Manual de Procedimientos

Transcripción

1 Manual de Procedimientos para toma y envio de muestras biológicas al Servicio de Referencia de la Unidad de Patología Clínica

2 Unidad de Patología Clínica Laboratorios Centrales: Av. México 2341 C. P Guadalajara, Jal., México Tels. (33) con 30 líneas Servicio de Referencia (33) Fax. (33) Lada sin costo Manual de procedimientos para la toma y envío de muestras biológicas al Servicio de Referencia de la Unidad de Patología Clínica

3 Contenido Página Bienvenida 3 Instrucciones para el envío de muestras 4 biologicas al servicio de referencia de la UPC Orden de Referencia (formulario) 5 Manejo de la orden (formulario) por el laboratorio solicitante 6-7 Muestrario de tubo primario para las muestras de sangre 8-9 Identificación de las muestras 10 Instructivo de biología molecular Instructivo de microbiología 15 Preparación de muestras para el envío 16 Empaque para la transportación 17 Mensajería 18 Consulta de resultados por internet, fax o teléfono 19 Sistema de crédito y cobranza 20 2

4 Los Laboratorios Centrales y el Departamento de Referencia les damos las gracias por darnos la oportunidad de servirle. Durante el proceso analítico de su solicitud, cualquier comentario, duda o aclaración comuníquese con nosotros, siempre uno de nuestros especialistas atenderá con mucho gusto su inquietud. Atentamente Dr. Guillermo José Santoscoy Tovar DIRECTOR 3

5 Cuando envié una muestra biológica al laboratorio asegúrese de que lleve nuestro formulario de referencia. Nosotros mismos le enviaremos todo el material que necesite. Asegúrese de que contenga los datos completos: Clave del laboratorio Remitente (Nombre del laboratorio) Fecha de envío Nombre del paciente Domicilio Ciudad Sexo Edad Código del examen Pruebas solicitadas Volumen total de orina (cuando se trate de orina de 24h) Medio por el cual quiere que le sean reportados sus resultados. NOTA IMPORTANTE: El formulario debe llenarlo de preferencia a máquina y enviar las tres hojas (original y 2 copias) así se evita confusiones de estudios y evitaremos los problemas. Por favor, utilice un formulario por paciente. 4

6 (Formulario) Ejemplo de la orden que enviarán con la muestra Nombre del Laboratorio: Domicilio: UNIDAD DE PATOLOGIA CLINICA LABORATORIOS CENTRALES: AV. MEXICO 2341 C. P GUADALAJARA, JAL., MEXICO TELS. (33) CON 30 LINEAS SERVICIO DE REFERENCIA (33) FAX. (33) LADA SIN COSTO DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Fecha de envío: Nombre del Paciente: Clave Lab. Día Mes Año Ciudad: Sexo: F M Edad: CODIGO DEL EXAMEN PRUEBA (S) SOLICITADA (S) Nombre de la persona que envío la (s) muestra (s) Volumen de orina: ml. 24 h. Consulte sus resultados en internet en nuestra página Web Favor de escribir a máquina y enviar las tres copias LADA SIN COSTO:

7 La persona responsable del manejo de la muestra biológica debe de checar: Código del examen Nombre de la prueba solicitada Envío en el medio de transporte correspondiente si lo requiere Tipo de muestra biológica adecuada al examen solicitado La persona responsable de llenar el formulario debe: Completar los espacios correspondientes a: Fecha Nombre del paciente Edad del paciente Sexo Nombre de la persona que envió las muestras. Checar que la orden coincida con los estudios solicitados al paciente. Enviar la orden completa (original y 2 copias) junto con la muestra a los laboratorios centrales de Unidad de Patología Clínica. El Laboratorio: Conservará las copias de la orden de referencia, para los trámites administrativos y facturación. Al final de cada mes se le enviará una relación de todas los muestras remitidas; junto con la relación se le hará llegar la copia azul de la orden de referencia. 6

8 2 (Formulario) Ejemplo de la orden con los datos necesarios UNIDAD DE PATOLOGIA CLINICA LABORATORIOS CENTRALES: AV. MEXICO 2341 C. P GUADALAJARA, JAL., MEXICO TELS. (33) CON 30 LINEAS SERVICIO DE REFERENCIA (33) FAX. (33) LADA SIN COSTO DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Clave Lab. 001 Nombre del Laboratorio: UNIDAD DE PATOLOGIA CLINICA Domicilio: AV. MEXICO 2341 Ciudad: GUADALAJARA, JAL. CODIGO DEL EXAMEN PROLACTINA PERFIL TIROIDEO Día Mes Año Fecha de envío: 12 NOV 06 Nombre del Paciente: ANGELICA PEREZ GAYTAN Sexo: XF PRUEBA (S) SOLICITADA (S) M Edad: 42 años 1 6 Nombre de la persona que envío la (s) muestra (s) SILVIA GARAY Volumen de orina: ml. 24 h. Consulte sus resultados en internet en nuestra página Web LADA SIN COSTO: Favor de escribir a máquina y enviar las tres copias Registro clínico 2. Datos del laboratorio solicitante 3. Nombre de quien envía 4. Solicitud de examenes 7

9 Muestras de Sangre, Suero o Plasma: Sugerimos consultar el libro Valores de Referencia de la Unidad de Patología Clínica 7ª Edición Contenido 1. Información 2. Servicio de Referencia 3. Imagenología 4. Valores de Referencia 5. Abreviaturas y símbolos más frecuentes 6. Índice de pruebas por orden alfabético Procedimiento: 1. Tome la muestra en el tubo adecuado, ejemplo: Tapón del tubo: ROJO Contenido del tubo: No contiene anticoagulante o preservativo Tapón del tubo: AMARILLO Contenido del tubo: Gel separador del Suero 8

10 Tapón del tubo: VERDE Contenido del tubo: Heparina Sodica Tapón del tubo: AZUL Contenido del tubo: Citrato de sodio Tapón del tubo: LAVANDA Contenido del tubo: EDTA potásico o sódico Tapón del tubo: NEGRO Contenido del tubo: Citrato de Sodio (Sedimentación globular) 9

11 Tapón del tubo: GRIS Contenido del tubo: Oxalato potásico y fluoruro de sodio Tapón del tubo: BLANCO TRANSPARENTE Contenido del tubo: EDTA y gel separador de plasma 10

12 La identificación de la muestra en el tubo debe contener: Nombre del paciente Fecha de toma Tipo de muestra biológica Sangre, suero, plasma, orina o L.C.R., etc. 11

13 Instructivo y procedimientos de toma de muestra para Papilomavirus Humano (VPH) Tipo de muestra Material Recolección de la muestra Raspado Cervical Tubo estéril Specimen Transport Medium o 1 ml en solución salina estéril. Introducir un hisopo o cepillo en el cuello uterino y tratar de tomar la mayor cantidad de secreción y células. Resuspender el material obtenido en el tubo Specimen transport medium o 1 ml de solución salina estéril y enviar lo antes posible con refrigerante. Raspado Uretral Tubo estéril Specimen Transport Medium o 1 ml en solución salina estéril. Raspar con un hisopo o cepillo en el meato uretra Surco Balano-Prepucial y tratar de tomar la mayor cantidad de secreción y células. Resuspender el material obtenido en el tubo Specimen Transport Medium o 1 ml de solución salina estéril y enviar lo antes posible con refrigerante. Secreción de herida o piel Tubo estéril Specimen Transport Medium o 1 ml en solución salina estéril. Raspar con un hisopo o cepillo el área y tratar de tomar la mayor cantidad de secreción y células. Resuspender el material obtenido en el tubo Specimen Transport Medium o 1 ml de solución salina estéril y enviar lo antes posible con refrigerante. Biopsias en fresco Tubo estéril Specimen Transport Medium o 1 ml en solución salina estéril. Tomar la muestra y depositarla en el tubo Specimen Transport Medium o en 1 ml de solución salina estéril sin añadir preservativos y enviar inmediatamente. 12

14 Condiciones para la toma de muestra de las siguientes pruebas: Código Prueba Tipo de muestra Condiciones Aplicaciones Clínicas 1501 Virus de la Hepatitis B VHB PCR Cualitativo 3 ml. de suero Tomar la muestra de sangre 7 ml en tubo estéril (Tapón Amarillo). Al formarse el coágulo, separar inmediatamente el suero en forma completamente estéril y congelar. Enviar en hielo seco. Confirmación de infección por el virus de la Hepatitis B Citomegalovirus CMV PCR Cualitativo 4 ml de sangre total con EDTA Tomar la muestra de sangre total (4 ml) con EDTA en tubo estéril (Tapón Lavanda). Enviar con refrigerante. Confirmación de infección por Citomegalovirus Mycobacterium tuberculosis Mtb PCR Cualitativo Expectoración Orina Depositar 2-3 expectoraciones de preferencia las de la mañana en un frasco estéril. Depositar 20 ml de orina en frasco estéril. Confirmación de infección por Mycobacterium tuberculosis LCR, pleural, sinovial o pericárdico 5 ml de líquido y colocarlo en un tubo de tapón amarillo Secreción de herida Enviar 3-4 ml de la secreción en frasco estéril. Jugo Gástrico Colocar 10 ml de jugo gástrico en frasco estéril Tejido fresco Tejido incluido en parafina Colocar g de solución salina estéril en un frasco o tubo. No utilizar formol. Enviar bloque completo Sangre Sangre total 4 ml con EDTA. (En tubo estéril tapón lavanda) * Enviar todos los productos con refrigerante excepto la parafina. 65 Chlamydia trachomatis Hibridación HPA Cualitativo Raspado uretral, c ervico-vaginal, conjuntival, rectal, orina y semen. Enviar el hisopo en tubo estéril o si es líquido 2 ml del mismo. Confirmación de infección por Chlamydia trachomatis. 13

15 Condiciones para la toma de muestra de las siguientes pruebas: Código Prueba Tipo de muestra Condiciones Aplicaciones Clínicas 1879 Papiloma Virus Humano VPH Captura de Híbrido (Hybrid capture II HPV DNA DIGENE Raspado cervical, Raspado uretral, Secreción de herida y biopsias Resuspender el material obtenido del raspado o secreción en un tubo estéril Specimen Transport Medium o en un tubo estéril con 1 ml de Solución Salina. Enviar lo antes posible con refrigerantes. Nota: No haberse realizado colposcopia 10 días antes de la toma de muestra. Confirmación de infección por el Papilomavirus hu-mano Virus de la Hepatitis C VHC RT PCR Cualitativo 3 ml de suero Tomar la muestra de sangre 7 ml en tubo estéril (tapón amarillo). Al formarse el coágulo, separar inmediatamente el suero en forma completamente estéril y congelar. Enviar en hielo seco. Confirmación de infección por el virus de la Hepatitis C Virus de la Hepatitis C VHC (Carga Viral) RT-PCR Cuantitativo 3 ml de suero Tomar la muestra de sangre 7 ml en tubo estéril (tapón amarillo). Al formarse el coágulo, separar inmediatamente el suero en forma completamente estéril y congelar. Enviar en hielo seco. Monitoreo y evaluación de tratamiento antiviral Virus de Inmunodeficiencia Humana (VIH)-PROVIRAL PCR Cualitativo 4 ml de sangre total con EDTA Tomar la muestra de sangre 4 ml en tubo estéril con EDTA (tapón lavanda). Enviar con refrigerante. Confirmación de infección por el Virus de la Inmunodeficiencia Humana (VIH) Virus de Inmunodeficiencia Humana VIH (Carga Viral) RT-PCR Cuantitativo Ultrasensible 3 ml de plasma Tomar la muestra de sangre 7 ml en tubo estéril con EDTA (tapón blanco). NO UTILIZAR OTRO ANTICOAGULANTE. Separar inmediatamente los 3 ml de plasma en tubo estéril y congelar. Enviar en hielo seco. Monitoreo y evaluación de tratamiento antiviral. NOTA: El VHC y VIH son RNA virus, que se degradan muy rápidamente por la presencia de RNAsas presentes en el medio ambiente (tubos no estériles, en las manos, polvo, etc.) Estas RNAsas son enzimas que degradan el genoma RNA virus. Las pruebas de Biología Molecular detectan el genoma de estos virus, por lo que es imprescindible evitar la degradación de su genoma. Por ello es necesario que la muestra (suero o plasma respectivamente) se congele inmediatamente y que se envíe con hielo seco para que la muestra se mantenga congelada todo el tiempo y con ello evitar que se degrade el RNA del virus. 14

16 Condiciones para la toma de muestra de las siguientes pruebas: Código Prueba Tipo de muestra Condiciones Aplicaciones Clínicas 1698 Virus de la Hepatitis B (Carga Viral) PCR Cuantitativo 3 ml. de suero Tomar la muestra de sangre 7 ml en tubo estéril (tapón amarillo). Al formarse el coágulo, separar inmediatamente el suero en forma completamente estéril y congelar. Enviar en hielo seco. Monitoreo y evaluación de tratamiento antiviral Virus de Epstein-Barr EBV PCR Cualitativo 4 ml de sangre total con EDTA Tomar la muestra de sangre total 4 ml en tubo estéril con EDTA (tapón lavanda).enviar con refrigerante. Confirmación de infección por el virus de EPSTEIN- BARR. 165 VIH Genotipo (Drogoresistencia) Virus de Inmunodeficiencia humana Trugene-VIH1 3 ml de plasma Tomar la muestra de sangre total en tubo estéril con EDTA (tapón blanco). No utilizar otro anticoagulante. Separar inmediatamente los 3 ml de plasma en tubo estéril y congelar, enviar en hielo seco. Requiere de un valor mínimo de 2,0000 cop/ml. (Carga Viral) Determinar del tratamiento antiretroviral VHC Genotipo Virus de la Hepatitis C LIPA 3 ml de suero Tomar la muestra de sangre 7 ml en tubo estéril (tapón amarillo). Al formarse el coágulo, separar inmediatamente el suero en forma completamente estéril y congelar. Enviar en hielo seco. Requiere un valor mínimo de 1,800 UI/ml. (Carga Viral). Determinación del tipo de virus de la Hepatitis C Citomegalovirus CMV (Carga Viral) PCR Cuantitativo 4 ml de sangre total con EDTA Tomar la muestra de sangre total 4 ml en tubo estéril con EDTA (tapón lavanda). Enviar con refrigerante. Monitoreo y evaluación de tratamiento antiviral Brucella PCR Cualitativo 4 ml de sangre total con EDTA Tomar la muestra de sangre total 4 ml en tubo estéril con EDTA (tapón lavanda). Enviar con refrigerante. Confirmación por Brucella 235 Cromosoma Filadelfia RT-PCR Cualitativo 4 ml de sangre total ó médula ósea con EDTA Tomar la muestra de sangre total 4 ml en tubo estéril con EDTA (tapón lavanda). Enviar con refrigerante. Diagnóstico de Leucemia. 15

17 Muestras microbiológicas Probablemente en ninguna otra área del laboratorio clínico, los resultados sean tan dependientes de la forma correcta de obtención de la muestra, su preservación y transporte, como son las muestras microbiológicas. La integridad y la viabilidad de las muestras son críticas en proporcionarnos un resultado de calidad. Cuando se indique la realización de un cultivo y sensibilidad a los antimicrobianos, investigaremos la flora patógena relacionada al sitio de la muestra obtenida y utilizaremos los antibióticos ideales para el gérmen aislado e identificado. Las muestras para estudios bacteriológicos (cultivos) las podrán enviar en medio de transporte, Ud podrá revisar en la lista de exámenes el medio de transporte ideal para el envío adecuado. Muestras de citología exfoliativa y piezas quirúrgicas Toda muestra para estudio de citología exfoliativa la podrán mandar en un portaobjetos, hacer un frotis delgado, dejar secar a temperatura ambiente y podrá enviarlo así o fijarlo (alcóhol isopropilo o etílico al 95%) En caso de citologías vaginales favor de envíar los datos clínicos más importantes como son: edad, lugar de toma de la muestra, F.U.M., gravidéz, abortos, tratamientos hormonales, síntomas principales o diagnóstico presuntivo, etc. Cuando se trata de piezas quirúrgicas (biopsias) el material a estudiar deberá ser remitido en un frasco con formol al 10%. 16 No podremos recibir muestras que contengan, agua, solución salina u otros líquidos ya que éstos alterarían el producto y podríamos tener resultados inadecuados.

18 1. Se recomienda envolver la muestra, ya sea con papel o material plástico de burbujas. 2. Lo ideal es ponerla en una bolsa canguro de plástico para envío de muestras, (es importante aclarar que por cada paciente usará una bolsa canguro) 3. Colocar el recipiente envuelto en el compartimiento posterior de la bolsa canguro. 4. Colocar la solicitud doblada en la bolsa canguro, en el compartimiento anterior cuidando que contenga los datos solicitados. 5. Posteriormente se sellará la bolsa canguro, deslizando los dedos sobre la franja naranja

19 Introduzca la bolsa canguro en el sobre de referencia. Acomodar en el sobre las muestras a temperatura ambiente en forma vertical de tantos pacientes como quepan, siempre y cuando no se aplasten ni se deterioren. En caso de quedar espacio, se llenará con material plástico de burbujas, para inmovilizar y proteger las muestras. Finalmente coloque el sobre en una hielera de unicel y séllela con cinta adherible. Nota: Las muestras se deberán enviar el mismo día de la toma, así como también es necesario leer las indicaciones de envío para saber si se necesita anticoagulante o hielo seco. 18

20 Una vez que las muestras están empaquetadas deberá solicitar la recolección a la empresa de mensajería contratada por Usted. A continuación se desglosa un listado de algunas paqueterías que nos entregan muestras todos los días. AEROFLASH AGILEZA ALIANZA DE MENSAJERIA NACIONAL E INTERNACIONAL DESPACHO DE MENSAJERIA Y PAQUETERÍA (DMP) DHL ESTAFETA FEDERAL EXPRESS HERALD MENSAJERIA INSTITUCIONAL PAQUETERÍA EXPRESS PEGASO EXPRESS REDPACK SAGITTA SERVIPORTERO TRANSPORTES PITIC UNION PACK UPS Favor de checar el horario de recogida y entrega por el servicio de paquetería ya que el inicio de proceso de su muestra depende del día y hora de llegada a nuestro departamento de referencia de la UPC. 19

21 Para su comodidad, Usted puede consultar con seguridad y rapidéz los resultados por INTERNET. Nuestra página es la siguiente Procedimiento: 1. Posicionar el mouse sobre RESULTADOS y dar un click. 2. A continuación se le desplegará una lista de opciones. Debe colocarse en LABORATORIOS Y CIAS, y dé click sobre ella. 3. Deberá proporcionar datos como CLAVE, NOMBRE COMPLETO O CONTRASEÑA de su laboratorio. 4. Seleccione mes y año del que desea verificar resultados. 5. Inmediatamente después dé un click en buscar. En caso de que usted no tenga INTERNET le podemos enviar los resultados por el sistema tradicional de FAX. Si Usted necesita su password más corto puede solicitarlo a la ext. 213 con el Ing. Gustavo Gendrop. 20

22 Contamos con un servicio de cobranza electrónica, fácil, seguro, cómodo, versátil, confiable y sin costo para usted ya que la Unidad de Patología Clínica absorberá el costo de la transferencia. Instrucciones: Hablar al Departamento de crédito y cobranza y solicitar su NÚMERO DE REFERENCIA PARA LÍNEA BANAMEX. Llenar todos los datos que vienen en dicha solicitud. Es muy importante digitar todos los números que correspondan a su NÚMERO DE REFERENCIA PARA LA LÍNEA BANAMEX, ya que con este número identificaremos qué cliente es el que esta pagando. (10 dígitos) No hay necesidad de avisarnos vía telefónica o fax. El pago es inmediato y nosotros lo podremos consultar e identificar. 21