IMPACTO DE LA APLICACIÓN DE INTERNACIONALES EN LAS FUNCIONES, PROCESOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

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1 IMPACTO DE LA APLICACIÓN DE LOS ESTÁNDARES INTERNACIONALES EN LAS FUNCIONES, PROCESOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

2 Principales Temas de Conversión a IFRS Manejo del proyecto IFRS involucra un objetivo de cambio El tiempo de implementación es corto Los recursos disponibles ibl son limitadosit El proyecto involucra riesgos internos y externos Se requiere un fuerte soporte de la gerencia clave 1 PricewaterhouseCoopers

3 Principales Temas de Conversión a IFRS Disponibilidad de la información y requerimientos de sistemas Necesidades de proveer información en cumplimiento de las IFRS - Estados Financieros - Revelaciones - Información gerencial Duplicidad de reportes en un período - Antes de implementar en Colombia IFRS Reportes estatutarios, impuestos, regulación, entidades financieras - Después de implementar en Colombia IFRS Toda la información bajo una misma base (IFRS) 2 PricewaterhouseCoopers

4 Principales Temas de Conversión a IFRS Transferencia del conocimiento y comunicación Todos los participantes involucrados en el proyecto deben recibir en forma oportuna el adecuado entrenamiento - Departamento de contabilidad, administradores de reportes -Directivas La comunicación con los usuarios de la información es clave - Cronogramas y contenido de las comunicaciones externas - Transparencia 3 PricewaterhouseCoopers

5 Principales Temas de Conversión a IFRS Administración de reportes y presupuesto Los indicadores de análisis de la información serán impactados, es necesario adaptarlos para analizar los resultados de IFRS - Impacto sobre el comportamiento de los indicadores por cambios en las reglas contables - Las volatilidades necesitan ser explicadas - Alineamiento de la información financiera y gerencial La preparación de presupuestos se dificultara por los cambios Los sistemas requieren ser adaptados a los nuevas necesidades de información. 4 PricewaterhouseCoopers

6 Cronograma de trabajo Fase 1 Fase 2 Fase 3 5 PricewaterhouseCoopers

7 Cambios en los números La acción en este frente se refiere a los problemas contables y financieros, permitiendo a la dirección: Identificar los principales problemas y las diferencias con los PCGA de cada país. Identificar los ajustes que será necesario efectuar y la información adicional i que será preciso dar a conocer, ofreciendo las explicaciones adecuadas. Modificar los manuales y políticas contables en vigor o adoptar nuevos manuales y políticas, y formular los primeros estados financieros con arreglo a las IFRS. Considerar cómo puede verse afectada la viabilidad d de ciertos productos y servicios, y si varían los resultados comunicados, permitiendo a los directivos adoptar las medidas oportunas. 6 PricewaterhouseCoopers

8 Cambios en procesos y personas La acción en este frente se refiere a los cambios organizativos, de comportamiento y de procedimientos, permitiendo a la dirección: Considerar lo que implicará la adopción de las IFRS para el gobierno de la empresa y la estructura de la organización. Lograr la transferencia de conocimientos tanto a nivel ejecutivo como a nivel operativo. Modificar los procesos y procedimientos de reporting y del negocio según sea preciso para lograr trabajar de la nueva manera que se requiere. 7 PricewaterhouseCoopers

9 Cambios en los sistemas de información La acción en este frente se refiere a la necesidad de modificar y/o sustituir los sistemas existentes, permitiendo a la dirección: Identificar los actuales gaps de información y deficiencias de los sistemas. Desarrollar una estrategia de sistemas detallada en apoyo de los nuevos procesos y procedimientos, lo que permitirá tomar decisiones informadas en relación con las inversiones de capital. Organizar la implantación por etapas de nuevos sistemas destinados a asegurar que todo el personal está totalmente preparado para cumplir sus nuevas responsabilidades, y que la empresa pueda funcionar sin tropiezos en cada etapa. 8 PricewaterhouseCoopers

10 Las Tres Fases 9 PricewaterhouseCoopers

11 Generalidades del estudio preliminar Fase 1 Con este prudente primer paso la empresa asume el control, obteniendo dos ventajas principales: Obtiene un diagnóstico contable que le permite conocer en profundidad los efectos que tendrán las IFRS sobre las principales cifras y ratios, y alerta sobre los principales problemas contables a solucionar así como de posibles "sorpresas". Conoce el camino que conviene seguir, atendiendo a los problemas operativos, los recursos y la gestión del proyecto. De esta manera, la empresa está en condiciones de tomar una decisión informada sobre cómo proceder en la conversión a las IFRS. 10 PricewaterhouseCoopers

12 Objetivos del estudio preliminar Fase 1 Construir conciencia en las directivas y comenzar a transferir el conocimiento sobre la contabilidad y los procesos Acceder al alto nivel de impacto del cambio en la estructura financiera i y los indicadores d de desempeño claves. Evaluar las opciones contables e identificar los principales temas de conversión Identificar las posibles limitaciones en los sistemas Iniciar el diseño de los requerimientos de reporte Adoptar las estrategias de IFRS y la estructura del proyecto Confirmar el alcance del proyecto 11 PricewaterhouseCoopers

13 Procedimientos durante el estudio preliminar Fase 1 Mesas de trabajo sobre temas relevantes con representantes del área financiera y las demás áreas del negocio. Revisión de los reportes anuales históricos y las transacciones de GAAP local Comparación y revisión de las políticas de IFRS Evaluación preliminar de las opciones contables disponibles bajo IFRS Identificación de los issues del proyecto 12 PricewaterhouseCoopers

14 Definición y Lanzamiento del Proyecto Fase 2 Diseño del proyecto. Este se diseña de manera que se pueda dirigir la empresa eficazmente mientras se gestiona el proyecto de transición hasta llevarlo a buen término. Definir los puntos de análisis y revisión Establecer los roles y responsabilidades y determinar los equipos de trabajo Implementar los procedimientos del proyecto: Reportes de estatus y evaluaciones de riesgo Resolución de problemas Implementación de controles Listas de distribución Definir los planes de comunicación y las estrategias de entrenamiento Reunión inicial y lanzamiento del proyecto 13 PricewaterhouseCoopers

15 Evaluación Fase 2 Evaluación de los componentes y solución de problemas. El resultado de esto es la adopción de decisiones plenamente informadas sobre las políticas contables de las IFRS y la estrategia de conversión, así como sobre los cambios operativos y de sistemas. Definir los requerimientos de reportes (IFRS, Reportes Gerenciales) Establecer las políticas de la compañía (separar los equipos de trabajo por competencias dependiendo la complejidad ej. IAS 39) Definir los componentes a ser evaluados Desarrollar guías Componentes de Evaluación Manual Contable Modelos de información Diccionario de datos Siempre usar soluciones practicas y ejemplos (incluyendo estimaciones iniciales) Paquetes de reporte o planes de cuentas son rediseñados para incluir información requerida (segmentos e intercompañias son difíciles) 14 PricewaterhouseCoopers

16 Conversión inicial Fase 2 En esta etapa se preparan (pero no se comunican externamente) los primeros estados financieros formulados totalmente con arreglo a las IFRS, de manera que la empresa puede verse a sí misma por vez primera dentro del nuevo contexto de las IFRS. El entrenamiento es aplicado (incluyendo guías sobre identificación de vacíos de información) ió Las diferencias e issues son identificados Los vacíos de información son identificados y solucionados (puede ocurrir temprano) Los issues son resueltos Las nuevas planillas de trabajo son completadas para el balance inicial de IFRS (usualmente el estado de resultados también según requerimiento de la gerencia) Las cifras de IFRS son analizadas, se consideran procedimientos de control 15 PricewaterhouseCoopers

17 Institucionalización del cambio Fase 3 Esta fase permite a la empresa implantar el cambio en una transición suave hacia una nueva forma de operar, utilizando con comodidad y autoridad el nuevo lenguaje de las IFRS. Este cambio paso a paso suele desarrollarse sobre tres frentes: los procesos, el personal y los sistemas. En cada etapa, las nuevas políticas de las IFRS darán lugar a nuevos procedimientos, i a una posible reorganización, a sistemas nuevos o mejorados, y a una necesaria transferencia de conocimientos para contar con nuevas habilidades. El proceso de consolidación es ajustado o se implementa un nuevo sistema de consolidación Los requerimientos de reportes locales son rediseñados para cumplir con IFRS La contabilidad es ajustada o reemplazada Las interfaces son ajustadas o reemplazadas Los sistemas son ajustados o reemplazados La integración debería incluir reportes de varios GAAP los cuales puedan ser finalizados usando varios métodos Cada usuario debe tomar control de sus números 16 PricewaterhouseCoopers

18 Impacto en unos estados financieros bajo IFRS 17 PricewaterhouseCoopers

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