Formación Estándar Supuesto Práctico a3nom 2011

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1 Formación Estándar Supuesto Práctico a3nom 2011

2 Sumario 1.- Introducción Creación de la Empresa Creación de los Centros de Trabajo Creación de los Trabajadores Casos Prácticos Previsión de Ingresos y Retenciones Entrada de Incidencias Embargo Salarial Préstamo Salarial Vacaciones Absentismos Incapacidad Temporal Huelga Jornadas trabajadas (trabajadores del Régimen Agrario/ Cítricos) Cálculo de pagas Pagas Mensuales Atrasos de Convenio Pagas Extras Finiquitos Enlace con aplicación CISSonline Listados Hojas de Salario Resumen Nómina Imputación de Costes Remesa Bancaria Certificado de ingresos Listado documento 514 (Fijos Discontinuos) Listado Relación de IT s NUEVO!! Listado Históricos de Contratos NUEVO!! Informes Generador de informes Generador de cartas Informe Promedio por Plantilla Índice

3 1.- Introducción El objetivo de este manual es conseguir que el usuario habitual empiece a familiarizarse con la aplicación de Nóminas, y que al final de la misma sea capaz de poner en marcha la aplicación, introduciendo los datos de la empresa, centros de trabajo y trabajadores. Además, le permitirá completar el proceso de cálculo de las nóminas, emitiendo también algunos listados e informes de gestión. Base de Datos A continuación se presentan las 3 empresas existentes en la base de datos a3nom: Empresa 2 A3 SOFTWARE: La empresa se dedica al desarrollo de aplicaciones de software para empresas y profesionales. Está compuesta por 50 empleados distribuidos en 3 centros de trabajo. Empresa 3 Verdi & Fruits: La empresa pertenece al sector agrícola y está formada por 2 trabajadores ubicados en el mismo centro de trabajo. Empresa 4 LÓPEZ PÉREZ JOSE: La empresa se dedica a desarrollos informáticos para empresas y particulares. Está compuesta por 6 empleados distribuidos en un mismo centro de trabajo. A través de esta empresa, integrada con a3ges, se podrán traspasar facturaciones y retenciones introducidas desde a3ges. 1

4 1.1.- Creación de la Empresa El primer paso es crear la Empresa. Para ello, accederemos al punto Datos/ Empresas/ Creación. En este apartado le aparece la siguiente pantalla, donde deberá indicar el código de la empresa, su nombre y el NIF o CIF. Pulse Aceptar. A continuación, acceda al apartado Datos/ Empresas/ Mantenimiento de Datos e introduzca los datos de la empresa que acaba de crear. Para ello, deberá posicionarse en los apartados: Datos Empresa, Situación de Impresos, Ampliación Datos Ficha Trabajador, Formación Continua y rellenar los campos con la información correspondiente. 2

5 1.2.- Creación de los Centros de Trabajo Al crear la empresa, automáticamente también se crea el Centro de Trabajo para dicha empresa con el mismo nombre. Para acceder a los datos de este primer centro de trabajo y proceder a introducir la información necesaria, diríjase a Datos/ Centros de Trabajo/ Mantenimiento de Datos. A continuación, deberá posicionarse en los apartados: Identificación, Extras, Antigüedad, Cálculo, Indicadores Listados, Varios y Observaciones para rellenar los campos con la información correspondiente. Desde el botón Mantenimiento Datos Bancarios podrá informar los datos bancarios de los Centros de Trabajo. Además, podrá indicar la norma bancaria a utilizar para las remesas de las nóminas, pudiendo seleccionar las normas 34, 34-1 y del Consejo Superior Bancario. 3

6 1.3.- Creación de los Trabajadores Para dar de alta a los trabajadores de la empresa, acceda al punto Datos/ Trabajadores/ Mantenimiento de Datos, pulse el botón Nuevo e indique el código trabajador, el nombre, D.N.I. o N.I.F. y el Centro de trabajo al que pertenece. Pulse Aceptar. A continuación, informe los datos del trabajador en los distintos apartados de su ficha: Filiación, Cotización, Contratos, Conceptos, Extras, Ampliación, Controles y Observaciones. Desde el botón Mantenimiento Datos Bancarios podrá informar los datos bancarios del trabajador. 4

7 2.- Casos prácticos Una vez creados los datos de empresa, centros de trabajo y trabajadores, ya podemos comenzar a realizar los procesos de cálculo. A continuación, se muestra el cálculo de la previsión de ingresos y retenciones, las incidencias entradas durante el mes de cálculo, así como las nóminas calculadas en las empresas Previsión de Ingresos y retenciones En el año 2010 en la empresa 2- A3SOFTWARE los trabajadores tienen realizadas las regularizaciones del I.R.P.F. de los meses de marzo, octubre y diciembre. Además, se realiza la previsión al inicio del ejercicio 2011 para los trabajadores de la misma empresa 2- A3SOFTWARE. Para realizar la Previsión de I.R.P.F. de los trabajadores, dispone de dos tipos de cálculo: Individual: que podrá realizar desde la ficha de cada trabajador, a través del botón Datos I.R.P.F. del apartado Filiación, pulsando el botón PI. 5

8 Masivo: para realizar el cálculo a todos los trabajadores de una o varias empresas, acceda al punto IRPF/ Cálculo de Ingresos Anuales y % de Retención Entrada de Incidencias Algunos trabajadores de estas empresas tienen incidencias para el cálculo de las nóminas. Éstas se han informado desde el punto Cálculo/ Gestión de Incidencias/ Mantenimiento de Incidencias. A continuación, se detallan estos casos especiales: Embargo Salarial En la empresa 2- A3SOFTWARE, los trabajadores con código 47 y 49 inician un embargo salarial durante el mes de noviembre de Mientras que el trabajador con el código 2 de la empresa 4 - LÓPEZ PÉREZ, JOSE tiene introducido un embargo salarial con fecha 15/01/2010. Para informar estas incidencias se ha utilizado el código 28 Embargo Salarial y el concepto 703- Embargo Salarial para aplicar el descuento mensual. 6

9 Préstamo Salarial En la empresa 2 - A3SOFTWARE, el trabajador con código 38 inicia un préstamo el día 15 de enero de 2011 y el trabajador con código 11 inicia un préstamo en el mes de febrero de Para informar estas incidencias se ha utilizado el código 30 Préstamo Salarial y el concepto 704 para aplicar el descuento mensual Vacaciones En la empresa 2 - A3SOFTWARE, el trabajador con código 36 está de vacaciones del día 15 al 31 de diciembre de Para informar esta situación, se han utilizado los códigos de incidencia 9 Inicio Vacaciones y 10 Fin Vacaciones. 7

10 Absentismos En la empresa 2 - A3SOFTWARE, el trabajador con código 5 causa un absentismo injustificado durante 2 días en el mes de marzo de Para informar esta incidencia se ha utilizado el código 8 Absentismo Injustificado Incapacidad Temporal En la empresa 4 - LÓPEZ PÉREZ JOSE, el trabajador con código 1 causa baja por Enfermedad Común del día 15 de enero a 15 de febrero de Para informar esta baja se han utilizado las incidencias 2 Inicio I.T. (Enfermedad) y 7 Fin I.T.. 8

11 Huelga En la empresa 2 - A3SOFTWARE, el trabajador con código 8 está en situación de huelga durante 2 días, concretamente del 18 al 19 de abril de Para informar esta huelga se han utilizado las incidencias 11 Inicio Huelga y 12 Fin Huelga Jornadas trabajadas (Trabajadores cítricos) En la empresa 3 - Verdi & Fruits S.L. se introducen, mensualmente, las jornadas trabajadas por cada uno de los trabajadores. Para ello, se utiliza la incidencia 16 Jornadas cítricos/agrarios. Acerca de Con el fin de facilitar la entrada de jornadas realizadas en cada mes, desde el punto Incidencias Excel dispone del nuevo formato 34- Anotación de Jornadas Trabajadas. 9

12 2.3.- Cálculo de pagas Una vez realizada la previsión de I.R.P.F. y entradas las incidencias ya podemos proceder a calcular las pagas correspondientes. Desde a3nom tendrá la posibilidad de calcular las pagas mensuales, finiquitos, extras o atrasos de convenio de los trabajadores Pagas Mensuales Actualmente, todas las empresas tienen calculadas las pagas mensuales del año 2010 y hasta diciembre del año Estos cálculos se han realizado desde el punto Cálculo/ Nóminas. Acerca de Al pulsar el indicador Revisar nóminas después del cálculo podrá tener una visión global de los datos, un mayor control de la información y una mejor revisión de los cálculos, ya que el proceso permite: Entrar incidencias de cualquier tipo. Comprobar, al instante, los resultados de la nómina mientras se realizan modificaciones. Calcular las nóminas de sus trabajadores Atrasos de Convenio Los trabajadores de la empresa 2- A3SOFTWARE tienen un cálculo de atrasos con el inicio del devengo el 01/01/2011 y fin del devengo el 30/04/2011, con fecha de cobro 01/05/2011. Una vez realizado el cálculo de los atrasos, puede visualizar los importes pulsando el botón Detalle Cálculo. 10

13 Pagas Extras La empresa 2 - A3SOFTWARE tiene informadas en el centro de trabajo 8001, 4 pagas extras. El cálculo de las pagas extras se realiza desde el punto Cálculo/ Nóminas, seleccionando las empresas correspondientes, el tipo de paga Extra e indicando el nº de paga y la fecha de cobro. 11

14 Finiquitos Empresa 2 A3SOFTWARE: - El trabajador 7 se ha finiquitado con fecha 15/05/2011. Empresa 4 LÓPEZ PÉREZ JOSE: - El trabajador 4 se ha finiquitado con fecha 15/01/2011. El cálculo de los finiquitos se ha realizado desde el punto Cálculo/ Finiquitos, indicando la empresa, el trabajador y la fecha del finiquito. 12

15 Una vez calculado el finiquito podrá listar los documentos relacionados al mismo desde esta misma ventana. Para ello, pulse el botón Listado por pantalla, active el documento que desee listar (Carta Fin Contrato, Prefiniquito, Liquidación, Certificado o Hoja Salario) e informe los parámetros del documento según desee visualizarlo. 3.- Enlace con la aplicación CISSonline Con el objetivo de dotar a a3nom de contenido legislativo y aprovechando el fondo documental de CISS, se ha incorporado en distintos puntos de a3nom la posibilidad de enlazar con la aplicación CISSonline. Esto le permitirá enlazar con documentación legal relacionada con el dato que esté informando en ese momento en la aplicación. A través del siguiente ejemplo, podrá conocer cual es el trámite más adecuado en casos de prestaciones directas del INSS. Para ello, desde a3nom, sitúese en el punto Mantenimiento de incidencias y seleccione una incidencia, por ejemplo, en nuestro caso la incidencia 2 Inicio I.T (Enfermedad). Pulse el botón CISS y sitúese sobre el link que desea visualizar y haga doble clic. A continuación, le aparecerá la información legal relacionada con los trámites a realizar para las prestaciones directas del INSS. 13

16 4.- Listados A continuación, una vez realizados los cálculos anteriores, se procede a realizar los listados correspondientes en la aplicación Hojas de Salario Desde el menú Listado Nóminas/ Hojas de Salario podemos seleccionar las empresas, centros y/o trabajadores a listar, así como la fecha de cobro y el tipo de paga (Mensual, Extra, Anticipo, Atrasos Convenio y Salarios de Tramitación). 14

17 Acerca de Puede incorporar comentarios en las hojas de salario del tipo Factura y Confidencial, que previamente defina en las ventanas de Observaciones de las fichas de empresa y trabajadores Resumen Nómina Desde el menú Listado Nóminas/ Resumen de Nómina podemos seleccionar las empresas, centros y/o trabajadores a listar, así como el período y las pagas a mostrar en el listado. 15

18 Acerca de Por defecto, encontrará creados los formatos de informe 1 Resumen Nómina 01: SS, que le permitirá cuadrar las nóminas con los Tc2, y 2 R. Nómina 02: Coste Empresa, que le permitirá realizar un enlace contable básico. Si desea obtener otro tipo de resumen nómina deberá crearlos y personalizarlos con la información que desee visualizar Imputación de Costes Desde el menú Listado Nóminas/ Imputación de Costes podemos seleccionar las empresas y/o centros de trabajo a listar, así como el período y las pagas a mostrar en el listado Remesa Bancaria Desde el menú Listado Nóminas/Remesa Bancaria podemos seleccionar las empresas, centros de trabajo y/o trabajadores a listar, así como el período y las pagas a remesar. 16

19 Acerca de Desde a3nom, puede realizar la remesa bancaria de las nóminas según las normas 34, 34-1 y del Consejo Superior Bancario Certificado de ingresos y retenciones Desde el menú IRPF/ Certificado de Ingresos y Retenciones podemos seleccionar las empresas, centros de trabajo y/o trabajadores a listar, así como el ejercicio a listar Listado documento 514 (Fijos Discontinuos) Desde el menú INEM y Mutuas/ Listado Documentos podemos seleccionar los trabajadores a listar, con contrato Fijo Discontinuo (por ejemplo, el trabajador 48 de la empresa 2 A3SOFTWARE) seleccionando el documento

20 4.7.- Listado de Relación de IT s NUEVO!! Con la finalidad de visualizar la relación de trabajadores en IT de un periodo determinado, se ha incorporado un nuevo listado, ya parametrizado, que le permitirá mejorar la explotación de la base de datos, pudiendo exportar el listado también a Excel. Para ello, se ha creado en la aplicación un nuevo punto de menú, denominado Relación de IT s (acceso Cálculo/ Gestión de incidencias/ Listado de incidencias/ Relación de IT s ) donde, para un período determinado, podrá visualizar la relación de trabajadores con IT informados en la aplicación. No es necesario que los trabajadores tengan la nómina calculada del período seleccionado, para poder emitir este listado. Para obtener este nuevo listado, seleccione las empresas correspondientes y, en el apartado Parámetros, informe los siguientes campos: 18

21 1.- Marque el tipo de I.T. s que desee listar. 3.- Además, puede agrupar por tipo de I.T., desglosar por Centros de Trabajo o saltar la página al cambiar de empresa. 2.- Informe el periodo a listar, así como el estado de las I.T. s a visualizar (abiertas, cerradas o ambas): Seleccione el orden en que se emitirá el listado (NIF, Código o Nombre) Por último, pulse los botones Impresora, Pantalla, Excel o PDF según como desee obtener el listado. En el listado visualizará de forma rápida, el código, nº de afiliación y nombre del trabajador, así como el tipo de IT. Se visualizará además la Fecha Inicio y Fin de la IT, así como las Bases Reguladoras correspondientes. Acerca de Las Bases Reguladoras del listado se calcularán, automáticamente, según las bases de cotización calculadas en el mes o 3 meses anteriores, del histórico de cobro. Por tanto, en caso de que el trabajador no tenga nóminas anteriores, este dato no se mostrará. 19

22 También dispone de la posibilidad de dotar de confidencialidad el Listado Relación de IT s, en caso de necesitar restringir los accesos a determinados usuarios, siguiendo la operativa habitual Listado de Histórico de Contratos NUEVO!! Con la finalidad de poder obtener, de forma masiva, los datos del Histórico de Contratos de la ficha del trabajador, se ha incorporado en la aplicación un listado, ya parametrizado: el Listado Histórico Contratos, que le permitirá realizar una mayor explotación de su base de datos, pudiendo exportar el listado a Excel, realizando operaciones sobre él. (Solo para versión PLUS) Pueden encontrar el nuevo Listado Histórico Contratos en el punto Gestión/ Listado Histórico Contratos donde, para un período determinado, podrá visualizar la relación de contratos y prórrogas que se han realizado. Además, puede parametrizar el listado como desee, ordenándolo por código, NIF y nombre del trabajador, o también desglosarlo por Centros de Trabajo, listar trabajadores con fecha de baja informada, etc. Recoge la información del apartado Histórico de Contratos de la ficha de los trabajadores. También puede exportar esta información a Excel, a través del botón Excel y realizar en él las modificaciones, ajustes o cálculos que usted precise: 20

23 Listado Histórico de Contratos exportado a Excel. Además, dispone de la posibilidad de dotar de confidencialidad el Listado Histórico de Contratos, en caso de necesitar restringir los accesos a determinados usuarios, siguiendo la operativa habitual. 5.- Informes A continuación, una vez realizados los cálculos y listados anteriores, se procede a realizar los siguientes informes en la aplicación Generador de informes Desde el menú Gestión/ Generador de Informes/ Informes podemos seleccionar las empresas, centros de trabajo y/o trabajadores a listar, así como los datos, que parametrizaremos previamente en los formatos de informes, y el período a listar. Acerca de Por defecto, encontrará creados los informes 1 Listado Embargos y 2 Listado Préstamos y, en esta Demo además el informe 3 Listado Igualdad. Si desea obtener más informes deberá crearlos y personalizarlos a sus necesidades. 21

24 5.2.- Generador de cartas Desde el menú de Gestión/ Generador de Informes/ Cartas podemos seleccionar las empresas, centros de trabajo y/o trabajadores a listar, así como los datos, que parametrizaremos previamente en los formatos de cartas, y el período a listar. Acerca de Las cartas no vienen dadas de alta en la aplicación, sino que el usuario deberá crearlas y parametrizarlas Informe Promedio por Plantilla Desde el menú Gestión/ Promedio de Plantilla podemos seleccionar las empresas, centros de trabajo y/o trabajadores a listar, así como el nivel de desglose del listado y el período a listar. 22