III Petróleos Mexicanos Servicios Médicos Subrogados Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4I Criterios de Selección

Transcripción

1 Funciones de Desarrollo Económico III Petróleos Mexicanos Servicios Médicos Subrogados Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4I Criterios de Selección Esta auditoría se seleccionó con base en los criterios generales y particulares establecidos en la Normativa Institucional de la Auditoría Superior de la Federación para la planeación específica utilizada en la integración del Programa Anual de Auditorías para la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009, considerando la importancia, pertinencia y factibilidad de su realización. Objetivo Fiscalizar la gestión financiera relativa a que los servicios médicos subrogados, obedecieron a las necesidades requeridas; que su contratación se efectuó conforme a la normativa, que los recursos ejercidos se autorizaron y se justificaron y que su registro presupuestal y contable se realizó de acuerdo con las disposiciones legales y normativas aplicables y el cumplimiento de objetivos y metas. Alcance Universo Seleccionado: 702,799.9 miles de pesos Muestra Auditada: 702,799.9 miles de pesos Representatividad de la Muestra: % Antecedentes Los servicios médicos subrogados son contratados y administrados por siete coordinaciones médicas de zona (Mazatlán, Monterrey, Tampico, Villahermosa, Guadalajara, Veracruz y Distrito Federal), con 17 sedes y 92 localidades a cargo de la Coordinación Nacional de Servicios Médicos Subrogados y por 35 unidades médicas de Pemex (20 hospitales, 3 clínicas y 12 consultorios), para proporcionar servicios integrales de salud a los trabajadores o derechohabientes de Petróleos Mexicanos. Resultados 1. Control interno La entidad fiscalizada no cuenta con un documento normativo que establezca las sedes y localidades que son del ámbito de responsabilidad de las coordinaciones médicas de zona; asimismo, en las localidades de Cuernavaca y Toluca, de la Sede Cuernavaca, las funciones se duplican, ya que una misma persona es supervisor y auxiliar técnico, pues valida y revisa la documentación de los servicios proporcionados a los derechohabientes. En las localidades de Celaya e Irapuato de la Sede Aguascalientes, se 1

2 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 observó que hay un solo auxiliar técnico que revisa la documentación, aun cuando debe haber uno para cada localidad, como lo indica el Manual de Procedimientos Médico-Administrativos de los Servicios Médicos Subrogados. Al respecto, la entidad fiscalizada informó que se está integrando la estructura organizacional, que incluya las supervisiones sectoriales con las localidades que le corresponden y emitirá un oficio de solicitud a la Subdirección de Recursos Humanos y Relaciones Laborales de Pemex, a efecto de cumplir con los perfiles de cada actividad y evitar la duplicidad de funciones. Véase acción(es): T4I Las coordinaciones médicas de zona Guadalajara, Veracruz y Distrito Federal (4 sedes y 11 localidades) carecen de áreas específicas para la custodia y salvaguarda de la documentación que compruebe la prestación del servicio. La entidad fiscalizada informó que se solicitaron espacios y mobiliario a la Gerencia de Administración y Finanzas. Véase acción(es): T4I Del importe ejercido en el renglón de gasto 240 Gastos Médicos Pagados a Terceros por 702,799.9 miles de pesos, un importe de 405,953.2 miles de pesos correspondió a servicios médicos subrogados contratados y administrados por siete coordinaciones médicas de zona, a cargo de la Coordinación de Servicios Subrogados, responsable de la contratación y administración integral. Un importe de 296,846.7 miles de pesos (de los 702,799.9 miles de pesos revisados) correspondió a servicios médicos subrogados por 35 unidades médicas de Pemex (20 hospitales, 3 clínicas y 12 consultorios); al respecto, en los manuales de organización de la Gerencia de Servicios Médicos y de Procedimientos Médico-Administrativos de los Servicios Médicos Subrogados, no se especifica que estas unidades son las responsables de subrogar los servicios médicos requeridos, ni señala a quién corresponde contratarlos y administrarlos. En relación con lo anterior, la entidad fiscalizada informó que se modificará el Manual de Organización de la Gerencia de Servicios Médicos. Véase acción(es): T4I Se constató que los servicios médicos requeridos por los consultorios de Puebla y San Martín Texmelucan, para el presupuesto y pago de los servicios contratados, dependen del Hospital Central Sur de Alta Especialidad Picacho y para la elaboración y administración de los contratos, de la Coordinación Médica de Zona Veracruz, por lo que la adscripción de dichos consultorios no está definida estructuralmente. La entidad fiscalizada informó que se modificará el Manual de Organización de la Gerencia de Servicios Médicos. Véase acción(es): T4I

3 Funciones de Desarrollo Económico 5. Proceso de Adjudicación y Contratación Un importe por 296,846.7 miles de pesos se destinó al pago de servicios médicos y medicinas mediante 1,261 contratos en 35 unidades médicas de Pemex (20 hospitales, 3 clínicas y 12 consultorios), excepto por miles de pesos, de los cuales la entidad fiscalizada no comprobó su destino. La entidad fiscalizada remitió las facturas por un importe de miles de pesos de servicios que por necesidades y casos de urgencias médicas se requirieron en El importe de 405,953.2 miles de pesos correspondió a 3,411 contratos por 377,073.5 miles de pesos y a 12 convenios con organismos gubernamentales por 28,879.7 miles de pesos. De los contratos adjudicados en las coordinaciones médicas de zona, Distrito Federal, Guadalajara y Veracruz, se adjudicaron 104 contratos a siete contratistas que acumulados exceden hasta por 21,854.9 miles de pesos el monto máximo para adjudicación directa; asimismo, los montos individuales de 28 contratos excedieron hasta por 2,680.0 miles de pesos el monto máximo para adjudicación directa (350 miles de pesos). De 189 contratos adjudicados directamente en las unidades directas de Pemex, Consultorio Tlaquepaque, Consultorio Periférico Puebla, Clínica San Martín Texmelucan, Hospital Central Sur de Alta Especialidad y Hospital Central Norte, los montos individuales de 6 contratos, excedieron hasta por 9,394.0 miles de pesos el monto máximo para adjudicación directa (350 miles de pesos); asimismo, se adjudicaron diversos contratos a 16 proveedores que acumulados exceden hasta por 19,087.5 miles de pesos el monto máximo para adjudicación directa. Al respecto, la entidad fiscalizada informó que se otorgaron de esa manera porque en esos periodos el Comité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios de Petróleos Mexicanos, aún no autorizaba la contratación, ni se contaba con la suficiencia presupuestal para cubrir el monto del 40% que se requería para licitar y la vigencia de las contrataciones estaba en función del presupuesto autorizado en ese momento; sin embargo, no se proporcionó información de las acciones por realizar para que en lo subsecuente se evite esta situación. Véase acción(es): T4I Como resultado del seguimiento de los contratos, se constató que en el momento de su elaboración se les asigna un número (contrato Word) y al darlos de alta en el sistema, éste les coloca un número distinto (contrato SAP); al respecto, la entidad argumentó que se debe a que en el momento de la elaboración de los contratos aún no se cuenta con suficiencia presupuestal. La entidad fiscalizada dio instrucciones para que todos los contratos abiertos, legalmente formalizados (conocidos como contratos Word) con los diversos proveedores y prestadores de servicios se registren debidamente en el sistema SAP-R3; los contratos cerrados, como los de Cuota fija, deberán registrarse directamente como un pedido, y el número que muestre el sistema deberá ser el mismo que deberá 3

4 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 estar anotado en el contrato legalmente formalizado (Word). Asimismo, informó que en el caso de los recursos presupuestales, el resultado se turnará a la Gerencia de Administración y Finanzas para que se otorguen en tiempo y forma. Véase acción(es): T4I Con el análisis de 342 contratos, se constató en relación con la suficiencia presupuestal, que 25 tenían la Solicitud de Pedido (SOLPE), 140 (40.9%) sólo contaban con la suficiencia presupuestal y 61 no contenían la SOLPE ni que se contaba con suficiencia presupuestal y sólo se indicaba N/A (no aplica). La entidad fiscalizada instruyó a los directores de hospitales y a los coordinadores médicos de zona para que a partir de esta fecha, todo contrato que se formalice tenga, en la sección de declaraciones, la leyenda: se cuenta con suficiencia presupuestal, de acuerdo con el presupuesto autorizado, con el número de solicitud de pedido o, en su caso, con la referencia del oficio de autorización de recursos, por lo que la observación se considera solventada. 9. De 342 contratos revisados, 82 incluyeron las cláusulas para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas, equivalentes al 10.0% del monto total del contrato; en 225 contratos se señaló que se exceptuó al prestador de servicios de la presentación de la garantía; sin embargo, en nueve contratos no se especificó la garantía ni los motivos por los cuales no se requirió y se señaló únicamente N/A. La entidad fiscalizada instruyó a los directores de hospitales y a los coordinadores médicos de zona, para que el expediente del proveedor cuente con el documento de garantía o, en su caso, con la aclaración de excepción para el proveedor, de presentar la garantía de cumplimiento del contrato, por lo que la observación se considera solventada. 10. Recepción y precio de los servicios Con la verificación de 24,507 solicitudes de servicio por un importe de 20,067.6 miles de pesos, se determinó que 18,383 solicitudes de servicio (75.0%) por un importe de 13,286.7 miles de pesos, no contaron con la firma de autorización y supervisión del médico sectorial, 60 solicitudes de servicio por 25.8 miles de pesos tenían números de folio repetidos; asimismo, 756 solicitudes de servicio de 11 facturas por 2,181.8 miles de pesos, no contenían el número de folio asignado por el sistema Medinet. En relación con la recepción de los servicios requeridos por el Consultorio Periférico Puebla, la Clínica San Martín Texmelucan, y los hospitales Regional Salamanca, Central Sur de Alta Especialidad y Central Norte, se revisaron 19,768 solicitudes de servicios por un importe de 74,305.8 miles de pesos, que no contaban con la firma de supervisión, ya que el servicio sólo se autoriza cuando el proveedor presenta su factura para pago y ésta se sella de aceptación y recepción. La entidad fiscalizada instruyó a los supervisores médicos sectoriales, para que firmen todas las solicitudes de servicios y al auxiliar técnico para que verifique los originales a 4

5 Funciones de Desarrollo Económico fin de evitar la duplicidad en los folios; asimismo, a los directores y subdirectores médicos, para que firmen los oficios de solicitudes de servicio para envío de pacientes y de igual forma, se firmen las facturas de aceptación y recepción. 11. Respecto de los precios de los servicios de atención hospitalaria, contratados en la Coordinación Médica de Zona Veracruz, se determinó que aun cuando corresponden a la misma área varían de una localidad a otra hasta en 633.7%. La entidad fiscalizada informó que la infraestructura hospitalaria es muy escasa y, por ende, también la participación en las convocatorias de licitaciones públicas; además, son los únicos hospitales que cumplen con los requerimientos técnicos solicitados; asimismo, proporcionó copia de los dictámenes de autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Petróleos Mexicanos y las operaciones validadas por la Coordinación Nacional de Servicios Subrogados, por lo que la observación se considera solventada. 12. El formato Solicitud de Servicio, referido en los anexos del contrato en el que se sustenta el requerimiento y la aceptación del servicio subrogado, no corresponde con el establecido en el Manual de Procedimientos Médico-Administrativos de los Servicios Médicos Subrogados. La entidad fiscalizada proporcionó el formato vigente para cualquier solicitud de servicio, que está registrado en el Sistema Electrónico de Registro de Consulta (WinMed), el cual se genera de manera electrónica por cada servicio solicitado, y se incluirá en el Manual de Procedimientos Médico-Administrativos de los Servicios Médicos Subrogados, por lo que la observación se considera solventada. Acciones Recomendaciones T4I Para que Petróleos Mexicanos emita el documento normativo en donde se establezcan las sedes y localidades que son del ámbito de responsabilidad de las coordinaciones médicas de zona y establezca mecanismos a fin de evitar que una misma persona sea supervisor y auxiliar técnico. [Resultado 1] T4I Para que Petróleos Mexicanos implemente mecanismos de control para la custodia y salvaguarda de la documentación que comprueban la prestación del servicio. [Resultado 2] T4I Para que Petróleos Mexicanos implemente mecanismos que regulen la contratación y administración de los servicios subrogados por las unidades médicas directas de Pemex. [Resultado 3] T4I Para que Petróleos Mexicanos implemente mecanismos, a fin de que la adscripción de los consultorios de Puebla y San Martín se defina estructuralmente, en la elaboración, administración y pago de los contratos a su cargo. [Resultado 4] 5

6 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública T4I Para que Petróleos Mexicanos realice las gestiones pertinentes a fin de que los recursos se otorguen en tiempo y forma. [Resultado 7] Promociones de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria T4I Ante el Órgano Interno de Control en Petróleos Mexicanos, para que se realicen las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que, en su gestión, otorgaron contratos que excedieron el monto máximo autorizado para adjudicación directa. [Resultado 6] Resumen de Observaciones y Acciones Se determinó(aron) 12 observación(es), de las cuales 6 fue(ron) solventada(s) por la entidad fiscalizada antes de la integración de este Informe. La(s) 6 restante(s) generó(aron): 5 Recomendación(es) y 1 Promoción(es) de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria. Dictamen: con salvedad La auditoría se practicó sobre la información proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos; y se aplicaron los procedimientos de auditoría que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen que se refiere sólo a la muestra de las operaciones revisadas. La Auditoría Superior de la Federación considera que, en términos generales y respecto de la muestra auditada, Petróleos Mexicanos cumplió con las disposiciones normativas aplicables a los servicios médicos subrogados, excepto por los resultados que se precisan en el apartado correspondiente de este informe y que se refieren principalmente al uso de servicios contratados por 35 unidades médicas de Pemex, que no están reguladas en el Manual de Procedimientos de los Servicios Médicos Subrogados, por un importe de 296,846.7 miles de pesos que representa el 42.2% del total de los servicios médicos subrogados (702,799.9 miles de pesos). Apéndices Procedimientos de Auditoría Aplicados 1. Verificar, con el estudio y evaluación del control interno, los procedimientos y demás normativa, aplicados en los servicios médicos subrogados. 2. Verificar la integración de los contratos formalizados en los que se ejercieron recursos por servicios médicos subrogados. 6

7 Funciones de Desarrollo Económico 3. Determinar las modalidades por las que se contrataron los servicios médicos subrogados. 4. Constatar el cumplimiento de las condiciones estipuladas en los contratos por la prestación de servicios médicos subrogados, así como la aplicación de penalizaciones o deducciones, en su caso. 5. Constatar que los servicios se recibieron, conforme los contratos o políticas de la entidad fiscalizada. 6. Comprobar que el registro presupuestal y contable de las erogaciones por los servicios se efectuó de acuerdo con la normativa. Áreas Revisadas Subdirección de Servicios de Salud. Disposiciones Jurídicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditoría practicada, se determinaron incumplimientos en las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuación se mencionan: 1. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público: artículos 42 y 45, fracción I. 2. Otras disposiciones de carácter general, específico, estatal o municipal: Manual de Procedimientos Médico -Administrativos de los Servicios Médicos Subrogados. Normas Generales de Control Interno en el Ámbito de la Administración Pública Federal, artículo 13, Tercera Norma, consideraciones generales, "Apropiada Documentación de las Transacciones y del Control Interno"; Primera Norma, consideraciones generales, "Estructura organizacional" y "Manuales de organización y procedimientos". Manual de Organización de la Gerencia de Servicios Médicos. Fundamento Jurídico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditoría Superior de la Federación para promover las acciones que derivaron de la auditoría practicada, encuentran su sustento jurídico en las disposiciones siguientes: Artículo 79, fracción II, párrafos tercero y quinto; fracción IV, párrafo primero; y párrafo penúltimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 6, 12, fracción IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32, 39, 49, fracciones I, II, III y IV; 55, 56 y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. 7

8 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante señalar que la documentación proporcionada por la(s) entidad(es) fiscalizada(s) para aclarar y/o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditoría Superior de la Federación y que les dio a conocer esta entidad fiscalizadora para efectos de la elaboración definitiva del Informe del Resultado. 8