SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 1 de 9

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1 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 1 de 9 TÉRMINOS DE REFERENCIA SERVICIO AGENCIA EXTERNA CAPTACIÓN SOCIOS - UNICEF CHILE AREA SOLICITANTE: PFP (RECAUDACIÓN DE FONDOS) 16 de enero de Propósitos del proyecto En UNICEF promovemos los derechos y el bienestar de todos los niños, niñas y adolescentes en todo lo que hacemos. Junto a nuestros aliados, trabajamos en 190 países y territorios para transformar este compromiso en acciones prácticas que beneficien a todos los niños, centrando especialmente nuestros esfuerzos en llegar a los más vulnerables y excluidos, en todo el mundo. Para obtener más información sobre UNICEF Chile y su labor visite: El área de Recaudación de Fondos de UNICEF Chile tiene como objetivo para el año 2015 aumentar la base de datos de socios activos de forma mensual, a través de campañas de Face to Face que permitirá captar nuevos socios mensualizados tanto en Santiago, como en Regiones. Invitamos a su agencia a participar en el proceso de selección para llevar a cabo una campaña de captación de socios, en una primera etapa, desde abril hasta septiembre La agencia seleccionada trabajará bajo los mismos parámetros de medición y resultados de Face to Face que UNICEF tiene en esta misma operación de forma interna, lo que facilitará el análisis y comparación de resultados. 2. Antecedentes UNICEF Chile ha estado trabajando con estructura y recursos de Face to Face interno desde Estas campañas han logrado excelentes resultados año tras año. Face to Face (F2F) o Diálogo directo, es una técnica de recaudación de fondos que busca informar en lugares públicos o privados, a los potenciales socios sobre el trabajo de UNICEF y captarlos a través de descuentos con medios de pago automáticos (PAT y PAC). A pesar de estos resultados satisfactorios, nos enfrentamos a nuevos desafíos en términos de desarrollo. Para intensificar nuestra tendencia de crecimiento, estamos buscando contratar una agencia externa para testear la actividad de captación de socios en Santiago y Regiones.

2 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 2 de 9 3. Especificaciones del Servicio: Objetivos Generales: 1. Incorporar nuevos socios captados con donaciones mensuales (Pledge) a través de campañas de Face to Face con una donación promedio mensual de CH$ Implementar un proveedor externo de recaudación de fondos en Chile para la captación de nuevos socios mensualizados. Objetivos Específicos: 1. Ampliar la operación de Face to Face tanto en Santiago, como en regiones donde UNICEF no está operando. Los equipos que tenemos actualmente se encuentran en: Santiago (Turno AM, Turno PM y Turno Fin de Semana), Antofagasta, Iquique, La Serena y Punta Arenas. 2. Externalizar la operatividad administrativa de la campaña. 2.1 Remuneración del proveedor: La remuneración de la agencia se compone de un costo fijo y otro variable. UNICEF pagará un monto fijo derivado de los costos de gestión del servicio, más un variable correspondiente a los mandatos completos, no enmendados y confirmados por las operadoras del Call Center interno de UNICEF. Se pagarán solo mandatos confirmados por las operadoras de confirmación de UNICEF y completos. Los mandatos que después de cinco llamados, y en un período de 5 días hábiles no sean confirmados, se enviarán al banco sin confirmar y se cancelarán a la Empresa siempre que se puedan generar cargos en un periodo máximo de dos meses después de la fecha de recepción del mandato. (*) Las cuentas vistas del Banco Estado denominadas Cuentas RUT, se pagarán al 40% del monto mensual comprometido a donación, y una vez que UNICEF haya podido generar cargos en un periodo máximo de dos meses después de la fecha de recepción del mandato. *Confirmación de datos por parte de UNICEF. Consiste en que las operadoras del Call Center de UNICEF verifican telefónicamente los datos de los prospectos de socios con los mandatos proporcionados por la agencia. En la confirmación: - Se verifica que los mandatos estén completos. Se da la bienvenida y agradecimiento al socio. - Se verifica con el socio que los datos del mandato sean verídicos y estén correctos. - Se verifica que el socio entendió bien lo que es ser socio de UNICEF y que la donación es mensual y a largo plazo.

3 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 3 de Contratación del personal. Es responsabilidad de la agencia mantener los equipos completos y reemplazar a los captadores que no cumplan con las expectativas de metas y resultados. El costo asociado por el reemplazo será asumido por la agencia. Esta propuesta debe indicar el tipo de contratación que la agencia propone para los captadores e indicar la forma de pago. Será responsabilidad de la agencia cancelar todos los pagos legales si los hubiese, correspondientes a ISAPRE, FONASA o AFP. La agencia deberá entregar mensualmente una copia de la totalidad de los pagos realizados y constancia de su acreditación. Estos documentos serán requisitos indispensables para efectuar el pago a la agencia. Si transcurrido el plazo de un mes, el captador no alcanza los objetivos estipulados para la acción, UNICEF se reservará el derecho de solicitar su desvinculación de la campaña, para lo que precisará reportes de resultados individuales por captador. 4. Principales Tareas a cumplir. - Implementar campañas de Face to Face para captar socios y conseguir donaciones mensuales para los programas de UNICEF en Chile y en el resto del mundo. - La agencia debe planificar y gestionar lugares de captación de socios tanto públicos, como privados, empresas o eventos, previa aprobación de UNICEF, acordando con antelación las necesidades técnicas respectivas al material visual para cubrir la actividad, tales como stand, pendón o publicaciones. Los materiales serán proporcionados por UNICEF. El pago de los permisos por los lugares que no se ofrecen de forma gratuita será de cargo de la agencia. - De forma metódica, responsable y profesional, la empresa contratada deberá reclutar y seleccionar personal calificado para el desempeño del trabajo. La agencia deberá asegurar que todos los procedimientos garanticen la calidad minimizando el riesgo de fraude y comportamiento inapropiado del personal vinculado a dicha campaña. - UNICEF entregará la metodología de trabajo a la agencia elegida desde el acercamiento al potencial socio, hasta el proceso de entrega de la información de nuevos socios a UNICEF (mandatos completos), adaptando medidas razonables para asegurar la tranquilidad y el respeto de las personas que se abordan en la vía pública, eventos, u otros espacios definidos para el desarrollo de la actividad. - UNICEF entregará criterios de evaluación para selección de captadores y podrá solicitar cambios en caso de no estar satisfecho con el desempeño de su trabajo. - La agencia entregará periódicamente a UNICEF los mandatos completos con el registro claro, exacto y veraz de los datos de los nuevos socios. El envío de mandatos a UNICEF se realizará en un plazo máximo de 24 horas en el caso de Santiago, y en un plazo máximo de 48 horas en el caso de regiones. - UNICEF no aceptará ni pagará mandatos incompletos, ilegibles o enmendados.

4 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 4 de 9 - UNICEF realizará la verificación del mandato a través de un llamado telefónico al potencial socio registrado en el mandato. - En caso de que UNICEF reciba quejas o reclamos de la campaña, la agencia deberá responsabilizarse y tomar las medidas correctivas necesarias e informar a UNICEF de forma inmediata. - La agencia deberá cumplir con las normativas, reglamentos y leyes de cada una de los lugares en donde se lleve a cabo la actividad en cuanto a solicitud de permisos, horarios y normas internas. - La agencia entregará reportes diarios a UNICEF, al igual que análisis semanales y mensuales según los requerimientos de UNICEF. - La agencia debe velar porque el número de captadores por equipo este completo, teniendo la capacidad de reemplazarlo cuando sean dados de baja por algún motivo. También deberá cumplir con el número de horas mensuales por equipo para asegurar el éxito de esta campaña. La agencia debe considerar lo siguiente: 1. UNICEF se reserva el derecho de ajustar los alcances de la campaña si lo considera oportuno y necesario, en beneficio de ambas partes. 2. Todos los materiales que se utilicen en la campaña son propiedad única y exclusiva de UNICEF, por lo cual la agencia no podrá en ninguno caso realizar cambios, distribución, reproducción, venta o cesión de los derechos de propiedad intelectual de UNICEF, excepto los establecidos en el contrato o que son previamente aprobados y autorizados por escrito por UNICEF. 3. UNICEF definirá y facilitará el material necesario para la campaña así como uniformes de los captadores, tarjetas de identificación, carpetas y otros materiales cuyo costo será asumido por UNICEF. 5. Perfil de los captadores. La empresa deberá contratar hombres y mujeres mayores de 18 años. Integridad Compromiso Orientado a Resultados COMPETENCIAS BÁSICAS Actúa ética y honestamente en cualquier circunstancia, lugar, momento, basado en una conducta profesional. Demuestra responsabilidad y entusiasmo por UNICEF, su misión y su visión. Alinea sus comportamientos y deseos con las metas de UNICEF Efectivamente traslada ideas en acciones. Tiene la orientación de implementar metas y objetivos, enfocado al logro de resultados.

5 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 5 de 9 Auto Regulación/auto conocimientos Respeto por la diversidad Principios Básicos Sabe y maneja sus propias emociones, fortalezas, debilidades, pasiones, intereses y valores. Valora las diferencias de género, cultura, opinión, valores, habilidades, perspectivas. Promueve esas prácticas. Los captadores contratados por la agencia deberán trabajar bajo las mismas normas que UNICEF mantiene cuando esta actividad se desarrolla de forma interna (uso correcto del uniforme, no fumar en el horario de trabajo, asumir siempre una conducta acorde a las buenas costumbres) 6. Capacitación La capacitación a los captadores sobre producto y aspectos de la organización estará a cargo de la agencia, previa formación por parte de UNICEF al personal vinculado a esta campaña que posteriormente se encargarán de las capacitaciones para captadores tanto en Santiago, como en regiones. UNICEF entregará en media jornada, la orientación respectiva sobre los contenidos y principios básicos de la organización y compartirá su experiencia como apoyo a la metodología de la agencia externa. Los costos derivados de las capacitaciones a los equipos, tanto en Santiago como en regiones, serán asumidos por la agencia, quien deberá contar con el espacio destinado para esta actividad y los elementos técnicos necesarios (ej: capacidad de la sala, proyector, pantalla, amplificación, etc). 7. Productos y plazos. - Productos esperados: la agencia deberá captar para el total de la campaña un mínimo de nuevos socios efectivos mensualizados, con una donación promedio mensual de CH$ Esta campaña tiene una duración máxima de 6 meses en una primera etapa a contar desde la fecha de inicio del contrato. - Tras este testeo y previa evaluación por parte de UNICEF, se podrá considerar una extensión de la campaña. - La agencia deberá entregar semanalmente el estatus de las captaciones por equipo. Además, mensualmente, junto a la factura, deberá adjuntar el cierre de cada equipo con los resultados (reporte de productividad, informe de las gestiones realizadas, viajes, capacitaciones, número de horas trabajadas). - Evaluación de productos: UNICEF definirá un plan de monitoreo para garantizar el cumplimiento de las metas semanales y mensuales de la campaña, con el fin de tomar las medidas correctivas necesarias de acuerdo a los resultados. - UNICEF sólo cancelará las donaciones confirmadas y cobradas efectivamente.

6 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 6 de 9 8. Seguridad de datos y soporte técnico Describir los principales mecanismos utilizados para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos del donante, así como el método a utilizar para la transferencia de datos desde/hacia UNICEF. NOTA: Una vez puesta en marcha la campaña, contemplar la posibilidad de realizar modificación y/o ajustes en el sistema o reportes que sean necesarios para un correcto seguimiento y medición de resultados. 9. Elementos importantes COMPETENCIAS BÁSICAS Lugar de Trabajo Chile (Santiago y Regiones) Fecha de inicio campaña Abril 2015 Plazo del contrato 6 meses Forma de pago Según cronograma 15 días hábiles contra factura Fuente Financiación FDP Presentación de la Propuesta. La propuesta técnica deberá incluir la siguiente documentación: - Metodología: Estrategia para cumplir con los objetivos y las responsabilidades descritos para esta campaña. - Plan de implementación propuesto. - Perfil de la agencia, incluyendo la creación, experiencia, lista de clientes, etc. - Propuesta de Equipo de trabajo, perfiles del personal que se vincularán a la campaña, incluyendo supervisores y responsables con experiencia y capacidad. - Propuesta de Organigrama del proveedor de su equipo Face to Face para UNICEF. - Propuesta de horario de trabajo y tiempos de implementación de la campaña (Carta Gantt): o o Fase de preparación: plan de implementación, desarrollo de materiales, capacitación del personal y la creación de flujos de funcionamiento y trabajo. Fase de Ejecución: Inicio de la campaña - Mención de las áreas de enfoque a trabajar (espacios públicos, eventos, empresas, centros comerciales y otros). - Indicar el nivel de flexibilidad que la empresa tiene para adaptar su capacidad operacional a nuevos requerimientos de UNICEF. - Cualquier otra información técnica que sea pertinente para la actual convocatoria.

7 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 7 de 9 La propuesta económica: debe incluir todos los servicios que se presentarán e indicar: - Definir cronograma de pagos fijos y variables. - Expresar los valores en pesos chilenos, en concepto de honorario bruto en caso de persona natural e incluyendo IVA en caso de persona jurídica. No se considerarán propuestas expresadas en UF. - En caso de que se perciban aumentos por leyes que disponga el Estado, se solicitará la documentación pertinente para que UNICEF reevalúe los costos previamente estipulados. - Las horas a facturar corresponden con las horas efectivamente trabajadas (no se contemplan ausencias, licencias, etc.) - Tener una validez de 15 días hábiles después de la fecha de cierre de la convocatoria. No se considerarán propuestas con menor validez. Formato de presentación de la propuesta: Los antecedentes indicados arriba deberán ser entregados en sobre cerrado, que incluya: - Dos copias impresas de las propuestas técnica y económica. - Versión electrónica en formato Word de las propuestas técnica y económica (en un pendrive o CD) El sobre deberá ser rotulado como sigue: Propuesta para UNICEF: SERVICIO AGENCIA EXTERNA FACE TO FACE A: UNICEF Sección Operaciones Isidora Goyenechea 3322, Las Condes Santiago, Chile Attn: Isabel M. Hurtado De: Nombre del ejecutor o ejecutora Etapas y plazos: - Fecha de convocatoria: 16 de enero de Fecha de cierre de recepción de propuestas: 13 de febrero de 2015 a las 12:00 hrs. - Fecha adjudicación de propuesta: 16 de marzo de Fecha de inicio del contrato: 1 de abril de 2015

8 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 8 de 9 Declaración de Confidencialidad Este documento y todo el material proporcionado por UNICEF o por la agencia son considerados confidenciales para ambas partes. Únicamente será utilizado para fines internos de UNICEF. Aclaraciones adicionales: Cualquier solicitud de información relacionada con las especificaciones técnicas y económicas podrá ser dirigida a Isabel Hurtado, (ihurtado@unicef.org) y Roxana Millas (rmillas@unicef.org). - La agencia debe estar legalmente autorizada para operar y tener una licencia (si es requerido por la Ley) para realizar las tareas requeridas en el país. - La agencia deberá estar constituida y tener experiencia demostrable en recaudación de fondos Face to Face y gestión de bases de datos. - La agencia deberá presentar cartera de clientes y recomendaciones. 11. Criterios de Evaluación para la selección CRITERIO Sub-aspecto a evaluar Ponderación Ponderación Total Propuesta Económica Valor de la oferta presentada 40% 40% Experiencia técnica del Experiencia de la agencia en recaudación 18% 30% oferente de fondos. Experiencia del equipo multidisciplinario 12% en las áreas solicitadas en los Términos de referencia. Diseño metodológico de Marco teórico y enfoque propuesto. 5% 30% la propuesta técnica Calidad y coherencia de la metodología 20% propuesta de acuerdo con los objetivos de la campaña. Planificación y Carta Gantt 5% Total Puntaje 100% 12. Contrato y pagos - UNICEF seleccionará a la agencia entre varias postulaciones, y se reserva el derecho de declarar desierta la asignación de la campaña. - Luego de aceptada la propuesta presentada, UNICEF emitirá un Contrato con agencia externa por el monto establecido en el presupuesto, pagadero contra recepción conforme de los productos esperados, establecidos de acuerdo a la carta Gantt incluida en la propuesta técnica. - El monto de los pagos fijos establecido en el contrato no podrá ser modificado posteriormente, y el pago se realizará contra boleta de honorarios o factura.

9 SERVICIO AGENCIA EXTERNA F2F UNICEF CHILE Página 9 de 9 - Los pagos se realizarán contra entrega de productos a entera satisfacción y certificación de UNICEF. - UNICEF supervisará y evaluará periódicamente las funciones y resultados de la Agencia Externa. - En caso de que la Agencia no consiga las metas y resultados establecidos, UNICEF estará facultado para rescindir anticipadamente el contrato basándose en las evaluaciones realizadas. - Lo anterior, es sin perjuicio del derecho de ambas partes de ponerle término anticipado al contrato, sin expresión de causa, mediante el envío de carta certificada con, a lo menos, 10 días de anticipación a la fecha en que dicho término deba surtir efectos.