LECCIONES DE CÁLCULO DE COSTOS PARA EL NEGOCIO DE COMIDA

Transcripción

1 1 LECCIONES DE CÁLCULO DE COSTOS PARA EL NEGOCIO DE COMIDA MBA César Galarza G.

2 Introducción 2 Los Menús usados en los negocios de comida siempre deben estar basados en recetas estándar que contengan la información suficiente para poder «replicar» la misma una y otra vez, cuando esos platos son producidos para ofrecerlos a los clientes. Sin las recetas estándar, el personal de servicio no puede consultar y entrenarse acerca de los ingredientes y la forma de preparación, para informar a los clientes. Sin las recetas estándar tampoco se podrían calcular los costos de cada uno de los platos y por tanto imposible poder controlar adecuadamente el negocio. A continuación se detallan algunos conceptos que todo profesional y empresario del negocio de comida debe dominar. Estos conceptos son poderosos y ayudan a mejorar el desempenio del negocio. El desafío es usarlos para mejorar la utilidad del negocio.

3 Contenido 3 Porcentaje de Rendimiento: Explica los diferentes componentes del rendimiento e identifica aquellos factores que pueden afectar dicho porcentaje de rendimiento Costeo de la recetas: El desarrollo de las destrezas para calcular el costo de los items del Menú son de vital importancia para planificar y controlar la ganancia en su negocio. Cálculo de Costos: Se explica cuáles son los cálculos básicos que usted debe hacer para administrar su negocio desde el punto de vista financiero.

4 4 Porcentaje de Rendimiento No todo lo que se compra es posible usarlo para producir items del Menú y facturar a los clientes. Si no se calcula el rendimiento está subestimando los costos!

5 Porcentaje de Rendimiento 5 El porcentaje de rendimiento es una herramienta valiosa para determinar cuánto del producto que se compra es usado en una receta. Es una información crítica que se usa al momento de colocar un pedido de compra. Si las compras son mal calculadas, entonces tenemos el riesgo de comprar mucho o comprar poco. Los dos casos son graves porque tienen impacto en los desperdicios o en la satisfacción del cliente. Es absolutamente necesario controlar el rendimiento de cada uno de los productos para monitorear e influir en la eficiencia del negocio y en el impacto en la utilidad.

6 Porcentaje de Rendimiento 6 Peso Bruto (PB): Es el peso, el volumen o las unidades del producto que es recibido del proveedor. Los 10 quintales de papas, recibidos del proveedor antes de ningún proceso, es el Peso Bruto. Peso Neto (PN): Es el peso, el volumen o las unidades del producto que ha sido limpiado, pelado, cortado, tallado o preparado y está listo para ser usado en el plato que usted va a producir. Desperdicio (D): Es el peso, o volumen de desperdicio. Esto puede ser calculado estableciendo la diferencia entre el PB - PN

7 Porcentaje de Rendimiento 7 Porcentaje de Rendimiento: Representa la proporción del Peso Neto en el total del Peso Bruto. PN/PB = % Rendimiento Existen tres aplicaciones principales del porcentaje de rendimiento 1. Calcular la cantidad a comprar o pedir 2. Costear la receta 3. Determinar el número máximo de cubiertos que una cantidad comprada puede rendir.

8 Porcentaje de Rendimiento 8 Ejemplo: Si su negocio ha comprado 45 Kilos de papas. Luego de limpiarlas y pelarlas se ha conseguido un peso neto de 36 Kilos y 9 Kilos de Desperdicio. Los cálculos que se tienen que hacer son los siguientes: PB = 45 Kilos PN = 36 Kilos (papas limpias y cortadas Porcentaje de Rendimiento: 36 Kg./45 Kg. = 0.80 ó 80%

9 Porcentaje de Rendimiento 9 No todos los cortes y residuos que se retiran para obtener el peso neto, son desperdicios y pérdidas. Muchos cortes de vegetales y frutas son usados para sopas, fondos, mermeladas, etc. Lo usual es que estos no tienen asignado un costo. Para el caso de cárnicos, los cálculos del rendimiento son iguales que para vegetales y frutas. La principal diferencia es que se establecen diferentes calidades (cortes) y el residuo es casi siempre utilizado.

10 10 Cálculos de costos Estar capacitado para calcular los costos es vital para presupuestar y pronosticar. Cuando se compra, los proveedores entregan por cajas, al granel, en bolsas, en pequeños o grandes contenedores, cartones, botellas, envases; hay muchísimas formas y formatos en los cuales los proveedores venden sus productos. Calcular correctamente los costos de un item del Menú le permitirá manejar integralmente el negocio; esto es calcular los costos, fijar los precios y monitorear y controlar que se gaste sólo lo calculado en la receta estándar.

11 Cálculo de costos 11 La primera definición que es necesario realizar tiene relación con las unidades de medida: Se recomienda usar Kilos, Litros y Unidades y sus correspondientes unidades fraccionarias. Costo de compra: para que sea fácil realizar comparaciones es mejor reducir todo a Kilos, Litros o unidad estandarizada. Valor pagado por la compra/ Peso comprado = Costo por Kilo ó Litro

12 Cálculo de costos 12 Ejemplo: El costo de una bolsa de tomate comprada al granel en S/. 1,090 por un peso total de 500 gramos $ 1,090/0.500 Kg. = $ 2,180 el Kilo Ejemplo costo por unidad: Proveedor A: El costo de una bolsa de 500 gramos de pimienta molida es de $ 4,000 Costo por Kilo = $4,000/ = $8,000 el Kilo Proveedor B: El costo de una bolsa de 2 Kilos de pimienta molida es de $ 13,600 Costo por Kilo = $13,600/ 2 = $ 6,800 el Kilo

13 Cálculo de costos 13 Si usted define las unidades para uso en las recetas en términos de: onzas, gramos, mililitros, cucharas, chucaraditas, pizcas, libras, galones, etc el resultado será totalmente confuso. Es mejor que las unidades que se van a usar en la receta estén definidas y estandarizadas a Kilos, gramos, Litros, mililitros, De esta manera se facilita el cálculo de los costos, pues ya tenemos el Costo de Compra en términos de Kilos, Litros o Unidades y es fácil obtener el costo de gramos, mililitros o unidades. Ejemplo: Costo de 5 gramos de pimienta: $ 6,800/1000 * 5 = $ 34

14 Cálculo de costos, con rendimientos 14 Es vital que usted y sus colaboradores dominen los cálculos de costos de todos los ingredientes que se usan en la cocina. De esa manera desarrollarán una cultura de control. Como quedó explicado, el costo de los vegetales y frutas que se usan en las recetas deben incluir el costo del desperdicio o caso contrario usted estaría subestimando los costos. El costo de compra de un Kilo de papas es $ 700. El rendimiento de las papas fue 80% (En el ejemplo anterior: Peso Bruto 45 Kg. y Peso Neto 36 Kg.) Costo por Kilo limpio y pelado = $ 700 / 80% = $ 875 el kilo

15 Cálculo de costos, con rendimientos 15 Ejemplo: Si usted está preparando pesto para usarlo como salsa para pasta u otros platos y compra albahaca que lo venden en atados. Cada atado pesa aproximadamente 70 gr. y cuesta $ Si usted usará en su receta una tasa de albahaca ya limpia (125 gr) que rinde 55%, cuál es el costo que por este ingrediente está agregando a su receta? 1.- Calcular el Costo de Compra por Kilo (Peso Bruto) Un atado de 70 gr. Cuesta $ 1,000 $1,000 / = 14,285 el Kilo (usar decimales) 2.- Calcular el Costo por Kilo Limpio (Peso Neto) Obtener el porcentaje de rendimiento $14,285 / 0.55 = 25,974 el Kilo (usar decimales) 3.- Calcular el Costo de los 125 gr. Que se usan en la receta La taza es el porcionador que nos ayuda a medir 125 gr. $25,974/ 1,000 * 125 = 3,246.7 el Kilo (usar decimales)

16 Cálculo de costos, con rendimientos 16 El cálculo de costo para carnes y aves: El concepto de rendimiento es el mismo que se utiliza para vegetales y frutas, pero como existen varios cortes, hay que discriminar la calidad y por tanto su valor. Precio del corte por Kilo: Los diferentes cortes y calidades que se pueden obtener de una pieza grande. Suponga que compra un costillar de 17.5 Kilos y paga $ 9,000 por Kilo. El costo total fue de $ 157,500 (17.5 * 9,000) Hay que seguir los siguientes pasos para costear los cárnicos:

17 Cálculo de costos, con rendimientos Consultar con el proveedor, los precios de los cortes obtenidos Grasa $ 100 por Kilo Hueso carnudo $ 2,000 por Kilo Carne de segunda $ 10,000 por Kilo 2. Calcular el precio total de los cortes obtenidos: El carnicero logra los siguientes resultados: La grasa pesó 3.5 Kg. * $ 100 = $ 3,500 Los huesos pesaron 3 Kg. * $ 2,000 = $ 6,000 cortes de segunda 4.0 Kg. * $ 10,000 = $ 40,000 El total de los cortes suma $ 49, Calcular el costo para el corte de primera: o Costo Total de Compra $ 157,500 o - Costo de los cortes obtenidos $ 49,500 o = Costo para el corte de primera $ 108,000 o Peso del corte de primera = 7 Kg. o Costo por Kg. para carne de primera $ 108,000 / 7 Kg. = $ 15,429 $ 15,429 Por Kg. Carne de!ra.

18 18 Costeo de recetas El negocio de comida exitoso controla sus costos, no importa lo buena y deliciosa que pueda ser su comida o cuántas veces regresan los clientes. Si no tiene un nivel de rentabilidad adecuada (léase costos) el negocio fracasará. El éxito del negocio en realidad es el manejo integral y coherente de un conjunto de atributos. Uno de ellos es el control de los costos y esto es imposible de realizar si no existe como punto de partida el costeo de las recetas de los items del Menú.

19 Costeo de Recetas 19 Todos y cada uno de los ítems del Menú deben ser costeados individualmente. Es decir cada ítem que tiene un precio desde el punto de vista del cliente, debe tener una receta estándar y su correspondiente cálculo de costos. Para determinar el costo unitario de cada ítem del Menú, debe usar una receta estándar como la que se muestra el la página siguiente. Todos los ingredientes que se usan en la receta deben ser costeados en la forma que se ilustró en las páginas anteriores. Las recetas en gastronomía son usadas para asegurar que se siga siempre el mismo procedimiento y para que se empleen siempre la misma cantidad y calidad de ingredientes.

20 Costeo de Recetas 20 Desde el punto de vista de los costos. Si la receta ya tiene especificado hasta el gramo de sal que se ha de usar; entonces lo que conviene es asignarle el costo que le corresponde. Algunos especialistas sugieren calcular un estimado para los ingredientes menores. (Factor Q) Nuestra sugerencia es que se costeen todos los ingredientes y que la receta estándar sea exacta. Una vez obtenido el costo total del item, del menú, se debe analizar / fijar el precio. Esta es la tarea más delicada pues hay muchos factores que se deben tomar en cuenta. Revisar la lección de Fijación de Precios, presentada por Mundo Gourmet,

21 RECETA ESTÁNDAR Grupo Entradas Pax 1 Tiempo de preparación minutos Grupo: Entradas, Platos Fuertes, Snacks, Postres, Bebidas, etc. Item del menú (nombre) Fecha Fecha: Fecha en que se realizaron los cálculos de costo de la receta. Ingrediente Marca Peso neto Unidad % Rendimiento Peso Bruto Costo Unitario Costo Total % Costo Pax: Corresponde al número de porciones que se obtienen de la receta. Se recomienda calcular siempre para un (1) Pax para que corresponda a un item del Menú. a) Factor Q: es un porcentaje del costo total que se agrega como estimado de consumo de algunos ingredientes que por ser de poco impacto o porque no pueden incluirse en la receta. 21 FOTO Total Costo de la Receta TOTAL $ - a Factor Q 0% - b TOTAL COSTO TOTAL $ - 100% c COSTO POR UN (1) ITEM DEL MENÚ $ - d PORCENTAJE DE COSTO OBJETIVO % e PRECIO TEÓRICO DE VENTA $ - f PRECIO REAL DE VENTA $ - g IVA 16% $ - h PRECIO DE VENTA CON IVA $ - i COSTO DE AyB calculado % b) Total Costo: La suma del costo de los ingredientes más el Factor Q. c) Costo de un item del Menú: Aquí dividir el costo total b/pax d) Porcentaje de Costo Objetivo: Es el porcentaje que se espera lograr como costo de AyB. e) Precio Teórico de Venta: Es el precio ideal o calculado en base a dividir el costo ( c) para el % costo objetivo. c/d=e i) Costo de AyB calculado: es el costo detallado en ( c) dividido para el precio real que se ha fijado en el Menú. c/f=i

22 Costo de AyB 22 Los americanos en la industria de comida le denominan Food Cost, y siempre lo evalúan en términos de porcentaje. Nosotros lo denominamos el costo de AyB y también lo reducimos a porcentaje. $ Costo de AyB / $ Precio = % Costo de AyB El porcentaje de costo de Alimentos y Bebidas es muy importante y crítica. Es una de las herramientas usadas por Gerentes y Propietarios exitosos como una herramienta para evaluar la rentabilidad de los ítems del Menú y el desempeño (eficiencia y eficacia) de la operación.

23 Mundo Gourmet 23 Quienes somos: Mundo Gourmet es una empresa de capacitación y consultoría para atender a clientes del sector de Hospitalidad y Alimentos & Bebidas en sus requerimientos de capacitación, entrenamiento y desarrollo del negocio. Los instructores y consultores de Mundo Gourmet son profesionales de alta calificación profesional y experiencia que transmiten sus conocimientos usando conceptos y herramientas de punta. Mundo Gourmet brinda sus servicios en Bogotá, Quito y Lima. Qué hacemos: Enseñamos el manejo del negocio a emprendedores y proveemos conocimientos y herramientas de uso inmediato a los propietarios, Gerentes, Administradores de negocios de Hospitalidad y Alimentos & Bebidas. Nuestro enfoque es de capacitación continua. Todos los seminarios se integran y logran un reforzamiento de los conocimientos profesionales para administrar con éxito el negocio de alimentos y bebidas.