La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:

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Juan Luis Salas Torres
hace 7 años
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1 NTC 3393 ICONTEC CARTA Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados. El destinatario es siempre UNA sola persona o Institución. La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales: Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son: Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en MAYÚSCULAS FIJAS. Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica. Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas. Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas. Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada. Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado economista Pérez.

2 Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una sílaba y no poner guión o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos. Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc. Firma: Está compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas. Rúbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica. Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificación personal. Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante, el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha.

3 Ejemplo: CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA COLEGIO LA SALLE CUCUTA San José de Cúcuta, febrero 25 de 2009 Ingeniero JAVIER ENRIQUE JAIMES SILVA Jefe De Gestión De La Información Ciudad Respetados Señor: La congregación de los hermanos de las escuelas cristianas Colegio La Salle Cúcuta agradece su asistencia al acto de inauguración de la planta física, nueva entrada y celebración de los 55 años de la institución el pasado Lunes 19 de Enero que se llevo a cabo en nuestras instalaciones. Su colaboración y participación han sido una parte fundamental para el éxito de este evento, que Dios los siga colmando de bendiciones y fe para continuar en el camino de acompañamiento de la juventud. Fraternamente en Cristo y en De la Salle. Hno. MANUEL EDUARDO CABALLERO SILVA Rector

4 CIRCULAR Comunicación de carácter general o informativo, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido. Clases de circular De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en: -Circular externa (o carta circular) NTC Circular interna (o general) NTC 3234 Circular interna (o general) Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la Entidad, así como normas generales, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. A) Normas generales para la elaboración de circular interna -El destinatario de esta circular siempre debe ser un grupo. -El texto debe redactarse en forma impersonal, o en tercera persona del singular. -No debe contener errores técnicos, ni ortográficos, ni gramaticales, ni de puntuación. -La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados. B) Partes de la circular y su distribución La circular se elabora en papel bond, tamaño carta, con membrete, y de acuerdo con los siguientes requisitos:

6 Ejemplo: CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA COLEGIO LA SALLE CUCUTA CIRCULAR 001 San José de Cúcuta, febrero 25 de 2009 PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO Asunto: Manejo de correspondencia Con el fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos Institucionales, se informa que a partir de la fecha el procedimiento para la elaboración, envío y difusión de la correspondencia, será el siguiente: 1. Todo documento antes de enviarse debe llevar el visto bueno del rector. 2. Toda correspondencia debe ser radicada, la correspondencia debe llevar un número consecutivo el cual se solicita en recepción para realizar su radicación. 3. Los correos electrónicos o cualquier otra correspondencia en medio magnético que afecte la prestación del servicio (Cliente, Legal, Institucional y de la congregación) debe ser radicada. 4. Se debe dejar en recepción un registro de entrega cuando se elaboren documentos confidenciales o una copia cuando sea un documento de información general. 5. Con el fin de unificar los diferentes documentos de correspondencia elaborados por las diferentes áreas de la institución, toda correspondencia se deberá elaborar siguiendo las normas Icontec correspondientes a cada tipo de documento. Nota: En la página Web del colegio se encuentran publicadas normas y ejemplos para la elaboración de los diferentes documentos (memorandos, circulares y cartas) de correspondencia. Cordialmente Ing. JAVIER ENRIQUE JAIMES SILVA Hno. MANUEL EDUARDO CABALLERO SILVA Jefe de Gestión de Información Rector

7 MEMORANDO Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas de las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales El memorando NO se dirige a un grupo, es personalizado. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándumes).

Ejemplo: CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA COLEGIO LA SALLE CUCUTA MEMORANDO 001 San José de Cúcuta, febrero 25 de 2009 PARA: Ing.

9 Ejemplo: CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA COLEGIO LA SALLE CUCUTA MEMORANDO 001 San José de Cúcuta, febrero 25 de 2009 PARA: Ing. Javier Enrique Jaimes Silva, Jefe de Gestión de Información DE: Rectoría ASUNTO: Reunión comité de calidad El comité de la calidad llevará a cabo su reunión quincenal el día lunes 23 de Febrero del En la reunión se evaluara el plan el trabajo de Enero y Febrero. Es muy importante contar con su presencia. Atentamente, Hno. Manuel Eduardo Caballero Silva Rector

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