ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD. Dirección Nacional de Gestión Humana 2011

Transcripción

1 ESTUDIO DE CONVENENCIA Y OPORTUNIDAD Área solicitante: Vigencia Dirección Nacional de Gestión Humana 2011 A continuación se presenta el estudio de conveniencia y oportunidad requerido para adelantar el proceso de selección y la consecuente celebración del contrato. JUSTIFICACIÓN Servicios Postales Nacionales S.A., quien actualmente opera bajo la marca 4-72 es tu correo!, busca seguir incrementando su nivel de competencia y reconocimiento a nivel nacional e internacional ; para tal efecto se implementaron estrategias comerciales y operativas durante el 2010 las cuales buscan la satisfacción de los clientes con procesos de alta calidad y tecnología de punta. Dentro de la estrategia planeada para el 2011, está la de generar relaciones de valor con el cliente a través de la puesta en marcha del proyecto SIPOST (sistematización postal), el cual permitirá contar con información oportuna para el seguimiento de los envíos que cursan por la Red de Servicios Postales Nacionales S.A., y la sistematización de los procesos operativos de la empresa: Admisión, Tratamiento, Distribución y Entrega, Transporte y Logística Internacional. En el ámbito comercial, desarrollo de nuevos productos y búsqueda de nuevos clientes, la Empresa durante el 2010 implementó EXPORTAFÁCIL que permite que micro, pequeñas y medianas Empresas accedan a un sistema simplificado de exportación, la cual ha permitido el fortalecimiento de los canales de atención al cliente, así mismo se realizó el convenio de corresponsal no bancario y la implementación del proyecto de giros nacionales e internacionales. Para el 2011 la empresa continuará con el proceso de mejoramiento con la obtención de la certificación de calidad, potencializando el clima organizacional y continuará buscando alternativas para redefinir el modelo organizacional de acuerdo con el esquema de la operación. Los procesos involucrados dentro del esquema propuesto para la operación 2011 son administrativos, comerciales y operativos para que la Empresa pueda llevar a cabo toda la implementación y consolidación de lo planeado en las estrategias del 2011, requiere contar con procesos tercerizados ; en los niveles de gerencias de proyecto, profesionales, técnicos, administrativos y operativos, los cuales laborarán en las regionales donde opera Servicios Postales Nacionales S.A. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER Servicios Postales Nacionales S.A., requiere contratar Empresas especializadas en el suministro de trabajadores en misión para que provean el personal temporal requerido en las sedes donde se presta el servicio a nivel nacional conformando cuatro (5) grupos regionales así: Grupo 1: Bogotá, Dirección General procesos operativos: Distribución y entrega, tratamiento, logística Internacional, admisión y transporte. Grupo 2: Bogotá, Dirección General procesos comercial y administrativos, Regional Centro, sede Bogotá (Cu ndinamarca, Meta, Boyacá, Casanare, Putumayo, Vaupés, Guaviare, Guainía, Vichada, Caquetá, Amazonas y San Andres Isla), Grupo 3: Regional Occidente, sede Cali (Valle del Cauca, Cauca y Nariño), Regional Sur, sede Ibagué (Tolima, Huila y Caquetá) Grupo 4: Regional Noroccidente, sede Medellín (Antioquia y Choco) y Regional Eje Cafetero, sede Manizales (Caldas, Quindío y Armenia), Grupo No. 5, Regional Oriente, sede Bucaramanga (Santander, Norte de Santander, Cesar y Arauca) y Regional Norte, sede Barranquilla (Atlántico, Bolívar, Córdoba, Guajira, Magdalena, Sucre). CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

2 Objeto: Suministrar el personal con perfil de gerentes de proyecto, profesionales, técnicos, administrativos, y operativos, quienes serán contratados bajo la modalidad de temporal y/o trabajadores en misión; estarán distribuidos según la necesidad en las siguientes regionales: Bogotá, Dirección General, Regional Sur, sede Ibagué (Tolima, Huila y Caquetá), Regional Noroccidente, sede Medellín (Antioquia y Choco), Regional Eje Cafetero, sede Manizales (Caldas, Quindío y Risaralda), Regional Occidente sede Cali (Valle del Cauca, Cauca y Nariño), Regional Centro sede, Bogotá (Cundinamarca, Meta, Boyacá, Casanare, Putumayo, Vaupés, Guaviare, Guainía, Vichada, Caquetá, Amazonas y San Andres Isla), Regional Oriente, sede Bucaramanga (Santander, Norte de Santander, Cesar y Arauca), Regional Norte, sede Barranquilla (Atlántico, Bolívar, Córdoba, Guajira, Magdalena, Sucre). Plazo: Ocho (8) meses y/o hasta el agotamiento de los recursos, lo que primero ocurra; contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. Valor: Treinta mil ochocientos treinta millones de pesos m/cte. ($ ), incluido IVA y demás impuestos y costos a que haya lugar. El valor estimado por Regional se asignará de conformidad con el siguiente cuadro: Nombre del Grupo. Regional Presupuesto asignado por grupo: Grupo No. 1 Dirección General procesos operativos: Distribución y entrega, tratamiento, logística Internacional, admisión y transporte $ Grupo No. 2 Grupo No. 3 Grupo No. 4 Grupo No. 5 Bogotá, Dirección General procesos comercial y administrativos Regional Centro Regional Occidente Regional Sur Regional Noroccidente Regional Eje Cafetero Regional Oriente Regional Norte $ $ $ $ Forma de Pago: Treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la factura, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. Obligaciones especiales del contratista: 1. Contar en cada ciudad sede de la Regional a la que se presenten a participar con una infraestructura física y tecnológica adecuada, en donde se cuente con un departamento de selección de personal, de contratación y jurídico, los cuales deberán estar conformados mínimo por dos (2) profesionales idóneos en los siguientes procesos así: A. Un (1) profesional en ciencias económicas y/o administrativas con experiencia comprobada en nómina y compensaciones. B. Un (1) profesional en ciencias económicas, sociales, administrativas y/o jurídico con experiencia comprobada en desarrollo humano y relaciones laborales, procesos de selección, bienestar laboral, evaluación de desempeño, capacitación, derecho laboral y manejo de la ley 1010 de Designar de acuerdo con el grupo o grupos adjudicados, un (1) supervisor y un (1) gestor de servicio al cliente de tiempo completo, en cada una de las siguientes Regionales así:

3 Bogotá, Dirección General. Regional Noroccidente, sede Medellín. Regional Occidente, sede Cali. Regional Centro, sede Bogotá. Regional Oriente sede, Bucaramanga. Regional Norte sede, Barranquilla. Regional Sur sede, Ibagué. Regional Eje Cafetero sede, Manizales. Al supervisor le corresponderá atender y establecer las relaciones laborales, elabora r la nómina de la Regional, presentar los informes mensuales correspondientes, gestionar los procesos disciplinarios, los de inducción y capacitación. Al gestor de servicio al cliente le corresponderá, entregar la dotación, recibir y tramitar las diferentes novedades presentadas con los trabajadores misionales de la ciudad sede y los municipios donde haya personal, visitar las oficinas y/o centros de distribución donde haya pers onal en misión en cada regional, y coordinar las diferentes actividades de capacitación y bienestar. 3. Realizar el pago de nómina quincenal los días 15 y 30 de cada mes, o el día hábil inmediatamente anterior. 4. Realizar una capacitación mensual, dirigida al personal de cada una de las Regionales de acuerdo con el grupo o grupos adjudicados con los contenidos que se presentan en el anexo 1, estas se deben dictar a través de un profesional experto en cada área, para la aprobación de cada capacitación el contratista deberá presentar previamente la propuesta de la entidad que realizará la misma, cronograma de actividades durante los ocho meses de servicio, evidenciando fecha y actividad propuesta lo cual estará sujeto a aprobación por el supervisor del contrato. 5. Realizar una visita al mes en las siguientes ciudades capitales diferentes a la ciudad sede de cada Regional: Regional Noroccidente, Quibdó (Chocó). Regional Occidente, Popayán (Cauca), Pasto (Nariño). Regional Centro, Tunja (Boyacá), Villavicencio (Meta). Regional Oriente, Valledupar (Cesar), Cúcuta (Norte de Santander). Regional Norte, Cartagena (Bolívar), Santa Marta (Magdalena), Montería (Córdoba). Regional Sur, Neiva (Huila), Florencia (Caquetá). Regional Eje Cafetero, Armenia (Quindío), Pereira (Risaralda). El objetivo de la visita es que se efectúe una auditoría de gestión humana (revisión de horarios, dotación, orden y aseo, novedades de relaciones laborales), inducción en salud ocupacional y corporativa de cada Empresa de Servicio Temporal, adecuación y actualización de las carteleras informativas, debe ser documentada con registros de la misma, información que deberá ser enviada junto con los informes de cada mes. 6. Realizar asumiendo su costo el examen médico de ingreso y egreso a todo el personal que se contrate para la entidad. 7. Efectuar las pruebas técnicas, psicotécnicas, de valores y entrevista (verificar la presentación personal), de acuerdo al perfil del cargo requerido, verificando dos referencias laborales y personales, así mismo se debe garantizar que las mismas queden como registro en la Hoja de vida del trabajador, reportar a la entidad, antes de contratar a un trabajador en misión si existe relación familiar (primer grado de consanguinidad, segundo de afinidad) con trabajadores en misión ya contratados. Esta información se deberá indagar durante el proceso de reclutamiento y selección de personal.

4 En el informe de selección se debe especificar: Datos de identificación del candidato (nombre, cédula, dirección y Nº de teléfono). Cargo al que aspira. Información socio familiar. Perfil académico. Experiencia laboral. Concepto psicotécnico. Concepto final. 8. Garantizar que el trabajador en misión presente el certificado vigente de Procuraduría y Contraloría el cual beberá quedar como soporte en la hoja de vida, además de los documentos estipulados en el reglamento interno de trabajo del Empresa de Servicios Temporales y los que exija la ley. 9. Suministrar el personal requerido mediante comunicación escrita, de conformidad con el s iguiente cuadro: Cantidad de Candidatos Días Hábiles días días días días Más de 60 A Convenir 10. Elaborar por escrito en medio magnético y/o sistematizado los contratos de trabajo celebrados con el personal, cuya copia deberá ser entregada a cada trabajador. 11. Garantizar el pago y afiliación oportuna, de los aportes correspondientes a seguridad social, Cajas de Compensación y parafiscales, sin sujeción a los pagos que haga la entidad, para la verificación de esto el contratista debe presentar copia del pago efectuado por el sistema de planilla única, conforme el Decreto 4369 del 2006, al momento de la presentación de los informes cada mes. 12. Realizar el proceso disciplinario dos (2) días hábiles después de haber recibido las pruebas por parte del dueño del proceso, aplicar las sanciones disciplinarias a que haya lugar, e informar por escrito a l contratista; la decisión final se determina rá con base en los resultados del proceso disciplinario, y la emite la Dirección Nacional de Gestión Humana. 13. Cumplir con la entrega de dotación de acuerdo con los criterios entregados por Servicios Postales Nacionales S.A. (anexo 2), respetando los modelos, colores, confección e imagen corporativa, la adquisición de la dotación estará a cargo de cada Empresa de Servicio Temporal y se efectuará de acuerdo con el grupo o grupos adjudicados y el número de personas de cada grupo. La misma se deberá entregar a todo el personal misional, tal como lo establece la Ley y dejar constancia por escrito de cada entrega, así mismo mantener en base de datos (tallas) actualizadas. El costo y el servicio de entregar la dotación, no estará sujeto a cobro de Administración, Imprevistos y Utilidad (AIU), por parte de las EST. 14. Presentar durante los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, la siguiente información, adjuntándole el recibido a satisfacción emitido por el supervisor del contrato, de lo contrario no se procederá con el pago de las facturas radicadas en el mes: Indicadores de Gestión de Actividades de Bienestar: (No. de actividades ejecutadas en el mes / No. de actividades programadas en el mes *100). Indicadores de Gestión de Capacitaciones: Cobertura (No. Asistentes a la Capacitación /No. de

5 convocados a la capacitación *100). Indicadores de Gestión de rotación de personal: por renuncias, desvinculaciones por justa causa, terminaciones por obra y/o labor. Bases de datos actualizadas del personal por procesos, cargo y Regional a la que pertenece, de acuerdo con el formato suministrado por la Dirección Nacional de Gestión humana. Costo laboral general por proceso, cargo y Regional. Informe de indicadores de gestión de ausentismo con sus correspondientes causales (No. de personas incapacitadas por enfermedad general, accidente de trabajo y/o enfermedad profesional / total del personal vigente * 100) Informe de control interno según formato a entregar. Realizar entrevistas de retiro con el fin de que se presente informe mensual de causales del mismo. Entregar base de datos de investigaciones administrativas, con las decisiones ejecutadas. Informe de control de ejecución financiera del contrato dentro de los cinco (5) días siguientes al cierre de cada mes. Informe de entrega de dotación. Los formatos en los que se presente esta información deberán ser los asignados por Servicios Postales Nacionales S.A., en ningún caso se aceptaran en otro formato. 15. Realizar inducción al trabajador misional sobre los siguientes temas: Normas básicas que se deben tener en cuenta para el cumplimiento del plan de Salud Ocupacional. Presentación del reglamento Interno de trabajo. Presentación del código de buen gobierno. Presentación del código de ética. Principales funciones del cargo. Procesos de la empresa usuaria. Lo anterior se soportará con la asistencia correspondiente, presentado con los informes del mes. 16. Contar con un programa de salud ocupacional debidamente validado, por una entidad competente y/o la Administradora de Riesgos Profesionales, el mismo deberá estar alineado con las activida des principales de Servicios Postales Nacionales S.A. 17. Pagina Web: La Empresa de Servicios Temporales deberá contar con pagina Web al servicio de los trabajadores, durante la toda vigencia de la ejecución del contrato, en donde se pueda acceder y/o consultar: Desprendibles de Pago. Certificaciones Laborales. Pagos de seguridad Social. Boletines informativos. 18. Destinar el 0.5% del presupuesto total adjudicado de acuerdo con las Regionales a las que se presente, para desarrollar actividades de bienestar laboral, cultural, recreación y deporte, las cuales se deberán certificar con el registro de asistencia, estas se coordinarán con el supervisor del contrato. NOTA: Las anteriores obligaciones serán sujeto de auditoría por parte del supervisor del contrato durante la vigencia del contrato. Análisis de riesgos de la contratación: Los amparos con los que deberán contar las empresas que se presenten son por cumplimiento, calidad del servicio, salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. SOPORTE ECONÓMICO ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DE PRECIOS DE MERCADO Se anexa estudio de Mercado. (Ver cuadro adjunto)

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7 RECOMENDACIONES Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas, en atención a lo anteriormente expuesto y contando la entidad con los recursos económicos; es viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso de selección y contrato respectivos para satisfacer la necesidad aquí determinada. Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la necesidad del contrato tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la Entidad, por consiguiente se solicita adelantar el proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento. Solicita, JOHN JAIRO JIMENEZ CERQUERA Vo.Bo. CARLOS ALFONSO GARZON SABOYA Director Nacional de Gestión Humana. Vicepresidente de Soporte Corporativo. JUAN ERNESTO VARGAS URIBE Representante Legal. Revisó: SONIA CACERES MARTINEZ Secretaria General.