Manual de Usuario Vale de Pago Electrónico

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Ángel Cano Gómez
hace 6 años
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1 Manual de Usuario Vale de Pago Electrónico

2 Acerca del Sistema Manual de Operación Vale de Pago Electrónico El sistema de Vale de Pago Electrónico (e-vap) es una aplicación desarrollada en la Universidad que remplazará gradualmente los Recibos de Pago que son enviados a la Dirección de Finanzas. Este sistema opera a través de internet en conjunto con el Sistema Contable-Presupuestario (SCP) de la Institución. Para su operación y control, se adhiere a las mejores prácticas, considerando los diferentes controles que la Institución establece para estos efectos. El acceso a esta plataforma es para todos aquellas personas que trabajan en la Universidad y tienen una cuenta presupuestaria bajo su responsabilidad, adicionalmente cada responsable puede dar acceso a un tercero con un perfil limitado de opciones 1. 1 Nota: La última versión de este formulario se encuentra disponible en la página web de la Dirección de Finanzas. Cualquier documento impreso no corresponde, necesariamente, a la última versión disponible. 2

3 Contenido Acerca del Sistema... 2 Identificación e Ingreso a Menú de Usuario... 4 Ingreso de Vale de Pago... 5 Autorización Vale de Pago... 7 Otras Funciones... 8 Incorporar Ingresador Eliminar Ingresador

Identificación e Ingreso a Menú de Usuario Manual de Operación Vale de Pago Electrónico Proceso en el

Se recuerda la importancia de proteger la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por

cl/siif/index.html 2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM: 3.

4 Identificación e Ingreso a Menú de Usuario Manual de Operación Vale de Pago Electrónico Proceso en el cual se ingresa a la sesión de usuario, el sistema utiliza la plataforma de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de proteger la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por terceros. Debe efectuar los siguientes 3 pasos 1. Dirigirse a la página: 2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM: 3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Vales de Pago: Finalmente, se desplegarán las opciones disponibles a su sesión de usuario: 4

5 Ingreso de Vale de Pago Manual de Operación Vale de Pago Electrónico Proceso que permite ingresar un Vale de Pago Electrónico. Para efectuar este procedimiento, debe iniciar su sesión de usuario y dirigirse a la opción Ingreso utilizando alguna de las siguientes opciones: Nuevo Vale o Copiar Existente, para ambos casos deberá efectuar el ingreso del RUT a pago: Rut a Pago, Rut de la persona natural o jurídica a la que se emitirá el pago. Posteriormente deberá hacer click en ícono buscar. Se desplegará la siguiente información que deberá completar: Se desplegará un formato en el que deberá completar los siguientes datos: Valor a Pagar: Monto en pesos que será emitido el cheque. Identificador Interno: Serie de caracteres que utiliza la Unidad para la correspondencia interna. Tipo de Pago: Selección de los servicios de pagos disponibles por e-vap. Cuenta con ayuda con los tipos validos definidos en el sistema. Descripción: Espacio disponible para entregar una breve reseña del pago que se está efectuando. Distribución del Gastos: Selección de la cuenta presupuestaria y monto a la cual se imputará el gasto. Existe la opción de agregar más de una cuenta presupuestaria a la cual imputar el gasto (para este (os) datos se cuenta también con ayuda para ver las cuentas autorizadas para imputar para el usuario). Distribución del Gasto (opcional): En el caso de requerir el pago a un tercero, tales como: apoderado del alumno, vale a rendir que debe ser emitido a nombre de la empresa, entre otros; debe utilizar esta casilla indicando el(los) nombre(s) del (los) tercero(s) al(a los) cual(es) debe(n) ser emitido(s) el(los) documento(s) y el(los) monto(s) asociado(s). 5

6 Una vez completada esta información, debe efectuar el registro el documento, haciendo click en el botón Registrar. Finalizando el proceso, se desplegará el mensaje indicando el número de operación 2 : 2 Se sugiere mantener un registro del número de operación para consultas posteriores. 6

Asimismo también esta considerado en al aplicación el envío de un correo a los responsables de las cuentas presupuestarias indicándoles que deben ingresar al sistema a efectuar el siguiente paso del

La autorización debe ser efectuada por el responsable de la cuenta presupuestaria en la sección: Autorización Responsable de la Cuenta.

7 Asimismo también esta considerado en al aplicación el envío de un correo a los responsables de las cuentas presupuestarias indicándoles que deben ingresar al sistema a efectuar el siguiente paso del proceso del e-vap. Autorización Vale de Pago Proceso que autoriza el cargo en la cuenta presupuestaria de un Vale de Pago Electrónico, previamente ingresado en el sistema. La autorización debe ser efectuada por el responsable de la cuenta presupuestaria en la sección: Autorización Responsable de la Cuenta. Se desplegará un listado con los Vales de Pagos que están disponibles para autorización: Posicionándose en el ícono de aumento, ubicado a la derecha de la pantalla, se desplegará un submenú que permitirá: Autorizar, Rechazar o Ir a Vale de Pago; esta última opción permite ver un detalle del vale. 7

8 Otras Funciones Incorporar Ingresador. Esta operación tiene por objetivo delegar a un tercero el ingreso de un e-vap. La autorización seguirá definida al responsable de la cuenta presupuestaria, quien será notificado a través a su cuenta de correo electrónico institucional. Para incorporar a un Ingresador el Responsable de la Cuenta Presupuestaria, deberá ingresar a su sesión de usuario y dirigirse a: Ingresadores: Posteriormente, deberá seleccionar alguna de la(s) cuenta(s) presupuestaria (s) de su responsabilidad e ingresar el RUT del ingresador 8

seleccionar la cuenta presupuestaria que desea modificar.

9 Finalmente, deba hacer click en Registrar : Eliminar Ingresador Para eliminar un Ingresador debe posicionarse en la sección ingresadores, y posteriormente, seleccionar la cuenta presupuestaria que desea modificar. Una vez que se despliega el listado debe ubicarse al lado derecho del ingresador y elegir Eliminar : 9

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