Software para la evaluación de encuestas de usuarios en salud. Manual de Usuario de SEEUS

Transcripción

1 Manual de Usuario de SEEUS 1

2 Capítulo I Introducción 1.1 Objetivo El Software para la Evaluación de Encuestas de Usuarios en Salud tiene como objetivo principal determinar el índice de insatisfacción de los usuarios, internos y externos, de los servicios de salud. 1.2 Alcances El software permite realizar: o Registro de encuestas de usuarios externos de diversos servicios de salud (consulta externa, emergencia, hospitalización) y clima organizacional en los distintos tipos de establecimientos (hospital, centro de salud y puesto de salud). Dichos establecimientos están agrupados de acuerdo a su ubicación geográfica (departamentos, provincias, distritos), lo que permite hacer un análisis local, regional y global. o El cálculo del índice de insatisfacción con o sin parámetros estandarizados, así como la portabilidad de las diversas bases de datos generadas en los distintos establecimientos (importar y exportar). o La generación de diversos reportes en pantalla, los mismos que poseen una interfaz gráfica, así como reportes gerenciales (exportables a Excel, impresos directamente o con vista previa). o Mantenimiento de variables y parámetros internos, así como administrar los accesos de los usuarios al software. o La migración de la data desde la estructura de la primera versión del SEEUS a la actual, lo que permitirá su reutilización. El presente manual brinda información específica sobre las características del software, es de uso interno y confidencial; está prohibido bajo responsabilidad, ser facilitado a personas ajenas a la empresa. 1.3 Requerimientos del Sistema Hardware o Procesador: Intel Pentium III o superior (o equivalente a Intel). o Memoria RAM: 128 MB o superior. o Espacio en Disco: 100 MB. 2

3 o Lectora CD ROM para las instalaciones. o Resolución de pantalla: 800x 600 o superior. Software o Sistema Operativo: Windows 2000 SP3 o Windows XP SP3 o Visor de Reportes: Excel 2000 o superior. o Base de Datos: Access o Cálculos Estadísticos: SPSS 13.0 for Windows. 1.3 Convenciones Símbolos o Convenciones Visuales Estilo Significado Cursiva Negrita Este tipo de letra se usa para describir las instrucciones y procedimientos necesarios para ejecutar una opción. Se usa para destacar en el texto los comandos, menúes, cuadros de diálogo, nombres de botones y opciones de acceso. 1), 2),.. Secuencia de pasos que en conjunto forman un procedimiento. Convenciones Gráficas Para iniciar un proceso, que puede ser grabar, ingresar al sistema. Para crear una encuesta nueva. Para modificar una encuesta existente, previamente seleccionada. Para consultar una encuesta, previamente seleccionada. Para eliminar una encuesta. Sale de la ventana activa. 3

4 1.4 Acceso al Sistema Para ingresar al sistema se debe dar doble clic sobre el icono del SEEUS, que se debe encontrar ubicado en el grupo SEEUS (instalado por defecto en Todos los programas ). Inmediatamente aparecerá la ventana del login para el ingreso del usuario y su contraseña. Una vez validado el usuario y contraseña se ingresa al entorno del SEEUS, se le presenta un formulario donde el usuario debe indicar el tipo de encuesta que desea trabajar. En el entorno del SEEUS destaca las diversas maneras de acceder a los procesos, ya sea por Menús contextuales o por el Menú Toolbar. 4

5 Menú Contextual Menú Toolbar 5

6 Capítulo II Procesos del Sistema 2.1 Encuestas El módulo de encuestas es usado para el registro de los detalles de las distintas encuestas, se ha desarrollado teniendo en cuenta un digitado ágil y veloz, así como, con filtros que permiten optimizar la búsqueda de los establecimientos por su UbiGeo (departamento, provincia, distrito). Para el tipo de encuesta Cliente externo tenemos las siguientes encuestas: o Pacientes Consulta Externa o Se debe acceder desde el Menú Toolbar, seleccionando la opción Encuestas y luego haciendo clic en el botón Pacientes consulta externa. o Inmediatamente se muestran los filtros para la búsqueda de las encuestas, ya sea por su ID (identificador único), por la fecha de toma de la encuesta o el ID del Establecimiento donde se tomó la encuesta. o En la grilla Lista de encuestas se mostrará el resultado de la búsqueda, la misma que se ejecuta al presionar el botón Buscar (F6) o la tecla de acceso directo F6. Para limpiar el filtro se usa el botón Limpiar (F7). o En la parte superior se muestran las opciones para crear (botón Agregar (F2) ), modificar (botón Modificar (F3) ), consultar (botón Consultar (F4) ), eliminar (botón Eliminar (F5) y salir del sistema (botón Salir (ESC) ). Sus teclas de acceso directo son F2, F3, F4, F5 y ESC respectivamente. 6

7 o Una vez seleccionada una de las opciones, se muestra la pantalla donde se realizará el ingreso de la información. Dicha pantalla consta de 4 pestañas que indican las Páginas de las preguntas a ser llenadas. o Se procede a ingresar el ID del establecimiento, para lo cual se han habilitado los combos dinámicos (controles que permiten seleccionar opciones establecidas) y que ayudan a filtrar los establecimientos por tipo, departamento, provincia y distrito. o Luego se procede a llenar la información del encuestador (código y nombre), la fecha y hora de inicio y término en que se realizó la encuesta. o Las preguntas pueden tener las alternativas para escoger (combos) o en las que se deberá digitar la información requerida (cajas de texto). Para navegar entre las preguntas se puede usar las teclas ENTER o TAB (para avanzar entre las preguntas), las teclas SHIFT + ENTER o SHIT + TAB (para retroceder a la pregunta anterior) o mediante el uso del mouse. o Existen ciertas preguntas de selección (combos) que requieren el ingreso de información adicional, por lo que se habilitarán cajas de texto para su ingreso, así como se ocultarán otras debido a las alternativas que se seleccionen previamente (algunas preguntas dependen de otras). 7

8 o Pacientes de Emergencia o Idem a las encuestas de pacientes de consulta externa. o Pacientes de Hospitalización o Idem a las encuestas de pacientes de consulta externa. Para el tipo de encuesta Cliente interno tenemos la siguiente encuesta: o Clima Organizacional o Se debe acceder desde el Menú Toolbar, seleccionando la opción Encuestas y luego haciendo click en el botón Clima organizacional. 8

9 o Inmediatamente se muestran los filtros para la búsqueda de las encuestas, ya sea por su ID (identificador único), por la fecha de toma de la encuesta o el ID del Establecimiento donde se tomó la encuesta. o En la grilla Lista de encuestas se mostrará el resultado de la búsqueda, la misma que se ejecuta al presionar el botón Buscar (F6) o la tecla de acceso directo F6. Para limpiar el filtro se usa el botón Limpiar (F7). o En la parte superior se muestran las opciones para crear (botón Agregar (F2) ), modificar (botón Modificar (F3) ), consultar (botón Consultar (F4) ), eliminar (botón Eliminar (F5) y salir del sistema (botón Salir (ESC) ). Sus teclas de acceso directo son F2, F3, F4, F5 y ESC respectivamente. 9

10 o Una vez seleccionada una de las opciones, se muestra la pantalla donde se realizará el ingreso de la información. Dicha pantalla consta de 4 pestañas que indican las Páginas de las preguntas a ser llenadas. o Se procede a ingresar el ID del establecimiento, para lo cual se han habilitado los combos dinámicos (controles que permiten seleccionar opciones establecidas) y que ayudan a filtrar los establecimientos por tipo, departamento, provincia y distrito. o Luego se procede a llenar la información del encuestador (código y nombre), la fecha y hora de inicio y termino en que se realizó la encuesta. o Las preguntas pueden tener las alternativas para escoger (combos) o en las que se deberá digitar la información requerida (cajas de texto). Para navegar entre las preguntas se puede usar las teclas ENTER o TAB (para avanzar entre las preguntas), las teclas SHIFT + ENTER o SHIT + TAB (para retroceder a la pregunta anterior) o mediante el uso del mouse. o Existen ciertas preguntas de selección (combos) que requieren el ingreso de información adicional, por lo que se habilitarán cajas de texto para su ingreso, así como se ocultarán otras debido a las alternativas que se seleccionen previamente (algunas preguntas dependen de otras). 10

11 11 Software para la evaluación de encuestas de usuarios en salud

12 2.2 Cálculo del índice Para acceder a los procesos del cálculo del índice de insatisfacción, ingresar a la opción Cálculo del Índice del menú toolbar. o Cálculo del Índice de Insatisfacción o En esta pantalla se debe seleccionar el Tipo de Establecimiento (Hospitales, Centro de Salud, Puesto de Salud), y el rango de fechas (fechas desde y hasta) dentro de las cuáles se tomarán las encuestas, así como también deberá seleccionar el Tipo de Servicio (Consulta Externa, Emergencia u Hospitalización). o Se habilitan las diferentes variables que le corresponden al tipo de servicio seleccionado, se muestran en un lista donde uno puede seleccionar las variables a analizar (se marcan todas por defecto, ya que el cálculo debería hacerse para todas). o Además se muestra una casilla de verificación (check box) que sirve para seleccionar si el cálculo se realizará Usando Parámetros Estandarizados, los cuales se deberán calcular previamente. 12

13 o El proceso se inicia presionando el botón Calcular Indice, este proceso tomará unos minutos y no culmina hasta que aparezca el mensaje confirmando la ejecución exitosa del mismo. o Fijar parámetros estandarizados o El proceso de fijar los parámetros estandarizados es similar al del cálculo del índice, sólo que éste tiene como fin determinar los valores que tomarán los parámetros hallados con el CATPCA del SPSS, y que sirvan de estándar para los futuros cálculos. 13

14 2.3 Base de datos Para acceder a los procesos de intercambio o migración de base de datos, ingresar a la opción Base de datos del menú toolbar. 14

15 o Importar Base de Datos o Este proceso se usará para cargar información proveniente de otros establecimientos y consolidarla de manera global. o Se debe seleccionar la ruta de la base de datos desde donde se piensa importar la información o Dicho origen de datos debe tener la misma estructura de la base de datos del SEEUS. o El proceso se inicia al presionar el botón Aceptar y culmina cuando aparece un mensaje indicando el término exitoso de la operación. o Para seleccionar el origen de datos, se muestra un cuadro de diálogo del tipo explorador de windows el que permite realizar una búsqueda ágil. 15

16 o Exportar Base de Datos o Este proceso se usará para generar un archivo de base de datos ACCESS con la información proveniente de la base de datos local, el mismo que podrá ser usado en el destino y levantado con la opción Importar Base de Datos. o Se debe seleccionar la ruta de la base de datos a donde se piensa exportar la información o Dicho destino de datos tendrá la misma estructura de la base de datos local del SEEUS. o El proceso se inicia al presionar el botón Aceptar y culmina cuando aparece un mensaje indicando el término exitoso de la operación. o Para seleccionar el destino, se muestra un cuadro de diálogo del tipo explorador de windows el que permite realizar una búsqueda ágil. 16

17 o Migrar Base de Datos o Este proceso se usará para cargar información proveniente de una base de datos generada por la versión inicial del SEEUS (cliente externo). o Se debe seleccionar la ruta de la base de datos desde donde se piensa migrar la información o Dicho origen de datos debe tener la misma estructura de la base de datos del SEEUS de la versión original, ya que solo se migrará la información de las encuestas de cliente externo. o El proceso se inicia al presionar el botón Aceptar y culmina cuando aparece un mensaje indicando el término exitoso de la operación. 17

18 o Para seleccionar el origen de datos, se muestra un cuadro de diálogo del tipo explorador de windows el que permite realizar una búsqueda ágil. 18

19 2.3 Reportes o Para acceder a los reportes se puede hacer tanto desde el Menú Toolbar como del Menú contextual. o Por Establecimiento o Los reportes por establecimientos se clasifican de acuerdo a su periodicidad (Corte transversal o Análisis temporal). o En cuanto a los reportes por establecimientos con periodicidad del tipo Corte Transversal tenemos: 19

20 1. Componentes del índice desagregado por servicios y variables de control. o En todos los reportes se deben indicar el o los establecimientos con los cuáles se desea extraer el reporte. Para facilitar dicha selección, se tienen los combos para filtrar por tipo, departamento, provincia, distrito o ya sea por el mismo establecimiento. o También se cuenta con un filtro de fechas, el cual permite seleccionar un año o un trimestre específico. o Para mostrar el resultado de este reporte, se cuenta con la opción por pantalla, la misma que se logra apreciar a nivel de servicio o de sus variables de control, tanto como datos (grilla) o gráficamente (pestaña Gráfico). o El proceso por pantalla se inicia al presionar el botón procesar ubicado en la parte inferior del formulario. Éste cargará la grilla de servicios, para cargar la grilla de variables de control, se debe proceder a hacer click con el mouse sobre alguno de los servicios. o De igual manera para los gráficos, se generan al hacer clic sobre la grilla de servicios. 20

21 o En el caso del gráfico de las variables de control, sólo se activa cuando se hace click sobre una de las columnas Brecha de insatisfacción o Índice de insatisfacción. o También se cuenta con un reporte gerencial (con opción de exportar a excel), que presenta la información de las grillas usando los mismos filtros usados para el reporte por pantalla. 2. Componentes del índice por dimensiones y variables. o En todos los reportes se deben indicar el o los establecimientos con los cuáles se desea extraer el reporte. Para facilitar dicha selección, se tienen los combos para filtrar por tipo, departamento, provincia, distrito o ya sea por el mismo establecimiento. o También se cuenta con un filtro de fechas, el cual permite seleccionar un año o un trimestre específico. o Para mostrar el resultado de este reporte, se cuenta con la opción por pantalla, la misma que se logra apreciar a nivel de dimensión o de sus variables que lo componen, tanto como datos (grilla) o gráficamente (pestaña Gráfico). o El proceso por pantalla se inicia al presionar el botón procesar ubicado en la parte inferior del formulario. Éste cargará la grilla de las 21

22 dimensiones, para cargar la grilla de variables, se debe proceder a hacer click con el mouse sobre alguno de las dimensiones. o De igual manera para los gráficos, se generan al hacer clic sobre la grilla de Dimensión. o En el caso del gráfico de las variables, éstas se activan cuando se hace click sobre cualquiera de las columnas de dimensiones. 22

23 o También se cuenta con un reporte gerencial (con opción de exportar a excel), que presenta la información de las grillas usando los mismos filtros usados para el reporte por pantalla. 3. Índice global por servicios y tipo de dimensiones y variables. o En todos los reportes se deben indicar el o los establecimientos con los cuáles se desea extraer el reporte. Para facilitar dicha selección, se tienen los combos para filtrar por tipo, departamento, provincia, distrito o ya sea por el mismo establecimiento. o También se cuenta con un filtro de fechas, el cual permite seleccionar un año o un trimestre específico. o Para mostrar el resultado de este reporte, se cuenta con la opción por pantalla, la misma que se logra apreciar a nivel de dimensión o de sus variables que lo componen, tanto como datos (grilla) o gráficamente (pestaña Gráfico). 23

24 o De igual manera para los gráficos, se generan al hacer clic sobre la grilla de Dimensión. o En el caso del gráfico de las variables, éstas se activan cuando se hace click sobre cualquiera de las columnas de dimensiones. 24

25 o También se cuenta con un reporte gerencial (con opción de exportar a excel), que presenta la información de las grillas usando los mismos filtros usados para el reporte por pantalla. 4. Tablas de frecuencias de las respuestas de la encuesta por establecimiento. o En todos los reportes se deben indicar el o los establecimientos con los cuáles se desea extraer el reporte. Para facilitar dicha selección, se tienen los combos para filtrar por tipo, departamento, provincia, distrito o ya sea por el mismo establecimiento. o También se cuenta con un filtro de fechas, el cual permite seleccionar un año o un trimestre específico. o Para mostrar el resultado de este reporte, se cuenta sólo con la opción de reporte gerencial (con salida por Vista previa, Exportar a Excel o Enviar a impresora). 25

26 o En cuanto a los reportes por establecimientos con periodicidad del tipo Análisis temporal tenemos: 5. Indice Global por dimensiones. o En todos los reportes se deben indicar el o los establecimientos con los cuáles se desea extraer el reporte. Para facilitar dicha selección, se tienen los combos para filtrar por tipo, departamento, provincia, distrito o ya sea por el mismo establecimiento. o También se cuenta con un filtro de fechas, el cual permite ingresar un rango de fechas dado y seleccionar la periodicidad (por año o por trimestre). o Para mostrar el resultado de este reporte, se cuenta con la opción por pantalla, la misma que se logra apreciar a nivel de dimensión o de sus 26

27 variables que lo componen, tanto como datos (grilla) o gráficamente (pestaña Gráfico), pero dependiendo de la periodicidad. o De igual manera para los gráficos, se generan al hacer clic sobre la grilla de Dimensión. o En el caso del gráfico de las variables, éstas se activan cuando se hace click sobre cualquiera de las columnas de dimensiones. 27

28 o También se cuenta con un reporte gerencial (con opción de exportar a excel), que presenta la información de las grillas usando los mismos filtros usados para el reporte por pantalla. 6. Componentes del Índice por dimensiones y variables. o En todos los reportes se deben indicar el o los establecimientos con los cuáles se desea extraer el reporte. Para facilitar dicha selección, se tienen los combos para filtrar por tipo, departamento, provincia, distrito o ya sea por el mismo establecimiento. o También se cuenta con un filtro de fechas, el cual permite ingresar un rango de fechas dado y seleccionar la periodicidad (por año o por trimestre). o Para mostrar el resultado de este reporte, se cuenta con la opción por pantalla, la misma que se logra apreciar a nivel de dimensión o de sus variables que lo componen, tanto como datos (grilla) o gráficamente (pestaña Gráfico), pero dependiendo de la periodicidad. 28

29 o De igual manera para los gráficos, se generan al hacer clic sobre la grilla de Dimensión. o En el caso del gráfico de las variables, éstas se activan cuando se hace click sobre cualquiera de las columnas de dimensiones. 29

30 o También se cuenta con un reporte gerencial (con opción de exportar a excel), que presenta la información de las grillas usando los mismos filtros usados para el reporte por pantalla. o Comparativos entre Establecimientos o En cuanto a los reportes por establecimientos con periodicidad del tipo Corte Transversal tenemos: o En todos los reportes se deben indicar el o los establecimientos con los cuáles se desea extraer el reporte. Para facilitar dicha selección, se tienen los combos para filtrar por tipo, departamento, provincia, distrito o ya sea por el mismo establecimiento. o También se cuenta con un filtro de fechas, el cual permite ingresar un rango de fechas dado y seleccionar la periodicidad (por año o por trimestre). o Para mostrar el resultado de este reporte, se cuenta con la opción por pantalla, la misma que se logra ordenar por la columna que se desee, para apreciar el ranking con respecto al resto de establecimientos. Esto se consigue haciendo doble click sobre alguna de las columnas, para esto la cabecera de dicha columna se pintará de rojo, indicando que el orden se tomó con ella. 30

31 o En cuanto a los gráficos, se muestran los TOP 10 y los BOTTOM 10. o También se cuenta con su respectivo reporte gerencial (salida por vista previa, exportar a excel y enviar a impresora). 31

32 o En cuanto a los reportes por establecimientos con periodicidad del tipo Análisis Temporal tenemos: o En todos los reportes se deben indicar el o los establecimientos con los cuáles se desea extraer el reporte. Para facilitar dicha selección, se tienen los combos para filtrar por tipo, departamento, provincia, distrito o ya sea por el mismo establecimiento. o También se cuenta con un filtro de fechas, el cual permite ingresar un rango de fechas dado y seleccionar la periodicidad (por año o por trimestre). o Para mostrar el resultado de este reporte, se cuenta con la opción por pantalla, la misma que se logra ordenar por la columna que se desee, para apreciar el ranking en el tiempo. Esto se consigue haciendo doble click sobre alguna de las columnas, para esto la cabecera de dicha columna se pintará de rojo, indicando que el orden se tomó con ella. 32

33 Para los gráficos basta con hacer clic sobre la fila (establecimiento en el que se desea ver la evolución de su índice (primer gráfico) como de su ranking (segundo gráfico) o Como en todos los reportes, éste también cuenta con su reporte gerencial (salida a vista previa, exportar a excel y enviar a impresora). 33

34 o Ranking por Variables o Se muestran las variables ordenadas de acuerdo a su índice de insatisfacción. o Matriz de Mejoras o Para el caso del cliente externo (consulta externa, emergencia, hospitalización), el reporte de matriz de mejoras permite clasificar las variables de estudio de acuerdo al nivel de prioridad vs el nivel de insatisfacción media, en escalas Alta, Moderada y Baja. o Para el caso del cliente interno (clima organizacional), el reporte de matriz de mejoras permite clasificar las variables o dimensiones, de estudio de acuerdo al nivel de prioridad vs el nivel de percepción media, en escalas no saludable, regular y saludable. 34

35 o El usuario, en el caso del cliente interno (clima organizacional) debe seleccionar entre analizar variables o dimensiones. o Los muestra agrupados de acuerdo a los niveles alcanzados por cada una de ellas, los colores de las capas van de acuerdo a la criticidad de las zonas comprendidas. 2.4 Mantenimiento o Estos procesos sirven para dar el mantenimiento a los factores de la matriz de mejoras y los usuarios y contraseñas para acceder al sistema. 35

36 o Parámetros de matriz de mejoras o Para el caso del cliente interno (clima organizacional), el usuario debe seleccionar dar el mantenimiento de los parámetros de la matriz a nivel de dimensiones o variables. o Los parámetros son ingresados a criterio del usuario, lo que le permite ir monitoreando su comportamiento, y deben guardar relación secuencial (donde termina uno empieza el otro), lo que es validado por el sistema. 36

37 o Usuarios o Con este mantenedor se podrá configurar los diferentes usuarios que tendrán acceso al SEEUS, inicialmente se muestra una grilla donde podrá filtrar los diferentes usuarios. 37

38 o Encuestadores o Con este mantenedor se podrá configurar los diferentes encuestadores que se registrarán en las encuestas del SEEUS, inicialmente se muestra una grilla donde podrá filtrar los diferentes encuestadores. 38

39 o Tipo de Encuesta o Esta opción permite al usuario cambiar el tipo de encuesta sin tener que salir del sistema. 39