Guía Proceso de Acreditación de Competencias Período 2015

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1 Guía Proceso de Acreditación de Competencias Período 2015 Tabla de contenido 1. Objetivo de la Acreditación de Competencias Obligatoriedad de la Acreditación de Competencias Acreditación de Competencias Participantes en la Acreditación de Competencias del año Lugar, fecha y horario en que se efectuarán las tomas de pruebas de acreditación durante el año Inscripción a la Acreditación de Competencias Publicación de resultados de la Acreditación de Competencias Aprobación de la Acreditación de Competencias Bloqueo de claves Desbloqueo de claves Vigencia de la Acreditación de Competencias Justificaciones ante imposibilidad de rendir la prueba de acreditación de competencias Consideraciones finales Preguntas Frecuentes Objetivo de la Acreditación de Competencias El proceso de acreditación de competencias de los usuarios compradores del Sistema de Compras y Contratación Pública, tiene por objeto verificar que quienes intervienen en los procesos de adquisiciones de cada institución, cuentan con las aptitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cumplir las actividades que componen su función laboral. Lo anterior, con el propósito de contribuir al desarrollo profesional de los usuarios del área de abastecimiento, fomentar una gestión transparente y eficiente de las compras públicas y dar cumplimiento a la normativa vigente. 2. Obligatoriedad de la Acreditación de Competencias De acuerdo a lo establecido en el artículo 5 bis del D.S. N 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y lo indicado en los Términos y Condiciones de Uso del 1

2 Sistema de Información, deben acreditar competencias todas aquellas personas pertenecientes a Organismos Públicos que participen en el proceso de abastecimiento de su Institución, tengan o no clave de acceso al sistema de compras públicas. 3. Acreditación de Competencias 2015 La prueba de acreditación consiste en la realización de una prueba escrita, que contiene 60 preguntas agrupadas en dos secciones: selección múltiple y casos de decisión. Esta prueba tiene por finalidad evaluar los conocimientos teóricos y prácticos de los usuarios respecto de temáticas relacionadas con las compras públicas, gestión de abastecimiento, sistema electrónico de compras y normativa relacionada. Por lo que, al momento de estudiar, se debe considerar por ejemplo: la Ley y el Reglamento de compras, los Términos y Condiciones de uso, dictámenes de Contraloría General de la República, Directivas realizadas por la Dirección ChileCompra, además del uso del portal según el correspondiente perfil. Este material está disponible en y 4. Participantes en la Acreditación de Competencias del año 2015 Para el proceso de acreditación del año en curso, deberán participar los funcionarios públicos que participen en el proceso de abastecimiento de su Institución y que se encuentren en alguno de los siguientes casos: No cuenten con su acreditación vigente, Se encuentren reprobados por procesos anteriores,. Su ausencia se encuentre justificada para el proceso de noviembre 2014, Sean usuarios nuevos que cuenten con una experiencia mínima de 6 meses en el Sistema de Compras Públicas a la fecha de realización de la prueba de acreditación. Se entenderá por usuario nuevo a aquel que por primera vez se registra en el sistema de compras públicas. Los perfiles que deben participar del proceso de acreditación son los siguientes: Comprador (Operador) Supervisor Auditor Abogado Administrador ChileCompra de cada entidad (en perfil supervisor) -Jefes de Servicio -Autoridades con incidencia en la toma de decisiones de compra, tales como Subdirectores, Subdirectores Administrativos, Secretarios Municipales, entre otros. 2

3 Además, podrán participar ciudadanos particulares que deseen acreditar sus competencias en compras públicas, realizando su inscripción según lo señalado en el punto correspondiente y bajo alguno de los perfiles descritos en el párrafo anterior. 5. Lugar, fecha y horario en que se efectuarán las tomas de pruebas de acreditación durante el año 2015 Durante el año 2015 se realizarán dos procesos de acreditación, uno en cada semestre, cuyas pruebas de acreditación se tomarán en todas las capitales regionales del país y en las ciudades que esta Dirección disponga, en las siguientes fechas y horarios: a. Primer Proceso: miércoles 27 de mayo a las 10:00 horas, para los perfiles Comprador (Operador) y Auditor; y a las 15:00 horas, para los perfiles Supervisor y Abogado. El Administrador ChileCompra debe acreditar en perfil Supervisor. b. Segundo Proceso: miércoles 28 de octubre a las 10:00 horas, para los perfiles Comprador (Operador) y Auditor; y a las 15:00 horas, para los perfiles Supervisor y Abogado. El Administrador ChileCompra debe acreditar en perfil Supervisor. Las direcciones físicas en que se tomarán las pruebas en cada ciudad se informarán a través de la Plataforma ChileCompra Formación ( y, además, vía a aquellos usuarios inscritos, por lo que es de suma importancia que cada usuario revise con su Administrador ChileCompra el correo electrónico que tiene registrado en Mercado Público. A su vez, le recomendamos a todas las instituciones revisar con su departamento informático que los correos enviados por la Dirección ChileCompra no se encuentren bloqueados o marcados como spam, de manera de asegurar la oportuna recepción de la información. Además, la Mesa de Ayuda con que cuenta la Dirección ChileCompra ( ) contará con el listado de inscritos y sedes correspondientes, a objeto de que aquellos funcionarios que no reciban la información puedan acceder a ella a través de este canal. 3

4 6. Inscripción a la Acreditación de Competencias A partir de agosto de 2013, la inscripción a la acreditación de competencias de funcionarios públicos, se realiza a través de una aplicación disponible en el escritorio del Administrador ChileCompra de cada Institución, en las fechas establecidas para la inscripción. Para la acreditación de competencias del año 2015, el periodo de inscripción será el siguiente: - Primer proceso: desde el lunes 16 de marzo hasta el jueves 16 de abril de Segundo proceso: desde el lunes 10 de agosto hasta el jueves 10 de septiembre de Posterior a la fecha indicada, el proceso de inscripción se cerrará y no se recibirán ningún tipo de solicitudes, ni tampoco se agregarán usuarios a las inscripciones ya realizadas. La inscripción de ciudadanos particulares y funcionarios públicos que no cuentan con clave en el Sistema, se realizará a través del Formulario de Inscripción que se encontrará disponible en el cual deberá ser remitido completo a través del formulario web de consultas disponible en 7. Publicación de resultados de la Acreditación de Competencias Los resultados de la prueba de acreditación, serán entregados en un plazo máximo de 60 días (corridos) después de la fecha de rendición, y los resultados serán publicados en el sitio para lo cual cada usuario deberá ingresar a su escritorio privado y buscar los resultados en la sección Estado de Acreditación. En la nómina que será publicada, se indicará por cada fase el resultado, y el estado final (acreditado o no acreditado). 8. Aprobación de la Acreditación de Competencias Acreditarán competencias todos aquellos usuarios que participen y obtengan un porcentaje superior a 60% de las respuestas correctas en la prueba de acreditación. 4

5 9. Bloqueo de claves Quienes reprueben o no se presenten a alguno de los dos procesos de acreditación del año 2015, la clave de acceso al sistema les será bloqueada dentro de los 60 días (corridos) siguientes a la fecha de entrega de resultados del respectivo proceso de Acreditación. Las fechas estimadas de bloqueo, establecidas para el año 2015, son: - Primer proceso (prueba 27 de mayo), bloqueo de claves 27 de septiembre. - Segundo proceso (prueba 28 de octubre), bloqueo de claves 28 de febrero. No obstante lo anterior, en caso de fuerza mayor, estas fechas de bloqueo podrán ser aplazadas por 30 días más, a partir de los 60 días reglamentarios. Sólo se exceptúan de esta regla aquellos usuarios que para la fecha de realización de la actividad del año 2015, tengan menos de 6 meses de creados como usuarios en el sistema y no hayan sido inscritos por su administrador en el respectivo proceso de acreditación, de acuerdo a lo siguiente: a. Los usuarios creados desde el 1 de noviembre del 2014 y hasta el 30 de abril de 2015 (ambos días incluidos), quedarán exentos de participar en el proceso de acreditación del primer semestre, cuya prueba se rendirá el día miércoles 27 de mayo de b. Los usuarios creados desde el 1 de abril del 2015 (fecha incluida) en adelante, quedarán exentos de participar del proceso de acreditación tanto del primer como del segundo semestre, es decir, no requerirán rendir ninguna de las dos pruebas de acreditación del año Nota: las fechas indicadas corresponden a la fecha de creación del usuario en el sistema de información por parte del Administrador ChileCompra de cada entidad, y por tanto es esa fecha la que debe considerar cada usuario para verificar cuándo le corresponde acreditar. En este caso, es importante destacar que se entiende por usuario nuevo a aquel que por primera vez es registrado en el sistema de compras públicas. Si un usuario proviene de otro servicio en el cual era usuario del sistema de compras públicas NO es considerado usuario nuevo ya que existe en el sistema de información. No obstante lo anterior, sí se considerará como nuevo a aquel usuario que habiendo pertenecido a un organismo público, dejó de prestar servicios por un periodo de a lo menos 2 años. 5

6 En caso que un funcionario se encuentre en el período de excepción (según fecha de creación de su usuario) o con acreditación vigente, y desee participar del proceso de acreditación podrá realizarlo sin problema alguno. Sin embargo, si un usuario que pudiendo eximirse es inscrito para participar del proceso por su Administrador ChileCompra, debe asumir que le aplican todas las reglas contenidas en la presente guía, por tanto, si no se presenta a rendir la prueba, solo podrá justificar su inasistencia con alguna de las causales indicadas en la presente guía. No será considerada como causal válida de justificación que el usuario no contaba con los 6 meses mínimos de experiencia indicado y, por tanto, el usuario será reprobado por inasistencia procediendo al bloqueo de su clave en las fechas indicadas en la presente guía. 10. Desbloqueo de claves Las claves de acceso al sistema de información serán desbloqueadas a aquellos usuarios que hayan aprobado la prueba de acreditación, dentro de las dos semanas posteriores a la publicación de los resultados del proceso de acreditación de cada semestre. 11. Vigencia de la Acreditación de Competencias La aprobación del proceso de acreditación de competencias tendrá una duración de tres años, contados desde la fecha de aprobación de la prueba de acreditación. 12. Justificaciones ante imposibilidad de rendir la prueba de acreditación de competencias En el caso de que un usuario inscrito en el proceso de acreditación por el Administrador ChileCompra, no rinda la prueba de acreditación, sólo podrá justificar su ausencia en atención a las causales indicadas en el punto Sexto del Reglamento: Proceso de Acreditación de Competencias Período 2015, es decir: a. Licencia Médica. b. Comisión de servicio en otra ciudad del país o en el extranjero. c. Citación ante Tribunales de Justicia. Para que la Dirección ChileCompra conozca de esta justificación, el Administrador ChileCompra de la Institución deberá informar por medio del formulario web de consultas disponible en la nómina de ausentes, el motivo y el documento de respaldo (ejemplo: licencia médica, resolución de autorización de comisión de servicio), dentro de los 10 días hábiles siguientes a la realización de la prueba de acreditación. De no enviarlo dentro del plazo descrito 6

7 anteriormente, estas inasistencias darán paso a la reprobación. Toda justificación que no sea acompañada del documento de respaldo será rechazada, quedando el funcionario como No Acreditado por ausencia. Aquellas justificaciones que no se encuentren dentro de las causales establecidas anteriormente y que se consideren de fuerza mayor, serán analizadas por la Dirección ChileCompra, entregando la aceptación o rechazo según sea el caso. 13. Consideraciones finales El Proceso de Acreditación de Competencias en Compras Públicas efectuado por la Dirección ChileCompra se realiza todos los años de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 Bis del D.S N 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema de Información. Por lo anterior, el procedimiento de evaluación, las fechas de realización y los usuarios que participan del proceso podrán ser modificados por la Dirección ChileCompra de acuerdo a las evaluaciones que se realizan tras la finalización de cada proceso, y de acuerdo a los alcances de la Normativa vigente. Ante esta consideración, el procedimiento definido en el presente documento aplica sólo para el proceso de acreditación correspondiente al año Para los procesos siguientes, la Dirección ChileCompra entregará de manera oportuna la guía de procedimientos y la reglamentación correspondiente con el objeto de instruir a los usuarios para su participación. 14. Preguntas Frecuentes El Administrador ChileCompra debe acreditar competencias? El o los administradores ChileCompra de cada entidad, que tengan activo este rol y que no cuenten con su acreditación vigente deberán acreditar de manera obligatoria en perfil SUPERVISOR en el proceso de acreditación del primer semestre cuya prueba se realizará el día miércoles 27 de mayo del 2015 a las 15 horas. Lo anterior, aplica para todos los usuarios que cuenten con el rol Administrador, tengan o no asociados otros roles, y/o participen en procesos de compra de su entidad. En caso que el administrador no se presente al proceso de acreditación, su clave de acceso al sistema será bloqueada en los plazos estipulados en la presente guía. Aquellos administradores que cuenten con su acreditación vigente, deberán presentarse en la fecha que les corresponda validar nuevamente su certificación. NOTA: para los administradores ChileCompra también aplica el período de eximición de 6 meses que rige para los usuarios nuevos del sistema, indicados en el punto 9 de la presente Guía. Esto 7

8 aplica SOLO para los administradores creados como usuarios nuevos del sistema de información y NO aplica para aquellos usuarios que sólo les fue asignado el rol de administración de usuarios en este período y cuyo usuario había sido creado anteriormente en el sistema de información con otro perfil El gestor institucional debe acreditar competencias? Aquellos usuarios que cuentan con el rol de gestor institucional no tienen la obligación de cumplir con el requisito de la acreditación, pero para ello deben verificar que no cuente con otros roles asociados. En caso de contar con otros roles, deberá acreditar en el perfil que le corresponda (Comprador (Operador), Supervisor, Auditor y Administrador ChileCompra) El gestor de contratos debe acreditar competencias? Aquellos usuarios que cuentan con el rol de gestor de contratos no tienen la obligación de cumplir con el requisito de la acreditación, pero para ello deben verificar que no cuente con otros roles asociados. En caso de contar con otros roles, deberá acreditar en el perfil que le corresponda (Comprador (Operador), Supervisor, Auditor y Administrador ChileCompra) Los usuarios con rol observador deben acreditar competencias? Aquellos usuarios que cuentan con el rol de observador no tienen la obligación de cumplir con el requisito de la acreditación, pero para ello deben verificar que no cuente con otros roles asociados. En caso de contar con otros roles, deberá acreditar en el perfil que le corresponda (Comprador (Operador), Supervisor, Auditor y Administrador ChileCompra) Se puede presentar un certificado médico como justificación de ausencia a rendir la prueba de acreditación? No. De acuerdo a lo indicado en la presente guía y en el Reglamento de Acreditación, sólo se aceptará como justificación la licencia médica, por tanto, el certificado médico no es aceptado para estos efectos, independiente de su calidad de contratación (ejemplo: funcionarios a honorarios) Si no soy usuario del Sistema de Compras con clave, puedo acreditar? Particulares (no es funcionario público): Sí, si Ud. no cuenta con clave en el Sistema de Compras, y desea participar de la acreditación de competencias, debe completar el formulario disponible para ello en el sitio y luego enviarlo a través del formulario web de consultas disponible en Funcionarios públicos sin clave (honorarios o contrata): Sí, deben solicitar al Administrador ChileCompra de su Institución que los inscriba a través del formulario establecido para ello, que se encontrará disponible en 8

9 14.7. Si tengo vacaciones programadas para esa fecha, puedo presentar los antecedentes del viaje como justificación de ausencia? No. De acuerdo a lo indicado en la guía, las vacaciones no son aceptadas como causales de justificación ante ausencia a rendir la prueba, aunque sea fuera del país Si reprobé el proceso del año 2014, cuándo debo acreditar? Cada administrador, en conjunto con el usuario, determina cuando se presenta a la prueba de acreditación. Lo importante es que debe considerar que su clave se encuentra bloqueada y por tanto sólo le será desbloqueada cuando apruebe el proceso Si justifiqué mi ausencia en el proceso de acreditación del año pasado, cuándo debo presentarme? Los usuarios que se encuentran justificados, deben presentarse al primer proceso de acreditación del año en curso. En caso que no se presenten, su clave será bloqueada en las fechas indicadas en la presente guía Si mi clave se encuentra bloqueada, y estando inscrito para participar en el proceso de acreditación no pude rendir la prueba en la fecha estipulada y mi ausencia es justificada por mi administrador ChileCompra, se me desbloquea la clave en los plazos estipulados en la presente Guía? No. La clave de acceso al sistema de información sólo de desbloquea cuando un usuario aprueba el proceso de acreditación. Si el usuario se encuentra con su clave bloqueada, y es justificada su inasistencia en el siguiente proceso de acreditación, mantienen su condición de bloqueado en el sistema de información Si acredité en el año 2014, debo presentarme en este nuevo proceso? No, la acreditación de competencias tiene una vigencia de 3 años. Si un usuario cambió de perfil, podrá continuar con su acreditación vigente hasta el periodo de reacreditación, a menos que desee de igual forma rendir la prueba en el nuevo perfil, para lo cual deberá inscribirse en cualquiera de los procesos de acreditación programados para el año 2015, asumiendo toda la regulación de los usuarios inscritos. 9

10 Si acredité competencias en el segundo proceso de acreditación del año 2014, y por error mi administrador ChileCompra me inscribe en alguno de los procesos de acreditación del año 2015, debo acreditar nuevamente o se considera como válida la aprobación de la acreditación del primer proceso? Los usuarios que son inscritos para participar en el proceso de acreditación, deberán cumplir con todas las reglas y etapas del proceso, aunque cuenten con su certificación vigente. Por lo anterior, es importante que cada usuario verifique con su administrador la fecha de aprobación de su acreditación de competencias. Aquellos usuarios que estando inscritos para rendir la prueba de acreditación no la rindan, deberán justificar su ausencia en los plazos estipulados en la presente Guía, y deberán presentarse de manera obligatoria al siguiente proceso de acreditación. De caso contrario, su clave de acceso al sistema de compras públicas será bloqueada por inasistencia Cómo puedo saber cuándo me acredité y obtener mi certificado de Acreditación? En la Plataforma ChileCompra Formación ( debe ingresar con su nombre de usuario y clave de acceso a Mercado Público o bien con los datos creados en la plataforma de formación. Una vez realizada esta acción, debe ingresar al menú en la sección Estado Acreditación, en donde encontrará actualizado el registro de su participación en los distintos procesos de acreditación desde el año 2007 a la fecha y podrá imprimir su certificado de Acreditación Si yo acredité competencias por un Organismo Público en el año 2014, y me cambio de Institución, debo acreditar nuevamente? La acreditación de competencias es personal, y por tanto, si un usuario se cambia de institución, y es creado en el sistema de información en el mismo perfil, mantiene su validez por el período de tres años desde la fecha de aprobación. De esta manera, si un usuario participó en el proceso de acreditación del año 2014 y aprobó, su certificación se encuentra vigente y por tanto, no debe acreditar hasta el vencimiento de su certificación Si me cambio de servicio, y me crean como usuario nuevo de la entidad, aplica la regla de los 6 meses como usuario nuevo? No. Sólo se consideran usuarios nuevos aquellos que son creados por primera vez en el sistema de información. En este caso, cuando un usuario cambia de servicio, se considera como vigencia del usuario la fecha de creación en el sistema de información. 10

11 Si estuve fuera del Sistema de Compras por un periodo extenso, ya sea porque cambiaron mis funciones dentro de la Institución en la cual trabajo o porque estuve en el sector privado y, por lo tanto, mi clave de acceso se encuentra bloqueada, se puede desbloquear en caso de requerir volver al Sistema? Sí, el Administrador ChileCompra de la Institución debe solicitar el desbloqueo a través del formulario web de consultas disponible en sin embargo, el usuario debe acreditar competencias en el periodo más cercano a la fecha de efectuado el desbloqueo Si dentro de mi Institución existen funcionarios que desean o deben rendir la prueba de acreditación y no cuentan con clave en el sistema, cómo los inscribe el Administrador ChileCompra? La inscripción de ciudadanos particulares y funcionarios públicos que no cuentan con clave en el Sistema, se realizará a través del Formulario de Inscripción que se encontrará disponible en el cual deberá ser remitido completo a través del formulario web de consultas disponible en Cómo puedo conocer el detalle de mis resultados de la prueba de acreditación? En la Plataforma ChileCompra Formación ( sección Estado de Acreditación, se encuentran publicados los resultados de cada usuario en la prueba de acreditación desde el año 2010 a la fecha. Estos resultados se encuentran separados por temáticas y le permite a cada usuario revisar cuál área de conocimientos evaluados requiere reforzar. 11