Programas de Transparencia, Ética y Mecanismos Anticorrupción. Actuando sobre los riesgos de hoy para evitar las crisis del mañana.

Transcripción

1 Programas de Transparencia, Ética y Mecanismos Anticorrupción Actuando sobre los riesgos de hoy para evitar las crisis del mañana Febrero de 2017

2 Aclaración de responsabilidad sobre este material La presentación oral y este material escrito (colectivamente, los "Materiales") contienen sólo información general y Deloitte & Touche Ltda., u otras firmas miembros de Deloitte, no desarrollan, por medio de estos materiales, una asesoría o servicio profesional. Estos materiales no son, ni pretender ser, substituto de la asesoría o servicios profesionales que pueda requerir la entidades sobre asuntos específicos que esté enfrentando en materia de cumplimiento de la Ley FCPA, de Estatuto anticorrupción colombiano, de la Ley 1778 de soborno transnacional o de cualquier otra regulación relacionada con temas de fraude y corrupción. Antes de tomar cualquier decisión o realizar cualquier acción que pueda afectar la entidad y que esté relacionada con los conceptos comentados, se recomienda consultar en detalle el asunto con un asesor calificado. 2

3 Transparencia Internacional Índice de percepción de la corrupción 2016 El Índice de Percepción de Corrupción 2016 (IPC) divulgado por Transparencia Internacional reveló que la percepción sobre la corrupción en Colombia continúa siendo un problema alarmante. Durante 2016 obtuvo 37 puntos lo mismo que durante Esto lo ubica en el puesto 90 entre 176 países. Durante 2013 y 2014, el puntaje de Colombia fue similar: 36 puntos. 36 Fuente: Transparencia Internacional 3

4 Temario 1. Entendiendo la corrupción 2. Marco normativo actual 3. Visión Deloitte sobre el programa de Ética y Cumplimiento 4. Preguntas BIENVENIDOS!!! 4

5 Pregunta de sondeo 1 Tiene su compañía negocios internacionales que pudieran representar riesgos de corrupción en el extranjero? A. Si B. No 65% 35% 5 A. B.

6 Entendiendo la corrupción 6

7 Entendiendo la corrupción Definición Bajo la normatividad del OECD/FCPA (USA y Canadiense) es un crimen: Ofrecer, prometer o pagar Algo de valor, no tiene que se dinero A un oficial de gobierno o empleado público, incluyendo: Empleado del estado, empleado de una empresa estatal, y persona privada actuando en sus capacidades oficiales directa o indirectamente Para influenciar acciones/decisiones oficiales u obtener ventajas inapropiadas para recibir o retener negocios / tratamiento preferencia en trámites. 7

8 Entendiendo la corrupción Hacia una definición más amplia Árbol del Fraude Apropiación indebida de activos Corrupción Reportes Fraudulentos Conflictos de interés Sobornos Propinas y Pagos Indebidos Extorsión Económica Source: 2016 Association of Certified Fraud Examiners Report to the Nation on Occupational Fraud & Abuse. Copyright 2008 Association of Certified Fraud Examiners, Inc. Used with permission. Otros 8

9 Marco normativo actual 9

10 Antecedentes Evolutivo ambiente regulatorio FCPA Guías de Sentencia Federal Sentencia a Director UN - Anticorrupción Dodd Frank OCDE Guía FCPA y Anti corrupción México Ley 1778 Corrupción Transnacional Colombia Iniciativa Industria de Defensa COSO Control Interno Sarbanes Oxley UK Bribery Act. Anticorrupción Colombia COSO Actualiza Anti corrupción Brasil 10

11 Marco normativo actual Visión general del Estatuto Anticorrupción y de la Ley 1778 Corrupción Transnacional Ley Estatuto Anticorrupción La Ley 1474 y el Decreto 2516, más conocido como el Estatuto Anticorrupción, fueron sancionados por el Presidente el 12 de Julio de 2011 Objetivo: Dictar Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción; Recoge las experiencias del Estatuto anterior vigente hace 15 años, y se complementa por: normas del Código Penal, del Código Disciplinario y por convenios internacionales. Ley 1778 Corrupción Transnacional Sancionada el 2 de febrero de 2016 Objetivo: Dictar Normas sobre la responsabilidad de personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y otras disposiciones para la lucha contra la corrupción Confiere a la Supersociedades la facultad para aplicar lo previsto en la Ley Fuente: Ley 1474/2011 y Ley 1778/

12 Marco normativo actual Aspectos claves: Estatuto Anticorrupción y de la Ley 1778 Corrupción Transnacional El Estatuto Anticorrupción amplia la definición de corrupción: Art. 16 Corrupción privada: El que directamente o por interpuesta persona prometa, ofrezca o conceda a directivos, administradores ( ) de una sociedad ( ), una dádiva o cualquier beneficio no justificado para que le favorezca a él o a un tercero, El directivo, administrador, empleado o asesor de una sociedad, asociación o fundación que, por sí o por persona interpuesta, reciba, solicite o acepte una dádiva o cualquier beneficio no justificado. Soborno transnacional: El que dé, prometa u ofrezca a un servidor público extranjero, en provecho de este o de un tercero, directa o indirectamente sumas de dinero, cualquier objeto de valor pecuniario u otro beneficio o utilidad a cambio que este realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. (Art 30, modificado por Ley 1778/2016). El que entregue o prometa dinero u otra utilidad a un testigo para que falte a la verdad o la calle total o parcialmente en su testimonio (Art 31). Fuente: Ley 1474/2011 y Ley 1778/

13 Marco normativo actual Definiciones clave - Ley 1778 Corrupción Transnacional Objeto de valor Servidor público extranjero Criterios para determinar la obligatoriedad del programa de ética empresarial Fecha límite: Marzo 31, 2017 Incluye ítems como: Sumas de dinero Cualquier objeto de valor pecuniario Otro beneficio o utilidad Un servidor público extranjero incluye: Toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial de un estado extranjero sin importar si fue nombrado o elegido. Toda persona que ejerza una función pública para un Estado extranjero ya sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión sea del Estado. Cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional Sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades Que durante el año anterior (2016) hayan realizado de manera habitual negocios de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado siempre y cuando concurra alguna de las dos situaciones siguientes: Que la transacción se realice a través de un intermediario, contratista, sociedad subordinada o sucursal constituida en otro estado por esa sociedad. Que pertenezca a alguno de los siguientes sectores y a 31/12/2016 cumpla con alguna de estas condiciones: Fuente: Ley 1778/2016 Sector Ingresos brutos (iguales o superiores) Activos totales (iguales o superiores) Plan de personal directo (Igual o superior) Farmacéutico 75,000 SMMLV 75,000 SMMLV 2,000 Infraestructura y Construcción 150,000 SMMLV 150,000 SMMLV 2,000 Manufacturero 150,000 SMMLV 150,000 SMMLV 2,000 Minero-Energético 150,000 SMMLV 150,000 SMMLV 2,000 Tecnologías de la información y telecomunicaciones 500,000 SMMLV 500,000 SMMLV 1,000 13

14 Marco normativo actual Régimen Sancionatorio - Ley 1778 Corrupción Transnacional Sanciones Para individuos: - Prisión entre 9 y 15 años - Inhabilidad para el ejercicio de derechos y funciones públicas por igual término. - Multas entre 650 y SMLMV Para entidades - Multa de hasta SMLMV - Inhabilidad para contratar con el estado hasta por 20 años. - Publicación de sanción en website de la Empresa y en medios de comunicación. - Prohibición de recibir incentivos gubernamentales por 5 años. Para entidades (Cont.): - Inscripción del acto administrativo de sanción en la Cámara de Comercio del domicilio de la persona jurídica a fin que esta aparezca en Certificado de existencia y representación legal. - Multas hasta por SMLMV en caso de renuencia a compartir información o no comparecer. Sanciones en caso de reformas estatutarias: - Si existe fusión, la sociedad absorbente / nueva creación asume la sanción. - Si existe escisión, las sociedades participantes asumen la sanción. - Si existe transferencia de control, la sociedad adquiriente asume la sanción. Fuente: Ley 1778/

15 Marco normativo actual Criterios de graduación de las sanciones - Ley 1778 Corrupción Transnacional CRITERIOS PRÁCTICAS RELACIONADAS La existencia, ejecución y efectividad de programas de transparencia y ética empresarial o de mecanismos anticorrupción al interior de la Empresa Programa de cumplimiento empresarial Monitoreo a la efectividad del programa Haber realizado un proceso de debida diligencia, previo a la fusión, escisión, reorganización o adquisición del control de la sociedad que cometió la infracción Aspectos preventivos Debida diligencia financiera y legal Haber puesto en conocimiento de autoridades la comisión de conductas prohibidas por parte de empleados, R. Legal o accionistas. La organización genera auto-reportes de ciertos delitos con el fin de obtener beneficios por prevención o mitigación Fuente: Ley 1778/

16 Marco normativo actual Criterios de graduación de las sanciones (Cont.) - Ley 1778 Corrupción Transnacional CRITERIOS Magnitud del beneficio económico obtenido o pretendido. Mayor o menor capacidad patrimonial del infractor Reiteración de conductas Nivel de resistencia, negativas u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión y la conducta procesal del investigado Relacionados con el evento Utilización de medios o de persona interpuesta para ocultar la infracción o cualquier beneficio o utilidad ofrecido o entregado a un funcionario público nacional o extranjero Reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas Fuente: Ley 1778/

17 Elementos de un programa efectivo de Ética y Cumplimiento 17

18 Definiciones Programa de Ética y Cumplimiento Cuál es la diferencia entre Ética y Cumplimiento? Ética: Conjunto de valores y principios organizacionales que guían la toma de acciones y decisiones, incluso en la ausencia de reglas o políticas prescritas. Programa de Cumplimiento: la estructura organizacional, los procesos del negocio y el ambiente de control interno, que fomentan el cumplimiento de la ley, las regulaciones y las normas de conducta. 18

19 Pregunta de sondeo 2 Qué tanto cree usted que puede influir la cultura organizacional en la existencia de conductas indebidas en la Compañía? A. Muy poca influencia B. Moderada influencia C. Alta influencia D. Muy alta influencia 55% 25% 10% 10% 19 A. B. C. D.

20 Programa de Ética y Cumplimiento Visión de Deloitte Cumplimiento de terceros Mejora continua Gobierno y Liderazgo Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Un Programa de cumplimiento efectivo se compone de una serie de elementos sistemáticos de nivel de entidad que debe funcionar en forma conjunta y articulada. Pruebas y Monitoreo Gestión de casos e investigaciones Cultura de Ética y Cumplimiento Denuncias Políticas y procedimientos Capacitación y comunicación Estos elementos, cuando funcionan en forma conjunta y articulada, ayudan a las organizaciones a prevenir, detectar y responder a las fallas de cumplimiento. 20

21 Pregunta de sondeo 3 Qué tan maduro es el programa de Ética y Cumplimiento en su organización? A. Incipiente B. Reactivo C. En evolución D. Proactivo E. Óptimo F. No cuenta con programa 19% 29% 19% 14% 14% 5% 21 A. B. C. D. E. F.

22 Programa de cumplimiento Gobierno y Liderazgo Mejora continua Gobierno y Liderazgo Como todo proceso, el Gobierno del programa de cumplimiento define su orientación y alcance Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos El liderazgo necesario en las áreas de cumplimiento facilita a las organizaciones alinear su cultura hacia la observación y puesta en práctica de las normas que le aplican. Gestión de casos e investigaciones Denuncias Capacitación y comunicación El Oficial de Cumplimiento lidera y articula la gestión del programa en las Compañías. 22

23 Responsabilidades de Junta Directiva, Comité de Auditoría y Gerencia Vigilancia y promoción del programa de Ética y Cumplimiento Junta Directiva Tono desde la Dirección Independencia Vigilancia Comités de la Junta Asesoría y orientación Puerto Seguro para el Oficial de Cumplimiento La ultima línea de defensa para proteger el valor para el accionista Seguimiento del Programa Anti-fraude. Usualmente: Supervisión del comité de auditoría sobre el cumplimiento El cumplimiento como una extensión de SOX Gestión de riesgos y de aspectos legales incluidos en la agenda del Comité. Vigilancia de riesgos y programa de ética y cumplimiento. Validación que se cuente con el equipo y recursos necesarios para el desarrollo del programa. Promoción para mantener el mejoramiento continuo del programa Administración Dos modelos del liderazgo en cumplimiento Ejecutivo Senior Oficial de Cumplimiento Ejecutivos con dos roles Depende del tamaño y complejidad del negocio. 23 Debería ser una persona reconocida y significativa para la organización Consideraciones clave: autoridad, valor, carácter, integridad y excelencia técnica.

24 Programa de cumplimiento. Evaluación de riesgos Mejora continua Gobierno y Liderazgo Las evaluaciones de riesgos de cumplimiento son la base del Programa y Plan de trabajo de Cumplimiento. Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos Permiten a las organizaciones alinear correctamente el marco del programa y asignar recursos. Gestión de casos e investigaciones Capacitación y comunicación Denuncias 24

25 Riesgos por procesos Algunas áreas / procesos sensibles Compras y contratación Compras y contratación Internal audit program Aspectos comerciales / de negocio Patrocinios, Internal donaciones control y review RSE Fraud Participación control en responsibilities proyectos de gobierno. Infraestruct. Desembolsos Pagos a intermediarios o agentes Interacción con Fraud gobiernos risk assessment regionales / municipales Uso indebido de información personal Fraud detection Fraud & reporting detection & reporting Fraud awareness Uso Gastos indebido de trainingde representación información personal 25

26 Pregunta de sondeo 4 Con qué frecuencia se actualiza la evaluación de riesgos de cumplimiento en su organización? A. Semestralmente B. Anualmente C. Cada dos años D. Cuando la Junta o la Gerencia lo solicitan E. No hay evaluación de riesgos 22% 43% 26% 0% 9% 26 A. B. C. D. E.

27 Programa de cumplimiento. Políticas y procedimientos Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Mejora continua Gobierno y Liderazgo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos Las políticas y procedimientos como el Código de Conducta constituyen los cimientos sobre los cuales se construye un programa efectivo de cumplimiento normativo Gestión de casos e investigaciones Capacitación y comunicación Denuncias 27

28 Programa de cumplimiento. Políticas y procedimientos deben incluir: 1 Definir las responsabilidades relativas al cumplimiento normativo de la compañía 3 Establecer los procedimientos disciplinarios 2 Detallar los controles internos adecuados, las prácticas de auditoría y las políticas de documentación 4 La naturaleza y el alcance de las transacciones con gobiernos extranjeros, incluyendo pagos a funcionarios; la intervención de terceros; las dádivas, gastos de viajes y esparcimiento; donaciones benéficas y políticas; y la facilitación y agilización de pagos. 28

29 Controles de cumplimiento Programa Internal audit de auditoría program interna Revisión Internal del control interno review Investigaciones Investigation of fraud & other improper conduct Algunas estrategias de Control de cumplimiento Responsabilidad Fraud control responsibilities en control del cumplimiento Valoración del Fraud riesgo risk de cumplimiento assessment Fuente: Detección Fraud y detection reporte de & Cumplimiento reporting Entrenamiento Fraud en awareness prevención del training riesgo de cumplimiento 29

30 Programa de cumplimiento. Capacitación y comunicación. Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Mejora continua Gestión de casos e investigaciones Gobierno y Liderazgo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos Capacitación y comunicación Las políticas de cumplimiento normativo no pueden funcionar a menos que sean comunicadas efectivamente a toda la compañía. La organización debe garantizar que las políticas y los procedimientos pertinentes se comuniquen en toda la organización, incluso a través de la capacitación y certificación periódica. Denuncias 30

31 Programa de cumplimiento. Capacitación y comunicación Las políticas de cumplimiento normativo no pueden funcionar a menos que sean comunicadas efectivamente a toda la compañía. La compañía debe dar pasos para garantizar que las políticas y los procedimientos se comuniquen en toda la organización Garantizar certificación periódica de todos los directores, autoridades, empleados relevantes y, cuando corresponda, los agentes y socios comerciales. La información se debe presentar de manera adecuada para la audiencia destinataria, debiendo incluir capacitación y materiales de instrucción en el idioma local. La compañía debe brindar la guía y el asesoramiento que cumplan con las cuestiones éticas y el programa de cumplimiento. 31

32 Programa de cumplimiento. Informes de empleados- Denuncias Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Mejora continua Gobierno y Liderazgo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos Proveer canales de comunicación para realizar denuncias confidenciales sobre faltas de conductas y violaciones de las políticas de la compañía. Gestión de casos e investigaciones Capacitación y comunicación Denuncias 32

33 Programa de cumplimiento. Línea de denuncias- aspectos claves. Disponibilidad de tiempo completo 24 Hrs/ 7 Días Confidencialidad e integridad absoluta del sistema Divulgación a empleados y terceros Alcance y acceso adecuado a Seguimiento de las denuncias reportadas Beneficios: Los empleados y contratistas se sienten confiados para reportar cualquier violación de las normas éticas. Desarrolla una cultura empresarial en la cual: Se reconoce el comportamiento ético Existe el compromiso de prevenir y detectar el fraude Se responde en forma decidida y apropiada cuando surgen actos ilícitos. 33

34 Programa de cumplimiento. Gestión de casos e investigaciones Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Mejora continua Gestión de casos e investigaciones Denuncias Gobierno y Liderazgo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos Capacitación y comunicación La compañía debe contar con un proceso eficaz, confiable y para investigar los argumentos y documentar la respuesta de las denuncias confidenciales, incluidas las medidas disciplinarias o de remediación tomadas. Si los resultados de la investigación dejan alguna lección, la compañía deberá actualizar sus controles internos y su programa de cumplimiento y centrar la futura capacitación en dichos asuntos, según corresponda. 34

35 Programa de cumplimiento. Gestión de casos e investigaciones - Premisas Confidencialidad Imparcialidad Presunción de inocencia Discreción Respeto por la aplicación de leyes y normas 35

36 Programa de cumplimiento. Pruebas y monitoreo Mejora continua Gobierno y Liderazgo Realizar pruebas para evaluar la efectividad del programa de cumplimiento Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos Cubriendo los riesgos identificados en las unidades de negocio y locaciones. El monitoreo permite en forma constante identificar oportunidades de mejora en el programa. Gestión de casos e investigaciones Capacitación y comunicación Denuncias 36

37 Pruebas y Monitoreo Aplicación práctica Ejemplo Análisis de la interacción con terceros en jurisdicciones extranjeras Ejemplo de prueba Evaluación a las cuentas por pagar y a la contabilidad para identificar pagos a terceros en ubicaciones de alto riesgo a fin de analizar si: El pago corresponde con el servicio contratado. Pagos inusuales en relación con la naturaleza del servicio contratado Si los pagos fueron debidamente revisados y aprobados 37 Ejemplo de monitoreo Monitorear que los contratos con terceros fueron analizados adecuadamente, que los procedimientos de debida diligencia han sido ejecutados antes del inicio del trabajo y que la información clave del tercero es periódicamente actualizada (por ejm: su información financiera)

38 El último resultado de un programa de cumplimiento es Funciona?, La compañía debe estar preparada para demostrar que si lo hace. Cuáles son las señales de efectividad del programa? Evaluación constante/periódica de los riesgos. Detección temprana. Remediación Análisis de cambios en el programa 38

39 Programa de cumplimiento. Cumplimiento de terceros Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Mejora continua Gobierno y Liderazgo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos Es necesario tener un entendimiento y evaluación del control interno del tercero, para lo cual se puede: Dirigir sus propias evaluaciones separadas sobre el sistema de control interno del OSP. Revisar el reporte de una auditoría o examen independiente. Se debe: Gestión de casos e investigaciones Denuncias Capacitación y comunicación Realizar debida diligencia basada en riesgos Evaluar resultados de la debida diligencia Monitoreo continuo de los terceros 39

40 Programa de cumplimiento. Cumplimiento de terceros Debida diligencia basada en riesgos Las compañías deben comprender cuales son las calificaciones y vinculaciones de sus terceros asociados, esto incluye su reputación comercial y relación con funcionarios extranjeros El nivel de análisis debe aumentar antes señales de alerta. Evaluación de la debida diligencia Una compañía debe tener una comprensión de la lógica empresarial que subyace en la inclusión de terceros en las transacciones y garantizar que los términos contractuales detalles específicamente los servicios a prestar. Monitoreo continuo de terceros Se debe verificar y documentar que el tercero esté efectivamente realizando la tarea por la cual es contratado y que su compensación corresponda con las tareas o servicios prestados El monitoreo debe incluir la actualización periódica de la diligencia debida, el ejercicio de los derechos de auditoría, la impartición de capacitación periódica y la solicitud de certificación de cumplimiento normativo anual para el tercero. 40

41 Programa de cumplimiento. Mejoramiento continuo. Cumplimiento de terceros Pruebas y Monitoreo Mejora continua Gestión de casos e investigaciones Gobierno y Liderazgo Cultura de Ética y Cumplimiento Evaluaciones de riesgos y Debida diligencia Políticas y procedimientos Capacitación y comunicación El programa de cumplimiento debe evolucionar para cumplir con los cambios en el entorno comercial y normativo. Revisar y mejorar con regularidad los programas de cumplimiento para evitar que queden desactualizados. Analizar las fallas en la efectividad del programa e implementar acciones de mejora. Denuncias 41

42 Evaluando la efectividad del programa de Cumplimiento Cuatro métricas más usadas para evaluar la efectividad del P.E.& C. Análisis de hallazgos de auditoría interna Análisis de resultados de autoevaluaciones Tasa de cumplimiento de entrenamientos Análisis de denuncias recibidas Nota: El 59% de las compañías indicó que si se realiza la medición de la efectividad de sus programas de cumplimiento Fuente: Based on responses to the Compliance Trends Survey Deloitte & Touche LLP-Compliance Week, May

43 Pregunta de sondeo 5 Ha medido usted la efectividad de su programa de Ética y Cumplimiento? A. Si B. No C. Está en proceso 77% 9% 14% 43 A. B. C.

44 Programa de Ética y Cumplimiento Consideraciones para un programa exitoso Tono desde la Junta y Alta Gerencia Despliegue de la cultura ética a toda la organización. 1 Cultura Corporativa Valores, actitudes y expectativas, practicas justas y sostenibles. 2 Evaluación de riesgos de Cumplimiento Monitoreo Oficial de cumplimiento Dinámica de riesgos y monitoreo. La alta dirección evaluá los riesgos significativos y determina las medidas de mitigación Programa de pruebas y supervisión robusta para ayudar asegurar que el ambiente de control es efectivo Responsable de supervisar la administración de riesgos y cumplimiento Implementar estrategias de entrenamiento y comunicación Evaluación de análisis de datos Gestionar denuncias de alto impacto

45 Preguntas? 45

46 Muchas Gracias!!! Copyright 2017 Deloitte Development LLC. All rights reserved. 36 USC Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited