EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 2 DISEÑO DE SISTEMAS SOLUCIÓN EN PROYECTOS

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1 EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 2 DISEÑO DE SISTEMAS SOLUCIÓN EN PROYECTOS MARCO CONCEPTUAL REQUERIDO PARA LA REALIZACIÓN DE ESTE EJERCICIO Operación Proyecto Producto Final de la operación Unidad Operativa Servicios y funciones Usuarios internos y externos Esta ejercitación pretende guiar a los proyectistas en el análisis de las PERSONAS y las COSAS que se verán afectadas por el proyecto. Se orienta hacia un primer esbozo de un sistema solución del problema técnico presentado en el ejercicio anterior, con una descripción de la red de sistemas reales en la que quedaría integrado. El ejercicio aún se sitúa en el CUADRANTE REALIDAD-PROBLEMA del marco conceptual. Realidad, pues hay una descripción de personas y cosas reales que están o estarán afectadas por la situación, sin embargo, en ese mismo eje se aprecia una transición hacia lo conceptual. Se encuentra en el lado del problema, pues aún no hay soluciones MODALIDAD DE ACTUACIÓN Selección fundamentada de la modalidad de actuación. MODALIDADES QUE SE DESCARTAN Consolidar el Área de Transporte como un proceso de Apoyo y que así sea visto por los demás Usuarios con Información permanente. MOTIVOS POR LOS QUE SE DESCARTAN Realizar este Proceso no Garantizaría que se elimine el cuello de botella en la planeación de Despachos, por tal motivo sería una opción de apoyo más no la solución. Incorporar nuevo personal para dinamizar el proceso y hacerlo más eficiente. Se consumiría más gasto de Nomina, y con probabilidades de Éxito muy bajas y sujetas a estados de Ánimos en el Personal. Realizar Macros que permita una mejor funcionalidad en la Planeación de la operaciones Siendo una opción viable sería una herramienta que a futuro no permitiría una conectividad eficiente con los demás negocios. 1

2 MODALIDAD ELEGIDA Adoptar un Sistema de Transporte con mayor alcance y mejor funcionalidad. MOTIVO POR EL CUAL SE ELIGE Herramienta con adaptación sencilla a las operaciones, generadora de reportes y con alcance a las demás compañías del grupo para lograr estandarizar procesos y optimizar recursos PRESENTACIÓN DEL SISTEMA A PROYECTAR Producto Final que resultará de la Operación Proyecto. Herramienta Informática que permitirá el control de las operaciones de Transporte a todo nivel facilitando las operaciones del día a día y con información oportuna Unidad Operativa que administrará el Producto Final cuando preste servicio. Transporte Transversal Grupo Orbis Servicios que prestarán el Producto Final y la Unidad Operativa. - Planeación de Transporte en sus modalidades - Información Oportuna - Perfiles de clientes con interacción de EBS - Indicadores de la Gestión del Transporte - Procesamiento de Facturas de servicios de Transporte - Integración de las Áreas involucradas en despachos - Registros e Información en Línea Tareas a realizar por personas y máquinas. TAREAS A REALIZAR POR PERSONAS -Definir perfiles y parámetros de uso -Ingresar información -Administrar la herramienta -Solicitar y consultar información -Analizar información TAREAS A REALIZAR POR MÁQUINAS -Almacenar datos -Procesar información -Controlar tiempos de ejecución -Generar alertas -Generar reportes -Parametrizar información 2

3 Entradas, insumos, materias primas, recursos, que requerirá el sistema para prestar el servicio. - Maestros de Información - Parámetros de tarifas - Perfiles y roles de Usuarios Salidas, bienes, servicios, productos, resultados, que se obtendrán a partir del servicio que prestará el sistema. - Integración del proceso de Transporte a nivel Grupo - Operaciones centralizadas en los diferentes Negocios - Confiabilidad en la Información - Seguridad en la Información Fronteras del sistema a proyectar. Sistema de Información que permitirá la administración adecuada del proceso de planeación de Transporte con Funciones enfocadas a los Usuarios y a las necesidades del Negocio, como Tareas, documentación, recursos información confiable y Oportuna ENLACES DE DEPENDENCIA DEL SISTEMA A PROYECTAR Dependencia del sistema a régimen (en funcionamiento) respecto a otros sistemas reales. OTROS SISTEMAS REALES CON LOS QUE SE RELACIONA EL SISTEMA A PROYECTAR Operaciones y Calidad Desarrollo y Optimización Logística TI FUNCIÓN O ASPECTO QUE GENERA ESTA DEPENDENCIA ENTRE EL SISTEMA A PROYECTAR Y OTROS SISTEMAS Identifica las NDE a despachar y proceder a expedir certificados de calidad de los productos. Indica los cambios y la flexibilidad con la que el sistema debe Operar Determina la compatibilidad, conectividad e Interfaces a Implementar y las licencias de funcionamiento. Recurso Humano Cantidad de Usuarios disponibles que intervendrán operativamente en la Herramienta dia a dia. Gerencia de Transporte Da los lineamientos para sacar el Mayor Provecho en cada uno de los Negocios con la 3

4 Herramienta Implementada Dependencia del sistema, en otros estados de su ciclo de vida. ESTADO DEL CICLO DE VIDA* OTROS SISTEMAS REALES CON LOS QUE SE RELACIONA EN ESOS ESTADOS FUNCIÓN O ASPECTO QUE GENERA ESTA DEPENDENCIA O RELACIÓN Salida en Vivo Financiera Presupuesto para la Implementación de la Herramienta Salida en Vivo TI Monitorear en todo momento el correcto funcionamiento de la Herramienta Estabilización TI- Transporte Reportar novedades en las Operaciones y hacer seguimiento a la solución de dichos Problemas Técnicos. Aplicación de Parches de Actualización ( Despliegues) TI Realiza la aplicación de las actualizaciones necesarias. Realizar copias de respaldo * Por ejemplo: Puesta en marcha, Funcionamiento parcial o en temporada baja, Cierre por vacaciones, Parada por mantenimiento, Paro por fallos, Estado de emergencia, ) Síntesis de los sistemas reales relacionados al sistema proyectado y sus dependencias. 4

5 2.4. PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL SISTEMA Usuarios internos del sistema a proyectar. ROL Operadores Propietarios IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS QUE CUMPLEN CADA ROL Coordinadores de Transporte Gerencia de Transporte Usuarios externos al sistema a proyectar. ROL IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS QUE CUMPLEN CADA ROL Consumidores - Proceso de Apoyo - Auditoria corporativa Explotadores - Transporte Transversal - TI Promotores - Gerencia de Transporte - Financiera - Cada Negocio Terceros - Auditoria corporativa Beneficios y perjuicios para todos los usuarios. USUARIO BENEFICIOS AL USUARIO PERJUICIOS AL USUARIO Coordinadores de Transporte Control de la Operación de Transporte Gerencia de Transporte Información oportuna y confiable Auditoria corporativa Proceso auditables para la aprobación de costos y tarifas Proceso de auditaría con mayor exigencia Proceso de Apoyo TI Visión general de la Operación con capacidad de identificar el estado de los envíos Aseguramiento de los procesos Aumento de recursos 5

6 Tecnológicos en Transporte disponibles en plataforma Financiera Control Presupuestal del gasto Inversión que afecta la rentabilidad del Negocio ANEXOS QUE SE ADJUNTAN Presentación y fundamentación de los anexos que se adjuntan. NOMBRE DEL ANEXO FUNDAMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN DE ESTE ANEXO APARTADO DEL EJERCICIO AL QUE COMPLEMENTA Fecha de entrega del ejercicio Nombre y apellido de los autores con indicación del coordinador del grupo y del responsable del ejercicio 09-Marzo Jorge Armando Rendón Yulieth Ospina Barrera 6