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1 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA AGROPECUARIA TECNICO EN CONTABILIDAD MANUAL DEL ESTUDIANTE COMPONENTE DE FORMACIÓN PROFESIONAL MODULO : REGISTRA OPERACIONES CONTABLES DE EMPRESAS COMERCIALES Y DE SERVICIOS SUBMODULO : Registra información contable de diversas entidades económicas CONTENIDO FORMATIVO 3 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES FACILITADOR: C.P. MARCO AURELIO MORALES GARCÍA 8 junio 0 [Marco Aurelio Morales García] Página

2 Contenido formativo 3 Registro de operaciones contables 3 3. Obligatoriedad del registro en libros 3. Registro contable en libro diario Registro contable en libro mayor 8 3. Balanza de comprobación Registro contable en libros auxiliares 9 Ejercicio 0 Bibliografía [Marco Aurelio Morales García] Página

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4 3..- OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO EN LIBROS Los libros contables que están obligados a llevar las empresas, se deben implantar de conformidad con los ordenamientos y las disposiciones que, para cada clase de contribuyente, establecen las leyes, los códigos y los reglamentos que se ocupan de la materia. El artículo 6 del RCFF; indica, los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción del articulo 8 del código, deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamientos que mejor convengan a las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberán satisfacer como mínimo los requisitos que permitan: -Identificación de operaciones. -Identificación de inversiones. -Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras -finales de las cuentas. -Formular los estados de posición financiera. -Asegurar el registro total de operaciones y garantizar que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y verificación internos necesarios. -Identificar las contribuciones que se deban cancelar o devolver. -Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales. Artículo 7 del mismo reglamento, los contribuyentes para cumplir con lo dispuesto en el artículo anterior, podrán usar indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o electrónico, siempre que cumplan con los requisitos que para cada caso se establece en este reglamento. Cuando se adopte el sistema de registro manual o mecánico, el contribuyente podrá llevar cuando menos el libro diario y mayor. Tratándose del sistema de registro electrónico llevará como mínimo el libro mayor. Art. 8 del RCFF establece que los contribuyentes que adopten el sistema de registro manual deberán llevar sus libros diario y mayor, y otros, debidamente encuadernados, empastados y foliados. [Marco Aurelio Morales García] Página

5 En la actualidad el libro de inventarios y balances ya no es considerado como uno de los libros de contabilidad, ya que al reformarse el código de comercio se eliminó la obligatoriedad de llevarlo por lo que ahora se consideran únicamente libros principales, los libros diario y mayor REGISTRO CONTABLE EN LIBRO DIARIO. Artículo 9 RCFF. En este el contribuyente deberá anotar en forma descriptiva todas sus operaciones, siguiendo el orden cronológico en que estas se efectúen, indicando el movimiento de cargo o crédito que a cada una corresponda. En el libro diario se deben describir las operaciones detalladamente, indicando no sólo el nombre de las cuentas de cargos y abonos, sino, además, una serie de datos de carácter informativo, como son:. Fecha de operación.. Número de orden de la operación. 3. Nombre de las personas que intervienen en la operación.. Nombre y número de los documentos que amparan la operación; por ejemplo Facturas, recibos, notas, letras de cambio, pagares, etc. 5. Vencimiento de los documentos. 6. Condiciones bajo las cuales se contrato la operación, por ejemplo, en efectivo, crédito, parte en efectivo resto a crédito. Todos estos datos, y algunos más que requiera la naturaleza misma de las operaciones, se deben mencionar al registrar las operaciones en el libro diario. Rayado del libro diario. Para que en este libro se pueda registrar, tanto las cuentas de cargo y abono como los datos informativos anteriores, se le dio a dicho libro el siguiente rayado: [Marco Aurelio Morales García] Página 5

6 Número del Asiento Folio del Mayor Redacción Parcial Cargos Abonos A este rayado se le conoce con el nombre de rayado de diario continental. Uso de las columnas: Columna para el número de asiento. En esta columna se anota el número que le corresponde a la operación en el momento de registrarla, el número debe ser progresivo. Empezando con el asiento de apertura, que le corresponde el numero de operación, siguiendo con el,3, etc. Columna para folios del mayor. En esta columna se anota el número que le corresponde a cada una de las cuentas del asiento ya sean de cargo o de abono, según su folio, es decir, la hoja en el mayor, o sea, el número de la página de este libro en que aparecen dichas cuentas. Columna de redacción. En este espacio se debe anotar una serie de datos importantes como: a).- La fecha que se anota es el día en que se efectuó la operación, y no del día en que se registra; desde luego, esta fecha deberá ser progresiva, recuerde que es un diario. [Marco Aurelio Morales García] Página 6

7 Únicamente en el primer asiento de cada hoja se debe anotar el mes, día y año; en los demás basta con indicar el mes y día. La fecha se debe anota a la mitad del espacio de esta columna. Se deben trazar dos líneas, para separar cada asiento, en la parte izquierda y en la parte derecha de la fecha. b).- El nombre de la cuenta de cargo se anota debajo de la fecha, junto a la columna para folios del mayor. c).- El nombre de la subcuenta de cargo, integran o totalizan el importe del cargo de una cuenta colectiva, se anota debajo de la cuenta de cargo. d).- El nombre de la cuenta de abono se anota debajo de las cuentas de cargo, dejando una sangría de más o menos tres centímetros, después de la columna para folios, con la finalidad de distinguir los cargos de los abonos. e).- El nombre de la subcuenta de abonos, integran o totalizan el importe de un abono de una cuenta colectiva, se anota debajo de la cuenta de abonos. f).- La redacción de los asientos debe ser clara, concisa y completa, pero breve, (siendo apropiado emplear abreviaturas) se deben anotar todos aquellos datos que puedan ser necesarios posteriormente para cualquier aclaración. Esta debe contener las siguientes partes: Indicación de la operación, Clase de operación efectuada, ejemplo, nuestra venta, nuestra compra, nuestro depósito, su devolución, pago de sueldos, etc. Forma de pago, Si la operación se efectuó en efectivo, a crédito o garantía, parte en efectivo el resto a crédito, etc. Documentación que comprueba la operación, Se anota el nombre y número del documento que comprueba la operación, ejemplo, según factura número x, según recibo número x, etc. Columna parcial. En esta se anotan las diversas cantidades de las subcuentas que integran el total de un cargo o un abono. Se entiende por subcuentas o cuentas auxiliares, aquellas que integran el saldo de una cuenta colectiva o de control. Siendo [Marco Aurelio Morales García] Página 7

8 estas últimas las que se tienen que registrar en el libro mayor; como se ha comentado, cada cuenta colectiva tendrá un folio en el mayor. Columna de los cargos. Se registra la cantidad total de cada una de las cuentas de cargo. Columna de los abonos. Se anota la cantidad de cada una de las cuentas de abonos que intervinieron en la transacción. Ejemplo: El día 5 de julio del presente año, vendimos mercancías con valor de $ 3,0., al contado riguroso, según factura número 38. Número del Asiento Folio del Mayor Redacción Parcial Cargos Abonos de julio de 5 Caja Ventas IVA por pagar N/ Venta en efectivo, según factura Núm de julio de 5 $ 368 $ 30 8 [Marco Aurelio Morales García] Página 8

9 No olvide que los folios se deben pasar después de haber pasado el asiento al mayor. Encabezado del diario. Los datos que debe contener el encabezado de cada uno de los diarios son los siguientes:. Número del diario; el número debe ser progresivo.. Clase de negocio. 3. Nombre del negocio.. Nombre del propietario. Los datos anteriores se deben anotar en la primera hoja de cada uno de los diarios. Debajo de los datos del encabezado se deben trazar dos rayas horizontales para que aquellos no se confundan con los asientos de diario Asiento de apertura. Es el primer asiento que se hace en el libro diario, cuando se inicia el negocio, el cual debe contener las mismas cuentas y cantidades del balance general con el cual principia el negocio. Registro de operaciones, mediante un ejemplo: A continuación desarrollaremos un ejercicio que incluye transacciones desde el inicio de operaciones, según su balance inicial, y las operaciones realizadas durante un mes: [Marco Aurelio Morales García] Página 9

10 LA TRAVIATA, S.A. DE C.V. Balance General al 3 de Diciembre de 5 Activo Pasivo Circulante $ 83,5. Proveedores $ 9,5. Clientes 55,0. Capital Social 0,5. Almacén 350. Utilidad neta del ejercicio de 5 0,5. TOTAL DE ACTIVO $ 69,750. PASIVO MAS CAPITAL $ 69,750. AUTORIZADO SR. JUAN MANUAL ROMERO OSORIO PROPIETARIO REALIZADO C.P. JOSÉ MARÍA JAVIER LÓPEZ REYES CONTADOR GENERAL [Marco Aurelio Morales García] Página 0

11 Datos de libros auxiliares: De : Banco Mercantil, S.A. $ 3,0. Banco Comercial, S.A. 0,5. Total $ 83,5. De Clientes: Sr. Julián Gamboa Zámano $ 5,0. La Favorita 0,0. Cia. Conrado S.A. 0,0. Total de Clientes $ 55,0. De Almacén: 50 artículos Z a $ 5. c/u De Proveedores: Sra. Ma. Lilia Torres González $ 9,5. La Continental, S.A. 0,0. Total de Proveedores $ 9,5. Durante el ejercicio del mes de enero de 6 realiza las siguientes operaciones:.- de enero, cancela el saldo de la utilidad neta del ejercicio 5, contra los resultados de ejercicios anteriores de enero, compra 750 unidades de mercancía Z con un costo unitario de $ 5., según factura núm. 8, pagando de contado mediante la expedición del cheque del Banco Comercial S.A..- de enero, las compras anteriores originaron gastos por $ 50., según nota núm de la compañía de fletes Casa Blanco, que paga de contado mediante la expedición del cheque núm a cargo del Banco Mercantil, S.A. 5.- de enero, de la compra anterior devuelve a sus proveedores 75 unidades, cuyo importe le pagan de contado, mismo que deposita a su cuenta del Banco Comercial, S.A de enero, paga a sus proveedores de la siguiente manera: Sra, Ma. Lilia Torres González $ 80. mediante la expedición del cheque núm a cargo del Banco Mercantil, S.A. La Comercial, S.A. $ 0. mediante la expedición del cheque a cargo del Banco Comercial S.A de enero, compra 8 unidades Z a $ 7.77 c/u, a crédito, a la Sra. Ma. Lilia Torres González, según remisión-factura núm. 3. [Marco Aurelio Morales García] Página

12 8.- 6 de enero, las compras anteriores originaron gastos que quedamos a deber por $ 30., según nota de remisión núm de la compañía Carga Oriente, S.A de enero, compra 5 unidades de mercancía Z a su proveedor La Continental, S.A., a un costo unitario de $ 7.77 según remisión núm. A6385 a crédito de enero, se paga al proveedor Sra. Ma. Lilia Torres González, dentro del periodo de descuento la remisión-factura núm. 3, mediante la expedición del cheque a cargo del Banco Comercial S.A..- 6 de enero, paga a su proveedor La Continental, S.A., fuera del periodo de descuento, las compras efectuadas el día 8 de enero, según la remisión-factura núm. A6385, mediante la expedición del cheque núm a cargo del Banco Mercantil, S.A..- 7 de enero, su proveedor La Continental, S.A., le concede una rebaja por $ 90. a cuenta de su adeudo, según nota de crédito núm. C de enero, sus clientes le pagan en efectivo, el cual deposita a su cuenta de cheques del Banco Mercantil, S.A., según ficha de deposito por $ 50.; el pago se integra de la siguiente manera: Sr. Julián Gamboa Zámano $,0. La Favorita, de enero, se venden de contado 30 unidades de mercancía Z a $ 0. c/u, según factura 9055; el importe de la venta lo deposita a su cuenta de cheques del Banco Mercantil, S.A., según ficha de depósito de enero, sobre las ventas de contado, sus clientes le devuelven unidades, cuyo importe paga de contado, mediante la expedición del cheque núm a cargo del Banco Mercantil, S.A de enero, vende 5 unidades de mercancía Z, a $ 0. c/u, a crédito, de la siguiente manera: Sr. Julián Gamboa Zámano unidades, según factura 9056 La Favorita unidades, según factura 9057 Cia. Conrado S.A. unidades, según factura de enero, su cliente Sr. Julián Gamboa Zámano, le devuelve 60 unidades, cuyo importe acreditamos a su cuenta; la Cia. Conrado S.A. le devuelve 0 unidades, cuyo importe acreditamos a su cuenta de enero, concedemos rebajas a nuestros clientes por $ 30. a cuenta de sus adeudos, de la siguiente manera: Sr. Julián Gamboa Zámano $ 50., según nota de crédito núm. La Favorita $ 0., según nota de crédito núm. Cia. Conrado S.A. $ 0., según nota de crédito núm de enero. Se paga el teléfono con un importe de $ 80., mediante la expedición del cheque núm a cargo del Banco Mercantil, S.A., el teléfono se aplica a razón del 0% para el departamento de ventas y 60% para el de administración. [Marco Aurelio Morales García] Página

13 0.- 30de enero, se recibe el consumo de energía eléctrica por un importe de $ 70. se queda a deber, y se aplica por partes iguales a los departamentos de venta y administración. [Marco Aurelio Morales García] Página 3

14 LIBRO DIARIO NUMERO FOLIO COMERCIAL VENTA DE ARTÍCULOS Z LA TRAVIATA, S.A. DE C.V. SR. JUAN MANUAL ROMERO OSORIO 3 5 de Enero de 6 Banco Mercantil S:A: Banco Comercial S.A. Clientes Sr. Julián Gamboa Zámano La Favorita Cia. Conrado S.A. Almacén 50 artículos Z $5 c/u Proveedores Sra. Ma. Lilia Torres Glez La Continental, S.A. Capital Social Ut.neta ejerc. 5 Asiento de apertura, según balance inicial de enero Utilidad neta del ejercicio de 5 Resultados de ejercicios anteriores Traspaso de UNE, contra los resultados de ejercicios anteriores 3 de enero Compras 750 unidades Z a $5 c/u IVA acreditable Banco Comercial S.A. Compra de mercancías de contado S/factura núm. 8, ch de enero Gastos de compra IVA acreditable Banco Mercantil, S.A. Pago de nota núm de la Cía. de fletes Casa Blanco, ch de enero Banco Comercial, S.A. Devoluciones S/compra IVA acreditable 75 unidades Z a $5 c/u, depósito s/ficha por devolución de mercancías a proveedores. $ $ $ Pasa al folio num [Marco Aurelio Morales García] Página

15 del folio num. 5 de enero Proveedores Sra, Ma. Lilia Torres González La Comercial, S.A Banco Mercantil, S.A. Banco Comercial S.A. Pago con chs.356- y respectivamente. 6 de enero Compras 8 unids. a 7.77 c/u IVA acreditable Proveedores Sra. Ma. Lilia Torres Glez. Compra a crédito s/remisión-factura 3 6 de enero Gastos de compra IVA acreditable Acreedores diversos Cia. Oriente S.A. Gastos de compra por pagar s/nota-remisión de enero Compras 5 unids. Z a 7.77 c/u IVA acreditable Proveedores La Continental, S.A. Compra a crédito s/remisión A de enero Proveedores Sra. Ma. Lilia Torres Glez. Banco Comercial S.A. Pago de la remisión-factura 3 dentro periodo de descuento, con ch de enero Proveedores La Continental Banco Mercantil S.A. Pago de la remisión-factura A6385 fuera del periodo de descuento, con ch Pasa al folio num Folio [Marco Aurelio Morales García] Página 5

16 Del folio num. 7 de enero Proveedores La Continental Rebajas sobre compra IVA Acreditable Rebaja a cta. de adeudo, s/ nota C9. 7 de enero Banco Mercantil S.A. Clientes Sr. Julián Gamboa Zámano La Favorita Pago de clientes, depositado según ficha. 8 de enero Banco Mercantil S.A. de C.V. Ventas 30 unidades Z a $ 0. IVA por pagar Venta contado según factura No.9055, depositado según ficha de banco. 8 de enero Devoluciones S/ventas unidades Z a $ 0. c/u. IVA por pagar Banco Mercantil S.A. Devoluciones s/ventas de contado, pagado con ch num de enero Clientes Sr, Julián Gamboa Zámano La Favorita Cia. Conrado, S.A. Ventas 5 unidades Z a $ 0. c/u. IVA por pagar Por venta de mercancías,,, unds. Según facturas 9056, 9057 y 9058 respectivamente. 9 de enero Devoluciones S/venta unidades Z a $ 0. c/u. IVA por pagar Clientes Sr, Julián Gamboa Zámano Cia. Conrado, S.A. Por la devolución de mercancías, cuyo importe acreditamos a las cuentas respectivamente. Pasa al folio No Folio [Marco Aurelio Morales García] Página 6

17 8 9 0 Del folio num de enero Rebajas s/ventas IVA por pagar Clientes Sr, Julián Gamboa Zámano La Favorita Cia. Conrado, S.A. Concedemos rebajas s/ventas a crédito a cuenta de adeudos, según notas, y 3. 3 de enero Gastos de venta Teléfono al 0% Gastos de administración Teléfono al 60% IVA Acreditable Banco Mercantil S.A. Pago de teléfono en efectivo, mediante ch de enero Gastos de venta Energía eléctricas 50% Gastos de administración Energía eléctricas 50% IVA Acreditable Acreedores diversos CFE Recibo de CFE por pagar Folio [Marco Aurelio Morales García] Página 7

18 3.3.- REGISTRO CONTABLE EN LIBRO MAYOR. El libro mayor es aquel en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo y capital. Al libro mayor se deben trasladar por orden progresivo de fechas, los asientos del libro diario. Este libro también es conocido con el nombre de segunda anotación, pues los datos que en el aparecen provienen del libro diario, del cual se copia, las cuentas, los valores y las fechas. Rayado del libro mayor. Folio C A JA Folio Debe Haber fecha nombre de cta. Relativa o contracu enta Uso de columnas: 3 num. De asiento de diario Num. Folio Contra cuenta 5 c a r g o s 6 mov. deudor fecha nombre de cta. Relativa o contracu enta 3 num. De asiento de diario Num. Folio Contra cuenta [Marco Aurelio Morales García] Página 8 5a a b o n o s 6ª mov. Acreedo r En la columna número uno, se anota la fecha que tiene en el libro diario el asiento que se está pasando al mayor. En la columna número dos, se escribe el nombre de la contracuenta, o la palabra varios, cuando existen varias contracuentas. La cuenta relativa o contracuenta es aquella que completa el asiento por partida doble.

19 En la columna número tres, se anota el número del asiento del diario en que aparece la cuenta que se está pasando al mayor. En la columna número cuatro, se escribe el número de folio de la contracuenta, o sea, el número de la página del libro mayor en que aparece la contracuenta. Cuando la contracuenta es varios, simplemente se traza una rayita. En la columna número cinco, se anota el valor del cargo que tiene en el diario la cuanta que se está cargando en el libro mayor. En la columna número cinco a, se anota el valor del abono que tiene en el diario la cuanta que se está abonando en el libro mayor. En la columna seis, registraremos el importe del movimiento deudor, el cual es la suma de los cargos de la columna cinco. En la columna seis a, registraremos el importe del movimiento acreedor, el cual es la suma de los abonos de la columna cinco a. Ejemplo: C A Debe Enero Clientes $ $ JA Haber Enero Proveedores $ $ [Marco Aurelio Morales García] Página 9

20 Para ejemplificar el pase del libro diario al mayor, tomaremos como base las operaciones que registramos previamente en el libro diario. LIBRO MAYOR NUMERO COMERCIAL VENTA DE ARTÍCULOS Z LA TRAVIATA, S.A. DE C.V. SR. JUAN MANUAL ROMERO OSORIO Ban cos Debe Haber 6 6 Enero 7 8 Clientes Clien Debe 6 6 Enero Enero Proveedores Proveedores Proveedores tes Haber Enero [Marco Aurelio Morales García] Página 0

21 3 Alma cén 3 Debe Haber 6 6 Enero Provee dores Debe Haber 6 6 Enero Enero Capital Social 5 Debe Haber 6 6 Enero Enero [Marco Aurelio Morales García] Página

22 6 Utilidad neta Ejercicio 5 6 Debe Haber 6 6 Enero REA Enero Resultado de Ejercicios anteriores 7 Debe Haber 6 6 Enero Enero UNE Com Pras 8 Debe Haber 6 6 Enero Proveedores Proveedores [Marco Aurelio Morales García] Página

23 9 IVA Acreditable 9 Debe Haber 6 6 Enero Proveedores Acres div Proveedores Acres Divs Enero 7 Proveedores Gastos De compras 0 Debe Haber 6 6 Enero 6 Acres. div Devoluciones Sobre compra Debe Haber 6 6 Enero [Marco Aurelio Morales García] Página 3

24 Acreedores diversos Debe Haber 6 6 Enero Enero Rebajas sobre compras 3 Debe Haber 6 6 Enero 7 Proveedores Ven tas Debe Haber 6 6 Enero Enero 8 8 Clientes 6 [Marco Aurelio Morales García] Página

25 5 IVA por pagar 5 Debe Haber 6 6 Enero Clientes Clientes Enero 8 8 Clientes Devoluciones sobre ventas 6 Debe Haber 6 6 Enero 8 9 Clientes Rebajas sobre ventas 7 Debe Haber 6 6 Enero 30 Clientes [Marco Aurelio Morales García] Página 5

26 8 Gastos de ventas 8 Debe Haber 6 6 Enero 3 3 Acres Divs Gastos de administración 9 Debe Haber 6 6 Enero 3 3 Acres Divs [Marco Aurelio Morales García] Página 6

27 3..- BALANZA DE COMPROBACION La balanza de comprobación es un documento contable que elaboramos con el objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del Libro Diario han sido trasladados a las cuentas correspondientes del Libro Mayor, respetando el principio de la partida doble. La balanza de comprobación debe contener los siguientes datos:.- Nombre de la empresa o entidad económica..- Mención de ser una balanza de comprobación y periodo de formulación. 3.- Folio de las cuentas en el libro mayor..- Nombre o rubro de las cuentas. 5.- Movimientos, deudor y acreedor. 6.- Saldos, deudor y acreedor. 7.- Sumas iguales. Para ejemplificar la utilización de la balanza de comprobación, tomaremos como base los registros del libro Mayor y así poder verificar los registros en el. [Marco Aurelio Morales García] Página 7

28 Num. De folio Clientes Almacén LA TRAVIATA, S.A. DE C.V. SR. JUAN MANUAL ROMERO OSORIO BALANZA DE COMPROBACIÓN del º al 3 de enero del 6 Movimiento Nombre de la cuenta Proveedores Capital Social Resultados de ejercicios anteriores Compras IVA Acreditable Gastos de compra Devoluciones sobre compra Acreedores diversos Rebajas sobre compra Ventas IVA por pagar Devoluciones sobre venta Rebajas sobre venta Gastos de venta Gastos de administración Saldo Deudor Acreedor Deudor Acreedor $ $ , , ,0., ,7. 8, , ,875.,5. 7, ,0. 0. $ ,85. 9, ,50. 0,0., ,7. 8,3. $ ,5.,875.,5. 7, ,0. 6,30.35 SUMAS IGUALES $ $ $ 6,55. $ 6,55. [Marco Aurelio Morales García] Página 8

29 Al analizar la balanza de comprobación, puede ser que no obtengamos sumas iguales, lo cual es señal de que se pudieron cometer algunos errores, los cuales pueden ser ocasionados por alguna de las siguientes causas: a).- Haber cometido errores en la suma de los movimientos o saldos de la propia balanza. b).- Haber sumado equivocadamente los movimientos en el libro mayor. c).- Haber pasado equivocadamente una cantidad del libro diario al libro mayor. d).- Haber registrado en el libro diario un asiento sin respetar la teoría de la partida doble y así haberlo pasado al libro mayor. e).- Haber registrado en el libro mayor ya sea únicamente los cargos o los abonos de un asiento. f).- Haber omitido un pase completo del libro diario al libro mayor. g).- Haber cargado una cuenta en lugar de otra. h).- Haber abonado una cuenta en lugar de otra. Por lo tanto, ya que la balanza de comprobación nos permite detectar una serie de errores y no conocer otros, es necesario que el sistema de contabilidad disponga de una serie de elementos adicionales que permitan efectuar una verificación más amplia y profunda, tales como los registros auxiliares o subcuentas REGISTRO CONTABLE EN LIBROS AUXILIARES Los registros auxiliares llamados también mayores auxiliares o subcuentas, representan una parte íntegramente del saldo de una cuenta colectiva o de control, las cuales como vimos anteriormente, se llevan en el libro mayor de manera independiente. Con la finalidad de disponer de información particular sobre cada una de las entidades con las que se celebran transacciones, es menester de cada cargo o abono a una cuenta colectiva que se haya efectuado en el libro mayor se registre como cargo o como abono a una cuenta auxiliar o subcuenta. Por ende, deberá haber tantas subcuentas abiertas como entidades formen el saldo de una cuenta colectiva. [Marco Aurelio Morales García] Página 9

30 Lo anterior se ejemplifica gráficamente a continuación: Cuenta colectiva de mayor BANCOS Saldo $ 5,0. Mayores auxiliares o subcuentas de bancos BANCO MERCANTIL, S.A. BANCO COMERCIAL, S.A. Saldo $ 8,0. Saldo $ 7,0. Es importante hacer notar que la suma de los saldos de las cuentas auxiliares o subcuentas debe ser igual al saldo de las cuentas colectivas o de control, en caso de existir discrepancia será necesario investigarlas y corregirlas. AUXILIARES DE BALANCE Las subcuentas de balance son aquellas que analizan e integran el saldo de una cuenta colectiva o de control de activo, pasivo o capital contable. Los registros auxiliares tendrán un rayado como el que se muestra a continuación, pero, se reitera que cada empresa podrá establecer la forma y el número de columnas de conformidad con sus propias necesidades. [Marco Aurelio Morales García] Página 30

31 En la columna de fecha anotaremos la misma fecha que corresponde al asiento en el libro diario. El número de asiento corresponde también al mismo número del diario. Igualmente, el número de folio es igual al de la hoja del libro diario donde se encuentra registrada la operación. En la columna para el concepto anotaremos una breve descripción de la operación, especialmente lo referente al tipo de subcuenta que estemos registrando. La columna de debe o cargo corresponde al cargo registrado en el libro diario, tomado de la columna de parciales. En la columna de haber o abonos anotaremos el importe del abono que aparece en el libro diario en la columna de parciales. El saldo será como siempre la diferencia entre los movimientos deudores y los acreedores, desde luego, tengamos presente que las cuentas de activo tienen saldo deudor y las de pasivo y capital, saldo acreedor. Este tipo de auxiliares es el más usado para las cuentas auxiliares de bancos, clientes, deudores, funcionarios y empleados, proveedores, acreedores, ISR por pagar, PTU por pagar, impuestos y derechos por pagar, etc. NOMBRE DE LA ENTIDAD Cuenta: Nombre: Domicilio: Fecha Núm. de asiento Núm. de folio Concepto DEBE CARGOS Número: Condiciones: HABER ABONOS SALDOS DEUDOR ACREEDOR Para otro tipo de cuentas, como cuenta de inversiones temporales, documentos por cobrar, inventarios y documentos por pagar, dadas sus características y el tipo de información que registran, el número de columnas y su uso puede variar. Presentaremos dos modelos de auxiliares a continuación, uno para documentos por cobrar y otro para documentos por pagar, los cuales como se apreciará, contienen una nueva serie de columnas, que nos permiten controlar los nombres de las [Marco Aurelio Morales García] Página 3

32 personas que intervienen como girados, giradores y beneficiarios, la plaza de cobro, las fechas de vencimiento y de cobro o pago, y observaciones. Fecha Núm. de asiento Núm. de folio Clase de documento Girador Girado Plaza de cobro REGISTRO AUXILIAR DE DOCUMENTOS POR COBRAR Valor nominal Fecha de cobro VENCIMINETO OBSERVACIONES E F M A M J J A S O N D Fecha Núm. de asiento Núm. de folio Clase de documento Girador Beneficiario REGISTRO AUXILIAR DE DOCUMENTOS POR PAGAR Valor Fecha de Domicilio nominal pago VENCIMINETO OBSERVACIONES E F M A M J J A S O N D AUXILIARES DE RESULTADOS Las subcuentas de resultados de gastos de operación (gastos de venta, de administración, financieros, productos financieros, otros productos ), de conformidad con el tipo de empresa y sus necesidades de información, puden ser llevados en tarjetas independientes cuando manejen pocos conceptos de gasto y su registro podrá ser muy parecido al establecido para las cuentas de bancos, clientes y proveedores, pero cuando los conceptos de gastos son varios, entonces el registro más adecuado es a través de hojas tabulares o libros tabulares, que contienen una serie de columnas como el modelo que se muestra. Fecha Núm. de asiento Núm. de folio Concepto REGISTRO AUXILIAR DE GASTOS DE VENTA Control total Propaganda Comisiones Sueldos Honorarios Renta Energía eléctrica Nombre Importe Apreciaremos los pases de los asientos de subcuentas del libro diario a los mayores auxiliares, que hemos propuesto en el ejemplo del libro diario. [Marco Aurelio Morales García] Página 3

33 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: BANCOS Nombre: Banco Mercantil, S.A. Domicilio: Av. 6 de Septiembre Núm. 89 Fecha Núm. Núm. de de asiento folio Enero 0/06 Enero 0/06 Enero 05/06 Enero 6/06 Enero 7/06 Enero 8/06 Enero 8/06 Enero 30/ Concepto Asiento de apertura Ch Ch Ch Deposito s/ficha Deposito s/ficha Ch Ch DEBE CARGOS $ Número: Cuenta de cheques No HABER ABONOS SALDOS DEUDOR ACREEDOR $ [Marco Aurelio Morales García] Página 33

34 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: BANCOS Nombre: Banco Comercial, S.A. Número: Domicilio: Calle, Sur No. 35 Cuenta de cheques No Fecha Núm. Núm. Concepto DEBE HABER CARGOS ABONOS de de asiento folio Enero 0/06 Enero 03 Enero 0 Enero 05 Enero Asiento de apertura Ch Deposito según ficha Ch Ch $ Banco Mercantil, S.A. Saldo deudor $ Banco Comercial, S.A. Saldo Acreedor Saldo deudor $ Igual a saldo según mayor $ SALDOS DEUDOR ACREEDOR $ [Marco Aurelio Morales García] Página 3

35 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: Clientes Nombre: Sr. Julián Gamboa Zámano Número: Domicilio: Priv. Libertad, No. 678 Limite de crédito $ 30,0. Condiciones: 60 días Fecha Núm. Núm. Concepto DEBE HABER CARGOS ABONOS de de asiento folio Enero 0/06 Enero 7/06 Enero 8/06 Enero 9/06 Enero 30/ Asiento de apertura Pago a cuenta Vta. Seg. Fact Dev. /vta. Reb/vta. LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: Clientes $ SALDOS DEUDOR ACREEDOR $ Nombre: La Favorita Número: Domicilio: Boulevard Valsequillo No. 89 Límite de crédito $ 50,0. Condiciones: 60 días Fecha Núm. Núm. Concepto DEBE HABER CARGOS ABONOS de de asiento folio Enero 0/06 Enero 7/06 Enero 8/06 Enero 30/ Asiento de apertura Pago a cuenta Vta. Seg. Fact Reb/vta $ SALDOS DEUDOR ACREEDOR $ 90 8 [Marco Aurelio Morales García] Página 35

36 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: Clientes Nombre: Cia. Conrado, S.A. Número: 3 Domicilio: Calle, Norte No. 50 Limite de crédito $ 0,0. Condiciones: 60 días Fecha Enero 0/06 Enero 9/06 Enero 9/06 Enero 30/06 Núm. de asiento Núm. de folio 3 3 Concepto Asiento de apertura Vta. Seg. Fact Dev/vta. Reb/vta. DEBE CARGOS $ 6 Sr Julián Gamboa Zámano Saldo deudor $ 0 La Favorita Saldo deudor Cia, Conrado, S.A. Saldo deudor 8760 Saldo deudor 35 Igual a saldo según mayor $ 35 HABER ABONOS 80 0 SALDOS DEUDOR ACREEDOR $ [Marco Aurelio Morales García] Página 36

37 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: Proveedores Nombre: Sra. Ma. Lilia Torres González Número: Domicilio: Plazuela A. López Mateos No. 35 Limite de crédito $ 0,0. Fecha Enero 0/06 Enero 05/06 Enero 06/06 Enero 6/06 Núm. de asiento Núm. de folio Concepto Asiento de apertura Pago a cuenta Compra s/fac. 3 Pago seg. Fac. 3 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: Proveedores DEBE CARGOS HABER ABONOS $ Condiciones: 60 días SALDOS DEUDOR ACREEDOR Nombre: La Continental Número: Domicilio: Cerrada Girasoles No. 808 Limite de crédito $ 5,0. Condiciones: 60 días Fecha Núm. Núm. Concepto DEBE HABER CARGOS ABONOS de de asiento folio Enero 0/06 Enero 05/06 Enero 08/06 Enero 6/06 Enero 7/ Asiento de apertura Pago según cuenta Compra rem. A6385 Pago seg/rem. A6385 Rebaja s/nota C $ $ SALDOS DEUDOR ACREEDOR 30. $ [Marco Aurelio Morales García] Página 37

38 Sra. Ma. Lilia Torres Gonzáles Saldo acreedor $ 5 La Continental Saldo deudor 30 Saldo acreedor 85 Igual a saldo según mayor $ 85 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: Acreedores Nombre: Cia. De Carga de Oriente Número: Domicilio: Rotonda Santa Maria No.506 Limite de crédito $ 5,0. Condiciones: 30 días Fecha Núm. Núm. Concepto DEBE HABER CARGOS ABONOS de de asiento folio SALDOS DEUDOR ACREEDOR Enero 06/06 8 Remisión 5637 $ 350 $ 350 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Cuenta: Acreedores Nombre: Comisión Federal de Electricidad Número: Domicilio: Boulevard Díaz Ordaz No. 75 Limite de Crédito Condiciones: Fecha Núm. de asiento Núm. de folio Concepto DEBE CARGOS HABER ABONOS SALDOS DEUDOR ACREEDOR Enero 3/06 0 Recibo por pagar Cia. De Carga de Oriente Saldo acreedor $ 350 Comisión Federal de Electricidad Saldo acreedor 8050 Saldo acreedor 5 Igual a saldo según mayor $ 5 [Marco Aurelio Morales García] Página 38

39 Fecha 6 3/0 3/0 Núm. de asiento 9 0 Núm. de folio Concepto Pago de recibo Recibo por pagar REGISTRO AUXILIAR DE GASTOS DE VENTA Control Total $ 3 35 Teléfono Comisiones Sueldos Honorarios Renta Energía eléctrica $ 3 35 Nombre Importe Saldo deudor según auxiliar $ 67 igual al saldo según mayor $ 67 Fecha 6 3/0 3/0 Núm. de asiento 9 0 Núm. de folio Concepto Pago recibo Recibo por pagar REGISTRO AUXILIAR DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Control Total $ 8 35 Teléfono Comisiones Sueldos Honorarios Renta Energía eléctrica $ 8 35 Nombre Importe Saldo deudor según auxiliar $ 83 igual al saldo según mayor $ 83 LA TRAVIATA, S.A. de C.V. Tarjeta de almacén Tarjeta No. Articulo Z Unidad Pieza Almacén ABCD Casillero No. 3 Clasificación: Máximo. 5 Mínimo. 50 Existencias Revisadas en: Fecha 6 0/0 03/0 0//0 06/0 08/0 8/0 8/0 8/0 9/0 Núm. de asien to Núm. Remis factura Concepto UNIDADES 8 3 A Inventario Inicial Compra Dev s/compra Compra Compra Venta Dev. S/vta. Venta Dev. S/vta. Costo unitario [Marco Aurelio Morales García] Página 39 Costo promedio Existencias Revisadas en: VALORES Entradas Salidas Existencia DEBE HABER SALDO

40 Saldo según tarjeta auxiliar de almacén $ RECUERDA EN EL LIBRO DIARIO SE REGISTRAN LAS OPERACIONES QUE A DIARIO REALIZA UNA EMPRESA COMERCIAL, LAS CUALES DEBES PASAR Y REGISTRAR EN EL LIBRO MAYOR PARA SU CLASIFICACIÓN Y RESUMEN. EL LIBRO PARA REGISTRO DE AUXILIARES O SUBCUENTAS NOS SIRVE PARA COMPARARAN Y VERIFICAR LOS SALDOS REGISTRADOS EN EL LIBRO MAYOR, ASI COMO PARA LLEVAR UN CONTROL POR CADA SUBCUENTA AUXILIAR. RECUPERACIÓN DE CONOCIMIENTOS, MEDIANTE EL CUESTIONARIO Plantel: Contenido formativo: Temas: Nombre del Alumno: Objetivo: 3.- REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES 3..- Registro contable en Libro Diario Registro contable en Libro Mayor 3..- Balanza de comprobación Registro contable en libros Auxiliares Reafirmar los conocimientos adquiridos por parte del estudiante, en cuanto al registro contable de las operaciones contables en los Libros de contabilidad [Marco Aurelio Morales García] Página 0

41 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: Se instruye al estudiante en que realice el registro de operaciones de forma manual en los libros correspondientes de contabilidad (Libro Diario, Mayor, Balanza de comprobación y libros auxiliares) del ejercicio No. y sin consultar previamente esta subunidad, dialogue con sus compañeros del aprendizaje para reafirmar conocimientos y/o corregir los registros. Ejercicio LA COMERCIAL, S.A. DE C.V. Balance General al 3 de Enero de 6 Activo Pasivo Circulante Circulante Caja $ 50,0. Proveedores $ 50,0.,0. Documentos por pagar 50,0. Clientes,0. Capital Social 5,0. Almacén 3,0. PASIVO MAS CAPITAL $ 9,0. Documentos por cobrar 50,0. Mobiliario,0. TOTAL DE ACTIVO $ 9,0..- El día de febrero, Vendimos en efectivo mercancía por $ 3, El día 3 de febrero, Vendimos a crédito mercancías por $ 0,0..- El día de febrero, Compramos mercancías con efectivo por $ 0, El día 5 de febrero, Un cliente nos abono $ 0,0. con efectivo 6.- El día 8 de febrero, Expedimos un cheque por $ 8,0. para publicidad y propaganda 7.- El día 9 de febrero, Abonamos a nuestros proveedores $,0. en efectivo 8.- El día 0 de febrero, Compramos papelería y útiles de escritorio por $ 00. [Marco Aurelio Morales García] Página

42 9.- El día de febrero, Pagamos con cheque una letra de cambio a nuestro cargo, por $8, El día 5 de febrero, Pagamos los sueldos de la presente quincena, empleados de venta $,0. y a empleados de administración $ 8,0. Ejercicio No. El Zopilote Mojado, inicia operaciones el º de Enero de 6, con los siguientes saldos: Caja $ 0,0. 7,0. Banco ABC, S.A. $,0. Banco XYZ, S.A. 7,0. Clientes 60,0. La Central 0,0. Sr. Julián Diaz 0,0. Documentos por cobrar 9,0. Pagare No. 3 Almacén 53,0. 53 unidades GHI a $ 0 C/U Propaganda,0. Terrenos 90,0. Edificio 63,0. Mobiliario y equipo,5. Gastos de construcción,50. Proveedores $ 8,0. El Faro, S.A.,0. Sr David Ruiz 8,0. Acreedores 9,0. [Marco Aurelio Morales García] Página

43 Casa Bueno 9,0. Documentos por pagar 5,9. Pagare No. 750 favor Grupo Delta Acreedores Hipotecarios 8,0. Capital Social 8,850. $ 653,750. $ 653,750. Durante el mes de enero realiza las siguientes operaciones: de enero, compra mercancías a crédito a el Faro, S.A. 3 unidades a $ 0, según remisión No. 8. de enero, su cliente La Central le paga $ 5,0 en efectivo. 3 de enero, deposita en el Banco ABC, S.A. los $ 5,0. de enero, compra mercancías de contado a Comerciantes Unidos, según factura No. 56, por 50 unidades a $ 0 expidiendo Ch. No a cargo del Banco ABC, S.A. 6 de enero, se venden unidades a crédito a su cliente Sr. Julián Díaz, según remisión No. 89, por $ de enero, el cliente Sr. Julián Díaz, nos devuelve 50 unidades, según nota número 30, el importe se acredita a su cuenta. 8 de enero, llega el recibo del teléfono por $ 6,0., el cual pagara hasta el mes próximo, a partes iguales al departamento de ventas y administración. [Marco Aurelio Morales García] Página 3

44 BIBLIOGRAFIA Primer curso de contabilidad Elías Lara Flores Ed. Trillas Contabilidad teórica y práctica María del Rocío Nava Ed. Mc Graw-Hill Biblioteca Básica de Contabilidad Arthur W. Colmes Gilbert P. Maynard James Don Edwards Robert A. Meier Cía Edit. Continental, S.A. de C.V. Principios de Contabilidad Alvarado Javier Romero López Edit. Mc Graw-Hill [Marco Aurelio Morales García] Página