Pago a proveedores. Le explicamos, paso a paso, cómo pagar a sus proveedores a través de internet. Septiembre de 2003

Transcripción

1 Pago a proveedores Le explicamos, paso a paso, cómo pagar a sus proveedores a través de internet 1 Septiembre de 2003

2 Tome el mando Decida cómo y cuándo desea pagar a sus proveedores Esperar a que le giren los recibos, dar las pertinentes órdenes a su oficina, puntear los cargos, contabilizar los apuntes a medida que llegan... es una tarea pesada. Efectuar cheques, enviarlos por correo, contabilizar los cargos a medida que llegan... tampoco es demasiado práctico. La gestión de sus pagos puede ser mucho más simple. la Caixa le ayuda a hacer más fácil el proceso de pagar. Simplifique sus tareas administrativas realizando sus transferencias sin desplazarse mediante el envío de ficheros de pagos masivos (Cuaderno 34 AEB). Envíenos un fichero y nosotros nos ocuparemos del resto. Con sólo un apunte podrá contabilizar todos sus pagos de una vez. Se terminó tener que puntear! En las siguientes páginas le explicamos cómo hacerlo. Y recuerde que su oficina de la Caixa puede ayudarle en todo el proceso. 2

3 Qué necesita? Disponer de acceso a Línea Abierta, el servicio de banca on-line de la Caixa. Si no dispone de él, su oficina de la Caixa se lo facilitará. Ponerse en contacto con su oficina de la Caixa para formalizar el contrato donde se recogerán la modalidad y las condiciones de envío de sus ficheros. Tener el fichero que contiene los datos de los pagos de su empresa normalizado en el formato Cuaderno 34 de la Asociación Española de Banca (AEB). Si su programa de pagos genera soportes en este formato, puede enviárnoslos directamente. Sin embargo, es posible que su software no genere soportes en este formato específico. En tal caso, aquí tiene la solución: Si usted dispone de esta información en algún formato electrónico (.txt,.xls,.mdb, etc.), mediante nuestro software gratuito Gestor Universal de Soportes (GUS), puede transformarla en un soporte normalizado. Y si no dispone de información almacenada, mediante nuestros Programas Auxiliares de Línea Abierta podrá crear una base de datos para introducir y mantener los datos de sus empleados para generar, así, un fichero normalizado. 3

4 Cómo se lleva a cabo? A través de Línea Abierta puede enviar y firmar los pagos a sus proveedores. Y puede hacerlo cuando le convenga, sin prisas de última hora. Además, puede decidir la fecha en que desea que gestionemos sus órdenes, que puede ser posterior a la fecha de envío del fichero. Es decir, puede pagar a sus proveedores el día previsto aunque esté de viaje o de vacaciones! No espere más! Empiece a disfrutar de los beneficios de pagar a sus proveedores a través de internet. Su oficina de la Caixa le ayudará en todo el proceso. 4

5 Qué es la herramienta Generador Universal de Soportes? Para enviar ficheros a través de internet es necesario tener la información en unos formatos concretos, establecidos por la Asociación Española de Banca (AEB). El Generador Universal de Soportes (GUS) es una herramienta sencilla y muy práctica que le permite convertir fácilmente sus ficheros de Word, Excel o Access a los formatos estandarizados y, así, transmitir órdenes automatizadas a través de Línea Abierta Empresas. 5

6 Qué le ofrece el Generador Universal de Soportes? Gracias a la herramienta Generador Universal de Soportes, cualquier empresa, sean cuales sean los programas de gestión contable que utilice, y sin tener que cambiarlos, puede generar ficheros en formatos normalizados por la AEB. Así, pueden enviarse por Línea Abierta: Órdenes de pago masivas: nóminas y transferencias (Cuaderno 34 AEB) Domiciliaciones (Cuaderno 19 AEB) Efectos comerciales (Cuaderno 32 AEB) Créditos comerciales (Cuaderno 58 AEB) Facturas confirmadas (CaixaConfirming) Facturas por cobrar (factoring) Es una aplicación muy sencilla. Actualmente existen otros programas que adaptan ficheros a formatos estandarizados. No obstante, la herramienta Generador Universal de Soportes es mucho más fácil de usar, ya que permite crear plantillas que facilitan el trabajo. Le permitirá crear prácticas plantillas para cada tipo de fichero (pago a proveedores, pago de nóminas, remesas de recibos domiciliados, etc.) que le permitirán generar de forma rápida sus ficheros normalizados. Sólo tendrá que crearlas una vez (por ejemplo: "pago de nóminas") y podrá aplicarlas en posteriores ocasiones para convertir sus ficheros de forma muy ágil. Dispondrá de datos acerca de los errores. Si se introduce cualquier error en el fichero (código de banco desconocido, cuenta de banco incorrecta...), el Generador Universal de Soportes lo detecta y se lo muestra para que pueda solventarlo. 6

7 Descargarse el programa Generador Universal de Soportes es muy fácil Acceda a Línea Abierta Empresas e identifíquese. Clique la pestaña Ficheros". En el menú de la izquierda, clique Descarga de programas". En la pantalla que aparecerá, clique "Generador Universal de Soportes". Requisitos mínimos para la instalación Requisitos para la instalación del software: Procesador: Pentium Espacio en el disco: 10 MB Sistema operativo: Windows 95 o superior Memoria RAM: 24 MB Tamaño del fichero de descarga: 4,5 MB 7

8 Programas Auxiliares de la Caixa Los Programas Auxiliares le permiten realizar el mantenimiento y la gestión de las bases de datos relacionadas con los cobros y pagos de su empresa (clientes, proveedores, datos bancarios...) y tienen como finalidad la obtención de ficheros en formatos de la Asociación Española de Banca (AEB), para que pueda transmitir sus órdenes a través de Línea Abierta Empresas. Opciones que ofrecen Los Programas Auxiliares facilitan la confección de ficheros normalizados en formatos de la AEB. Actualmente, permiten generar y gestionar: Órdenes de pagos masivas: transferencias, nóminas... (Cuaderno AEB 34) Domiciliaciones (Cuaderno AEB 19) Remesa de efectos (Cuaderno AEB 32) Créditos para el anticipo y la gestión del cobro (Cuaderno AEB 58) Factoring CaixaConfirming 8

9 Descubra sus ventajas El envío de sus órdenes y la gestión de sus bases de datos de cobros y pagos son dos de las principales ventajas de este conjunto de aplicaciones de la Caixa. Pero, además, le permiten: Confeccionar listados de control de sus órdenes. Generar sus ficheros de históricos, realizar su mantenimiento y consultarlos en todo momento. Enviar ficheros a su conveniencia: no existen limitaciones horarias en las transmisiones por Línea Abierta. Ahorrarse tiempo y desplazamientos innecesarios al enviar las órdenes a través de Línea Abierta Empresas. Detectar los posibles errores relacionados con los códigos bancarios, cuentas bancarias, etc., y subsanarlos. 9

10 Descárguese los Programas Auxiliares Es muy sencillo; para descargarse los Programas Auxiliares sólo tiene que acceder a Línea Abierta Empresas. Desde ese preciso instante ya podrá empezar a disfrutar de todas las ventajas que ofrecen. Descargarse los Programas Auxiliares es muy fácil. Sólo tiene que: Acceder a Línea Abierta Empresas con sus claves personales. Clicar la pestaña "Ficheros". En el menú de la izquierda, clicar Descarga de programas". En la pantalla que aparecerá, clicar "Programas Auxiliares". Requisitos mínimos para la instalación Para poder efectuar la instalación del software de los Programas Auxiliares y aprovechar al máximo este servicio, su equipo informático debe cumplir los siguientes requisitos: Procesador: Pentium Espacio en disco: 20 MB Sistema operativo: Windows 3.x o superior Memoria RAM: 8 MB Tamaño del fichero de descarga: 12 MB 10

11 Envío de ficheros Cómo se realiza un envío de fichero Paso 1. Para enviar un fichero debe entrar en la pestaña "Ficheros". Paso 2. Al clicar la pestaña "Ficheros", se abrirá un menú en la parte izquierda de la pantalla. Acceda a "Envío de ficheros" --> Envío". Paso 3. En esta pantalla, debe seleccionar el tipo de fichero que desea enviar. Sólo aparecerán aquellos tipos de ficheros que tenga contratados con su oficina de la Caixa. Si desea enviar otro tipo de fichero (que no aparezca en esta lista), debe ponerse en contacto con su oficina. Seleccione el tipo de fichero y clique "Enviar". CaixaConfirming 11

12 El sistema permite enviar los siguientes tipos de ficheros: Cuaderno 19 AEB. Cargos por domiciliación Cuaderno 34 AEB. Nóminas y pagos Cuaderno 58 AEB. Anticipo y cobro de créditos Cuaderno 32 AEB. Descuentos comerciales Carnés Factoring CaixaConfirming Etc. Paso 4. A continuación, debe introducir el importe total de la remesa, el número de documentos (pagos) que se emiten y su fecha de abono. Nota: en caso de que tenga distintos contratos, el sistema dará la opción, en el paso 1, de elegir el contrato que desea utilizar para este fichero. En caso de que sólo disponga de un contrato, aparecerá preseleccionado por defecto. 12

13 Una vez introducidos estos datos, en la misma pantalla debe seleccionar el fichero que desea enviar y recuperarlo de la unidad donde lo tenga guardado. Para ello, clique "Examinar". Seguidamente aparecerá una ventana en la que podrá indicar dónde ha guardado el fichero al generarlo. 13

14 Una vez haya seleccionado el fichero, clique "Confirmar". Y, a continuación, clique "Aceptar" en la pantalla de confirmación de la operación: 14

15 Paso 5. Si es la primera vez que realiza el envío a través de la nueva "Aplicación con mejoras", deberá aceptar una advertencia de seguridad. Si activa la opción "Siempre confiar en el contenido de Caixa d'estalvis i Pensions de Barcelona", no volverá a aparecerle esta pantalla de advertencia. En caso de que no marque esta opción, cada vez que efectúe un envío aparecerá esta pantalla de advertencia. Paso 6. A continuación, aparecerá una nueva ventana que indicará el progreso del envío. En esta ventana se indicará el resultado del envío. 15

16 De este modo, habrá terminado la transmisión del fichero. Una vez enviado el fichero y en estado Pendiente de firmar, ya puede firmar la orden. Para ello, debe entrar en Envío --> Firma de ficheros pendientes. 1. En esta pantalla aparecerán las órdenes pendientes de autorizar. VICTOR SAULER PORTAL Clique la orden que desea autorizar, verifique sus datos, introduzca su número secreto de autorización (PIN 2) y clique Confirmar. 16

17 Remesas en gestión - pagos A través de Línea Abierta, podrá consultar los pagos realizados a partir de ficheros y consultar y gestionar las órdenes de sus ficheros de pagos. Para consultar un fichero, debe ir a la opción Remesas en gestión pagos en el menú lateral izquierdo y seleccionar un ordenante. Una vez seleccionado el ordenante, podrá consultar los ficheros enviados, a través de la opción Relación de ficheros, y consultar, modificar y anular las órdenes que contengan. 17