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1 INSTITUTO TECNOLOGICO DE CALKINI Carrera: Ingeniería en Mecatrónica Docente: CP Luis del J. Franco Pérez Materia: Administración y contabilidad Subtema: El papel del presupuesto en la planeación Fecha Junio 2011 Unidad 5: Aplicación de la planeación con métodos, análisis e interpretación de los estados financieros 5.2 El papel del presupuesto en la planeación El papel del presupuesto en la planeación En la búsqueda de estabilizar las actividades de las empresas públicas y privadas se han venido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y principios para administrar los esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros. Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por esultado lo que se conoce como Presupuestos. El interés creciente en sistemas de presupuestación modernos se explica en parte por los cambios constantes que se dan en las situaciones políticas y económicas nacionales y mundiales. Una manera segura de disminuir el riesgo generado en lo anterior, es utilizar programas de planeación y control de utilidades (presupuestos) formalmente establecidos. Un plan presupuestal bien establecido proporciona a las administraciones programas eficientes basados en los estudios de toda la organización. DEFINICION: Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho, presupuestos significa antes de lo hecho. Existen innumerables definiciones de lo que es un presupuesto, de acuerdo con los diversos autores que hablan del tema. La Real Academia de la Lengua lo define en la Vigésima Primera edición de la siguiente forma, Presupuestar. Tr. Formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas que resultan de un negocio público o privado. 2 Incluir una partida en el presupuesto del Estado o de una corporación. Sweeny y Rachlin los definen como La presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o estrategia 1 Jorge Burbano los define como: Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un período, con la adopción de las estrategiasnecesarias para lograrlos 2 Para Cristóbal del Rio González, el presupuesto es un conjunto de pronósticos referentes a un lapso precisado 3

2 Nosotros podemos definir los presupuestos como el desarrollo y aceptación de una serie de objetivos y metas, así como de la movilización eficiente de una organización para alcanzarlos. El presupuesto es un plan de operaciones para un lapso de tiempo determinado, el cual se debe preparar de manera cuidadosa. El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero que presenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un plan, un proyecto, una estrategia. A propósito, esta definición distingue, entre otros, los siguientes aspectos: - El presupuesto no es algo aislado, más bien, como herramienta administrativa, es el resultado del desarrollo eficaz del proceso gerencial. - El presupuesto se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera. - El presupuesto está orientado hacia el futuro y no hacia el pasado, aunque en su función de control, el presupuesto se compara con los resultados reales. Esta definición no establece límite de tiempo, el presupuesto puede referirse a cualquier lapso de tiempo (días, semanas, meses y años) El presupuesto en el tiempo Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor se la incertidumbre, mayores serán los riesgos a asumir.

3 Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerán los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. El presupuesto y la gerencia estratégica. En el capitalismo la eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planeación. La gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de una manera eficiente, genera grandes beneficios. La gerencia debe entender que la instalación y la vigilancia del sistema tiene su costo y por tanto debe concedérsele la importancia que merece. Los planes los evaluara y analizara con el comité asesor (jefes de departamentos) y con la junta directiva. Al aprobar los planes se acepta que estos reportaban los mayores beneficios y, por consiguiente, deben asignarse los recursos que demande su ejecución. Los modelos de planeación estratégica son fases importantes del proceso de planeación, la definición de la misión y la visión de la organización, el diagnostico del entorno y de las condiciones internas para identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades y la especificación de las estrategias correspondientes. Clasificación de los presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les de depende de las necesidades del usuario. El cuadro sinóptico presenta algunos de sus principales enfoques: 1. Según su flexibilidad a. Rígidos, estáticos, fijos o asignados b. Flexibles o variables 2. Según el periodo que cubran a. A corto plazo b. A largo plazo 3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa a. De operación o económicos b. Financieros (tesorería y capital)

4 4. Según el sector en el cual se utilicen a. Publico b. Privado c. Tercer sector Rígidos, estáticos, fijos o asignados Por lo general se elaboran par aun solo nivel de actividad en la que no se quiere o no se puede reajustar el costo inicialmente acordado. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico, o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utiliza el sector público. Rígidos, estáticos, fijos o asignados Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas. A corto plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año. A largo plazo En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. Los lineamientos generales como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. Las grandes empresas adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica., ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. De operaciones o económicos Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre estos podrían incluirse: Ventas ingresos operacionales Producción Compras Uso de materiales Mano de obra Gastos de operación: Ventas mercado Administrativos Financieros Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.

5 Presupuesto de tesorería Se formula con las estimaciones de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolidad las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos (ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros, redención de inversiones temporales o dividendos reconocidos por la intervención del capital social de otras empresas). Se formula por periodos cortos: meses o trimestres. Es importante porque mediante el se programan las necesidades de fondos líquidos de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos o a liquidar activos. En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad. Presupuesto de erogación de capitales Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones en adquisición de terrenos, construcción o ampliación de edificios y compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con sus valores reales. Las tendencias inflacionarias deberán incorporarse en los pronósticos de este tipo de inversiones. Además, se recomienda ser cuidadoso al estimar los costos, tener en cuenta que no es viable aplicar un índice universal de incremento de precios a todo tipo de activos fijos y, por tanto, es necesario incorporar coeficientes de inflación específicos atribuibles a la inversión en terrenos, construcciones y bienes tecnológicos. Presupuestos del sector publico Cuantifican los recursos que requieren los gastos de funcionamiento, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión en proyectos de apoyo a la iniciativa privada (puentes, termoeléctricas, sistemas portuario, centros de acopio, vías de comunicación, etc.), la realización de obras de interés social (centros de salud, escuelas) y la amortización de compromisos ante la banca internacional. Este presupuesto de gastos debe ser equivalente al presupuesto de ingresos y debe cumplir las formalidades establecidas en la ley para su aprobación, ejecución y control. Presupuesto del sector privado Los utilizan las empresas privadas como base de planificación de las actividades organizacionales. Presupuesto del tercer sector Una organización del tercer sector es una asociación u organización sin ánimo de lucro constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad; está conformada por un grupo de personas que aportan trabajo voluntario, para liderar y orientar en la entidad; no busca el lucro personal de ninguno de sus miembros, socios o fundadores y tiene un carácter no gubernamental. Bibliografía: Burbano Ruiz, Jorge E. (2005). PRESUPUESTOS. Enfoque de gestión, planeación y control de recursos. 3ª. Edición. México: Mc Graw Hill.