preparado? PRODUCTIVIDAD y Tecnología Eficaz con Berto Pena

Transcripción

1 preparado? PRODUCTIVIDAD y Tecnología Eficaz con Berto Pena

2

3 Londres Ciudad del Cabo Moscú Sidney

4 Quit? Continue?

5 o cambias... o esto se ROMPE

6 PRODUCTIVIDAD para Humanos

7 Me llevó toda la vida aprender lo que NO tenía que tocar. Dizzy Gillespie Músico de Jazz

8 HÁBITOS

9 alguna vez has tenido que reinstalar software en tu PC?

10 eso es lo que la Productividad Personal hace con tu trabajo. Y ESO ES JUSTO LO QUE VAS A DESCUBRIR Y APRENDER HOY.

11 Tareas y Planificación Cómo Dominar el plan y menú para el día de HOY DESCANSO Tecnología más Productiva

12 TAREAS Y PLANIFICACIÓN PARTE1

13 tu productividad diaria depende de 3 PIEZAS que debes cuidar... Planificación Tareas Atención

14 Cuando buscas resultados la primera hora del día vale doble.

15 ??? qué es lo primero que hacemos al empezar?

16 Llamadas Reuniones

17 empieza haciendo la roca más grande ANTES DE CUALQUIER OTRA COSA

18 Y POR QUÉ?

19 1 Estás más despejado y rindes mejor

20 1 Estás más despejado y rindes mejor 2 Consigues resultados desde el minuto 1

21 1 Estás más despejado y rindes mejor 2 Consigues resultados desde el minuto 1 3 Tú y los demás estáis menos distraidos

22 1 Estás más despejado y rindes mejor 2 Consigues resultados desde el minuto 1 3 Tú y los demás estáis menos distraidos 4 Da ánimos y satisfacción para continuar

23 1 Estás más despejado y rindes mejor 2 Consigues resultados desde el minuto 1 3 Tú y los demás estáis menos distraidos 4 Da ánimos y satisfacción para continuar 5 Esquivas las urgencias que aparecerán

24 estas tareas se llaman...

25 TAREAS CLAVE el corazón de tu día de trabajo

26 El trabajo de cada día empieza a hacerse bien desde el día antes.

27 PLANIFICA POR ADELANTADO antes de irte dedica 15 min a planear el trabajo de mañana

28 para planificar necesitas entender y conocer bien tus tareas diarias. NO todas son iguales!

29 R E S U L T A D O S Proyectos medio-largo plazo Tareas Clave Tareas complementarias Tareas que repites Microtareas Urgencias

30 EJERCICIO EN GRUPO cómo planificar el trabajo de mañana

31 Una tarea para cada momento, un momento para cada tarea. Dicho Productivo

32 GANAS Y CONCENTRACIÓN } tu día de trabajo MAÑANA } S ORE MEN EAS TAR TAREAS IMPORTANTES MEDIODÍA FIN DÍA

33 así que PLANIFICAR consiste en... DECIDIR ELEGIR QUÉ TAREAS EL MOMENTO

34 Trabajo es eso que haces entre interrupciones y distracciones.

35 TU ATENCIÓN ES EL MAYOR TESORO EN TU TRABAJO

36 tus virtudes y habilidades están separadas...

37 ATENCIÓN

38 EJERCICIO VISUAL Atención vs. Distracciones

39 DISTRACCIONES ATENCIÓN E INTERRUPCIONES

40 DISTRACCIONES Momentos de desatención provocados por mí. Obstáculos autoimpuestos fáciles de eliminar. E T N S A I E L D E A N M O S R E P S O T I B Á H

41

42 qué HACER?

43 para hacer bien una tarea clave ANTES hay que hacer otra cosa MEDIDAS ANTI TAREA CLAVE DISTRACCIONES hay que empezar por aquí

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45 1 SOLA TAREA APLICACIÓN VENTANA

46 INTERRUPCIONES Constantes parones provocados por otros. Barreras duras PERO que se pueden reducir. E T N A I O D P E I U M Q E E D S O T I B HÁ

47 Pide que no te interrumpan Trabaja con una libreta cerca cómo evitar las interrupciones de mis COMPAÑEROS Analiza lo que te piden Practica el sí pero no (siempre constructivo)

48 LA MAYORÍA DE LAS INTERRUPCIONES ENTRE COMPAÑEROS SON...

49 EGOÍSTAS Y PUEDEN ESPERAR

50 el mejor hábito EN EQUIPO es el RESPETO

51 CÓMO dominar tu PARTE2

52 EJERCICIO Cuáles son los peores hábitos del

53

54 Si no controlas el será él el que te controle.

55 3 hábitos esenciales para utilizar mejor el

56 no empieces el día abriendo el

57 lo que mejora tu rendimiento es retrasar ese primer gesto minutos

58 chequea menos a lo largo del día

59 lo que mejora tu rendimiento es comprobar tu veces/día

60 ANTES DESPUÉS 7:00 7:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 19:00 20:00 21:00 22:00

61 decide rápido qué hacer con cada

62 Cómo organizar los mensajes y atender antes los importantes.

63 FILTROS Y REGLAS para organizar tu de manera automática

64 Outlook Apple Mail MAIL

65 y si pudieras tener un mayordomo que CLASIFICARA el diario en tu lugar?

66 Algunos s son como agua hirviendo y otros como el hielo.

67 INBOX

68 cada mensaje que recibes tiene su propia temperatura

69 jefe/socio clientes IMPORTANCIA + PRIORIDAD + NECESIDAD proyectos mi equipo newsletters notificaciones amigos/familia

70 SIN FILTROS

71 TOTAL 72 Inbox Juan Díaz Pedro Pérez AdiMac Elena Salvador Juan Díaz Facebook Ana Soto Elena Salvador Dept. Comercial AdiMac Facebook Sean Jones Eduardo Sanz Nicolás Barberá LinkedIN Mike Tornburn Juan Díaz British Airways Excutive María Arriola Reunión urgente para el lunes próximo Tienes que ver esto... NO TE LO PIERDAS! Precios y fechas del nuevo Mac Detalles e itinerario viaje a Cape Town Duda sobre el Business Plan de Francia Facebook: Pepito Pérez quiere ser tu amigo Detalles y Reestructuración del Proyecto Z Bono hotel viaje a Barcelona Enero 2012 Consulta relacionada con tu solicitud Newsletter Mensual: Novedades Apple Facebook: Pepito Díaz ha respondido a la cadena de... Cape Town new attraction! Supercool for you Berto! Análisis nuevos productos de la competencia Nuevo organigrama del Proyecto Z LinkedIN Network Updates Check out this new restaurant in Cape Town! Cambios urgentes presupuesto Francia British Airways Executive: Your latest Excecutive Club... Consulta sobre Factura 012/3210

72 CON FILTROS

73 jefe equipo VIPs yo solo FILTROS proyecto boletín redes amigos

74 TOTAL 72 Inbox Juan Díaz Pedro Pérez AdiMac Elena Salvador Juan Díaz Facebook Ana Soto Elena Salvador Dept. Comercial AdiMac Facebook Sean Jones Eduardo Sanz Nicolás Barberá LinkedIN Mike Tornburn Juan Díaz British Airways Excutive María Arriola Reunión urgente para el lunes próximo Tienes que ver esto... NO TE LO PIERDAS! Precios y fechas del nuevo Mac Detalles e itinerario viaje a Cape Town Duda sobre el Business Plan de Francia Facebook: Pepito Pérez quiere ser tu amigo Detalles y Reestructuración del Proyecto Z Bono hotel viaje a Barcelona Enero 2012 Consulta relacionada con tu solicitud Newsletter Mensual: Novedades Apple Facebook: Pepito Díaz ha respondido a la cadena de... Cape Town new attraction! Supercool for you Berto! Análisis nuevos productos de la competencia Nuevo organigrama del Proyecto Z LinkedIN Network Updates Check out this new restaurant in Cape Town! Cambios urgentes presupuesto Francia British Airways Executive: Your latest Excecutive Club... Consulta sobre Factura 012/3210

75 TOTAL 72 INBOX (6) Jefe/Socio (10) Clientes y VIPS (6) Mis Proyectos (12) Mi Equipo (8) Newsletters (9) Notificaciones (11) Amigos/Familia (10)

76 CUÁNDO revisar tu (cada carpeta) Carpetas Calientes Carpetas Templadas 4 veces/día 2 veces/día Carpetas Mediofrías Carpetas Muy Frías 1 vez/día cada 2 días

77 Cómo escribir mejores s y ser más eficaz al contestar.

78 El la mejor opción? Piensa antes de escribir ANTES de escribir cualquier mensaje Fija límites: sólo 2-3 líneas Sé más directo y preciso

79 Si es una tarea incluye el Qué Cuándo Cómo al REDACTAR cualquier mensaje Plantillas para ahorrar tiempo Evita copiar a todo el mundo Escribe muy bien el Asunto

80 hacemos un DESCANSO 20 minutos

81 TECNOLOGÍA MÁS PRODUCTIVA PARTE3

82 Tu vida digital está abarrotada de notas, datos e información.

83 Links Interesantes Anotaciones rápidas Ideas e inspiración Artículos de Interés tu vida digital genera mucha ACTIVIDAD Información de Referencia Esbozos de Proyectos Notas de Reuniones Webs de Investigación Histórico de Cambios

84 DÓNDE LO GUARDAS? CÓMO LO ORGANIZAS? CÓMO LO ENCUENTRAS?

85 ANTES trabajábamos así...

86 AHORA trabajamos así...

87 EJERCICIO Información digital y problemas habituales

88 aplicaciones en la NUBE

89 NUBE?

90

91 disco duro Evernote notas y apuntes Dropbox

92 EVERNOTE

93 TU 2º CEREBRO en la Nube para guardar y no olvidar

94 tareas texto listas audio imágenes PDFs tablas escaneos enlaces tarjetas evernote de viaje un taxi portátil PC oficina la calle aeropuerto reunión cibercafé casa de amigo en un hotel...

95 ORDENADOR e d y a t i u Grat ($45) o g a P MÓVIL / TABLET

96 # vamos a ver casos prácticos en los que Evernote resulta productivo.

97 con un proyecto de trabajo notas de reuniones y brainstorming backup y log de s importantes artículos de prensa e investigación ideas y esbozos de próximas acciones business cards de clientes (escaneadas)

98 con un próximo viaje a París tarjetas de embarque impresas en PDF voucher, mapa y detalles de mi hotel pequeño diccionario español-francés teléfonos útiles y datos de interés restaurantes, zonas, tiendas para visitar

99 con las cosas de casa lista semanal-mensual de la compra comparativa de cámaras de vídeo colección de recetas de cocina datos útiles colegio de los niños organizar fiesta cumple de mi pareja

100 SINCRONIZADO

101 COMPARTIDO

102 Springpad MS OneNote hay alguna otra aplicación parecida como alternativa?

103 DROPBOX

104 DISCO ONLINE EN LA NUBE

105 hojas cálculo docs texto photoshop powerpoint fotos BBDD películas música PDFs todo! dropbox de viaje un taxi portátil PC oficina la calle aeropuerto reunión cibercafé casa de amigo en un hotel...

106 ORDENADOR e d y a t i u Grat ($99) o g a P MÓVIL / TABLET

107 Acceso con navegador Acceso sin conexión VENTAJAS de Dropbox que lo hacen único Siempre sincronizado Compartir con otros Control de versiones Recuperar archivos

108 Dropbox se puede COMPARTIR PARA TRABAJO EN EQUIPO

109 Carpeta común para Proyectos y Clientes Repositorio de Recursos: logos, info corp... Almacén de Catálogos, Guías y Manuales Flujo de Trabajo mediante Carpetas

110

111 El vale para Enviar, pero no para Colaborar en Equipo.

112 tienes dos formas de trabajar con documentos... ANTIGUA Reenviar por PRODUCTIVA COMPARTIR ONLINE Adjuntar por Colgar en local Entregar USB sincronización? lento y confuso inaccesibilidad

113 aplicaciones para COLABORAR en... DOCUMENTOS PROYECTOS

114 #1 colaborar en DOCUMENTOS

115 { Cambiar Combinar COLABORAR DOCUMENTO MÁS de una PERSONA Comentar Modificar Sugerir Descargar

116

117 Textos Textos Textos Textos Hojas Cálculo Hojas Cálculo Hojas Cálculo Hojas Cálculo Presentaciones Presentaciones Presentaciones Anotaciones Formularios Formularios Calendario Notas CRM Conferencias...

118 #2 colaborar en PROYECTOS

119 COLABORAR PROYECTO {{ Documentos Cambiar Tareas Combinar Fechas límite Comentar Mensajes Modificar Historial Sugerir Seguimiento Descargar EQUIPO

120

121 ATENCIÓN! que ya estamos TERMINANDO :-)

122 y ahora qué?

123 Planificación diaria Escribir sin distracciones Distinguir tareas (clave, periódicas...) Usar utilidadades de autotexto Empezar con una tarea Clave Utilizar aplicaciones online Concentración/distracciones Concentración/interrupciones Teléfono (buzón/interrupciones) Interrupciones de otros Utilizar disco duro online Evernote y gestión de notas Colaboración en real time Empezar el día SIN Reducir chequeo del Organizar con Filtros Escribir mejores s Cuidar el Asunto del

124 NO INTENTES TODO A LA VEZ

125 puedes EMPEZAR YA mismo con tres grandes hábitos personales... Planifica hoy lo de mañana Cuida al 100% Empieza con tu Atención 1 tarea clave

126 cambiar y mejorar está en tu mano... qué es lo próximo que VAS A HACER?

127 pequeños pasos

128 MARCAN LA DIFERENCIA

129 Con los sueños te inspiras, con las metas te guías y con los objetivos haces. Berto Pena Escritor y Formador

130 GRACIAS

131 muchas GRACIAS

132 s a t s e n a s e r si te inte s á r a r t n o c n ideas e b e w i m n e s á m m o c. i b a s thinkwa