INFORMACIÓN GENERAL DEL MÓDULO DE CONTABILIDAD PATRIMONIAL

Transcripción

1 1 de 38 INFORMACIÓN GENERAL DEL MÓDULO DE CONTABILIDAD PATRIMONIAL Objetivo Formalizar el registro de datos e información sobre la gestión financiera de las organizaciones públicas, atendiendo a las normas establecidas sobre la contabilidad del sector público y demás publicaciones de la Contraloría General de la República y la Oficina Nacional de Contabilidad Pública. Resultados: Balance General, Balance de Comprobación, Estado de Resultados, Estados Financieros, Comparados Funciones Ventajas Registrar operaciones en forma directa y a través de los módulos auxiliares. Contabilidad centra sus actividades en revisar, chequear, verificar y examinar todos los movimientos y registros.

2 2 de 38 Iconos de la Barra de Herramienta del Sistema Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catálogo. Buscar: Permite buscar registros por medio de catálogos Procesar: Permite ejecutar una operación que involucra varios procesos. Eliminar: Permite eliminar un registro. Hoja de Calculo: Permite generar el reporte en hojas de calculo Openoffice o Excel. Imprimir: Permite imprimir la información que se genera del sistema. Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se esté utilizando. Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP. Iconos utilizados en el manual Observe: Ver el ejemplo que se está mostrando Haga Clic: Ejecutar una acción con el Mouse (Ratón). Alerta: Mensajes que debe considerar Señalar: Tilde la casilla correspondiente

3 3 de 38 INGRESAR AL SISTEMA Seleccione la Base de Datos correspondiente. 1. Seleccione la empresa 2. en el botón aceptar

4 4 de Luego de iniciar el sistema, proceda a acceder al módulo de Contabilidad, de la siguiente manera: en Una vez ingresado, notará el Menú del Módulo

5 5 de 38 OPCIONES DEL MODULO DE CONTABILIDAD PATRIMONIAL Las funcionalidades del módulo se basan en revisar, chequear, verificar y examinar todos los movimientos y registros contables; generar comprobantes contables, cierre de ejercicio, reportes de mayor analítico, balance de comprobación, estado de resultado, comparados (Instructivo 04 e Instructivo 07), programación de reportes OAF (Mensual trimestral). Procesos I. Comprobante Contable: Mediante esta opción, se registran los comprobantes que respaldan las operaciones y los ajustes; igualmente podrá visualizar los comprobantes generados por los módulos auxiliares y principales. Cómo Hacerlo? Ubique el cursor sobre la opción Procesos, y en Todos los comprobantes que se registren por esta opción solo afectarán la contabilidad financiera. La pantalla que se muestra con la opción de Comprobante Contable es la siguiente:

6 6 de 38 Se visualizará la procedencia de acuerdo al modulo al cual corresponda el comprobante Datos del comprobante Procedencia: Esta opción, permite ver y conocer el origen del documento que se procesa. Automáticamente asigna por defecto las siglas SCGCMP (Sistema de Contabilidad General Comprobante Contable), código de procedencia correspondiente a esta opción. Fecha: Introduzca la fecha del registro de las operaciones. La fecha debe estar dentro del año en ejercicio y el mes debe estar abierto. Comprobante: Este campo corresponde, al código de registro que se asignará al comprobante; y se dispone de quince (15) dígitos de formato alfanumérico para la inclusión del mismo. Descripción: Corresponde a una breve redacción del motivo por el cual se está generando o se generó el comprobante, de tal manera que permita identificar fácilmente al documento. Tipo: Permite seleccionar el Proveedor, Beneficiario o ninguno de ellos. Se indica si el remunerado del comprobante es proveedor o beneficiario, registrando el código o la cédula.

7 7 de 38 Detalles contables Cuenta Contable: Esta opción, permite seleccionar las cuentas contables que se van a utilizar en el comprobante; dichas cuentas deben estar definidas en el plan de cuenta contable. Cómo Hacerlo? Para seleccionar la cuenta contable, sobre el icono para desplegar el catálogo. Una vez que se muestre el catalogo, seleccionar; y luego en al código de la cuenta contable que desea

8 8 de 38 Descripción: Esta opción, permite registrar el motivo de la operación. Por defecto trae la misma que colocamos en la descripción de los Datos del Comprobante. N del Documento: Esta opción permite registrar el código que identifica los documentos que respaldan la operación, podría ser por ejemplo el número de folio de un documento o de un contrato. Operación: Este campo, permite seleccionar el movimiento de la cuenta (Debe y Haber). Monto: Mediante este ítem, se registra el monto de la operación en bolívares Cómo Hacerlo? Ingrese el monto en bolívares Luego debe en, posteriormente podrá observar como la información agregada pasa a la tabla que se muestra debajo de la opción de Monto. Esta operación, debe repetirse tantas veces como cuentas contables tenga el asiento, de manera tal que los totales del debe y haber cuadren correctamente. Si se presenta el caso en que se agregó una cuenta por error o el monto esta errado, el código de la cuenta y luego en el botón. en Si el comprobante esta descuadrado, no podrá guardarse el registro. Por otra parte, si se han cargado los Datos del Comprobante pero los campos de los Detalles Contables están en vacíos, no debe guardarse el registro en vista de que al hacer el llamado de nuevo a ese comprobante no podrá añadirle ningún dato.

9 9 de 38 Finalmente guarde la información al en el icono. Observe el siguiente ejemplo. II. Comprobante Cierre de Ejercicio: Permite elaborar el comprobante de cierre de cada ejercicio, una vez que ha finalizado el mismo; así como también, genera información para la emisión de los respectivos estados financieros. Cómo Hacerlo? Ubique el cursor sobre la opción Procesos, y en

10 10 de 38 Al seleccionar la opción de Comprobante Cierre de Ejercicio se desplegará la siguiente ventana: Datos del comprobante: Procedencia: Esta opción permite ver y conocer el origen del documento que se procesa. Automáticamente trae por defecto las siglas SCGCIE (Sistema de Contabilidad General Comprobante de Cierre). Fecha: Campo para la fecha del registro de la operación. Comprobante: En este campo el sistema colocará el número del comprobante. Se dispone de quince (15) dígitos alfanuméricos para la inclusión del mismo. Descripción: En este tipo de comprobante el sistema coloca automáticamente el detalle de la descripción.

11 11 de 38 Cómo Hacerlo? Una vez completados los datos explicados anteriormente, para proceder a realizar el cierre del ejercicio, en el icono (procesar). El sistema muestra una ventana para confirmar si se está seguro de realizar el cierre del ejercicio, de ser correcto en Aceptar. Este proceso genera de manera automática el comprobante del cierre de las cuentas nominales. Para guardar el comprobante, sobre el icono

12 12 de 38 Para eliminar el comprobante de cierre, pulse el botón de eliminar comprobante. y descarte el En caso de ser necesario se puede eliminar el comprobante con lo cual se reversa el cierre. III. Programación de Reportes Colóquese sobre la opción de procesos, ubique programación de reportes y obtenga una lista donde escogerá la opción a convenir (Mensual o Trimestral). Programación de reportes/mensual o trimestral: Permite registrar, las proyecciones o estimaciones de la contabilidad mensual o trimestralmente; con el propósito de emitir los estados financieros. Al seleccionar la opción de la siguiente ventana: se desplegará

13 13 de 38 Mensual: Trimestral:

14 14 de 38 Cómo Hacerlo? Distribución Ninguno Al seleccionar esta opción, permite colocar el monto asignado en bolívares a cada una de las cuentas, sin ser necesario realizar ninguna distribución mensual o trimestral. Distribución Automático Al seleccionar distribución automática, se asignará un monto en bolívares a cada cuenta con una distribución mensual o trimestral automáticamente según sea requerida la programación. Distribución Manual: Al marcar la distribución manual, el monto asignado en bolívares a cada cuenta se tiene que ingresar manualmente para cada mes o trimestre. Reporte: Se indica el reporte a programar y a distribuir. Asignado: Admite el registro del monto en números. Cuenta: Campo donde encontramos la cuenta contable que se le hará el asignado. Totalizar: Al aplicar esta opción, se cuantifican los montos asignados para la distribución. Recargar: Permite borrar los montos de las cuentas que ya fueron asignadas. IV. Programación de Reportes OAF: Permite registrar las proyecciones o estimaciones de la contabilidad mensualmente o trimestralmente. Con el objeto de emitir los reportes de origen y aplicación de fondos.

15 15 de 38 Cómo Hacerlo? Ubique el cursor en Procesos y escoja la opción mensual o trimestral Mensual y Trimestral: Se puede observar, que las pantallas para Programación de Reportes OAF mensual y trimestral son similares, puesto que contienen los mismos parámetros para obtener el reporte respectivo, excepto en que el primero muestra la distribución mes a mes, y el segundo lo hace en trimestres.

16 16 de 38 Los datos a completar son los siguientes: Distribución Ninguno Al seleccionar esta opción, permite colocar el monto asignado en bolívares a cada una de las cuentas, sin ser necesario realizar ninguna distribución mensual o trimestral. Distribución Automático Al seleccionar distribución automática, se asignará un monto en bolívares a cada cuenta con una distribución mensual o trimestral automáticamente según sea requerida la programación. Distribución Manual: Al marcar la distribución manual, el monto asignado en bolívares a cada cuenta se tiene que ingresar manualmente para cada mes o trimestre. Asignado: Permite registrar el monto en número. Cuenta: Campo donde encontramos la cuenta contable que se le hará el asignado. Totalizar: Permite cuantificar los montos asignados para la distribución. Recargar: Permite borrar los montos de las cuentas que ya fueron asignadas.

17 17 de 38 Reportes I. Reporte Mayor Analítico: el Mayor analítico, refleja el movimiento de cada una de las cuentas movilizadas durante los asientos de las variaciones fiscales resultantes. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana: Cómo Hacerlo? Ubique el cursor sobre la opción Reportes, y en

18 18 de 38 Cuentas Contables: Permite seleccionar el intervalo de las cuentas contables que se quieren consultar. Haga en el icono, que aparece a cada lado de los rectangulos que corresponden a los parámetros Desde y Hasta, para desplegar el catalogo de cuentas contables que han sido cargadas al sistema. Una vez que se muestre el catalogo, al código de la cuenta contable que desea seleccionar; solo pueden elegir las cuentas de movimiento que son las que se encuentran en azul. Si el usuario desea que el mayor análitico sea de todas las cuentas en general, no es necesario que coloque las cuentas contables en este filtro.

19 19 de 38 Despúes de establecer los filtros de las cuentas contables, se observará la pantalla el parámetros de cuentas seleccionadas como en ejemplo que se indica a continuación. Periodo: Este filtro permite establecer el intervalo de fechas en que se desea generar el reporte de mayor analítico, puede ingresarse manualmente o utilizando el calendario.. Ordenar: Con este filtro se puede establecer el orden en que aparecerán los movimientos del mayor analítico, es decir, que establecerá si serán ordenados por número de comprobante, por fecha o por cuenta contable. Ocultar campo Detalle de los Comprobantes: Al activar esta opción no se mostrará en el reporte de mayor analítico la columna Concepto, que se refiere a la descripción correspondiente a cada comprobante. Para activar esta opción en el recuadro que esta a un lado de la opción. Mostrar 50 Caracteres en el Concepto: Esta opción permite indicar cuantos caracteres aparecerán en el campo concepto, dentro del reporte mayor analítico; esto se aplica para aquellos casos en que se desea que los conceptos tan extensos se reduzcan, y de esta manera disminuir espacio en el reporte.

20 20 de 38 Para activar esta opción en el recuadro que esta a un lado de la opción, se deben indicar la cantidad de caracteres que se desea que aparezcan, de lo contrario asumirá los 50 que indica el sistema por defecto. Una vez establecidos los parámetros de búsqueda, en el icono, y obtendrá el reporte en un tipo de documento PDF (similar a una vista previa del documento), desde el cual podrá enviar a su impresora para obtener el reporte en físico. A continuación se muestra un ejemplo de la impresión digital de este documento. Haga clic en para imprimir el físico del reporte, y en para guardarlo en digital.

21 21 de 38 II. Balance de Comprobación: Permite ver los movimientos de las cuentas reflejando su saldo inicial y final en un periodo determinado. Al seleccionar la opción de Balance de comprobación se desplegará la siguiente ventana: Cuentas Contables: Permite seleccionar el intervalo de las cuentas contables que se quieren consultar. Haga en el icono, que aparece a cada lado de los rectangulos que corresponden a los parámetros Desde y Hasta, para desplegar el catalogo de cuentas contables que han sido cargadas al sistema.

22 22 de 38 Una vez que se muestre el catalogo, al código de la cuenta contable que desea seleccionar; solo pueden elegir las cuentas de movimiento que son las que se encuentran en azul. Si el usuario desea que el balance de comprobación incluya todas las cuentas en general, no es necesario que coloque las cuentas contables en este filtro. Despúes de establecer los filtros de las cuentas contables, se observará la pantalla el parámetros de cuentas seleccionadas como en ejemplo que se indica a continuación. Periodo: Este filtro permite establecer el intervalo de fechas en que se desea generar el reporte, puede ingresarse manualmente o utilizando el calendario. Nivel: Permite escoger a que nivel de detalle se quiere el reporte, en que nivel de cuentas de movimiento se generará el reporte. Mostrar Saldo del Mes: Con este campo activo se anexa una columna al reporte del balance de comprobación, esta columna adicional se denomina saldo del mes. A continuación se muestran ejemplos del reporte balance de comprobación con este icono activo y desactivado. Una vez establecidos los parámetros de búsqueda, en el icono, y obtendrá el reporte en un tipo de documento PDF (similar a una vista previa del documento), desde el cual podrá enviar a su impresora para obtener el reporte en físico.

23 23 de 38 Ejemplo de reporte Balance de Comprobación sin la columna del saldo del mes Ejemplo de reporte Balance de Comprobación con la columna del saldo del mes Haga clic en para imprimir el físico del reporte, y en para guardarlo en digital.

24 24 de 38 III. Reporte Comprobante: Permite ver los comprobantes que respaldan las operaciones realizadas dentro del módulo de contabilidad patrimonial, igualmente podrá visualizar los comprobantes generados por los módulos auxiliares. Al seleccionar la opción de comprobante se desplegará la siguiente ventana: Formato 1 Intervalo de comprobantes: Permite seleccionar los códigos de los comprobantes que se desean consultar, si es solo un comprobante el que se va a reportar, debe colocar en ambos filtros solo el código correspondiente al mismo. Intervalo de procede: Permite seleccionar las procedencias que se quieren consultar. Recuerde que las procedencias se refiere a los códigos que representan al modulo y proceso en donde se genera un comprobante.

25 25 de 38 Intervalo de fechas: Permite seleccionar el lapso de fechas que se quieren consultar. Ordenar: Permite establecer el orden en que se mostraran los comprobantes en el reporte; este orden puede ser por: o Procede-Comprobante-Fecha o Fecha-Procede-Comprobante o Comprobante-Fecha-Procede Para activar esta opción en el circulo que esta a un lado de la opción. Mostrar Descripción de los Detalles: Si esta opción esta activa, en el reporte se mostrará la descripción que contenga el comprobante, de lo contrario esta información no aparecerá en el informe. Para activar esta opción, en el recuadro que esta a un lado de la opción. Si está activa la función se mostrará la opción que se resalta en el anexo siguiente: Generar Resumen de Comprobantes: Esta opción, permite generar un resumen de los comprobantes de acuerdo a los parámetros o filtros que indique el usuario.

26 26 de 38 Si la opción Mostrar Descripción de los Detalles esta activa, ésta opción no puede seleccionarse y viceversa.

27 27 de 38 Una vez establecidos los parámetros de búsqueda, en el icono, y obtendrá el reporte en un tipo de documento PDF (similar a una vista previa del documento), desde el cual podrá enviar a su impresora para obtener el reporte en físico. El reporte Comprobantes Contables formato 1, que se muestra al no estar seleccionada la opción para la descripción de los detalles es el siguiente:

28 28 de 38 Formato 2 Intervalo de comprobantes: Permite seleccionar el numero de los comprobantes que se quieren consultar. Intervalo de cuentas: Permite seleccionar las cuentas que se quieren consultar. Ordenados Por: Permite ordenar el reporte por numero de comprobante, por fecha o por procede. Mostrar Descripción de los Detalles: Si esta opción esta activa, en el reporte se mostrará la descripción que contenga el comprobante, de lo contrario esta información no aparecerá en el informe. Para activar esta opción, en el recuadro que esta a un lado de la opción. Ejemplo del reporte de comprobantes contables formato 2.

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30 30 de 38 IV. Reporte Estado De Resultado: Es un informe económico-financiero que permite medir los resultados de las actividades desarrolladas por la institución, este reporte maneja las cuentas nominales: Egresos y Recursos (Ingresos). Al seleccionar la opción de Estado de Resultados se desplegará la siguiente ventana: Meses: Activa o desactiva en el intervalo de fechas, los filtros por mes y año Días: Activa o desactiva en el intervalo de fechas, los filtros por fecha (día, mes y año) Intervalo de Fechas: Permite seleccionar el lapso de fechas que se quieren consultar. Nivel: Permite escoger a que nivel de detalle se requiere el reporte.

31 31 de 38 V. Reporte Balance General: Mediante este reporte veremos la situación financiera de la institución en un momento dado, relacionando las cuentas patrimoniales: activo, pasivo, resultados y capital; este reporte maneja las cuentas reales. Al seleccionar la opción de Balance General se desplegará la siguiente ventana: Intervalo de Fechas: Permite seleccionar la fecha que se quieren consultar. Nivel: Permite escoger a que nivel de detalle de las cuentas contables, en que se requiere el reporte. Ejemplo del reporte Balance General.

32 32 de 38 VI. Reporte Listado de Cuentas: Mediante este reporte veremos las cuentas contables que la empresa tiene configuradas en el sistema. Al seleccionar la opción de Listado de Cuentas se desplegará la siguiente ventana: Cuentas Contables: Permite elegir el intervalo de las cuentas contables que se quieren consultar. VII. Reporte Movimientos Del Mes: Mediante este reporte veremos todos los movimientos contables registrados mensualmente. Al seleccionar la opción de Movimientos del mes se desplegará la siguiente ventana:

33 33 de 38 Cuentas Contables: Permite seleccionar el intervalo de las cuentas contables que se quieren consultar. Periodo: Se refiere al ítem para escoger el mes de los movimientos a consultar. Ordenar: Con esta opción se indicará si el orden de las cuentas contables será de arriba hacia abajo o viceversa (ascendente o descendente). Para seleccionar estas opciones solo debe, en el círculo que esta a un lado de la opción. Mostrar Cuentas sin Movimiento: Es posible que en algunos meses existan cuentas que no hayan sufrido movimientos, en tal sentido, a fin de resumir los reportes, se coloca esta opción, para que de esta manera el usuario puede solicitar que se omitan en el reporte aquellas cuentas que no tengan movimientos durante el periodo seleccionado. Para activar esta opción solo debe, en el recuadro que esta a un lado de la opción. Ejemplo de este reporte Movimientos del Mes

34 34 de 38 VIII. Reporte Comparado: Al seleccionar la opción de comparado se observará la siguiente ventana: INSTRUCTIVO 04 Al seleccionar la opción de instructivo 04 se desplegará la siguiente ventana: Estado de Resultados Forma 0406: Mediante este reporte obtenemos información comparativa entre la situación de las cuentas del Estado de Resultados al final de cada periodo y la programación a la misma fecha, así como la previsión actualizada de los conceptos más significativos. Rango de Emisión: Permite seleccionar el nivel de emisión que se desea consultar (Mensual, Bi-Mensual, Trimestral, Semestral).

35 35 de 38 INSTRUCTIVO Inversiones Forma 0714: Mediante este reporte obtendremos información sobre las inversiones realizadas en el periodo con respecto al monto programado. Igualmente, verificar la información al cierre del periodo y el acumulado a la fecha correspondiente a la Venta y/o Desincorporación de Activos (Fijos, Intangibles y Financieros). Rango de Emisión: Permite seleccionar el nivel de emisión que se desea consultar (Mensual, Bi-Mensual, Trimestral, Semestral). Al seleccionar la opción de instructivo 07 se desplegará la siguiente ventana:

36 36 de Balance General Forma 0718: Mediante este reporte se presenta la información comparativa entre la situación patrimonial del Ente en las cuentas del Balance General programado y real al final del trimestre, así como la programación para el próximo período. Rango de Emisión: Permite seleccionar el nivel de emisión que se desea consultar (Mensual, Bi-Mensual, Trimestral, Semestral). 3. Origen y Aplicación de Fondos Forma 0719: Mediante este reporte se obtiene información de las cuentas correspondientes al Origen y Fuentes de Financiamiento y las Aplicaciones de Fondos del Ente en el periodo que se reporta, la información acumulada y la programación prevista para el próximo período.

37 37 de 38 Nivel: Permite escoger a que nivel de detalle se quiere el reporte. Año: Permite seleccionar el año que se quieren consultar. Rango de Emisión: Permite seleccionar el nivel de emisión que se desea consultar (Mensual, Bi-Mensual, Trimestral, Semestral). Configuración Colóquese sobre la opción de Configuración, Seleccione Configuración Origen y Aplicación de Fondos: Mediante esta opción podrá configurar las cuentas correspondientes a las fuentes de financiamientos y aplicaciones de fondos del ente, estimadas para el año vigente Al seleccionar la opción de Configuración Origen y Aplicación de Fondos se obtiene la siguiente pantalla. Datos de la configuración:

38 38 de 38 Buscar Cuenta: Esta opción permite buscar una cuenta en específico. Detalles cuenta: Opción que permite colocar la cuenta contable asociada.