SEIEM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PREPARATORIA ABIERTA

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1 SEIEM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA MARZO 2012

2 MARZO DE 2012

3 DERECHOS RESERVADOS Primera edición 2012 Gobierno del Estado de México Secretaría de Educación Servicios Educativos Integrados al Estado de México Av. Prof. Agripín García Estrada #1306 Santa Cruz Azcapotzaltongo Toluca, Estado de México C. P Impreso y hecho en Toluca, Méx. Printed and made in Toluca, Méx. La reproducción parcial o total de este documento, podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

4 Página: 3 ÍNDICE PÁG. I. Presentación 4 II. Objetivo general 5 III. Identificación e interacción de procedimientos 6 IV. Relación de procesos y procedimientos 7 V. Descripción de los procedimientos 8 Preinscripción a Preparatoria Abierta 8 Inscripción a Preparatoria Abierta 21 Captación de Solicitud de Exámenes 33 Atención a la Demanda de Exámenes 40 Aplicación de Exámenes 48 Calificación de Exámenes 64 Atención de Servicios Complementarios 77 Registro de Solicitudes de Certificados 88 Elaboración y Validación del Documento de Certificación de Estudios 95 Registro de los Egresos generados por el pago a los Participantes Voluntarios 104 VI. Simbología 116 VII. Registro de ediciones 118 VIII. Distribución 119 IX. Validación 120 X. Créditos 121

5 Página: 4 I. PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en la administración pública estatal más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad. En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de Servicios Educativos Integrados al Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo descentralizado. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

6 Página: 5 II. OBJETIVO GENERAL Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades, trámites y servicios, que realizan la Dirección de Preparatoria Abierta y los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo.

7 Página: 6 III. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS MAPA DE PROCESOS DE ALTO NIVEL DE LA COMUNICACIÓN CON EL USUARIO DEMANDA DE SERVICIOS DE PREPARATORIA ABIERTA PLANEAR, ORGANIZAR, DIRIGIR, CONTROLAR Y EVALUAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE PREPARATORIA ABIERTA PROCESOS SUSTANTIVOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL ORGANISMO INSCRIPCIÓN ACREDITACIÓN CERTIFICACIÓN APOYO A LA OPERACIÓN -Preinscripción Preparatoria Abierta -Inscripción Preparatoria Abierta a a -Captación de Solicitud de Exámenes -Atención a la Demanda de Exámenes -Aplicación de Exámenes -Calificación Exámenes de -Atención de Servicios Complementarios -Registro de Trámites de Solicitud de Certificados -Elaboración y Validación del Documento de Certificación de Estudios -Registro de los Egresos generados por el pago a los Participantes Voluntarios. PROCESOS ADJETIVOS ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ADMINISTRACION DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

8 Página: 7 IV. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Inscripción Procedimientos: I. Preinscripción a Preparatoria Abierta. II. Inscripción a Preparatoria Abierta. Proceso: Acreditación. Procedimientos: I. Captación de Solicitud de Exámenes. II. Atención a la Demanda de Exámenes. III. Aplicación de Exámenes. IV. Calificación de Exámenes. V. Atención de Servicios Complementarios. Proceso: Certificación. Procedimientos: I. Registro de Solicitudes de Certificados. II. Elaboración y Validación del Documento de Certificación de Estudios. Proceso: De operación. Procedimientos: I. Registro de los Egresos generados por el pago a los Participantes Voluntarios.

9 Página: 8 V. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Nombre del procedimiento: Preinscripción a Preparatoria Abierta. Objetivo: Registrar y controlar las actividades relacionadas con la preinscripción de los aspirantes interesados en ingresar a Preparatoria Abierta, con el fin de proporcionar la información necesaria que les permita tomar la decisión de inscribirse. Alcance: Aplica en oficinas, sedes y Centros de Asesoría donde se imparte la Plática Informativa a los aspirantes interesados en ingresar a Preparatoria Abierta. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03. Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de México y Valle de Toluca deberán: Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio.

10 Página: 9 Definiciones: Aspirante: persona que acude con la finalidad de iniciar, continuar o concluir estudios de nivel bachillerato en Preparatoria Abierta. Responsable de Preinscripción: personal encargado del procedimiento en la Oficina Regional. Sede: Espacio asignado para impartir y recibir plática informativa. Comprobante de Registro y Asistencia a la Plática Informativa: documento que se expide al aspirante para asistir a la Plática Informativa. Identificación Oficial: documento que acredita la personalidad del aspirante y la cual deberá contener fotografía cancelada con sello u hologramas de la institución que la expide, así como la firma del interesado. Centro de Asesoría: organizaciones e instituciones sociales o particulares que ofrecen el servicio de asesoría académica y gestoría de trámites administrativos de Preparatoria Abierta. Oficina Regional: Espacio físico destinado a la atención de tramites y servicios para los usuarios de Preparatoria Abierta. Insumos: Registro del aspirante. Resultados: Comprobante de registro y asistencia a la Plática Informativa, firmado por el Conductor de la Plática Informativa Interacción con otros procedimientos: Inscripción. Políticas: El registro y desarrollo de la plática informativa de los aspirantes interesados en ingresar a Preparatoria Abierta, se realizará conforme a lo que establece en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, el Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia, SIOSAD, y el Calendario de Platica Informativa vigentes. La programación de la plática informativa, se realizará considerando las características, necesidades y condiciones de cada oficina regional.

11 Página: 10 Desarrollo: PROCEDIMIENTO: Preinscripción a Preparatoria Abierta. No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Aspirante. Solicita información en las Oficinas Regionales de Preparatoria Abierta, Centros de Servicios o en Centros de Asesoría particulares o sociales. 2 Responsable de Preinscripción Proporciona información acerca del procedimiento que tiene que realizar para su preinscripción, le indica que el primer requisito es asistir a una Plática Informativa, la cual puede solicitar en cualquiera de las Oficinas Regionales, Centros de Servicio o en Centros de Asesoría autorizados, presentando los requisitos establecidos en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. 3 Aspirante Acude con su identificación oficial vigente con fotografía a solicitar que se le programe a la Plática Informativa. 4 Responsable de Preinscripción Solicita al aspirante su identificación oficial vigente, le da a conocer las sedes, fechas y horarios disponibles de Plática Informativa, si presenta la identificación se realiza el registro; en caso de no cumplir con el requisito, se le informa que deberá presentarla. 5 Registra los datos del aspirante y emite el comprobante de registro y asistencia a la plática informativa. 6 Sella y firma el Comprobante de Registro y Asistencia a la Plática Informativa y lo entrega al aspirante. 7 Aspirante Recibe el Comprobante de registro y Asistencia a la Plática Informativa., y verifica los datos asentados en el mismo. En caso de que el aspirante detecte error en los datos asentados, lo regresa al responsable de preinscripción. 8 Aspirante. Acude a la sede, el día y hora programados con el Comprobante de Registro y Asistencia a plática informativa e identificación oficial 9 Conductor de Plática Informativa Recibe a los aspirantes, les solicita identificación oficial y el Comprobante de Registro y Asistencia a la Plática Informativa y verifica que los datos sean correctos. 10 No son correctos los datos? En caso de que no presente los requisitos, se le informa que deberá acudir de nuevo para que se le reprograme a otra plática.

12 Página: 11 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 11 Conductor de Plática Informativa. Sí son correctos los datos? Autoriza el ingreso del aspirante e imparte la Plática Informativa y distribuye el material informativo, se presenta con los aspirantes, menciona los objetivos de la plática informativa., establece una dinámica de trabajo con el grupo para revisar y comentar y discutir la información. 12 Conductor de Plática Informativa Al término de la plática, firma los Comprobantes de Registro y Asistencia a la Plática Informativa y requisita el Reporte de Plática Informativa. 13 Aspirante. Recibe el Comprobante de Registro y Asistencia a la plática informativa y firma en la Lista de Asistencia. Se enlaza con la actividad No. 1 del procedimiento de Inscripción a Preparatoria Abierta.

13 Página: 12 PROCEDIMIENTO : PREINSCRIPCIÓN APREPARATORIA ABIERTA ASPIRANTE RESPONSABLE DE PREINSCRIPCIÓN CONDUCTOR DE PLÁTICA INFORMATIVA I N I C I O 1 Solicita información en las Oficinas de Preparatoria Abierta. 2 Proporciona información acerca del procedimiento. 3 Acude con su identificación oficial vigente con fotografia. 4 Solicita al aspirante su identificación oficial vigente 5 Registra los datos del aspirante y emite el comprobante de Registro de Asistencia a la P. I. 6 Sella, firma y entrega al aspirante 7 Recibe el Comprobante de Registro y Asistencia a la Platica Informativa 8 Acude a la sede el día y hora programados con el Comprobante de registro y Asistencia 9 Recibe a los aspirantes, les solicita identificación oficial y el Comprobante de Registro de Asistencia a la P. I. y verifica que los datos sean corectos 1

14 Página: 13 PROCEDIMIENTO: PREINSCRIPCIÓN A PREPARATORIA ABIERTA ASPIRANTE RESPONSABLE DE PREINSCRIPCIÓN CONDUCTOR DE PLÁTICA INFORMATIVA SI los datos son corectos? 10 NO Informa al aspirante que deberá acudir de nuevo para que se le reprograme a otra platica 11 Autoriza el ingreso del aspirante e imparte la Plática Informativa y distribuye el material informativo 12 Llena y firma el reporte a si como el Comprobante de Registro y asistencia de la Platica Informativa 13 Recibe el Comprobante de Registro y Asistencia a la P. I. y firma en la Lista de Asistencia Término

15 Página: 14 Medición: Indicador para medir las acciones relacionadas con la preinscripción de los aspirantes a ingresar a Preparatoria Abierta. Número de aspirantes que acuden a la Platica Informativa X 100 = % aspirantes que recibieron la Número de aspirantes que solicitan Platica Informativa Plática Informativa Registro de evidencias. Los aspirantes a ingresar a Preparatoria Abierta, quedan reconocidos en el Comprobante de Registro y Asistencia a la Plática Informativa y en la Lista de Asistencia a la Plática Informativa, según el tiempo de conservación del registro que corresponda Formatos e instructivos: Comprobante de Registro y Asistencia a la Plática Informativa Lista de Asistencia a la Plática Informativa Reporte de Plática Informativa

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17 Página: 16 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEPRERE NOMBRE DEL FORMATO: COMPROBANTE DE REGISTRO Y ASISTENCIA A PLATICA INFORMATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: PREINSCRIPCIÓN A PREPARATORIA ABIERTA. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS 0FICINAS REGIONALES Y CONDUCTORES DE PLATICA INFORMATIVA DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO REGISTRAR ASPIRANTES INTERESADOS EN EL MODELO DE PREPARATORIA A FIN DE ASISTIR A LA PLÁTICA INFORMATIVA, DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 NO. DE PREINSCRIPCIÓN EL NUMERO DE PREINSCRIPCIÓN QUE LE FUE ASIGNADO POR LA OFICINA REGIONAL, EL CUAL CONSTA DE 14 DÍGITOS 2 CLAVE DEL CENTRO DE ASESORÍA LA CLAVE DEL CENTRO REGISTRADA EN EL CATALOGO DEL SIOSAD 3 NOMBRE DEL ASPIRANTE NOMBRE COMPLETO DEL ASPIRANTE QUE SE PRESENTA A LA PLATICA INFORMATIVA DE ACUERDO A LA FECHA PROGRAMADA 4 EDAD EL NÚMERO DE AÑOS Y MESES CUMPLIDOS POR EL ASPIRANTE 5 SEDE LUGAR DONDE SE IMPARTE LA PLATICA INFORMATIVA 6 GRUPO EL NÚMERO DE GRUPO QUE LE CORRESPONDA 7 DOMICILIO 8 FECHA 9 HORARIO LA CALLE, NO., COLONIA Y TELÉFONO DONDE ESTA UBICADA LA SEDE EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE EFECTUÓ LA PLATICA INFORMATIVA LA HORA Y MINUTOS EN QUE SE EFECTUÓ LA PLATICA INFORMATIVA 10 NOMBRE COMPLETO Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE REALIZAR LA PREINSCRIPCIÓN EL NOMBRE, APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y ASENTAR LA FIRMA DEL RESPONSABLE DE REALIZAR LA PREINSCRIPCIÓN 11 NOMBRE COMPLETO Y FIRMA DEL CONDUCTOR DE LA PLATICA INFORMATIVA EL NOMBRE, APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y ASENTAR LA FIRMA DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA PLATICA INFORMATIVA 205C12000/F/004

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19 Página: 18 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEPRERE NOMBRE DEL FORMATO: LISTA DE ASISTENCIA A PLATICA INFORMATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: PREINSCRIPCIÓN A PREPARATORIA ABIERTA. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES Y CONDUCTORES DE PLATICA INFORMATIVA DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO COMPROBAR LA ASISTENCIA DE LOS ASPIRANTES A LA PLATICA INFORMATIVA DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: ANOTAR LA CLAVE Y LA OFICINA REGIONAL OFICINA CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, 1 NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI 2 SEDE 3 GRUPO 4 FECHA 5 HORARIO 6 NOMBRE COMPLETO LUGAR DONDE SE IMPARTE LA PLATICA INFORMATIVA EL NÚMERO DE GRUPO QUE LE CORRESPONDA EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE EFECTUÓ LA PLATICA INFORMATIVA LA HORA Y MINUTOS EN QUE SE EFECTUÓ LA PLATICA INFORMATIVA NOMBRE COMPLETO DEL ASPIRANTE QUE SE PRESENTA A LA PLATICA INFORMATIVA DE ACUERDO A LA FECHA PROGRAMADA 7 EDAD EL NÚMERO DE AÑOS CUMPLIDOS POR EL ASPIRANTE 8 NO. DE PREINSCRIPCIÓN 9 FIRMA DE CONFORMIDAD 10 OBSERVACIONES NUMERO CONSECUTIVO GENERADO A TRAVES DEL SIOSAD ASENTAR LA FIRMA DE CONFORMIDAD POR PARTE DEL ASPIRANTE CUALQUIER ANOMALÍA QUE SE PRESENTE EN EL DESARROLLO DE LA PLATICA INFORMATIVA 11 NOMBRE Y FIRMA DEL CONDUCTOR DE LA PLATICA EL NOMBRE, APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y ASENTAR LA FIRMA DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA PLATICA INFORMATIVA 205C12000/F/004

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21 Página: 20 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEPRERE NOMBRE DEL FORMATO: REPORTE DE PLATICA INFORMATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: PREINSCRIPCIÓN A PREPARATORIA ABIERTA. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: CONDUCTOR DE PLATICA INFORMATIVA DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO REGISTRAR EL DESARROLLO DE LA PLATICA INFORMATIVA, PARA LA MEJORA CONTINUA DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 FECHA DE LA PLATICA INFORMATIVA EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE EFECTUÓ LA PLATICA INFORMATIVA 2 SEDE LUGAR DONDE SE IMPARTE LA PLATICA INFORMATIVA 3 EL COORDINADOR DE SEDE LE PROPORCIONÓ AULA PARA LA PLATICA INFORMATIVA? MARCAR SI O NO CON UNA X, SI EL COORDINADOR DE SEDE PROPORCIONÓ AULA PARA LA PLATICA INFORMATIVA O, EN SU CASO LOS COMENTARIOS QUE CONSIDERE OPORTUNOS. 4 ASPIRANTES A QUIEN NO SE LES PERMITIÓ LA ENTRADA INDICAR LAS RAZONES POR LAS CUALES A DETERMINADO NÚMERO DE ASPIRANTES NO SE LES PERMITIÓ LA ENTRADA 5 NÚMERO DE COMPROBANTES CANCELADOS EL NÚMERO DE FOLIO DE COMPROBANTES CANCELADOS 6 PRINCIPALES PREGUNTAS DE LOS ASPIRANTES LAS PREGUNTAS O INQUIETUDES DE LOS ASPIRANTES DURANTE EL DESARROLLO DE LA PLATICA INFORMATIVA 7 EN CASO DE HABERSE SUSCITADO ALGUNA PREGUNTA QUE USTED NO HAYA PODIDO CONTESTAR PREGUNTAS QUE NO HAYA PODIDO CONTESTAR O DUDAS QUE TENGA EN EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 8 OBSERVACIONES O COMENTARIOS EN SU CASO LAS OBSERVACIONES O COMENTARIOS QUE CONSIDERE ADECUADOS 205C12000/F/004

22 Página: 21 Nombre del procedimiento: Inscripción a Preparatoria Abierta. Objetivo: Regular y controlar la inscripción, asignando al usuario una matrícula otorgándole una credencial que lo acredite como estudiante de Preparatoria Abierta. Alcance: Aplica a los aspirantes que soliciten su inscripción a Preparatoria Abierta y que cumplen con los requisitos establecidos en la normatividad vigente. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03 Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Distribuir y controlar la utilización de los formatos de credenciales para los estudiantes de Preparatoria Abierta. Informar las características, derechos y obligaciones a los usuarios de Preparatoria Abierta Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México deberán:

23 Página: 22 Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio. Definiciones: Libro de Matrículas y entrega de Credencial.- Es el documento de registro de matrículas emitidas durante un periodo determinado. Credencial de Preparatoria Abierta.- Es el documento que acredita a una persona como estudiante de preparatoria abierta. Siglas SIOSAD: Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia. Insumos: Documentación requerida en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta vigente. Resultados: Matrícula Asignada Credencial Interacción con otros procedimientos: Preinscripción a Preparatoria Abierta Solicitud de Exámenes Políticas: El Procedimiento de Inscripción se realizará conforme a lo que establecen las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes y el Manual de Operación del Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia (SIOSAD), vigente.

24 Página: 23 Desarrollo: PROCEDIMIENTO: Inscripción a Preparatoria Abierta No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Aspirante o Gestor: Acude a la Oficina Regional de Preparatoria Abierta o Centro de Servicios a solicitar la inscripción con la documentación establecida en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta vigente. 2 Responsable de Inscripción Verifica que la documentación este completa y correcta y que cumpla con los requisitos. Está completa y correcta la documentación? 3 No está completa y correcta. Comunica al aspirante o gestor informándole que debe corregir o complementar la información. 4 Sí está completa y correcta. Regresa documentos originales al aspirante o gestor una vez que son revisados. 5 Captura la información en el SIOSAD, asigna matrícula e imprime Cédula de Inscripción y entrega al aspirante o gestor. En caso de encontrarse algún error en los datos ingresados al sistema procede a su corrección. 6 Aspirante o Gestor Aspirante: Firma la Cédula de Inscripción, en caso de que la información registrada este correcta. En caso de identificar algún error, informa al responsable de Inscripción, para que haga la corrección. Gestor: Revisa que la información registrada en la Cédula de Inscripción sea correcta y recaba la firma del aspirante.

25 Página: 24 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD En caso de identificar algún error, informa al responsable de Inscripción, para que haga la corrección. 7 Responsable de Inscripción Informa al estudiante la fecha en que deberá recoger su Credencial de Preparatoria Abierta, presentando una identificación oficial con fotografía vigente. 8 Imprime Credencial de Preparatoria Abierta, pega fotografía y la cancela con el sello oficial y recaba firma de validación. Ordena las credenciales para facilitar su distribución. 9 Aspirante o Gestor Acude a la Oficina Regional de Preparatoria Abierta con una identificación oficial vigente, recibe credencial y revisa datos. En caso de que no sean correctos, indica al Responsable de Inscripción y regresa la credencial para su cancelación. 10 Gestor: Firma el Libro de Matrículas y entrega la credencial a los estudiantes. Aspirante: Recibe y firma la credencial, así como en el Libro de Matrículas de recibido. F i n

26 Página: 25 PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIÓN A PREPARATORIA ABIERTA ASPIRANTE O GESTOR RESPONSABLE DE INSCRIPCIÓN I N I C I O 1 A ACUDE A LA OFICINA DE PREPARATORIA ABIERTA O CENTRO DE SERVICIOS A SOLICITAR LA INSCRIPCIÓN CON LA DOCUMENTACIÓN ESTABLECIDA EN LAS NORMAS VIGENTES 2 V E R I F I C A Q U E L A D O C U M E N T A C I Ó N E S T E COMPLETA Y CORRECTA Y Q U E C U M P L A C O N L O S R E Q U I S I T O S. LA DOCUMENTACIÓN ESTÁ COMPLETA Y CORRECTA? SI NO 3 A COMUNICA AL ASPIRANTE O G E S T O R Q U E D E B E C O R R E G I R O C O M P L E M E N T A R L A I N F O R M A C I Ó N. 4 R E G R E S A D O C U M E N T O S ORIGINALES AL ASPIRANTE O GESTOR UNA VEZ QUE S O N R E V I S A D O S. 5 6 ASPIRANTE: FIRMA LA CÉDULA DE INSCRIPCIÓN, EN CASO DE QUE LA INFORMACIÓN ESTE CORRECTA. GESTOR: REVISA QUE LA INFORMACIÓN DE LA CÉDULA DE INSCRIPCIÓN SEA CORRECTA Y RECABA FIRMA DEL ASPIRANTE. CAPTURA LA INFORMACIÓN EN EL SIOSAD, ASIGNA MATRÍCULA E IMPRIME CÉDULA DE INSCRIPCIÓN Y ENTREGA AL ASPIRANTE O GESTOR 7 INFORMA AL ESTUDIANTE LA FECHA EN QUE DEBERÁ RECOGER SU CREDENCIAL DE PREPARATORIA ABIERTA. 8 9 IMPRIME CREDENCIAL, PEGA FOTOGRAFÍA Y LA CANCELA CON EL SELLO OFICIAL Y RECABA FIRMA DE VALIDA - CIÓN. ACUDE A LA OFICINA DE PREPARATORIA ABIERTA CON UNA IDENTIFICACIÓN OFICIAL RECIBE CREDENCIAL Y REVISA DATOS. 10 GESTOR: FIRMA EL LIBRO DE MATRÍCULAS Y ENTREGA LA CREDENCIAL A LOS ESTUDIANTES. ASPIRANTE: RECIBE Y FIRMA LA CREDENCIAL Y EN EL LIBRO DE MATRÍCULAS DE RECIBIDO. FIN

27 Página: 26 Medición: Indicador para medir el número de inscripciones de preparatoria abierta: Número de aspirantes inscritos X 100 Número de aspirantes que asistieron a la Plática Informativa = % de estudiantes inscritos y con credencial Registro de evidencias Las inscripciones quedan registradas en la base de datos y en el Libro de Matriculas y de Entrega de Credencial, así como en las Cédulas de Inscripción, de los usuarios que los acreditan como estudiantes de Preparatoria Abierta, según el tiempo de conservación del registro que corresponda. Formatos e instructivos: Libro de Matriculas y de Entrega de Credencial Cédula de Inscripción Credencial de Preparatoria Abierta

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29 Página: 28 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEINSRE NOMBRE DEL FORMATO: LIBRO DE MATRICULAS Y ENTRGA DE CREDENCIAL UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: INSCRIPCIÓN A PREPARATORIA ABIERTA. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGINOALES OBJETIVO REGULAR Y CONTROLAR LA INSCRIPCIÓN, ASIGNANDO NUMEROS DE MATRICULAS CONSECUTIVOS DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 OFICINA ANOTAR LA CLAVE Y LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI. 2 FECHA FECHA DE EMISION 3 LOTE NÚMERO DE LOTE GENERADO POR SIOSAD 4 MATRICULA EL NÚMERO DE MATRICULA QUE LE FUE ASIGNADO A TRAVES DE SIOSAD 5 APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) DE LOS ASPIRANTES 6 FOLIO DE CREDENCIAL EL NÚMERO FOLIO DE CREDENCIAL QUE LE CORRESPONDE AL ASPIRANTE 7 FECHA DE ENTREGA EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE ENTREGÓ LA CREDENCIAL 8 FIRMA DE RECIBIDO RECABAR LA FIRMA DEL ASPIRANTE O GESTOR AL MOMENTO DE ENTREGAR LA CREDENCIAL 205C12000/F/004

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31 Página: 30 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEINSRE NOMBRE DEL FORMATO: CÉDULA DE INSCRIPCIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: INSCRIPCIÓN A PREPARATORIA ABIERTA. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO CONTAR CON UN DOCUMENTO CON FOTOGRAFIA, DATOS GENERALES Y FIRMA QUE FUNGIRA COMO PARTE DEL RESPALDO ACADEMICO DEL ESTUDIANTE DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 FECHA EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE EMITE LA CEDULA INSCRIPCIÓN DE 2 MATRICULA EL NÚMERO DE MATRICULA QUE LE FUE ASIGNADO POR SIOSAD 3 OFICINA ANOTAR LA CLAVE Y LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI. 4 DATOS GENERALES EL APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO, NOMBRE (S), FECHA DE NACIMIENTO, GÉNERO, ESTADO CIVIL, LUGAR DE NACIMIENTO Y CURP DEL ASPIRANTE 5 DOMICILIO LA CALLE Y NO., COLONIA, C. P., TELÉFONO, DELEGACIÓN O MUNICIPIO Y ENTIDAD DONDE ESTA UBICADA LA SEDE 6 NOMBRE Y FIRMA EL NOMBRE COMPLETO Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA INSCRIPCIÓN 7 FIRMA DEL ESTUDIANTE ASENTAR LA FIRMA DEL ESTUDIANTE 205C12000/F/004

32 Página: CLAVE DEL FORMATO INSTRUCTIVO DE LLENADO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO

33 Página: 32 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEINSRE NOMBRE DEL FORMATO: CREDENCIAL DE PREPARATORIA ABIERTA UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: INSCRIPCIÓN A PREPARATORIA ABIERTA. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINA DE OPERACIÓN ACADÉMICA OBJETIVO IDENTIFICAR A LOS ESTUDIANTES DE PREPARATORIA ABIERTA EN LAS OFICINAS REGIONALES Y SEDES DE APLICACION DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 DATOS GENERALES EL, NOMBRE, APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO, LA CURP, LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI Y EL NÚMERO DE MATRICULA 2 DOMICILIO LA CALLE Y NO., COLONIA, DELEGACIÓN O MUNICIPIO, ENTIDAD, C. P., TELÉFONO, FECHA DE EXPEDICIÓN Y LA VIGENCIA DE LA CREDENCIAL 3 FIRMA DEL ESTUDIANTE ASENTAR LA FIRMA DEL ESTUDIANTE 4 FOLIO NO. EL NÚMERO DE FOLIO RESPECTIVO EL CUAL CONSTA DE 6 DÍGITOS 205C12000/F/004

34 Página: 33 Nombre del procedimiento: Captación de Solicitud de Exámenes Objetivo: Captar y registrar las solicitudes de exámenes ordinarios y extemporáneos de los estudiantes de Preparatoria Abierta para determinar la demanda requerida en la entidad. Alcance: Aplica a los estudiantes de Preparatoria Abierta en la entidad, que acudan a solicitar exámenes. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03 Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Coadyuvar en la elaboración del reporte de ingresos con la Oficina Administrativa y Financiera por concepto de duplicado de credencial, solicitud de exámenes y duplicado de certificado. Asignar número de identificación de sedes de aplicación de exámenes de Preparatoria Abierta para su debido control. Vigilar que la solicitud y aplicación de exámenes ordinarios y extemporáneos se apegue al calendario y normatividad vigente. Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México deberán:

35 Página: 34 Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio. Definiciones: Solicitud de Exámenes.- Es la actividad que realiza el estudiante inscrito a Preparatoria Abierta para que en las fechas programadas en los calendarios establecidos, presente el examen de la asignatura solicitada. Examen Extemporáneo.- Es un servicio que se ofrece a los estudiantes inscritos en Preparatoria Abierta, que cubren los requisitos establecidos en las normas y solicitan examen en el calendario vigente, que cuentan con 20 o más asignaturas acreditadas como apoyo al egreso, hayan realizado renuncia de calificaciones aprobatorias, tengan alguna discapacidad, sean internos en Centros de Readaptación, trabajen sábados y domingos o sea personal adscrito a Preparatoria Abierta. Examen Ordinario.- Es un servicio que se ofrece a los estudiantes inscritos en Preparatoria Abierta, que cubren los requisitos establecidos en las normas y solicitan examen en calendario vigente. Sedes de Aplicación.- Espacios que se utilizan para efectuar la aplicación de exámenes. Siglas SIOSAD: Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia. Insumos: Solicitud de Exámenes. Resultados: Solicitud de Examen requisitada. Interacción con otros procedimientos: Atención a Demanda de Exámenes Aplicación de Exámenes Calificación Exámenes Servicios Complementarios Políticas: El registro de Solicitudes de Exámenes se realizará conforme a lo que establecen la Ley Federal de Derechos, las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, el Calendario de Solicitud y Presentación de Exámenes.

36 Página: 35 Desarrollo: PROCEDIMIENTO: Captación de Solicitud de Exámenes No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Estudiante Cubre el pago de derecho(s) a examen(es) a presentar 2 Solicita examen(es) presentando los requisitos que establece la normatividad vigente y proporciona el nombre de las asignaturas. 3 Responsable de Recepción Verifica que los requisitos presentados por el estudiante para solicitar examen(es), estén correctos. Están correctos los requisitos? 4 No están correctos los requisitos. Informa al estudiante que le falta alguno de los requisitos. 5 Sí están correctos los requisitos. Captura la información de la solicitud de examen(es) en el sistema. 6 Devuelve la Credencial de Preparatoria Abierta y entrega la Solicitud de Examen debidamente requisitada. 7 Estudiante Recibe Solicitud de Examen y verifica que los datos estén correctos. Están correctos los datos? 8 No están correctos los datos. Devuelve al Responsable de Recepción para que corrija la información. 9 Sí están correctos los datos. Firma la solicitud de examen y acude a presentarlo en la fecha establecida.

37 Página: 36 PROCEDIMIENTO: CAPTACIÓN DE SOLICITUDES DE EXÁMENES ESTUDIANTE RESPONSABLE DE RECEPCIÓN I N I C I O 1 CUBRE EL PAGO DE DERECHO A EXAMEN(ES) A PRESENTAR 2 A SOLICITA EXAMEN, PRESENTA REQUISITOS Y PROPORCIONA EL NOMBRE DE LAS ASIGNATURAS. 3 B V E R I F I C A Q U E L O S REQUISITOS PRESENTADOS POR EL ESTUDIANTE PARA SOLICITAR EXAMEN(ES), E S T É N C O R R E C T O S ESTÁN CORRECTOS LOS REQUISITOS? SI NO 4 INFORMA AL ESTUDIANTE QUE LE FALTA ALGUNO DE L O S R E Q U I S I T O S. 5 C A P T U R A L A I N F O R M A C I Ó N D E L A S O L I C I T U D D E EXAMEN(ES) AL SISTEMA. 7 7 DEVUELVE LA CREDENCIAL DE PREPARATORIA ABIERTA Y ENTREGA LA SOLICITUD DE EXAMEN DEBIDAMENTE REQUISITADA. R E C I B E S O L I C I T U D D E EXAMEN Y VERIFICA QUE L O S D A T O S E S T É N C O R R E C T O S. ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS? SI NO 8 B D E V U E L V E A L R E S P O N S A B L E D E RECEPCIÓN PARA QUE C O R R I J A L A I N F O R M A C I Ó N. 9 FIRMA LA SOLICITUD DE EXAMEN. FIN

38 Página: 37 Medición: Indicador para medir el número de captación de Solicitud de Exámenes de Preparatoria Abierta: Número de estudiantes que solicitaron examen X 100 Número de estudiantes activos = % de estudiantes activos que solicitaron examen Registro de evidencias La captación de Solicitud de Exámenes de Preparatoria Abierta queda asentada en el Concentrado de Demanda de Exámenes, que para tal efecto establezca la Dirección de Preparatoria Abierta. Formatos e instructivos: Solicitud de exámenes

39 Página:

40 Página: 39 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MECSERE NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE EXÁMENES UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: CAPTACIÓN DE SOLICITUD DE EXÁMENES X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO CAPTAR Y REGISTRAR LAS SOLICITUDES DE EXÁMENES ORDINARIOS Y EXTEMPORÁNEOS DE LOS ESTUDIANTES DE PREPARATORIA ABIERTA PARA DETERMINAR LA DEMANDA REQUERIDA EN LA ENTIDAD. DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 DATOS DEL ESTUDIANTE LA MATRICULA, APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO, NOMBRE, Y EL ÁREA 2 INFORMACIÓN GENERAL LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI, FOLIO, FECHA DE SOLICITUD, NÚMERO DE ASIGNATURAS, IMPORTE, ETAPA, CLAVE DE SEDE DE APLICACIÓN, NOMBRE SEDE DE APLICACIÓN, DOMICILIO Y MUNICIPIO 3 DETALLE DE ASIGNATURA LA CLAVE, LA ASIGNATURA, EL TIPO DE EXAMEN, EL HORARIO Y EL DÍA DEL EXAMEN. 4 FIRMA DEL ESTUDIANTE ASENTAR LA FIRMA DEL ESTUDIANTE EN LA PARTE INFERIOR DE LA FORMA 5 SELLO DE LA OFICINA COLOCAR EL SELLO DE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI 205C12000/F/004

41 Página: 40 Nombre del procedimiento: Atención a la Demanda de Exámenes Objetivo: Atender la demanda de exámenes conforme a los Calendarios de Solicitud y Presentación de Exámenes Ordinarios y Extemporáneos de Preparatoria Abierta, para realizar en tiempo y forma la aplicación en la entidad. Alcance: Aplica a las Oficinas de Preparatoria Abierta que integran la demanda estatal de exámenes. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03 Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Autorizar lo correspondiente derivado de la operación del servicio de Preparatoria Abierta en los Departamentos Valle de México y Valle de Toluca. Organizar y supervisar los procesos de solicitud, aplicación y calificación de exámenes de Preparatoria Abierta. Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México deberán: Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio.

42 Página: 41 Definiciones: Demanda de Exámenes.- Es el número de exámenes solicitados por oficinas, sedes y centros de asesoría autorizados; y se remite a la Dirección de Preparatoria Abierta para su integración y envió a la Dirección de Sistemas Abiertos Examen Extemporáneo.- Es un servicio que se ofrece a los estudiantes inscritos en Preparatoria Abierta, que cubren los requisitos establecidos en las normas y solicitan examen en el calendario vigente, que cuentan con 20 o más asignaturas acreditadas como apoyo al egreso, hayan realizado renuncia de calificaciones aprobatorias, tengan alguna discapacidad, sean internos en Centros de Readaptación, trabajen sábados y domingos o sea personal adscrito a Preparatoria Abierta. Examen Ordinario.- Es un servicio que se ofrece a los estudiantes inscritos en Preparatoria Abierta, que cubren los requisitos establecidos en las normas y solicitan examen en calendario vigente. Material de Examen.- Son cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas y listas de asistencia, que se utilizan en la aplicación de exámenes de Preparatoria Abierta. Material de Apoyo.- Son los borradores, plumas, gises, marcadores, pegamento o cinta adhesiva, carteles de identificación y avisos que son necesarios para la aplicación de exámenes. Sedes de Aplicación.- Espacios que se utilizan para efectuar la aplicación de exámenes. Siglas DGB: Dirección General del Bachillerato. Insumos: Solicitud de Exámenes. Resultados: Concentrado de la Demanda de Exámenes. Interacción con otros procedimientos: Inscripción a Preparatoria Abierta Solicitud de Exámenes Aplicación de Exámenes Calificación Exámenes

43 Página: 42 Políticas: La atención de la demanda de exámenes ordinarios y extemporáneos se realizará conforme a lo que establecen las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, el Programa de Actividades a Desarrollar entre la Dirección de Sistemas Abiertos /DGB y las Oficinas de Preparatoria Abierta en los Estados y el Calendario de Solicitud, Presentación y Certificación de Exámenes Extemporáneos en Preparatoria Abierta. Cualquier irregularidad en la atención a la demanda de exámenes se notificará por escrito a la Dirección de Sistemas Abiertos, máximo 10 días hábiles después de presentada la irregularidad.

44 Página: 43 Desarrollo: Procedimiento: Atención a la Demanda De Exámenes. No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Responsable de Concentrar la Demanda Integra la demanda de solicitud de exámenes de preparatoria abierta e imprime Concentrado de la Demanda y lo entrega para su revisión y validación 2 Dirección de Preparatoria Abierta Verifica que las solicitudes de exámenes estén incluidas en la demanda y revisa los totales por asignatura y sede. Está correcto? 3 No está correcto. Informa motivo de rechazo y devuelve al Responsable de Concentrar la Demanda para su corrección. 4 5 Responsable de organizar materiales de aplicación Sí está correcto. Valida la información y envía Concentrado de la Demanda por correo electrónico y/o vía fax a la DSA en las fechas establecidas en el Programa de Actividades a Desarrollar entre la Dirección de Sistemas Abiertos con las Oficinas de Preparatoria Abierta y/o Calendario de Solicitud, Presentación y Certificación de Exámenes Extemporáneos en Preparatoria Abierta vigentes. Recibe paquetes de cuadernillos de exámenes en las fechas establecidas en el Programa de Actividades a Desarrollar entre la Dirección de Sistemas Abiertos con las Oficinas de Preparatoria Abierta y/o Calendario de Solicitud, Presentación y Certificación de Exámenes Extemporáneos en Preparatoria Abierta. 6 Revisa que el material esté completo y que corresponda a la etapa y fase solicitada. En caso de identificar faltantes notifica a la DSA por escrito. 7 Organiza paquetes de materiales por oficina y sede de aplicación (listas de asistencia, cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas y materiales de apoyo). 8 Distribuye los paquetes de materiales a las oficinas y sedes de aplicación.

45 Página: 44 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN A LA DEMANDA DE EXÁMENES RESPONSABLE DE CONCENTRAR LA DEMANDA RESPONSABLE DE ORGANIZAR MATERIALES DE APLICACIÓN I N I C I O 1 A INTEGRA DEMANDA DE EXÁMENES DE PREPARATORIA ABIERTA, ELABORA, E IMPRIME CONCENTRADO DE LA DEMANDA Y LO ENTREGA PARA SU REVISIÓN Y VALIDACIÓN 2 VERIFICA QUE LAS SOLICITUDES DE EXÁMENES ESTÉN INCLUIDAS EN LA DEMANDA Y REVISA LOS TOTALES POR ASIGNATURA Y SEDE. ESTÁ CORRECTO? SÍ NO 3 INFORMA MOTIVO DE RECHAZO Y DEVUELVE AL RESPONSABLE DE CONCENTRAR LA DEMANDA PARA SU CORRECCIÓN. A 4 VALIDA LA INFORMACIÓN Y ENVÍA CONCENTRADO DE LA DEMANDA POR CORREO ELECTRÓNICO Y/O VÍA FAX A LA DSA EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS 5 RECIBE PAQUETES DE CUADERNILLOS DE EXÁMENES EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS EN EL PROGRAMA DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR 6 REVISA QUE EL MATERIAL ESTÉ COMPLETO Y CORRECTO Y QUE CORRESPONDA A LA ETAPA Y FASE SOLICITADA. 7 ORGANIZA PAQUETES DE MATERIALES POR OFICINA Y SEDE DE APLICACIÓN (LISTAS DE ASISTENCIA, CUADERNILLOS DE PREGUNTAS, HOJAS DE RESPUESTAS Y MATERIALES DE APOYO. 8 DISTRIBUYE PAQUETES DE MATERIALES A LAS OFICINAS Y SEDES DE APLICACIÓN F I N

46 Página: 45 Medición: Indicador para medir el número de atención a la demanda de exámenes: Material de examen recibido X 100 Material de examen solicitado = % de material de examen recibido correcto Registro de evidencias La captación de atención a la demanda de exámenes de Preparatoria Abierta queda inscrita en el Concentrado de Demanda de Exámenes, que para tal efecto establezca la Dirección de Preparatoria Abierta. Formatos e instructivos Concentrado de Demanda de Exámenes.

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48 Página: 47 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEPRERE NOMBRE DEL FORMATO: CONCENTRADO DE DEMANDA D EXÁMENES UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: ATENCIÓN A LA DEMANDA DE EXÁMENES. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LA OFICINA DE OPERACIÓN A CADEMICA DISTRIBUCIÓN LA DIRECCIÓN DE SISTEMAS ABIERTOS OBJETIVO ATENDER LA DEMANDA DE EXÁMENES CONFORME A LOS CALENDARIOS DE SOLICITUD Y PRESENTACIÓN DE EXÁMENES ORDINARIOS Y EXTEMPORÁNEOS DE PREPARATORIA ABIERTA DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 ENTIDAD LA ENTIDAD QUE CORRESPONDE 2 OFICINA LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI 3 CLAVE CLAVE DE LA OFICINA REGIONAL 4 SEDE EL NOMBRE DE LA SEDE DE APLICACIÓN 5 CLAVE LA CLAVE DE LA ASIGNATURA 6 EXÁMENES SOLICITADOS POR ASIGNATURA EL NÚMERO DE EXÁMENES SOLICITADOS POR ASIGNATURA 7 SUBTOTAL EL SUBTOTAL DE ACUERDO EL NÚMERO DE EXÁMENES SOLICITADOS POR ASIGNATURA 8 TOTAL GENERAL EL TOTAL GENERAL CON BASE AL NÚMERO DE EXÁMENES SOLICITADOS POR ASIGNATURA 205C12000/F/004

49 Página: 48 Nombre del procedimiento: Aplicación de Exámenes Objetivo: Realizar la aplicación de exámenes conforme a las fechas y horarios establecidos en los calendarios de solicitud y presentación de exámenes ordinarios y extemporáneos vigentes. Alcance: Aplica en las oficinas de Preparatoria Abierta y sedes de aplicación de exámenes autorizadas en la entidad. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03 Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Vigilar que la solicitud y aplicación de exámenes ordinarios y extemporáneos se apegue al calendario y normatividad vigente. Administrar, distribuir y resguardar los documentos que se generan en preparatoria Abierta antes, durante y después de la aplicación de exámenes Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México deberán: Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio.

50 Página: 49 Vigilar los procedimientos relativos al reclutamiento y selección de los participantes voluntarios. Definiciones: Examen Extemporáneo.- Es un servicio que se ofrece a los estudiantes inscritos en Preparatoria Abierta, que cubren los requisitos establecidos en las normas y solicitan examen en el calendario vigente, que cuentan con 20 o más asignaturas acreditadas como apoyo al egreso, hayan realizado renuncia de calificaciones aprobatorias, tengan alguna discapacidad, sean internos en Centros de Readaptación, trabajen sábados y domingos o sea personal adscrito a Preparatoria Abierta. Examen Ordinario.- Es un servicio que se ofrece a los estudiantes inscritos en Preparatoria Abierta, que cubren los requisitos establecidos en las normas y solicitan examen en calendario vigente. Material de Examen.- Documentos que contienen el instrumento que permiten conocer los logros alcanzados por los estudiantes al concluir una etapa de aprendizaje, tiene como propósito, verificar el cumplimiento de los objetivos y asignar una calificación. Material de Apoyo.- Son los borradores, plumas, gises, marcadores, pegamento o cinta adhesiva, carteles de identificación y avisos que son necesarios para la aplicación de exámenes. Coordinador de Sede y/o Grupo.- Es el participante voluntario en la aplicación de exámenes, responsable del material desde su recepción hasta su devolución a la Oficina Regional correspondiente. Lista de Asistencia al Examen.- Relación de nombres de estudiantes que solicitaron exámenes. Sedes de Aplicación.- Espacios que se utilizan para efectuar la aplicación de exámenes. Siglas SIOSAD: Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia. Insumos: Material de Examen. Resultados: Exámenes Aplicados. Interacción con otros procedimientos: Captación de solicitud de exámenes Atención a la Demanda de Exámenes Calificación Exámenes

51 Página: 50 Políticas: La aplicación de exámenes se realizará conforme a lo establecido en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Cualquier cambio o modificación que se realice a las fechas y horarios de aplicación de exámenes, estará sujeto de autorización por parte de la Dirección de Sistemas Abiertos y deberá notificarse por escrito. En caso de realizarse una reprogramación de la aplicación de exámenes, deberá ser comunicada a los estudiantes y a la Dirección de Sistemas Abiertos. Los participantes en la aplicación de exámenes serán reclutados, seleccionados y capacitados con base a lo establecido en las Normas de Registro y Control vigentes. Se deberá conformar un banco de participantes en la aplicación de exámenes y renovarse por lo menos cada año, así como integrar un expediente de cada uno de ellos.

52 Página: 51 Desarrollo: Procedimiento: Aplicación de Exámenes No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Coordinador de sede y/o grupo Recibe del Responsable de la Organización y Aplicación de Exámenes los materiales: de examen, apoyo y complementarios y los revisa. Si los materiales están completos firma de recibido en la relación de materiales de aplicación. 2 Verifica que las instalaciones estén en condiciones adecuadas para el desarrollo de la aplicación de exámenes y selecciona el aula que utilizará para organizar a los aplicadores y registra su asistencia. 3 Recaba firmas en el Control de Asistencia de Participantes en la Aplicación de Exámenes y da instrucciones generales sobre la aplicación y asigna grupos. 4 Identifica las aulas a utilizar por asignatura según el horario de aplicación. 5 Distribuye material de aplicación a los aplicadores y supervisa el desarrollo de la aplicación en la sede. 6 Registra en el acta respectiva, en caso de presentarse una irregularidad para hacerla llegar a la instancia correspondiente y se tomen las medidas necesarias. 7 Aplicador Recibe instrucciones del Coordinador de Sede y/o grupo y revisa que los cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas y listas de asistencia al examen estén completos y correspondan a la asignatura que se indica en la etiqueta. En caso de encontrar algún error acude con el Coordinador de Sede, para que se levante el Acta de Irregularidades correspondiente. Está correcto? 8 No está correcto. Reporta al Coordinador de Sede y/o grupo, que no está completo el material de examen. 9 Sí está correcto. Acude al aula asignada y procede a la aplicación de los exámenes.

53 Página: 52 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 10 Aplicador Revisa que la Solicitud de Examen y credencial de los estudiantes cubran los requisitos, en su caso, le permite acceso al aula. 11 Una vez que esta el grupo completo y se cumple la hora de inicio, muestra la bolsa de cuadernillos sellada y la abre en presencia de los sustentantes 12 Entrega cuadernillo y hoja de respuestas al sustentante por número de folio y da las instrucciones de llenado. 13 Registra la hora de inicio de la Aplicación y supervisa el desarrollo de la Aplicación de Exámenes, de presentarse alguna irregularidad durante el desarrollo del examen, deberá de notificar al Coordinador para que le levante el acta correspondiente. 14 Revisa que la Hoja de Respuestas esté debidamente requisitada y codificada, identifica errores de codificación en los datos de la aplicación, y solicita al sustentante que los corrija. 15 Verifica que el cuadernillo de examen este completo y corresponda al folio asignado y solicita al sustentante que firme la Lista de Asistencia al Examen. 16 Registra la hora de término de la aplicación, coloca su nombre y firma en el espacio correspondiente en la Lista de Asistencia al Examen, organiza el material de aplicación y entrega al Coordinador. 17 Coordinador de sede y/o grupo Recibe y revisa que el material de aplicación este completo y correcto. Está completo y correcto? 18 No está correcto. Levanta el Acta de Irregularidad correspondiente. 19 Sí está correcto. Integra paquetes, los sella y cancela con su firma para su resguardo y elabora el Informe General de la Aplicación de Exámenes y entrega los materiales de aplicación y de apoyo al Responsable de la Organización y Aplicación de Exámenes.

54 Página: 53 PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN DE EXÁMENES COORDINADOR DE SEDE Y/O GRUPO APLICADOR I N I C I O 1 RECIBE DEL RESPONSABLE DE LA ORGANIZACIÓN Y APLICACIÓN DE EXÁMENES LOS MATERIALES: DE EXAMEN, APOYO Y COMPLEMENTARIOS Y LOS REVISA. 2 VERIFICA QUE LAS INSTALACIONES ESTÉN EN CONDICIONES ADECUADAS Y SELECCIONA EL AULA QUE UTILIZARÁ PARA ORGANIZAR A LOS APLICADORES Y REGISTRA SU ASISTENCIA. 3 RECABA FIRMAS EN EL CONTROL DE ASISTENCIA DE PARTICIPANTES EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES Y DA INSTRUCCIONES GENERALES SOBRE LA APLICACIÓN Y ASIGNA GRUPOS. 4 DEVUELVE LA CREDENCIAL DE PREPARATORIA ABIERTA Y ENTREGA LA SOLICITUD DE EXAMEN REQUISITADA. 5 DISTRIBUYE MATERIAL DE APLICACIÓN A LOS APLICADORES Y SUPERVISA EL DESARROLLO DE LA APLICACIÓN EN LA SEDE. 6 REGISTRA EN EL ACTA, EN CASO DE PRESENTARSE UNA IRREGULARIDAD PARA HACERLA LLEGAR A LA INSTANCIA CORRESPONDIENTE Y SE TOMEN LAS MEDIDAS NECESARIAS. 7 RECIBE INSTRUCCIONES DEL Y REVISA QUE LOS CUADERNILLOS DE PREGUNTAS, HOJAS DE RESPUESTAS Y LISTAS DE ASISTENCIA AL EXAMEN ESTÉN COMPLETOS Y CORRESPONDA ESTÁ CORRECTOS? SÍ NO 8 REPORTA AL COORDINADOR DE SEDE Y/O GRUPO, QUE NO ESTÁ COMPLETO EL MATERIAL DE EXAMEN. A 9 ACUDE AL AULA ASIGNADA Y PROCEDE A LA APLICACIÓN DE LOS EXÁMENES. 1

55 Página: 54 PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN DE EXÁMENES COORDINADOR DE SEDE Y/O GRUPO APLICADOR 1 10 REVISA QUE LA SOLICITUD DE EXAMEN Y CREDENCIAL DE LOS ESTUDIANTES CUBRAN LOS REQUISITOS, EN SU CASO, LE PERMITE ACCESO AL AULA. 11 ABRE EN PRESENCIA DE LOS SUSTENTANTES, UNA VEZ QUE ESTA EL GRUPO COMPLETO Y SE CUMPLE LA HORA DE INICIO, LA BOLSA DE CUADERNILLOS SELLADA. 12 ENTREGA CUADERNILLO Y HOJA DE RESPUESTAS AL SUSTENTANTE POR NÚMERO DE FOLIO Y DA LAS INSTRUCCIONES DE LLENADO. 13 REGISTRA LA HORA DE INICIO DE LA APLICACIÓN Y SUPERVISA EL DESARROLLO DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES. 14 REVISA QUE LA HOJA DE RESPUESTAS ESTÉ DEBIDAMENTE REQUISITADA Y CODIFICADA, IDENTIFICA ERRORES DE, Y SOLICITA AL SUSTENTANTE QUE LOS CORRIJA. 15 DISTRIBUYE MATERIAL DE APLICACIÓN A LOS APLICADORES Y SUPERVISA EL DESARROLLO DE LA APLICACIÓN EN LA SEDE REGISTRA LA HORA DE TÉRMINO DE LA APLICACIÓN, 8 COLOCA SU NOMBRE Y FIRMA EN LA LISTA DE ASISTENCIA AL EXAMEN, ORGANIZA EL MATERIAL DE APLICACIÓN Y ENTREGA RECIBE Y REVISA QUE EL MATERIAL DE APLICACIÓN ESTE COMPLETO Y CORRECTO. ESTÁ CORRECTOS? SÍ NO 18 LEVANTA EL ACTA DE IRREGULARIDAD CORRESPONDIENTE. 19 INTEGRA PAQUETES, LOS SELLA, CANCELA CON SU FIRMA PARA SU RESGUARDO Y ELABORA INFORME DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES Y ENTREGA MATERIALES DE APOYO F I N

56 Página: 55 Medición: Indicador para medir el número de aplicación de exámenes: Número de estudiantes que presentaron examen X 100 Número de estudiantes que solicitaron examen = % estudiante que presentaron examen Registro de evidencias La captación de atención a la demanda de exámenes de Preparatoria Abierta queda inscrita en el Registro de Control de Asistencia de Participantes en la Aplicación de Exámenes, en la Relación de Materiales de Aplicación, en la Lista de Asistencia al Examen, en el Informe General de la Aplicación de Exámenes y el Acta de Irregularidades, que para tal efecto establezca la Dirección de Preparatoria Abierta. Formatos e instructivos Control de Asistencia de Participantes en la Aplicación de Exámenes Relación de Materiales de Aplicación Lista de Asistencia al Examen Informe General de la Aplicación de Exámenes Acta de Irregularidades

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58 Página: 57 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEAEXRE NOMBRE DEL FORMATO: CONTROL DE ASISTENCIA DE PARTICIPANTES EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: ATENCIÓN A LA DEMANDA DE EXÁMENES. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO LLEVAR EL CONTROL DE ASISTENCIA DE PARTICIPANTES VOLUNTARIOS EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES CONFORME A LAS FECHAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 SEDE EL NOMBRE DE LA SEDE QUE FUE ASIGNADA 2 CLAVE EL NÚMERO DE LA CLAVE DE SEDE ASIGNADO 3 ETAPA/FASE LA ETAPA O FASE SEGÚN CORRESPONDA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES. 4 FECHA DE APLICACIÓN EL DÍA, MES Y AÑO EN QUE SE REALIZÓ LA APLICACIÓN DE EXÁMENES 5 NÚM. EL NÚMERO PROGRESIVO SEGÚN CORRESPONDA 6 NOMBRE DEL PARTICIPANTE EL NOMBRE, APELLIDO PATERNO Y APELLIDO MATERNO DEL PARTICIPANTE 7 TIPO DE PARTICIPANTE EL TIPO DE PARTICIPANTE SEGÚN CORRESPONDA 8 REGISTRO DE ASISTENCIA EL DÍA DE LA APLICACIÓN, EL HORARIO, SÍ ES PRIMERA O SEGUNDA APLICACIÓN, LA HORA Y LA FIRMA DEL PARTICIPANTE 9 OBSERVACIONES LAS OBSERVACIONES O COMENTARIOS QUE CONSIDERE NECESARIOS 10 ELABORÓ NOMBRE Y FIRMA DEL APLICADOR QUE ELABORÓ LA FORMA 11 VO. BO. NOMBRE Y FIRMA DEL COORDINADOR DE SEDE Y/O GRUPO QUE OTORGA EL VISTO BUENO 205C12000/F/004

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60 Página: 59 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEAEXRE NOMBRE DEL FORMATO: RELACIÓN DE MATERIALES DE APLICACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: ATENCIÓN A LA DEMANDA DE EXÁMENES. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: APLICADOR Y COORDINADOR DE SEDE Y/O GRUPO DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO LLEVAR EL CONTROL DEL MATERIAL DE APLICACIÓN DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 OFICINA LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI. 2 MES EL MES CORRESPONDIENTE 3 CLAVE/NOMBRE DE SEDE 4 ETAPA/FASE LA CLAVE QUE LE HAYAN DESTINADO Y EL NOMBRE DE LA SEDE ASIGNADA LA ETAPA O FASE SEGÚN CORRESPONDA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES. 5 CLAVE DE ASIGNATURA LA CLAVE DE ASIGNATURA SEGÚN CORRESPONDA 6 CUADERNILLO DE PREGUNTAS EL NUMERO DE FOLIO INCIAL Y FOLIO FINAL 7 HOJAS DE RESPUESTA EL NUMERO DE FOLIO INCIAL Y FOLIO FINAL 8 TOTAL DE LISTAS DE ASISTENCIAS NUMERO TOTAL DE LISTAS DE ASISTENCIAS 205C12000/F/004

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62 Página: 61 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEAEXRE NOMBRE DEL FORMATO: LISTA DE ASISTENCIA AL EXAMEN UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: ATENCIÓN A LA DEMANDA DE EXÁMENES. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LA OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA Y PERSONAL VOLUNTARIO DE APLICACIÓN DE EXAMENES DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO COMPROBAR LA ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES AL EXAMEN DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 OFICINA 2 SEDE 3 ETAPA/FASE LA CLAVE Y LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI LA CLAVE QUE LE HAYAN DESTINADO Y EL NOMBRE DE LA SEDE ASIGNADA LA ETAPA O FASE SEGÚN CORRESPONDA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES. 4 ASIGNATURA LA CLAVE DE ASIGNATURA SEGÚN CORRESPONDA Y EL SEMESTRE RESPECTIVO 5 PÁGINA EL NÚMERO DE PÁGINA CORRESPONDIENTE 6 FECHA DE EMISIÓN LA FECHA EN QUE FUE EMITIDA LA LISTA DE ASISTENCIA 7 FECHA DE APLICACIÓN LA FECHA EN QUE FUE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES LA LISTA DE ASISTENCIA 9 NO. PROG. EL NÚMERO PROGRESIVO CORRESPONDIENTE 10 FOLIO DE HOJA DE RESPUESTA EL NÚMERO DE FOLIO DE HOJA DE RESPUESTA RESPECTIVO 11 FOLIO DE CUADERNILLO EL NUMERO DE FOLIO DE CUADERNILLO 12 MATRICULA EL NUMERO DE MATRICULA QUE LE ASIGNADO AL ESTUDIANTE 13 NOMBRE APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y NOMBRE 14 FIRMA ASENTAR LA FIRMA DEL ESTUDIANTE 15 NOMBRE Y FIRMA DEL APLICADOR NOMBRE COMPLETO Y FIRMA DEL APLICADOR 16 NOMBRE Y FIRMA DEL APLICADOR AUXILIAR NOMBRE COMPETO Y FIRMA DEL APLICADOR AUXILIAR 17 HORA DE INICIO HORA DE TERMINO LA HORA DE INICIO Y DE TÉRMINO DE LA APLICACIÓN DEL EXAMEN 18 NOMBRE Y FIRMA DEL COORDINADOR NOMBRE Y FIRMA DEL COORDINADOR DE SEDE Y/O GRUPO 205C12000/F/004

63 Página: 62 1

64 Página: 63 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEAEXRE NOMBRE DEL FORMATO: ACTA DE IRREGULARIDADES UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: ATENCIÓN A LA DEMANDA DE EXÁMENES. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: APLICADOR Y COORDINADOR DE SEDE Y/O GRUPO DISTRIBUCIÓN OFICINA REGIONAL OBJETIVO LEVANTAR LAS IRREGULARIDADES QUE SE LLEGUEN A PRESENTAR DURANTE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES CONFORME DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 ACTA DE IRREGULARIDADES EL COORDINADOR DE SEDE DEBERÁ ANOTAR EN EL ACTA LA HORA, DÍA, MES Y AÑO, EL LOCAL SU UBICACIÓN, LA ETAPA, FASE, SEDE NÚMERO Y MUNICIPIO, ASÍ COMO REPORTAR LAS ANOMALÍAS QUE SE PRESENTARON DURANTE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES ASÍ MISMO SE DEBERÁ ASENTAR EN EL ACTA EL NOMBRE Y FIRMA DEL COORDINADOR DE SEDE, DEL COORDINADOR DE GRUPO, DEL TESTIGO APLICADOR RESPONSABLE, DEL TESTIGO APLICADOR AUXILIAR Y DE UN TESTIGO 205C12000/F/004

65 Página: 64 Nombre del procedimiento: Calificación de Exámenes Objetivo: Calificar los exámenes ordinarios y extemporáneos presentados por los estudiantes de Preparatoria Abierta a efecto de informarles la calificación obtenida. Alcance: Aplica para los estudiantes de Preparatoria Abierta que presentan exámenes ordinarios y extemporáneos en la entidad. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados, Versión 03 Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Procesar la lectura, validación, captura de plantillas de respuestas para la generación y registro de calificación de exámenes de cada fase por estudiantes Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México deberán: Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio.

66 Página: 65 Definiciones: Plantillas de Calificación.- Formatos que contienen las respuestas correctas y el rango de calificación correspondiente de acuerdo a la asignatura e instrumento de que se trate. Asignación de Grupos.- Organización de oficinas y sedes para la aplicación y calificación de exámenes ordinarios y extemporáneos. Vaciado de Lectura.- Relación que contiene los datos de la aplicación de examen y las respuestas codificadas por los estudiantes de acuerdo a la asignatura presentada. Relación de Resultados.- Registro que contiene los datos de la aplicación del examen, las matrículas y nombres de los estudiantes que presentaron examen, clave de la asignatura presentada y calificación obtenida por asignatura. Siglas SIOSAD: Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia. Insumos: Hoja de Respuestas Resultados: Informe de Calificaciones Relación de Resultados Interacción con otros procedimientos: Inscripción a Preparatoria Abierta Atención a Demanda de Exámenes Aplicación de Exámenes Políticas: La calificación de exámenes se realizará conforme a lo establecido en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes.

67 Página: 66 Desarrollo: Procedimiento: Calificación de Exámenes No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Responsable de Acreditación Recibe las Hojas de Respuestas y Listas de Asistencia después de la aplicación, separa las utilizadas de las no utilizadas. 2 Organiza las hojas de respuestas utilizadas por oficina, asignatura y grupo y envía al calificador las hojas de respuestas utilizadas 3 Calificador Recibe hojas de respuestas, lleva a cabo lectura óptica y revisa para verificar que no se haya omitido algún documento. 4 Registra espacios en blanco o se hayan duplicado respuestas, en caso de identificar algunas de estas situaciones deberá realizar nuevamente el proceso o ingresar los datos de forma manual. 5 Responsable de Acreditación Integra las claves de las plantillas en el Módulo de Asignación de Exámenes del SIOSAD, con base en la Relación de Claves. 6 Verifica la correcta asignación de grupos y claves y entrega plantillas para calificar. 7 Vuelve a realizar el proceso, si hay problemas, de asignación de grupos y/o de plantillas, según corresponda. 8 Calificador Carga los archivos de lectura, realiza la calificación correspondiente y respalda el vaciado de lectura y notificado de la conclusión de la misma 9 Emite Relaciones de Resultados e Informes de Calificaciones y entrega al Responsable de Acreditación para validación, por medio de informes de lectura ópticas, calificación y emisión de resultados de ordinarios o extemporáneos, según corresponda. 10 Responsable de Acreditación Valida la calificación Están correctas las calificaciones? No están correctas. Regresa con el calificador para localizar el error y corregir oportunamente las calificaciones. Sí está correcto. Organiza las Relaciones de Resultados e Informes de Calificaciones por oficina y sede, encarpeta los reportes de resultados y vaciados de lectura, archiva y notifica al Calificador para que actualice la base de datos.

68 Página: Responsable de Atención al Público Recibe resultado de la calificación, relación de resultados e informes de calificaciones para su entrega. 14 Estudiante o Gestor Recibe informe de calificaciones y firma en relación de resultados.

69 Página: 68 PROCEDIMIENTO: CALIFICACIÓN DE EXÁMENES JEFE DE LA OFICINA DE ACREDITACIÓN CALIFICADOR RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL PÚBLICO I N I C I O 1 RECIBE LAS HOJAS DE RESPUESTAS Y LISTAS DE ASISTENCIA DESPUÉS DE LA APLICACIÓN, SEPARA LAS UTILIZADAS DE LAS NO UTILIZADAS. 2 ORGANIZA LAS HOJAS DE RESPUESTAS UTILIZADAS POR OFICINA, ASIGNATURA Y GRUPO Y ENVÍA AL CALIFICADOR LAS HOJAS DE RESPUESTAS UTILIZADAS 3 RECIBE HOJAS DE RESPUESTAS, LLEVA A CABO LECTURA ÓPTICA Y REVISA PARA VERIFICAR QUE NO SE HAYA OMITIDO ALGÚN DOCUMENTO. 4 5 INTEGRA LAS CLAVES DE LAS PLANTILLAS EN EL MÓDULO DE ASIGNACIÓN DE EXÁMENES DEL SIOSAD, CON BASE EN LA RELACIÓN DE CLAVES. REGISTRA ESPACIOS EN BLANCO O SE HAYAN DUPLICADO RESPUESTAS, Y REALIZA NUEVAMENTE EL PROCESO O INGRESAR LOS DATOS DE FORMA MANUAL. 6 VERIFICA LA CORRECTA ASIGNACIÓN DE GRUPOS Y CLAVES Y ENTREGA PLANTILLAS PARA CALIFICAR. 7 VUELVE A REALIZAR EL PROCESO, SI HAY PROBLEMAS, DE ASIGNACIÓN DE GRUPOS Y/O DE PLANTILLAS, SEGÚN CORRESPONDA. 8 A CARGA ARCHIVOS DE LECTURA, REALIZA CALIFICACIÓN RESPECTIVA Y RESPALDA EL VACIADO DE LECTURA Y NOTIFICADO DE LA CONCLUSIÓN DE LA MISMA 9 10 EMITE RELACIONES DE RESULTADOS E INFORMES DE CALIFICACIONES Y ENTREGA PARA VALIDACIÓN, CALIFICACIÓN Y EMISIÓN DE RESULTADOS DE ORDINARIOS O EXTEMPORÁNEOS. VALIDA LA CALIFICACIÓN ESTÁN CORRECTAS LAS CALIFICACIONES? SI B NO 1

70 Página: 69 PROCEDIMIENTO: CALIFICACIÓN DE EXÁMENES JEFE DE LA OFICINA DE ACREDITACIÓN CALIFICADOR RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL PÚBLICO 1 11 REGRESA CON EL CALIFICADOR PARA LOCALIZAR EL ERROR Y CORREGIR OPORTUNAMENTE LAS CALIFICACIONES. A B 12 ORGANIZA RELACIONES DE RESULTADOS E INFORMES DE CALIFICACIONES ENCARPETA LOS REPORTES DE RESULTADOS Y NOTIFICA AL CALIFICADOR PARA QUE ACTUALICE LA BASE DE DATOS. 13 RECIBE RESULTADO DE LA CALIFICACIÓN, RELACIÓN DE RESULTADOS E INFORMES DE CALIFICACIONES Y REMITE A LAS OFICINAS REGIONALES DE PREPARATORIA ABIERTA PARA SU ENTREGA. ESTUDIANTE O GESTOR 14 RECIBE INFORME DE CALIFICACIONES Y FIRMA EN RELACIÓN DE RESULTADOS. F I N

71 Página: 70 Medición: Indicador para medir el número de calificación de exámenes: Número hojas de Respuestas Leídas X 100 Número de hojas de Respuestas recibidas = % Identificación de errores de codificación. Número de exámenes acreditados X 100 Número de exámenes presentados = % de acreditación Registro de evidencias La calificación de exámenes de Preparatoria Abierta queda respaldada en los Registros de Vaciado de Lectura Óptica, en el Listado de Calificaciones, en la Relación de Resultados y en el Informe de Calificaciones, que para tal efecto establezca la Dirección de Preparatoria Abierta. Formatos e instructivos Vaciado de lectura óptica Listado de Calificaciones Relación de Resultados

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73 Página: 72 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEAEXRE NOMBRE DEL FORMATO: VACIADO DE LECTURA ÓPTICA UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: CALIFICACIÓN DE EXÁMENES X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LA OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA DISTRIBUCIÓN OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA OBJETIVO RESGUARDO DE LAS RESPUESTAS DE LOS ESTUDIANTES CODIFICADAS EN LAS HOJAS DE RESPUESTA DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 ETAPA/FASE LA ETAPA O FASE SEGÚN CORRESPONDA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES. 2 LOTE EL NÚMERO DE LOTE CORRESPONDIENTE 3 FECHA EL AÑO, MES Y DÍA DEL VACIADO DE LECTURA ÓPTICA 4 PÁGINA EL NUMERO DE PÁGINA QUE CORRESPONDA 5 NO. PROG. EL NÚMERO PROGRESIVO RESPECTIVO 6 NOMBRE APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y NOMBRE 7 MATRICULA EL NUMERO DE MATRICULA QUE SE LE HA ASIGNADO AL ESTUDIANTE 8 ASIGNATURA LA CLAVE DE LA ASIGNATURA QUE CONSTA DE 2 DÍGITOS 9 OFICINA 10 SEDE 11 RESPUESTAS LA CLAVE DE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI LA CLAVE QUE LE HAYAN DESTINADO Y EL NOMBRE DE LA SEDE ASIGNADA LETRAS CORRESPONDIENTES A LAS RESPUESTAS MARCADAS EN LA HOJA DE RESPUESTA DE LOS ESTUDIANTES QUE PRESENTARON EXÁMENES 205C12000/F/004

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75 Página: 74 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEAEXRE NOMBRE DEL FORMATO: LISTADO DE CALIFICACIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: CALIFICACIÓN DE EXÁMENES X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LA OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA DISTRIBUCIÓN OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA OBJETIVO REGISTRAR LAS CALIFICACIONES DE LOS EXÁMENES ORDINARIOS Y/O EXTEMPORÁNEOS PRESENTADOS POR LOS ESTUDIANTES DE PREPARATORIA ABIERTA A EFECTO DE INFORMARLES DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 OFICINA LA CLAVE Y NOMBRE DE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI 2 ETAPA 3 SEDE LA ETAPA O FASE SEGÚN CORRESPONDA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES. LA CLAVE QUE LE HAYAN DESTINADO Y EL NOMBRE DE LA SEDE ASIGNADA 4 FECHA DE APLICACIÓN EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE REALIZÓ LA APLICACIÓN 5 NÚMERO DE COMUNICADO EL NÚMERO DE COMUNICADO CORRESPONDIENTE 6 FECHA EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE ELABORÓ EL LISTADO DE CALIFICACIONES 7 NÚM. EL NÚMERO PROGRESIVO RESPECTIVO 8 NOMBRE APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y NOMBRE 9 MATRICULA EL NUMERO DE MATRICULA QUE SE LE HA ASIGNADO AL ESTUDIANTE 10 ASIGNATURA LA CLAVE DE LA ASIGNATURA QUE CONSTA DE 2 DÍGITOS 11 C. LA CALIFICACIÓN QUE OBTUVO EL ESTUDIANTE 12 A. NUMERO DE ACIERTOS OBTENIDOS 205C12000/F/004

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77 Página: 76 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEAEXRE NOMBRE DEL FORMATO: RELACIÓN DE RESULTADOS UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: CALIFICACIÓN DE EXÁMENES X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LA OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA DISTRIBUCIÓN OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA OBJETIVO REGISTRAR LAS CALIFICACIONES DE LOS EXÁMENES ORDINARIOS Y/O EXTEMPORÁNEOS PRESENTADOS POR LOS ESTUDIANTES DE PREPARATORIA ABIERTA A EFECTO DE COMPROBAR QUE LOS ESTUDIANTES FUERON INFORMADOS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 OFICINA LA CLAVE Y NOMBRE DE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI 2 ETAPA 3 SEDE LA ETAPA O FASE SEGÚN CORRESPONDA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES. LA CLAVE QUE LE HAYAN DESTINADO Y EL NOMBRE DE LA SEDE ASIGNADA 4 HOJA EL NÚMERO DE HOJA SEGÚN CORRESPONDA 5 FECHA DE APLICACIÓN EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE REALIZÓ LA APLICACIÓN 6 NÚMERO DE COMUNICADO EL NÚMERO DE COMUNICADO CORRESPONDIENTE 7 FECHA EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE ELABORÓ LA RELACIÓN DE RESULTADOS 8 NÚM. EL NÚMERO PROGRESIVO RESPECTIVO 9 NOMBRE 10 MATRICULA APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y NOMBRE DEL ESTUDIANTE EL NUMERO DE MATRICULA QUE SE LE HA ASIGNADO AL ESTUDIANTE 11 ASIG. LA CLAVE DE LA ASIGNATURA QUE CONSTA DE 2 DÍGITOS 12 C. LA CALIFICACIÓN QUE OBTUVO EL ESTUDIANTE 205C12000/F/004

78 Página: 77 Nombre del procedimiento: Atención de Servicios Complementarios. Objetivo: Captar y atender las solicitudes de trámites de servicios complementarios de los procesos de inscripción, acreditación y certificación de Preparatoria Abierta. Alcance: Aplica a los estudiantes que solicitan servicios complementarios que ofrece Preparatoria Abierta en la Entidad. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03 Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Verificar que los servicios complementarios se presten conforme a la normatividad establecida. Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México deberán: Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio.

79 Página: 78 Definiciones: Revisión Académica.- Servicio a través del cual se verifica la correcta asignación de calificación, que se realiza con el apoyo de un asesor, en presencia del interesado y personal de Preparatoria Abierta. Revisión Administrativa.- servicio a través del cual se verifica la correcta asignación de la calificación obtenida en una asignatura por un estudiante de Preparatoria Abierta. Actualización de Historial Académico.- Servicio a través del cual se integra y/o corrigen datos como nombre, matrícula y/o calificaciones de los estudiantes de Preparatoria Abierta. Resolución de Equivalencia de Estudios.- Documento a través del cual la autoridad educativa declara equiparables entre sí estudios realizados dentro del Sistema Educativo Nacional. Resolución de Revalidación de Estudios.- Documento a través del cual la autoridad educativa otorga validez oficial a aquellos estudios realizados fuera del Sistema Educativo Nacional, siempre y cuando sean equiparables con estudios efectuados adentro de éste. Siglas SIOSAD: Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia. Insumos: Solicitudes de Servicios Resultados: Servicios o trámite atendidos Trámites Atendidos Interacción con otros procedimientos: Inscripción Captación de solicitudes Aplicación de exámenes Calificación de exámenes Registro de trámites de solicitud de certificados Elaboración y validación del documento de certificación Políticas: Los trámites de servicios complementarios, para los procesos de inscripción, acreditación y certificación se realizarán conforme a lo establecido en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes, el Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia, SIOSAD y la Ley Federal de Derechos, vigente.

80 Página: 79 Desarrollo: Procedimiento: Atención de Servicios Complementarios. No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Estudiante y/o Gestor. Requisita la Solicitud de Servicios especificando el tipo de trámite a realizar y entrega al Responsable de Atención al Público: Duplicado de Credencial de Preparatoria Abierta por pérdida de vigencia o extravío. Aclaración de Resultados por omisión y/o revisión administrativa de calificaciones reprobatorias. Actualización de Historial Académico en caso de: Corrección de nombre, área o matrícula. Contar con dos matriculas diferentes o duplicada. Integración de Calificaciones amparadas por Resolución de Equivalencia, Revalidación de Estudios y/o Certificación de Estudios Parciales. Revisión Académica. Renuncia de Calificaciones Aprobatorias. Cambio de Área. Constancias de Inscripción y/o de Certificado de Terminación en trámite. 2 Responsable de Atención al Público. Recibe del estudiante la Solicitud de Servicios y los requisitos establecidos en la norma, y revisa que los documentos sean los correctos y correspondan al trámite solicitado. 3 Devuelve documentos originales al Estudiante y/o Gestor, después de verificar la información firma y sella de cotejo las fotocopias. 4 Entrega copia de la Solicitud de Servicios al Estudiante y/o Gestor debidamente firmada y sellada. 5 Clasifica las solicitudes por tipo de servicio y distribuye a los responsables de la elaboración, según el trámite requerido. 6 Responsable de Operación. Recibe las Solicitudes de Servicio y revisa que los trámites solicitados procedan conforme a lo requerido para su efecto. 7 Están correctas las solicitudes? No están correctas. Si no cumple con los requisitos, devuelve al Responsable de Atención al Público informando el motivo del rechazo. 8 Sí están correctas. Atiende los servicios solicitados e informa al Jefe de Oficina Regional de las acciones realizadas y entrega los documentos generados que así lo requieran para su firma.

81 Página: 80 9 Jefe de Oficina Regional Recibe y valida con su firma los documentos que lo requieran y remite al Responsable de Atención al Público para su entrega. 10 Responsable de Atención al Público Recibe documentos solicitados, entrega al estudiante y obtiene acuse en el original de la solicitud.

82 Página: 81 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS. ESTUDIANTE Y/O GESTOR. RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. RESPONSABLE DE OPERACIÓN I N I C I O 1 REQUISITA LA SOLICITUD DE SERVICIOS ESPECIFICANDO EL TIPO DE TRÁMITE A REALIZAR Y ENTREGA AL RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL PÚBLICO: 2 RECIBE DEL ESTUDIANTE LA SOLICITUD DE SERVICIOS Y LOS REQUISITOS, Y REVISA QUE LOS DOCUMENTOS SEAN LOS CORRECTOS Y CORRESPONDAN AL TRÁMITE SOLICITADO. 3 DEVUELVE DOCUMENTOS ORIGINALES AL ESTUDIANTE Y/O GESTOR, DESPUÉS DE VERIFICAR LA INFORMACIÓN FIRMA Y SELLA DE COTEJO LAS FOTOCOPIAS. 4 ENTREGA COPIA DE LA SOLICITUD DE SERVICIOS AL ESTUDIANTE Y/O GESTOR DEBIDAMENTE FIRMADA Y SELLADA. A 5 CLASIFICA LAS SOLICITUDES POR TIPO DE SERVICIO Y DISTRIBUYE A LOS RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN, SEGÚN EL TRÁMITE REQUERIDO. 6 RECIBE LAS SOLICITUDES DE SERVICIO Y REVISA QUE LOS TRÁMITES SOLICITADOS PROCEDAN CONFORME A LO REQUERIDO PARA SU EFECTO. SI ESTÁN CORRECTAS LAS SOLICITUDES DE SERVICIO? 8 JEFE DE OFICINA REGIONAL ATIENDE SERVICIOS SOLICITADOS E INFORMA AL DIRECTOR DE PREPARATORIA ABIERTA Y ENTREGA LOS DOCUMENTOS GENERADOS, QUE ASÍ LO REQUIERAN PARA SU FIRMA. NO 7 SI NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS, DEVUELVE AL RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL PÚBLICO INFORMANDO EL MOTIVO DEL RECHAZO. A 9 RECIBE Y VALIDA CON SU FIRMA LOS DOCUMENTOS QUE LO REQUIERAN Y REMITE AL RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL PÚBLICO PARA SU ENTREGA. 10 RECIBE PARA VALIDACIÓN CALIFICACIONES, INFORMES DE LECTURA ÓPTICA, CALIFICACIÓN Y EMISIÓN DE RESULTADOS DE ORDINARIOS O EXTEMPORÁNEOS. F I N

83 Página: 82 Medición: Indicador para medir el número de servicios complementarios atendidos: Número de estudiantes que solicitaron un servicio complementario X 100 = Número de estudiantes activos % estudiantes activos que solicitaron un servicio complementario Registro de evidencias La Atención de Servicios Complementarios de Preparatoria Abierta, queda registrada en las Solicitudes de Servicios y en el Concentrado de Servicios, que para tal efecto establezca la Dirección de Preparatoria Abierta. Formatos e instructivos Solicitud de Servicios Concentrado de Servicios

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85 Página: 84 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEASCRE NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE SERVICIOS UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: ATENCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA OBJETIVO CAPTAR Y ATENDER LAS SOLICITUDES DE TRÁMITES DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS DE LOS PROCESOS DE INSCRIPCIÓN, ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PREPARATORIA ABIERTA. DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 NOMBRE DE LA OFICINA 2 CLAVE DE LA OFICINA NOMBRE DE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI LA CLAVE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI, CONSTA DE 2 DÍGITOS 3 FOLIO EL NÚMERO DE FOLIO CORRESPONDIENTE 4 FECHA 5 NOMBRE 6 MATRICULA EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE ELABORÓ LA SOLICITUD DE SERVICIOS. NOMBRE, APELLIDO PATERNO Y APELLIDO MATERNO Y DEL ESTUDIANTE EL NUMERO DE MATRICULA QUE SE LE HA ASIGNADO AL ESTUDIANTE 7 CURP CURP DEL ESTUDIANTE 8 ÁREA EL NOMBRE DEL ÁREA DE CONOCIMIENTO DEL ESTUDIANTE) 9 TELÉFONO DE CASA 10 MARCAR CON UNA X EL TRÁMITE QUE SOLICITA EL NUMERO TELEFÓNICO DEL ESTUDIANTE, INCLUYENDO LA CLAVE LADA MARCAR CON UNA X ESPECIFICANDO EL TRAMITE QUE SOLICITA, POR EJEMPLO: ACLARACIÓN DE RESULTADOS POR OMISIÓN O REVISIÓN REVISIÓN ACADÉMICA DOCUMENTO DE CERTIFICACIÓN ACTUALIZACIÓN DE HISTORIAL ACADÉMICO RENUNCIA DE CALIFICACIONES, ENTRE OTROS 11 FIRMA DEL ESTUDIANTE ASENTAR LA FIRMA DEL ESTUDIANTE 12 NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBIÓ EL TRÁMITE NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL PÚBLICO 13 SELLO DE OFICINA DE ATENCIÓN COLOCAR EN LA SOLICITUD EL SELLO DE LA OFICINA 205C12000/F/004

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87 Página: 86 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEASCRE NOMBRE DEL FORMATO: CONCENTRADO DE SERVICIOS UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: ATENCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA OBJETIVO CONCENTRAR LAS SOLICITUDES DE TRÁMITES DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS DE LOS PROCESOS DE INSCRIPCIÓN, ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PREPARATORIA ABIERTA. DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: NOMBRE DE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA 1 OFICINA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI 2 CLAVE LA CLAVE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI, CONSTA DE 2 DÍGITOS 3 MES ANOTAR EL MES CORRESPONDIENTE, EN QUE SE ELABORA 4 NÚM. PROG. EL NÚMERO PROGRESIVO CORRESPONDIENTE 5 NOMBRE DEL ESTUDIANTE 4 FECHA 5 NOMBRE 6 ACLARACIÓN DE RESULTADOS 7 ACTUALIZACIÓN DE HISTORIAL ACADÉMICO 8 CONSTANCIAS NOMBRE, APELLIDO PATERNO Y APELLIDO MATERNO Y DEL ESTUDIANTE EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE ELABORÓ LA SOLICITUD DE SERVICIOS. NOMBRE, APELLIDO PATERNO Y APELLIDO MATERNO Y DEL ESTUDIANTE MARCAR CON UNA X ESPECIFICANDO EL TIPO DE RESULTADOS QUE DESEA EL ESTUDIANTE: OMISIÓN REVISIÓN ADMINISTRATIVA MARCAR CON UNA X ESPECIFICANDO EL TIPO DE SERVICIO QUE REQUIERE EL ESTUDIANTE: CORRECCIÓN DE NOMBRE CORRECCIÓN DE ÁREA CORRECCIÓN DE MATRÍCULA EL TIPO DE CONSTANCIAS QUE SOLICITA EL ESTUDIANTE (INSCRIPCIÓN O CERTIFICADO EN TRÁMITE) 9 DUPLICADO DE CREDENCIAL SI ES POR ACTUALIZACIÓN O EXTRAVÍO 10 RENUNCIA DE CALIFICACIONES MARCAR CON UNA X SI SE TRATA POR RENUNCIA DE CALIFICACIONES 11 CAMBIO DE ÁREA MARCAR CON UNA X SI SE TRATA DE CAMBIO DE ÁREA 12 FECHA DE SOLICITUD LA FECHA DE INGRESO DEL TRÁMITE O DE ENTREGA DE RESULTADOS

88 Página: OBSERVACIONES 14 TOTAL DE SERVICIOS LOS COMENTARIOS QUE, EN SU CASO, SE CONSIDEREN PERTINENTES EL NÚMERO TOTAL DE SERVICIOS QUE REALIZÓ EL ESTUDIANTE 205C12000/F/004

89 Página: 88 Nombre del procedimiento: Registro de Trámites de Solicitudes de Certificados. Objetivo: Registrar y controlar la solicitud de expedición de documentos de certificación de Preparatoria Abierta. Alcance: Aplica a los estudiantes de Preparatoria Abierta que solicitan la expedición de documentos de certificación de estudios de Preparatoria Abierta. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03 Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México deberán: Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio. Definiciones: Certificado de Terminación de Estudios: Documento que certifica que el estudiante acreditó totalmente los estudios correspondientes al bachillerato, conforme al plan de estudios vigente.

90 Página: 89 Certificación de Estudios: Documento para otorgar duplicado del Certificado de Terminación de Estudios, certificar estudios parciales o por corrección. Solicitud de Certificado de Estudios: Registro en el cual se anotan datos del estudiante, de la oficina y determina el servicio que requiere. Siglas SIOSAD: Sistema Integral para la Operación de Sistemas Abiertos y a Distancia. Insumos: Solicitud de Certificado de Estudios. Documentación Requerida. Resultados: Registro del Trámite. Interacción con otros procedimientos: Elaboración y Validación del Documento de Certificación de Estudios. Políticas: El trámite de expedición de documentos de certificación se realizará conforme a lo establecido en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta vigentes.

91 Página: 90 Desarrollo: Procedimiento: Registro de Trámites de Solicitudes de Certificados No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Estudiante Presenta los documentos establecidos como requisito en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. 2 Llena la Solicitud de Certificado de Estudios (Certificado de Terminación de Estudios y Certificación de Estudios), con los datos completos y correctos. 3 Responsable de la Recepción de Trámites Recibe la Solicitud de Certificación de Estudios y los documentos establecidos en las normas como requisito. 4 Revisa y coteja que los datos de la Solicitud de Certificado de Estudios y los documentos estén completos y correctos. Están completos y correctos? 5 No, en caso de error u omisión: Explica al estudiante cual es el problema y le devuelve la Solicitud de Certificado de Estudios y documentos para que corrija y/o complete la información. 6 Si procede: Sella y firma la Solicitud de Certificado de Estudios, y las copias de los documentos presentados. 7 Entrega al Responsable de Certificación las Solicitudes de de Certificado de Estudio, y los documentos originales al estudiante. 8 Estudiante Recibe copia de la Solicitud de Certificado de Estudios firmada y sellada y documentos originales por el personal que le atendió.

92 Página: 91 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE TRÁMITES DE SOLICITUDES DE CERTIFICADOS ESTUDIANTE RESPONSABLE DE RECEPCIÓN DE TRÁMITES I N I C I O 1 PRESENTA LOS DOCUMENTOS ESTABLECIDOS COMO REQUISITO EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE. 2 A LLENA LA SOLICITUD DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS CON LOS DATOS COMPLETOS Y CORRECTOS. 3 RECIBE SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE ESTUDIOS Y LOS DOCUMENTOS ESTABLECIDOS 4 REVISA Y COTEJA QUE LOS DATOS DE LA SOLICITUD DE CERTIFICADO Y LOS DOCUMENTOS ESTÉN COMPLETOS ESTÁN COMPLETOS Y CORRECTOS? SI NO 5 A EXPLICA AL ESTUDIANTE EL PROBLEMA, DEVUELVE LA SOLICITUD DE CERTIFICADO Y DOCUMENTOS PARA QUE COMPLETE Y CORRIJA LA INFORMACIÓN. 6 REGISTRA, SELLA Y FIRMA LA SOLICITUD DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS, Y LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS PRESENTADOS 7 8 ENTREGA LOS DOCUMENTOS ORIGINALES QUE EL ESTUDIANTE HAYA PRESENTADO. RECIBE COPIA DE LA SOLICITUD DE CERTIFICADO FIRMADA Y SELLADA Y DOCUMENTOS ORIGINALES POR EL PERSONAL QUE LE ATENDIÓ.

93 Página: 92 Medición: Indicador para medir el número de Registros de Trámites de Solicitudes de Certificados: Número de Solicitud de Certificado de Estudios recibidas en la entidad X 100 = Número de Solicitud de Certificado de Estudios recibidas en la Oficina Regional % de trámites recibidos para la elaboración de certificados por región. Registro de evidencias El Registro de Trámites de Solicitudes de Certificados, queda asentado en la Solicitud de Certificado de Estudios, que para tal efecto establezca la Dirección de Preparatoria Abierta. Formatos e instructivos Solicitud de Certificado de Estudios

94 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA Página:

95 Página: 94 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MERTCRE NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: REGISTRO DE TRÁMITES DE SOLICITUDES DE CERTIFICADOS. X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LA OFICINA REGIONAL DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO REGISTRAR LA SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN DE PREPARATORIA ABIERTA. DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 FOLIO EL NÚMERO DE FOLIO CORRESPONDIENTE 2 CLAVE DE LA OFICINA 3 FECHA 4 ÁREA 5 TELÉFONO DE CASA 6 MATRICULA LA CLAVE LA OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE: YA SEA TOLUCA, ATLACOMULCO, NEZAHUALCOYOTL, NAUCALPAN ECATEPEC O CUAUTITLÁN IZCALLI, CONSTA DE 2 DÍGITOS EL AÑO, MES Y DÍA EN QUE SE ELABORÓ LA SOLICITUD DEL TRÁMITE MARCAR CON UNA X EL ÁREA DE CONOCIMIENTO CORRESPONDIENTE: HUMANIDADES, CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES O CIENCIAS FISICO MATEMATICAS EL NUMERO TELEFÓNICO DEL ESTUDIANTE, INCLUYENDO LA LADA EL NUMERO DE MATRICULA QUE SE LE HA ASIGNADO AL ESTUDIANTE 7 CURP CURP DEL ESTUDIANTE 8 NOMBRE APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y NOMBRE DEL ESTUDIANTE 9 DOMICILIO CALLE, NÚMERO EXTERIOR E INTERIOR 10 DELEGACIÓN O MUNICIPIO EL NOMBRE DEL MUNICIPIO CORRESPONDIENTE AL ESTADO DE MÉXICO 11 ENTIDAD FEDERATIVA ENTIDAD QUE CORRESPONDE 12 CÓDIGO POSTAL EL CÓDIGO POSTAL, EL CUAL CONSTA DE 5 DÍGITOS 13 MARCAR CON UNA X EL TRÁMITE QUE SOLICITA MARCAR CON UNA X, ESPECIFICANDO: TRÁMITE QUE SOLICITA MOTIVO POR EL QUE SOLICITA CERTIFICADO PARCIAL DOCUMENTACIÓN QUE ANEXA EL ESTUDIANTE 14 FIRMA DEL ESTUDIANTE ASENTAR LA FIRMA DEL ESTUDIANTE 15 SELLO DE OFICINA DE ATENCIÓN 16 NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBIÓ EL TRÁMITE COLOCAR EN LA SOLICITUD EL SELLO DE LA OFICINA REGIONAL NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN DE TRÁMITES

96 Página: 95 Nombre del procedimiento: Elaboración y Validación del Documento de Certificación de Estudios. Objetivo: Atender las solicitudes de servicios de certificación para su elaboración y validación. Alcance: Aplica a los estudiantes que cumplen con los requisitos establecidos para la solicitud de documentos de certificación de Preparatoria Abierta. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03 Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de inscripción, acreditación y certificación, así como los servicios de asesoría académica y revisión académica de examen en la modalidad de Preparatoria Abierta de acuerdo con la normatividad establecida para tal efecto. Generar y reportar estadísticas mensuales del proceso académico a las instancias correspondientes. Dar la capacitación necesaria al personal de Preparatoria Abierta para la operación de los procedimientos académicos y coadyuvar en la de los participantes voluntarios con los Departamentos de Valle de Toluca y Valle de México. Atender el proceso de emisión de certificados de terminación de estudios y certificaciones de Preparatoria Abierta, con base en las normas y lineamientos establecidos por la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación y la Dirección General de Bachillerato y al calendario que se expida para tal efecto. Validar respaldos académicos para la emisión de certificados de Preparatoria Abierta y firmar al anverso del certificado como responsable de la revisión y confronta del documento. Administrar y resguardar los formatos de certificación de estudios y el libro certificados y certificaciones de estudios. de control de folios de

97 Página: 96 Integrar y resguardar los expediente del archivo de certificación de la Dirección de Preparatoria Abierta. Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México deberán: Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio. Definiciones: Borrador del Certificado: Formato utilizado para vaciar calificaciones, fechas y datos generales por especialidad y tipo de documento. Libro de Control de Folios: Formatos en el cual se registra el número de folio del documento de certificación emitido que permite el control del uso y destino final de los documentos de certificación. Resolución de Equivalencia de Estudios: Documento a través del cual la autoridad educativa declara equiparables entre sí estudios realizados dentro del Sistema Educativo Nacional. Resolución de Revalidación de Estudios: Documento a través del cual la autoridad educativa otorga validez oficial a aquellos estudios realizados fuera del Sistema Educativo Nacional, siempre y cuando sean equiparables con estudios realizados dentro de dicho sistema. Certificado de Terminación de Estudios: Documento que certifica que el estudiante acreditó totalmente los estudios correspondientes al bachillerato, conforme al plan de estudios vigente. Certificación de Estudios: Documento para otorgar duplicado del Certificado de Terminación de Estudios, certificar los estudios parciales o por corrección. Expediente de trámite de Certificación: Es el fólder que resguarda los documentos de certificación requeridos por la Normativa de Preparatoria Abierta. Informe de Calificaciones: Documento a través del cual se le da a conocer al estudiante los resultados obtenidos en los exámenes presentados en una etapa y fase determinada. Historial Académico: Es el documento del estudiante que se emite de la base de datos y que contiene la historia académica (fecha de inscripción, calificaciones, etapas de acreditación, área, matrícula, número de materias acreditadas, etc.). Confronta y validación del certificado: Actividad a través de la cual se registran las firmas y sellan los Certificados de Terminación de Estudios y Certificaciones de Estudios expedidos por las oficinas de Preparatoria Abierta en los estados.

98 Página: 97 Siglas DGB: Dirección General del Bachillerato DSA: Dirección de Sistemas Abiertos Insumos: Expediente del Trámite de Certificado Registrado. Documentos de Certificados Elaborados. Resultados: Certificado Elaborado Documento de Certificación validado. Interacción con otros procedimientos: Registro de trámites de solicitud de certificado Políticas: Los documentos de Certificación de Estudios se elaborarán y validarán conforme a lo establecido en, las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta y al Instructivo de Llenado del Documento de Certificación para Preparatoria Abierta, vigentes.

99 Página: 98 Desarrollo: Procedimiento: Elaboración y Validación del Documento de Certificación de Estudios. No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Responsable de Certificación Recibe Solicitudes de Certificado de Estudios para la elaboración de documentos. 2 Confronta las calificaciones asentadas en el Historial Académico contra las que aparecen en las Relaciones de Resultados. En caso de que no se localicen o no coincidan las calificaciones rechaza el trámite y notifica al alumno. 3 Estudiante Recibe notificación del trámite rechazado para conocer las causas en un plazo máximo de cinco días hábiles. 4 Responsable de Certificación Elabora el borrador del certificado de acuerdo al historial académico, con los datos conforme a la especialidad elegida, al tipo de documento solicitado y al instructivo de llenado del documento de certificación para Preparatoria Abierta. 5 Captura la información del borrador, imprime y revisa el certificado. Nota: En caso de error en el llenado del formato de certificación se cancela y se guarda hasta que el personal de la DSA realice la visita de análisis y evaluación del uso y destino final de los formatos de certificación, correspondiente. 6 Registra la información en el Libro de Control de Folios de Documentos de Certificación para Preparatoria Abierta. 7 Pega las fotografías, sella y coloca Micas Holográficas en original y copia al carbón del certificado y envía los certificados al Responsable de Confronta. 8 Responsable de Confronta. Revisa y confronta los documentos de certificación con los de soporte. Están completos y correctos? 9 No: Remite al Responsable de Certificación, indicando las observaciones detectadas, para que se proceda a su cancelación. 10 Responsable de Validación Si: Firma documento de certificación, sella de validación y remite.

100 Página: 99 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 11 Responsable de Certificación Recibe y revisa el documento de certificación validado y, en su caso, entrega al estudiante. 12 Estudiante Recibe y revisa el documento de certificación original, y firma de recibido y de conformidad.

101 Página: 100 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO DE CERTIFICACIÓN DE ESTUDIOS. RESPONSABLE DE CERTIFICACIÓN ESTUDIANTE RESPONSABLE DE CONFRONTA. I N I C I O 1 RECIBE SOLICITUDES DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS. 2 CONFRONTA LAS CALIFICACIONES ASENTADAS EN EL HISTORIAL ACADÉMICO CONTRA LAS QUE APARECEN EN LAS RELACIONES DE RESULTADOS. 4 3 RECIBE NOTIFICACIÓN DEL TRÁMITE RECHAZADO PARA CONOCER LAS CAUSAS EN UN PLAZO MÁXIMO DE CINCO DÍAS HÁBILES. ELABORA EL BORRADOR DEL CERTIFICADO DE ACUERDO AL HISTORIAL ACADÉMICO, CON LOS DATOS CONFORME A LA ESPECIALIDAD ELEGIDA, AL TIPO DE DOCUMENTO SOLICITADO. 5 CAPTURA LA INFORMACIÓN DEL BORRADOR, IMPRIME Y REVISA EL CERTIFICADO. 6 REGISTRA LA INFORMACIÓN EN EL LIBRO DE CONTROL DE FOLIOS DE DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN PARA PREPARATORIA ABIERTA. 7 PEGA LAS FOTOGRAFÍAS, SELLA Y COLOCA MICAS HOLOGRÁFICAS EN ORIGINAL Y COPIA AL CARBÓN DEL CERTIFICADO Y ENVÍA LOS CERTIFICADOS AL RESPONSABLE DE CONFRONTA. 8 REVISA Y CONFRONTA LOS DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN CON LOS DE SOPORTE. RESPONSABLE DE VALIDACIÓN 10 SI ESTÁN COMPLETOS Y CORRECTOS? NO 11 RECIBE Y REVISA EL DOCUMENTO DE CERTIFICACIÓN VALIDADO Y, EN SU CASO, ENTREGA AL ESTUDIANTE. 12 FIRMA DOCUMENTO DE CERTIFICACIÓN, SELLA DE VALIDACIÓN Y REMITE. 9 REMITE INDICANDO LAS OBSERVACIONES DETECTADAS, PARA QUE SE PROCEDA A SU CANCELACIÓN Y SE REGISTE COMO PRODUCTO NO CONFORME. RECIBE Y REVISA EL DOCUMENTO DE CERTIFICACIÓN ORIGINAL, Y FIRMA DE RECIBIDO Y DE CONFORMIDAD. F I N

102 Página: 101 Medición: Indicador para medir el número de elaboración y validación documentos de certificación de estudios: Número de Solicitud de Certificado de Estudios Atendidas Número de Solicitud de Certificado de Estudios Recibidas X 100 = % de trámites de expedición de documentos de certificación efectuados Registro de evidencias El Registro de Trámites de Solicitudes de Certificados, queda escrito en la Solicitud de Certificado de Estudios, que para tal efecto establezca la Dirección de Preparatoria Abierta. Formatos e instructivos Libro de control de folios

103 Página:

104 Página: 103 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MERTCRE NOMBRE DEL FORMATO: LISTADO DE CONTROL DE FOLIOS DE DOCUMENTOS DE CERTIFICADOS UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: ELABORACIÓN Y VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO DE CERTIFICACIÓN DE ESTUDIOS. RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LA OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA DISTRIBUCIÓN OFICINA DE OPERACIÓN ACADEMICA OBJETIVO REGISTRAR Y CONTROLAR LA ENTREGA DE CERTIFICADOS EMITIDOS PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: X SI NO DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 ENTIDAD ESTADO DE MÉXICO 2 CLAVE DE C.C.T. LA CLAVE DEL CENTRO DE TRABAJO 3 CLAVE DEL DOCUMENTO LA CLAVE DEL DOCUMENTO RESPECTIVA 4 PERÍODO LA FECHA QUE COMPRENDE EL PERÍODO 5 LITERAL LA LITERAL CORRESPONDIENTE 6 NÚM. PROG. EL NÚMERO PROGRESIVO CORRESPONDIENTE 7 FOLIO EL NÚMERO DE FOLIO ASIGNADO 8 NOMBRE 9 SITUACIÓN 10 TIPO DE DOCUMENTO APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO Y NOMBRE DEL ESTUDIANTE LA SITUACIÓN EN QUE SE ENCUENTRE EL ESTUDIANTE, DE ACUERDO A SU HISTORIAL ACADÉMICO MARCAR CON UNA X EL TIPO DE DOCUMENTO DE QUE SE TRATE 11 PROMEDIO GENERAL EL PROMEDIO GENERAL DEL ESTUDIANTE 12 ASIGNATURAS LAS ASIGNATURAS AMPARADAS 13 ANTECEDENTES EN CASO DE DUPLICADO EL FOLIO DEL CERTIFICADO Y EL PERIODO COMPRENDIDO 14 FECHA DE RECIBIDO EL DÍA, MES Y AÑOS EN QUE RECIBE 15 FIRMA DE RECIBIDO ASENTAR LA FIRMA DEL ESTUDIANTE DE RECIBIDO 16 OBSERVACIONES LOS COMENTARIOS QUE, EN SU CASO, SE CONSIDEREN PERTINENTES

105 Página: 104 Nombre del procedimiento: Para el Registro de los Egresos generados por el pago a los Participantes Voluntarios. Objetivo: Gestionar la solicitud y comprobación del pago al personal voluntario que participa y se involucra en las actividades derivadas de las aplicaciones de exámenes ordinarios y extemporáneos, la Conducción de Plática Informativa y las Asesorías Académicas a través de los Orientadores Académicos que se realizan en las Oficinas Regionales y Centros de Servicio del Subsistema de Preparatoria Abierta en el Estado de México. Alcance: Aplica al personal adscrito a la Oficina de Operación Administrativa y Financiera, los Departamentos de Valle de México y Valle de Toluca, las Oficinas Regionales y los Centros de Servicio de Preparatoria Abierta en el Estado de México. Referencias: Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de Preparatoria Abierta en los Estados Versión 03. Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta, vigentes. Manual de Organización de la Dirección de Preparatoria Abierta. Manual de Organización del Departamento de Preparatoria Abierta. (Valle de Toluca y Valle de México) Responsabilidades: El Director de Preparatoria Abierta deberá: Autorizar todo lo necesario para la gestión de los recursos materiales y financieros así como lo relativo a la administración de personal participante en las aplicaciones de exámenes ordinarios y extemporáneos, así como la conducción de pláticas informativas y las asesorías académicas. Autorizar lo correspondiente derivado de la operación del servicio de Preparatoria Abierta en los Departamentos Valle de México y Valle de Toluca. Los Jefes de los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de México y Valle de Toluca deberán: Organizar, operar y controlar la prestación del servicio de Preparatoria Abierta en el área de su competencia, con base en las normas y lineamientos establecidos, así como plantear alternativas de mejora para elevar la calidad del servicio. Vigilar los procesos relativos al reclutamiento, selección y participación del personal voluntario que realizará funciones de coordinadores, aplicadores y observadores durante la realización de exámenes, así como de los conductores de plática informativa.

106 Página: 105 El Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera deberá: Coadyuvar en la gestión de los recursos financieros, materiales y de servicios generales, así como en la administración correspondiente del personal de preparatoria abierta de conformidad con la normatividad vigente establecida, en atención a las solicitudes realizadas por el Director y los Departamentos de Preparatoria Abierta Valle de Toluca y Valle de México. Coadyuvar en la gestión del pago y comprobación de nóminas por concepto de gratificación a las personas que participan como personal voluntario en la conducción de la plática informativa y en la aplicación de exámenes ordinarios y extemporáneos. Definiciones: Nómina de Gratificación de los Participantes Voluntarios de la Aplicación de Exámenes, Conductores de Plática Informativa y Orientadores Académicos.- Relación de nombres de las personas que reciben una gratificación por concepto de participación voluntaria en las aplicaciones de exámenes, en la conducción de plática informativa y como orientadores académicos. Gratificación.- Recompensa monetaria por el servicio voluntario prestado en las aplicaciones de exámenes, en la impartición de pláticas informativas y como orientadores académicos. Insumos: Lista de Asistencia de Participantes Voluntarios Resultados: Nómina de gratificación por un servicio prestado de manera voluntaria Interacción con otros procedimientos: Aplicación de exámenes. Políticas: El pago de gratificaciones generado por la Aplicación de Exámenes, la impartición de Pláticas Informativas y los apoyos de Orientación Académica se realizará conforme a lo establecido en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta vigentes emitidas por la Secretaría de Educación Pública a través de la Dirección General de Bachillerato y será sujeto a los requisitos y tiempos establecidos en las Normas para el Ejercicio y Control del Presupuesto vigentes de Servicios Educativos Integrados al Estado de México (SEIEM). El pago de la Nómina de Gratificación a los Participantes de la Aplicación de Exámenes se realiza atendiendo la Tabla de Gratificaciones para Colaboradores Voluntarios que emite la Dirección de Sistemas Abiertos vigente (Federación) y al pago de tarifas de gastos de traslado con base a las necesidades propias de la entidad, mismas que tiene conocimiento la Coordinación de Administración y Finanzas de SEIEM.

107 Página: 106 En el caso de que se presente una situación extraordinaria o no prevista en la Nómina de Pago de los Participantes en la Aplicación de Exámenes, los Conductores de Plática Informativa y Orientadores Académicos que se generen en cada aplicación, la Oficina de Operación Administrativa y Financiera realizará una Nómina Complementaria. El Jefe de la Oficina de Operación Administrativa deberá realizar la Comprobación de Gastos derivadas del pago de Gratificación a los Participantes Voluntarios de la Aplicación de Exámenes, Conductores de Plática Informativa y Orientadores Académicos (local y foránea) de cada una de las Oficinas Regionales y/o Centros de Servicio, con base en las Normas para el Ejercicio y Control de Presupuesto vigentes, así como, atender los trámites que presenten algún rechazo, de manera correcta y en los tiempos establecidos. El uso que se le da al material de exámenes (cuadernillos de preguntas y hojas de respuesta) es responsabilidad del titular de la Dirección de Preparatoria Abierta en el Estado de México. Por lo tanto, se podrá designar personal adscrito a esta Dirección para realizar el traslado de dicho material de la Dirección de Sistemas Abiertos a cada una de las Oficinas Regionales y/o Centros de Servicios en el Estado de México, mismo que será sujeto al pago de gratificación. Con base a lo establecido en las Normas de Registro y Control para Preparatoria Abierta vigentes, se observarán los requisitos a cubrir en cada una de las figuras que participan de manera voluntaria en la aplicación de exámenes, la Conducción de Plática Informativa y el apoyo de Orientación Académica, pudiendo este ser personal adscrito a Preparatoria Abierta del Estado de México y/o personas externas. En ambos casos, serán sujetos al pago de gratificaciones de acuerdo a lo antes señalado. El personal adscrito a la Dirección de Preparatoria Abierta que participe como personal voluntario en la Aplicación de Exámenes y en la Conducción de Pláticas Informativas, será sujeto al pago de gratificación cuando ésta se realice en un horario distinto al de su jornada laboral.

108 Página: 107 Desarrollo: PROCEDIMIENTO: Para el Registro de los Egresos generados por el pago a los Participantes Voluntarios. No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Jefe de la Oficina Regional y/o Centros de Servicio Elabora el Presupuesto Estimado para el Pago de Nómina de Gratificación, enviado por la Oficina de Operación Académica, incluyendo a los participantes que imparten las pláticas informativas y Orientadores Académicos de ser el caso y envía a la Oficina de Operación Administrativa y Financiera, la cual deberá llevar sello y firmas requeridas. 2 Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera Recibe el Presupuesto estimado para el Pago de Nómina de Gratificación con base a lo sugerido por la Oficina de Operación Académica, y revisa que sea de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Gratificaciones y en la Tabla de gastos de traslado y verifica que se cuente con suficiencia presupuestal en el dígito y partida correspondiente y captura en el sistema RECOPRE la Solicitud de Recursos de acuerdo al Presupuesto Estimado para el Pago de Nómina de Gratificación. El presupuesto es correcto? No: Envía al Jefe de la Oficina Regional y/o Centro de Servicio para su corrección. 3 Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera Sí: Recaba firma de Autorización de la Solicitud de Recursos por parte del Director e ingresa la Solicitud de Recursos en el Departamento de Programación y Presupuesto de SEIEM, recibiendo Contra-Recibo con fecha probable para el pago solicitado. 4 Jefe de la Oficina Regional y/ó Centros de Servicio Verifica y elabora la Lista de Asistencia de Participantes Voluntarios, con base a la asistencia de los participantes voluntarios de la aplicación de exámenes y envía a la Oficina de Operación Administrativa y Financiera la Lista de Asistencia de Participantes Voluntarios debidamente requisitada y validada por la Oficina Regional. 5 Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera Revisa la Lista de Asistencia de Participantes Voluntarios contra el Control de Asistencia de Participantes en la Aplicación de Exámenes, el Control de Asistencia de Conductores de Plática Informativa y el Control de Asistencia de Orientadores Académicos que se generan en cada aplicación de exámenes y en cada una de las Oficinas Regionales del Estado de México, así como sus reportes e informes correspondientes y elabora las Nóminas de Gratificación remitiendo vía electrónica para su revisión y Vo. Bo. a los Departamentos del Valle de México y Valle de Toluca respectivamente.

109 Página: Jefe del Departamento de Valle de México y Valle de Toluca Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera Revisa y coteja la Nómina de Gratificación a los Participantes Voluntarios contra los Controles de Asistencia de Participantes en la Aplicación de Exámenes, de Conductores de Plática Informativa y de Orientadores Académicos que se generan en cada aplicación de exámenes y en cada una de las Oficinas Regionales del Estado de México, así como sus reportes e informes correspondientes. Es correcta la Nómina de Pago? No: Se devuelve a la Oficina de Operación Administrativa y Financiera para su corrección. (Regresa a la actividad 5) Si: Se entrega a la Oficina de Operación Administrativa y Financiera para la gestión correspondiente. Presenta Contra-Recibos al Departamento de Programación y Presupuesto de SEIEM para el cobro de los mismos, los cuales amparan los pagos de la aplicación de exámenes solicitantes. Recibe cheques de pago de la aplicación de exámenes, así como las nóminas en original y entrega a los Departamentos para su distribución y pago correspondiente. 8 Jefe del Departamento de Valle de México y Valle de Toluca Recibe y verifica los cheques de pago de la aplicación de exámenes, así como la nómina original a cada una de las Oficinas Regionales para su pago correspondiente. 9 Jefe de la Oficina Regional y/ó Centros de Servicio Recibe y verifica el cheque, ensobreta de manera personal cada uno de los pagos generados en la aplicación de exámenes para los participantes voluntarios, notifica a cada uno de los participantes voluntarios fechas y horarios de pago dentro de las instalaciones de la Oficina Regional y realiza el pago en efectivo correspondiente, recabando las firmas en la nómina de pago previa presentación de identificación oficial de cada uno de los participantes. 10 Jefe de la Oficina Regional y/ó Centros de Servicio Se presenta alguna situación no prevista en la Nómina de Pago? Si: La Oficina Regional elabora Nómina Complementaria y remite a la Oficina de Operación Administrativa y Financiera. No: Remite las Nóminas de Pago firmadas y la(s) ficha(s) de depósito(s) por concepto de pagos no realizados al personal participante, para su devolución a la Oficina de Operación Administrativa y Financiera de la Dirección. 11 Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera Recibe y coteja aleatoriamente las firmas contenidas en las Nóminas de Gratificación a los Participantes Voluntarios de la Aplicación de Exámenes, Conductores de Plática Informativa y Orientadores Académicos (Local y Foránea), contra las identificaciones oficiales presentadas.

110 Página: Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera Realiza la Comprobación de Gastos de cada una de las Oficinas Regionales, relacionando las nóminas y depósito(s) realizados con base a las Normas para el Ejercicio y Control del Presupuesto vigentes, recabando las firmas correspondientes de la Comprobación de Gastos y entrega la documentación al Departamento de Programación y Presupuestos de SEIEM para el trámite de cierre. El trámite realizado en SEIEM procede? NO: El Jefe de la Oficina de Operación Administrativa y Financiera recibe el rechazo por parte del Departamento de Programación y Presupuesto y atiende las observaciones oportunamente. (Repite actividad 12) Si: Recibe la Comprobación Efectiva del Gasto por Solicitud de Recursos por parte del Departamento de Programación y Presupuesto de SEIEM, concluyendo así el trámite solicitado y archivando este último como respaldo del trámite realizado. FIN

111 Página: 110 PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LOS EGRESOS GENERADOS POR EL PAGO A LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS. OFICINA REGIONAL Y/O CENTRO DE SERVICIOS I N I C I O DEPARTAMENTOS VALLE DE MEXICO Y VALLE DE TOLUCA OFICINA DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1 ELABORA Y ENVÍA PRESUPUESTO ESTIMADO PARA. EL PAGO DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN DEL PERSONAL VOLUNTARIO 2 RECIBE EL PRESUPUESTO ESTIMADO; REVISA Y ELABORA SOLICITUD DE RECURSOS. NO ES CORRECTO? 3 SI A 4 RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN E INGRESA LA SOLICITUD DE RECURSOS A TRÁMITE DE PAGO A SEIEM ELABORA LAS LISTAS DE PARTICIPANTES VOLUNTARIOS, VERIFICA CONTRA REGISTROS DE ASISTENCIA Y ENVÍA 5 6 REVISA Y ELABORA LA NOMINA DE GRATIFICACIÓN DE LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, VERIFICA LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN DE LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, PLÁTICAS Y ORIENTACIÓN. ES CORRECTO? NO SI 7 8 RECIBE LOS CHEQUES EMITIDOS Y LAS NÓMINAS EN ORIGINAL Y ENVÍA PARA PAGO. 9 RECIBE NÓMINA DE PAGO CHEQUES Y DISTRIBUYE A OFICINAS REGIONALES. REALIZA EL PAGO EN EFECTIVO A LOS SERVIDORES PÚBLICOS, RECABANDO FIRMA EN NÓMINA DE PAGO. SE PRESENTA SITUACIÓN EXTRAORDINARIA EN EL PAGO DE LA NOMINA? SI ELABORA NOMINA COMPLEMENTARIA Y ENVÍA PARA SU AUTORIZACIÓN NO A 1

112 Página: 111 PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE LOS EGRESOS GENERADOS POR EL PAGO A LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS OFICINA REGIONAL Y/O CENTRO DE SERVICIOS DEPARTAMENTOS VALLE DE MEXICO Y VALLE DE TOLUCA OFICINA DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1 10 REMITE NÓMINA DE PAGO FIRMADA Y FICHA (S) DE DEPÓSITO(S) POR REINTEGRO EN ORIGINAL PARA SU COMPROBACIÓN. 11 RECIBE LA NÓMINA DE PAGO Y COTEJA FIRMAS DE LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS. 12 REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO LA DOCUMENTACIÓN PARA LA COMPROBACIÓN DEL GASTO. NO EL TRÁMITE ES ACEPTADO EN SEIEM? SI 13 RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO LA COMPROBACIÓN DEL GASTO POR SOLICITUD DE RECURSO Y ARCHIVA. F I N

113 Página: 112 Medición: Indicador para medir las acciones relacionadas con el pago de nómina de personal voluntario que participa en la aplicación de exámenes, conducción de plática informativa y orientación académica Presupuesto real ejercido X 100 = Presupuesto estimado % presupuesto ejercido Registro de evidencias. A través de los diferentes controles de asistencia se realiza la nómina de gratificación para su pago correspondiente en tiempo y forma. Formatos e instructivos: Lista de Asistencia de Participantes Voluntarios Nómina de Gratificación de los Participantes Voluntarios de la Aplicación de Exámenes, Conductores de Plática Informativa y Orientadores Académicos Presupuesto Estimado para el Pago de Nómina de Gratificación Control de Asistencia de Conductores de Plática Informativa Control de Asistencia de Orientadores Académicos.

114 Página: 113 Código: MEREERE-001 CLAVE DE OFICINA: PERIODO:DEL AL M ES: OFICINA REGIONAL : NO. NOM BRE R.F.C. 5 1 Preparatoria Abierta Lista de Asistencia de Participantes Voluntarios SEDE DE APLICACIÓN TIPO DE PARTICIPANTE DIAS DE APLICACIÓN DIAS Y/O APLICACIONES OBSERVACIONES (COS)COORDINADOR DE SEDE,(COG)COORDINADOR DE GRUPO,(APL)APLICADOR,(OBS)OBSERVADOR,(INT)INTENDENTE,(RRM )RESPONSABLE DE RECEPCIÓN DE MATERIAL, (OAC)ORIENTADOR ACADÉMICO, (ARM )AUXILIAR DE RECEPCIÓN DE MATERIAL,(DMA)DISTRIBUIDOR DE MATERIAL DE EXAMEN, (CPI)CONDUCTOR DE PLATICA INFORMATIVA,(EGR)ENTREGA DE GRATIFICACIONES,(AOP)APOYOS OPERATIVOS. PARTICIPACIÓN VOLUNTARIA REALIZADA COORDINADOR DE SEDE COORDINADOR DE GRUPO APLICADOR INTENDENTE RESPONSABLE DE RECEPCIÓN DE MATERIAL AUXILIAR DE RECEPCIÓN DE MATERIAL DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL DE EXAMEN CONDUCTOR DE PLÁTICA INFORMATIVA ENTREGA DE GRATIFICACIONES APOYOS OPERATIVOS OBSERVADOR ORIENTADOR ACADÉMICO TOTAL DE PARTICIPANTES NO.DE PARTICIPANTES 13 ELABORÓ VO.BO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA AYUDANTE ADMINISTRATIVO JEFE DE LA OFICINA REGIONAL

115 Página: 114 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEREERE NOMBRE DEL FORMATO: LISTA DE ASISTENCIA DE PARTICIPANTES VOLUNTARIOS UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: APOYO A LA OPERACIÓN X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO ENLISTAR LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS QUE PARTICIPARON EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y ORIENTADORES ACADÉMICOS CONFORME A LAS FECHAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS. DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 CLAVE DE OFICINA EL NÚMERO DE LA CLAVE DE LA OFICINA REGIONAL 2 PERIODO FECHA DE INICIO Y DE TERMINO EN EL QUE SE PRESENTARON LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS. 3 MES MES EN EL QUE SE REALIZA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES Y/O CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA 4 OFICINA REGIONAL OFICINA REGIONAL QUE COORDINA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS 5 NO. NÚMERO CONSECUTIVO DE LAS PERSONAS QUE PARTICIPARON EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS 6 NOMBRE EL NOMBRE, APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO DEL PERSONAL VOLUNTARIO QUE PARTICIPO EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS 7 R.F.C. 8 SEDE DE APLICACIÓN REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DE CADA UNO DE LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS.. CLAVE DE LA SEDE DE APLICACIÓN LOCAL O FORÁNEA EN LA QUE SE REALIZÓ LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS 9 TIPO DE PARTICIPANTE CLAVE DEL TIPO DE PARTICIPANTE QUE SE PRESENTO A LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS

116 Página: DÍAS DE APLICACIÓN FECHA EN LA QUE SE REALIZÓ LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS 11 DÍAS Y/O APLICACIONES NÚMERO DE DÍAS O APLICACIONES EN LAS QUE PARTICIPÓ EL PERSONAL VOLUNTARIO. 12 OBSERVACIONES COMENTARIOS QUE CONSIDERE NECESARIOS. 13 NO. DE PARTICIPANTES NÚMERO TOTAL POR CADA TIPO DE PARTICIPANTES QUE SE PRESENTARON A LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS 14 ELABORÓ NOMBRE Y FIRMA DEL AYUDANTE ADMINISTRATIVO QUE REALIZÓ EL LLENADO DEL REGISTRO. 15 VO.BO. NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE OFICINA RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS. 205C12000/F/004

117 Página: 116 Preparatoria Abierta Código: MEREERE-002 CLAVE DE OFICINA: OFICINA ( ) CLAVE DE NOM INA: Nómina de Gratificación de los Participantes Voluntarios de la Aplicación de Exámenes, Conductores de Plática Informativa y Orientadores Académicos. PAGO DE NOM INA POR CONCEPTO DE GRATIFICACIÓN A LAS PERSONAS QUE PARTICIPAN VOLUNTARIAM ENTE EN LAS SEDES DE APLICACIÓN COM O APLICADORES,COORDINADORES, OBSERVADORES,DISTRIBUIDORES DE MATERIAL,RECEPCIÓN DE MATERIAL,ENTREGA DE GRATIFICACIONES,APOYOS OPERATIVOS,INTENDENTES DE EXAMENES ORDINARIOS Y EXTEMPORANEOS,ASÍCOMO CONDUCTORES DE PLÁTICA INFORMATIVA Y ASESORES ACADÉMICOS, DURANTE EL M ES DE DEL,CORRESPONDIENTES AL PERIODO DEL AL DE LA OFICINA REGIONAL DE FECHA DE ELABORACION:(DÍA / MES / AÑO ) 1 6 NO. PROG. NOMBRE COMPLETO R.F.C. SEDE DE APLICACIÓN TIPO DE PARTICIPANTE DIAS DE APLICACIÓN DIAS Y/O APLIC. GRATIFICACION TOTAL FIRMA GRAN TOTAL (PESOS 00/100 M.N.) $ ELABORÓ Vo.Bo. 23 AUTORIZÓ NOMBRE Y FIRMA AYUDANTE ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA JEFE DE LA OFICINA NOMBRE Y FIRMA DIRECTOR DE PREPARATORIA ABIERTA (COS)COORDINADOR DE SEDE,(COG)COORDINADOR DE GRUPO,(APL)APLICADOR,(OBS)OBSERVADOR,(INT)INTENDENTE,(RRM)RESPONSABLE DE RECEPCIÓN DE MATERIAL, (OAC)ORIENTADOR ACAD (ARM)AUXILIAR DE RECEPCIÓN DE MATERIAL,(DMA)DISTRIBUIDOR DE MATERIAL DE EXAMEN, (CPI)CONDUCTOR DE PLATICA INFORMATIVA,(EGR)ENTREGA DE GRATIFICACIONES,(AOP)APOYOS OPER NOTA:ESTE DOCUMENTO NO DEBEÁ PRESENTAR TACHADURA (S) O ENMENDADURA (S),DE LLEVARLA (S) NO PROCEDERA EL TRAMITE

118 Página: 117 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEREERE NOMBRE DEL FORMATO: NÓMINA DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y ORIENTACIÓN ACADÉMICA. UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: APOYO A LA OPERACIÓN X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LA OFICINA DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO REALIZAR DOCUMENTO COMPROBATORIO PARA EL PAGO DEL PERSONAL QUE PARTICIPÓ EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y COMO ORIENTADORES ACADÉMICOS CONFORME A LAS FECHAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS EN CADA UNA DE LAS OFICINAS REGIONALES. DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 SEDES DE APLICACIÓN LOCAL O FORÁNEA SEGÚN SEA EL PAGO DE LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN POR SU CLASIFICACIÓN. 2 MES MES EN EL QUE SE REALIZA LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y ORIENTACIÓN ACADÉMICA. 3 AÑO AÑO (CON NÚMERO) EN EL QUE SE REALIZA EL PAGO DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y ORIENTACIÓN ACADÉMICA. 4 PERIODO FECHA DE INICIO Y DE TERMINO EN EL QUE SE PRESENTARON LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS. 5 OFICINA REGIONAL OFICINA REGIONAL A QUIEN CORRESPONDE EL PAGO DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS. 6 FECHA DE ELABORACIÓN 7 CLAVE DE OFICINA 8 OFICINA 9 CLAVE DE NÓMINA DÍA / MES/ AÑO EN QUE SE REALIZA LA NOMINA DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y ORIENTACIÓN ACADÉMICA. EL NÚMERO DE LA CLAVE DE LA OFICINA REGIONAL A QUIEN CORRESPONDE LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN. NOMBRE DE LA OFICINA REGIONAL A QUIEN CORRESPONDE LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN. LOCAL O FORÁNEA SEGÚN SEA EL PAGO DE LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN POR SU CLASIFICACIÓN. 10 NO. PROG. NÚMERO CONSECUTIVO DE LAS PERSONAS QUE PARTICIPARON EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS Y A QUIEN SE LE GENERA UN PAGO DE GRATIFICACIÓN.

119 Página: NOMBRE COMPLETO EL NOMBRE, APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO DEL PERSONAL VOLUNTARIO QUE PARTICIPO EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS Y A QUIEN SE LE GENERA UN PAGO DE GRATIFICACIÓN. 12 R.F.C. 13 SEDE DE APLICACIÓN REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DE CADA UNO DE LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS A QUIEN SE LE GENERA UN PAGO DE GRATIFICACIÓN.. CLAVE DE LA SEDE DE APLICACIÓN LOCAL O FORÁNEA EN LA QUE SE REALIZÓ LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS 14 TIPO DE PARTICIPANTE CLAVE DEL TIPO DE PARTICIPANTE QUE SE PRESENTO A LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS Y A QUIEN SE LE GENERA UN PAGO DE GRATIFICACIÓN. 15 DÍAS DE APLICACIÓN FECHA EN LA QUE SE REALIZÓ LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS. 16 DÍAS Y/O APLICACIÓN NÚMERO DE DÍAS O APLICACIONES EN LAS QUE PARTICIPÓ EL PERSONAL VOLUNTARIO. 17 GRATIFICACIÓN TOTAL MONTO TOTAL QUE SE LE PAGA AL PERSONAL VOLUNTARIO QUE PARTICIPO EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS. 18 FIRMA 19 $ (PESOS 00/100 M.N.) 21 ELABORÓ FIRMA AUTÓGRAFA DE CADA UNO DE LOS PARTICIPANTES VOLUNTARIOS QUE PARTICIPÓ EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS Y LA CUAL DEBE SER IGUAL A LA DE SU IDENTIFICACIÓN OFICIAL IFE. CANTIDAD TOTAL EN NÚMERO DE LO QUE SE DEVENGA EN LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN DEL PERSONAL VOLUNTARIO. CANTIDAD TOTAL EN LETRA DE LO QUE SE DEVENGA EN LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN DEL PERSONAL VOLUNTARIO. NOMBRE Y FIRMA DEL AYUDANTE ADMINISTRATIVO QUE REALIZÓ EL LLENADO DEL REGISTRO. 22 VO.BO. NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE OFICINA RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN. 23 AUTORIZÓ NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR DE PREPARATORIA ABIERTA QUE AUTORIZA EL PAGO DE LA NÓMINA DE GRATIFICACIÓN. 205C12000/F/004

120 Página: 119 Preparatoria Abierta Código: MEREERE-003 PresupuestoEstimado para el Pago de Nómina de Gratificación OFICINA REGIONAL DE NOMINA DEL PERSONAL VOLUNTARIO QUE PARTICIPARÁ EN LA APLICACIÓN DE EXAMENES COMPRENDIDA EN EL PERIODO DEL AL, CORRESPONDIENTE AL MES DE SEDES DE APLICACIÓN LOCAL TIPO DE APLICACIÓN SEDE TIPO DE PARTICIPANTE No. APLICACIONES No. DIAS FECHAS NO. DE PERSONAS PAGO POR LA PARTICIPACIÓN VOLUNTARIA X DIA PAGO POR LA PARTICIPACIÓN VOLUNTARIA TOTAL GASTO DE TRASLADO X DIA GASTO DE TRASLADO TOTAL GRATIFICACIÓN TOTAL TOTALES SEDES DE APLICACIÓN FORANEA TIPO DE TIPO DE SEDE APLICACIÓN PARTICIPANTE 4 No. APLICACIONES No. DIAS FECHAS NO. DE PERSONAS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 PAGO POR LA PAGO POR LA GASTO DE GASTO DE GRATIFICACIÓN PARTICIPACIÓN PARTICIPACIÓN TRASLADO X DIA TRASLADO TOTAL TOTAL VOLUNTARIA X DIA VOLUNTARIA TOTAL TOTALES $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 NOMINA DEL PERSONAL VOLUNTARIO ADMINISTRATIVO QUE PARTICIPARÁ EN LAS ACTIVIDADES DE LA APLICACIÓN DE EXAMENES, CONDUCTORES DE PLATICA INFORMATIVA Y ASESORES ACADÉMICOS DENTRO DEL PERIODO DEL AL DEL MES DE DEL. TIPO DE APLICACIÓN SEDE TIPO DE PARTICIPANTE No. APLICACIONES No. DIAS FECHAS NO. DE PERSONAS PAGO POR LA PARTICIPACIÓN VOLUNTARIA X DIA PAGO POR LA PARTICIPACIÓN VOLUNTARIA TOTAL GASTO DE TRASLADO X DIA GASTO DE TRASLADO TOTAL GRATIFICACIÓN TOTAL TOTALES $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 RECURSO TOTAL A SOLICITAR $ ELABORÓ VO.BO. NOMBRE Y FIRMA AYUDANTE ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA JEFE DE LA OFICINA REGIONAL (C O S)C O O R D IN A D O R D E SED E,(C O G )C O O R D IN A D O R D E G R UP O,(A P L)A P LIC A D O R,(O B S)O B SER VA D O R,(IN T)IN TEN D EN TE,(R R M )R ESP O N SA B LE D E R EC EP C IÓ N D E M A TER IA L, (O A C )O R IEN TA D O R A C A D ÉM IC O (A R M )A UXILIA R D E R EC EP C IÓ N D E M A TER IA L,(D M A )D ISTR IB UID O R D E M A TER IA L D E EXA M EN, (C P I)C O N D UC TO R D E P LA TIC A IN FO R M A TIVA,(EG R )EN TR EG A D E G R A TIFIC A C IO N ES,(A O P )A P O YO S O P ER A TIVO S.

121 Página: 120 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEREERE NOMBRE DEL FORMATO: PRESUPUESTO ESTIMADO PARA EL PAGO DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: APOYO A LA OPERACIÓN X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO REALIZAR UN ESTIMADO DE LAS PERSONAS Y EL RECURSO NECESARIO PARA REALIZAR LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y EL APOYO DE ORIENTADORES ACADÉMICOS CONFORME A LAS FECHAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS EN CADA UNA DE LAS OFICINAS REGIONALES. DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 OFICINA REGIONAL OFICINA REGIONAL QUE REALIZA EL PRESUPUESTO ESTIMADO PARA EL PAGO. DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS. 2 PERIODO FECHA DE INICIO Y DE TERMINO QUE ABARCA EL PRESUPUESTO ESTIMADO PARA EL PAGO DEL PERSONAL VOLUNTARIO QUE PARTICIPA EN LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y/O ASESORÍAS ACADÉMICAS. 2 MES MES QUE CORRESPONDE EL PERIODO DEL PRESUPUESTO ESTIMADO PARA EL PAGO DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y ORIENTACIÓN ACADÉMICA. 4 REQUERIMIENTOS DE APLICACIÓN SOLICITUD DETALLADA DEL NUMERO DE PERSONAS QUE SE REQUIEREN POR TIPO DE APLICACIÓN, SEDE (LOCAL O FORÁNEA), TIPO DE PARTICIPACIÓN, NÚMERO DE APLICACIONES, FECHAS DE APLICACIÓN, ASÍ COMO SU PAGO CORRESPONDIENTE POR SU PARTICIPACIÓN Y GASTO DE TRASLADO, CON BASE EN LA TABLA DE GRATIFICACIÓN EMITIDA POR SISTEMAS ABIERTOS Y LA TABLA DE GASTOS DE TRASLADO.. 5 RECURSO TOTAL A SOLICITAR SUMA TOTAL DEL RECURSO A SOLICITAR PARA CUBRIR EL PAGO DE LA APLICACIÓN DE EXÁMENES, CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA Y EL APOYO DE ORIENTADOR ACADÉMICO EN CADA UNA DE LAS OFICINAS REGIONALES. 6 ELABORÓ NOMBRE Y FIRMA DEL AYUDANTE ADMINISTRATIVO QUE REALIZÓ EL LLENADO DEL REGISTRO. 7 VO.BO. NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE OFICINA RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ESTIMADO PARA EL PAGO DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN.

122 Página: 121 Preparatoria Abierta Código: MEREERE-004 FECHA Día / mes / año Control de Asistencia de Conductores de Plática Informativa OFICINA REGIONAL: PERIODO: DEL (dd/ mm/ aaaa) AL (dd/ mm/ aaaa) CONDUCTOR (A) DE PLÁTICA INFORMATIVA: 3 HORA DE INICIO DE PLÁTICA INFORMATIVA 1 HORA DE TÉRMINO DE PLÁTICA INFORMATIVA SEDE NÚMERO DE ASPIRANTES REGISTRADOS A LA PLÁTICA INFORMATIVA NÚMERO DE ASISTENTES A LA PLÁTICA INFORMATIVA FIRMA DEL CONDUCTOR OBSERVACIONES T O T A L 12 Elaboró 13 Vo.Bo. 14 Nombre y Firma AYUDANTE ADMINISTRATIVO 1 Nombre y Firma JEFE DE OFICINA

123 Página: 122 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLAVE DEL FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN DEL INSTRUCTIVO MEREERE NOMBRE DEL FORMATO: CONTROL DE ASISTENCIA DE CONDUCTORES DE PLÁTICA INFORMATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE PERTENECE: PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN: PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO EN MANUAL: APOYO A LA OPERACIÓN X SI NO RESPONSABLE DEL LLENADO: PERSONAL DE LAS OFICINAS REGIONALES DISTRIBUCIÓN OFICINAS REGIONALES OBJETIVO LLEVAR EL CONTROL DEL PERSONAL VOLUNTARIO QUE PARTICIPA COMO CONDUCTOR DE PLÁTICA INFORMATIVA CONFORME A LAS FECHAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS EN CADA UNA DE LAS OFICINAS REGIONALES. DESCRIPCIÓN NO. CONCEPTO DEBE ANOTAR: 1 OFICINA REGIONAL OFICINA REGIONAL EN LA QUE SE GENERA Y CONTROLA LA CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA CONFORME A LAS FECHAS Y HORARIOS ESTABLECIDOS POR LA MISMA. 2 PERIODO FECHA DE INICIO Y DE TERMINO EN LA QUE SE REALIZA LA CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA (SE MANEJA DE MANERA QUINCENAL). 3 CONDUCTOR (A) DE PLÁTICA INFORMATIVA EL NOMBRE, APELLIDO PATERNO, APELLIDO MATERNO DEL CONDUCTOR DE PLÁTICA INFORMATIVA. 4 FECHA DÍA/MES/AÑO FECHA EN LA QUE SE REALIZA LA PLÁTICA INFORMATIVA 5 HORARIO DE INICIO DE PLÁTICA INFORMATIVA HORA EN LA QUE EL CONDUCTOR DA INICIO CON LA PLÁTICA INFORMATIVA 6 HORARIO DE TÉRMINO DE PLÁTICA INFORMATIVA HORA EN LA QUE EL CONDUCTOR DA TÉRMINO CON LA PLÁTICA INFORMATIVA 7 SEDE NOMBRE Y CLAVE DE LA SEDE EN LA QUE SE LLEVA A CABO LA CONDUCCIÓN DE PLÁTICA INFORMATIVA. 8 9 NÚMERO DE ASPIRANTES REGISTRADOS A LA PLÁTICA INFORMATIVA NÚMERO DE ASISTENTES A LA PLÁTICA INFORMATIVA NÚMERO DE PERSONAS QUE SOLICITAN DE MANERA ANTICIPADA LA PLÁTICA INFORMATIVA. PROGRAMADA. NÚMERO DE PERSONAS REGISTRADAS ANTICIPADAMENTE QUE SE PRESENTAN A LA PLÁTICA INFORMATIVA. PROGRAMADA. 10 FIRMA DEL CONDUCTOR FIRMA DEL CONDUCTOR DE PLÁTICA INFORMATIVA QUE REALIZO LA PLÁTICA. 11 OBSERVACIONES LAS OBSERVACIONES O COMENTARIOS QUE CONSIDERE NECESARIOS.

124 Página: TOTAL CANTIDADES TOTALES DEL NÚMERO DE ASPIRANTES Y DEL NÚMERO DE ASISTENTES A LAS PLÁTICAS INFORMATIVAS IMPARTIDAS EN EL PERIODO. 13 ELABORÓ NOMBRE Y FIRMA DEL AYUDANTE ADMINISTRATIVO QUE REALIZÓ EL LLENADO DEL REGISTRO. 14 VO.BO. NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE OFICINA RESPONSABLE DE LA AUTORIZACIÓN DE LAS PLÁTICAS INFORMATIVAS.

125 Página: 124 Preparatoria Abierta MEREERE-005 Control de Asistencia de Orientadores Académicos 1 OFICINA REGIONAL: ORIENTADOR (A) ACADÉMICO: 3 PERIODO: DEL (dd/ mm/ aaaa) AL (dd/ mm/ aaaa) 2 FECHA Día / mes / año HORA DE ENTRADA HORA DE SALIDA ASIGNATURA HORAS IMPARTIDAS POR DÍA OBSERVACIONES TOTAL 10 Elaboró Vo.Bo Nombre y Firma AYUDANTE ADMINISTRATIVO Nombre y Firma JEFE DE OFICINA 1