EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 1 INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE PROYECTOS: DEL CONFLICTO AL PROBLEMA TÉCNICO

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1 EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 1 INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE PROYECTOS: DEL CONFLICTO AL PROBLEMA TÉCNICO MARCO CONCEPTUAL REQUERIDO PARA LA REALIZACIÓN DE ESTE EJERCICIO Operación Proyecto Teoría General de Sistemas Visión sistémica Caracterización de problemas Formulación hipotética Variables cualitativas y cuantitativas Formulación de objetivos Indicadores de evaluación Esta ejercitación se orienta hacia una descripción del PROBLEMA que da origen a la Operación Proyecto y que intentará ser resuelto a través de la realización de un proyecto, así como la formulación del OBJETIVO que se pretende alcanzar y los RESULTADOS que se desean obtener, más un esbozo de los posibles CAMINOS para lograrlos. El ejercicio se encuentra en el CUADRANTE REALIDAD-PROBLEMA del marco conceptual. Realidad pues se plantea como una descripción de la situación existente (sistema real); y problema dado que aún no se presentan soluciones. Los autores del trabajo deben comportarse como observadores externos e imparciales no involucrados en el caso, y con VISIÓN SISTÉMICA. 1.1 CARACTERIZACIÓN DEL CONFLICTO QUE DA ORIGEN AL PROYECTO Descripción del problema y su contexto. a) COMITENTE: Grupo Orbis; Empresa Colombiana con presencia en más de 16 países con sus 4 Negocios de Pinturas, Químicos, Aguas y Comercio; cuenta con más 5000 mil Empleados dentro de Su cobertura podemos destacar Centro América, Brasil, Panamá, Venezuela, Ecuador y Colombia. b) CONTEXTO: El área de Transporte está bajo la Dirección de Planeación y Logistica contiene 5 Gerencias dentro de estas la Gerencia de Transporte, que cuenta con 3 coordinadores y más de 15 Analistas; La Herramienta actual ya no cuenta con la capacidad necesaria para soportar la Operación de Transporte no solo en Colombia si no en los demás países. c) CONFLICTO: En los Últimos años se ha evidenciado la falta de Información oportuna y precisa en las Operaciones Logísticas de Transporte, generando así poca confiabilidad en los resultados presentados ante los comités de Nivel Superior; pese a existir otras herramientas de apoyo los procesos manuales y el desgaste Operativo son mayores cada día. 1

2 d) PROBLEMA: En el Área de Transporte se requiere una herramienta de mayor capacidad que permita la gestión adecuada en el proceso transporte a nivel Colombia, generando así valor el proceso y credibilidad en la Información Descripción del sitio donde ocurre el conflicto. Grupo Orbis, con sede Administrativa en Medellin y con Plantas de Producción en Medellin, La Estrella y Centros Distribución en Cali, Bucaramanga, Funza, Pasto y Rionegro Descripción del momento en que ocurre el conflicto. Grupo Orbis, realiza procesos de Manufactura de productos en Poliéster, Resinas Alquidicas, comercialización de Productos Químicos, Ferreteros, Accesorios y tuberías para Aguas, el conflicto ocurre en las planeación y gestión vehicular, Liquidación de Fletes, Cumplidos, e Indicadores de Gestión Personas involucradas. PERSONAS, CÓMO LO AFECTARÍA LA INSTITUCIONES, ELIMINACIÓN DEL EMPRESAS U PROBLEMA ORGANISMOS POSITIVO Ó INVOLUCRADOS NEGATIVO? Coordinadores Transporte de Información Oportuna y confiable y en Línea (+) MOTIVO POR EL QUE ESTARÍA AFECTADO O ALCANZADO SI EL PROBLEMA SE SUPRIMIERA Acceso Rápido y Directo a la Información de Transporte Supervisores de CEDIS Analistas de Transporte Proceso Contable Control completo sobre los volúmenes y capacidades de despacho por día. (+) Facilita la operación de Planeación en todas las modalidades de Transporte (+) Permite la contabilización de las facturas en cada uno de los puestos de trabajos y desde los Lugares de Operación evitando la pérdida de Información (+) Seguimiento de los pedidos a despachar. Acceso Rápido y Directo a la Información de Transporte Control de Gastos y Fletes pagados Información Oportuna para la toma de decisiones en el día a día. Asegura la completa contabilización de las facturas generadas por el servicio. 2

3 1.2 SITUACIÓN DESEADA Descripción de una situación hipotética deseada donde el problema no existiera. Una Operación de Transporte completamente Integrada con Información directa y Oportuna, permitiendo un control Total en costo, Gestión Vehicular y pagos de los servicios prestados, con un alcance hacia las demás áreas ( SAC, Comercial, Compras, Cartera, entre otras) 1.3. ACTUACIÓN HIPOTÉTICA CAPAZ DE ELIMINAR EL PROBLEMA Resultados de una hipotética actuación que eliminara el problema. TRANSFORMACIONES, sustituciones o cambios que se deberían introducir en la situación actual para que el problema desaparezca UTILIDAD que se espera lograr con la solución del problema LÍMITES espaciales de planteamiento de la solución HORIZONTE temporal mínimo aceptable de planteamiento de la solución Toma de DECISIONES que se habrán producido para solucionar el problema Otros puntos relevantes para el caso Aumentar las competencias en manejo de bases de datos, fortaleciendo el perfil del cargo acorde a la labor realizada. Información concreta y Oportuna para la toma de decisiones en el proceso Sometido al cronograma de formación personal y Sistema de gestión de desempeño. El tiempo estimado es de 9 Meses Compromiso directo de los colaboradores y de las gerencias involucradas Orientación al Logro y Resultados, Cultura Organizacional, Orientación al cambio, comprometidos con la Estrategia. 3

4 Constricciones y restricciones a tener presentes en la solución. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE FACTORES LIMITANTES O CONDICIONANTES A TENER EN CUENTA EN LA SOLUCIÓN POSIBILIDAD DE ALTERACIÓN CONSTRICCIÓN O RESTRICCIÓN? Resistencia al Cambio Restricción 4 GRADO DE LIBERTAD DE INTERVENCIÓN (1a 5)* Personal Capacitado para el proceso de salida en Vivo. Restricción 4 Presupuesto Restricción 3 Plataforma Tecnológica Restricción FORMULACIÓN TÉCNICA DEL PROBLEMA OBJETIVO Con mención de los límites del planteamiento y el alcance temporal de la solución VARIABLES cualitativas y cuantitativas que definen el problema existente, sobre las que deberemos actuar Implementar una herramienta de mayor capacidad que permita la gestión adecuada en el proceso transporte a nivel Colombia, generando así valor el proceso y credibilidad en la Información. - Confiabilidad en la Información e Indicadores de Gestión. - Control en el proceso de Planeación, y Seguimiento a Entregas - Tramite de Cumplidos, Liquidación de Fletes. - Aprobación de Tarifas y Gestión Documental. - División entre áreas, SAC, Facturacion, Operaciones, Calidad. FUNCIONES que se habrán de conseguir y PRESTACIONES que se proporcionarán con la solución - Manejo centralizado de la Información. - Perfiles de Usuarios según su Rol en la compañía. - Biblia de clientes actualizadas. - Soporte Técnico - Administración de los recursos en la planeación de transporte 4

5 RESULTADOS, productos o cambios que se habrán conseguido materializada la solución Otros puntos relevantes para el caso Tener un completo sistema de Transporte que permita el manejo de la operación a todo nivel en temas como: - Planeación de despachos - Gestión vehicular - Preliquidación y Liquidación de fletes - Retorno de Cumplidos - Tracking de la Operación - Causación de facturas ( Ingresar a la contabilidad) - Tiempos en la Operación - Aprobaciones de ajustes a fletes - Integración de Áreas - Información en Línea Dar un cambio en el modo que opera hoy día el área en busca de una mejora continua POSIBLES MODALIDADES DE ACTUACIÓN PARA LA SOLUCIÓN Presentación de diferentes modalidades posibles de utilizar para solucionar el problema. - Consolidar el Área de Transporte como un proceso de Apoyo y que así sea visto por los demá Usuarios con Información permanente. - Realizar Macros que permita una mejor funcionalidad en la Planeación de la operaciones - Adoptar un Sistema de Transporte con mayor alcance y mejor funcionalidad. - Incorporar nuevo personal para dinamizar el proceso y hacerlo más eficiente CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA SOLUCIÓN ENFOQUE desde el cual se evaluará el éxito en la superación del problema. El problema será resuelto cuando desde el área se puedan tener mejores tiempos en la planeación y gestión vehicular, permitiendo una atención Oportuna en el servicio y un equipo de trabajo comprometido con sus funciones y resultados INDICADORES con los que se evaluarán las soluciones al problema. a. Costo por kilo transportado: Total fletes/kilos Movidos b. Flete como % de Venta: Flete pagado/total ventas c. Ocupación vehicular: Kilos Movidos/Capacidad Instalada d. Cumplimiento de Presupuesto: Pto Gasto/Real Gasto 5

6 1.7. ANEXOS QUE SE ADJUNTAN Presentación y fundamentación de los anexos que se adjuntan. NOMBRE DEL ANEXO FUNDAMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN DE ESTE ANEXO APARTADO DEL EJERCICIO AL QUE COMPLEMENTA Contexto problema del Breve descripción del ambiente del problema Literal a) Organigrama del área de proyectos Estructura organizacional de proyectos en el comitente Literal b) Requisitos software del Características actuales de las herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos y las características que se necesitan adicionalmente. 1.4 Fecha de entrega del ejercicio 24/02/2016 Nombre y apellido de los autores con indicación del coordinador del grupo y del responsable del ejercicio Jorge Armando Rendon Yulieth Ospina Barrera 6