CURSO DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA NORMALIZADA

Transcripción

1 CURSO DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA NORMALIZADA Antigua Guatemala 27-31/10/2014 Profesores Mayra M. Mena Mugica Santiago Muriel Hernández

2 Descripción Archivística 28/10/2014 Control de Autoridades Archivísticas ISAAR (CPF) ISDF ISDIAH

3 Introducción: Qué es la descripción archivística? Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y el sistema que los ha producido. ISAD (G) 2000, Glosario. p. 16

4 Normalización de la Descripción ISAD (G) 1996 (1) 2000 (2) ISDF 2007 Concepto de Descripción ISDIAH 2008 ISAAR (cpf) 1995 (1) 2004 (2)

5 Introducción: Qué es la descripción archivística? Sistema de Descripción Archivística Descripción Control de autoridades Indización de las descripciones

6 Control de Autoridades Mecanismo de control de los términos normalizados, que comprende los nombres utilizados como puntos de acceso, con el propósito de evitar el ruido y silencio informativo en la recuperación de la información. Ortego, P. y Bona, JL.

7 Control de Autoridades Bibliotecas Archivos ü Controlar de forma normalizada la construcción de los puntos de acceso; ü Hacer descripciones consistentes; ü Facilitar búsquedas pertinentes; ü Promover el intercambio nacional e internacional en el acceso a la información. Lafuente, A. y Muriel, S.

8 Análisis Documental (problemas) Lingüísticos Documentales Traducir puntos de acceso Lenguaje natural Lenguaje Documental (normalizado) Tomado de : Tardón. E. ANÁLISIS DOCUMENTAL. Universidad Complutense de Madrid (España)

9 Las Términos Autoridades con varios Archivísticas significados con algo en común Lenguaje Términos Ejemplo: Estrella, Cabo natural que coinciden en la FORMA, DIFERENTE significado Ejemplo: Vino (verbo) Vino (sustantivo), Polisémico Homónimas Sinónimas RUIDOS Términos con un mismo significado: Ejemplo: SILENCIOS almanaque/calendario

10 Lenguaje natural Real y Pontificia Universidad de la Habana Santiago José Pérez

11 Análisis Documental (problemas) Lingüísticos Lenguaje Documental puntos de acceso Unicidad Consistencia Uniformes Carentes de Ambigüedad

12 Control de Autoridades Mecanismo de control de los términos normalizados, que comprende los nombres utilizados como puntos de acceso, con el propósito de evitar el ruido y silencio informativo en la recuperación de la información. Ortego, P. y Bona, JL.

13 Materiales de Referencia PUNTO DE ACCESO Glosario de Terminología Archivística. Frank Evans Archivística General. Teoría y Práctica. Antonia Heredia Diccionario de Terminología Archivística (CIA) Diccionario de Terminología Archivística (DAE) 1973 NO INDICES NO NO ISAD (G) 1993 Punto de acceso

14 Puntos de acceso Ambiente Bibliográfico (menos datos) Ambiente Archivístico Documentar la información sobre el productor y el contexto de producción de los documentos (Datos biográficos e Históricos)

15 Introducción: Qué es la descripción archivística? Documento de Archivo lo que separa a los documentos de archivo de otras forma de información es que obtienen su significado y su valor de su procedencia (Cunningham) Necesidad de documentar el CONTEXTO organización contextual de información social (Silva)

16 Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) quién? cuando? cómo? Información contextual Productores (Entidades Personas Familias) por qué? qué norma? qué función? Se crean documentos archivísticos Lafuente, A. y Muriel, S.

17 PUNTO DE ACCESO Archivística General. Teoría y Práctica. Antonia Heredia Personas Entidades Geográficos Materia 1986 INDICES

18 Hoja de trabajo de la Guía de Fuentes. CIDA (1995)

19 P U N T O S D E A C C E S O ISAD (G) 2000 Nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar o localizar una descripción archivística ISAAR (CPF) 2004 Nombre, término, palabra clave, frase o código que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas, incluye los registros de autoridad (Access point).

20 Segundo grado de NORMALIZACIÓN (Control de autoridades: Uso de ficheros de autoridades) (FORMA ÚNICA DEL PA) Primer grado de NORMALIZACIÓN: USO DE REGLAS COMUNES (AACR2, APPM, RAD...) (formas diferentes de un mismo PA) Tomado de MDM. 2002

21 Control de Autoridades Permite: Tomar directamente el punto de acceso de una base de datos de autoridades (que recoge todos los nombres normalizados) sin la necesidad de tener que aplicar de nuevo las normas de descripción.

22 Control de Autoridades Paso 1 Paso 2 Paso 3 Instituciones Personas Familias Funciones Determinar cuál nombre debe ser elegido como punto de acceso Establecer la forma normalizada del nombre elegido Establecer las relaciones con las formas o variantes rechazadas

23 Control de Autoridades PUNTOS DE ACCESO Instituciones Personas Familias Funciones Paso 1 Paso 2 Paso 3 Determinar cuál Entrada nombre debe ser Autoridad elegido como punto de acceso Establecer la forma normalizada del nombre elegido Establecer las relaciones con las formas o variantes rechazadas Registro de Autoridad

24 ISAAR (CPF) 2004 Punto de Acceso: Nombre, término, palabra clave, frase o código que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas, incluye los registros de autoridad (Access point). Registro de autoridad: Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos, que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados (Authority record). ISAAR (CPF). Glosario, p. 12

25 ISAAR (CPF) 2004 Punto de Acceso: Nombre, término, palabra clave, frase o código que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas, incluye los registros de autoridad (Access point). Registro de autoridad: Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos, que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados (Authority record). ISAAR (CPF). Glosario, p. 12

26 ESP AGS Entidad Consejo de Guerra F. Excl. Consejo de Guerra y Marina Consejo de la Guerra Supremo Consejo de Guerra E. Relac. Consejo de Estado Consejo de Hacienda Contaduría del Sueldo Contaduría Mayor de Cuentas Registro de autoridad Entrada de autoridad Secretaría del Despacho Universal de Guerra Hª Inst. Supremo Consejo de Guerra ( ) No existe una fecha exacta de constitución del Consejo de Guerra. Sus inicios se vinculan más a la existencia de unas personas que aconsejaban al rey en sus asuntos militares que a la creación de un órgano institucional. En este sentido...

27 Registro de autoridad: Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos, que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados (Authority record). ISAAR (CPF). Glosario, p. 12 Fichero de autoridades: Conjunto organizado de todos los registros de autoridad (en una base de datos)

28 Utilidad del Control de Autoridades: 1) permitir el control de los puntos de acceso; 2) actuar como sistema de referencia e información; 3) representar las relaciones entre puntos de acceso; 4) facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental;

29 1) permitir el control de los puntos de acceso; 1. Área de identificación 1.1 Tipo de entidad - Interconexión de las diferentes 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre formas de un nombre 1.4 Formas asociadas normalizadas del a nombre un punto de acceso de autoridad, según otras reglas 1.5 Otras formas del nombre 1.6 Identificadores para instituciones - Vinculación con otros puntos de 3. Área de relaciones acceso de autoridad, con los que exista algún tipo de relación. 3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones, personas o familias 3.2 Naturaleza de la relación 3.3 Descripción de la relación 3.4 Fechas de la relación

30 2) actuar como sistema de referencia e información; 2. Área de descripción ü Proporcionar información 2.1 Fechas de básica existencia de 2.2 Historia carácter histórico o 2.3 descriptivo Lugar 2.4 Estatuto jurídico sobre la persona, entidad, 2.5 Funciones, ocupaciones familia y actividades tratado. (datos del contexto en el 2.7 Estructura(s) que los documentos son creados) 2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s) interna(s)/genealogía 2.8 Contexto General

31 3) representar las relaciones entre puntos de acceso; Registrar y representar relaciones: ü Entre organizaciones 3. Área y de personas, relaciones 3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones, personas o familias 3.2 Naturaleza de la relación ü la evolución de una 3.3 institución, Descripción de la relación 3.4 Fechas de relación persona, familia a lo largo de la historia.

32 4) facilitar el intercambio de información archivística, bibliográfica y documental; Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) Información contextual Productores (Entidades Personas Familias) Procesos de colonización, inmigración, comercio: Carácter multinacional de los Archivos Diferentes Archivos, iguales productores INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONTEXTUAL

33 Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) Información contextual Productores (Entidades Personas Familias) Relacionarla con las descripciones de documentos de archivo de un mismo productor que se conservan en más de un archivo. Relacionarla con descripciones relativas a recursos bibliográficos o museográficos relacionados con este productor. ISAAR (CPF) p. 8 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONTEXTUAL (PRODUCTORES)

34 Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) Información contextual Productores (Entidades Personas Familias) CONTSTRUIR LOS PUNTOS DE ACCESO DE FORMA NORMALIZADA Lafuente, A. y Muriel, S. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONTEXTUAL

35 Documentar las relaciones (facilitar la investigación y mejorar la GD) Información contextual Productores (Entidades Personas Familias) CONTSTRUIR LOS PUNTOS DE ACCESO DE FORMA NORMALIZADA Creación de datos de autoridad únicos Centro o sistema de archivos, o por acuerdo entre diferentes sistemas de Archivos. Distribuidos entre los centros que lo integran.

36 Control de Autoridades Sistemas Automat. Control de Autoridades PUNTOS DE ACCESO Archivística (Índices) CIA MCDA NPA1 Potencialmente todos los elementos de una descripción Personas Entidades Geográficos Materia Instituciones Personas Familias Funciones ENTIDADES (Agentes, Lugares, Materia)

37 según MCDE (2010) Puntos de acceso se corresponden con los tipos de ENTIDAD: Agente: instituciones, personas y familias (incluye los subtipos). Lugar: lugares. Tema: materias (también las entidades del tipo función y sus divisiones, y las entidades del tipo norma.