AUTOR: MSc. Giraldo León Rodríguez Asesor Informática MES.

Transcripción

1 TITULO DEL TRABAJO: Gestión de la información y el conocimiento en la gerencia universitaria en el Ministerio de Educación Superior. Experiencias y propuesta de indicadores de medición por procesos. AUTOR: MSc. Giraldo León Rodríguez Asesor Informática MES. giraldo@reduniv.edu.cu RESUMEN. El vertiginoso desarrollo de las nuevas tecnologías de cómputo y las comunicaciones están provocando la convergencia de prestaciones o servicios los cuales se integran en herramientas de inteligencia de negocios. Tal es el caso del desarrollo vertiginoso que han tenido en los últimos tiempos los Sistemas de Gestión de Contenidos (CMS) y su vínculo con la Gestión del Conocimiento. Al mismo tiempo, el desarrollo impetuoso de la infraestructura de cómputo y comunicaciones en Cuba, la creación del nodo RedUniv que conecta a todas las universidades adscriptas al MES, brinda la posibilidad de realizar cambios organizacionales y utilizar un conjunto de herramientas informáticas que potencien la gestión de la información y el conocimiento en toda la Organización. Entre los resultados alcanzados se encuentra ECOMES plataforma de gestión de contenidos con visibilidad nacional la cual ha ido incorporando un conjunto de servicios de gran importancia para todas nuestras entidades. En el trabajo se exponen las principales características de dicha herramienta, los aciertos y dificultades desde el punto de vista organizacional, así como el trabajo realizado con vistas a llegar a un conjunto de indicadores que midan el grado de implementación de la gestión de la información y el conocimiento en cada uno de los procesos que conforman la gerencia económica de las instituciones de educación superior. PALABRAS CLAVE: gestión información, gestión conocimiento, sistemas gestión contenido, indicadores. INTRODUCCION. 1

2 Los nuevos retos de la educación superior cubana entre los que se encuentra como elemento fundamental la universalización de la enseñanza, conllevan al replanteamiento de aspectos organizacionales y la búsqueda de nuevos métodos y vías que garanticen la eficiencia y eficacia de los procesos sustantivos y de apoyo de las universidades. Tal y como se expresa en [Vivian Estrada, 2006], en el caso de las universidades. la aplicación de la G.C. debe encaminarse tanto en la reorganización interna de todos sus procesos, como en la mejora de la docencia y la investigación, con el objetivo de facilitar el desarrollo de una universidad competitiva y adaptada a las nuevas demandas de la sociedad. DESARROLLO En Cuba existe una red de instituciones de Educación Superior compuesta por 11 universidades, 2 institutos superiores y 4 centros adscriptos al Ministerio de Educación Superior (MES), 15 institutos superiores pedagógicos y 1 filial adscriptos al Ministerio de Educación (MINED); 4 institutos superiores de ciencias médicas, la Escuela Latinoamericana de Medicina y 9 facultades independientes adscriptas al Ministerio de Salud Pública (MINSAP); la Escuela Internacional de Cultura Física y otros 17 institutos adscriptos a otros Organismos de la Administración Central del Estado (OACE); en total son 65 instituciones de Educación Superior. La matrícula de pregrado de la Educación Superior en el curso es de estudiantes. Como parte importante de los nuevos programas de la Revolución, funcionan en la actualidad 3150 Sedes Universitarias Municipales, distribuidas en los 169 municipios del país y que ya en este curso alcanzan una matrícula total de más de 609 mil estudiantes. En todo el sistema de instituciones autorizadas a realizar posgrado participaron en el año profesionales en cursos, entrenamientos, diplomados, maestrías, especialidades y doctorados. [Viña Brito, 2005]. La complejidad gerencial de la educación superior en general y de las entidades adscriptas al MES en particular, así como los nuevos retos vinculados con la universalización de la enseñanza ha provocado un constante perfeccionamiento de su gestión. Con el objetivo de hacer fluir rápidamente las informaciones, documentos, 2

3 nuevas indicaciones, normativas, procesos, etc, así como compartir las mejores experiencias y perfeccionar el trabajo metodológico se plantea la necesidad de introducir el uso de modernas plataformas de gestión de contenidos y del conocimiento en la Organización así como crear las condiciones para una nueva cultura gerencial y organizacional. El hombre y el conocimiento que éste posee y aporta a la entidad es el valor más importante que tiene la entidad. Este precepto es reconocido y utilizado por el enfoque gerencial que es la Gestión del Conocimiento (G.C.), la cual implica adquirir, utilizar y mejorar los conocimientos necesarios para la Organización, creando un ambiente que permita compartirlos y transferirlos entre todos sus miembros [Jesús Dájer, 2006]. Las organizaciones cuentan frecuentemente con nichos independientes, separados, aislados de conocimiento los cuales constituyen repositorios con información vital. Un sistema de G.C. debe ser capaz de interconectar, gestionar dicho conocimiento de forma tal que sea útil para toda la Organización. A su vez, el conocimiento depende más del trabajo en redes de las personas y no de las redes vistas desde su aspecto puramente tecnológico. Se impone en cada uno de los procesos que conforman la actividad de una entidad incorporar la dimensión de la gestión del conocimiento teniendo en cuenta acciones y métodos para la recopilación, almacenamiento, generación y distribución del mismo. De esta forma se logra que la G.C. se integre a toda la entidad como componente fundamental para la consecución de los objetivos que se definan y para incrementar el capital intelectual de la misma. Por otro lado, en la actualidad la cantidad de información generada para uso interno o externo en las entidades crece de forma exponencial. Se crean cada día documentos, páginas webs, informes, presentaciones, tablas Excel, bases de datos, etc. Adicionalmente se recibe gran cantidad de correos electrónicos los cuales a su vez pueden venir acompañados de ficheros adjuntos. Cada vez se hace más difícil controlar donde queda almacenada la información creada o recibida, cómo es posible acceder a ella posteriormente, etc. [Vipul K. Gupta, 2001] A su vez, la frontera entre datos 3

4 (información estructurada) y documentos (información no estructurada) es cada vez más difusa e inter-relacionada. [Bustelo Ruesta, 2001] La información que se puede gestionar es sólo aquella que se puede registrar, o sea, que puede ser recogida en documentos o bases de datos. Si hablamos de contenidos no puede ser otra cosa que bases de datos o documentos. Si nos referimos al término de conocimiento, nos situamos en un nivel superior del trabajo intelectual que implica que la información haya sido procesada por el hombre. De la misma forma, cuando se trata de gestión del conocimiento se requiere explicitar el mismo volcando el mismo en documentos o bases de datos. A pesar del rol preponderante de los aspectos organizacionales en lo referente a la gestión del conocimiento, la tecnología constituye la plataforma, la autopista a través de la cual se adquieren, procesan, almacenan y distribuye la información, documentos, contenidos que reflejan de forma explícita variados conocimientos. Si bien en la segunda mitad de la década de los 90 se podía diferenciar entre productos para gestión documental, para recuperación de información, etc., desde el año 2000 se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma que en la actualidad se pueden encontrar soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de información en una Organización. Estas herramientas han recibido la denominación de sistemas de gestión de contenidos (o Content Management Systems, CMS), y se han integrado con los sistemas de gestión documental y con los de recuperación de información [Jesús Tramillas, 2005]. Las herramientas para gestión de contenidos sólo se pueden entender en un entorno de trabajo colaborativo y distribuido, ya que es en este tipo de ambientes donde se puede aprovechar todo su potencial. [Jesús Tramillas, 2005] Selección de herramienta de gestión de contenidos para la gerencia universitaria cubana. Las mejoras en las condiciones de conectividad en el MES a partir de la potenciación del nodo RedUniv y la interconexión a través de la fibra óptica de todas las entidades adscriptas posibilita el perfeccionamiento de la plataforma de software a emplear. La 4

5 socialización del conocimiento en la gestión de los procesos universitarios requiere de las prestaciones siguientes: Acceso nacional desde cualquier municipio del país. Interfaz amigable. Fácil acceso a bloques u opciones y navegación Posibilidad de debatir sobre diferentes temáticas a través de foros. Acceso inmediato a los nuevos documentos normativos que se sitúen permitiendo un intercambio esclarecedor sobre los mismos. Posibilidad de bajar o subir documentos desde cualquier provincia. Servicio de noticias o anuncios. Servicio de información acotado a diferentes áreas de trabajo o Dirección especializada del Ministerio. Posibilidad de creación de contenidos por los especialistas seleccionados. Empleo de plataforma open source, como requerimiento del Gobierno para las aplicaciones en los Organismos Estatales. Teniendo en cuenta todo lo anterior, se selecciona el CMS Drupal resaltándose su fácil instalación, buena documentación, gran cantidad de módulos a incluir según las prestaciones que se requieran, estar elaborado en PHP-5, utilizar MySql o PostgresSQL como gestores de base de datos y tener una comunidad de diseñadores y usuarios activa. Posteriormente, empleando la plataforma seleccionada, se diseñan dos sitios web en el MES Organismo Central: para el área Económica y el área de Universalización. En esta tarea participó un equipo multidisciplinario conformado por especialistas e informáticos. Ambos sitios, a pesar de tener interfaces diferentes se basan, en lo fundamental, en similares prestaciones: Control de acceso personalizado según el login y password del usuario. Bloques de información por áreas o temáticas con posibilidad de creación de contenidos y/o adicionar comentarios. Fórums sobre las temáticas relacionadas en cada sitio. 5

6 Gestión de eventos a partir de un calendario donde se detallan las actividades a realizar así como adjuntar documentos. Zona donde se puede subir documentación, normativas, etc con vistas a su utilización por toda la comunidad de usuarios. Acá se desarrolló una aplicación adicional que registra una ficha sobre cada documento almacenado lo que posibilita posteriormente su búsqueda en base a diferentes criterios. Buscador que permite encontrar los documentos, páginas, etc relacionadas con el criterio de búsqueda especificado. Los sitios diseñados funcionan desde hace casi dos años debiendo destacarse algunos elementos que tributan al éxito o fracaso de los mismos como parte de la experiencia de su utilización: No es posible poner en marcha una plataforma tecnológica como un CMS, crear foros, listas de discusión, etc si no existe una voluntad y decisión al cambio por parte de la máxima dirección de la Organización o entidad, si no se crean, motivan, incorporan a la cultura organizacional las redes de especialistas. Si estas redes no existen, y no existe la voluntad de la entidad en su creación y potenciación, por muy poderosa que sea la tecnología a emplear, no se alcanzarán los resultados empleados. Las herramientas tecnológicas que se incorporen a esta actividad deben verse como complemento y no como esencia de la actividad de gestión de la información y el conocimiento. El tiempo, la capacitación, el convencimiento de su utilidad permitirá ir variando el porciento de su utilización en el contexto de cada actividad. No es posible dirigir un proceso de cambio organizacional y tecnológico como este en una entidad u Organización sin la definición de un conjunto de indicadores que permitan, inicialmente realizar un diagnóstico por procesos y posteriormente ir valorando como marcha la gestión de la información y el conocimiento, así como el empleo de las TIC en este sentido en toda la entidad. 6

7 Selección de indicadores para medir el estado de la gestión de la información y el conocimiento por procesos en una entidad, así como el empleo de las TIC con este fin. Para llegar al conjunto de indicadores a emplear en el diagnóstico se empleó el método Delphi con la participación de 13 expertos evaluando un conjunto de 17 indicadores. A continuación se exponen en la Tabla 1 las características principales de los expertos involucrados: Tabla 1 Nro Características % Expertos 1 Trabajadores del MES 84.6% 2 Profesores universitarios 38.5% 3 Trabajadores entidades de ciencia y técnica 23.1% 4 Ejecutivos entidad 38.5% 5 Ejecutivos área TIC 23.1% Experiencia laboral 6 Promedio de años vinculados a las TICs 22.3 años 7 Servicios de gestión de la información 30.8% 8 Instalación o asimilación TIC 46.2% 9 Gestión de bases de datos 38.5% 10 Elaboración propuesta de inversiones en TIC 38.5% 11 Diseño de aplicaciones informáticas 38.5% Como resultado del trabajo se llegó al conjunto de indicadores que se expone en la Tabla 2 mostrándose el grado de concordancia de los expertos para cada indicador. En esta relación los indicadores aparecen ordenados según los pesos otorgados por los expertos. Estos indicadores, aplicados a los diferentes procesos que conforman el trabajo de una entidad, se emplean tanto en el diagnóstico inicial como posteriormente durante la etapa de asimilación de la estrategia de gestión de la información y el conocimiento definida evaluándose de esta forma el grado de consecución de los objetivos planteados en el marco de la entidad en su conjunto. 7

8 Tabla 2 Nro Indicadores propuestos %Con cor dan cia 1 Existencia de estrategia explícita de gestión del conocimiento % de procesos que emplean herramientas informáticas en su gestión % de procesos donde la información se recibe en formato electrónico 78.0 y se almacena directamente sin necesidad de volver a teclear nada. 4 % de procesos con adecuado nivel de actualización en la información 85.4 publicada 5 % de procesos que publican información (datos, tablas, indicadores) 80.7 en la intranet. 6 % de procesos que emplean herramientas avanzadas de 78.8 almacenamiento, procesamiento y publicación de información.(almacenes de datos - DWH, análisis multidimensional - OLAP, tableros de comandos, etc.) 7 % de procesos que publican artículos, informes, documentos en la 75.7 intranet. 8 % de procesos donde se realiza alguna acción de 75.7 capacitación.(seminarios, cursos, video o audio conferencias, reuniones científicas, etc) 9 % de procesos donde se controla la disciplina y calidad de la 76.6 información recibida y enviada. 10 % de procesos que cuentan con listas de discusión / distribución de 72.2 mensajes a través de correo electrónico. 11 % de procesos que cuentan con foros temáticos en la intranet donde 76.6 los especialistas participan como moderadores o miembros. 12 % de procesos que tributan a algún sistema de información oficial 71.0 (Sistema información estadístico nacional SIEN Sistema información complementaria - SIEC, etc) 13 % de procesos descritos a través de cualquier metodología o 73.4 existencia de manuales de procedimientos. 14 % de procesos con directorio de expertos en la Organización o fuera 77.6 de ella relacionados con su actividad. 15 % de procesos con directorio de especialistas que desarrollan la 77.3 misma actividad tanto en la propia Organización como en otras entidades del entorno con las cuales se mantienen relaciones. 16 % de procesos que reciben o envían información a través de 77.6 aplicaciones web. 17 % de procesos con acceso / disponibilidad a base de normativas y resoluciones en formato electrónico

9 CONCLUSIONES. La implantación de la gestión de la información y el conocimiento en una Organización o entidad debe verse como la gestión de un cambio organizacional y tecnológico, el desbalance en alguno de estos dos elementos puede provocar que no se alcancen los objetivos previstos. A la hora de seleccionar la plataforma tecnológica a emplear es necesario previamente tener claros los objetivos que se persiguen, las prestaciones fundamentales que deben lograrse y posibilidades de mantenimiento. Tanto para el desarrollo del diagnóstico inicial, como para la posterior evaluación del proceso de cambio en la introducción de la gestión de la información y el conocimiento empleando las TIC, se requiere de un conjunto de indicadores a aplicar a todos los procesos. El Ministerio de Educación Superior continuará esta línea de trabajo con la incorporación de nuevas áreas y procesos así como perfeccionando la plataforma tecnológica empleada y el conjunto de indicadores empleados para su medición. El sitio ECOMES puede ser visitado desde la url siguiente: BIBLIOGRAFIA. [Armín Almaguer, 2006] El Método Delphi y el procesamiento estadístico de los datos obtenidos de la consulta a los expertos. Armín González Almaguer [Consulta: enero 2008]. [Bustelo Ruesta, 2001] Bustelo Ruesta, Carlota ; García-Morales Huidobro, Elisa. Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones. El profesional de la información, 2001, diciembre, vol 10 No 12, pp

10 [Jesús Dájer, 2006] Jesús Dájer Socarrás. Modelo para la gestión del conocimiento en los destacamentos fronterizos del país. Tesis presentada en opción al grado científico de Doctor en Ciencias Técnicas. Universidad de Matanzas [Jesús Tramillas, 2005] Jesús Tramullas. Herramientas de software libre para la gestión de contenidos. "Hipertext.net", núm. 3, < [Consulta: 19 oct. 2006]. [Optaros, 2007] Unleashing the power of open source in document management Optaros white paper _open_source_in_document_management [Consulta: enero 2007]. [Viña Brito, 2005] Viña Brito Silvia. Nuevo Modelo Gerencial de Información Estadística en la Educación Superior en Cuba. Tesis de Maestría. Universidad de Panamá. Marzo del [Consulta: 20 nov. 2006]. [Vivian Estrada, 2006] Vivian Estrada Sentí, Dr. Francisco Benítez Cárdenas. La gestión del conocimiento en la nueva universidad cubana. En La Nueva Universidad Cubana y su contribución a la universalización del conocimiento Editorial Felix Varela, ISBN pag [Vipul K. Gupta, 2001] [ PDF] Overview of Content Management Approaches and Strategies. Vipul K. Gupta, Srinivasan Govindarajan, Tonya Johnson. Electronic Markets 2001.Volume 11 No.4 ( ) 10