CUSTODIAR UN MILLÓN DE CAJAS

Transcripción

1 CUSTODIAR UN MILLÓN DE CAJAS Seguridad total. El servicio más completo, la custodia de documentos más meticulosa. Y para una cantidad de información abrumadora. Se trata de más de cajas en una nave de m 2 en Ribatejada (Madrid). A ella llegan cada día contenedores. Es la instalación dedicada a archivos más grande de Europa. Texto: Manuel Palos Ribatejada es el almacén más grande del Viejo Continente dedicado a la custodia de archivos. En la imagen, uno de los corredores principales a los que van a dar los pasillos en los que se guardan las cajas con los archivos. Recall lleva 20 años custodiando documentos en la Comunidad de Madrid y en otras zonas de España. Así lo hace también en 24 países de todo el mundo. En la región madrileña utilizan dos centros, uno en Daganzo y otro, más reciente, en Ribatejada, inaugurado en 1997 y ampliado a m 2 el pasado septiembre. Dentro de tres meses se expandirán con m 2 más. La apuesta de Recall por su nuevo emplazamiento de Ribatejada ha sido tan espectacular como el resultado: estas instalaciones se han convertido en las mayores de Europa. El de Todo se inició en En ese año se fundó el Centro de Tratamiento de la Documentación (CTD), una empresa que comenzó trabajando en la microfilmación de documentos y que a partir de 1981 empezó a dedicarse a la organización de los archivos de compañías e instituciones públicas. Creó una consultoría y acudió a los ministerios y a las empresas para analizar su documentación y asesorarles en la gestión de sus flujos documentarios. En 1987, CTD inauguró su primera nave en Daganzo de m 2, en el noreste de la Comunidad de Madrid. LA NAVE PUEDE ACOGER HASTA CONTENEDORES, AUNQUE EN RECALL ESPERAN AMPLIAR ESTA CIFRA HASTA LOS I MecaluxNews

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3 LA PLANTA TIENE DOS ZONAS. EL 5% DE LA NAVE, LA PRIMERA ZONA, ES ARCHIVO VIVO; MIENTRAS QUE EL 95% RESTANTE PERMANECE EN STOCK EN LA SEGUNDA Recall ofrece la gestión integral de los documentos, o lo que es lo mismo, su clasificación y ordenamiento desde el expediente, pasando por el documento y llegando hasta la más mínima factura. De este modo, el cliente no tiene que molestarse en buscar el escrito de entre una montaña de expedientes; nosotros nos comprometemos a buscarlo por él y a entregarle en su despacho la factura, el papel o la información concreta que nos pida, comenta José Eduardo Grau. Para trasladar las cajas a distintos niveles se usan carretillas que las elevan hasta unas entradas situadas en los corredores principales. Diez años después, en 1997, haría lo propio a pocos kilómetros de esa localidad y estrenaría su segundo centro en Ribatejada. En 1998, Recall firma ya entonces con una amplia experiencia internacional y perteneciente al grupo australiano, líder en el sector, Brambles compró CTD. E incorporó a su trayectoria la veteranía en la gestión documental de la empresa española. Orden milimétrico Aquí, desde el primer día, lo que se hizo fue dar un servicio al cliente y organizar toda la documentación recibida con el objetivo de facilitarle las búsquedas y las consultas posteriores, explica José Eduardo Grau, director general de Recall en España. La idea era que el usuario no tuviera que organizar por su lado ninguna base de datos, sino que nosotros la hiciésemos por él y se la ofreciéramos como servicio, dice. El servicio de gestión de archivos de Recall, por eso, no se limita a la simple vigilancia del monto de información que las empresas o instituciones ceden para su custodia. La multinacional posee una forma exhaustiva de trabajar, que se integra perfectamente en el modo en que organizan sus propias instalaciones. Una vez que el cliente se pone en contacto con Recall y comunica su intención de externalizar la gestión de sus archivos, la empresa envía a la sede o a la oficina indicada por el usuario un equipo de documentalistas con la misión de efectuar un análisis íntegro de sus archivos. Hechas estas pesquisas, los expertos realizan una serie de recomendaciones al cliente sobre cómo gestionar sus archivos y qué tipo de servicios le puede ofrecer Recall. Cliente y custodio se ponen de acuerdo, se establecen las tarifas, se firma el contrato y se estipula la llegada de los primeros envíos de documentos a las naves de Recall. Ubicadas en Madrid Los clientes de Recall, por lo general, son empresas e instituciones ra- 72 I MecaluxNews

4 LÍDER EN GESTIÓN DE ARCHIVOS Recall es el líder. Integrada en la compañía australiana Brambles, número uno a nivel mundial en servicios de almacenaje y distribución, la firma gestiona la información de miles de empresas e instituciones públicas y privadas en 24 países de los cinco continentes. Las soluciones de gestión documental de Recall proporcionan soporte a lo largo de todo el ciclo de vida de la información de las compañías, desde la identificación y clasificación de contenidos a la destrucción asegurada de los documentos almacenados. Gran potencial Brambles factura unos millones de euros y crece exponencialmente desde hace años. En España su cifra de negocio en Madrid alcanza los 12 millones de euros. En Barcelona y Valencia gestiona de manera conjunta con otras firmas centros de custodia, lo que representa unos ingresos adicionales de siete millones de euros. En 2008, Recall espera hacerse con la totalidad de estas empresas y proseguir su expansión por España. Un mercado a decir de los expertos en el sector poco trillado aún por las compañías que ofrecen servicios de gestión documental. Sucede lo contrario en países cercanos como Francia o Reino Unido, donde el sector se encuentra bastante más maduro y no existen tantas posibilidades de negocio. da, a 15 m de la construcción más próxima. Dispone de presencia física de guardias de seguridad las 24 horas del día. Las precauciones son máximas: circuito de cámaras, perros guardianes, vallado del perímetro Y un volumen de entradas de documentos en la nave enorme. Más de contenedores o cajas repletos de escritos llegan de media cada día al centro de custodia. Y la cifra va en aumento. Al año se destruye aproximadamente entre el 10 y el 15% del total de los documentos almacenados, por requerimiento del cliente. En menos de dos meses esa cantidad ya ha sido repuesta. día y la hora de entrada de la mercancía para organizar su posterior almacenaje, la compañía se pone de acuerdo con el cliente acerca del momento en que pueden comenzar a hacerse cargo de sus documentos. Acordamos un período de tiempo en el que podemos gestionar sus archivos, indica Grau. Entonces le hacemos un presupuesto al cliente y le facturamos por cada contenedor que llegue y por cada día que esté archivado, dice. Software propio Para proceder, organizar y ejecutar el almacenaje, Recall ha creado su cancías; en este caso en el movimiento de los documentos. Los documentos con mayor movimiento se disponen en cajas abiertas, más accesibles a las consultas. dicadas en Madrid y alrededores. Operar desde la capital para usuarios situados en poblaciones más lejanas saldría demasiado costoso en términos de transporte de las mer- En Ribatejada hemos contabilizado más de 700 km de contenedores llenos de escritos; si construyésemos una línea con contenedores, uno al lado del otro, podríamos comunicar Madrid con Zaragoza en un viaje de ida y vuelta, asegura Grau. Los números abruman. En Ribatejada hay contenedores o cajas, en Daganzo unas En septiembre prevén acabar la ampliación del centro en Ribatejada en otros m 2 más y en los próximos cinco años proyectan otras dos ampliaciones. La actividad que realizamos en Recall aumenta de manera progresiva, y no sólo para esta compañía, sino para todo el sector en general, señala José Eduardo Grau, ya que las entidades españolas cada vez externalizan más la gestión de su documentación; es un sector en expansión contenedores La de Ribatejada es una nave aisla- La instalación se subdivide en varias naves que se han ido ampliando sucesivamente hasta los actuales m 2. Pero, antes de que los documentos entren físicamente por los muelles de la planta, hay una manipulación previa del cargamento por parte de los documentalistas de Recall. El material hay que ordenarlo por series documentales, organizarlo numéricamente, alfabéticamente, por fechas Ese trabajo se acomete en las estancias del cliente, antes de que se proceda a su envío a Ribatejada. De la llegada de los documentos a la nave se ocupa la propia flota de furgonetas de la empresa, que oscila entre nueve y 12 vehículos. Sobre el propio software: Request. Es un sistema de gestión adaptado a las necesidades y a su forma de trabajar. Con escáner y trazabilidad absoluta de todos los elementos almacenados. Por decirlo así, el escáner tiene una foto y un histórico de cada legajo custodiado. De este modo, Recall sabe cuándo se ha movido, quién lo ha movido y hacia dónde se ha desplazado. Del almacenaje se encargan 40 operarios ayudados por una máquina retráctil, una frontal de apoyo y dos transpaletas. Y todo ello se desarrolla en una nave con una altura de entre 10 y 15 m en su parte más alta, que guarece estanterías divididas por módulos de 2,7 m de anchura y 3 de alto, con una capacidad para seis contenedores. En total caben hasta 126 contenedores en cada módulo o I 73

5 Al ser todas las cajas iguales y sólo identificarse por un código de barras, queda asegurada la privacidad del contenido de las mismas. cuerpo. Cada pasillo bordea de 18 a 20 módulos. Estos, a su vez, se dividen en fases; a cada cinco pasillos le corresponde una fase. Las estanterías además están dimensionadas para recibir más peso del necesario de cara a almacenar los documentos. Toda medida de seguridad es poca. Los contenedores pueden albergar 15 kg de documentos, mientras que los anaqueles sostienen un máximo de 20 kg. Dos zonas Básicamente, el almacén se divide en dos zonas. El 5% de la nave, la primera zona, es archivo vivo, y el 95% de los archivos restantes permanece en stock en la segunda. En ésta, las estanterías acogen tres contenedores en altura y tres de fondo por tres o cuatro de alto. Toda la documentación se mantiene archivada en contenedores o cajas estándar de cartón con una capacidad de 48 l. EN SEPTIEMBRE, LOS CONTENEDORES POSEERÁN RFID: UN CÓDIGO DE BARRAS Y UN CHIP, QUE PERMITIRÁN CONOCER SU INTERIOR FICHA TÉCNICA ESTANTERÍAS DE RACK MANUAL CON CUATRO Y CINCO ENTREPLANTAS Longitud: 120 m Anchura: 94 m Altura: 15 m Nº de estanterías: Nº de pasillos: 115 Ancho del pasillo: 0,80 m Nº de niveles de carga: 2 por entreplanta Nº de módulos por estantería: 12 Capacidad por hueco: 54 ó 72 contenedores Unidad de carga: cajas de 40 x 42,5 x 29 cm. 20 kg máximo Capacidad total: contenedores AUDITORÍA CON RADIOFRECUENCIA A la seguridad se le une la trazabilidad absoluta de todos los documentos y la implantación progresiva de un sistema de radiofrecuencia para localizar cualquier elemento almacenado. Una máquina que tiene el aspecto de un moderno ordenador, instalada sobre una especie de paleta con ruedas, especialmente diseñada para ello, se encarga de auditar todos los documentos clasificados mediante RFID. Se trata de la joya de la corona. Pionera en Europa El procedimiento es bien sencillo. La máquina va registrando y localizando los documentos a la vez que recorre los pasillos de la nave, empujada en su pequeño carrito por uno de los operadores del centro. Rápidamente capta las frecuencias de los contenedores y las estanterías con RFID incorporado y lee lo que ellas encierran. Recall es pionera en Europa a la hora de utilizar este sistema para la gestión de archivos almacenados. En la parte de archivo activo, las estanterías sólo tienen un contenedor de fondo para facilitar al máximo las consultas. Se trata de contenedores abiertos, unidades de archivo a las que acceder de una manera rápida y ágil. El servicio tiene un precio distinto según la documentación permanezca en archivo activo o pasivo, siendo más caro el primero. Normalmente las grandes empresas a las que sirve Recall suelen utilizar los dos servicios, las dos zonas, distinguiendo entre unos archivos y otros. La instalación se compone de estanterías para cajas formadas por paneles metálicos, con bastidores de una altura de hasta 12,5 m. Se arman con pasarelas que dibujan pasillos de 800 mm con suelo emparrillado preparado para cargas de hasta 250 kg por m 2 y corredores de mm de piso estriado perforado capaz de sostener hasta 900 kg por m 2. La estructura puede acoger un máximo de contenedores, aunque en Recall esperan ampliar esta cifra hasta los con la puesta en marcha de las sucesivas ampliaciones. Lecturas con escáner Tenemos un sistema de auditoría de todo lo que hacemos, asegura el director general, José Eduardo Grau. 74 I MecaluxNews

6 Las medidas contra-incendios y los dispositivos de seguridad son abundantes en todo el recinto. Radiofrecuencia Y de los problemas y de la optimización en la gestión de archivos, el paso a la inevitable inversión en las últimas tecnologías es inmediato. El próximo septiembre, Recall será la primera empresa de su sector en Europa que utilice un sistema de RFID. Vamos a emplear esta tecnología para auditar los archivos que gestionamos, indica Grau. Es un control automático del sistema que actúa como el corazón del programa informático, prosigue. Lo que hace es validar que ejecutamos exactamente los pedidos que se gestionan con cada cliente, teniendo en cuenta los compromisos asumidos con ellos. El sistema de Recall se alimenta a través de las lecturas que se hacen a partir de los escáneres y con las horas de entrega exactas en la dirección del usuario. La fiabilidad es casi absoluta. Este mes ha sido baja en Madrid y, sin embargo, fue del 96%, recalca Grau. Y en ese 4% en que hemos fallado, el 80% de los casos ha sido por culpa del tráfico para entregar los pedidos en la capital, asegura. Es precisamente gracias a esa medición exhaustiva de todo lo que hacemos por lo que conocemos perfectamente qué ha fallado y cuál es el problema en cada situación concreta, describe Grau. De ese modo, sabemos cómo resolver el problema lo más rápido posible, apostilla. LA FIABILIDAD EN NUESTRAS GESTIONES ES, COMO POCO, DEL 96%, INDICA JOSÉ EDUARDO GRAU, DIRECTOR GENERAL DE RECALL ESPAÑA IMPRESCINDIBLES Seguridad contra el fuego Más de rociadores protegen las instalaciones de Recall en Ribatejada de cualquier imprevisto. Están repartidos por todos los pasillos de la nave, cada 2,5 m hay uno de ellos, destinados a sofocar cualquier pequeño conato de incendio desde la raíz. El agua que alimenta estos dispositivos está garantizada. Una pequeña caseta exterior a la nave contiene dos motores eléctricos que impulsan el líquido hasta los rociadores; si estos fallan, otros dos motores de gasoil aseguran que en ningún caso faltará agua para los dispositivos contra-incendios. Más protección Dos guardias controlan el perímetro de la nave y un profesional vigila la planta las 24 horas del día. Una valla impide el paso al área de custodia de la instalación. Y un circuito de cámaras observa y filma la presencia de cualquier intruso. Caos controlado Por si esto fuera poco, la propia organización caótica del almacén, establecida por el programa informático, crea otro obstáculo más ante una eventual tentativa de sustracción de algún documento. Todos los contenedores donde se guardan los archivos son iguales, y al no estar ordenados ni por empresas, ni por tipos de instituciones, ni por familias de documentos, hallar un escrito en concreto entre millones de opciones es casi imposible. La RFID no cambia nuestra manera de trabajar, lo que hace es perfeccionarla notablemente, precisa Grau. Los contenedores poseerán así un código de barras y un chip con antena en su interior y las estanterías tendrán también códigos de radiofrecuencia incorporados, cuenta el director general. Con esta tecnología sabremos con total seguridad qué es lo que tenemos y dónde. La capacidad de localización y ordenación de la radiofrecuencia apabulla. Una persona tardaría cinco años en clasificar todos los archivos que una de estas máquinas localizaría en tan sólo 15 días. A partir de septiembre, todos los documentos que lleguen podrán ser almacenados mediante esta nueva tecnología, y los clientes que así lo deseen podrán controlar sus documentos con RFID. La rotación media de un contenedor es baja, si se considera el volumen total de elementos almacenados. El porcentaje de contenedores que se mueve al finalizar el año no llega al 5%, pero casi todos ellos lo hacen con bastante asiduidad. Hay incluso una regla estadística: cuando un contenedor se mueve, la probabilidad de que lo haga otra vez es muy alta. Cada contenedor y cada tipo de documento tienen una fecha límite, un plazo de expiración según sea el documento (si es un contrato, una factura, un expediente con fecha de ca- 76 I MecaluxNews

7 ducidad, etc.). Cuando la vida útil de un documento acaba, la compañía se pone en contacto con el cliente para comunicarle que el escrito no tiene validez y que se puede proceder a su destrucción. El usuario decide y debe dar su consentimiento expreso para que el archivo sea destruido. De lo contrario, permanecerá en la planta hasta nueva indicación. Preparación de pedidos La nave de Recall en Ribatejada tiene dos muelles, dos zonas que sirven a la vez para las entradas y las salidas del almacén. Hay un área de control de calidad y otra de preparación de pedidos. En la zona de calidad, el operador comprueba que todos los encargos que van a salir son los que ha ordenado el cliente. Una vez verificados, se embalan, en cajas o en sobres (dependiendo del tipo de documento), y se les coloca la dirección del cliente. Hecho esto, se introducen en la ruta del día siguiente y se meten en alguno de los dos carros de expedición, de donde se extraerán justo antes de que sean enviados a los usuarios. A la mañana siguiente de que se produzca el pedido, el transportista valida con un escáner todas las salidas que se realizan y de las que él se ocupa. En Recall tienen un procedimiento establecido para la preparación de encargos y consultas. La compañía de custodia recibe los requerimientos de los clientes hasta las tres de la tarde. Después de esta hora sólo se aceptan los pedidos urgentes, que se procesan con otras tarifas y fórmulas. Desde las tres a las 12 de la noche (cuando se cierra la instalación hasta las ocho de la mañana del día siguiente), los operarios gestionan los encargos, los preparan y los colocan en los dos carros dispuestos para las expediciones. El jefe de operaciones examina en todo momento qué pedidos tiene, hace una clasificación a través del sistema informático y dependiendo de los medios de los que dis- EL CLIENTE OPINA Recall ofrece la gestión integral de los documentos, o lo que es lo mismo, su clasificación y ordenamiento desde el expediente pasando por el dosier y llegando hasta la más mínima factura. De este modo, nuestros clientes no tienen que molestarse en buscar un legajo de entre una montaña de expedientes; nosotros nos comprometemos a buscarlo por él y a entregarle en su despacho la factura, el contrato o la información precisa que nos demande, comenta José Eduardo Grau, director general de Recall España. Trabajo exhaustivo La multinacional posee una forma exhaustiva de trabajar que se integra perfectamente en el modo en que organizan sus propias instalaciones. Para ello es fundamental el sistema informático utilizado por la firma de custodia. Y por eso hay una trazabilidad absoluta de cada documento o grupo de archivos, a fin de localizarlos, lo antes posible, de entre el conjunto de documentos que integran el contenedor, si el pedido del cliente se circunscribe únicamente a una factura, un contrato o un escrito. ponga efectúa una distribución de las mercancías entre los transportistas. El promedio de salidas suele ser de 150 encargos destinados a consultas y entre 200 y 170 pedidos que implican la recogida de los documentos en la nave. Este volumen se traduce en una media de expediciones que ronda los artículos (principalmente, documentos en cajas, expedientes en sobres, etc.) de consultas y las 150 órdenes de trabajo. D