Leamos entonces la importancia y el proceso de la Toma de Decisiones que suele un tema primordial en la administración de negocios.

Transcripción

1 Encuentro 3 y 4. Lic, Edison Arnao Rodríguez. UNESR. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. (M.I.S. por sus siglas en ingles de Management Information System) Proceso de Toma de Decisiones Importancia, etapas, tipos La Toma de Decisiones es un proceso por el cual se selecciona la mejor opción de entre muchas otras, este es un proceso que no solo se da en las empresas sino también en la vida cotidiana, o acaso al momento de seleccionar a tu proveedor lo haces al azar?, o acaso al iniciar tu negocio no tomaste alguna decisión que cambio tu vida? Por lo tanto la toma de decisiones están en todo lugar, no solo en el mundo empresarial sino también en la vida cotidiana, para iniciar, cambiar o concluir algo, siempre tomamos antes una decisión, entonces la vida si es una Toma de Decisiones, pero: Sabemos escoger bien nuestras decisiones? Poseemos algún patrón para tomar nuestras decisiones? El azar es parte de una decisión? Es normal guiarse de la intuición para tomar una decisión? Leamos entonces la importancia y el proceso de la Toma de Decisiones que suele un tema primordial en la administración de negocios. Qué es Toma de Decisiones? La toma de decisiones es un proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona una 1

2 alternativa de entre varias, siendo la seleccionada la optimizadora (la mejor para nuestro propósito). Tomar una decisión es resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc. Tomar la correcta decisión en un negocio o empresa es parte fundamental del administrador ya que sus decisiones influirán en el funcionamiento de la organización, generando repercusiones positivas o negativas según su elección. Qué debo saber antes, para tomar una buena decisión? Antes de tomar una decisión debemos: Definir las restricciones y limitaciones. Saber la relación costo beneficio, rendimientos esperados u otros. Saber cuando se utilizan métodos cuantitativos y cuando los cualitativos. Conocer los factores internos formales (cultura organizacional, políticas internas, estructura, etc.) y los factores internos informales (políticas implícitas, hábitos, experiencia, etc.) Conocer los factores externos (políticos, económicos, sociales, internacionales, culturales) Comprender los cinco puntos anteriores nos ayudara mucho al momento de tomar una buena decisión. 2

3 Etapas del Proceso de Toma de decisiones: Identificar y analizar el problema: Un problema es la diferencia entre los resultados reales y los planeados, lo cual origina una disminución de rendimientos y productividad, impidiendo que se logren los objetivos. Investigación u obtención de información: Es la recopilación de toda la información necesaria para la adecuada toma de decisión; sin dicha información, el área de riesgo aumenta, porque la probabilidad de equivocarnos es mucho mayor. Determinación de parámetros: Se establecen suposiciones relativas al futuro y presente tales como: restricciones, efectos posibles, costos, variables, objetos por lograr, con el fin de definir las bases cualitativas y cuantitativas en relación con las cuales es posible aplicar un método y determinar diversas alternativas. Construcción de una alternativa: La solución de problemas puede lograrse mediante varias alternativas de solución; algunos autores consideran que este paso del proceso es la etapa de formulación de hipótesis; porque una alternativa de solución no es científica si se basa en la incertidumbre. Aplicación de la alternativa: De acuerdo con la importancia y el tipo de la decisión, la información y los recursos disponibles se eligen y aplican las técnicas, las herramientas o los métodos, ya sea cualitativo o cuantitativo, mas adecuados para plantear alternativas de decisión. Especificación y evaluación de las alternativas: Se desarrolla varias opciones o alternativas para resolver el problema, aplicando métodos ya sea cualitativos o cuantitativos. Una vez que se han identificado varias alternativas, se elige la optima con base en criterios de elección de acuerdo con el costo beneficio que resulte de cada opción. Los resultados de cada alternativa deben ser evaluados en relación con los resultados esperados y los efectos. Implantación: Una vez que se ha elegido la alternativa optima, se deberán planificarse todas las actividades para implantarla y efectuar un seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan con todos los elementos estudiados. Lo presentado anteriormente fueron tan solo las etapas del proceso de toma de decisiones, desarrollarlas dependerá del tipo de problema que se quiera solucionar y del tipo de técnica que deba aplicar para solucionarlo. En la toma de Decisiones existen también Técnicas Cuantitativas y Cualitativas para la selección de la mejor decisión. Técnicas Cualitativas: Cuando se basan en criterio de la experiencia, y habilidades Técnicas Cuantitativas: Cuando se utilizan métodos matemáticos, estadísticos, etc. 3

4 Tipos de Decisiones: Individuales: Se dan cuando el problema es bastante fácil de resolver y se realiza con absoluta independencia, se da a nivel personal y se soluciona con la experiencia. Gerenciales: Son las que se dan en niveles altos (niveles ejecutivos), para ello se ha de buscar orientación, asesorías, etc. Programables: Son tomadas de acuerdo con algún hábito, regla, procedimiento es parte de un plan establecido, comúnmente basado en datos estadísticos de carácter repetitivo. En condiciones de Certidumbre: Son aquellas que se tomaran con certeza de lo que sucederá (se cuenta con información confiable, exacta, medible). La situación es predecible, para la toma de decisión se utilizan técnicas cuantitativas y cualitativas. En condiciones de Incertidumbre: Son aquellas que se tomaran cuando no exista certeza de lo que sucederá (falta de información, datos, etc.). La situación es impredecible, para la toma de decisión es común utilizar las técnicas cuantitativas. En condiciones de riesgo: Aquí se conocen las restricciones y existe información incompleta pero objetiva y confiable, se da cuando dos o mas factores que afectan el logro de los objetivos especificados son relevantes comúnmente para la toma de decisión se aplican técnicas cuantitativas. Rutinarias: Se toman a diario, son de carácter repetitivo, se dan en el nivel operativo y para elegirlas se común usar técnicas cualitativas. De emergencia: Se da ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente. 4

5 Operativas: Se generan en niveles operativos, se encuentran establecidas en las políticas y los manuales, son procesos específicos de la organización y se aplican mediante técnicas cualitativas y cuantitativas. Por qué es importante saber el tipo de decisión que debo tomar? Es importante porque se podrá distinguir muchas situaciones que se presenten en la empresa, por lo cual nosotros ya sabremos qué criterio debemos seguir para tomar la mejor decisión, aplicando las técnicas más adecuadas. Clasificación de los Sistemas de Información Gerencial Los sistemas de información (SI) generalmente se clasifican en distintas clases diferentes, los cuales se encuentran relacionados entre sí: Sistemas de Información Gerencial (SIG) Sistemas de soporte de Decisiones (SSD), Sistemas de información Estratégico (SIE) Sistemas de Información de Oficina (SIO) Cada modalidad de sistema desempeña un importante papel en el control y la coordinación de muchas partes o componentes de una organización o una empresa. Sistemas de soporte de decisiones (SSD): Son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribución importante para el proceso de la solución de problemas. Los sistemas de soporte de decisiones están enfocados a niveles de alta gerencia dentro de las organizaciones. Se caracteriza por: Apoyo a las decisiones semiestructuradas Flexibilidad en la especificación de los resultados Facilidad de uso y desarrollo Respuesta rápida Alto grado de control por parte del usuario Enfoque en administración media-superior Capacidades interactivas Uso de modelos Dificultad en la justificación de costos Desarrollo evolutivo Enfoque de efectividad de los administradores más que en la eficiencia Los sistemas de Información Estratégicos (SIE): están enfocados a crear o permitir lazos e 5

6 integración de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir dentro de su ambiente. Un sistema de información estratégico (SIE), es un sistema de información usado para el soporte de estrategias competitivas de una organización. La perspectiva anterior común de los SIE estaba basada sobre la idea que los sistemas de información deben únicamente enfocarse a cubrir las necesidades de información para soportar y dar forma a la administración por medio de monitoreos. Por tanto esta perspectiva es inadecuada para la oportunidad de sistemática de oportunidades de negocios para los SIE, e incapaz de explicar el significado estratégico de los sistemas. Sistemas de información de oficina (SIO): Es un conjunto de herramientas de automatización de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa. Por otro lado es necesario notar que los SIO dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no crean un nuevo conocimiento sino que usan la información para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organización. Los aspectos más comunes de un SIO incluyen procesamiento de palabras, hojas de cálculo, editor de publicaciones, calendarización electrónica y comunicación mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia. (Información obtenida en el sitio online: Ing. Francisco Zambrano.) Desarrollo de un Sistema de Información Gerencial El proceso de desarrollo de los sistemas de información gerencial contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de necesidades hasta la instalación del soporte lógico, haciendo de los mismos una necesidad imprescindible para mejorar la calidad de las decisiones. El desarrollo del sistema de información debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que será necesario establecer actividades específicas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnología orientado a objeto. Para los casos de las pequeñas hasta medianas organizaciones industriales es recomendable que se adquiera un sistemas de información ya elaborado y probado, sin embargo, para las grandes organizaciones industriales se recomienda el desarrollo de los sistemas de información, pues permitirá diseñar y crear parámetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organización. Conducir una Empresa utilizando sistemas de información gerencial es en sí un concepto. Organizar un sistema de información gerencial es llevar este concepto a la práctica, a la realidad empírica. Por lo tanto, si el concepto es equivocado, el sistema de información gerencial no servirá. Para el desarrollo de un sistema de información gerencial (SIG) es sumamente importante conocer las características de los procesos asociados a la gestión organizacional y el entorno en el cual se ejecutan las actividades. Por tal motivo, a los fines de garantizar la estructuración, diseño y puesta 6

7 en marcha de un SIG, que verdaderamente cumpla con los objetivos para los cuales fue concebido, se recomienda seguir los siguientes pasos: PASO 1. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS: a. Problemas: Especificar dónde hay retrasos, errores, inconsistencias. Ubicar el problema dentro de un marco conceptual. Analizar el problema desglosando en sus unidades más simples. b. Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores. Permite que el negocio gane un avance competitivo. c. Objetivo: El analista debe descubrir lo que está tratando de hacer la empresa. El analista identificará si una aplicación de sistema de información pude ayudar a la empresa, a que alcance sus objetivos. PASO 2. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION En esta etapa del proceso, se procede a determinar la información requerida por el usuario para sus tareas, incluyendo la información que necesitan los usuarios para trabajar. Dicha acción se puede abordar mediante herramientas para la recolección de datos, tales como: muestreo, estudio de datos y formas usadas por la organización, entrevistas, cuestionarios, observación de conductas y ambientes. PASO 3. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA Comprende la identificación de los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa. En este paso se determina la información que será requerida por cada uno de los procesos que tendrá el nuevo sistema, para posteriormente realizar una propuesta del sistema en base a lo encontrado. Finalmente se realiza un análisis costo beneficio de la alternativa planteada. PASO 4. DISEÑO DEL SISTEMA. Incluye el diseño de acceso al SIG (formas y pantallas), así como el diseño de interfaz del usuario (teclado, uso de ratón, lector de código de barras), diseño de la base de datos (estructura) y diseño de las salidas (reportes). PASO 5. DOCUMENTACION DEL SISTEMA. Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben ser traducidas a un lenguaje de fácil entendimiento. El tipo de documentación a diseñar es la siguiente: manual del usuario, manual de programación, y manual del sistema. PASO 6. PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Antes de usar el sistema debe probarse; esto permite disminuir problemas antes de la entrega del mismo. Los tipos de pruebas que se deben aplicar son: prueba con datos de ejemplo y prueba con datos reales del sistema. El mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo largo de la vida del Sistema de Información. PASO 7. IMPLANTACION Y EVALUACION DEL SISTEMA 7

8 Este paso contempla las fases de implantación y evaluación, así: Implantación: Comprende actividades asociadas al adiestramiento, capacitación, y entrenamiento de los usuarios para manejar el sistema. Además, establecer los pasos para cambiar un sistema a uno nuevo: Sistema paralelo. Conversión directa. Sistema por etapas Evaluación: Determinar si el sistema cumple con las expectativas planteadas y si es necesario corregir los errores del sistema para mejorar su capacidad en respuesta a las necesidades de la organización. Como puede apreciarse, es muy importante tener en consideración cuáles son las necesidades, expectativas y requerimientos de los usuarios del futuro sistema, así como también el impacto del mismo dentro de las operaciones diarias. De igual forma, es necesario recalcar el aspecto concerniente a la gestión del cambio, de manera que pueda realizarse una implantación sin causar traumas en la organización. Por ello, debe diseñarse un plan de corte y transición en las operaciones que contemple el nuevo sistema, así como el soporte y asistencia al nuevo usuario. 8