SUMINISTROS 008 TICKETS COMBUSTIBLE 04

Transcripción

1 1. CONTENIDO: Normas de procedimiento para la recepción, distribución, utilización, registración y rendición y de Tickets Combustible. 2. OBJETIVOS: Normar el procedimiento a que debe sujetarse la provisión de combustible a través del sistema de Tickets. 3. RESPONSABILIDAD: Será responsable del cumplimiento de las presentes normas el Jefe de la División o Sección Suministro; el funcionario a cuyo cargo se encuentre afectado el vehículo automotor y el agente encargado de su conducción. 4. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: A los siguientes sectores: a) División Contrataciones (D.G.A.). b) División Suministros (D.G.A.). c) Sección Suministros (Unidades; Institutos; Organismos y Servicios). d) Sección Contaduría (Idem punto anterior). e) División Contabilidad (D.C.) 5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO: 5.1. CURSOGRAMA: (no contiene) DEFINICIONES BASICAS: 5.3. NORMAS DE TRAMITES: 5.4. FORMULARIOS: 5.5. ANEXOS: (Modelo de Asientos - Flujograma): 5.6. INDICE: 6. VERIFICACION Y ASESORAMIENTO: División Contabilidad (D.C.), sin perjuicio de las atribuciones de la Dirección de Auditoría Contable. 7. VIGENCIA: A partir del 01/12/01. 01/12/01 001

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3 5.2. DEFINICIONES BÁSICAS: TICKETS COMBUSTIBLE: Concepto (Referencia Cruzada): Serán considerados como bien de consumo siendo aplicables en especial el Instructivo Tema 008: Suministros Subtema 01: Bienes de Consumo RESPONSABILIDAD: 1. División o Sección Suministros: a) Será responsable del ingreso, conservación y custodia de Tickets Combustible en existencia. b) De su entrega al usuario del vehículo cuando corresponda. c) De controlar que la factura presentada por éste último reúna los requisitos exigidos por el presente instructivo. d) De la rendición mensual y por vehículo de Tickets Combustible entregados. e) De solicitar cuando corresponda la restitución de Tickets Combustible no utilizado. f) De cumplir los trámites necesarios tendientes al canje, por parte del proveedor, de Tickets Combustible con vencimiento próximo. 2. Superior o Jefe Responsable del Vehículo: a) Será responsable del retiro de Tickets Combustible de la División o Sección Suministros. b) De su conservación y tenencia hasta el momento de su utilización o restitución a la División o Sección Suministros. c) De la utilización de Tickets Combustibles conforme a su finalidad. d) De controlar que la factura extendida por la estación de servicio reúna los requisitos exigidos por el presente instructivo y de prestar su conformidad junto con el Jefe de la División Administrativa cuando corresponda. e) De la presentación de la factura o restitución del Tickets Combustible en la División o Sección Suministros, acorde con el presente instructivo. 01/12/01 003

4 3. Agente Conductor del Vehículo: Tendrá responsabilidad derivada de su participación en las operaciones estipuladas en los apartados anteriores del presente punto FACTURA: 1. Requisitos: Además de cumplir con las normas básicas contempladas por la Resolución General Nº 3419 DGI (AFIP) y sus modificatorias, deberán contener los requisitos siguientes: Comentario [s1]: R.G. FACTURACION Y REGISTRACION (ACTUALIZAR) a) Número; Fecha y Lugar de emisión. b) A nombre del Servicio Penitenciario Federal. c) Número de Patente del vehículo. d) Tipo de combustible adquirido. e) Cantidad de litros. f) Importe. g) Número de tickets utilizados. 2. Conformidad: La factura deberá conformarse en cada caso por los siguientes funcionarios: a) Director y Subdirector Nacional o sus Secretarios Ayudantes en caso que la Superioridad así lo disponga. b) Directores Generales o sus Secretarios en supuestos similares al apartado anterior. c) Directores Principales de Complejos Penitenciarios juntamente con los respectivos Jefes Administrativos. d) Directores (o Jefes de Departamento) juntamente con los respectivos Jefes Administrativos de Unidades, Institutos, Organismos y Servicios. 01/12/01 004

5 e) Directores (o Jefes de Departamentos). f) Superior o Jefe responsable del vehículo. g) En el supuesto contemplado en el Punto Apartado 3. la factura deberá estar firmada por el agente encargado de conducir el vehículo automotor con aclaración y número de credencial. 3. Presentación: El agente encargado de conducir el vehículo tendrá a su cargo la presentación de la factura de la estación de servicio en la División o Sección Suministros con los requisitos previstos precedentemente y en los términos siguientes: a) Vehículo automotor sin cupo de consumo de Ticket Combustible dentro de la semana de haber retirado el Ticket de Combustible. En su defecto el Jefe de la División Suministros comunicará la novedad a la Dirección General de Administración. b) Vehículo automotor con cupo semanal, en oportunidad de solicitar la renovación del cupo. En su defecto la División Suministro no entregará nuevo Ticket de Combustible. c) Los restantes vehículos dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles. En su defecto la División o Sección Suministros no entregará nuevo Ticket al usuario del vehículo. d) Cuando el formato de la factura extendida por la estación de servicio no admita introducir los requisitos indicados en Punto Apartado 1., éstos serán incorporados y conformados por los funcionarios mencionados en el Apartado 2. subsecuente, en planilla adjunta que se adherirá a la respectiva factura RESTITUCION: Procederá la restitución de Tickets Combustible a la División o Sección Suministros cuando por cualquier motivo no puedan ser utilizados en un lapso prudencial (Baja o Transferencia del Vehículo; Siniestro; Reparación; etc.) CARGO PATRIMONIAL: Se formulará cargo patrimonial por el valor que corresponda al personal que extravíe o dé otro destino a los Tickets Combustible o presente factura o rendición en desacuerdo a las previsiones del presente Instructivo. 01/12/01 005

6 CUP0S: La Dirección General de Administración fijará los cupos de Tickets Combustible que entregue la División Suministros, mientras que los que entregue la Sección Suministros, de resultar necesario, serán fijados por el Director Principal o Director y Jefe Administrativo. 01/12/01 006

7 5.3. NORMAS DE TRAMITE: TRAMITE DE RECEPCION Y DISTRIBUCION DE TICKETS COMBUSTIBLE EN DIVISION SUMINISTROS (D.G.A.): 1. DIVISION CONTRATACIONES: Remite a División suministros copia de orden de compra. 2. DIVISION SUMINISTROS: a) Recibe de parte de División Contrataciones (D.G.A.), copia de orden de compra que corresponda a Tickets Combustible para su administración y distribución, y la archiva en forma transitoria. b) Confecciona legajo del proveedor adjuntando: copia de la orden de provisión. c) Archiva transitoriamente. 3. COMISION DE RECEPCIONES: a) Se constituye al momento del ingreso de los tickets, en el depósito correspondiente. b) Recibe de la Sección Administrativa del depósito el legajo del proveedor. c) Controla con orden de provisión: cantidad recibida, remesa, fecha de emisión de los tickets, fecha de vencimiento, fraccionamiento y valor de los mismos. d) Confecciona Acta de Recepción. Registra en Libro de Actas y firma. e) Emite Testimonio de Acta de Recepción por duplicado. f) Remite toda la documentación al sector administrativo del depósito. 4. DIVISION SUMINISTROS: a) Recibe documentación de parte de la Comisión de Recepciones. b) Archiva en forma definitiva legajo del proveedor y documentación referida. c) Recibe por parte del proveedor Tickets Combustible, por orden de compra. 01/12/01 007

8 d) Conserva y custodia hasta su entrega por medio de pedidos. SUMINISTROS 008 e) Registra en parte diario de novedades, la recepción de tickets, adjuntando copia de recibo firmado por el proveedor. f) Procede a registrar en el libro de existencias de combustible, en folio separado del combustible a granel, la recepción de los tickets de acuerdo al Instructivo Tema 002: Contabilidad Subtema 06: Libros y Formularios, debiéndose agregar todos aquellos datos necesarios para la correcta identificación de la operación como ser números de tickets, importe, como así también se deberá adaptar cada columna del libro a los datos que serán registrados. g) En caso de rechazarse los tickets se procederá de acuerdo a establecido en el Instructivo Tema 008: Suministros - Subtema 02: Rechazo de Bienes y Servicios. 5. DIVISION CONTABILIDAD: a) Recepciona parte diario de División Suministros. b) Procede a registrar el ingreso de acuerdo al Instructivo Tema 008: Suministros - Subtema 01: Bienes de Consumo. 6. AGENTE CONDUCTOR DEL VEHICULO: Efectúa pedido de Tickets a División Suministros, para la provisión de combustible. 7. DIVISION SUMINISTROS: a) Recibe pedido. b) Procede a entregar Tickets Combustible bajo constancia de firma y de acuerdo al cupo establecido para cada vehículo. c) Registra entrega en libro de existencias. d) Asienta en parte diario la entrega de tickets. e) Habilita y Registra en Planilla semanal de tickets entregados para consumo de flota vehicular (Formulario A ). 01/12/01 008

9 f) Habilita por vehículo y Registra en Planilla de Entrega-Recepción de tickets para consumo y posterior registro de las rendiciones presentadas por los usuarios (Formulario B ). 8. AGENTE CONDUCTOR DEL VEHICULO: a) Recibe Tickets Combustible. b) Firma Formulario B. 9. DIVISION CONTABILIDAD: a) Recibe parte diario de novedades de División Suministros. b) Efectúa registración contable del consumo de los Tickets Combustible. 10. AGENTE CONDUCTOR DEL VEHICULO: a) Carga combustible en estación de servicio adherida al sistema de Tickets. b) Entrega tickets por el valor del combustible cargado. c) Requiere a la estación de servicio la extensión de la factura con arreglo al presente Instructivo. d) Controla y firma al dorso con aclaración y número de credencial. e) Entrega factura al Superior o Jefe responsable del vehículo. 11. SUPERIOR O JEFE RESPONSABLE DEL VEHÍCULO: a) Recibe factura y controla que la misma se ajuste a las exigencias del Punto Apartado 1. b) Si no está de acuerdo devuelve al Agente conductor del vehículo para su corrección. c) Si está de acuerdo, conforma y entrega al Agente conductor del vehículo para su presentación en la División Suministros. 12. AGENTE CONDUCTOR DEL VEHÍCULO: a) Recibe factura en devolución del Superior o Jefe responsable del vehículo y hace corregir por la estación de servicio. 01/12/01 009

10 b) Presenta en División Suministro la factura conformada por el Superior o Jefe responsable del vehículo. 13. DIVISION SUMINISTROS: a) Recibe factura. b) Controla que esté de acuerdo con lo establecido en el Punto Apartados 1., 2. y 3. c) Controla facturas de acuerdo a lo registrado en Formularios A y B. d) De no estar correcto, solicita al Agente conductor del vehículo que subsane el error. e) De estar correcto archiva facturas en forma transitoria hasta la rendición mensual. f) De corresponder reinicia secuencia a partir del Apartado 6. del presente Punto TRAMITE DE RENDICION MENSUAL DE TICKETS COMBUSTIBLE: 1. DIVISION SUMINISTROS: (Parte del último día hábil del mes): a) Retira del archivo transitorio, las facturas presentadas por el Agente conductor del vehículo. b) Confecciona expediente de rendición de Tickets Combustible. c) Adjunta factura y copias de los Formularios A y B al expediente. d) Envía rendición anexo al parte diario. 2. DIVISION CONTABILIDAD: a) Recibe parte diario de novedades con rendición de facturas de tickets combustible. b) Controla facturas de la rendición junto con los Formularios A y B. c) Controla sumatoria de importes de facturas con saldos de los Formularios A y B. 01/12/01 010

11 d) De no haber consistencia solicita por expediente, a División Suministros la pertinente corrección, adjuntando las facturas y copias de los Formularios respectivos. e) De haber consistencia archiva en forma definitiva la rendición. 3. DIVISION SUMINISTROS: a) Recibe expediente de División Contabilidad. b) Corrige rendición. c) Reenvía expediente contestado a División Contabilidad. 4. DIVISION CONTABILIDAD: a) Recibe expediente con rendición corregida. b) Controla nuevamente rendición. c) De haber consistencia procede al archivo definitivo del expediente y la rendición TRAMITES DE RECEPCION; DISTRIBUCION Y RENDICION DE TICKETS COMBUSTIBLE EN COMPLEJOS Y UNIDADES: Se aplicará los Puntos y del presente Instructivo con las adecuaciones siguientes: a) Las acciones de la División Suministros serán ejercidas por la Sección Suministros. b) La Sección Contaduría actuará de conformidad al Instructivo Tema: Suministros 008 Subtema: Bienes de Consumo 01, debiendo además controlar la rendición mensual elevada por la Sección Suministros. c) La factura de la estación de servicio deberá ser conformada por el Director Principal o Director juntamente con el Jefe de la División Administrativa. 01/12/01 011

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13 5.4. FORMULARIOS PLANILLA SEMANAL DE TICKETS ENTREGADOS PARA CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE FLOTA VEHICULAR.- 1. MODELO - Formulario "A". 2. DESCRIPCIÓN: 3. UTILIZACIÓN: SUMINISTROS 008 TICKETS COMBUSTIBLES 04 FECHA: VEHICULO DESTINO PATENTE CUPO ASIGN. LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO TOTAL SEMANAL 01/12/01 013

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15 FORMULARIOS PLANILLA SEMANAL DE TICKETS ENTREGADOS PARA CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE FLOTA VEHICULAR. 1. MODELO Formulario A. 2. DESCRIPCIÓN: a) Vehículo: Tipo de vehículo, especificando marca del mismo. b) Destino: Se colocará la Unidad-Dirección-Dependencia u Organismo al que pertenece el vehículo. c) Patente: Se colocará Nº de patente del vehículo. d) Cupo Asignado: Se especificará cantidad de combustible asignado por semana al vehículo. e) Lunes...Sábado: En el casillero que corresponda se colocará la cantidad de tickets entregados para el consumo. f) Total Semanal: Se colocará la sumatoria que corresponda de acuerdo a los días entregados, en la semana. 3. UTILIZACIÓN: Se utilizará por la División o Sección Suministros en Original y Copia. El Original se agregará a la rendición mensual y la copia se archivará en la citada División o Sección.- 01/12/01 015

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17 PLANILLA DE ENTREGA - RECEPCION DE TICKETS PARA CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y POSTERIOR REGISTRO DE RENDICIONES PRESENTA- DAS POR LOS USUARIOS (POR VEHÍCULO).- 1. MODELO - Formulario "B". 2. DESCRIPCIÓN: 3. UTILIZACIÓN: VEHÍCULO: DESTINO: PATENTE: FECHA PERIODO MENSUAL: NUMERO DE TICKETS VALOR TOTAL FIRMA, ACLARACION RENDICION SALDO OBSERVACIONES EMISION N C/U $ y CREDENCIAL $ PENDIENTE 01/12/01 017

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19 5.4.2 PLANILLA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE TICKETS PARACONSUMO DE NAFTA Y POSTERIOR REGISTRO DE RENDICIONES PRESENTADAS POR LOS USUARIOS (POR VEHÍCULO): 1. MODELO Formulario B. 2. DESCRIPCIÓN: a) Vehículo: Se deberá consignar la marca del vehículo referido. b) Destino: Se consignará la Unidad-Dirección-Dependencia u Organismo al cual pertenece el vehículo. c) Patente: Se consignará el número de patente del vehículo. d) Período Mensual: Se consignará mes y año al cual corresponden los datos del vehículo. e) Fecha: Se consignará la fecha en que se realizan las entregas de los tickets. f) Nº de Emisión: Se consignará el número de orden de emisión a la que corresponden los tickets. g) Tickets Nro.: Se consignará el número de los tickets entregados al consumo. h) Valor c/u: Se consignará el distinto valor de cada uno de los tickets entregados para el consumo. i) Total $: Se consignará el valor que arroje la sumatoria del valor de los tickets entregados para el consumo. j) Firma-Aclaración-Credencial: Se consignará la firma, nombre y apellido y número de credencial del agente (chofer), que retira los tickets para consumo. k) Rendición $: Se consignará la sumatoria de las facturas presentadas como rendición. l) Saldo Pendiente: Se consignará la diferencia entre la columna Total $: (i) y Rendición $: (k). m) Observaciones: Se consignará todos aquellos datos que se consideren de importancia para el caso. 01/12/01 019

20 3. UTILIZACIÓN: Se utilizará por la División o Sección Suministros en Original y Copia. El Original se agregará a la rendición mensual y la copia se archivará en la citada División o Sección.- 01/12/01 020

21 5.5. ANEXOS: MODELO DE REGISTRO CONTABLE: 1- Asiento de Activación de Tickets Combustible de División Suministros: D.G.A. (División Contabilidad) SERVICIOS NO PERSONALES DN - BIENES DE CONSUMO (D.N.) A PROVEEDORES SERVICIOS NO PERSONALES UNIDAD XX -BIENES DE CONSUMO (Unidad) A SERVICIOS NO PERSONALES DN- BIENES DE CONSUMO (D.N.) Asiento de Activación de Tickets Combustible en las Unidades/Complejos/Dependencias Ingreso Diario del Inciso SERVICIOS NO PERSONALES R.T. SERVICIOS NO PERSONALES R.A.E. A SERVICIOS NO PERSONALES A RENDIR Consumo Diario del Inciso SERVICIOS NO PERSONALES CONSUMIDOS R.T. SERVICIOS NO PERSONALES CONSUMIDOS R.A.E. A SERVICIOS NO PERSONALES R.T. A SERVICIOS NO PERSONALES R.A.E Rendición con el Anexo F 3 (Mensual) SERVICIOS NO PERSONALES A RENDIR A SERVICIOS NO PERSONALES CONSUMIDOS R.T. A SERVICIOS NO PERSONALES CONSUMIDOS R.A.E La Sección Contaduría registrará los tickets de combustible del Inciso 2 conforme al Instructivo Tema: Suministros 008- Subtema: Bienes de Consumo 01. (MODIFICADO por Disposición 1148/ /05/2012) 23/05/12 021

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24 FLUJOGRAMA DE LAS OPERACIONES RELACIONADAS CON TICKETS DE COMBUSTIBLE.- PROVEEDOR 1 DIVISION AGENTE CONDUCTOR ESTACIÓN DE SUPERIOR o JEFE SUMINISTROS DEL VEHÍCULO SERVICIO RESPONSABLE DEL VEHÍCULO DESCRIPCIÓN 1 - Entrega Ticket de Combustible 2 - Registra y Entrega a Conductor Recibe Ticket, carga Combustible Expende Combus - tible, Recibe Tickets, Expide Factura Recibe Factura, Controla firma al dorso, Entrega a Superior o Jefe Recibe Factura, Controla, Conforma y devuelve a Agente Conductor del Vehículo Recibe Factura con formada y presenta en División Suministros Recibe factura conformada, Controla, Archiva transitoriamente, de corresponder entrega nuevos tickets.- 01/12/01 023

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26 5.6. INDICE: Pág. Carátula: DEFINICIONES BÁSICAS: Tickets de Combustible: Concepto (Referencia Cruzada) Responsabilidad: División o Sección Suministros Superior o Jefe Responsable del Vehículo Agente Conductor del Vehículo Factura Requisitos: Conformidad: Presentación: Restitución: Cargo Patrimonial: Cupos: NORMAS DE TRÁMITE: Trámite de recepción y Distribución de Tickets Combustible en División Suministros (DGA): División Contrataciones: División Suministros: Comisión de Recepciones: División Suministros: División Contabilidad: Agente Conductor del Vehículo: División Suministros: Agente Conductor del Vehículo: División Contabilidad: Agente Conductor del Vehículo: Superior o Jefe Responsable del Vehículo: Agente Conductor del Vehículo: División Suministros: Trámite de rendición mensual de tickets combustible: División Suministros: (Parte del último día hábil del mes): División Contabilidad: División Suministros: División Contabilidad: /12/01 025

27 Trámites de Recepción; Distribución y Rendición de Tickets Combustible en Complejos y Unidades: FORMULARIOS: Planilla semanal de tickets entregados para consumo de combustible de flota vehicular Modelo Formulario A Descripción: Utilización: Planilla de entrega recepción de tickets para consumo de combustible y posterior registro de rendiciones presentadas por los usuarios (por vehículo) ANEXOS: 1. Modelo Formulario B Descripción: Utilización: Modelo de Registro Contable: Asiento de activación de tickets combustible de División Suministros: En Unidades: Flujograma de las operaciones relacionadas con tickets de combustible INDICE: Índice 025 /026 01/12/01 026