INSTRUCTIVO ELABORACIÓN, CODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y CONTROL INTERNO MECI

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1 INSTRUCTIVO ELABORACIÓN, CODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y CONTROL INTERNO MECI Versión 00 Código: 200 IN.02 Elaborado Revisión Aprobación Control del Documento Nombre Cargo Dependencia Fecha Edilberto Márquez Profesional Secretaría General especializado Edilberto Márquez Profesional Secretaría General especializado Germán Camargo Representante Oficina Asesora de planeación Ponce de León de la Dirección

2 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 2 de 28 CONTENIDO 1 OBJETIVO DESCRIPCIÓN ALCANCE ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Elaboración de Documentos Identificación de la Necesidad Asignación Redacción de Documentos Identificación de Documentos Descripción de los parámetros o numerales de los documentos Revisión de los Documentos Cuerpo del Documento ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y CONTROL INTERNO MECI METODOLOGÍA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS Requerimientos Clasificación de los procesos Caracterización del proceso Descripción de los procedimientos FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD Diseño de página y preliminares Contenido Descripción gráfica de documentos INSTRUCCIONES PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y BAJA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD Nota Interna Memorando Circular Acta Carta Formatos de registro Resoluciones ANEXOS... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. DEFINICIONES... 3 BIBLIOGRAFÍA ANEXOS... 20

3 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 3 de 28 1 OBJETIVO Definir los términos y brindar orientaciones metodológicas para la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME, en la elaboración, codificación y control de los documentos producidos en las dependencias de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA. 2 DESCRIPCIÓN Este instructivo está basado en la Guía para la implementación de un programa de gestión documental, elaborado por el Archivo General de la Nación, Sistema Nacional de Archivos en 2005, para dar cumplimiento a la Ley 594 de Ley General de Archivos, que reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que se produzca la información, para el cumplimiento de su cometido estatal o del objeto social para el que fueron creadas. 3 ALCANCE Este instructivo describe desde los aspectos de forma y redacción de los documentos hasta el contenido de los mismos. Las directrices dadas en este documento aplican para todos los documentos de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja. 4 DEFINICIONES Documento: Es toda información y su medio de soporte. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.18) Nota: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.42) Política de calidad: Intenciones globales y orientación relativas a la calidad, tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad (NTCGP 1000:2004 numeral 3.37) Planificación de la calidad: Parte de la Gestión de la Calidad enfocada al establecimiento de los Objetivos de la Calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad (NTCGP 1000:2004 numeral 3.36) Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad (NTCGP 1000:2004 numeral 3.15) Sistema de gestión de la calidad para entidades: Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades (NTCGP 1000:2004 numeral 3.49) Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y / o servicio Nota 1: Para efectos de esta norma y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Nota 2: El cliente puede ser interno o externo a la entidad NTCGP 1000:2004 numeral 3.10) Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.40) Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.39) Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.38) Entidades: Entes de la rama ejecutiva del poder público y otros prestadores cubiertos bajo la Ley 872 de (NTCGP 1000:2004 numeral 3.23) Estructura de la entidad: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.26)

4 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 4 de 28 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.41) Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.31) Parte interesada: Organización, persona o grupo que tengan un interés en el desempeño de una entidad. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.35) Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad. (NTCGP 1000:2004 numeral 3.30) 5 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN La estructura general de la documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI SICME, está definida por la siguiente pirámide documental: Mandatos Constitucionales, leyes, decretos, Códigos, Políticas, Líneas de Acción, acuerdos, Resoluciones y Objetivos de calidad Descripción del Sistema de Gestión de Calidad. Incluye la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad y la descripción de cada uno de los puntos de la Norma NTCGP1000:2004. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Descripción detallada de pasos a seguir para ejecutar una actividad. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones; en este instructivo se orientan los formatos que son de uso común a la administración municipal, que pueden ser adoptados y adaptados por cada dependencia, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. 6 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME, en la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja comprende: La administración y el control de lo establecido en el Manual Integrado de Calidad y Operaciones del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME, es responsabilidad del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y su evaluación y seguimiento de la Oficina de Control Interno de la Alcaldía. Realización anual de un plan de mejoramiento institucional, sirviendo como base para la elaboración o actualización de las normas.

5 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 5 de 28 El plan de mejoramiento será el resultado de los hallazgos y recomendaciones de mejora que surgen del plan anual de auditorías internas de la Alcaldía. 6.1 Elaboración de Documentos IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Cualquier funcionario que haga parte de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, puede presentar una propuesta o solicitar la elaboración o modificación de un documento determinado al Representante de la Dirección o quien haga sus veces, a través de los responsables de procesos. La aceptación de la solicitud es dada por el Representante de la Dirección o quien haga sus veces ASIGNACIÓN El Representante de la Dirección o quien haga sus veces en asocio con el responsable de proceso, asigna los responsables para su elaboración, revisión y la aprobación estará a cargo del representante de la Dirección. Cuando el documento no sea aprobado se debe informar a quien lo solicito explicando los motivos de su no aceptación. 6.2 Redacción de Documentos Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que su redacción debe ser de fácil comprensión a todo nivel; la redacción de todos los documentos se hace siempre pensando en el usuario. 6.3 Identificación de Documentos La identificación de los documentos se llevará a cabo de acuerdo a los lineamientos del instructivo y lo debe realizar el responsable del proceso. La identificación alfanumérica que se le da a cada documento generado por el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja se compone de: Un número que identifica la dependencia u oficina responsable del documento: DEPENDENCIA CÒDIGO DESPACHO DEL ALCALDE 100 OFICINA ASESORA DE PRENSA COMUNICACIONES Y PROTOCOLO OFICINA ASESORA JURIDICA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN SECRETARIA GENERAL 200 DIVISIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS SECRETARIA DE GOBIERNO 300 SECRETARIA DE HACIENDA Y DEL TESORO 400 DIVISIÓN DE TESORERÍA 401 SECRETARIA DE SALUD 500 SECRETARIA DE MEDIO AMBIENTE 600 SECRETARIA DE EDUCACIÓN 700 SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO 800 SECRETARIA DE DESARROLLO ECONÓMICO - DIRECCIÓN UMATA 801 SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA 900 OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO 1000

6 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 6 de 28 Dos caracteres que identifican el tipo de documento, así: MC: Manual de Calidad GU: Guía PC: Plan de calidad PO: Política de Operación PR: Procedimiento FO: Formato OD: Otro documento MA: Manual MT: Metodología PL: Plan P: Proceso IN: Instructivo RE: Registro Y un número consecutivo asignado a cada documento perteneciente a la dependencia, iniciando con el número uno (1) Ejemplo El código del PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME es PR 08, el cual hace referencia a: Número de la Tabla de retención documental asignado a: Oficina de control interno PR Sigla del tipo de documento: Procedimiento 08 Número consecutivo según el tipo de documento 6.4 Descripción de los parámetros o numerales de los documentos Encabezado: Está presente en la parte superior de las hojas del documento y está constituido por: Logotipo de la Alcaldía: Debe estar ubicado en la esquina superior izquierda del documento Título del documento: Nombre de identificación del documento Código: Identificación alfanumérica número de identificación del documento Versión: Número de edición del documento No. de página: Número de página del total que componen el documento. En los documentos correspondientes a formatos, es obligación que lleven encabezado y pie de página. ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN, CODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA Código: 200 IN.01 Fecha: Versión: 01 Página: 6 de 28 Pie de Página: Este solo está establecido en la primera hoja del documento y está constituido por: Elaborado: Nombre y cargo de quien elaboró el documento, a que dependencia pertenece y fecha de aprobación Revisión: Nombre y cargo de quien verificó el contenido del documento, dependencia a que pertenece y fecha de revisión. Aprobación: Nombre y cargo del que autoriza la implementación del documento, dependencia a que pertenece y fecha de aprobación Elaborado Revisión Aprobación Nombre Cargo Dependencia Fecha

7 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 7 de Revisión de los Documentos La versión de los documentos se escribirá en números. Una vez aprobado el documento comenzara en la versión 01 e irá incrementándose en uno a medida que sufra cambios de fondo, los cuales son reportados mediante el formato Solicitud para elaborar, modificar o dar de baja los documentos del sistema integrado de gestión de la calidad y control interno MECI por el responsable del proceso al Representante de la Dirección o quien haga sus veces. (ver anexo A) Los cambios que originan una nueva versión son aquellos que afectan el fondo del asunto y es responsabilidad del Representante de la Dirección o quien haga sus veces, determinar de acuerdo a su criterio cuando un cambio es de fondo. En los casos en que solo se cambien algunas palabras y estas no cambien el sentido de la actividad descrita no amerita una nueva versión, pero siempre se debe realizar la solicitud de cambio del documento para que quede registrado. El documento con los nuevos cambios el responsable del proceso lo distribuye nuevamente a los interesados y lo pude realizar a través de la página web, oficio y tiene la responsabilidad de que los documentos se encuentren disponibles. 6.6 Cuerpo del Documento La forma de redacción de los documentos es en tiempo presente en modo indicativo, empleando un lenguaje sencillo y claro, ajustado a la realidad y con el consenso de los involucrados, utilizando siempre el mismo término para definir el concepto, incluyendo explicaciones y definiciones estrictamente necesarias. Se debe seguir la siguiente estructuración, según aplique al documento: Objetivo: Donde se explica el propósito que tiene el documento, describiendo brevemente la razón de creación del documento. Alcance: Son las limitaciones o campo de aplicación del documento, describe la cobertura de las disposiciones en términos de procesos, cargos, dependencias de la Alcaldía. Definiciones: Explican los términos usados en el texto que se consideran necesarios para un mejor entendimiento del documento por parte de quienes lo utilicen. Condiciones generales: Contienen información que apoye la aplicación del procedimiento, como: Directrices que mencionen las condiciones generales aplicables a todo el proceso de elaboración (fases / etapas / operaciones / actividades), las condiciones que se han de aplicar en alguna parte específica en el proceso de elaboración (fase / etapa / operación / actividad) y las políticas o procedimientos de cada área o sección que estén de alguna forma relacionadas con la aplicación del procedimiento. Información: Mención de los registros o datos claves que son útiles para la aplicación del procedimiento, la toma de decisiones o la ejecución de alguna fase / etapa / operación / actividad en particular. Se pueden incluir los recursos técnicos y tecnológicos tipo software (aplicaciones, programas comerciales, bases de datos u otro similar), indispensables para la ejecución de las fases / etapas / operaciones / actividades. Desarrollo del documento: Campo en el cual se describen los pasos o actividades a seguir para ejecutar un proceso o tarea. Se compone de descripción de actividades, diagrama de flujo y responsabilidad o en el esquema de documentación que el usuario considere apropiado. Formatos asociados: Título de los formatos (planillas) para la toma de datos de las actividades a realizar dentro del procedimiento Anexos: Lista de todos los documentos que se adjuntan al documento y que consisten en formatos, tablas, datos, fichas, esquemas, flujogramas, gráficos, planos, etc. Documentos asociados o de referencia: Lista de los documentos internos o externos que sirven de soporte o consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento o realización de una actividad. Relaciona la identificación completa (título, código u otro parámetro o descriptor) del documento. Notas de cambio: Identifica todos los cambios realizados al documento, registrando la naturaleza del cambio. Versión inicial: Indica el número de la versión que será modificada

8 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 8 de 28 Naturaleza del Cambio: Explica la razón del cambio al componente o los componentes del documento. Identificación del cambio: Enuncia el cambio realizado al documento. Versión final: Indica el número de la versión después de producirse el cambio. CONTROL DE CAMBIOS Versión No. Fecha de Aprobación Descripción del Cambio 7 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD y OPERACIONES DEL SISTEMA. El Manual de Calidad y Operaciones del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME es un compendio que contiene la aplicación de los requisitos de las normas NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005. Su contenido es el siguiente: Portada Tabla de contenido Presentación de la Alcaldía Compromiso de la Dirección Política y objetivos de calidad Temas: Corresponde a los procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI 8 METODOLOGÍA Los pasos que se deben surtir para la documentación del Sistema integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME son los siguientes: Identificación de las necesidades de documentación Análisis del estado actual de la documentación en la Alcaldía Municipal (estado de actualización, entrenamiento o conocimiento de quienes operan el proceso o la actividad, personal disponible para operar el proceso en caso de retiro del actual responsable). Diseño del Sistema documental (tipo de documentos, nivel de detalle) Elaboración, validación y aprobación de los documentos. Implementación del documento en el Sistema (Difusión y entrenamiento) Mantenimiento y mejora del Sistema 9 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS El diseño del modelo de operaciones se inicia con la identificación de los procesos que constituyen un primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la Alcaldía debe desarrollar y realizar, a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la misión fijada y la visión proyectada. El modelo de operación permite administrar a la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja como un todo, definir las actividades que agregan valor y orientan los resultados al cumplimiento de los objetivos misionales

9 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 9 de 28 de la entidad y la satisfacción de los usuarios y/o grupos de interés, así mismo permite la administración eficiente de los recursos. 9.1 Requerimientos Mandato constitucional y legal de la entidad. Normas que regulan la entidad Normas que regulan las competencias y recursos asignados a la entidad Conjunto de Planes y Programas. Documentación inherente a los procesos, procedimientos y actividades. 9.2 Clasificación de los procesos Procesos Misionales: Corresponden al conjunto de actividades que debe realizar una entidad para cumplir con las funciones que le fija la Constitución y la Ley, de acuerdo con su nivel y naturaleza jurídica. Cada proceso definido debe conducir a resultados o productos específicos que permitan ser analizados en conjunto. Procesos Estratégicos: Se definen a partir del mandato constitucional que establece la obligación de aplicar Planes de Desarrollo en las entidades públicas de todo nivel, que derivan en planes estratégicos de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad. Procesos de Apoyo: Los requeridos para la provisión de los recursos necesarios en todos los procesos de la Alcaldía. Procesos de Evaluación: Son los que disponen mecanismos de verificación y evaluación del Sistema, brindan apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos Institucionales, garantizan la correcta evaluación y seguimiento de la gestión de la entidad por los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. Propician el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés. 9.3 Caracterización del proceso Los procesos tendrán una descripción gráfica mediante un diagrama de bloques y serán documentados utilizando el formato Caracterización del Proceso que se muestra en el Anexo B, en el cual se describen los siguientes campos: COMPONENTE DESCRIPCIÓN Nombre del Indica la denominación del proceso, la cual debe coincidir con los nombres asignados en Proceso el mapa de procesos. Responsable Cargo de la persona responsable del proceso. Objetivo del Inicia con un verbo y muestra la razón de ser del proceso, el logro que se busca o la meta Proceso esperada que justifica la existencia del proceso en la organización. Alcance Define los límites del proceso y en donde se debe aplicar Proveedor Parte interesada que entrega insumos para poder ejecutar la actividad. Producto, servicio, documento, información, etc. que es entregado por el proveedor para Insumo dar inicio al desarrollo de la actividad. Descripción sencilla de lo que se realiza dentro del ciclo PHVA. Debe iniciar con la forma Actividad sustantiva del verbo y corresponde a lo que se ejecuta. Ejemplo: Elaboración de un concepto Resultado obtenido después de realizada la actividad. Es un producto, servicio, Salida documento, información, etc., que se le entrega a una parte interesada. Cliente Parte interesada que recibe el producto, servicio, documento, información, etc.,

10 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 10 de 28 COMPONENTE Recursos requeridos para el Proceso Requisitos legales aplicables Documentos Relacionados Riesgos del Proceso Puntos de Control Indicadores del Proceso DESCRIPCIÓN Corresponde a las herramientas, equipos, software, hardware, infraestructura, etc. que deben ser suministrados por la organización, con el fin de que se pueda ejecutar el proceso. Referentes legales y reglamentarios que rigen el funcionamiento del proceso. Requisitos por Cumplir de la Norma Técnica en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, especificando el numeral de la norma con la cual se relaciona el proceso. Nombre de los procedimientos, normas, manuales e instructivos en los cuales se describe la ejecución de las actividades. Eventos cuya ocurrencia afecten el normal funcionamiento del proceso ocasionando un producto o servicio no conforme. Mecanismos y sitios de aplicación que el proceso tiene para evitar que los riesgos definidos ocurran. Nombre del indicador propuesto para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso. 9.4 Descripción de los procedimientos Los procedimientos definen la forma como deben realizarse las fases o etapas de los procesos. Aspectos que identifican los procedimientos: Son el desarrollo de una fase o etapa de un proceso. No pueden iniciarse sin previos requisitos. Generan productos intermedios que se constituyen en requisitos o insumos de otros procedimientos. 10 FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD 10.1 Diseño de página y preliminares Los documentos tendrán las siguientes características: CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN PAPEL Bond blanco, tamaño carta MÁRGENES Superior, Inferior y Derecho 2 cm., Izquierdo 2,5 cm Título del documento en la portada: Tipo de letra Arial 20 Nivel 1: Se escriben en mayúsculas fijas y en negrilla. Se numeran con números arábigos, en Arial 12. TÍTULOS Nivel 2: Se escribe la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula y en negrilla. Siguen un orden secuencial, precedidos del número del capítulo. Después del número que designa el último nivel no se coloca punto. Tipo de letra Arial 11 Arial, tamaño 10. (La única excepción es en las notas de pie de página que se escriben en tamaño 8 y los encabezados de página en tamaño 8). Interlineado: Espacio sencillo. TEXTO Párrafo: Justificado. Entre el título de un capítulo y el primer párrafo habrá una separación de 1 interlínea; entre párrafos consecutivos, 1 interlínea; entre el último párrafo de un capítulo y el título del siguiente capítulo, 2 interlíneas Escudo municipal: Centrado en la parte superior, tamaño: 3.5 cm de alto por 3.5 cm de ancho. En el siguiente renglón en mayúscula sostenida, negrilla, 10 puntos: ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA. Dejar 8 interlineas PORTADA Título del documento: Se escribe centrado horizontalmente con relación al margen, en letra Arial de 20 puntos, en negrilla y en mayúscula fija. Dejar 8 interlineas Número de la versión: Centrada horizontalmente se escribe la palabra Versión seguida del número correspondiente. Dejar 8 interlineas

11 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 11 de 28 ENCABEZADO TABLA DE CONTENIDO CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN Código: En negrilla dentro de un recuadro centrado horizontalmente. Dejar 8 interlineas Cuadro de control de documentos: El título del cuadro de Control del Documento va en negrilla centrado horizontalmente, ocupa la parte superior de la misma, en él se indican las personas responsables de la elaboración, la revisión y la aprobación del documento. Sus datos se colocan en columna, va seguido de la fecha en que se termina el documento, se elabora, revisa o se aprueba. A la izquierda el escudo de Barrancabermeja en tamaño 2x2 cm, a la derecha centrado: ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA, en la siguiente línea y tabulado: Código (del documento), Fecha (en que fue aprobado el documento), Versión y Página: x de y Aplica para el Manual de la Calidad, Manual administrativo u operativos, Guías e instructivos que tengan más de 15 subdivisiones. La tabla de contenido relaciona las grandes divisiones temáticas del documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando en cada caso la página en la cual se encuentran. Se ubica después de la Portada CONTENIDO A continuación se especifican las partes que componen cada tipo de documento Componente Descripción MANUAL Objetivo Alcance Responsable Definiciones Marco teórico Documentos relacionados Describe el propósito del documento, su redacción inicia con un verbo en infinitivo. Los objetivos deben ser claros y en lo posible breves Describe el escenario en el cual se aplican los documentos, su descripción debe dar claridad sobre cuales actividades, personas o dependencias, están comprendidos por el documento o cuáles (por exclusión) están fuera de su cobertura. De ser posible indica la actividad del inicio y final del documento Establece el cargo y dependencia encargada de ejecutar las acciones establecidas en el documento Lista de términos y sus acepciones breves que se requieran para entender el documento. Cada término va en negrilla, con mayúscula inicial solamente. A renglón seguido, pero sin negrilla, se escribe la definición. Si la definición es tomada, de otro documento, se debe indicar la fuente en una nota de pie de página 1. Breve descripción de la teoría o teorías que sustentan el desarrollo de los contenidos técnicos del documento en los casos que sea requerido Normatividad: Descripción puntual del artículo, numeral o inciso de las normas que soportan el desarrollo de los contenidos técnicos del PROCEDI- MIENTO INSTRUCTIVO - GUÍA SI SI SI SI SI SI SI SI Opcional SI SI Opcional 1 Para los pies de página se utilizarán números arábigos (1, 2, 3,..). El tipo de letra será Arial, en tamaño 10. No se utilizarán negrillas ni letra cursiva sino en los casos en que haya necesidad de resaltar alguna parte del texto. Los documentos de referencia que se citen deben contener únicamente: Autor o autores, título y fecha. La cita completa debe ir en Referencias Documentales.

12 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 12 de 28 Componente Descripción MANUAL Desarrollo Registros Revisión y Actualización Bibliografía Control de cambios Anexos documento en el siguiente orden: Leyes, Decretos, Resoluciones. Otros documentos del sistema que intervienen en las acciones planteadas Describe en forma detallada la información que se desea comunicar según el lineamiento del documento. El autor puede redactar en forma libre el contenido de un manual, instructivo o guía cuando lo considere necesario. PROCEDI- MIENTO INSTRUCTIVO - GUÍA SI SI SI Descripción gráfica: Flujograma Opcional SI Opcional Se relacionan los documentos que presentan los resultados obtenidos o que proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas. SI SI Opcional Los formatos se pueden incluir como un Anexo Se indican los pasos en la revisión y el ajuste del documento, así como la instancia o las instancias responsables y la periodicidad con que debe hacerse. Relación alfabética de las fuentes documentales registradas en cualquier soporte (Impreso, medio magnético, audiovisual, etc.) que fueron consultadas por los autores del documento El título Control de Cambios va en negrilla centrado horizontalmente, en una tabla se escriben: Número de versión, fecha de aprobación y descripción del cambio realizado. Los ajustes a los documentos, solo podrán ser realizados por el responsable designado. Se presentan los documentos que dan soporte, aclaran o complementan las actividades, se nombran en el orden de las letras del alfabeto (A, B, C. etc.). Se ubican al final del documento DESCRIPCIÓN GRÁFICA DE DOCUMENTOS SI SI SI Opcional SI SI SI SI SI Opcional La descripción gráfica de un procedimiento, manual o instructivo se realiza utilizando un Diagrama de Flujo, en el caso de un manual o instructivo se usa solo cuando este lo requiera ya sea por su tamaño o su complejidad, debe presentarse en forma vertical; en el caso de los procedimientos se usa una tabla que consta de cuatro columnas: Flujograma Responsable Documento generado Punto de control Secuencia lógica de Cargo o dependencia Documento que se Forma de verificar que el símbolos que encargada de desarrollar produce al ejecutar la producto o servicio representan actividades una actividad actividad cumple los requisitos El trazo de los símbolos del flujograma se hace con línea continua sencilla de 1 punto de grosor. Las flechas de conexión tendrán 1 punto de grosor e irán en línea sencilla y continua. El texto al interior de los símbolos va en letra Arial de 8 puntos, sin negrilla y con mayúscula inicial solamente. Si la pagina resulta insuficiente para presentar el diagrama completo, se debe optar por el uso de conectores para continuar en la página siguiente el diagrama de flujo. Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo:

13 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 13 de 28 Símbolo Nombre Observación #. Actividad #. Procedim # Inicio o Fin Actividad Procedimiento Predeterminado Toma de decisión Conector de actividades Conector de páginas Archivo Flecha de conexión entre actividades, o de destino La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo. Al interior del rectángulo se inicia con un número secuencial iniciando en 1 seguido de un punto y en un renglón aparte se escribe la actividad brevemente, utilizando sustantivo. Al interior del rectángulo se escribe el número secuencial correspondiente, seguido de un punto y en un renglón aparte se escribe el procedimiento predeterminado y su código de identificación Al interior del rombo se escribe una pregunta corta (p.ej: Vo.Bo?, Aprueba?, etc). Tiene por lo menos dos salidas (Sí/No; Aprobado/ Rechazado, etc.). Se coloca para conectar actividades. En su interior va el número de la actividad a la que conecta Se utiliza para indicar que el Diagrama continúa en otra página. El conector se ubica al final de la página y al iniciar la siguiente página escribiendo en su interior la misma letra en mayúscula, y en consecutivo (pej. Final de página A, inicio de siguiente página A, final de página B, inicio de siguiente página B, etc) Indica que un documento debe conservarse (el archivo puede estar soportados en diferentes medios: papel, magnético, video, etc). Indica la conexión entre dos actividades u otros elementos del Diagrama de Flujo. 11 INSTRUCCIONES PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y BAJA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS El mantenimiento, actualización y control de los documentos que contengan los procesos y procedimientos institucionales debe solicitarse a la Oficina Asesora de Planeación por medio del formato Solicitud para elaborar, actualizar o dar de baja documentos (Ver anexo A) Para que un procedimiento entre en vigencia en la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, este debe ser adoptado por el Alcalde Municipal mediante acto administrativo en la que se fije expresamente la fecha en la que empieza a regir. Todos los procedimientos de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja se deben actualizar cuando las circunstancias propias de una actividad así lo requieran, cuando haya cambio normativo o las necesidades de las dependencias lo recomienden. Los procesos y procedimientos Institucionales que no hayan tenido actualizaciones en un período de dos años, deben tener una revisión automática por el responsable de la dependencia de aplicación, conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación. Los funcionarios o usuarios que noten el incumplimiento al Manual de Calidad y Operaciones del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MEC - SICME, deberán reportar tal situación a la Oficina Asesora de Planeación y/o Oficina de Control Interno, con miras a determinar una posible actualización.

14 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 14 de 28 El archivo y conservación de los documentos originales, obsoletos y anulados de los originales que hacen parte del Manual de la Calidad y de Operaciones del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME, es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación. Cada vez que un servidor de la entidad o un organismo de control requieran copia de un documento debe solicitarla a la Oficina Asesora de Planeación. Cada Secretario de Despacho de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja es responsable por la solicitud, elaboración y revisión de los procedimientos que se necesiten para su dependencia. Así mismo de la difusión entre sus funcionarios, de cada documento y además del cumplimiento del documento por parte de todos y cada uno de los que en él intervengan. El profesional encargado de la Oficina Asesora de Planeación es el responsable del control y la difusión de del Manual de Calidad y Operaciones del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI SICME, a los jefes de cada dependencia y del suministro de por lo menos una copia de los mismos. Cada funcionario de la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja es responsable por el cumplimiento de lo establecido en el manual de Calidad y Operaciones del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME, y por su actualización, optimización o mejora. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación es responsable de revisar todos los procedimientos, proponer modificaciones a los borradores y conciliar con los jefes de las dependencias las posibles divergencias que surjan entre lo propuesto y las observaciones resultantes de la revisión. La Oficina de Control Interno observará el cumplimiento de los procedimientos aprobados y adoptados en la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, establecerá los mecanismos de control necesario a cada procedimiento, los cuales deberán ser desarrollados e incorporados a cada uno como modificación a los mismos y propondrá las actualizaciones y/o mejoras. La Oficina Asesora de Planeación debe realizar inspección por lo menos una vez al año al inventario físico y/o lógico de los manuales institucionales. 12 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD Para facilitar la compresión se presenta una descripción breve de cada formato de documento y se anexa un ejemplo gráfico. Se exceptúa de utilizar lo establecido en esta sección del instructivo, los Manuales o Instructivos de aplicativos u otros documentos cuyos contenidos hayan sido elaborados por los fabricantes o entidades externas a la ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA Nota Interna Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias de la Alcaldía y sus funcionarios. Ver Anexo C. CARACTERÍSTICAS DE LA NOTA INTERNA FECHA Registrar fecha de envío así: día, mes y año PARA Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota DE Nombre de la dependencia que remite la nota CUADRO DE OPCIONES Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda OBSERVACIONES Describa brevemente las observaciones que considere pertinente FIRMA Sólo podrá ser firmada, por el personal autorizado para tal fin. DATOS DE RECIBO Consignar los datos del funcionario que recibe la misma

15 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 15 de Memorando Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionadas con la gestión de la Entidad. Ver Anexo D MÁRGENES PAGINACIÓN ENCABEZADO MEMORANDO CÓDIGO CIUDAD Y FECHA DATOS DEL DESTINATARIO DE ASUNTO TEXTO DESPEDIDA DATOS DEL REMITENTE ANEXOS DATOS DEL TRANSCRIPTOR FIRMA CARACTERÍSTICAS DEL MEMORANDO Superior, Inferior y Derecho 2 cm; Izquierdo 2.5 cm Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto. Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando. Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (, ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (. ) (Agradecemos su gentil colaboración.). Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra Circular Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario o Jefe de la dependencia y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Alcalde Municipal. Ver Anexo E.

16 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 16 de 28 MÁRGENES PAGINACIÓN ENCABEZADO TÍTULO Y NÚMERO CÓDIGO CIUDAD Y FECHA DESTINATARIO ASUNTO TEXTO DESPEDIDA REMITENTE ANEXOS DATOS TRANSCRIPTOR FIRMA DEL CARACTERÍSTICAS DE LA CIRCULAR Superior, Inferior y Derecho 2 cm; Izquierdo 2.5 cm Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado. Título CIRCULAR, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año y lo asigna la dependencia que la genere). Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto. Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (, ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (, ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (. ) (Agradecemos su gentil colaboración.) Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra 12.4 Acta Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco. Ver Anexo F

17 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 17 de 28 MÁRGENES PAGINACIÓN ENCABEZADO TÍTULO ACTA No. FECHA HORA LUGAR ASISTENTES INVITADOS AUSENTES ORDEN DEL DÍA DESARROLLO CONVOCATORIA FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS DATOS DEL TRANSCRIPTOR CARACTERÍSTICAS DEL ACTA Superior, Inferior y Derecho 2 cm; Izquierdo 2.5 cm Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla ACTA No.. Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (, ) donde se realizó la reunión Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (, ) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión ( - ) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado). Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica. Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor 12.5 Carta Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a

18 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 18 de 28 personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. Ver Anexo G MÁRGENES PAGINACIÓN CÓDIGO CIUDAD DATOS DEL DESTINATARIO ASUNTO SALUDO TEXTO DESPEDIDA DATOS DEL REMITENTE ANEXOS DATOS DEL TRANSCRIPTOR FIRMA CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA Superior 4 cm., Izquierdo 2.5 y Derecho cm, Inferior 3 cm Se escribe el número de página en la parte inferior de la hoja, contra el margen derecho. Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión ( - ), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guión los dos últimos dígitos del año de dicho radicado. En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. (Opcional) Ejemplo: Cordial saludo Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta. Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (, ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (. ) (Agradecemos su gentil colaboración.). Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido La firma o autógrafo debe hacerse con tinta negra Formatos de registro Son documentos diseñados expresamente para facilitar la captura de información o datos relacionados con los procedimientos, éstos deberán ajustarse a las necesidades de información de la dependencia que los utilice, si son escritos se propenderá por el uso racional del papel. El número de sus componentes, así como el tipo y la cantidad de información a registrar varían, por lo que el cuerpo o contenido de este formato es libre y estará de acuerdo con la actividad a evidenciar. Pero se deben estandarizar y codificar Resoluciones Para la elaboración de las resoluciones se debe contar con el modelo del anexo H.

19 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 19 de CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS El Funcionario identifica el documento externo que posiblemente contribuye al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME y lo entrega al Jefe inmediato para ser analizado. El responsable del proceso, evalúa la pertinencia e importancia del documento externo para el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI - SICME y para la prestación del servicio: a) Si el documento no es pertinente, devuelve el documento al solicitante y le comunica la decisión de no incluir el documento al Sistema y finaliza el procedimiento. b) Si el documento es pertinente continúa con el procedimiento. El Responsable del proceso presenta el documento a la oficina encarga de la conservación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y Control Interno MECI SICME, para su inclusión en el mismo. Si el documento no es aprobado, devuelve el documento al solicitante y le comunica la decisión de no incluir el documento al Sistema y finaliza el procedimiento. a) Si el documento aprobado continúa con el procedimiento o solamente lo incluye en el Listado maestro Documento Externo. El Representante de la Dirección divulga y distribuye los documentos externos a los responsables de su utilización, si es necesario para que el responsable lo ingrese en el Listado Maestro de Documentos Externos. El Representante de la Dirección conserva los documentos de acuerdo al procedimiento para el Control de los Registros y a lo descrito en el formato Listado Maestro de Documentos Externos, con el fin de dejar evidencias de la actividad realizada. 14 BIBLIOGRAFÍA Norma NTCGP1000:2004 Sistema de Calidad en la Gestión Pública Archivo General de la Nación, Sistema Nacional de Archivos. Guía para la implementación de un programa de gestión documental CONTROL DE CAMBIOS Versión No. Fecha de Aprobación Descripción del Cambio

20 Código: 200 -IN.02 Fecha: Versión: 00 Página: 20 de ANEXOS Anexo A B C D E F G H Título SOLICITUD PARA ELABORAR, MODIFICAR O DAR DE BAJA LOS DOCUMENTOS SISTEMA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS NOTA INTERNA MEMORANDO CIRCULAR INTERNA O EXTERNA ACTA CARTA MODELO DE RESOLUCIÓN DEL