Manual de Usuario SISTEMA DE REGISTRO ÚNICO DE SEGUROS SOLIDARIOS (RUSS) VERSION 1.0. (SUJETO A MODIFICACIONES)

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1 Manual de Usuario SISTEMA DE REGISTRO ÚNICO DE SEGUROS SOLIDARIOS (RUSS) VERSION 1.0. (SUJETO A MODIFICACIONES) CARACAS, MARZO 2012 Oficina de Sistemas y Tecnología de Información

2 INDICE INDICE 2 INTRODUCCIÓN 3 CONFIGURACIONES 4 1. Configuración del navegador 4 ASPECTOS GENERALES 6 1. Ingreso al sistema 6 2. Descripción de la pantalla inicial 7 DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL SISTEMA 9 1. Registrar Póliza Registrar una póliza Búsqueda de una póliza o asegurado Modificación de los datos del titular, dependiente o del beneficiario Exclusión de dependiente o beneficiario Registrar Siniestro/Reclamos Registrar un siniestro Modificación del Reclamo o Siniestro Consultar Desempeño 51 2

3 INTRODUCCIÓN La Oficina de Sistemas y Tecnología de Información de la Superintendencia de la Actividad Aseguradora, ha desarrollado el Sistema de Registro Único de Seguros Solidarios (RUSS), el cual tiene como finalidad centralizar el registro y la actualización de las pólizas de Seguros Solidarios vendidas por las empresas aseguradoras del país, así como el registro de los siniestros o reclamos que se deriven de dichas pólizas. El sistema le permitirá conocer a la Superintendencia y a cada una de las empresas aseguradoras, el desempeño de la comercialización de las pólizas de Seguro Solidario, con miras a dar cumplimiento con lo establecido en la Ley. Es importante mencionar que las funcionalidades del sistema, están avocadas a cumplir con los requerimientos de obtención y organización de la información relacionada con las pólizas de Seguros Solidarios, contenidos en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N , específicamente en las siguientes tres normas dictadas: Normas por las cuales se regirán las Empresas de Seguros para el acceso, comercialización y suscripción de las Pólizas de seguros Solidarios de Salud, Accidentes Personales y Funerarios. Normas que establecen el número mínimo de Pólizas de Seguros asignadas a las Empresas de Seguros para la comercialización de los seguros Solidarios de Salud, Accidentes Personales y Funerarios. Normas que establecen el Registro Único de Seguros Solidarios (R.U.S.S.) El presente documento es un manual de usuario que tiene como finalidad describir la configuración previa a la utilización de la herramienta, el modo de acceso a la aplicación y el funcionamiento de cada uno de los módulos que conforman el sistema. 3

4 CONFIGURACIONES 1. Configuración del navegador El navegador ha de ser configurado previamente para que los documentos que emite el sistema se visualicen y se puedan imprimir correctamente. A continuación se explican los pasos a seguir para dicha configuración, tomando como ejemplo el Mozilla Firefox (navegador que se recomienda utilizar). 1. Seleccionar Opciones en el menú de Herramientas del explorador Mozilla Firefox. 2. Seguidamente, se le muestra la ventana Opciones con diferentes pestañas en la parte superior. Haga clic en la de Aplicaciones para que se le despliegue la lista correspondiente. 4

5 3. Seleccione la acción Usar Adobe Reader 9.0 (predeterminado) para todos los Tipos de contenido identificados con Adobe Acrobat y hacer clic en el botón. 5

6 ASPECTOS GENERALES 1. Ingreso al sistema Para ingresar al Sistema de Registro Único de Seguros Solidarios (RUSS), en primer lugar debe abrir una ventana de un navegador web (Mozilla Firefox, preferiblemente). Luego, ingrese a la página principal de la Superintendencia de la Actividad Aseguradora, colocando en la barra de navegación Una vez que se encuentre en dicha página, ubique en el menú de la parte izquierda la opción Aplicaciones y dentro de esta haga clic en la opción Sistema de Registro Único de Seguros Solidarios (RUSS) tal y como se muestra en la siguiente figura. 6

7 Seguidamente, le aparecerá la página principal del Sistema del Registro Único de Seguros Solidarios (RUSS). Coloque el nombre de usuario y la contraseña que le han sido asignados, ingrese los caracteres que aparecen en la imagen y haga clic en botón para ingresar al sistema, tal y como se muestra en la siguiente figura. En caso que los caracteres no se ingresen correctamente, no se habilitará el botón para ingresar. Para habilitar el botón de entrar sólo debe introducir correctamente los caracteres y luego presionar el botón. En caso que no pueda distinguir y sea necesario generar nuevos caracteres haga clic en el botón. 2. Descripción de la pantalla inicial Una vez que se ingresen los datos de autenticación y se inicie la sesión, se despliega la pantalla inicial o principal del sistema. La pantalla está compuesta en su parte izquierda por el menú principal que despliega los módulos de la aplicación y en la parte superior derecha la identificación del usuario que inició sesión, la fecha y el botón para salir de la aplicación, tal y como se muestra en la siguiente figura. 7

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9 DESCRIPCION DE LOS MODULOS DEL SISTEMA El Sistema de Registro Único de Seguros Solidarios está conformado por módulos que serán descritos en esta sección. 1. Registrar Póliza El módulo Registrar Póliza tiene como principal objetivo el registro de las pólizas de Seguros Solidarios en el sistema RUSS, así como la búsqueda, consulta, modificación y eliminación de las pólizas que fueron ingresadas previamente. A continuación se detalla la funcionalidad del módulo. 1.1 Registrar una póliza Para registrar una póliza de Seguros Solidarios, ubique en el menú de la pantalla inicial del sistema el enlace Registrar Póliza y haga clic sobre él. Seguidamente, el sistema le despliega la ventana principal del módulo, tal y como se muestra a continuación: En la ventana se muestra en primera instancia la pestaña Búsqueda. Se sugiere que antes de iniciar el proceso de registro, se verifique que el número de identificación de la persona que desea adquirir una póliza de Seguros Solidarios, no se encuentre registrado en el sistema, es decir, que el solicitante no esté ni como asegurado titular o dependiente en la póliza del tipo a contratar (Salud, Accidentes Personales o Funerarios). Para conocer las distintas posibilidades de búsqueda consulte la sección 1.2 9

10 Una vez que se verifique que el asegurado titular o dependiente en la póliza del tipo solicitado no esté registrado en el sistema, haga clic en el botón para iniciar el proceso de registro. Este proceso se divide en varias etapas reflejadas en pestañas, cuyas funcionalidades se describen a continuación Pestaña: Registro de Póliza Esta pestaña permite el registro de los datos básicos de una póliza de Seguros Solidarios. La pestaña Registro de Póliza contiene los campos que se muestran en la siguiente figura. Seguidamente se describe cada campo de la pestaña: a) Nº de Póliza: en este campo se debe ingresar el número de la póliza. Si el número de póliza indicado ya se encuentra registrado en el sistema, se mostrará un mensaje de alerta. Para poder continuar con el proceso, será necesario ingresar un número de póliza diferente. b) Sucursal: este campo estará pre-cargado y asociado al usuario que ha iniciado sesión. Verifique que la sucursal corresponda con la que efectivamente emitió la póliza. c) Estado: este campo estará pre-cargado y asociado al usuario que ha iniciado sesión. Verifique que el estado que está precargado corresponda con el lugar donde se emitió la póliza. d) Tipo de Póliza: seleccione entre las opciones desplegadas el tipo o ramo de la póliza (Salud, Salud con Maternidad, Accidentes Personales, 10

11 Funerario). Dependiendo del tipo seleccionado, los campos restantes tendrán información pre-cargada de distinta índole o se solicitará información adicional según sea el caso. Se describen cada uno de ellos a continuación: i. Salud Si el tipo de póliza seleccionado es salud, se mostrarán los siguientes campos: e) Frecuencia de Pago: seleccione de la lista la frecuencia de pago: anual, semestral, trimestral o mensual. f) Fecha de Inicio de Vigencia: seleccione en el calendario desplegable la fecha de inicio de vigencia de la póliza o ingrese la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 04/06/2011. g) Fecha de Fin de Vigencia: la fecha de fin de vigencia de la póliza se calcula automáticamente a partir de la fecha de inicio registrada. h) Fecha de nacimiento del asegurado: seleccione en el calendario desplegable la fecha de nacimiento del asegurado o ingrese la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 04/06/1954. i) Suma Asegurada: la cantidad de la suma asegurada se cargará automáticamente. j) Participación de Intermediario: seleccione si la póliza fue comercializada por un intermediario o no. Nótese que este dato será utilizado para calcular el monto de la comisión y deducirlo de la prima. k) Monto de Prima Anual: el monto de la prima anual será calculado a partir de la fecha de nacimiento del asegurado. Para saber el monto haga clic en el botón o según sea el caso. l) Monto de la Comisión: el monto de la comisión se visualizará si hubo participación de un intermediario. El monto se calculará automáticamente al hacer clic en el botón. m) Estatus de la Póliza: seleccione el estatus de la póliza según sea el caso (Vigente, No Vigente y En periodo de gracia). Una vez que se hayan ingresado todos los datos, se mostrará una pantalla como la figura que se muestra a continuación. 11

12 ii. Accidentes Personales Si el tipo de póliza seleccionado es accidentes personales, se mostrarán los siguientes campos: e) Coberturas: el sistema le muestra una tabla con la descripción de las coberturas (Muerte Accidental, Invalidez Permanente, Gastos Médicos), la cantidad de unidades tributarias, y la cantidad en bolívares. f) Frecuencia de Pago: estará seleccionada automáticamente la opción anual. g) Fecha de Inicio de Vigencia: seleccione en el calendario desplegable la fecha de inicio de vigencia de la póliza o ingrese la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 04/06/2011. h) Fecha de Fin de Vigencia: la fecha de fin de vigencia de la póliza se calcula automáticamente a partir de la fecha de inicio registrada. i) Participación de Intermediario: seleccione si la póliza fue comercializada por un intermediario o no. Nótese que este dato será utilizado para calcular el monto de la comisión y deducirlo de la prima. j) Monto de Prima Anual: el monto de la prima anual será calculado automáticamente. Adicionalmente, se mostrará la prima anual en cantidad de unidades tributarias. k) Monto de la Comisión: el monto de la comisión se visualizará si hubo participación de un intermediario. El monto se calculará automáticamente. l) Estatus de la Póliza: seleccione el estatus de la póliza según sea el caso (Vigente, No Vigente y En periodo de gracia). 12

13 Una vez que se hayan ingresado todos los datos, se mostrará una pantalla como la figura que se muestra a continuación. iii. Funerario Si el tipo de póliza seleccionado es funerario, se mostrarán los siguientes campos: e) Cobertura: el sistema le muestra una tabla con la cantidad de unidades tributarias y la cantidad en bolívares correspondientes. f) Frecuencia de Pago: estará seleccionada automáticamente la opción anual. g) Fecha de Inicio de Vigencia: seleccione en el calendario desplegable la fecha de inicio de vigencia de la póliza o ingrese la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 04/06/2011. h) Fecha de Fin de Vigencia: la fecha de fin de vigencia de la póliza se calcula automáticamente a partir de la fecha de inicio registrada. i) Participación de Intermediario: seleccione si la póliza fue comercializada por un intermediario o no. Nótese que este dato será utilizado para calcular el monto de la comisión y deducirlo de la prima. 13

14 j) Monto de Prima Anual: el monto de la prima anual será calculado automáticamente. Adicionalmente, se mostrará la prima anual en cantidad de unidades tributarias. k) Monto de la Comisión: el monto de la comisión se visualizará si hubo participación de un intermediario. El monto se calculará automáticamente. l) Estatus de la Póliza: seleccione el estatus de la póliza según sea el caso (Vigente, No Vigente y En periodo de gracia). Una vez que se hayan ingresado todos los datos, se mostrará una pantalla como la figura que se muestra a continuación. Luego que se ingresen todos los datos según correspondan, debe hacer clic en el botón para registrar los datos de la póliza y proceder con el proceso de registro. Luego, el sistema le muestra un mensaje de confirmación si desea insertar el nuevo registro. Si selecciona el botón, se muestra otro mensaje de información que el registro ha sido guardado exitosamente. 14

15 1.1.2 Pestaña: Registro de Asegurado Titular Para continuar con el proceso de registro de la póliza, es necesario ingresar los datos del Asegurado Titular. Los campos se despliegan en la pestaña, tal y como se muestran a continuación: Como puede observarse en la figura, el registro de los datos del asegurado se divide en dos secciones, datos básicos y condición del asegurado. A continuación se describen los campos de la primera sección. a.) Cédula: ingrese el número de cédula del asegurado titular. Ejemplo: b.) Número de RUSS: el número de RUSS se generará automáticamente a partir del número de cédula que se haya ingresado. c.) Nombre(s): especifique en este campo el(los) nombre(s) completo(s) del asegurado titular. d.) Apellido(s): ingrese el(los) apellido(s) completo(s) del asegurado titular. e.) Fecha de Nacimiento: indique la fecha de nacimiento del asegurado titular, puede indicarla usando el calendario 15

16 desplegable o ingresando la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 25/01/1983. Este campo tendrá información pre-cargada si la póliza seleccionada en la pestaña Registro de Póliza ha sido del tipo Salud y por ende se haya ingresado la fecha de nacimiento del asegurado. f.) Sexo: seleccione de la lista el sexo del asegurado titular. g.) Oficio u ocupación: ingrese el oficio, profesión u ocupación del asegurado titular. h.) Ingreso mayor a 25 U.T.: tilde la casilla si el ingreso mensual del asegurado titular es mayor a 25 U.T. i.) Ingreso Mensual: indique el ingreso mensual del asegurado titular. j.) Posee Póliza de Seguro NO solidario: indique si el titular posee o no un seguro NO solidario. Luego de registrar los datos básicos del asegurado titular, es necesario especificar la condición del asegurado titular. Entre las opciones, indique solo una opción de las siguientes: Enfermedad mental Enfermedad física Adulto(a) Mayor Discapacitado(a) Jubilado(a) Pensionado(a) Una vez que se ingresen todos los datos según correspondan, debe hacer clic en el botón para registrar los datos del asegurado titular y continuar con el proceso de registro. Luego, el sistema le muestra un mensaje de confirmación si desea insertar el nuevo registro. Si selecciona el botón, se muestra otro mensaje de información que el registro ha sido guardado exitosamente. 16

17 Una vez que el registro haya sido guardado, los próximos pasos del proceso de registro de póliza dependerán del tipo de póliza elegido en la pestaña anterior. En este sentido, es importante tener en cuenta que si el tipo de póliza que se registró fue Salud, el proceso a seguir es el registro de la información de los dependientes de la póliza (Ver sección 1.1.3). Si el tipo de póliza que se registró fue Accidentes Personales, el proceso a seguir es el registro de la información de los beneficiarios de la póliza (Ver sección 1.1.4). Ahora bien, si el tipo de póliza que se registró fue Funerario, el proceso a seguir es el registro de la información de los dependientes y/o de los beneficiarios de la póliza. (Ver secciones y 1.1.4) Pestaña: Registro de Dependientes Una vez que se han ingresado los datos del asegurado titular, se prosigue a registrar los datos del(los) dependiente(s) de la póliza, si la póliza es del tipo Salud o Funerario. En la pestaña que corresponde a este registro, en primer lugar se debe seleccionar el tipo de dependiente, si es Con Cédula o Sin Cédula. Seleccione según sea el caso tal y haga clic en el botón para agregar el dependiente, tal y como se muestra en la siguiente figura. Dependiente con cédula En el momento en que se selecciona en el sistema que es Dependiente con cédula, se despliega una serie de campos que continuación se muestran y detallan: 17

18 a.) Cédula: si se eligió que el dependiente poseía cédula, en este campo se ingresará la cédula del dependiente. Introduzca el número de cédula del dependiente. Ejemplo: b.) Número de RUSS: el número de RUSS se generará automáticamente a partir del número de cédula que se haya ingresado. c.) Nombre(s): especifique en este campo el(los) nombre(s) completo(s) del asegurado dependiente. d.) Apellido(s): ingrese en este campo el(los) apellidos completo(s) del asegurado dependiente. e.) Parentesco: seleccione de la lista el parentesco del dependiente con respecto al asegurado titular. f.) Fecha de Nacimiento: indique la fecha de nacimiento del dependiente, puede colocarla usando el calendario desplegable o ingresando la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 25/01/1983. g.) Sexo: indique el sexo del dependiente. h.) Oficio u ocupación: especifique en el campo el oficio, profesión u ocupación del asegurado dependiente. i.) Prima: este monto se expresa en bolívares y estará cargado 18

19 automáticamente. Una vez que se han ingresado todos los campos del dependiente con cédula, haga clic en el botón, tal y como se muestra en la siguiente figura. Al hace clic en el botón correspondiente, el sistema emitirá un mensaje de confirmación y otro que se ha hecho efectivo el registro, tal y como se muestra a continuación. Una vez finalizado el registro, puede verse que se despliega en la parte inferior de la ventana una lista con el dependiente registrado y el total de prima anual a pagar por dependiente, tal y como se muestra en la siguiente figura. 19

20 En caso que se deseen agregar más dependientes, se debe hacer clic en el botón. A medida que se agreguen dependientes, estos se irán reflejando en la mencionada lista, mostrando el N RUSS, la cédula, el nombre, el apellido y la prima expresada en bolívares. Dependiente sin cédula En el momento en que se selecciona en el sistema que es Dependiente sin cédula, se despliega una serie de campos que continuación se muestran y detallan: a.) Cédula: dado que se eligió dependiente sin cédula, este campo estará inhabilitado. 20

21 b.) Número de RUSS: el número de RUSS se generará automáticamente a partir del número de cédula del titular. c.) Cédula de la Madre (Padre): ingrese la cédula de la madre o del padre del dependiente sin cédula, según corresponda. d.) Nombre(s): especifique en este campo el(los) nombre(s) completo(s) del asegurado dependiente. e.) Apellido(s): ingrese en este campo el(los) apellidos completo(s) del asegurado dependiente. f.) Parentesco: seleccione de la lista el parentesco del dependiente con respecto al asegurado titular. Para el caso de dependientes sin cédula aplicará hijo o hija g.) Fecha de Nacimiento: indique la fecha de nacimiento del dependiente, puede colocarla usando el calendario desplegable o ingresando la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 25/01/1983. h.) Sexo: este campo estará cargado automáticamente según el parentesco seleccionado. i.) Oficio u ocupación: especifique en el campo el oficio, profesión u ocupación del asegurado dependiente. j.) Prima: este monto se expresa en bolívares y estará cargado automáticamente. Una vez que se han ingresado todos los campos del dependiente sin cédula, haga clic en el botón, tal y como se muestra en la siguiente figura. 21

22 Al hace clic en el botón correspondiente, el sistema emitirá un mensaje de confirmación y otro que se ha hecho efectivo el registro, tal y como se muestra a continuación. Una vez finalizado el registro, puede verse que se despliega en la parte inferior de la ventana una lista con el dependiente registrado y el total de prima anual a pagar por dependiente. En caso que se deseen agregar más dependientes, se debe hacer clic en el botón. A medida que se agreguen dependientes, estos se irán reflejando en una lista, mostrando el N RUSS, la cédula, el nombre, el apellido y la prima expresada en bolívares. Es importante mencionar que luego del primer dependiente sin cédula, el sistema le mostrará una pantalla con información (nombres, apellidos, fecha de nacimiento y tipo de póliza) de los dependientes sin cédula ya registrados. Este mensaje es solo una notificación para que sea considerado por la empresa y se certifique que el dependiente no ha sido registrado previamente. (Ver siguiente figura) Pestaña: Registro de Beneficiario Una vez que se han ingresado los datos del asegurado titular y/o los datos del dependiente, se prosigue a registrar los datos del(los) beneficiario(s) de la póliza, si la póliza es del tipo Salud o Accidentes Funerarios. Para hacer el registro, el sistema le despliega una serie de campos que se muestran y detallan a continuación: 22

23 a) Cédula: ingrese el número de cédula del beneficiario. Ejemplo: b) Nombre(s): especifique en este campo el(los) nombre(s) completo(s) del beneficiario. c) Apellido(s): ingrese en este campo el(los) apellidos completo(s) del beneficiario. d) Fecha de Nacimiento: indique la fecha de nacimiento del beneficiario, puede indicarla usando el calendario desplegable o ingresando la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 25/01/1983. e) Parentesco: seleccione de la lista el parentesco del beneficiario con respecto al asegurado titular. f) Sexo: indique el sexo del beneficiario. g) Porcentaje de participación: indique en términos de porcentaje la participación del beneficiario en la póliza. 23

24 Una vez que se ha ingresado toda la información del beneficiario, haga clic en el botón. En caso que se deseen agregar más beneficiarios, se debe hacer clic en el botón. A medida que se agreguen beneficiarios, estos se irán reflejando en una lista en la parte inferior de la ventana, especificando cédula, nombre, apellido, parentesco, el porcentaje de participación de cada beneficiario y el porcentaje de participación acumulado, tal y como se muestra en la siguiente figura. Es importante mencionar que cuando el porcentaje acumulado alcance el 100%, el botón se deshabilitará Pestaña: Registro de Anexo de Maternidad La pestaña de anexo de maternidad es la última dentro del proceso de registro de una póliza de Seguros Solidarios. Sin embargo, esta pestaña se habilitará para el registro de información siempre y cuando el tipo de póliza sea de salud, que el titular de la póliza sea de sexo femenino o que el titular tenga registrado en el sistema un dependiente con parentesco Cónyuge o Unión estable de hecho. 24

25 En la pestaña que corresponde a este registro, en pantalla se mostrará un recuadro para tildar si se desea agregar el anexo de maternidad. Si ese es el caso, tilde y a continuación se desplegarán los campos que se muestran en la siguiente figura. Se describen a continuación los campos del anexo de maternidad: a.) Suma Asegurada (Maternidad): es la cantidad en bolívares de la suma asegurada, la cual se cargará automáticamente. b.) Monto de Prima (Maternidad): es la cantidad en bolívares de la suma asegurada, la cual se cargará automáticamente. c.) Frecuencia de Pago (Maternidad): la frecuencia de pago se cargará automáticamente. d.) Fecha de Inclusión (Maternidad): especifique la fecha de inclusión de la póliza en el calendario desplegable o ingrese la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 05/05/2011. Una vez que se ingresen todos los datos según correspondan, debe hacer clic en el botón para registrar los datos del anexo y finalizar con el proceso de registro. El sistema le muestra un mensaje de confirmación si desea insertar el nuevo registro. Si selecciona el botón, se muestra otro mensaje de información que el registro ha sido guardado exitosamente. 25

26 1.1.6 Emisión de la Hoja de Registro de la Póliza de Seguro Solidario Una vez que se ha finalizado el registro de la póliza de Seguros Solidarios, el sistema emitirá la Hoja de Registro de la Póliza de Seguro Solidario o podrá emitirla, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la ventana. El sistema generará el documento en formato.pdf, tal y como se muestra a continuación. 1.2 Búsqueda de una póliza o asegurado Para ubicar una póliza de Seguros Solidarios registrada, bien sea para realizar una consulta o modificar algunos de sus datos, ubique en el menú de la pantalla inicial del sistema el enlace Registrar Póliza, haga clic sobre dicho enlace y seguidamente, el sistema le despliega la ventana principal del módulo, ofreciendo dos tipos de filtros para facilitar la búsqueda: 26

27 a.) Tipo de póliza: a través de este filtro se puede seleccionar uno de los tipos de póliza o ramos (Salud, Salud con Maternidad, Accidentes Personales o Funerario) con el fin de buscar en el sistema las pólizas que estén asociadas al tipo seleccionado. Para ello haga clic o tilde el recuadro, seleccione la opción correspondiente, tal y como se muestra a continuación. b.) Buscar Por: este filtro permite seleccionar otros criterios de búsqueda, tales como: cédula, nombre o apellido, número de RUSS o número de póliza. Este filtro permite ingresar texto o números a través del campo correspondiente, tal y como se muestra. Luego de seleccionar el o los criterios haga clic en el botón para llevar a cabo la búsqueda. En caso que no se consiga la(s) póliza(s) con los criterios seleccionados el sistema le emitirá un mensaje. En caso que si se consigan las pólizas que coincidan con los criterios, se listarán los casos correspondientes indicando el tipo de póliza (Salud, Salud con Maternidad, Accidentes Personales, Funerario), el tipo de asegurado (Titular o Dependiente), el estatus de la póliza (Vigente, No vigente, En período de Gracia) y el Acceso, tal y como se muestra en el ejemplo en la siguiente figura. 27

28 En el listado que despliega el sistema, habrá registros en donde el acceso a la información depende de un criterio. A continuación se explica los tipos de acceso: a.) Si la póliza fue registrada por la empresa aseguradora que inició sesión y está consultando, en la columna Acceso, el registro tendrá asociado el ícono. Una vez que haga clic en la póliza, se cargarán todos los datos en las pestañas y se habilitarán los campos para que puedan realizarse las modificaciones que sean necesarias (Para más detalle ver sección 1.3). b.) Si la póliza fue registrada por una empresa distinta a la que está consultando, en la columna Acceso el registro tendrá asociado el ícono. Si hace clic en la póliza el sistema le emitirá un mensaje de notificación, tal y como se muestra a continuación. 28

29 1.3 Modificación de los datos del titular, dependiente o del beneficiario Para realizar la modificación de la información de los datos bien sea del titular, del dependiente o del beneficiario, en primer lugar debe ubicarse la póliza asociada. Para ello utilice los distintos filtros del búsqueda, tal y como se explicó en la sección anterior. Una vez que se ubique el registro y si tiene el acceso necesario, haga clic sobre el mismo y el sistema le mostrará la información de la póliza, tal y como se muestra a continuación. Haga clic en el botón, para acceder a la pestaña de Registro de Asegurado Titular. Para modificar algún campo, haga clic en el botón lo cual se desbloquearán los campos. Haga las modificaciones con correspondientes, si desea cancelar la acción presione el botón sino presione el botón, tal y como se muestra a continuación. 29

30 Seguidamente el sistema le mostrará los mensajes de confirmación y de información correspondientes. Para acceder a la pestaña Registro de Dependientes haga clic en el botón. Si existen dependientes asociados se mostrará en pantalla la lista con la información básica de cada uno de ellos, tal y como se muestra en la siguiente figura. Haga clic en el registro de la lista que desee modificar, para que seguidamente se muestre en pantalla todos los campos correspondientes. Modifique la 30

31 información de los campos según considere, si desea cancelar la acción presione el botón sino haga clic en el botón, tal y como se muestra en la siguiente figura. Seguidamente el sistema le mostrará los mensajes de confirmación y de información correspondientes. Para acceder a la pestaña Registro de Beneficiario haga clic en el botón. Si existen beneficiarios asociados se mostrará en pantalla la lista con la información básica de cada uno de ellos, tal y como se muestra en la siguiente figura. 31

32 Haga clic en el registro de la lista que desee modificar, para que seguidamente se muestre en pantalla todos los campos correspondientes. Modifique la información de los campos según considere, si desea cancelar la acción presione el botón sino haga clic en el botón, tal y como se muestra en la siguiente figura. Seguidamente el sistema le mostrará los mensajes de confirmación y de información correspondientes. 32

33 1.4 Exclusión de dependiente o beneficiario Para realizar la exclusión de un dependiente o beneficiario, en primer lugar debe ubicarse la póliza asociada. Para ello utilice los distintos filtros del búsqueda, tal y como se explicó en la sección 1.2. Una vez que se ubique el registro, haga clic sobre el mismo y el sistema le mostrará la información de la póliza, tal y como se muestra a continuación. Haga clic en el botón, para acceder a la pestaña de Registro de Asegurado Titular. Haga clic en el botón para acceder a la pestaña Registro de Dependientes. Si existen dependientes asociados se mostrará en pantalla la lista con la información básica de cada uno de ellos. Haga clic en el registro de la lista que desee excluir, para que seguidamente se muestre en pantalla todos los campos correspondientes y finalmente haga clic en el botón. (Ver siguiente figura) 33

34 Seguidamente el sistema le mostrará los mensajes de confirmación y de información correspondientes. En caso que desee eliminar un beneficiario, acceder a la pestaña Registro de Beneficiario haga clic en el botón. Si existen beneficiarios asociados se mostrará en pantalla la lista con la información básica de cada uno de ellos, tal y como se muestra en la siguiente figura. Haga clic en el registro de la lista que desee excluir, para que seguidamente se muestre en pantalla todos los campos correspondientes y finalmente haga clic en el botón. (Ver siguiente figura) Seguidamente el sistema le mostrará los mensajes de confirmación y de información correspondientes. 34

35 2. Registrar Siniestro/Reclamos 2.1 Registrar un siniestro Para realizar el registro de un siniestro o reclamo, ubique en el menú de la pantalla inicial del sistema el enlace Registrar Siniestro/Reclamo y haga clic sobre dicho enlace. Seguidamente, el sistema le despliega la ventana principal de este módulo, tal y como se muestra a continuación: Nótese que en la ventana principal del registro del siniestro/reclamo, se muestran cuatro pestañas: Búsqueda, Datos Básicos, Datos del Reclamo y Datos del Pago del Siniestro. Las funcionalidades de cada una de ellas se detallan a continuación: Pestaña: Búsqueda Como primer paso para realizar el registro de un siniestro o reclamo, es preciso buscar la póliza a la cual estará asociado el siniestro o reclamo. Para ello se presentan en pantalla cuatro tipos de filtros para facilitar la búsqueda: a.) Tipo de póliza: a través de este filtro se puede seleccionar uno de los tipos de póliza o ramos (Salud, Salud con maternidad, Accidentes Personales, Funerario o Todos) con el fin de buscar en el sistema las pólizas que estén asociadas al tipo seleccionado. Para ello haga clic o tilde el recuadro, seleccione la opción correspondiente, tal y como se muestra a continuación: 35

36 En caso que haya tildado el filtro pero no seleccione un tipo de póliza, se mostrará el siguiente mensaje: Si es el único filtro que se va a utilizar, para que se muestre la información deseada, haga clic en el botón. Seguidamente, aparecerá cargada una lista con todas las pólizas que cumplan con las condiciones establecidas previamente en los filtros, indicando cédula, nombre, número de póliza, tipo de póliza, tipo de asegurado y estatus de la póliza, tal y como se muestra en la siguiente figura: b.) Situación del reclamo: este filtro permite seleccionar alguna de las situaciones o estatus en las que pueden estar los siniestros asociados las pólizas. Dichas situaciones son las siguientes: a. Pendiente: Este estatus es asignado automáticamente por el sistema cuando se registra un siniestro o reclamo. b. Pagado: cuando ha finalizado el proceso de pago del reclamo o siniestro. c. Todos: esta opción permite obtener en la búsqueda el reclamo o siniestro que presente cualquiera de las condiciones anteriores. Para activar el filtro, haga clic o tilde el recuadro y seleccione la opción según corresponda, tal y como se muestra a continuación: 36

37 c.) Buscar Por: este filtro permite seleccionar otros criterios de búsqueda, tales como: cédula, nombre o apellido, número de RUSS o número de póliza. A diferencia de los filtros anteriores, este permite ingresar texto o números a través del campo correspondiente. Para activar dicho filtro, haga clic en el recuadro e ingrese los datos a buscar, tal y como se indica en la siguiente figura. Una vez que se active o se indique el filtro de búsqueda que se desee, haga clic en el botón. Seguidamente, aparecerá cargada una lista con todas las pólizas que cumplan con las condiciones establecidas previamente en los filtros, indicando cédula, nombre, número de póliza, tipo de póliza, tipo de asegurado y estatus de la póliza, tal y como se muestra en la siguiente figura: d.) Fecha de Ocurrencia Siniestro: este filtro permite seleccionar un rango de fechas (Fecha Desde Fecha Hasta). Una vez que se indiquen ambas fechas de ocurrencia, haga clic en el botón para realizar la búsqueda. Seguidamente aparecerá una lista con todas las pólizas que cumplan con las condiciones establecidas. 37

38 Vistas las opciones para la búsqueda de una póliza de Seguros Solidarios y una vez que se ubique dicha póliza entre los resultados mostrados, haga clic sobre el registro correspondiente, tal y como se indica a continuación. Si la póliza no tiene reclamos o siniestros asociados, el sistema emitirá un mensaje alusivo al caso y mostrará el ícono para registrar un nuevo siniestro. Al hacer clic en dicho ícono, se iniciará propiamente el proceso registro del siniestro o reclamo. Es importante aclarar que existirán casos en los que no se podrán agregar reclamos a una póliza de Seguros Solidarios. Dichos casos se mencionan a continuación: a.) Si la póliza seleccionada se encuentra en estatus No Vigente. De ser el caso, el sistema mostrará el siguiente mensaje: b.) Si la póliza seleccionada se encuentra en estatus Período de Gracia. De ser el caso, el sistema mostrará el siguiente mensaje: c.) Si la póliza seleccionada es del tipo Funerario, se encuentra en estatus Vigente, y el asegurado de dicha póliza ya tiene un siniestro asociado. En este caso, el sistema mostrará el siguiente mensaje: 38

39 2.1.2 Pestaña: Datos Básicos Como se comentó anteriormente, para registrar un nuevo siniestro o reclamo a una póliza de Seguros Solidarios, esta debe ser ubicada, seleccionarse y debe hacer clic en el botón. Una vez culminado estos pasos, el sistema muestra en la pestaña Datos Básicos, algunos datos que corresponden al asegurado titular de la póliza, así como algunos datos de la póliza. Es importante señalar que los datos serán mostrados para solamente consulta, de manera que puedan ser corroborados y certificados antes de realizar el registro del siniestro, tal y como se muestran a continuación: Una vez visualizada y corroborada la información, se deberá hacer clic en el botón para continuar con el proceso y registro de los datos del reclamo Pestaña: Datos del Reclamo En esta pestaña se muestran los campos para hacer el registro del siniestro o reclamo. La información a registrar se muestra en la siguiente figura, y se describe cada campo a continuación de la misma. 39

40 a) Número de Reclamo/Siniestro: ingrese el número de reclamo o siniestro. b) Situación del Reclamo: la situación del reclamo se cargará automáticamente. c) Fecha de Ocurrencia Reclamo: seleccione la fecha de ocurrencia del reclamo en el calendario desplegable o ingrese la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 12/01/2011. d) Fecha de Notificación Reclamo: seleccione la fecha de notificación en el calendario desplegable o ingrese la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 12/01/2011. Detalle del Reclamo e) Cobertura activada: seleccione en la lista la cobertura activada (cuyas opciones estarán precargadas según el Tipo de Póliza) f) Suma Asegurada para Cobertura: este campo muestra la suma asegurada para cobertura. El monto estará precargado automáticamente del previo registro de los datos de la póliza. g) Tipo Causa: seleccione en la lista el tipo de la causa. h) Especialidad Médica: seleccione la especialidad médica según 40

41 corresponda. i) Patología: seleccione del listado la patología asociada a la especialidad médica. j) Suma Disponible Para esta Patología: campo que estará precargado y el sistema mostrará el monto de la suma disponible para dicha patología. k) Monto Reserva: en este campo de texto se debe ingresar el monto que estima la empresa que se tendrá disponible para indemnizar el siniestro. l) Tratamiento: campo opcional para que se indique o describa el tratamiento médico prescrito en caso de enfermedad. m) Intervención: campo opcional que se indique la intervención quirúrgica a la cual fue sometido el asegurado. n) Observación: campo opcional a través del se podrá colocar información adicional que se considere importante para el estudio del caso. 41

42 Una vez finalizado el ingreso de información referente al reclamo, haga clic en el botón o en caso que se desee cancelar y no guardar los datos haga clic en, o si se desea regresar a la pestaña anterior haga clic en el botón. Si el registro se llevó a cabo satisfactoriamente, el sistema le mostrará el siguiente mensaje de confirmación. Cabe destacar que cuando se registre la información básica del reclamo en la pestaña datos del reclamo (sin llevar a cabo el próximo para del proceso), el siniestro queda registrado en el sistema con la situación o estatus PENDIENTE Pestaña: Datos del pago del siniestro El siguiente paso en el proceso de registro del siniestro es el ingreso de los datos básicos del pago del siniestro. En primera instancia, el sistema le mostrará la pantalla con los campos que deben ingresarse, tal y como se muestra en la siguiente figura. Para iniciar el registro, haga clic en el botón campos que se detallan a continuación:, e ingrese los datos en los a) Nro. Pago Siniestro: es un numero generado automáticamente por el sistema a partir del numero del siniestro o reclamo, seguido de un guión 42

43 (-) y número correlativo que corresponde a cada uno de los pagos para ese siniestro. b) Suma Asegurada: campo que en esta instancia es pre-cargado del previo registro de los datos de la póliza. Es importante señalar que si la póliza tiene asociado varios siniestros con un mismo tipo de patología, el sistema cargará el monto de la suma asegurada que queda disponible. c) Monto Reserva: campo pre-cargado del monto de reserva registrado en los datos del reclamo. d) Monto Facturado: por medio de este campo se registrará el monto de la factura que presenta el asegurado al hacer de conocimiento a la empresa el costo del siniestro. e) Monto Aprobado a Indemnizar: en este campo se registra el monto a indemnizar que aprueba la empresa del total facturado presentado por el asegurado. f) Monto Efectivamente Indemnizado: campo en donde se ingresa el monto que efectivamente fue indemnizado por la empresa al asegurado para cubrir el costo del siniestro. g) Monto de Reserva Modificado: en caso de haber realizado un análisis posterior y obtener un nuevo monto de reserva, se tendrá este campo donde podrá ingresar la nueva cifra de la reserva. h) Fecha de Pago: es la que se efectuó el pago del siniestro por parte de la empresa aseguradora. Seleccione la fecha correspondiente en el calendario desplegable o ingrese la fecha según el formato dd/mm/aaaa, ejemplo: 12/01/2011, Datos del Receptor (del pago) i) Tipo Persona: seleccione en la lista el Tipo de Persona (Natural, Jurídica, Beneficiario). En el caso de que se seleccione Beneficiario y la póliza seleccionada posea beneficiarios se mostrará la lista con todos los beneficiarios que hayan sido registrados en dicha póliza, en caso contrario, es decir, si la póliza no posee beneficiarios el sistema emitirá un mensaje. j) Número de Identificación: seleccione de la lista el tipo de identificación según corresponda, seguidamente en el campo de texto debe indicar el 43

44 número de identificación del receptor del pago del siniestro. Dependiendo del tipo de persona seleccionado se mostrarán diferentes campos a continuación se detalla cada caso: Si se seleccionó el tipo de persona Natural entonces se habilitarán los campos Nombre(s) y Apellido(s) donde deberá ingresar el nombre y apellido del receptor del pago. Si se seleccionó el tipo de persona Jurídica entonces se habilitará el campo Razón Social donde deberá ingresar el nombre del Proveedor o Servicio. Si se seleccionó el tipo de persona Beneficiario deberá elegir un beneficiario de la lista y automáticamente se cargará la información correspondiente en cada uno de los campos. Luego de ingresar todos los datos correspondientes haga clic en el botón o en caso que se desee cancelar y no guardar los datos haga clic en, tal y como se indica en la siguiente figura. Una vez registrado el siniestro se muestra en la parte inferior de la pestaña, una lista con los datos del pago, tal y como se muestra a continuación: 44

45 Si desea agregar otro pago, haga clic en el botón o en caso que el pago se haya efectuado por completo, haga clic en el botón que corresponde a la finalización de la inclusión de pagos del siniestro, y en ese caso se emitirá el siguiente mensaje de confirmación: Una vez que se ha confirmado la finalización del proceso de pago del siniestro, el estatus del siniestro cambiará de Pendiente a Pagado Emisión de la Hoja de Registro del Reclamo/Siniestro En caso que durante el registro queda reflejado en el sistema que se ha finalizado el pago del siniestro, se puede emitir la Hoja de Registro del Reclamo/Siniestro. Es importante mencionar que el comprobante se emitirá tantas veces como pagos hayan sido registrados y asociados al reclamo. Para ello, si el estatus del siniestro es Pagado el sistema habilitará el botón, y al hacer clic sobre el mismo, el documento será emitido en formato.pdf, tal y como se muestra a continuación. 45

46 2.2 Modificación del Reclamo o Siniestro Para realizar alguna modificación en un siniestro o reclamo registrado previamente haga la búsqueda de la póliza tal cual como se describió en la sección Ubicada la póliza, seguidamente el sistema le despliega una lista de los siniestros asociados a la póliza seleccionada, mostrando N de reclamo, situación y fecha. Haga clic en el siniestro que desee modificar (solo podrá modificar los siniestros en situación Pendiente ) tal y como se muestra en la siguiente figura: 46

47 Una vez seleccionado el siniestro, el sistema le muestra la pestaña de Datos Básicos con los datos que corresponden al asegurado titular de la póliza, así como los datos propiamente de la póliza. Es importante señalar que los datos serán mostrados para consulta solamente, de manera que puedan ser corroborados y certificados antes de realizar la modificación del siniestro (Ver siguiente figura). Visualizada la información, se deberá hacer clic en el botón para que el sistema muestre la pantalla Datos del Reclamo. En dicha pantalla aparecerán los datos del siniestro que fueron cargados cuando se realizó el registro inicial o cuando se registraron los últimos cambios. En la pestaña de Datos del Reclamo aparecerán los datos inhabilitados tal y como se muestra en la siguiente figura: 47

48 Para modificar algún dato de la pantalla, haga clic en el botón de manera que se habiliten los campos de la pestaña. Modifique los campos según correspondan y haga clic en el botón para guardar y continuar el proceso en la siguiente pestaña. Si todos los datos que se introdujeron están de acuerdo al formato y los campos requeridos poseen información, el sistema emitirá el siguiente mensaje de confirmación. En caso que no se desee realizar ningún otro cambio, puede cerrar la ventana o elegir otra opción en el menú de la pantalla inicial según considere. En la pestaña de Datos del Pago de Siniestro también puede realizar cambios. Al mostrarse la pantalla, aparecerá una lista con los pagos que tenga asociado el reclamo seleccionado tal y como se muestra en la siguiente figura: 48

49 Para modificar, se debe seleccionar uno de los pagos de la lista, seguidamente se cargarán los datos en cada campo, luego haga clic en el botón de manera que se habiliten los campos de la pestaña, tal y como se muestra a continuación. Modifique los campos según correspondan y haga clic en el botón para guardar. Si todos los datos que se introdujeron están de acuerdo al formato y los campos requeridos poseen información, el sistema emitirá el siguiente mensaje de confirmación. Vale la pena destacar que si durante el proceso de modificación de los datos del pago del siniestro, se han incluido todos los pagos correspondientes al siniestro, y dichos pagos hayan sido procesados, el sistema habilitará el botón 49

50 para finalizar la inclusión de pagos, tal y como se muestra en la siguiente figura. Al hacer clic en este botón se emitirá el siguiente mensaje de confirmación: Si la respuesta es afirmativa, el estatus del reclamo pasará de Pendiente a Pagado y se habilitará el botón, lo que permitirá imprimir la Hoja de Registro del Reclamo/Siniestro, la cual se emitirá tantas veces como pagos hayan registrados y asociados al reclamo. A continuación se muestra un ejemplo de la hoja de registro que se emite. 50

51 3. Consultar Desempeño Tal y como se comentó al inicio de este documento, es necesario tanto para las empresas aseguradoras como para la Superintendencia, conocer el desempeño de la comercialización de las pólizas de Seguros Solidarios, con miras a dar cumplimiento con lo establecido en las Normas en cuanto al número mínimo de pólizas de seguros asignadas a las Empresas de Seguros para la comercialización de los Seguros Solidarios de Salud, Accidentes Personales y Funerarios en un período determinado. En vista de lo anterior, el Sistema cuenta con el módulo de Consulta de Desempeño, a través del cual cada empresa puede consultar el proceso de comercialización de las pólizas de Seguros Solidarios. Para ello haga clic en el enlace correspondiente que se encuentra en la parte izquierda del menú principal, tal y como se señala en la siguiente figura: 51

52 Luego de hacer clic en el enlace, el sistema le mostrará una ventana sobre las estadísticas para el periodo en curso tal y como se puede verse en la siguiente figura. En dicha ventana están reflejados los siguientes datos: a.) Mínimo de Pólizas asignadas. b.) Total de Pólizas de Seguros Solidario vendidas. c.) Total de Pólizas de Seguros Solidario descontadas del mínimo asignado. d.) Total de Pólizas de Seguros Solidario pendientes para alcanzar el mínimo. 52

53 Si desea obtener detalles de la cantidad de pólizas descontadas por ramo, haga clic en el botón y se mostrará una pantalla como la que sigue a continuación: En dicha ventana están reflejados los siguientes datos: a.) Total descontadas Salud b.) Total descontadas Funerario c.) Total descontadas Accidentes Personales Una vez que haya finalizado la consulta, haga clic en el botón la ventana. para cerrar 53