de los valores en custodia que generen intereses, de sus respectivos cupones, mismos que deberán ser devueltos al oferente según lo indicado supra en las garantías de participación y de cumplimiento. Profesional Administrativo A Solicitar las prórrogas de las garantías de cumplimiento dadas por medio de cartas de garantías, y que a la fecha no se tenga la comunicación formal de la institución licitatoria de la entrega del objeto contractual. Profesional Administrativo A Controlar la fecha de vencimiento de las garantías de cumplimiento. Profesional Administrativo A Enviar las notas respectivas a los proveedores indicando la devolución, renovación o solicitud de garantía. Secretaria 65

67 Control y seguimiento de las notas enviadas a los proveedores respecto devolución, renovación o solicitud de garantía Mantener debidamente archivadas y de acuerdo al orden establecido las garantías de participación y de cumplimiento que han presentado las empresas oferentes. Secretaria Profesional Administrativo A Trasladar a la Asesoría Legal las cartas de garantías cuyas empresas oferentes hayan tenido incumplimientos según reporte de la Institución licitante. Director Administrativo Trasladar a la Asesoría Legal las órdenes de compra o avisos de adjudicación cuya empresa adjudicataria no presentó la garantía de cumplimiento dentro del plazo establecido. Director Administrativo 66

68 7. DE LO MANUALES DE LOS PROCESOS DIGITALES EN COMPRARED Para efectos de complementar el presente Manual de Contratación Administrativa del Tribunal se anexan los respectivos detalles de las pantallas del sistema a utilizar en cada proceso, que se anexan en formato digital. 67