CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO SUCHITEPÉQUEZ, DEPARTAMENTO DE SUCHITEPÉQUEZ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

2 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Jose Armando Escobedo Quiñonez Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Jose Armando Escobedo Quiñonez Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Jose Armando Escobedo Quiñonez Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO SUCHITEPÉQUEZ, DEPARTAMENTO DE SUCHITEPÉQUEZ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

7 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) 11.2 Visión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

8 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Jose Armando Escobedo Quiñonez Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 31 de octubre 2012 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de San Antonio Suchitepéquez, Departamento de Suchitepéquez con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera 1. Facturas registradas no figuran razonadas ni autorizadas HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera

9 Incumplimiento a la presentación de Informes de Gestión Falta de elaboración de contratos Falta de nombramiento para el cumplimiento de comisiones Rentas consignadas Otros incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado en proyectos de infraestructura municipal Falta de cloración del agua Incumplimiento en políticas de inversión La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Luis Alfredo Casimiro Dominguez (Coordinador) y Lic. Julio Tadeo Moran Reyes (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. LUIS ALFREDO CASIMIRO DOMINGUEZ Coordinador Gubernamental Lic. JULIO TADEO MORAN REYES Supervisor Gubernamental

10 1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

11 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 31 de octubre OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

12 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Antonio Suchitepéquez, Departamento de Suchitepéquez, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Construcciones en Proceso, Bienes de uso Común y Préstamos Internos de Largo Plazo Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Arrendamiento de Edificios, Equipos e Instalaciones y Venta de Servicios e Intereses y del área de gastos, las cuentas Intereses y Comisiones y Transferencias Otorgadas al Sector Privado Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central Del área de Egresos, los Programas siguientes: Programa 01, los Grupos: 0 y 100; del Programa 11: los Grupo: 0 y 100; de las Partidas no Asignables a Programas (99) Grupo 1 y 3, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: Actividades

13 4 Centrales, Servicios Públicos Municipales y de Partidas no Asignables a Programas, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q.6.693,863.09, integrada por 2 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 1 Cuenta receptora y de 1 Fondo rotativo; abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2012 correspondientes a cada cuenta. Inversiones Financieras En el Balance General al 31 de diciembre de 2012, no se reflejan Cuentas relacionadas a Inversiones Financieras. Anticipos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta Anticipos, presenta en el Balance General el saldo de Q.150,

14 5 Fondos en Avance Esta Municipalidad administró un Fondo Rotativo, por un valor aprobado de Q.15,000.00, el cual fue liquidado al 31 de diciembre de 2012 y en el transcurso del período auditado se pagó por este medio, la cantidad de Q.191, No se autorizaron Fondos en Avance Temporales, durante el período contable señalado. Fondos en Fideicomiso Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta 1214 Fondos en Fideicomisos, no presenta saldos en el Balance General. Cuentas y Documentos a Cobrar Al 31 de diciembre de 2012, no se reflejan saldos en el presente rubro. Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.1230 presenta un saldo de Q ,863.06, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad y Planta en Operación, Q.2.826,700.26; 1232 Maquinaria y Equipo, Q.454,714.65; 1233 Tierras y Terrenos, Q.168,614.93; 1234 Construcciones en Proceso, Q.4.364,868.66; 1235, Equipo Militar y de Seguridad, Q.22,517.50; 1237, Otros Activos Fijos Q.909, y Bienes de Uso Común, Q ,464.95; los saldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esa fecha. Proyectos de Inversión Social No se realizaron egresos, para Proyectos de Inversión Social. (Anexo adjunto al presente informe) Cuentas y Documentos a Pagar Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 2113, Gastos del Personal a Pagar, presenta un saldo de Q.736,999.61, en concepto de Sueldos, Aguinaldos y Bonificaciones del los empleados municipales pendientes a cancelar.

15 6 Préstamos Internos a Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.2232, la Cuenta Préstamos Internos a Largo Plazo, presenta un saldo por pagar de Q.6.283,995.90, en concepto de Préstamos con las siguientes entidades: Banco Inmobiliario S.A. e Instituto de Fomento Municipal. Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q , Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores La cuenta 3112 Resultados de Ejercicios Anteriores, acumula al 31 de de diciembre de 2012 un saldo de Q , (negativo). Resultado del Ejercicio El Resultado del Ejercicio 2012 ascendió a la cantidad de Q.3.727,391.02, (negativo). Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Arrendamiento de Edificios, Equipos e Instalaciones: La cuenta No. 5124, refleja en concepto de Arrendamiento de Edificios, Equipo e Instalaciones, la suma de Q.982,728.50, provenientes de los cobros realizados a inquilinos de los tres mercados municipales. durante el ejercicio fiscal auditado. Venta de Servicios La Cuenta No registra en concepto de venta de servicios, durante el ejercicio fiscal 2012, la cantidad de Q ,430.52, provenientes de los cuentas bancarias a nombre de la municipalidad.

16 7 Gastos Remuneraciones Las remuneraciones se refieren a los sueldos y salarios, dietas, sueldos por contrato, que se realizaron en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q , según Cuenta No Intereses y Comisiones Se integra por derechos sobre bienes intangibles y otros alquileres, durante el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q.1.079,153.99, según Cuenta No Transferencias Corrientes Otorgadas al Sector Público La Cuenta No.6151, Transferencias Otorgadas al Sector Público al 31 de diciembre de 2012, ascendió a la cantidad de Q.586, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 19 de diciembre de 2011, mediante Acta No La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, fue aprobada mediante punto tercero, Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha 19 de marzo de 2013, mediante Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q ,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q ,519.17, para un presupuesto vigente de Q ,519.87, ejecutándose la cantidad de Q , (98%), en las diferentes clases de ingresos especificas siguientes: Ingresos Tributarios Q ,727.52; Ingresos no Tributarios Q.1.690,304.77; Venta de Bienes y Servicios Públicos de la Administración Pública, Q.575,133.77; Ingresos de Operación, Q.1.918,312.75; Rentas de la Propiedad Q.193,276.81; Trasferencias Corrientes Q.2.523, y Transferencias de Capital Q ,604.75, este último rubro representa un 62% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal.

17 8 Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q ,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q ,519.17, para un presupuesto vigente de Q ,519.17, ejecutándose la cantidad de Q , (68%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad Q.5.149,524.35; en el Programa 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad Q.3.306,246.61; en el Programa 12 Red Vial, la cantidad de Q.2.128,693.00; en el programa 13 Educación, la cantidad de Q.228,523.88; en el programa 14, Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q.684,352.95; en el programa 15, Salud, la cantidad de Q.39,105.00; en el programa 16, Cultura y Deportes, la cantidad de Q.591,506.56; en el programa 17, Dirección Técnica y Preinversión, Q.163, y en el Programa 99 Partidas no Asignables a Programas, la cantidad Q.2.677,024.78, de los cuales el programa 01 es el más importante con respecto a la ejecución y representa un 34% de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor de Q.3.919,519.17, y transferencias por un valor de Q.4.932,063.46, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registras adecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo correspondiente Convenios La Municipalidad de San Antonio Suchitepéquez, reportó que al 31 de diciembre

18 9 2012, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de San Antonio Suchitepéquez, no reportó donaciones durante el ejercicio Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad no percibió ingresos en concepto de préstamos, sin embargo en períodos anteriores, se traen préstamos, que fueron gestionados por medio del Instituto de Fomento Municipal, lo que al 31 de diciembre de 2012, asienden a la cantidad de Q.6.283,995.90, como lo establece el Balance General, en la cuenta 2232, Préstamos Internos de Largo Plazo. Estos préstamos se efectuaron por medio de el Banco Inmobiliario S. A Transferencias La Municipalidad, no reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos, durante el período Sistemas informáticos utilizados por la Entidad La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL.

19 10 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

20 Estado de Resultados

21 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

22 Notas a los Estados Financieros

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29 20 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Facturas registradas no figuran razonadas ni autorizadas Condición Se comprobó que las facturas siguientes no fueron firmadas por los miembros de la Comisión de Finanzas de la Municipalidad: 1. Factura No del 24/02/2012 de Precon, por Q.1,858.00, cancelada con cheque No de Banrural; 2. Factura No del 22/02/2012, de Servicios Chávez, por Q.1,500.00, cancelada con cheque No de Banrural; 3. Factura No. 069 del 15/02/2012, de Discoteca Rodante Pantera D J, por Q , cancelada con cheque No Criterio El Acuerdo Interno No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 2.4. Autorización y Registro de Operaciones indica: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.. Causa La Comisión de Finanzas de la Municipalidad, no ha dado cumplimiento de firmar las facturas de gastos de la municipalidad, lo cual infringe la normativa legal establecida. Efecto No se da valor probatorio a los documentos de egresos, al no revisar y/o firmar las facturas, se corre el riesgo de erogar gastos no apegados al presupuesto municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe solicitar por escrito a la Comisión de Finanzas, para que

30 21 semanalmente verifiquen las facturas de egresos de la municipalidad y plasmen las firmas al reverso de las mismas. Comentario de los Responsables En acta de discusión de Hallazgos número de fecha 15 de abril de 2013, suscrita en el Libro de Actas número de la Delegación de la Contraloría General de Cuentas de Suchitepéquez, en punto Quinto, los señores funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: I) En este momento, el señor Alcalde Municipal, hace entrega de un memorial que consta de 6 hojas membretadas tamaño oficio, en donde conjuntamente con el Honorable Concejo Municipal y Empleados Municipales, dan respuesta a los hallazgos notificados, asimismo también se entrega un CD, que contiene el archivo de la respuesta a los hallazgos en donde indican lo siguiente: "De acuerdo al hallazgo en referencia, me permito manifestar que las facturas indicadas, al igual que todos los documentos de gasto efectuados por la Municipalidad de San Antonio Suchitepéquez, si fueron verificadas por ésta Comisión de Finanzas, sin embargo si las mismas no se encontraron firmadas al momento de la intervención del ente fiscalizador, fue por haber dejado pendiente la confrontación de datos, lo cual no es constitutivo de delito, toda vez que quien autoriza ese tipo de gastos es la máxima autoridad administrativa de conformidad con la Legislación Guatemalteca vigente, y la Comisión de Finanzas únicamente verifica el gasto y no autoriza con la firma. Es decir si las facturas mencionadas no fueron firmadas por los integrantes de la Comisión de Finanzas, es porque las mismas fueron realizadas bajo el concepto de Compra Directa, la cual está regulada en el Artículo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado y de igual forma el "Acuerdo interno No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control interno Gubernamental, numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones" al que se hace mención en el hallazgo, este establece que cada entidad pública debe reglamentar por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones, esto con la finalidad de que cada servidor público cuente con la definición de su campo o competencia; por lo que se puede asegurar que esta entidad pública si da cumplimiento a la normativa antes indicada pues se cumple con la autorización, registro, custodia y control de todas las operaciones financieras realizadas para la buena ejecución del gasto público, que hasta la fecha se ha realizado. Es importante puntualizar que la Comisión de Finanzas integrada por los Síndicos de esta Corporación Municipal, han realizado la tarea de firmar los documentos que amparan el gasto público en forma transparente, aun cuando no existe la normativa legal que designe específicamente la tarea de firmar los documentos que amparen algún tipo de gasto público, por lo cual no constituye falta alguna que sancionar.". Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que se comprobó que las facturas

31 22 mencionadas no se firmaron por los miembros de la Comisión de Finanzas, comprobando la deficiencia establecida, la cual es reconocida por los responsables en la respuesta del presente hallazgo.

32 23 Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SINDICO I MAYNOR RENE SAQUIC ESPINOZA 4, SINDICO II JOSE RODOLFO XUM AVILA 4, CONCEJAL I ALFREDO (S.O.N.) GARCIA SANCHEZ 4, Total Q. 12, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento a la presentación de Informes de Gestión Condición No se presentó la Memoria de Labores, a la Contraloría General de Cuentas, del período fiscal 2012, como lo establece la normativa legal. Criterio El Acuerdo No. A de la Contraloría General de Cuentas de Guatemala, artículo 2 Plazos, períodos y contenido de la información, indica: Todas las municipalidades y sus empresas, deberán presentar la información en formatos electrónicos definidos por el Ministerio de Finanzas Públicas, la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN) y la Contraloría General de Cuentas, conforme las siguientes disposiciones: numeral I, en la primera quincena del mes de enero de cada año: inciso c) establece: Memoria de labores e informe Anual de Gestión de los programas, actividades y proyectos a cargo de las municipalidades y sus empresas, correspondiente al ejercicio fiscal anterior al vigente. Causa Incumplimiento a la normativa legal vigente. Efecto Limitación sobre la información de la gestión administrativa, financiera y presupuestaria por parte de la Contraloría General de Cuentas al no contar con la

33 24 Memoria de labores de la Municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito al Secretario Municipal, para la presentación de la Memoria de Labores a la Contraloría General de Cuentas. como lo establecen las leyes de la materia, al 15 de enero de cada año. Comentario de los Responsables En acta de discusión de Hallazgos número de fecha 15 de abril de 2013, suscrita en el Libro de Actas número de la Delegación de la Contraloría General de cuentas de Suchitepéquez, en punto Quinto, los señores funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: I) En este momento, el señor Alcalde Municipal, hace entrega de un memorial que consta de 6 hojas membretadas tamaño oficio, en donde conjuntamente con el Honorable Concejo Municipal y Empleados Municipales, dan respuesta a los hallazgos notificados, asimismo también se entrega un CD, que contiene el archivo de la respuesta a los hallazgos en donde indican lo siguiente: "El hallazgo que hace referencia a la falta de presentación de la memoria de Iabores a la Contraloría General de Cuentas del periodo fiscal dos mil doce, manifestamos que aunque el Acuerdo No. A de la contraloría General de Cuentas de Guatemala en su artículo 2, *plazos, periodos y contenido de lo información", establece que todas las municipalidades deberán de presentar la información en formatos establecidos para el efecto por el Ministerio de Finanzas publicas, la Secretaria de Planificación y Programación de la presidencia (segeplan) y la Contraloría General de cuentas, deberán presentar durante la primera quincena del mes de enero de cada año la memoria de labores e informe anual de gestión de los programas, actividades y proyectos a cargo de las municipalidades' durante el ejercicio fiscal anterior...", esta ordenanza está contemplada dentro de un Acuerdo lntemo de la institución antes indicada, misma que no es superior al código Municipal pues este último es una Ley Ordinaria, la cual es una norma de rango legal superior a un Acuerdo lntemo, que constituye, generalmente, el segundo escalón en la jerarquía jurídica del Estado, tras la Constitución Política de la República de Guatemala, a lo cual queremos indicar que si se cumplió en lo establecido en el Artículo 84 del Código Municipal literal "d" enviando ejemplares de la Memoria Anual de labores del año dos mil doce al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República, únicas entidades indicadas en dicho cuerpo legal, adjuntando al presente documento para el efecto fotocopias simples de las constancias de recepción de las memorias de labores enviadas, a las entidades antes indicadas, y de igual forma se considerará el envió de la memoria de labores a las entidades recomendadas por el ente fiscalizador para una oportunidad futura.

34 25 Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, en virtud que se comprobó el incumplimiento legal en enviar la Memoria de Labores del año 2012, a la Contraloría General de Cuentas, dentro de los primeros quince días del mes de enero. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL SERGIO EDUARDO MORENO 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 2 Falta de elaboración de contratos Condición Durante la revisión de la primera fase de Auditoria del año 2012, se comprobó que no se elaboraron contratos de arrendamiento, de los locales comerciales, de los tres Mercados Municipales. Criterio El Decreto No. 106 del Jefe del Gobierno de la República de Guatemala, Código Civil, articulo 1679 indica: La promesa bilateral de contrato obliga a ambas partes y les da derecho a exigir la celebración del contrato prometido de entero acuerdo con lo estipulado y el articulo No indica: Los arrendamientos de bienes nacionales, municipales o de entidades autónomas o semiautónomas, estarán sujetos a sus leyes respectivas y, subsidiariamente, a lo dispuesto en este Código. Causa El Concejo Municipal, por medio de la Comisión de Servicios de la municipalidad, no ha cumplido con lo que establece la normativa legal. Efecto Al no elaborar el instrumento jurídico mediante contrato, no existe base legal en el cobro, retrasando los procesos administrativos y financieros de la municipalidad.

35 26 Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito, a la Comisión de Servicios de la Municipalidad y velar por la elaboración y firma de los contratos con inquilinos de los mercados municipales. Comentario de los Responsables En acta de discusión de Hallazgos número de fecha 15 de abril de 2013, suscrita en el Libro de Actas número de la Delegación de la Contraloría General de cuentas de Suchitepéquez, en punto Quinto, los señores funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: I) En este momento, el señor Alcalde Municipal, hace entrega de un memorial que consta de 6 hojas membretadas tamaño oficio, en donde conjuntamente con el Honorable Concejo Municipal y Empleados Municipales, dan respuesta a los hallazgos notificados, asimismo también se entrega un CD, que contiene el archivo de la respuesta a los hallazgos en donde indican lo siguiente: "Según se indica en el presente hallazgo que durante la revisión de la primera fase de Auditoria del año dos mil doce, se comprobó que no se elaboraron contratos de arrendamientos de los locales comerciales, de los tres mercados municipales, a lo cual queremos indicar que si se elaboraron Contratos de Arrendamientos de Locales Municipales, durante el periodo del año dos mil doce, para lo cual adjuntamos algunas fotocopias simples de los contratos de arrendamientos de locales municipales, y de igual forma exponemos que esta entidad pública ha realizado reuniones con los distintos inquilinos de los locales municipales de los tres mercados municipales, con la finalidad de consensuar la elaboración de los contratos de arrendamientos de locales municipales que aun falten de elaborar para lo cual adjuntamos fotocopias simples de las actas No. 59, 60, 63, 65, 68-2A12, realizadas el once, trece, diecisiete, dieciocho, veinte respectivamente de septiembre del año dos mil doce, en las cuales consta lo antes detallado. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, toda vez que se reconoció el incumplimiento legal, mediante oficio sin número, de fecha 09 de noviembre del año 2012, firmado y sellado por la Jueza de Asuntos Municipales y Tránsito de la municipalidad de San Antonio Suchitepéquez, del departamento de Suchitepéquez, en donde manifiesta en numeral I lo siguiente: "Con fecha quince de febrero del año dos mil doce inicie a laborar en esta institución a cargo del Juzgado de Asuntos Municipales y Tránsito, al momento de tomar posesión y verificar los expedientes o documentos existentes en las oficina se estableció que no habían ni expedientes, ni contratos, únicamente algunos oficios del año dos mil once, ello con relación a los documentos del Juzgado de Asuntos Municipales, pues no había Juez para entregarme.". El Numeral III. Indica: "Se ha trabajado en coordinación con Receptoría Municipal en cuanto a los cobros que se realizan;

36 27 asimismo en el transcurso del presente año se han realizado reuniones con los arrendatarios de dichos mercados, para que se acerquen a esta Municipalidad a realizar sus respectivos contratos; sin embargo no tienen contratos anteriores y manifiestan que no quieren hacer nuevos contratos.". Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE ARMANDO ESCOBEDO QUIÑONEZ 5, CONCEJAL V JAIME ABELARDO CARDENAS FIGUEROA 5, SINDICO I MAYNOR RENE SAQUIC ESPINOZA 5, SINDICO II JOSE RODOLFO XUM AVILA 5, CONCEJAL I ALFREDO (S.O.N.) GARCIA SANCHEZ 5, CONCEJAL II DANIEL (S.O.N.) TASH AJCHE 5, CONCEJAL III VASNY ADIEL MALDONADO ALONZO 5, CONCEJAL IV ROBERTO (S.O.N.) MENDEZ VASQUEZ 5, Total Q. 40, Hallazgo No. 3 Falta de nombramiento para el cumplimiento de comisiones Condición Se comprobó que la municipalidad, en la primera sesión, donde se organizaron las diversas comisiones de trabajo según acuerdo municipal número , no integró la comisión de Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana. Criterio El Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, (Reformado por el Articulo 8. del Decreto Número el ) Artículo 36. Organizaciones de Comisiones, indica: En su primera sesión ordinaria anual, el Concejo Municipal organizará las comisiones que considere necesarias para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, teniendo carácter obligatorio las siguientes comisiones: 5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana;. Causa El Concejo Municipal, omitió el nombramiento de la Comisión de Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana que establece la normativa legal.

37 28 Efecto Se veda el derecho a participación ciudadana, recargando las atribuciones al Alcalde Municipal. Recomendación El Concejo Municipal, debe crear, mediante punto de acta, la Comisión de Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana municipal. Comentario de los Responsables En acta de discusión de Hallazgos número de fecha 15 de abril de 2013, suscrita en el Libro de Actas número de la Delegación de la Contraloría General de cuentas de Suchitepéquez, en punto Quinto, los señores funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: I) En este momento, el señor Alcalde Municipal, hace entrega de un memorial que consta de 6 hojas membretadas tamaño oficio, en donde conjuntamente con el Honorable Concejo Municipal y Empleados Municipales, dan respuesta a los hallazgos notificados, asimismo también se entrega un CD, que contiene el archivo de la respuesta a los hallazgos en donde indican lo siguiente: " En lo relativo al presente hallazgo, dentro de el Punto Cuarto del Acta de Sesiones de Concejo Municipal celebrada el dieciséis de enero del año dos mil doce, se cumplió con lo establecido en el Artículo 36 del Código Municipal y se integraron las distintas comisiones de este cuerpo colegiado, sin embargo por situaciones ajenas a la buena voluntad y sin mala fe, el señor Secretario Municipal no consigno en ese momento la Comisión de Descentralización, fortalecimiento, municipal y participación ciudadana, misma que actualmente y en la primera sesión ordinaria anual 2013, del Concejo Municipal Actual, si fue consignada para el presente ejercicio fiscal del año dos mil trece. No obstante estar consciente de que dicha comisión no fue incluida en el año 2012, también estamos conscientes de que la sesión en que se hace referencia, no es la primera sesión del Honorable Concejo Municipal que dirige los destinos de la Municipalidad, toda vez que dicho cuerpo colegiado es uno, independientemente de que el actual haya tomado posesión en fecha posterior a la realización de la primera sesión ordinaria anual efectuada por el Concejo Municipal saliente, como lo establece el Código Municipal.". Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, toda vez que se confirmó, la deficiencia legal establecida. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para:

38 29 Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE ARMANDO ESCOBEDO QUIÑONEZ 5, CONCEJAL V JAIME ABELARDO CARDENAS FIGUEROA 5, SINDICO I MAYNOR RENE SAQUIC ESPINOZA 5, SINDICO II JOSE RODOLFO XUM AVILA 5, CONCEJAL I ALFREDO (S.O.N.) GARCIA SANCHEZ 5, CONCEJAL II DANIEL (S.O.N.) TASH AJCHE 5, CONCEJAL III VASNY ADIEL MALDONADO ALONZO 5, CONCEJAL IV ROBERTO (S.O.N.) MENDEZ VASQUEZ 5, Total Q. 40, Hallazgo No. 4 Rentas consignadas Condición Durante la revisión de la primera fase de Auditoria del año 2012, se comprobó la falta de pago de la cuotas laborales y patronales al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social y Plan de Prestaciones del Empleado municipal, correspondiente al los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio y agosto del año 2012, toda vez que los fondos se encuentran depositados en la C.U.T. de la municipalidad, con los siguientes valores: I. Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -I.G.S.S.-; 1. Cuota Patronal con un saldo de Q.236, y 2. Cuota Laboral Q.107,081.53; II. Plan de Prestaciones del Empleado Municipal; 1. Cuota Patronal con un saldo de Q.190, y 2. Cuota Laboral Q.133, Criterio El Acuerdo No. 1118, de la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-, Reglamento sobre recaudación de Constituciones al Régimen de Seguridad Social, artículo 6, indica: Todo patrono formalmente inscrito en el régimen de seguridad social debe entregar al instituto, bajo su responsabilidad, dentro de los veinte primeros días de cada mes, la planilla de seguridad social y sus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios pagados dentro del mes calendario anterior, salvo que el instituto establezca su propio calendario de pagos.. El Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, Artículo 19. Financiamiento, indica: El Plan de Prestaciones a que se refiere esta ley, se financiará de la manera siguiente: c) Aportes de los trabajadores de las municipalidades afectas, personal administrativo del plan, y alcaldes municipales que optativamente se acojan al Plan de Prestaciones, en lo que les beneficie. El monto de las contribuciones mensuales que corresponda pagar a los trabajadores municipales conforme al reglamento respectivo, se deducirán de los salarios de dichos trabajadores por el respectivo Tesorero Municipal. Los fondos recaudados deben operarse en caja de conformidad con la clasificación presupuestaria y remitirse al Departamento de Contabilidad del Plan,

39 30 dentro de los diez primeros días siguientes del mes que corresponda, la falta de cumplimiento dará motivo para que se deduzcan al Alcalde y Tesorero Municipales, las responsabilidades penales que corresponda. La Contraloría General de Cuentas velará por el estricto cumplimiento de esta disposición. El Acuerdo 2-95 de la Junta Directiva del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, Artículo 22, Cuota Patronal indica: Es obligación de las Municipalidades de la República de Guatemala, excepto la de la ciudad capital, aportar al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, la CUOTA PATRONAL en el porcentaje que se establece en el presente Artículo. Es también obligación de las Municipalidades, a través de su Tesorería, descontar a los trabajadores municipales presupuestados, por planilla o por contrato, la CUOTA LABORAL en los porcentajes establecidos en el presente Artículo. Los porcentajes podrán ser modificados por la Junta Directiva del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, de acuerdo a las necesidades financieras y a los estudios Actuariales que se realicen. Para la determinación de responsabilidades y porcentajes se establece en los siguientes incisos: a) 1. Las Municipalidades deberán aportar el 7% del sueldo, salario, honorario o cualquier otro ingreso que reciban los trabajadores municipales mensualmente, por trabajos o servicios prestados, en concepto de CUOTA PATRONAL. Es obligación del Alcalde y el Tesorero Municipal, de enviar mensualmente el pago al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, dentro de los diez días calendario siguiente al mes que corresponde. ; b) Los trabajadores municipales o cualquier persona que preste servicios a las Municipalidades, presupuestados, por planilla o por contrato, portarán al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal el 5% del sueldo, salario, honorario o cualquier otro ingreso que perciban mensualmente, de conformidad con lo que establece el Artículo 19 inciso c) de la Ley Orgánica del Plan. Quedan obligados el Alcalde y Tesorero Municipal, sujetos a las responsabilidades penales en caso de incumplimiento, de efectuar los descuentos correspondientes a los trabajadores Municipales y remitirlo a la Caja del Plan dentro de los primeros diez días calendario siguientes al mes que corresponda, conjuntamente con las correspondientes planillas o comprobantes de pago si fueren honorarios.. Causa Se incumplió la obligación legal, en el pago de la Cuota Patronal y laboral, al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS- y Plan de Prestaciones del Empleado Municipal. Efecto Falta de solvencia en las rentas consignadas de la municipalidad. Se corre el riesgo de darle otro curso a los fondos destinados para el pago de la Cuota Patronal del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social y Plan de Prestaciones del Empleado Municipal.

40 31 Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones escritas al Alcalde Municipal y Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para realizar los pagos, ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Comentario de los Responsables En acta de discusión de Hallazgos número de fecha 15 de abril de 2013, suscrita en el Libro de Actas número de la Delegación de la Contraloría General de cuentas de Suchitepéquez, en punto Quinto, los señores funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: I) En este momento, el señor Alcalde Municipal, hace entrega de un memorial que consta de 6 hojas membretadas tamaño oficio, en donde conjuntamente con el Honorable Concejo Municipal y Empleados Municipales, dan respuesta a los hallazgos notificados, asimismo también se entrega un CD, que contiene el archivo de la respuesta a los hallazgos en donde indican lo siguiente: " Bueno si bien es cierto que la municipalidad no cumplió en los dos primeros cuatrimestres del año 2012 con el pago de las cuotas laborales y patronales, tanto at Plan de prestaciones del Empleado Municipal como al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, esto se debió a que desde Administraciones Municipales anteriores, ésta entidad venía arrastrando deudas desmesuradas y acumuladas por dichas administraciones, deudas que no solo existen con las instituciones descritas sino con múltiples entes financieros. Relativo a ello dentro de las políticas y acuerdos serios de la actual Administración Municipal, luego de!a toma de posesión y posterior análisis de cuentas y de dicha situación, se contempló establecer soluciones viables a la problemática del endeudamiento municipal, lo cual como es del conocimiento de ustedes no puede lograrse en forma inmediata por los ajustes contables, financieros y presupuestarios que necesariamente se tenía que analizar, pero logramos en cierta medida antes de finalizar el primer año de gobierno local solventar y corregir problemas de administraciones anteriores; pero las acciones que busca la actual administración no pretende resultados paliativos sino todo lo contrario, las acciones a tomar deben de tener resultados efectivos que garantizaran el cumplimiento oportuno y solvente de las rentas consignadas de forma continua. Por lo tanto la primer acción financiera fue regular las cuentas escriturales, en el sentido que las administraciones pasadas le dieron un curso distinto a los fondos de las cuotas laborales, por lo que esta administración se dio a la tarea de formar un fondo, el cual en el mes de noviembre del año 2012 se utilizó para realizar las gestiones y efectuar los trasladados de los fondos a la cuenta contable (118), correspondiente al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, lo cual con ello permitió como segundo paso cumplir en el mes de noviembre del primer año de gestión de la actual Corporación Municipal, con la deuda que se tenía de la administración anterior y poner al día a esta institución edilicia ante el Plan de Prestaciones del Empleado Municipal.

41 32 De la misma forma pero con mayores inconvenientes por el monto enorme o exorbitante se está atendida actualmente la problemática ante Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, siendo el caso que actualmente se tiene presupuestado un convenio de pago ante la institución referida, así mismo en el año en curso se tomaron las políticas necesarias para no incrementar aún más la deuda municipal en concepto de la cuota laboral y patronal, pues desde el primer mes del presente año se están cancelando las cuotas laborales y patronales a la institución correspondiente. No obstante la administración actual heredó deudas significativas, las mismas de manera responsable se han venido atendiendo con los cuidados necesarios y actualmente ya se encuentra solvente ante el Plan de Prestaciones del Empleado Municipal; se tiene presupuestado un convenido apegado totalmente a la verdadera capacidad de pago y por ultimo ya se realizan los pagos mensuales al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, para de esa forma no incrementar las deudas municipales. Relativo a lo anterior y con el debido respeto, nos permitimos manifestar que consideramos injusto e improcedente que ésta administración sea señalada con éste posible hallazgo, que incluye una situación que desde el inicio del año 2012, se preocupó por analizar y buscar solución al cumplimiento de trasladar a las instituciones correspondientes las rentas consignadas referidas en el mismo, situación que necesariamente por las circunstancias indicadas debe llevar un seguimiento en la programación para su cumplimiento, que se trasmite en un espacio de tiempo, porque fueron heredadas en la toma de posesión de ésta Corporación Municipal, por lo que se solicita que con fundamento en lo descrito precedentemente dicho hallazgo se desvanezca. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, toda vez que se confirmó, la deficiencia legal establecida. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE ARMANDO ESCOBEDO QUIÑONEZ 5, DIRECTOR DE AFIM MARLON ANTONIO PIVARAL REYES 5, Total Q. 10,000.00

42 33 Hallazgo No. 5 Otros incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado en proyectos de infraestructura municipal Condición Se comprobó que en los siguientes proyectos, no publicaron en Guatecompras el contrato administrativo y no incluyeron el cuadro de evaluación de las ofertas, en las actas de adjudicación; 1º. Mejoramiento Calle Pavimento 4ª. Calle prolongación, entre 4ª. Y 5ª. Avenida, salida a San Miguel Panan, San Antonio, Suchitepéquez, faccionado según Contrato No de fecha 02/10/2012, por Q.950,182.30; Acta de Adjudicación No del 19/09/ º. Construcción Pozo Mecánico, Colonia Antiguo Beneficio, San Antonio Suchitepéquez, Suchitepéquez, faccionado según Contrato No de fecha 02/10/2012, por Q.905,300.00; acta de adjudicación No del 19/09/2012. El total sin iva asciende a Q.1.656, Criterio La Resolución No del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -Guatecompras-, en artículo 11, procedimiento, módulo derecho n) indica: La Unidad Ejecutora Compradora debe asegurar que el contrato, con su respectiva aprobación, así como el oficio que contiene la remisión de este al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, se publique en el Sistema GUATECOMPRAS, como plazo máximo al día hábil siguiente de la remisión al referido registro. El Acuerdo Gubernativo No del Presidente de la República de Guatemala, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado en artículo 12 indica: Adjudicación. La Junta de Licitación debe faccionar acta de la adjudicación en la cual debe hacer constar los aspectos a que se refiere el Artículo 33 de la Ley, emitiendo la resolución correspondiente. El acta de adjudicación debe contener los cuadros o detalles de la evaluación efectuada a cada una de las ofertas recibidas, conteniendo los criterios de evaluación, la ponderación aplicada a cada uno de ellos y el puntaje obtenido por cada oferta en cada uno de los criterios de evaluación aplicados. Esta información de detalle debe ser publicada en GUATECOMPRAS. Causa Falta de capacitación, a la Junta de Licitación de la municipalidad, así como a la Dirección Municipal de Planificación, en el cumplimiento de plazos y en el uso del portal de Guatecompras.

43 34 Efecto Incumplimiento a la normativa legal vigente. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificación, para darle cumplimiento a los plazos que indica el artículo citado en el criterio. Asimismo, se debe capacitar a los miembros que conforman la Junta de Licitación, para que adjunte los cuadros de evaluación en las Actas de Adjudicación de proyectos. Comentario de los Responsables En acta de discusión de Hallazgos número de fecha 15 de abril de 2013, suscrita en el Libro de Actas número de la Delegación de la Contraloría General de cuentas de Suchitepéquez, en punto Quinto, los señores funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: I) En este momento, el señor Alcalde Municipal, hace entrega de un memorial que consta de 6 hojas membretadas tamaño oficio, en donde conjuntamente con el Honorable Concejo Municipal y Empleados Municipales, dan respuesta a los hallazgos notificados, asimismo también se entrega un CD, que contiene el archivo de la respuesta a los hallazgos en donde indican lo siguiente: "En el presente hallazgo se indica que no se publicaron en Guatecompras los contratos administrativos de los proyectos: 1º. Mejoramiento Calle Pavimento 48 Calle Prolongación, entre 4a y 5a avenida, salida a San Miguel Panán, San Antonio Suchitepéquez, 2º. Construcción Pozo Mecánico, Colonia Antiguo Beneficio San Antonio Suchitepéquez, para lo cual es importante hacer mención que si se cumplió con la publicación de los contratos de ambos proyectos, según constan en las publicaciones realizadas en el portal de cada uno de los proyectos en Guatecompras y de igual forma indicamos que también se cumplió con enviarlos al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas juntamente con la aprobación de cada uno de ellos por este cuerpo colegiado, para lo cual adjuntamos a la presente fotocopia simple de los acuerdos de aprobación de los contratos y del oficio enviado para el registro de los contratos ante la Contraloría General de Cuentas en cumplimiento a la resolución indicada en el criterio expuesto en el hallazgo. De igual forma queremos indicar que los integrantes de la Junta de Licitación designados para la adjudicación de los proyectos antes indicados, al ser la primera vez en que realizaban un proceso de adjudicación realizaron los cuadros de calificación o evaluación de las ofertas realizadas en una hoja por aparte para así adjuntar únicamente a las empresas adjudicadas de los dos proyectos antes indicados, en las actas respectivas que para el efecto se suscribieron por cada proceso de licitación realizado, y aun cuando no se incluyo en las actas de adjudicación los cuadros de evaluaciones de las ofertas presentadas, es importante indicar que se cumplió con la publicación

44 35 en el portal de Guatecompras con el nombre de CUADROS DE CALIFICACIONES DE OFERTAS, y de todo esto constan en las publicaciones en los portales de cada proyecto licitado en el ejercicio fiscal dos mil doce. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, toda vez que se verificó en el portal de Guatecompras, el incumplimiento de la publicación de los contratos de los proyectos mencionados en la condición, a pesar de la comprobación de la comisión de auditoría, en la respuesta al presente hallazgo, los responsables indican que: "es importante indicar que se cumplió con la publicación en el portal de Guatecompras con el nombre de CUADROS DE CALIFICACIONES DE OFERTAS, y de todo esto constan en las publicaciones en los portales de cada proyecto licitado en el ejercicio fiscal dos mil doce.". Asimismo, en relación a los cuadros de evaluación que no fueron incluidos en las actas de adjudicación, se comprobó y se reconoció de parte de los responsables, la deficiencia legal establecida. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 83, y Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo Número , Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE ARMANDO ESCOBEDO QUIÑONEZ 33, CONCEJAL V JAIME ABELARDO CARDENAS FIGUEROA 33, SINDICO I MAYNOR RENE SAQUIC ESPINOZA 33, SINDICO II JOSE RODOLFO XUM AVILA 33, CONCEJAL I ALFREDO (S.O.N.) GARCIA SANCHEZ 33, CONCEJAL II DANIEL (S.O.N.) TASH AJCHE 33, CONCEJAL III VASNY ADIEL MALDONADO ALONZO 33, CONCEJAL IV ROBERTO (S.O.N.) MENDEZ VASQUEZ 33, Total Q. 265, Hallazgo No. 6 Falta de cloración del agua Condición Se comprobó que desde el 29 de julio, al 10 de noviembre del año 2012, no se cloró el sistema de agua, debido a que se deterioró el clorinador que se utilizaba para el saneamiento del agua del municipio. Criterio El Decreto Número 90-97, del Congreso de la República de Guatemala, Código de

45 36 Salud, artículo 87, indica: PURIFICACION DEL AGUA. Las Municipalidades y demás instituciones públicas o privadas encargadas del manejo y abastecimiento del agua potable, tienen la obligación de purificarla, en base a los métodos que sean establecidos por el Ministerio de Salud. El Ministerio deberá brindar asistencia técnica a las Municipalidades de una manera eficiente para su cumplimiento. La trasgresión a esta disposición, conllevará sanciones que quedarán establecidas en la presente ley, sin detrimento de las sanciones penales en que pudiera incurrirse. Y el Decreto Número , del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 68 Competencias propias del municipio, literal a) indica: Abastecimiento domiciliario de agua potable debidamente clorada;. Causa Las autoridades municipales no han cumplido en reparar el clorinador de agua de la municipalidad. Efecto El agua que se consume en el municipio no está clorada y se corre el riesgo de brotes de enfermedades gastrointestinales, poniendo en peligro la salud de la población. Recomendación El Concejo Municipal debe cumplir y promover la eficiencia, en la cloración de agua que consume la población, siendo necesario que se repare inmediatamente el clorinador de agua y así cumplir con apego a la ley. Comentario de los Responsables En acta de discusión de Hallazgos número de fecha 15 de abril de 2013, suscrita en el Libro de Actas número de la Delegación de la Contraloría General de cuentas de Suchitepéquez, en punto Quinto, los señores funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: I) En este momento, el señor Alcalde Municipal, hace entrega de un memorial que consta de 6 hojas membretadas tamaño oficio, en donde conjuntamente con el Honorable Concejo Municipal y Empleados Municipales, dan respuesta a los hallazgos notificados, asimismo también se entrega un CD, que contiene el archivo de la respuesta a los hallazgos en donde indican lo siguiente: "El hallazgo descrito menciona que desde el 29 de julio al 10 de noviembre del año dos mil doce, no se cloró el sistema de agua, por lo cual queremos indicar que en ningún momento se ha suspendido la cloración del agua, únicamente se le redujo en mínimo porcentaje a lo estipulado por las normas COGUANOR, esto debido a que uno de los clorinadores se deterioró, por lo que posteriormente se realizo un estudio de la empresa FACOMRSA para la reparación del clorinador y/o el cambio del sistema. A Ia fecha se cambio el sistema gas cloro a hipoclorito de sodio mismo que eficienta al

46 37 cien por cien la cloración del sistema de agua como lo indican los registros actuales del centro de salud, para lo cual adjuntó a la presente un oficio enviado por los señores de la empresa antes mencionada en el cual le solicitamos que informaran sobre el análisis que se realizo en octubre del año dos mil doce.". Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, toda vez que se confirmó la deficiencia legal, por medio de oficio sin número, del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social de la localidad, de fecha 14 de noviembre de 2012, firmado y sellado por las autoridades correspondientes. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE ARMANDO ESCOBEDO QUIÑONEZ 5, CONCEJAL V JAIME ABELARDO CARDENAS FIGUEROA 5, SINDICO I MAYNOR RENE SAQUIC ESPINOZA 5, SINDICO II JOSE RODOLFO XUM AVILA 5, CONCEJAL I ALFREDO (S.O.N.) GARCIA SANCHEZ 5, CONCEJAL II DANIEL (S.O.N.) TASH AJCHE 5, CONCEJAL III VASNY ADIEL MALDONADO ALONZO 5, CONCEJAL IV ROBERTO (S.O.N.) MENDEZ VASQUEZ 5, Total Q. 40, Hallazgo No. 7 Incumplimiento en políticas de inversión Condición Se comprobó que en el reporte de Ejecución Consolidada de Egresos por tipo de presupuesto del 01/01/2012 al 31/12/2012, se ejecutó en funcionamiento, la suma de Q.9.349,411.89, lo cual representa un 62.46%; Asimismo el rubro de inversión, asciende a Q.2.942, que representa un 19.66% de lo ejecutado en los egresos. Esto demuestra que se ha invertido, un bajo porcentaje en obras de infraestructura del municipio. Criterio El Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 5, Servicio a los intereses públicos, indica; Los municipios y otras entidades locales sirven a los intereses públicos que les están encomendados y actúan de acuerdo con los principios de eficacia, eficiencia, descentralización, desconcentración y participación comunitaria, con observancia

47 38 del ordenamiento jurídico aplicable.. El artículo 130, Objetivo de las inversiones, indica: Las inversiones se harán preferentemente en la creación, mantenimiento y mejora de los servicios públicos municipales y en la realización de obras sanitarias y de Urbanización. No puede asignarse ni disponerse de cantidad alguna para objetivos ajenos a los fines del municipio.. La Constitución Política de la República de Guatemala, artículo 257, Asignación para las Municipalidades, indica: El Organismo Ejecutivo incluirá anualmente en el Presupuesto General de Ingresos ordinarios del Estado, un diez por ciento del mismo para las municipalidades del país. Este porcentaje deberá ser distribuido en la forma en que la ley determine y destinado por lo menos en un noventa por ciento para programas y proyectos de educación, salud preventiva, obras de infraestructura y servicios públicos que mejoren la calidad de vida de los habitantes. El diez por ciento restante podrá utilizarse para financiar gastos de funcionamiento.. El Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Descentralización, artículo 7, prioridades, indica: Sin perjuicio del traslado integral de las competencias administrativas, económicas, políticas y sociales, al municipio y demás instituciones del Estado, prioritariamente se llevará a cabo la descentralización de las competencias gubernamentales en las áreas de: 1. Educación, 2. Salud y Asistencia Social; 3. Seguridad Ciudadana, 4. Ambiente y Recursos Naturales, 5. Agricultura, 6. Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, 7. Economía, y 8. Cultura, Recreación y Deporte.. Causa Se conservó al 31/12/2012, en la cuenta bancos de la municipalidad, la suma de Q.6.693,863.09, lo cual demuestra que no se ha invertido en obras de infraestructura en el municipio. Efecto El municipio no obtiene beneficios de desarrollo y urbanización como: Servicios de Agua Potable, Alumbrado Público, Carreteras, Escuelas, Drenajes, Alcantarillados, etc. Recomendación El Concejo Municipal debe de girar instrucciones a: Alcalde Municipal, Director de AFIM, Director Municipal de Planificación y Jefaturas de Confianza, para que propongan proyectos de inversión en beneficio del municipio y que sean aprobados en el Plan Operativo Anual de cada año. Comentario de los Responsables En acta de discusión de Hallazgos número de fecha 15 de abril de 2013, suscrita en el Libro de Actas número de la Delegación de la Contraloría General de cuentas de Suchitepéquez, en punto Quinto, los señores funcionarios y empleados municipales manifiestan lo siguiente: I) En este momento, el señor

48 39 Alcalde Municipal, hace entrega de un memorial que consta de 6 hojas membretadas tamaño oficio, en donde conjuntamente con el Honorable Concejo Municipal y Empleados Municipales, dan respuesta a los hallazgos notificados, asimismo también se entrega un CD, que contiene el archivo de la respuesta a los hallazgos en donde indican lo siguiente: " Con respecto al presente hallazgo en el cual se indica un bajo porcentaje de ejecución de obras de infraestructura del municipio en el periodo fiscal dos mil doce, nos permitimos manifestar que dentro de las políticas propias de este cuerpo colegiado se ha decido con base a lo estipulado en el Código Municipal en su Artículo 3, que indica, que en el ejercicio de la autonomía que la Constitución Política de la República garantiza al municipio, éste elige a sus autoridades y ejerce por medio de ellas, el gobierno y la administración de sus intereses, obtiene y dispone de sus recursos patrimoniales, para lo cual se tomó la decisión de que los ingresos del periodo fiscal dos mil doce, se ahorrarían con la finalidad de poder contar con la solvencia económica para la ejecución de proyectos que son de gran necesidad, de los cuales las cantidades a invertir en ellos eran demasiado altas, tal es el caso de la compra de un inmueble para un nuevo cementerio general, el cual asciende a un poco más de dos millones seiscientos mil quetzales {Q ,000.00), la compra de un nuevo afluente de agua para la ampliación del agua potable el cual asciende a la cantidad de Seiscientos Setenta mil quetzales aproximadamente, (Q. 670,000.00), y además proyectos de infraestructura en su mayoría mejoramientos de caminos por medio de adoquinados, habilitación de pozos mecánicos que en la actualidad no están funcionando, y en fin, los fondos recaudados en el periodo fiscal dos mil doce servirán para poder pagar todos aquellos proyectos que realizaremos con fondos propios y para el poder dar el aporte que le corresponda de aquellos proyectos que sean ejecutados por medio del Consejo Departamental de Desarrollo, por lo cual la medida optada por esta administración municipal dará liquidez y solvencia a esta municipalidad, y evitara que se realicen préstamos a largo plazo, situación que a nivel nacional a afectado a la mayoría de entidades municipales pagando altos intereses y gastos adicionales. En resumen, la administración municipal actual, con éstas políticas, pretende implementar una forma diferente de administrar los recursos del Municipio de San Antonio Suchitepéquez, lo cual no menoscaba los recursos públicos, sino al contrario, se pretende maximizar los mismos en su inversión adecuada y debidamente programada.". Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo, toda vez que se comprobó la poca inversión municipal en el municipio y según los datos del sistema SICOINGL de la municipalidad, reflejan un 20% del presupuesto ejecutado durante el período Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General

49 40 de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE ARMANDO ESCOBEDO QUIÑONEZ 5, CONCEJAL V JAIME ABELARDO CARDENAS FIGUEROA 5, SINDICO I MAYNOR RENE SAQUIC ESPINOZA 5, SINDICO II JOSE RODOLFO XUM AVILA 5, CONCEJAL I ALFREDO (S.O.N.) GARCIA SANCHEZ 5, CONCEJAL II DANIEL (S.O.N.) TASH AJCHE 5, CONCEJAL III VASNY ADIEL MALDONADO ALONZO 5, CONCEJAL IV ROBERTO (S.O.N.) MENDEZ VASQUEZ 5, Total Q. 40, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que relativamente se le dio cumplimiento y se implementaron las mismas.

50 41 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 JOSE ARMANDO ESCOBEDO QUIÑONEZ ALCALDE MUNICIPAL 15/01/ /12/ MAYNOR RENE SAQUIC ESPINOZA SINDICO I 15/01/ /12/ JOSE RODOLFO XUM AVILA SINDICO II 15/01/ /12/ ALFREDO GARCIA SANCHEZ CONCEJAL I 15/01/ /12/ DANIEL TASH AJCHE CONCEJAL II 15/01/ /12/ VASNY ADIEL MALDONADO ALONZO CONCEJAL III 15/01/ /12/ ROBERTO MENDEZ VASQUEZ CONCEJAL IV 15/01/ /12/ MARLON ANTONIO PIVARAL REYES DIRECTOR DE AFIM 15/01/ /12/ OSCAR RENE DE LEON DE LEON DIRECTOR DMP 15/01/ /12/ ISRAEL FERNANDO GRAMAJO ALFARO ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /01/ ABELINO RAMON BARRENO VELASQUEZ SINDICO II 01/01/ /01/ JACOB ANTONIO PALACIOS KESTLER DIRECTOR DE AFIM 01/01/ /01/ JOSE FRANCISCO VASQUEZ TAHUAL CONCEJAL III 01/01/ /01/ ANSELMO CHAJIL CASIA CONCEJAL V 01/01/ /01/ SERGIO EDUARDO MORENO SECRETARIO MUNICIPAL 15/01/ /12/2012

51 COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. LUIS ALFREDO CASIMIRO DOMINGUEZ Coordinador Gubernamental Lic. JULIO TADEO MORAN REYES Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

52 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) Somos una municipalidad democrática que promueve los valores y fortalece la organización y desarrollo de las comunidades urbanas y rurales, en la línea de gestión y autogestión, incidiendo en las decisiones políticas, económicas, sociales y culturales a nivel local y nacional, para mejorar la calidad de vida de la población Visión (Anexo 2) Ser un gobierno municipal moderno, transparente, eficiente, auto sostenible, democrático, representativo de los intereses de la población del municipio, con capacidad técnica, administrativa y financiera para promover la participación comunitaria de forma organizada e integral Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituye el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: 1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; 2. Salud y asistencia social; 3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda; 4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; 5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; 6. De finanzas; 7. De probidad; 8. De los derechos humanos y de la paz; 9. De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyección social.

53 44 El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario. La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la función municipal, siendo las siguientes: Dirección Municipal de Planificación Oficina Municipal de la Mujer Administración Financiera Integrada Municipal Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal.

54 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)

55 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)

56 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)