Puntos básicos para el cálculo de nómina

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1 Puntos básicos para el cálculo de nómina GUÍA PARA CALCULAR SUELDOS E IMPUESTOS DE LOS TRABAJADORES 1 Junio 2014

2 ÍNDICE Por qué utilizar esta guía?...03 Básico 1 Cómo elegir un régimen de contratación?...04 Básico 2 Ofrece prestaciones superiores a la ley...06 Aguinaldo...08 Horas Extras...08 Prima Dominical...11 Fondo de Ahorro...11 Vacaciones...12 Prima Vacacional...13 Vales de Despensa...13 Premios de Puntualidad y Asistencia...14 Bonos y/o Comisiones...14 Préstamos...14 Crédito INFONAVIT...15 Básico 3. Un, dos, tres por todos tus periodos de pago...16 Básico 4. Aprende a calcular el ISR manualmente...18 Básico 5.. Dile adiós a tu Excel y calcula nóminas en línea

3 Por qué utilizar esta guía? Recientemente abrí una mercería y afortunadamente cada día tengo más clientes. Por ello, quiero contratar a dos personas de tiempo completo y una para el fin de semana para que me ayuden. Sin embargo, no sé nada de cómo hacer una nómina. Cuánto debería pagarles a mis empleados y cómo puedo saber que los impuestos que me cobran son los correctos? Cómo debo calcular su sueldo? Así surgen las dudas de muchos emprendedores que desconocen el proceso para realizar cálculos, cumplir cuotas obrero-patronales y pagar el sueldo a sus empleados. Si has decidido sumar nuevo personal, comienza por consolidar tu nivel de empresario atendiendo a estas recomendaciones: Identifica cuál es el giro de tu empresa. Verifica la capacidad de tus ingresos. Revisa el perfil de los trabajadores para fijar su forma de pago. Con ello sabrás cuál es la liquidez que necesitas para solventar los impuestos y salarios a aplicar. Esta guía te ayudará a identificar los elementos indispensables para pagar el sueldo de tus trabajadores adecuadamente. Conocerás cuáles son los regímenes que existen para la contratación, el tipo de prestaciones que puedes ofrecer, los periodos de pago más comunes, y a realizar el cálculo de impuestos. Descubrirás que actualmente hay herramientas tecnológicas que te facilitan todos estos procesos. Checa cuáles son lleva tu empresa al éxito! 3

4 Básico 1 Cómo elegir un régimen de contratación De acuerdo con el Sistema de Administración Tributaria (SAT) existen nueve regímenes de contratación del trabajador. 4

5 Los regímenes más utilizados por las Pequeñas y Medianas Empresas o PyMEs son: Sueldos y Salarios (clave 2) y Asimilados a Salarios (clave 7 para directivos y 9 para profesionistas en general). Aquí te damos algunas características de cada uno. REGIMEN Sueldos y Salarios CARACTERÍSTICAS Este régimen se recomienda para aquellas empresas que planean una relación de larga duración con el empleado. Obligaciones patronales: - Pagar prestaciones - Dar de alta en el IMSS - Pagar carga patronal - Pagar impuestos sobre nómina - Retener impuestos al empleado Asimilados a Salarios Este régimen se recomienda para aquellas empresas que realizan pagos a profesionistas independientes o trabajadores eventuales. Obligaciones patronales: - Retener el ISR al empleado - No ofrece Seguro Social Ahora tú decide bajo qué esquema quieres tener a tu personal. Recuerda mencionarlo en el contrato y ser claro con el trabajador! 5

6 Básico 2 Ofrece prestaciones superiores a la ley En un artículo publicado por La Red de Empresarios Visa las pequeñas y medianas empresas de nuestro país se enfrentan a la difícil situación de competir con los grandes monopolios a la hora de contratar personal capacitado y con talento, por ello deben esforzarse mucho más y delimitar, de manera organizada, la manera de atraerlos a su compañía. Uno de estos son las prestaciones superiores a la ley, un plus que las empresas en ocasiones dejan a un lado pero que pueden significar el obtener no sólo al mejor personal disponible, sino también potencializar los resultados de los trabajadores que ya se encuentran dentro de tu compañía. Cuando contratas personal para trabajar en tu empresa, se origina una relación laboral en la que se acuerda con el empleado el pago de un salario por la función o tareas que realice en un determinado tiempo. Pero cómo saber qué es lo que se le debe ofrecer al trabajador? La Primera Percepción del trabajador es su Salario. El Salario es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo. Puede fijarse por unidad de tiempo, obra, comisión u otras. Se compone con los pagos hechos en efectivo por una cuota diaria, gratificaciones, percepciones, primas, comisiones, prestaciones en especie o por cualquier otra cantidad que sea entregada al trabajador, a cambio de su actividad laboral. 6

7 El salario puede fijarse: Por unidad de tiempo: Es decir, el salario se fija dependiendo del tiempo que el trabajador esté a disposición del patrón. Por unidad de obra: El salario se fija dependiendo de las unidades producidas y sin importar el tiempo que conlleve terminarlas. Cuando el salario se fija mediante este método, se debe especificar la naturaleza de la obra, el estado y tiempo de las herramientas y útiles necesarios, y jamás se podrá exigir al trabajador cantidad alguna por el desgaste de dichos instrumentos. Por comisión: La comisión puede ser determinada como un porcentaje del precio de venta del producto, o una cantidad fija por unidad vendida o con base en un tabulador de comisiones. A precio alzado: El trabajador pone su actividad y se le pagará conforme a la cantidad de trabajo materializado. Adicionales a las prestaciones mínimas de ley, es recomendable dar otros beneficios a los trabajadores que, bien establecidos, apoyen a su economía y bienestar; en tanto no representen para el patrón gastos o impuestos no deducibles. Incentiva la productividad y mejora el clima laboral ofreciendo otros beneficios A continuación se describen los conceptos más comunes que se pueden agregar a la nómina. Algunos causan retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) al pago del trabajador. Cuando esto pasa, se dice que el ingreso a retener es gravable, por lo que debe pagar el ISR. Y toda vez que el beneficio otorgado al subordinado no cause retención, o esté dentro de las reglas que expide la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), el monto quedará exento. 7

8 Aguinaldo Es una prestación anual que deberá pagarse antes del 20 de diciembre y equivale, por lo menos, a quince días de salario para los trabajadores que han cumplido un año de servicio. A los que trabajaron por un periodo menor se les paga la parte proporcional. Ingreso Exento de ISR: Hasta 30 veces el Salario Mínimo General (SMG) correspondiente al área geográfica del trabajador. Por lo tanto, el aguinaldo exenta hasta por las siguientes cantidades. Área Geográfica SMG Vigente Importe Exento del Aguinaldo A y B $67.29 $2, C $63.77 $1, Ingreso Gravado de ISR: Únicamente el excedente entre el monto del aguinaldo y el ingreso exento. Horas Extras Es la retribución que se le da a un empleado por laborar tiempo adicional a su jornada de trabajo. Cuándo se pagan dobles? Cuando las horas extras que se trabajen estén dentro de un rango de tres horas extras al día por máximo tres días consecutivos, es decir nueve, el trabajador recibirá el 100% de lo que cuesta su hora ordinaria, es decir, doble. Por ejemplo, si un trabajador gana a $50 pesos la hora, entonces la extra se paga en $100. Cuándo se pagan triples? Cuando las horas extras laboradas excedan de nueve horas a la semana establecidas por la Ley. A partir de la hora diez se le pagarán al trabajador al 200% de lo que cuesta su hora ordinaria, es decir, triple. Ingreso Exento de ISR: - Cuando se obtiene por un trabajo que no excede de tres horas extras diarias y/o de tres veces por semana, es decir, un total de nueve horas extras. - Cuando el trabajador gane como cuota diaria lo equivalente a un salario mínimo, es decir, para la zona geográfica A y B $67.29 pesos y para la zona C $63.77 pesos. - Cuando el trabajador gane más de un salario mínimo mensual ($2, pesos para la zona geográfica Ay B, y $1, para la zona geográfica C) exenta sólo el 50% de la 8

9 cantidad percibida. - Cuando el monto obtenido por las horas extras no rebase cinco veces el SMG del área geográfica. Ingreso Gravado de ISR: - El excedente de las horas extras dobles cuando se cumplen cualquiera de las reglas mencionadas para el ingreso exento. - Las horas extras triples siempre gravan al 100%. Veamos algunos ejemplos de cómo se calculan las Horas Extras: Caso 1. Un empleado gana un salario mínimo mensual de $2, pesos (para la zona geográfica A) por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su hora de trabajo normal equivale a $8.42 pesos. Sin embargo, trabajó un total de 10 horas extras en una semana. - Cálculo: 1. Se le pagan las primeras 9 horas extras de manera doble. $8.42 x 9 horas x 2 = $ Monto Exento 2. La hora diez, se le paga al triple. $8.42 x 1 hora x 3 = $25.26 Monto Gravable. Caso 2. Un empleado gana $5,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su hora de trabajo normal equivale a $20.84 pesos. Sin embargo, trabajó un total de 10 horas extras en una semana. - Cálculo: 1. Se le pagan las primeras nueve horas extras de manera doble. $20.84 x 9 horas x 2 =$ $ Monto Gravable 50% $ Monto Exento 50% Como el trabajador gana más de un salario mínimo mensual de la zona geográfica A, se sumará al monto gravable (de acuerdo a la regla) el 50% del total obtenido en las horas dobles 9

10 2. La hora diez, se le paga al triple. $20.84 x 1 hora x 3 = $62.52 Monto Gravable. 3. Suma el total de todos los gravables por concepto de Horas Extras. $ $62.52 = $ Caso 3. Un empleado gana $10,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su jornada de trabajo normal equivale a $41.67 pesos. Sin embargo trabajó un total de 10 horas extras en una semana. - Cálculo 1. Se le pagan las primeras nueve horas extras de manera doble. $41.67 x 9 horas x 2 = $ $ Monto Gravable 50% $ Monto Exento 50% Como el trabajador gana más de un salario mínimo mensual de la zona geográfica A, se sumará al monto gravable (de acuerdo con la regla) el 50% del total obtenido en las horas dobles 2. Como el monto exento de las horas extras dobles (de acuerdo con la regla) rebasa el importe equivalente a cinco veces el salario mínimo de la zona A, se debe restar el resultado y el excedente se sumará al monto gravable. Monto Exento $ Monto Exento en 5 veces el SM de la zona A - $ Monto Excedente Gravable $ La hora diez, se le paga al triple. $41.67 x 1 hora x 3 = $ Monto Gravable. 4. Suma todos los gravables para el concepto de Horas Extras $ $ $ =

11 Prima Dominical Se le paga al trabajador lo correspondiente al 25% de su salario ordinario, de manera adicional, cuando trabaje los domingos. Ingreso Exento de ISR: Lo equivalente a un SMG del área geográfica correspondiente. Ingreso Gravado de ISR: Únicamente el excedente entre el monto de la prima dominical y el ingreso exento. Fondo de Ahorro Es un beneficio que tiene como primordial objetivo fomentar el hábito del ahorro en los trabajadores. Se conforma de una aportación establecida en una parte por el patrón y otra por el trabajador, para que al final del año, éste obtenga una suma doble a la que ahorró. Ingreso Exento de ISR: - Cuando las cantidades se otorgan en forma general para todos los trabajadores. - Cuando la cantidad que aporta el patrón es igual a la del trabajador. - Cuando la cantidad del trabajador no exceda el 13% de su salario mensual. - Cuando las aportaciones no excedan de 1.30 veces el SMG acorde a la área geográfica elevada al año. - Cuando se retire una vez al año un monto ahorrado. Ingreso Gravado de ISR: - Cuando no se cumpla con cualquiera de los requisitos descritos anteriormente para exentar. 11

12 Vacaciones Los trabajadores que laboren más de un año en una empresa, gozarán de vacaciones pagadas por seis días. A partir del segundo año se aumentarán en dos hasta llegar a 12 días, por cada año subsecuente. Después del cuarto año, el periodo de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco. Antigüedad (Años de Servicio) Días de Vacaciones Correspondientes 1 año 6 2 años 8 3 años 10 4 años 12 5 a 9 años a 14 años a 19 años 18 Ingreso Exento de ISR: Este concepto no está exento de pagar impuestos. Ingreso Gravado de ISR: Se aplica al 100%, durante el periodo de vacaciones del trabajador. 12

13 Prima Vacacional Es la cantidad que recibe el trabajador por el derecho a disfrutar de un periodo vacacional y se le otorga, como mínimo, el 25% del salario correspondiente al mismo. Ingreso Exento de ISR: Obedece a 15 veces el SMG, acorde al área geográfica del trabajador. Por lo tanto, la prima vacacional exenta hasta por las siguientes cantidades. Área Geográfica SMG Vigente Importe Exento del Aguinaldo A y B $67.29 $1, C $63.77 $ Ingreso Gravado de ISR: Únicamente el excedente entre el monto de la prima vacacional y el ingreso exento. Vales de Despensa Se trata de una prestación en especie y que forma parte del salario. Consiste en brindarle al trabajador una ayuda económica, a través de una tarjeta electrónica, para el consumo o compra de productos de consumo cotidiano. Ingreso Exento de ISR: Cuando el monto no rebase el 40% del SMG diario. Es decir, queda exento cuando el importe sea menor a $26.92 por día, de un salario mínimo vigente del DF. Ingreso Gravado de ISR: Únicamente el excedente entre el monto de los vales de despensa y el ingreso exento. 13

14 Premios de Puntualidad y Asistencia Son los estímulos en efectivo que se le otorgan a un empleado por ser ejemplar con los tiempos establecidos al cumplir su jornada laboral. Ingreso Exento de ISR: Este concepto no está exento de pagar impuestos. Ingreso Gravado de ISR: Se aplica al 100% del monto pagado. Bonos y/o Comisiones Son compensaciones económicas que se otorgan por alcanzar metas establecidas dentro de un área. Funcionan como incentivo al esfuerzo y el empeño que ponga el empleado en el desarrollo de sus funciones así como su contribución a la empresa. Ingreso Exento de ISR: No aplica. Ingreso Gravado de ISR: Grava el 100% de la cantidad que se le otorgue al trabajador. Préstamos Es una cantidad que se le ofrece al empleado como anticipo y que, por acuerdo entre empleados y patrones, se puede descontar vía nómina, sin generar intereses. Implementar este concepto posiciona la flexibilidad que tiene una empresa con su personal, dándoles mejor impresión. Esta sólo es una deducción, por lo que no aplica para descuento de ISR. 14

15 Créditos INFONAVIT Toda empresa agrícola, industrial, minera o de cualquier otra clase de trabajo, está obligada a proporcionar a los trabajadores habitaciones cómodas e higiénicas. Para dar cumplimiento a esta obligación, las empresas deberán aportar al Fondo Nacional de Vivienda a fin de constituir depósitos a favor de los trabajadores que establezca un sistema de financiamiento que permita otorgar a éstos un crédito barato y suficiente para que adquieran en propiedad tales habitaciones. La aportación que deben dar las empresas al INFONAVIT equivale al 5% sobre los salarios de los trabajadores a su servicio. Ganas tú, ganan todos Otorgar prestaciones superiores a la ley puede ser un excelente gancho para atraer mejor talento a tu empresa. Disminuyes la rotación de personal gracias a un esquema que le permita desarrollarse y tener estabilidad económica. Incrementa la productividad y se favorece el clima laboral. Tienes empleados más satisfechos y en constante motivación gracias a los diferentes estímulos económicos o en especie que le proporciones. Un empleado es más feliz cuando reconocen su esfuerzo y trabajo que realiza. Recuerda que es obligación de los patrones comprobar ante el SAT los pagos que se les entregan a los trabajadores, así como las retenciones de contribuciones que se le hacen a cada uno según su periodo de pago. 15

16 Básico 3 Un, dos, tres por todos tus periodos de pago Existen diferentes esquemas que te permiten llevar una mejor administración de los pagos que realizas a tu personal. De acuerdo a las necesidades que tengas de operación en tu organización, al contratar nuevo personal puedes identificar cuál es el periodo más adecuado para ti y cada uno de ellos. Los periodos de pago más comunes son: Semanal Decenal Catorcenal Quincenal Mensual Al hacer tu nómina es importante que tengas claro cuál es la periodicidad que vas a aplicar, ya que, con base en ello, se realizan los cálculos de impuestos usando las tablas de Impuesto Sobre la Renta (ISR) que el SAT establece. Estas son las tablas para el cálculo de ISR que maneja el SAT. Aplica sólo para los periodos semanal, catorcenal, quincenal y mensual. 16

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18 Básico 4 Aprende a calcular el ISR manualmente Hagamos un breve check list. Ya contrataste a tu trabajador bajo un régimen específico. Ya sabes qué es lo que le vas a pagar. Ya sabes cuándo se lo vas a pagar Ahora conocerás cómo y cuánto le debes pagar al trabajador. Recuerda que el Salario de un empleado está sujeto a diversas deducciones que se reflejan en su recibo de pago. Dentro de estos descuentos se encuentra el ISR, el cual depende del periodo de pago que seleccionaste pues se aplicarán las tablas de impuestos establecidas por el SAT. El monto final que obtengas de este cálculo, será el total que le des al trabajador. Usa la siguiente infografía para realizar el cálculo ISR manualmente con un ejemplo práctico, aplicado únicamente para el sueldo, el cuál grava al 100% para impuestos. 18

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21 Básico 5 Dile adiós a tu Excel y calcula nóminas en línea El proceso más convencional para calcular una nómina y obtener el monto a pagar de los trabajadores con sus debidos beneficios y descuentos, solía ser en una hoja de cálculo. Administrar todos los conceptos que se le otorgan al trabajador en este simple programa llegó a ser engorroso y conllevaba una pérdida de tiempo importante. Capturar manualmente todos los valores del cálculo implicaba posibles errores o diferencias con los pagos correctos a los trabajadores. Continuar o terminar la nómina en otro momento era prácticamente imposible debido a que sólo se tenía el archivo en una computadora y pesaba demasiado para transportarlo a otra máquina, con el riesgo de perder información. Por increíble que parezca, todavía hay empresas que utilizan este método tradicional y poco confiable. Ya lo dicen los expertos en tecnología, aquellos que se resisten al cambio y la innovación quedarán fuera de la competencia empresarial del futuro. Si los cálculos para el pago de nómina de tus trabajadores te parece un procedimiento tedioso, con la llegada de nuevas tecnologías este difícil trabajo se acabó. El avance tecnológico revoluciona la forma de hacer las cosas. Una de las soluciones cada vez más populares y que han sido adoptadas rápidamente por las micros, pequeñas y medianas empresas es el servicio de cómputo en la nube o cloud computing. Quizá, este término ya lo has escuchado en tu vida diaria. Pareciera ser complejo pero en realidad los usuarios de internet lo utilizan más frecuentemente de lo que creen. Por ejemplo, al enviar un correo electrónico, compartir una fotografía en sus redes sociales o, realizar una transacción bancaria en línea. Tanto el correo electrónico, como el Facebook son aplicaciones en la nube que funcionan de forma independiente al ordenador, es decir, sólo se requiere un equipo físico (computadora, smartphone) y conexión a internet para acceder. 21

22 Esta tecnología ofrece grandes beneficios para las PyMEs. Ahorro: Pagas por lo que usas. Acceso remoto: Se puede tener acceso a la información donde quiera que estés, gracias al almacenamiento en la nube. Rápido y fácil: No pierdas tiempo instalando programas que podrían demorar horas. Servicio de primera: las aplicaciones en la nube son muy completas, prácticas y te brindan resultados de muy alta calidad, semejantes a los de los grandes corporativos. Multiusuario: Comparte los recursos y economiza tiempo, esfuerzo y dinero. Especialistas en el tema infieren que las aplicaciones en la nube para empresas son una tendencia en crecimiento. Migrar a esta tecnología es la alternativa más preponderante para aquellos que, incluso, desean hacer trámites y pagos de manera más segura y sin la preocupación de saturar el disco de su ordenador. Aplicado a la nómina de tu empresa, ya no tendrás que usar Excel u otros sistemas cero funcionales. Puedes pagar tus cuotas e impuestos a tus trabajadores desde cualquier lugar en el que te encuentres, utilizando un dispositivo conectado a internet. Descubre y explora las herramientas que te ayudarán a realizar la nómina y tus cálculos de manera muy sencilla. Verifica que cuenten con el aval de los institutos Mexicano del Seguro Social (IMSS) e INFONAVIT el cual da la certeza que los cálculos son correctos. Es hora de crecer y sé el empresario exitoso y cumplidor que siempre quisiste! 22

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