UNIDAD 3 Integrando Información con Microsoft Excel.

Transcripción

1 UNIDAD 3 Integrando Información con Microsoft Excel. Gestionando Información con Microsoft Excel

2 DESCRIPCIÓN Creando reportes de consolidación de datos mediante el uso de funciones y formatos condicionales. En esta unidad los estudiantes entenderán los conceptos básicos para el desarrollo de integración de datos. Usa Microsoft Excel y Microsoft Access para generar la integración y automatización de reportes. OBJETIVO Hacer uso de herramientas para conexiones de bases de datos externos y PowerPivot para análisis de información.

3 TEMA 1 Conectando a bases de datos externos, estableciendo conexiones, actualizando datos, definiendo propiedades de conexión, actualizando datos. Gráficos dinámicos.

4 SESIÓN 1 Microsoft Query en Excel Microsoft Query es un programa incluido en Excel que nos permite importar datos externos a nuestras hojas de cálculo lo cual nos evitará ingresar manualmente los datos provenientes de fuentes de datos externar ya sean bases de datos corporativas o archivos de nuestros de texto o Excel. Podemos encontrar a Microsoft Query dentro de la ficha Datos en el menú desplegable De otras fuentes. Al utilizar Microsoft Query nos podemos conectar a diversas fuentes de datos externas, seleccionar la información que necesitamos, importarla a nuestra hoja de Excel y refrescar la información automáticamente tantas veces como lo necesitemos de manera que los datos de nuestra hoja de Excel permanezcan sincronizados con las fuentes externas. Microsoft Query nos permite hacer una selección de los datos que deseamos importar, es decir, si no necesitamos todos los registros de una tabla de Access entonces podemos importar solo aquellos registros que cumplan con ciertas condiciones. Además podemos seleccionar solo aquellas columnas que nos interesen. El primer paso para utilizar Microsoft Query es crear un origen de datos. Ese origen de datos es el que contiene la información adecuada para conectarse a la base de datos externa. Inmediatamente después de haber seleccionado la opción Desde Microsoft Query en la ficha Datos, se mostrará el cuadro de diálogo Elegir origen de datos.

5 SESIÓN 1 Microsoft Query en Excel Una vez creado el origen de datos se tienen dos opciones: Pasar directamente a Microsoft Query o utilizar el Asistente para consultas el cual nos ayudará en unos cuantos pasos a definir la consulta a la base de datos. Cuando se conecta a un origen de datos externos, también puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados desde la última actualización. Excel proporciona muchas opciones para actualizar datos importados, entre los que se incluye la actualización de datos cada vez que se abra el libro y la actualización automática del mismo a intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se están actualizando, y también puede comprobar el estado de la actualización mientras se actualizan los datos.

6 SESIÓN 1 Sistema de Información Demo Se da introducción a las tablas con las que se va a trabajar en la generación de reporte, las llaves de relación o campos de relación.

7 SESIÓN 1 Elementos para la integridad de datos Integrando Datos Modelo Se explica cómo se hace la integración de datos desde diferentes fuentes de datos para realizar los reportes de operación y gestión que se realizaran durante la unidad. Se ven los elementos técnicos que se requieren para realizar en modelo de integración de datos, como la conectividad con los proveedores de datos, la seguridad y la ubicación de las fuentes de datos; el motor de paso que permite vincular los datos, definir las vistas o consultas y la actualización automática de la información y La herramienta tecnológica que permite el manejo de la información.

8 SESIÓN 1 Aplicaciones necesarias para la Integración de Datos Se xplica cómo verificar las fuentes de datos donde se encuentra la información, motores de bases como Access, para generar vinculación, consultas y tableros de información con generación de reportes. Revisando datos con Microsoft Excel Integrar Datos En el video se muestra los archivos que se van a integrar durante el ejercicio.

9 SESIÓN 2 Vinculando Datos con Microsoft Access En el video se vinculas los archivos revisados en el video anterior de Microsoft Excel y de texto con Microsoft Access. Creando Vistas con Microsoft Access Se crean vistas o consultas en Microsoft Access, desde la relación de tablas, de manera similar como se realiza con Microsoft Query, colocar en la vista los campos que se necesitan con las tablas vinculadas.

10 SESIÓN 3 Creando Reportes con fuentes externas. Desde un una base de datos en Access (sistema de información demo), Recordamos sobre relación de tablas y llaves de relación hace la tabla dinámica con las tablas que se trajeron en query, se muestran los pasos para generar el reporte. Creando Reporte avanzados con fuentes externas. En este video se hacen tres cruces de tablas desde la tabla de Access haciendo las relaciones con las llaves adecuadas. Se adiciona una cuarta tabla desde Micosoft Query y se hace la relación para poderlo unir y crear un reporte de cotizaciones con tabla dinámica.

11 SESIÓN 4 Construyendo reportes de Operación con Integración de Datos. En este video se realiza un reporte de operación de registros detallados de fuentes externas, con la información que se vinculó en Microsoft Access, a través de Microsoft Query, se muestra la segmentación de datos para filtrar la tabla. Construyendo Reportes de Gestión con Integración de Datos. Características de los reportes de gestión, se crea un reporte de gestión con datos desde fuentes externas, con un gráfico correspondiente que brinda la información que se necesita con segmentación de datos con Microsoft Query. Adicionalmente se crea una hoja de menú que permite navegar entre los reportes.

12 SESIÓN 3 Modificando la consulta En este video se muestra como modificar los campos que se traen desde Microsoft Query y continuar trabajando en el reporte con tabla dinámica hasta portales gráficos en Microsoft Excel. Más de otras fuentes de datos Hace un ejemplo completo desde una fuente en Access, haciendo las relaciones y retornando en tala dinámica y llevándolo a portales gráficos. Comprobando actualización de datos Se hace un cambio en la tabla de origen de datos y se comprueba la actualización de esos datos en los reportes, demostrando la importancia de la vinculación de datos para automatizar reportes.

13 TEMA 2 Instalación y manejo de PowerPivot para análisis de información más eficiente.

14 SESIÓN 1 PowerPivot PowerPivot es una herramienta de análisis de datos que proporciona un potencial de cálculo de tiempo inigualable directamente desde el software que los usuarios ya conocen y aprecian: Microsoft Excel. Con este complemento de Excel, puede transformar enormes cantidades de datos en información significativa a una velocidad considerable para obtener las respuestas que necesita. PowerPivot es un complemento que puede usar para realizar eficaces análisis de datos en Excel, al tiempo que lleva la inteligencia empresarial de autoservicio a su escritorio; incluye una ventana para agregar y preparar datos, y una ficha de PowerPivot en la cinta de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una hoja de cálculo de Excel; también incluye un asistente que puede utilizar para importar los datos de orígenes diferentes, desde grandes bases de datos corporativas de la intranet, a fuentes de distribución de datos públicas u hojas de cálculo y archivos de texto de un equipo. Los datos se importan en PowerPivot para Excel como tablas. Estas tablas se muestran como hojas independientes en la ventana de PowerPivot, de forma similar a las hojas de cálculo de un libro de Excel. Los datos con los que opera en la ventana de PowerPivot están almacenados en una base de datos de análisis dentro del libro de Excel y un eficaz motor local carga, consulta y actualiza los datos de dicha base de datos. Los datos de PowerPivot se pueden mejorar todavía más creando relaciones entre tablas en la ventana de PowerPivot.

15 SESIÓN 1 PowerPivot Las relaciones que podemos crear entre las tablas nos permitirán realizar consultas complejas de una manera mucho más simple de lo que podríamos lograr solo con Excel. Además, es posible relacionar tablas que provengan de fuentes de datos diferentes y tratarlas como si fueran una sola tabla, lo que convierte a nuestro modelo de datos en Power Pivot en algo único y de mucha utilidad. Dado que los datos de PowerPivot están en Excel, están inmediatamente disponibles para las tablas dinámicas, gráficos dinámicos y otras características de Excel que se utilizan para agregar datos e interactuar con ellos. Excel proporciona todas las capacidades de presentación e interactividad de datos; por otra parte, los datos de PowerPivot y los objetos de presentación de Excel se encuentran en mismo archivo de libro (.xlsx,.xlsb o.xlsm). PowerPivot admite archivos de hasta 2 GB en tamaño y le permite trabajar con hasta 4 GB de datos en memoria. Por si esto fuera poco, Power Pivot trae consigo una serie de funciones que podrás utilizar para agregar cálculos al modelo de datos. Estas funciones son conocidas como funciones DAX (Data Analysis expressions) y su uso es muy similar al de las funciones que ya conocemos en Excel.

16 SESIÓN 1 Instalación de PowerPivot En este video se muestra cómo se debe realizar la descarga del complemento PowerPivot en la página ES/download/details.aspx?id=29074, para Excel 2010 y como se activa el complemento para las versiones de Excel 2013 en adelante. Manejo de PowerPivot Se muestra un ejemplo práctico en donde por medio del complemento PowerPivot se realiza un reporte con campos calculados y KPI.