APORTES AL DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÒN. Prof: René Legue Cárdenas

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1 APORTES AL DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÒN Prof: René Legue Cárdenas

2 DEFINICION DE LA ADMINISTRACION : SU NATURALEZA Y PROPOSITO Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente donde individuos, que trabajan juntos en grupos, cumplen metas especificas de manera eficiente. Esta definición básica necesita ampliarse. Como gerentes, las personas realizan las funciones gerenciales de planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. La administración se aplica a cualquier tipo de organización. También se aplica a los gerentes de todos los niveles organizacionales. La meta de todos los gerentes es la misma: crear un superávit. La administración se ocupa de la productividad, lo que implica efectividad y eficiencia.

3 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION Muchos estudiosos y gerentes han encontrado que una útil y clara organización del conocimiento facilita el análisis de la administración. Por lo tanto, al estudiar administración es necesario desglosarla en cinco funciones generales : 1. Planear 2. Organizar 3. Integrar personal 4. Dirigir 5. Controlar Alrededor de los cuales el conocimiento que subyace esas funciones puede organizarse.

4 ADMINISTRAR: CIENCIA O ARTE? Administrar, como todas las demás practicas (trátese de medicina, composición de música, ingeniería, contabilidad, etc.) es un arte. Es saber como hacer las cosas a la luz de la realidad de una situación. Sin embargo, los administradores pueden trabajar mejor al utilizar el conocimiento organizado de la administración. Este conocimiento constituye una ciencia. Así administrar como practica es un arte; el conocimiento organizado subyace a la practica se puede llamar una ciencia. En este contexto, ciencia y arte no son mutuamente excluyentes; son complementarios. Fuente: Autores Harold Koontz, Heinz Weihrich, Mark Cannice, Administración, una Perspectiva Global y empresarial

5 QUE ES LA ADMINISTRACION? Proceso de estructurar y utilizar conjunto de recursos orientado hacia el logro de metas para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional, la que se contextualiza en los siguientes criterios. 1. Administración es un proceso: Consiste en una serie de actividades y operaciones, como planear decidir y evaluar. 2. Administración implica estructurar y utilizar conjuntos de recursos: Es el proceso que reúne y pone en funcionamiento una variedad de tipos de recursos: humanos, financieros, materiales y de información.

6 3. Administración significa actuar en dirección hacia el logro de una meta para realizar las tareas: por consiguiente, no efectúa actividades elegidas al azar, sino actividades con un propósito y una dirección bien definidos. Este propósito y dirección podrían ser los del individuo, la organización o, lo mas usual una combinación de ambos. 4. Administración implica llevar a cabo actividades en un entorno organizacional: Es un proceso que tiene lugar en las organizaciones y que realizan personas con funciones diferentes intencionalmente estructuradas y coordinadas para lograr propósitos comunes. Fuente: Michael A. Hitt, J. Stewart Black, Lyman W. Porter. Libro Administración

7 ADMINISTRACION EFICAS EN EL MUNDO ACTUAL: TRES RETOS FUNDAMENTALES A. Cambio B. Tecnología C. Globalización. ADMINISTRAR DE MANERA ESTRATEGICA PARA HACER FRENTE A LOS DESAFIOS A. El entorno organizacional; la administración tiene lugar en la organizaciones. B. El factor humano; la administración requiere que las personas realicen las tareas. C. Paradojas de la administración; la administración requiere controlar de manera simultanea múltiples situaciones potencialmente conflictiva. D. Mentalidad emprendedora, los administradores deben buscar y aprovechar las nuevas oportunidades de manera continua Fuente: Michael A. Hitt, J. Stewart Black, Lyman W. Porter. Libro Administración

8 LAS PRICIPALES TEORIAS ADMINISTRATIVAS Y SUS ENFASIS TEORIAS ENFOQUESPRINCIPALES ENFOQUES ADMINISTRTIVAS En las tareas En la Estructuras Administración científica Teoría clásica Teoría neoclásica Teoría de la burocracia Racionalización del trabajo en el nivel operacional -Organización formal. -Principios generales. de la administración. -Funciones del administrador. Organización formal burocrática. Teoría estructuralista -Racionalidad organizacional. -Múltiple enfoque. -Organización formal e informal. -Análisis intraorganizacional y análisis Inteorganizacional.

9 En las personas Teoría de las relaciones humanas. Teoría del comportamiento organizacional. Teoría del desarrollo organizacional. -Organización informal. -Motivación, liderazgo, comunicaciones y dinámica de grupo. -Estilos de administración. -Integración de los objetivos. -Organizacionales e individuales. -Cambio organizacional planeado. -Enfoque de sistema abierto En el ambiente Teoría estructuralista -Análisis intraorganizacional y análisis ambiental. Teoría neoestructuralista -Enfoque de sistema abierto. En tecnología la Teoría de la contingencia -Administración de la tecnología (imperativo tecnológico).

10 En el ambiente En la tecnología Teoría estructuralista Teoría neoestructuralista Teoría de la contingencia -Análisis intraorganizacional y análisis ambiental. -Enfoque de sistema abierto. -Administración de la tecnología (imperativo tecnológico).

11 TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN La administración como ciencia: Todos los autores de la teoría clásica afirman unánimemente que se debe estudiar y tratar la organización y la administración científicamente, sustituyendo el empirismo y la improvisación por técnicas científicas. Se pretende elaborar una ciencia de la administración. Fayol ya afirmaba la necesidad de una enseñanza organizada y metódica de la administración, de carácter general para formar mejores administradores, a partir de sus aptitudes y cualidades personales. En su época, esa idea era una novedad, su posición era la de siendo la administración una ciencia como las demás, su enseñanza en las escuelas y universidades era plenamente posible y necesaria.

12 Teoría de la organización: La teoría clásica concibe la organización como una estructura. La manera de concebir la estructura organizacional está bastante influenciada por las concepciones antiguas de organización (como la organización militar y la eclesiástica) tradicionales, rígidas y jerarquizadas. Para Fayol, la organización abarca el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada. Para Mooney, la organización es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común.

13 La técnica de la organización puede ser descrita como la técnica de correlacionar actividades especificas en un todo coordinado. Para Mooney, como para Fayol y Urwick, la organización militar es el modelo del comportamiento administrativo. Así la preocupación por la estructura y la forma de la organización marca la esencia de la teoría clásica.

14 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Elementos de la administración para Urwick Urwick desdobla los elementos de la administración en siete funciones: 1. Investigación 2. Previsión 3. Planeamiento 4. Organización 5. Coordinación 6. Mando 7. Control

15 Elementos de la administración para Gulick Gulick propone siete elementos como las principales funciones del administrador: 1. Planeamiento: Es la tarea de trazar las líneas generales de las cosas que deben ser hechas y los métodos para hacerlas, con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa. 2. Organización: Es el establecimiento de la estructura formal de la autoridad, a través de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas, definidas y coordinadas para el objetivo en cuestión. 3. Asesoría: prepara y entrena el personal y mantiene condiciones favorables de trabajo.

16 4. Dirección: Tarea continua de toma de decisiones e incorporarlas en ordenes e instrucciones especificas y generales; funciona como líder en la empresa. 5. Coordinación: Establece relaciones entre las partes del trabajo. 6. Información: Esfuerzo de mantener informados respecto a lo que pasa, aquellos ante quienes el jefe es responsable, esfuerzo que presupone naturalmente la existencia de registros, documentación, investigación e inspecciones. 7. Presupuestación: Función que incluye todo lo que dice respecto a la elaboración, ejecución y fiscalización presupuestarias, el plan fiscal, la contabilidad y el control

17 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION Para los autores clásicos no bastaba simplemente con enunciar los elementos de la administración, era necesario ir más allá, y establecer las condiciones y normas dentro de las cuales las funciones del administrador deberían ser aplicada y desarrolladas. El administrador debe obedecer a ciertas normas o reglas de comportamientos que le permitan desempeñar bien sus funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De allí los principios generales de la administración, desarrollados por casi todos los autores clásicos como normas y leyes capaces de resolver los problemas organizacionales.

18 PRINCIPIO DE ADMINISTARCION PARA URWICK Urwick fue el autor que procuro divulgar los puntos de vista de los autores clásicos de su época. 1. Principio de la especialización: Cada persona debe realizar una sola función en cuanto fuere posible, lo que determina una división especializada del trabajo. 2. Principio de autoridad: Debe haber una línea de autoridad claramente definida, conocida y reconocidas por todos desde la cima de a organización hasta cada individuo de base. 3. Principio de amplitud administrativa: Este principio destaca que cada superior debe tener cierto numero de subordinados a cargo, dicho numero dependerá del nivel del cargo y la naturaleza del mismo. 4. Principios de diferenciación: Los deberes, autoridad y responsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros cargos, deben ser definidos por escrito y comunicadas a todos.

19 APRECIACION CRITICA DE LA TEORIA CLASICA 1. Enfoque simplificado de la organización formal: Todos los demás autores clásicos conciben la organización en términos lógicos, rígidos y formales, sin considerar su contenido psicológico y social con la debida importancia. Se restringe apenas a la organización formal, estableciendo esquemas lógicos preestablecidos, según los cuales toda la organización debe ser construida y a los cuales todos deben obedecer. En este sentido establece, como el administrador debe conducirse en todas las situaciones a través del proceso administrativo y cuales son los principios generales que deben seguir para obtener la máxima eficiencia.

20 2. Ausencia del trabajo experimental: Los autores de la teoría clásica fundamentan sus conceptos en la observación y sentido común. Su método era empírico y concreto, basado en la experiencia directa. Dejando de un lado la comprobación científica para las afirmaciones de las teorías. 3. Teoría de la maquina: Los autores modernos denominan la teoría clásica como la teoría de la maquina, por el hecho de establecer que en determinadas acciones y causas ocurrirán determinados efectos o consecuencia dentro de alguna correlación razonable.

21 4. El extremo racionalismo en la concepción de la administración: Los autores clásicos se preocupan demasiado por la presentación racional y lógica de sus proposiciones, sacrificando la claridad de sus ideas. El obstruccionismo y formalismo son criticados intensamente por llevar el análisis de la administración a la superficialidad y a la falta de realismo.

22 5. Enfoque incompleto de la organización: La teoría clásica solamente se preocupo por la organización formal, descuidando completamente la organización informal al no considerar el comportamiento humano dentro de la organización. La llamada teoría de la organización formal realmente no ignoraba los problemas humanos de la organización, sin embargo no consiguió dar un tratamiento sistemático a la interacción entre las personalidades y los grupos informales.

23 FREDERICK TAYLOR Y LA ADMINISTARCION CIENTIFICA Frederick Taylor abandono la universidad y se inicio como aprendiz de elaborador de patrones y maquinista en 1875, se unió a la Midvale Steel Company de Filadelfia como maquinista en 1878 y ascendió a la posición de ingeniero en jefe después de obtener un titulo de Ingeniería en la escuela nocturna. En general a Taylor se le reconoce como el Padre de la Administración Científica, tal vez ninguna persona tuvo una presencia mayor en el desarrollo temprano de la administración. Sus experiencias como aprendiz, como obrero común, capataz, maestro mecánico y luego ingeniero en jefe de una compañía acerera dieron a Taylor amplia oportunidad de aprender de primera mano los problemas y actitudes de los trabajadores y ver las grandes posibilidades de mejorar la administración.

24 Los principios fundamentales que Taylor vio subyacentes al enfoque científico son los siguientes: Reemplazar las reglas de dedo con la ciencia ( conocimiento organizado). Obtener armonía, más que discordia, en la acción de grupo. Lograr la cooperación de los seres humanos, mas que individualismo caótico. Trabajar para obtener la producción máxima, mas que producción restringida. Desarrollar a todos los trabajadores al mayor grado posible para su propia prosperidad y la de la compañía.

25 HENRI FAYOL EL PADRE DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION MODERNA El industrial francés Henri Fayol, quien identifico una amplia necesidad de principios y enseñanza administrativa. En consecuencia, identifico 14 de esos principios, los cuales califico como flexibles, no absolutos y útiles sin importar las condiciones cambiantes. Algunos de esos principios son: Autoridad y responsabilidad. Fayol sugiere que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas, y que la segunda es consecuencia de la primera. Ve la autoridad como una combinación de factores oficiales personales compuestos de inteligencia, experiencia, valor moral, servicios anteriores, etc.

26 Unidad de mando. Los empleados deben recibir ordenes de un superior Cadena de escala. Para Fayol es como una cadena de superiores desde las posicione mas altas hasta las mas bajas, de las que no hay que apartarse innecesariamente, deben entrar en corto circuito cuando al seguirlos de manera escrupulosa seria perjudicial. Esprit de corps. Este es el principio de la unión hace la fuerza, así como una extensión del principio de unidad de mando, resalta la necesidad del trabajo en equipo y la importancia de la comunicación para obtenerla. Fayol considera los elementos de la organización como las funciones de planear, organizar, comandar, coordinar y controlar.

27 FUNCIONES DE LOS GERENTES Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura útil para la organizar el conocimiento administrativo. No se han presentado nuevas ideas, descubrimientos de investigación o técnicas que no puedan colocarse con facilidad en las clasificaciones de planear, organizar, integración de personal, dirigir y controlar. PLANEAR Planear incluye seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones para lograrlos, requiere toma de decisiones, es decir, elegir proyectos de acción futuros de entre alternativas.

28 ORGANIZAR: Es la parte de la Administración que incluye el establecimiento de una estructura de roles para que las personas desempeñen en una organización. El propósito de una estructura de una organización es ayudar a crear un ambiente para el desarrollo humano. Es una herramienta administrativa y no un fin en si mismo. Aunque las estructura define las tareas a realizar, los roles así establecidos también se deben diseñar a la luz de las habilidades y motivaciones de las personas disponibles.

29 INTEGRACION DE PERSONAL: Requiere cubrir y mantener cubierta las posiciones en la estructura de La organización. Esto se logra al identificar los requisitos de la fuerza de trabajo; volver a inventariar a las personas disponibles y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar y planear las carreras, compensar y capacitar, o de otra forma desarrollar candidatos u ocupantes actuales de puestos para que las tareas se puedan cumplir con efectividad y eficiencia DIRIGIR: Es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupos; también tiene que ver predominantemente con el aspecto interpersonal de administrar.

30 CONTROLAR: Es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los sucesos se conformen a los planes. Incluye medir el desempeño contra metas y planes, mostrar donde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregir dichas desviaciones uente: Autores Harold Koontz, Heinz Weihrich, Mark Cannice, Administración, una Perspectiva Global y empresarial

31 RESUMEN Administrar es el proceso de diseñar y mantener un ambiente para cumplir metas selectas con eficiencia a través de las funciones de planear, organizar, integración de personal, dirigir y controlar. Administrar es una actividad esencial a todos los niveles organizacionales; sin embargo, las habilidades requeridas varían con el nivel organizacional. La meta de todos los gerentes es crear un excedente. La empresas deben aprovechar las tendencias del siglo XXI en TICs., la globalización y el espíritu empresarial.

32 Deben enfocarse en la productividad, es decir alcanzar una relación favorable entre salida e insumo dentro de un periodo especifico con la debida consideración a la calidad. Lo anterior implica efectividad (alcanzar los objetivos) y eficiencia (utilizando la menor cantidad de recursos). Administrar como practica es un arte, el conocimiento organizado acerca de la administración es una ciencia. La organización es un sistema abierto que opera dentro e interactúa con el ambiente. El enfoque de sistema a la administración incluye insumos del ambiente externos y de los clientes, el proceso de transformación, el sistema de comunicación, salida y una forma de volver dar energía al sistema