Requisitos de Acreditación

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1 Requisitos de Acreditación Para los Entes de Certificación Red de Agricultura Sostenible Versión Español SAN-R-1-2S Válido desde: Junio 2015 Obligatorio desde: 1 de Octubre del 2015 Junio 2015

2 Este documento se encuentra disponible en formato electrónico sin costo en el siguiente sitio web: Si no puede tener acceso al documento en línea, puede escribirnos a la siguiente dirección para obtener copias impresas a un precio de costo razonable: Secretaría de la Red de Agricultura Sostenible Apartado Postal San José Costa Rica Por favor envíenos sus comentarios o sugerencias sobre el documento a: accreditation@san.ag Política RAS Idiomas Oficiales De acuerdo a la Política RAS SAN-2015/003, la versión de inglés de un documento RAS prevalece sobre cualquier otra traducción y se debe utilizar como la única referencia para resolver discrepancias de interpretación. SAN-R-1-2.1S 2

3 CONTENIDOS Introducción 5 La Red de Agricultura Sostenible (RAS) y Rainforest Alliance (RA)... 5 El Programa de Acreditación Objetivos de los Requisitos 6 2. Alcance e implementación 6 3. Condiciones Generales del Proceso de Acreditación 7 4. Alcance de la Acreditación 8 5. Requisitos Operacionales Disposiciones Generales Gobernanza del Ente de Certificación Seguros y finanzas del Ente de Certificación Subcontratación de servicios del Organismo de Inspección Sistema de Gestión de la Calidad Auditoria interna Procedimiento para la difusión de las Normas y Políticas de la RAS Personal del Ente de Certificación Generalidades Conflicto de interés Otros expertos que apoyan los procesos de auditoría Proceso de Certificación Solicitud de certificación Acuerdo de Servicios Proceso administrativo Preparación para la auditoría El plan de auditoria Determinación de la muestra de fincas miembro para los administradores de grupos y para multi-sitios de operadores participantes Alcance de la auditoría Planeamiento de entrevistas Realizando las entrevistas Proceso de auditoría SAN-R-1-2.1S 3

4 7.5.1 Instrucciones generales para el proceso de auditoría Registros de la auditoría Manejo de las No Conformidades Informe de auditoría Decisiones en relación con la certificación Procedimiento de Quejas y Apelaciones Quejas Apelaciones Auditorías No Programadas y Auditorías de Investigación Transferencia de certificados en el sistema RAS/RA Uso de sellos, marcas y logos Validación de Declaraciones de Agricultura Directrices para la validación de declaraciones agrícolas en condiciones de fuerza mayor Acciones para identificar violaciones del proceso de trazabilidad 35 ANEXO 1: Lista de países autorizados para actividades de auditoría y certificación de fincas y administradores de grupo 36 ANEXO 2: Métodos adicionales para auditoría social en regiones, sectores de cultivos y operaciones de alto riesgo Planeamiento de auditorías Selección de una muestra representativa de entrevistados Cómo realizar la entrevista Revisión del sistema de gestión SAN-R-1-2.1S 4

5 Introducción La Red de Agricultura Sostenible (RAS) y Rainforest Alliance (RA) La Red de Agricultura Sostenible (RAS) es una coalición de organizaciones de conservación y desarrollo rural sin fines de lucro en América, África, Europa y Asia, las cuales promueven la sostenibilidad ambiental y social de las actividades agrícolas a través del desarrollo de normas de buenas prácticas, la certificación y la capacitación para los productores rurales en todo el mundo. El desarrollo y revisión de las políticas de certificación y de las normativas son coordinados por la Secretaría de la RAS. Las fincas y administradores de grupos que cumplen con las normas de la RAS pueden optar por Para mayor información acerca de la Red de Agricultura Sostenible visite nuestro sitio web: El Programa de Acreditación La Red de Agricultura Sostenible está orgullosa de su carácter distintivo el cual se basa en un entendimiento de la cultura, políticas, lenguaje y ecología locales. Conforme la RAS/RA se expande aún más globalmente, nuestra meta es mantener tal naturaleza distintiva como un sistema de alta credibilidad y rigurosidad. Los servicios de auditoría y certificación brindados como parte del sistema de acreditación de la RAS deberán mantener y garantizar el sentido general de propósito compartido así como el compromiso de alta calidad, integridad y transparencia, el cual también se refleja en un compromiso de mejora continua de los sistemas, documentación y procesos de la RAS y de Rainforest Alliance. Es importante para la RAS el acceso al sistema por parte de los pequeños productores, quienes no deberán estar en desventaja ni ser excluidos de los servicios de certificación. Los auditores registrados de la RAS deberán, en lo posible, ser locales y contratados por empresas u organizaciones locales. El sistema de acreditación de la RAS está basado en la Guía ISO/IEC (Requisitos generales para entes que operan los sistemas de certificación de productos) con requerimientos adicionales de la RAS desarrollados por sus técnicos expertos. Es supervisado por el Ente de Acreditación independiente de la RAS, responsable para evaluar la conformidad de los entes de certificación para con los Requisitos de Acreditación para los Entes de Certificación SAN-R-1-2S. SAN-R-1-2.1S 5

6 1. Objetivos de los Requisitos Los objetivos de los Requisitos de Acreditación para los Entes de Certificación SAN-R-1-2S son: a) Comunicar los requisitos generales que los entes de certificación deberán llenar para poder ser acreditados por el Ente de Acreditación de la RAS/RA y explicar los requisitos para los entes de certificación que desean acreditarse para otorgar certificación de la RAS a fincas agrícolas o ganaderas, administradores de grupo o de Cadena de Custodia. b) Garantizar la supervisión adecuada de las capacidades técnicas o administrativas de los entes de certificación y sus equipos de auditoría. 2. Alcance e implementación El sistema de certificación de la RAS/RA se basa en la evaluación y supervisión de la gestión socioambiental del cliente, y del procesamiento, manipulación y sistema de trazabilidad de su producto, en combinación con la supervisión de las prácticas de producción. Se hace uso de entrevistas, revisión de documentos y observaciones en sitio para verificar que los sistemas de producción o procesamiento utilizados por las organizaciones cumplan con los requisitos. Este documento establece los requisitos para todos los entes de certificación que deseen realizar auditorías basadas en las normas de la RAS y emitir certificados de la RAS/RA a fincas, administradores de grupo y Operadores Participantes de la Cadena de Custodia que quieran mercadear sus productos agrícolas o ganaderos con el sello. La evaluación de la conformidad con estos Requisitos de Acreditación para los Entes de Certificación SAN-R-1-2S es realizada por el Ente de Acreditación independiente de RAS/RA. Esta versión de los Requisitos de Acreditación para los Entes de Certificación SAN-R-1-2S sustituye la versión anterior de junio de 2012 y es vinculante para los procesos de acreditación del Ente de Certificación (EC) a partir del 1 de octubre de 2015, con arreglo a las instrucciones de la Secretaría de la RAS. Estos requisitos cubren los Requisitos para la Competencia de Auditores de la RAS y otros requisitos relacionados con los procesos de calidad y el manejo de datos. Los Requisitos para la Competencia de Auditores de la RAS determinan las responsabilidades del Ente de Certificación (EC), la Secretaría de la RAS, y del Ente de Acreditación (EA) en lo que concierne a competencia de auditores; establecen los requisitos relacionados con la capacitación y el registro de auditores y de instructores de auditores, definen la estructura y el contenido del programa dirigido a desarrollar la competencia de auditores e instructores de auditores, y establecen los requisitos para la evaluación de desempeño de los auditores e instructores de auditores. SAN-R-1-2.1S 6

7 3. Condiciones Generales del Proceso de Acreditación a) Todos los Entes de Certificación (EC) aspirantes que cumplan con todos los requisitos de preevaluación pueden aplicar a una pre-evaluación por la Secretaría de la RAS enviando una manifestación escrita de su interés al correo accreditation@san.ag. b) Solamente los EC aspirantes aprobados mediante el proceso de pre-evaluación de la RAS y que hayan firmado un acuerdo de pre-acreditación con la RAS y RA podrán solicitar la acreditación al Ente de Acreditación (EA). c) El Acuerdo de Pre-Acreditación otorga al EC el permiso para usar las normas y políticas de la RAS y el sello de meses de la firma del acuerdo, con respecto de Requisitos y Guías para el Uso del Sello de la Marca de Rainforest Alliance - siglas en inglés - (Requirements and Guidelines for Use of the Rainforest Alliance Trademarks). d) El EC deberá demostrar su capacidad y realizar actividades de auditoría y certificación durante el proceso de acreditación. Una vez que el EC está acreditado, firma un acuerdo con el Ente de Acreditación. e) La existencia de un Acuerdo de Pre-Acreditación válido es una condición requerida para que un EC logre y mantenga la acreditación. Los EC deberán estar acreditados bajo las normas ISO 65 o ISO antes del 1 de Octubre del Después de esa fecha, los EC deberán ser acreditados bajo la norma ISO f) Una vez que la fase de revisión de documentos del proceso de acreditación por parte del EA ha concluido, el EA puede autorizar al EC a realizar auditorías iniciales y tomar decisiones de certificación con el propósito de demostrar su capacidad para ofrecer servicios de certificación. El EC no deberá emitir ningún certificado de la RAS sino hasta haber sido informado del éxito de su acreditación por el EA. g) El EA realizará una visita de evaluación en sitio al EC una vez que el EC reciba al menos una aplicación y se haya programado una auditoría, la cual será presenciada por el EA. h) La RAS publica periódicamente documentos con normas y políticas nuevas o revisadas a través de intranet (disponibles en Los EC deberán contar con un sistema para asegurarse de que se aplican y usan como referencia las versiones más recientes de las normas y políticas de la RAS, según indica la RAS y de acuerdo con sus cronogramas. Para los distintos alcances, el EA se basa para la evaluación en las versiones vigentes de las normas y políticas disponibles en el sitio web o intranet de la RAS (disponibles en i) Todos los EC aspirantes deberán: i. Garantizar la competencia de su equipo de auditoría, de acuerdo con las especificaciones de los Requisitos para la Competencia de Auditores de la RAS, y ii. Deberán emplear solamente auditores registrados, cuya competencia corresponda al alcance de certificación para fincas agrícolas y administradores de grupo, sistemas de producción ganadera y Operadores Participantes de la Cadena de Custodia. j) Para cumplir con los requisitos establecidos en la norma ISO cláusula 4.2.6, el EC deberá asegurarse de que: i. No se brinda asistencia técnica en forma de consultoría a los clientes certificados actuales o potenciales en ninguna área relacionada con la implementación de las mejores prácticas de la Norma para la Agricultura Sostenible o con los requisitos del sistema de gestión de grupos. SAN-R-1-2.1S 7

8 ii. Cualquier actividad educativa acerca de la norma o acerca de su implementación es de carácter general, no está diseñada para un cliente específico y es abierta al público en general, y no es parte del proceso de auditoría. Se pueden cobrar cuotas. iii. La información ofrecida relacionada con la interpretación o cumplimiento con la Norma para la Agricultura Sostenible debería ser de carácter general y no específico para los hallazgos en la auditoría del cliente. Son permitidos los ejemplos de buenas prácticas relacionadas con la Norma, incluyendo fotografías o descripciones de esfuerzos de cumplimiento de otros clientes, se permiten si se presentan como ejemplos y no como una recomendación para el cumplimiento. iv. El personal técnico deberá cumplir con las políticas y procedimientos de conflictos de interés establecidos por la RAS y el EC, y sus actividades no deben poner en peligro la imparcialidad de las decisiones de auditoría y certificación. k) Todos los EC candidatos deberán cumplir con los requisitos y procedimientos del EA. l) Solamente se le permite al EC realizar auditorías y procesos de certificación para las fincas agrícolas o ganaderas, administradores de grupos u Operadores Participantes de la Cadena de Custodia, definidos en el alcance de la acreditación otorgada por la RAS y el EA. Se define también un alcance geográfico por país, específico para cada EC, aprobado por el EA y la RAS. m) Para poder auditar organizaciones y emitir certificados de RAS/RA en cualquier país, el EC deberá demostrar al EA que cuenta con la capacidad técnica para ofrecer auditorías y servicios de certificación en ese país, incluyendo la capacidad para recibir y procesar reclamos de los interesados locales. El EC deberá conocer las respectivas legislaciones ambientales, socio-laborales y agrícolas y, cuando aplique, implementar los indicadores o medios de verificación locales respectivos de la RAS, cuando estén disponibles en la documentación oficial de la RAS. n) En cualquier momento durante el ciclo de certificación, la RAS pueden requerir al EC llevar a cabo una auditoría de investigación de cualquier operación certificada con el fin de abordar los riesgos de cumplimiento en el sistema de certificación. La RAS también pueden solicitar al EC llevar a cabo auditorias no programadas conducidas. El EC deberá implementar estas auditorías de manera oportuna y subir a la Base de Certificados RAS (BDR) un informe escrito dentro de las 2 semanas después de completar el trabajo de campo. o) La acreditación de la RAS es válida por cuatro años a partir de la fecha de emisión del primer certificado por el EA, sujeta a que el EC demuestre cumplimiento continuo con las normas y políticas pertinentes de la RAS y con los requisitos del EA por medio de acciones correctivas de las no conformidades detectadas por el EA, o controles de calidad realizados por la RAS. p) El EC está sujeto al programa de sanciones del EA. El EA puede consultar a la RAS sobre las consecuencias de no conformidades con estos requisitos. q) Las dudas con respecto a este documento o sobre asuntos que no están cubiertos por éste, deben ser presentadas por escrito a la Secretaría de la RAS por correo electrónico a accreditation@san.ag, para su análisis y decisión al respecto por parte de la Secretaría de la RAS, en consulta con el EA. 4. Alcance de la Acreditación a) El alcance de certificación de la RAS/RA incluye los productos y los procesos utilizados para producirlos, procesarlos y etiquetarlos empleando el sello Rainforest Alliance Certified TM, según establecen las respectivas políticas de la RAS/RA para fincas agrícolas y ganaderas, administradores de grupos y para los Operadores Participantes de la Cadena de Custodia. Los procesos incluyen los recursos físicos utilizados, tales como la tierra, construcciones, plantas, animales y equipo, y el recurso SAN-R-1-2.1S 8

9 humano utilizado en la producción, cosecha y manipulación, según establecen las respectivas normas y políticas de RAS/RA. b) Un EC puede escoger el alcance de acreditación de la RAS: 1) fincas agrícolas + administradores de grupo 2) sistemas de producción ganadera 3) Cadena de Custodia. c) Los EC acreditados por la RAS deberán realizar solamente actividades de auditorías y certificación en los países listados en el Anexo 1 y en los países para los que el EC ha sido autorizado por el EA para tales actividades. El alcance de acreditación para la certificación de Cadena de Custodia de RAS/RA puede aplicarse en cualquier país a nivel global, sin restricción de país. 5. Requisitos Operacionales 5.1 Disposiciones Generales a) El EA, RAS y Rainforest Alliance tienen derecho a observar, a su propia discreción y costo, cualquier auditoría, o proceso o actividad administrativa relacionada realizada por un EC, con respecto a un proceso de certificación que esté bajo el alcance de las normas y políticas de la RAS o RAS/RA. El EC deberá comunicar formalmente y por escrito la emisión o cancelación de la certificación RAS/RA de las fincas agrícolas, ganaderas, a los administradores de grupos o a los Operadores Participantes en el sistema de Cadena de Custodia, de acuerdo con las Políticas de la RAS que apliquen. El EC deberá apegarse a todos los directrices operacionales que establecen los requisitos sobre cómo manejar los ciclos de certificación, certificados y los procedimientos de recolección, verificación y manejo de datos a fin de reforzar la alta calidad de los procesos de certificación. 5.2 Gobernanza del Ente de Certificación a) El EC deberá contar con un comité asesor compuesto por una mayoría de miembros que no sean propietarios o empleados del EC y que no tengan interés financiero en los resultados de las certificaciones individuales o el desempeño del EC. b) El comité asesor es responsable de la supervisión de la implementación de todas las políticas del EC, enfocándose en garantizar la imparcialidad, independencia, confidencialidad y objetividad. c) El comité asesor deberá incluir representantes de las partes interesados en el proceso de certificación. d) Los términos de referencia para el comité asesor deberán ser documentados e incluir un mecanismo a través del cual los miembros puedan discutir sus dudas con respecto al desempeño del EC de forma directa con el EA. 5.3 Seguros y finanzas del Ente de Certificación a) El EC deberá proporcionar evidencia de la validez de un seguro civil extracontractual para cubrir los daños y perjuicios causados a terceros y una póliza de responsabilidad civil contractual por los daños y perjuicios causados a terceros como consecuencia de errores u omisiones durante el proceso de certificación, así como una póliza de fidelidad para la protección de la propiedad y de la confidencialidad sobre la tecnología de producción utilizada. Si este seguro no está disponible en el país del EC, o no cubre uno o más de los países dentro del ámbito geográfico del EC, se SAN-R-1-2.1S 9

10 deberá proveer evidencia de reservas financieras suficientes, incluyendo un plan para su uso, para cubrir cualquier posible responsabilidad o reclamos civiles. b) El EC y/o su organización matriz deberán garantizar la estabilidad financiera. 5.4 Subcontratación de servicios del Organismo de Inspección Esta sección trata de la asignación de trabajo a un Organismo de Inspección (OI) independiente del EC, quien llevará a cabo todas o parte de las actividades de auditoría haciendo uso de sus propios procesos. a) Los OIs y el personal contratado por ellos deberán cumplir con todos los procesos y procedimientos del EC, excepto en áreas que se aparten claramente del propósito y alcance de su acuerdo de trabajo con el EC. b) La decisión sobre la certificación y el cumplimiento de todas las normas relativas al proceso de certificación de la RAS deberá ser de plena responsabilidad del EC. c) El EC deberá informar a la RAS y al EA del nombre de cualquier OI subcontratado que ejecute la totalidad o parte de las actividades de auditoría, enviando su nombre y una descripción del alcance del trabajo, al correo electrónico accreditation@san.ag. Esta notificación será enviada a la RAS y al EA antes del inicio de cualquier acuerdo de subcontratación. d) El OI subcontratado por el EC para realizar auditorías, deberá cumplir con los requisitos de un OI Tipo A, según la norma ISO e) Los siguientes documentos constituyen una prueba aceptable de cumplimiento por parte de un OI subcontratado con la norma ISO 17020, y con los términos del acuerdo comercial entre el EC y el OI: i. Un certificado de acreditación emitido por el EA con un alcance de inspección de conformidad con las normas de la RAS; o ii. Un registro de una auditoría de segunda parte realizada por el EC en los últimos 12 meses, que demuestre que el OI cumple con la norma ISO y no tiene pendiente no conformidades importantes. En este caso, este equipo de auditoría bajo la norma ISO deberá incluir al menos un miembro con conocimientos y un mínimo de cinco años de experiencia en manejo de inspección, certificación o acreditación. f) El EC deberá llevará a cabo evaluaciones de la labor del OI cada 12 meses para garantizar el cumplimiento de todas las reglas del proceso de certificación de la RAS, y estas evaluaciones son objeto de revisión por el EA. g) El acuerdo entre el EC y el OI deberá incluir al menos lo siguiente: i. El OI deberá cumplir con los mismos requisitos establecidos por el EC para su propio personal. Estos requisitos deberán incluir la conformidad con los Requisitos para la Competencia de Auditores de la RAS, y con otros requisitos relativos a los procesos de calidad, confidencialidad y conflicto de interés. El OI deberá entregar una copia de este acuerdo de servicio al EC. ii. El OI deberá asegurarse de que exista un acuerdo de certificación entre el EC y el cliente, el cual deberá incluir, como parte de sus términos, un permiso para que el OI realice inspecciones, con condiciones similares a las de los clientes atendidos por el EC. iii. El EC, no el OI, deberá atender y resolver cualquier apelación hecha por los clientes en relación con los procesos y actividades de certificación. iv. No obstante el OI puede modificar algunos documentos suministrados por el EC, sólo deberá utilizarlos previa aprobación del EC. v. El EC deberá garantizar la fidelidad de los documentos traducidos por el OI. SAN-R-1-2.1S 10

11 vi. vii. Cuando el proceso de auditoría es subcontratado al OI, éste deberá documentar las responsabilidades por la aplicación, planificación de la auditoría, ejecución de la auditoría e informe de auditoría y acordar sobre las mismas con el EC. Si un EC subcontrata actividades de auditoría, deberá notificar al cliente y solicitar la aceptación por escrito de las disposiciones tomadas. La notificación podrá ser incluida en el Formulario de Aplicación RAS, en cuyo caso esta solicitud es considerada como aprobada por parte del cliente. h) El EC deberá asegurarse de que el OI cumpla con los requisitos pertinentes descritos en este documento. El OI es responsable de proveer información sobre el cumplimiento al EC, así como los resultados de los procesos de auditoría interna y las acciones correctivas. 5.5 Sistema de Gestión de la Calidad a) El EC deberá tener un sistema de gestión de la calidad documentado para las actividades de certificación de la RAS, para así apoyar las misiones de la RAS y de RA, ofreciendo evidencia de su compromiso con la excelencia como participante del sistema de la RAS. b) El comité encargado de supervisar el sistema de gestión de la calidad dentro del EC deberá incluir una o más personas con experiencia en los temas relacionados con las normas de la RAS, sistemas de gestión de la calidad tales como ISO 9001, ISO 14001, ISO 65/17065, ISO 17020, sistemas de responsabilidad laboral y social, agricultura sostenible y manejo ambiental. c) El EC deberá comunicar al EA las modificaciones al sistema de gestión de la calidad que tienen un impacto material en las operaciones del EC o el OI, dentro de un periodo de no más de 30 días después de la implementación. d) El EC deberá contar con un procedimiento documentado e implementado para la supervisión de la calidad de sus procesos de auditoría y certificación. Este sistema deberá incluir como mínimo: i. Evaluación periódica del desempeño del equipo de auditoría. ii. Evaluación permanente del desempeño de los organismos de inspección de acuerdo con los procesos requeridos por el EC, incluyendo la evaluación de la calidad de las auditorías realizadas por el OI a lo largo del año anterior. iii. Evaluación de una muestra estadísticamente representativa de la cartera de clientes en cuanto a: 1. Satisfacción del cliente y/o sus organizaciones auditadas; 2. Desempeño general en los servicios aportados; 3. Competencia del personal; 4. Rigurosidad del proceso de evaluación de campo; 5. Tiempo de resolución de la consulta del titular de certificado; 6. Tiempo de resolución del reclamo y apelación; 7. Tiempo de presentación del informe; 8. Calidad del informe de auditoría. iv. Los resultados y análisis del proceso de evaluación del titular de certificado deberán ser compartidos con el EA anualmente y deberán incluir al menos: 1. Nivel y evolución de la satisfacción del titular de certificado; 2. Orientación sobre aspectos en el servicio que pueden mejorar la satisfacción; 3. Identificación de áreas de prioridad donde se podrían realizar mejoras. v. El EC deberá asegurarse de que toda la información requerida es ingresada en la Base de Datos de Certificados RAS (BDR) y llevar a cabo controles de calidad de datos de forma regular de acuerdo a la Guía de Datos Definiciones de Campos RAS. SAN-R-1-2.1S 11

12 e) El EC deberá determinar la composición del equipo de auditoría y el número de días de auditoría para cada cliente/titular de certificado, en conformidad con los riesgos identificados en la operación, incluyendo, sin limitarse a: i. Ubicación geográfica de la operación - región y país; ii. Tamaño de la operación; iii. Tipo y complejidad de la operación; iv. Riesgos sociales (véase el Anexo 2); v. Cultivos; vi. vii. Número de trabajadores y tipo (temporal y tiempo completo); Tipos de infraestructura en la finca (viviendas, instalaciones sanitarias, instalaciones para procesamiento del producto, caminos, etc.). 5.6 Auditoria interna a) Al menos cada 12 meses, el EC deberá realizar una auditoría interna de todas las operaciones y actividades clave basada en los Requisitos de Acreditación para los Entes de Certificación SAN-R- 1-2S. b) El EC deberá realizar una auditoría interna y revisión de la gestión antes de que se le otorgue la acreditación, y deberá demostrar un plan anual aceptable para la realización de revisiones de la gestión. c) El EC deberá presentar resultados de las auditorías periódicas internas del sistema de calidad y los correspondientes planes de acciones correctivas al EA. El tiempo puede ser acordado entre el EA y el EC o según lo solicite la Secretaría de la RAS. 5.7 Procedimiento para la difusión de las Normas y Políticas de la RAS a) El EC deberá asegurarse de que todos los auditores sean capacitados por instructores registrados RAS, con respecto a las versiones actualizadas de las normas, políticas, sistemas y directrices de la RAS y de RAS/RA, dentro del plazo definido por la Secretaría de la RAS. b) El EC deberá tener una política y un procedimiento dispuestos para entregar las versiones actualizadas de las normas y políticas de la RAS y de RAS/RA a todas las organizaciones certificadas y a los que solicitan una auditoría. c) Es responsabilidad del EC traducir los documentos de la RAS a otros idiomas aparte del inglés y el español. La versión en inglés del documento se utilizará como referencia para resolver cualquier diferencia de interpretación o traducción. d) Los EC deberán cumplir con los plazos y requisitos inherentes a la introducción de normas o políticas de la RAS y de RAS/RA nuevas o revisadas, en tanto la Secretaría de la RAS brindará orientación sobre la gestión de los procesos de certificación afectados. SAN-R-1-2.1S 12

13 6. Personal del Ente de Certificación 6.1 Generalidades a) El EC deberá emplear los recursos humanos necesarios para satisfacer estos requisitos de acreditación de la RAS, con el conocimiento técnico sobre las normas y políticas de la RAS y de RAS/RA que lo faculte para realizar actividades propias del alcance de acreditación. b) El EC deberá mantener la competencia de su personal técnico, incluyendo el Comité de Certificación, dentro del marco de la capacitación exigida por los Requisitos para la Competencia de Auditores de la RAS. c) Todos los EC aspirantes deberán garantizar la competencia de su equipo de auditoria, de acuerdo con las especificaciones de los Requisitos para la Competencia de Auditores de la RAS, y deberán emplear solamente auditores registrados de la RAS cuya competencia corresponda al alcance de certificación para fincas agrícolas, administradores de grupo y sistemas de producción ganadera y Operadores Participantes de la Cadena de Custodia. d) El desempeño de todo el personal del EC incluyendo a tiempo parcial, a tiempo completo y personal contratado deberá evaluarse al menos una vez al año. El EC deberá contar con procedimientos de evaluación de auditores que garanticen la competencia técnica del personal permanente y subcontratado, acorde con las reglas y directrices establecidas en los Requisitos para la Competencia de Auditores de la RAS. e) El EC deberá asegurarse de que cuenta con un procedimiento que permita garantizar que la composición del equipo de auditoría cuenta con un auditor líder registrado para el alcance apropiado de la operación que está siendo auditada. f) El EC deberá registrar auditores en la Base de Datos de Certificados RAS (BDR), de acuerdo con lo siguiente: i. El EC deberá registrar solamente auditores registrados en la base de datos si cumplen con los requisitos del Programa de Competencia de Auditores y si están autorizados para realizar auditorías como parte de los sistemas de RAS/RA, según la categoría y alcance del auditor para ofrecer servicios de auditoría. ii. Cada EC deberá administrar solamente la información de auditores que trabajen con su organización y con organismos de inspección subcontratados por ellos. Aquellos auditores que trabajen con más de un EC u OI, tendrán un registro único en la base de datos. iii. El EC mantendrá un registro único para cada auditor y la información recabada incluye: información personal, información sobre conformidad con los requisitos del Programa de Competencia de Auditores de la RAS, categoría y alcance autorizados, registros de capacitación y auditorías, y sanciones aplicadas. iv. El EC deberá registrar el plan anual de capacitaciones para los auditores de su organización en la sección apropiada de la base de datos. g) El EC deberá garantizar la competencia de su personal, de acuerdo con las condiciones locales del ámbito de auditoría aprobada, incluyendo aspectos tales como la legislación que se aplica localmente, definición de ecosistemas de alto valor y ecosistemas naturales, los requisitos sociales y laborales, y las técnicas de producción agrícola, además de conocimiento de las normas, prácticas y procedimientos de auditoría de la RAS. h) El EC deberá proporcionar a la Secretaría de la RAS la información de contacto solicitada sobre el personal responsable de diversos aspectos del proceso de certificación, y deberá garantizar que esos individuos participen en la capacitación requerida que brinda la Secretaría de la RAS concerniente a los documentos, sistemas y procesos de certificación RAS/RA. SAN-R-1-2.1S 13

14 i. Si un EC opera en múltiples regiones geográficas, con personal múltiple que maneja la información solicitada en estos requisitos, el EC deberá proporcionar a la RAS la información de contacto de cada uno de los que manejan los datos, según lo requiera la RAS. El EC deberá designar a una persona que sea la responsable principal por el manejo de la información de RAS/RA; el EC, además, el EC deberá informar a la RAS de cualquier cambio en la información de contacto o roles de los que manejan los datos. 6.2 Conflicto de interés a) Todo el personal del EC, incluyendo los miembros del comité de certificación y del comité asesor deberán completar un registro en el que se declara cualquier conflicto de interés potencial o existente, incluyendo lazos de tenencia, financieros o familiares con los titulares de certificados o clientes. b) Este registro será actualizado antes de la siguiente revisión del EA y al menos una vez al año, o cuando surja un potencial conflicto. c) El EC deberá implementar un procedimiento para examinar todas las declaraciones de conflictos de interés y analizar cuáles podrían constituir un posible conflicto que requiera atención. d) Cuando existe un conflicto de interés, los individuos respectivos no deberán involucrarse en la auditoría o en los procesos de decisión sobre la auditoría o certificación. e) El EC deberá documentar e implementar un código de conducta que deberá aplicar cada empleado y contratista. El código de conducta deberá incluir orientación para los empleados y contratistas sobre la prohibición de aceptación de regalos y definir instrucciones claras sobre las medidas que deben adoptarse en caso de soborno o coerción. En caso de que se sospeche de soborno o coerción de un auditor registrado o un miembro de un comité independiente, el EC deberá informar de esta situación a la Secretaría de la RAS y al EA. f) El EC deberá tener una política de divulgación de conflictos de interés para sus auditores, para asegurar que éstos informan de cualquier conflicto de interés potencial o real en cualquier situación de auditoría que se presente. Esta política debería contemplar situaciones en las que a los auditores no se les permite auditar las mismas fincas, administradores de grupos u operadores participantes en los que realizaron actividades de asistencia técnica durante los dos años anteriores, incluyendo: i. Haber trabajado en los dos últimos años para un cliente, uno de sus subsidiarios o una compañía del mismo grupo matriz. g) Todo el personal de auditoría deberá confirmar que no existe conflicto de interés con el cliente y deberá declarar cualquier conflicto potencial cuando exista. Si se declara un conflicto potencial, el EC deberá analizarlo y, de ser necesario, asignará otro auditor o tomará otras medidas para resolver el potencial conflicto. i. Si el auditor es parte del personal permanente del EC, la declaración del conflicto de interés deberá hacerse al menos una vez al año y podría ser cubierta en un único documento que especifique la responsabilidad del auditor de declarar cualquier conflicto potencial al comprometerse con un cliente particular. ii. En el caso de auditores subcontratados, se deberá firmar, para cada auditor, una declaración de conflicto de interés en el acuerdo de servicio. h) El EC deberá tener una política de divulgación de conflictos de interés para su personal, donde el personal involucrado en la toma de decisiones de certificación deberá confirmar, para cada decisión tomada, que no existe ningún conflicto de interés. Si se declara un conflicto de interés, la persona deberá eximirse del proceso de toma de decisiones. SAN-R-1-2.1S 14

15 6.3 Otros expertos que apoyan los procesos de auditoría a) Técnicos especializados o expertos pueden ser utilizados para proporcionar los conocimientos y experiencia en las áreas donde el equipo de auditoría carece de ese conocimiento. Si se utiliza un especialista, el rol de él/ella deberá limitarse a asesorar a un auditor registrado en la RAS. b) Si se utiliza un especialista, el EC deberá requerir al especialista firmar un acuerdo de confidencialidad y de divulgación de conflicto de interés. c) Si un cliente presenta una objeción debida a un conflicto de interés potencial o real con un auditor o experto, el EC deberá considerar tal objeción y, si se justifica, no deberá incluir a esa persona en la auditoría. d) Un mismo auditor líder no puede realizar auditorías para la misma organización por más de dos años consecutivos. 7. Proceso de Certificación 7.1 Solicitud de certificación a) Antes de aceptar una solicitud de una parte interesada en la certificación, el EC deberá asegurarse de que cuenta con los recursos y el personal necesario para llevar a cabo la auditoría. b) El EC deberá enviar el Formulario de Aplicación RAS, las normas y políticas al solicitante. Cuando se envía la solicitud, el EC deberá registrar el dato en la Base de Datos de Certificados RAS (SCD). c) En el momento que un Operador Participante (OP) aplica para Cadena de Custodia, el EC deberá solicitar al OP los resultados de la Evaluación de Riesgo de Cadena de Custodia (CRA siglas en inglés) con el fin de que el EC determine el tipo de auditoría y la duración. d) Una vez que la solicitud es aprobada, el EC ingresará, según es requerido, la información de la solicitud en la Base de Datos de Certificados RAS (BDR). e) Todos los EC deberán utilizar el Formulario de Aplicación RAS, el cual deberá suministrar suficiente información para escribir un plan de auditoría y asignar un equipo de auditores acreditados para el alcance solicitado. f) El EC deberá contar con un procedimiento para asegurarse de la calidad del proceso de servicio al cliente y responder a pedidos de información de la RAS, incluyendo la recolección de información sobre el volumen y productividad anual del cultivo de los productos incluidos en el alcance de certificación. g) El EC deberá asegurarse de que la información suministrada por el cliente o titular de certificado en el Formulario de Aplicación RAS es rigurosa y completa. h) El EC deberá pedir a sus titulares de certificados que envíen el Formulario de Aplicación RAS (incluyendo la solicitud de CRA para CdC) actualizada para cada ciclo de certificación, o cada 36 meses o cuando el titular de certificado cambie su información (por ejemplo, su contacto) o el alcance de la certificación. Anualmente durante el ciclo se completará una solicitud revisada, cuando haya alguna actualización de la información del titular del certificado requerida por la RAS y Rainforest Alliance, un cambio en la información del titular del certificado o cuando haya un cambio en el alcance de la certificación solicitada por la organización certificada. El EC deberá asegurar que el registro del cliente en la Base de Datos de Certificados RAS (SCD) se actualice con base en cualquier cambio en la información del titular de la certificación o alcance de la certificación. SAN-R-1-2.1S 15

16 7.2 Acuerdo de Servicios El acuerdo de servicios del EC con el cliente deberá incluir al menos la siguiente información. Estos elementos deben ser incluidos en el contrato de servicios para todos los nuevos clientes y deben incluirse en la revisión del contrato de servicios para los clientes existentes a más tardar en el inicio del próximo ciclo de certificación. a) Requisitos de conformidad con las políticas y requisitos de certificación, cambios que pueden impactar el estatus del certificado, acuerdo para someterse a auditorías de vigilancia requerida por las políticas, y el cierre de no conformidades necesarias para mantener certificado válido b) El alcance definido en la aplicación y la oferta de servicios realizada por el EC. c) Una disposición que establece que el EA, la Secretaria de la RAS y Rainforest Alliance tienen derecho a visitar, a su propia discreción y costo, cualquier organización certificada, con o sin notificación al EC. d) Una cláusula dando el derecho a la RAS para requerir al EC realizar auditorías no programadas y de investigación para fincas, grupos u operadores participantes certificados. e) Una cláusula dando al EC el derecho de publicar los resúmenes de los informes de auditoría de todas las operaciones certificadas. El acuerdo deberá incluir una cláusula que indique que la RAS pueda publicar estos resúmenes en el sitio web RAS. f) Un requisito para adherir los Lineamientos Básicos para el Uso del Logo RAS y los Requisitos y Guías para el Uso del Sello de la Marca de Rainforest Alliance - siglas en inglés - (Requirements and Guidelines for Use of the Rainforest Alliance Trademarks). g) Una cláusula destacando las reglas para cancelación de certificados de acuerdo a la Política de Certificación RAS (Cláusulas y 2.82) y la Política de Certificación de Cadena de Custodia RAS- RA (Sección 6). h) Una cláusula en la que se concede al EC, Rainforest Alliance, RAS y al EA el derecho de acceso y revisión de cualquier documentación del cliente, y el derecho de inspeccionar cualquiera de los sitios y operaciones del alcance del certificado. i) Una cláusula de cumplimiento de los plazos establecidos por la RAS para el proceso de certificación, tal como se definen en éste documento. j) Una cláusula que declara que el cliente tiene el derecho de apelar cualquier decisión de certificación, según los lineamientos descritos en la sección 8 de estos requisitos. k) Una cláusula que permiten a la RAS, Rainforest Alliance usar los datos para análisis o informes sobre el programa. l) Una cláusula informando a los clientes y personal, acerca del derecho de acceder a los registros y costos aplicables o restricciones. m) Una cláusula que exige al cliente reconocer que no puede utilizar el sello de Rainforest Alliance sino se ha cumplido con la autorización del Acuerdo de Licencia siglas en inglés Licence Agreement entre el cliente y Rainforest Alliance 7.3 Proceso administrativo a) El EC deberá contar con un procedimiento documentado para determinar los costos del proceso de auditoría, incluyendo los parámetros de costos actuales que evitaran la competencia desleal. Estos deberán incluir estimaciones de costos para cada país en el que se llevan a cabo los procesos de auditoría y certificación. Los siguientes puntos son considerados dentro de los costos de una auditoría: SAN-R-1-2.1S 16

17 i. Tiempo del auditor (honorarios profesionales por el trabajo de campo, viajes, preparación de informes) ii. Transporte (local y/o internacional) iii. Comidas, hospedaje, costos administrativos (comunicación, mensajerías) iv. Los costos administrativos asociados con el funcionamiento del sistema del EC, como tiempo para la revisión técnica del informe de auditoría y el proceso de toma de decisiones de certificación. b) El EC deberá permitir que el cliente cubra directamente los costos de transporte, comidas y hospedaje, siempre y cuando la imparcialidad del equipo de auditoría no se vea comprometida. c) El EC debe tener un mecanismo definido para informar a los clientes sobre los procesos y la frecuencia de las auditorías, incluyendo los costos y desembolsos, los procedimientos para la expedición y puntuación de las no conformidades, los requisitos para la eliminación de las no conformidades, y los requisitos de certificación de conformidad con las normas y políticas vigentes de la RAS. d) El EC deberá informar al cliente sobre qué documentación, recursos y registros deberán estar disponibles para la auditoría. e) El EC deberá informar al cliente que toda la información recolectada durante el proceso de certificación podría ponerse a disponibilidad de la RAS, el EA o Rainforest Alliance. 7.4 Preparación para la auditoría El plan de auditoria a) El EC deberá preparar por escrito un plan de auditoría basado en la revisión de la aplicación y en los sistemas de gestión documentados entregados por el cliente. Puede designarse un auditor líder que se encargue de la comunicación con el cliente y, por lo tanto, de elaborar el plan de auditoría. El EC deberá presentar una copia del plan de auditoría al cliente por lo menos cinco (5) días hábiles previos al proceso de auditoría en sitio. b) La plantilla del plan de auditoría deberá ser diseñada por cada EC y deberá contener, al menos, los siguientes elementos: i. Tipo de organización auditada finca, grupo u operador participante de Cadena de Custodia; ii. Nombre de la organización auditada; iii. Dirección física que incluya ciudad, pueblo y país; iv. Persona de contacto para la certificación: título, nombre y apellidos, teléfono y correo electrónico; v. Tipo de auditoría a realizar: certificación, anual, verificación, no programada o de investigación; vi. vii. viii. ix. Políticas y normas de RAS/RA a utilizar como referencia; Nombre, estatus y responsabilidades de cada miembro del equipo de auditoría; Número total de elementos incluidos en el alcance de la auditoría (número de fincas, para administradores de grupo; o sitios, para Operadores Participantes multisitio); Listado de elementos que son parte de la muestra (listado de nombres de fincas o nombres de sitios). c) La auditoría deberá contemplar la evaluación del cumplimiento de la operación aplicables en todo momento con los criterios de la normas de la RAS. d) El EC deberá brindar al auditor suficiente información para prepararse para la auditoría, tal como la solicitud del cliente, informes previos de auditorías, descripción de actividades relacionadas con SAN-R-1-2.1S 17

18 los procesos y el uso de la tierra en la organización auditada, mapas y planos cuando los haya, insumos veterinarios o agrícolas, volúmenes de ventas declarados, aprobaciones de uso de sello otorgadas, así como cancelaciones previas o desempeño durante ciclos de certificación anteriores. e) El EC deberá tener un procedimiento para verificar los volúmenes estimados y los rendimientos sobre una base anual, así como la información de la productividad según las unidades de medición solicitadas para cada uno de los productos incluidos en el alcance de la certificación. f) El EC deberá incluir una declaración de si la finca o grupo maneja o compra productos de fincas o grupos no certificados, o si mezcla esos productos en sus instalaciones. g) El EC debe asegurarse que un administrador de grupo no está agregando fincas miembro que solían ser parte de otro administrador de grupo, cuando dichas fincas miembro provocaron que a dicho administrador de grupo le fuera denegado o cancelado el certificado. Solo después de que hayan pasado cuatro meses desde dicha decisión de certificación, pueden estas fincas ser admitidas en el nuevo grupo administrador, siempre y cuando hayan implementado las acciones correctivas para resolver las no conformidades que causaron la decisión de certificación adversa. h) El EC deberá entregar al auditor, si está disponible, un resumen de las leyes del país del titular de certificado relacionadas con mano de obra, agua, ecosistemas, y seguridad y normativas de los procesos de producción de alimentos. i) El EC deberá brindar al auditor documentación respaldada por organizaciones locales y de investigación sobre datos de productividad de cultivos en el país del titular de certificado. j) Para una auditoría de cadena de custodia, el EC deberá solicitar un informe de Cadena de Custodia a la División de Claims, Traceability and Trademarks (CTT) de Rainforest Alliance (CTT, por sus siglas en inglés) (sanracoc@ra.org) no menos de dos semanas antes del comienzo de la auditoria y la fecha en que fue solicitado se deberá registrar en la Base de Datos de Certificados de la RAS (SCD). k) La duración de una auditoría está expresada en días-auditor en el sitio (sin incluir el tiempo de preparación y borrador del informe) Determinación de la muestra de fincas miembro para los administradores de grupos y para multi-sitios de operadores participantes. a) El EC deberá auditar una muestra representativa de fincas miembro del administrador de grupo para evaluar la eficacia del Sistema Interno de Gestión. b) Los criterios de la Norma de Agricultura Sostenible, según el alcance de la auditoría, serán evaluados a nivel de fincas individuales que son fincas miembro de un grupo administrador y forman parte de la muestra de la auditoría. c) El EC deberá siempre auditar al menos dos fincas miembro en cualquier tipo de auditoria. d) La composición de las fincas miembro a ser auditadas deberá ser determinada de manera que sea representativa de todas las fincas miembro, utilizando muestreo estratificado al azar. Serán considerados los siguientes parámetros de muestreo: i. Tamaño y complejidad de la finca; ii. Diferencias en los sistemas y actividades de producción; iii. Áreas geográficas con diferencias significativas en clima, condiciones de suelo o ecosistemas; iv. Diferencias culturales; v. Estacionalidad: tipo de trabajo que se realiza en la finca al momento de la auditoría; vi. Tiempo que una finca ha estado en el grupo, o fecha en se agregó a éste; vii. Fincas miembro que no han sido auditadas previamente o recientemente; viii. Fincas miembro con puntajes bajos o no conformidades con criterios críticos en auditorías previas; SAN-R-1-2.1S 18

19 ix. Las fincas miembro con mano de obra contratada permanentemente deberían formar parte de la muestra, especialmente en grupos que consisten de plantaciones y pequeños propietarios; x. Fincas miembro con múltiples certificados (de similar esquemas de certificación). e) Los sitios del Operador Participante de Cadena de Custodia que serán evaluados por el equipo de auditoría, serán seleccionados de tal manera que representen las categorías de riesgo según la evaluación de riesgo (CRA) completada para cada sitio. La selección de la muestra se hará solamente de aquellos sitios que caen en las categorías baja, mediana o de alto riesgo. Los sitios que caen en la categoría de muy bajo riesgo no serán parte de la muestra. Por ejemplo si una compañía tiene 9 sitios (3 bajo, 3 medio, 3 altos) un sitio de cada uno de esas 3 categorías se seleccionarán para la muestras y éstas serán auditadas, en total se realizarán 3 auditorías. f) Al seleccionar los sitios para las auditorías, se tomarán en cuenta los siguientes factores: i. Distribución geográfica; ii. Actividades y/o productos producidos; iii. Tamaño y complejidad de los sitos participantes; iv. Áreas de mejora del sistema de gestión identificadas mediante los informes internos y las auditorías externas. v. Nuevos sitios, productos o procesos. g) En caso de que el EC considere necesario aumentar el tamaño de la muestra, ésta no deberá ser más de 1.4 veces la raíz cuadrada del número total de fincas. El EC deberá justificar y documentar su decisión, con base en criterios tales como tamaño del grupo, falta de mejora continua, riesgo estimado o el desempeño histórico del administrador de grupo y sus fincas miembro. h) Para auditorias de Cadena de Custodia, el EC puede incrementar el tamaño de la muestra hasta 1.4 veces la raíz cuadrada del número total de sitios, en el caso de OP más grandes y multinacionales cuyos sitios son diversos en cuanto a su categoría de riesgo y las actividades que se llevan a cabo. i) El EC deberá usar la siguiente directriz para determinar el tamaño de la muestra para cada tipo de auditoría. Si el valor del tamaño de la muestra no es un número entero, el EC deberá redondearlo al número entero inmediatamente superior Auditoría de certificación: a) El tamaño de la muestra para las auditorías de certificación deberá siempre ser igual a, al menos, la raíz cuadrada del número total de fincas miembro incluidas en el alcance por el grupo administrador. Para Cadena de Custodia, la muestra de sitios deberá ser igual a la raíz cuadrada del número total de sitios que deberán de ser auditados Auditoría anual a) Si en la auditoría previa la puntuación del administrador de grupo estuvo entre 80 y 84.9%, o si la puntuación más baja de las fincas auditadas estuvo entre 80 y 84.9%, el tamaño de la muestra deberá ser la raíz cuadrada del número total de fincas miembro. b) Si en la auditoría previa la puntuación del administrador de grupo estuvo entre 85 y 89.9%, y la puntuación más baja de las fincas auditadas está entre 85 y 89.9%, entonces el tamaño de la muestra deberá ser 0.75 veces la raíz cuadrada del número total de fincas miembro. Si alguna de esas puntuaciones está bajo los rangos especificados, entonces aplica lo que se indica en el apartado a) de esta sección. c) Si durante la auditoría previa la puntuación del administrador de grupo fue de 90% o más, y la puntuación más baja de las fincas auditadas fue de 90% o más, el tamaño de la muestra deberá ser 0.50 veces la raíz cuadrada del número total de fincas miembro. d) El EC puede aumentar el tamaño de la muestra, con base en las disposiciones de este documento. SAN-R-1-2.1S 19