Manual de Ayuda. Identificación de notificaciones administrativas. Documento: Borrador Manual de ayuda. Versión. Número de páginas 13

Transcripción

1 Identificación de notificaciones administrativas Manual de Ayuda Documento: Borrador Manual de ayuda Versión 1 Número de páginas 13 Descripción: El presente documento recoge la descripción básica de la contratación de identificación de notificaciones administrativas en la oficina virtual Elaborado por: Unidad E-commerce 1

2 Contenido 1 Descripción del servicio Productos que pueden darse de alta en el servicio Paso 1. Inicio Datos identificativos de la relación Paso 2. Envío Carga manual de información de destinatarios Introducción por fichero Importar destinatarios anteriores Paso 3. Resumen Paso 4.Pago Elección del método de pago Aceptación de las condiciones legales Impresión de Documentos Etiquetas Sobres Aviso de recibo Fichero de generación de etiquetas Requisitos de impresión Tiempo máximo para la entrega en oficina desde el prerregistro Tarifas

3 1 Descripción del servicio El servicio de Identificación de Notificaciones permite confeccionar una relación de notificaciones a través de Internet, mediante la identificación de las cartas que la componen, agilizando de esta forma la posterior admisión en las oficinas postales. Como resultado de este servicio se obtendrá un listado con la relación de notificaciones y unas etiquetas, que podrá adherir a las cartas o imprimir directamente en los sobres. Estas etiquetas contienen un código de barras que identifican cada notificación, de acuerdo con los requerimientos de admisión en las Oficinas Postales de Correos. Para facilitar la gestión de envíos, la oficina virtual de Correos ofrece la posibilidad de que el alta de los destinatarios se efectúe mediante un fichero de texto con un formato predefinido, agilizando de esta forma el proceso de confección de la relación. Este fichero se podrá generar con herramientas ofimáticas (MS Excel o MS Access) guardando el fichero con sus destinatarios, con los campos y el orden que aparece en la Ayuda on line, como de tipo texto (.txt) separado por tabuladores cumpliendo el formato predefinido. El proceso para la confección de una relación de notificaciones consta de los siguientes pasos: Paso1. Inicio. Se identifica inequívocamente la relación de envío. Paso 2. Envíos. Se incluyen los destinatarios o se cargan desde fichero. Paso 3. Resumen. Se valida la información de la relación de envío. Paso 4. Pago. Se realizará el proceso de pago por tarjeta o Paypal, además de poder cargarlo a un contrato o pagarlo en persona cuando de depositen en la oficina de admisión de Correos. Paso 5. Impresión. Se imprimen las etiquetas y sobres, además de la relación de envíos para entregar en el momento de admisión. 3

4 2 Productos que pueden darse de alta en el servicio Los productos que se pueden registrar a través del servicio son las notificaciones de ámbito nacional con los siguientes tramos de peso: Tramos de peso Hasta 20 gramos normalizadas Hasta 50 gramos Hasta 100 gramos Hasta 500 gramos Hasta gramos Hasta gramos El número máximo de envíos que puede contener una relación es de 300. Este servicio solo podrá ser utilizado por las Administraciones Públicas, Instituciones Oficiales Autorizadas y Oficinas Judiciales. Por lo tanto, el usuario que realiza el proceso debe estar dado de alta con perfil de Administración Pública. 3 Paso 1. Inicio. El primer paso del proceso consiste en dar de alta la relación de notificaciones. 3.1 Datos identificativos de la relación Toda relación de notificaciones tendrá asignado un identificador de tarea que se corresponde con el identificador del grupo de notificaciones a generar. Este valor se identifica como <Referencia/Acto notificador>. Tendrá asignado un valor por defecto, pero se podrá cambiar por cualquier otro dato que le pueda resultar más aclarativo. En el caso de realizar el envío con un mismo peso para todos los destinatarios, podrá indicarlo en la definición de datos generales. En el momento en el que asigna destinatarios a la relación de envíos queda registrada. 4

5 4 4 Paso 2. Envío. En este paso se recogen y registran los datos de los destinatarios a los cuales se les va a remitir la notificación administrativa correspondiente. Estos datos se podrán realizar de forma manual, cargarlos a través de fichero o seleccionarlo de destinatarios anteriores. 4.1 Carga manual de información de destinatarios Los datos que se pueden incluir de los destinatarios son los siguientes: - Nombre, primer y segundo apellido o nombre de empresa (el nombre de empresa o el nombre y primer apellido es obligatorio). - Tipo y número de documento. - Dirección, con los datos de Tipo de via, nombre, número, bloque, portal, piso, escalera y puerta. (Nombre de vía es obligatorio). - Código Postal, Localidad y Provincia, con la posibilidad de elegirlo a partir de localidad o código postal de forma automática (datos obligatorios). - Referencia del envío. - Peso en gramos del envío unitario (datos obligatorios). Los servicios de valor añadido (Aviso de recibo y Gestión de entrega de notificaciones) están preseleccionados y no se pueden cambiar por la propia especificación del producto recogido por la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. Cada destinatario se corresponde con un envío, por lo que en el caso de que a uno de ellos se le envíen varias cartas, será necesario registrarlo tantas veces como envíos tenga. Una vez haya finalizado el proceso de alta de destinatario, pulse Aceptar para acceder a la siguiente fase del proceso Introducción por fichero. Seleccionando esta pestaña se podrá cargar los datos de los destinatarios con un fichero de texto, y adicionalmente si lo desea, los elementos caracterizadores de cada envío (Tramo de peso). Para ello, seleccione en el campo correspondiente el fichero de texto que contiene los datos de los destinatarios. La búsqueda y selección de este fichero se realiza pulsando el botón Importar envíos. Desde aquí se podrá elegir si se desea cargar los destinatarios o directamente desde el fichero de envíos. Fichero de destinatarios. 5

6 Si desea cargar los datos de los destinatarios, deberá incluir sus datos identificativos en el siguiente orden, separados por tabulador y en un fichero con formato TXT. Campo Nombre Apellido 1 Apellido 2 Empresa Tipo Documento Número Documento Teléfono Idioma Tipo vía Nombre vía Número Bloque Portal Escalera Piso Puerta Dirección extranjera Código Postal Localidad Provincia Pais Apartado postal Alias Descripción Nombre del destinatario Primer apellido del destinatario Segundo apellido del destinatario Empresa Documento acreditativo Identificador Teléfono de contacto receptor del receptor Idioma en que llegarán los mensajes de los eventos realizados con el envío Tipo vía Nombre vía destino Número de la vía destino Bloque del destinatario Portal del destinatario Escalera del destinatario Piso del destinatario Puerta del destinatario Dirección completa de destinatario en el extranjero (Solo completar en envíos internacionales) Código postal del destinatario Localidad del destinatario Provincia del destinatario País del destinatario Apartado postal del destinatario (si es que aplica) Identificador del destinatario interno. Hay las siguientes observaciones al formato del fichero: Cada línea representa a un destinatario. El campo "Empresa" es opcional. En caso de no incluirlos, se dejarán en blanco, pero deberán señalarse con un tabulador para respetar el orden de los campos descritos. Si rellenó el campo "Empresa" para un destinatario, podrá dejar los campos "Nombre" y "Apellido 1" en blanco. Cada destinatario tiene asociado un Número de Expediente que deberá incluirse de forma obligatoria. 6

7 En el caso del País, y al ser siempre el ámbito de las notificaciones de carácter nacional, se representará con las iniciales ES. También puede caracterizar sus envíos desde el fichero de texto que va a anexar, manteniendo formatos anteriores. Para ello, deberá incluir los siguientes campos, en este orden y separados por tabulador: 1. Nombre 2. Apellidos 3. Empresa 4. Dirección 5. Código Postal 6. Localidad 7. Provincia 8. País 9. Número de Expediente 10. Tramo de Peso 1 a 6 Tras incluir el número de expediente, deberá incluir los siguientes valores en función del tipo de tramo de peso que éstos tengan: Tramo de peso: "1" al "6". Hasta 20 gr. normalizados Hasta 50 gr. Hasta 100 gr. Hasta 500 gr. Hasta gr. Hasta gr. Desde el momento en que una de las líneas del fichero incluya esta caracterización de envíos, las demás han de hacerlo también, ya que de otra manera no se cargarán esos destinatarios. Una vez haya seleccionado el fichero pulse Aceptar y accederá a la siguiente fase del proceso, Definición de envíos, donde podrá caracterizarlos en caso de que no lo hubiera hecho en el archivo de carga de destinatarios. Si el fichero ".txt" se detectasen errores en algunos de los destinatarios, estos no se añadirán a la relación, y se mostrará un aviso con los destinatarios erróneos no exportados. Podrá consultar el detalle de éstos pulsando el link que aparece en el aviso. 7

8 Si desea revisar la lista de destinatarios exportada pulse Volver Atrás. En ese momento podrá modificar la lista de destinatarios exportada, bien de forma manual o bien añadiendo o reemplazando estos destinatarios con un nuevo fichero de texto. El fichero de destinatarios podrá generarse con herramientas ofimáticas (MS Excel o MS Access) guardando el fichero con sus destinatarios, con los campos y el orden que aparece en la Ayuda on line, como de tipo texto (.txt) separado por tabuladores. Carga desde fichero único de envío de Correos Si se desea, también se pueden cargar los envíos utilizando el fichero de formato único de envíos para Correos. Los valores particulares para este producto son: Identificador de campo Valor constante Código producto S0206 País ES Destino apartado postal internacional N Peso Peso en gramos normalizado Formato de Prueba de entrega 2 Generar envío de vuelta N Envío de vuelta permite embalaje N Formato de Prueba de entrega 2 Idioma envío SMS Remitente 1- Castellano, 2- Catalán, 3- Euskera, 4- Gallego Código punto de admisión Fin de registro E El resto de valores se corresponden a los datos normales de cualquier envío postal realizado por este tipo de ficheros en Correos Importar destinatarios anteriores Con esta opción, se permiten recuperar los anteriores destinatarios que se hayan utilizado para realizar este tipo de envíos. El formulario de búsqueda podrá realizar la búsqueda con los siguientes datos: - Nombre - Apellidos - Empresa - Referencia del envío - Localidad - Código Postal Una vez que se hayan identificado los criterios de búsqueda, y se haya dado al botón Buscar, se presentarán en pantalla los datos de los destinatarios que cumplan los criterios. 8

9 Listado de destinatarios Una vez que se haya realizado la carga de destinatarios, aparecerá en pantalla un listado de destinatarios, los cuales se podrán elegir o no para incorporarlos dentro de esta emisión. Si alguno de sus envíos supera los gramos, este no será admitido dentro de la relación. 5 Paso 3. Resumen En este paso se puede ver un resumen de los destinatarios y las características, al igual que el precio total de la relación de envío. Para el resto de datos relativos al remitente, se puede realizar una modificación de la dirección y nombres del remitente. Los datos modificables son todos los relativos al emisor de la notificación, y puede ser aplicable para un envío en particular o para todo el lote del envío. Además, también permite ver un resumen detallado de los destinatarios incluidos en el envío. En este resumen detallado, se pueden ver los costes del detalle de cada uno de los envíos y sus servicios incorporados. También se requiere la aceptación del uso comercial de los datos introducidos por parte del cliente. Aunque sea poco habitual para este tipo de servicio postal, se podrían incluir códigos promocionales que podrían hacer descuentos en este envío en cuestión. Si fuera necesario, se podría almacenar la información del envío para concluirla en otro momento. Esto se puede hacer si se pulsa en enlace Concluir envío más tarde. 6 Paso 4.Pago En este paso se producen dos pasos, que son los siguientes: 1. Elección del método de pago 2. Aceptación de las condiciones legales. 6.1 Elección del método de pago. Las opciones de pago comunes para todos los usuarios son las siguientes: 9

10 Pago con tarjeta de crédito. A partir de este punto se entra en el túnel de pago del TPV virtual de la entidad colaboradora de Correos. Pago con Paypal. Se permite el pago utilizando cualquier forma o medio de pago inmerso en la pasarela de pago propia de Paypal. Pago en oficina de admisión de Correos en la entrega de las notificaciones administrativas registradas. En el caso de ser un usuario registrado y con contrato y anexo registrado, se le permite la opción al usuario de incorporar el pago a un contrato y detallable, de manera que la facturación se realizará contra este contrato firmado con Correos. En el caso de elegir pago con tarjeta o a través de Paypal, se puede dar la opción de pedir la factura en el momento de pago. Como recordatorio, con esta operativa, no se pueden utilizar los albaranes de entrega utilizados con anterioridad, ya que se registrarán los envíos de forma unitaria en la admisión de oficina. 6.2 Aceptación de las condiciones legales. Se deben aceptar las condiciones del servicio marcando el checkbox existente al respecto. Si se desean, se pueden leer en el enlace marcado como condiciones de servicio 7 Impresión de Documentos Una vez finalizado el proceso de compra, se presenta la pantalla con los productos predefinidos para su uso y posterior entrega en la oficina de admisión. Estos elementos se pueden imprimir directamente, descargar como ficheros pdf autocontenidos (no es necesario ninguna instalación de fuentes externas) o bien enviarlo por correo electrónico a la cuenta definida con anterioridad por el usuario. Esta cuenta puede ser modificada para un envío en particular, pero por defecto aparecerá la dirección registrada de su usuario de conexión. Para hacer esta funcionalidad de envío de correo electrónico debe elegir el botón denominado Enviar por . Si desea imprimir de forma completa todos los documentos generados, debe dar al botón denominado Imprimir todo. Si se desea ir imprimiendo de forma independiente, se generarán los siguientes elementos: 7.1 Etiquetas Los envíos certificados registrados a través de Internet y depositados en las oficinas de Correos, deberán estar correctamente identificados mediante unas etiquetas con las siguientes características: 10

11 Logotipo de Correos. Código de Barras : Mediante este código se identificará de forma única a cada uno de los envíos. Destinatario: Dentro de la etiqueta deberán figurar los datos del destinatario. En su proceso de impresión se puede elegir un orden definido por los siguientes parámetros: código postal empresa apellidos orden de inserción referencia de la notificación Además, si se tienen rollos de pegatinas utilizadas por su impresora, puede elegir desde que posición desea imprimir, de manera que se ahorrarán listas de etiquetas. Como recordatorio, incidir que deben estar pegadas a las elementos a enviar en el momento de recepción en la oficina de admisión. 7.2 Sobres Como otra posibilidad, se permite la impresión de la emisión de la información imprimiendo directamente el sobre. De esta forma, todos los datos necesarios están incorporados dentro de los datos impresos. Cuando se elige la impresión del sobre, se debe seleccionar que tipo de sobre normalizado se van a utilizar. Para este servicio, los sobres posibles son los siguientes: Modelo Modelo C65 Modelo B6 Modelo B5 Modelo C4 Dimensión (alto x largo) 114x229mm 125x176mm 176x250mm 229x324mm Se puede elegir la posibilidad de realizar la impresión de los datos del emisor y del receptor. Si se elige esta opción, aparecerán los datos de contacto del usuario que realiza la acción, aunque se puede modificar estos datos y cambiarse por los que el usuario estime oportuno. Además, se puede elegir la ordenación de la impresión del sobre por los siguientes criterios: 11

12 código postal empresa apellidos orden de inserción referencia de la notificación 7.3 Aviso de recibo Como servicio de valor añadido incorporado al propio producto de notificaciones administrativas, se encuentra el acuse de recibo. Este servicio consiste en remitir al emisor de la notificación un documento acreditativo de que el receptor ha sido notificado, tal y como está definido en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. Para este fin, se generan los recibos que se incorporarán en la entrega de la notificación para cumplir este servicio. La información que aparece en el acuse de recibo es la siguiente: - Información del receptor de la entrega del acuse de recibo (el emisor de la notificación) - Acto notificador - Número de expediente - Información del emisor de la entrega del acuse de recibo (el receptor de la notificación) En la impresión de este recibí, se puede seleccionar a partir de qué posición se quiere comenzar la impresión, ya que de esta manera se aprovechan las hojas utilizadas no completadas en anteriores ocasiones para esta impresión. Además, también se puede ordenar la impresión de estos acuses por los siguientes criterios. código postal empresa apellidos orden de inserción referencia de la notificación 7.4 Fichero de generación de etiquetas. Este producto es para usuarios que desean imprimir las etiquetas en sus propios sistemas. Para este tipo de usuarios, se genera un fichero de texto plano con la información que es necesaria para la impresión en sus propios sistemas. Se descarga bajo petición (no se imprime al seleccionar Imprimir todo ) y como resultado se obtiene un fichero con formato TXT con los campos diferenciados por tabuladores. Se incorpora una cabecera donde se detalla los datos manejados. 12

13 7.5 Requisitos de impresión. Antes de realizar la impresión, asegúrese de que su ordenador tiene instalado el programa Acrobat Reader y una impresora láser. Todo ello se puede obtener en la página de la web de Correos ( en la siguiente sección Atención al Cliente =>Guías de ayuda e información => Software y encontrar un enlace de descarga gratuita de este producto. 7.6 Tiempo máximo para la entrega en oficina desde el prerregistro. Cuando se realiza un proceso de identificación de notificaciones, se tiene hasta el 31 de enero del año siguiente al cual se realiza su contratación. A partir de este momento, se realizará un cobro por el cambio de la tarifa del producto contratado, hasta un máximo de un año de su contratación. 8 Tarifas En esta página podrá consultar las tarifas de las notificaciones. El cálculo del precio de un envío certificado se realiza de forma automática, a partir de su tramo de peso. 13