ORIENTACIONES PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE LOS ORGANISMOS PAGADORES DEL FEOGA. Asunto: Orientación 8 - Muestreo y evaluación de errores

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1 COMISIÓN EUROPEA DIRECCIÓN GENERAL VI AGRICULTURA Administración y asuntos generales, relaciones presupuestarias y financieras, liquidación de cuentas del FEOGA, evaluación VI.A.I.3 Liquidación de cuentas del FEOGA Bruselas VI/5331/98-ES guide8 ORIENTACIONES PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE LOS ORGANISMOS PAGADORES DEL FEOGA Asunto: Orientación 8 - Muestreo y evaluación de errores 1. INTRODUCCIÓN En la certificación de los organismos pagadores del FEOGA, es imposible que los auditores examinen el 100 % de los pagos realizados. Por lo tanto, deben seleccionar una muestra de las transacciones para examinarla y utilizar los resultados de esta comprobación en la elaboración de conclusiones sobre la totalidad de las cuentas del organismo pagador. La presente nota establece orientaciones para la selección de las transacciones que deben ser examinadas y para la evaluación de errores. El enfoque expuesto no es el único posible y la Comisión no pretende que este método sea el mejor, pero es aceptable para su utilización en el proceso de certificación. La presente nota no se propone exponer toda la base estadística del enfoque, sino que más bien se concentra en su aplicación. Antes de aplicar el enfoque presentado en esta nota, se aconseja a los Estados miembros que se pongan en contacto con los organismos de contabilidad de sus respectivos territorios, que podrán proporcionar sesiones de formación y documentación adicional en el idioma del país. 2. LIMITACIÓN DEL ENFOQUE PROPUESTO Los enfoques de muestreo estadístico no son aplicables para comprobaciones de los ingresos, en las que el criterio esencial es la exhaustividad. Tampoco funcionan en poblaciones con un número reducido de transacciones. Cabe destacar asimismo que el muestreo únicamente debe considerarse como una de las distintas técnicas disponibles para la obtención de evidencia de auditoría que proporcione la garantía deseada en relación con las cuentas. Para cada objetivo de cada población, el auditor deberá seleccionar uno o varios métodos para obtener la evidencia de auditoría. Es improbable que exista un único método capaz de satisfacer todos los requisitos.

2 3. MATERIALIDAD El muestreo es un intento de establecer si existen errores importantes en la cuenta en términos monetarios. La materialidad será normalmente del 1 % del gasto total. No obstante, los auditores tampoco deben olvidar los errores que son importantes por su naturaleza. En la auditoría del FEOGA, dichos errores incluirán las deficiencias en la conciliación de cuentas o un grupo de pagos realizados sin seguir las normas del FEOGA (aunque sean relativamente pequeños). 4. MUESTREO 4.1. Poblaciones La primera tarea a la hora de preparar el muestreo es definir las poblaciones en cuestión. Una población es una serie de transacciones en relación con las cuales puede decirse que el sistema de control es homogéneo. El número de poblaciones dentro de la cuenta será establecido a juicio del organismo de certificación y deberá ser lo más pequeño posible, pero no hay que olvidar los siguientes elementos: Los ingresos deberán tratarse siempre como una población independiente de los gastos El almacenamiento público deberá tratarse siempre como una población independiente. En el ámbito del gasto, el auditor tendrá que considerar si existen poblaciones que tengan un sistema de control diferente, en cuyo caso deberán ser tratadas como una población independiente y deberá tomarse una muestra diferente. En algunos Estados miembros, por ejemplo, las medidas de acompañamiento o las restituciones por exportación tienen un sistema de control distinto de las otras medidas Muestreo estadístico Una objeción importante a la utilización de la selección subjetiva de las transacciones individuales que deben ser comprobadas es la posibilidad de que una muestra de este tipo, a pesar de las mejores intenciones del auditor, pueda estar sesgada. Además, tampoco existe un método objetivo para la evaluación de los errores que se encuentren. Si se utiliza algún método de muestreo estadístico, en general siempre puede encontrarse una forma de seleccionar muestras no sesgadas o casi no sesgadas y de evaluar objetivamente los errores encontrados. Por consiguiente, siempre que sea viable y rentable, el muestreo estadístico deberá preferirse de forma general a los métodos no estadísticos. Una condición previa para cualquier muestreo estadístico es disponer de una lista de todas las transacciones que constituyan la población, lo que será fácil puesto que los registros de contabilidad por lo general están informatizados. El uso de técnicas de auditoría asistidas por ordenador constituye normalmente un modo rentable de selección de muestras. Los servicios de la Comisión utilizan el - 2 -

3 programa informático ACL para calcular los tamaños de muestra y extraer los ficheros que van a ser examinados. El muestreo por unidad monetaria (MUM) es un sistema de muestreo estadístico en el que tiene más probabilidades de aparecer en la muestra una transacción de gran valor que otra de poco valor. Los servicios de la Comisión utilizan este método de selección de muestras en determinadas auditorías y recomiendan su uso a los organismos de certificación y a los servicios de auditoría interna de los organismos pagadores Programación del tamaño de las muestras La materialidad deberá fijarse en el 1 %, tal como recomiendan las orientaciones de la Comisión, y sólo podrá variar en circunstancias excepcionales, una vez consultada la Comisión. A continuación, los organismos de certificación deberán estimar el error que probablemente encontrarán en sus comprobaciones. Éste supondrá normalmente una proporción relativamente pequeña de la materialidad. En los casos en que la experiencia de 1996 y 1997 haya mostrado un porcentaje pequeño de error, podrá asumirse el 10 %. Un porcentaje más alto significaría una muestra más grande, pero reduciría el riesgo de que fuera necesaria una muestra adicional porque los resultados preliminares indicaran que existe error material. Por lo tanto, asumir un error del 15 % de la materialidad es más seguro, aunque exige más trabajo de auditoría. El nivel de confianza exigido de las pruebas se ha establecido en el 95 % en las orientaciones de la Comisión. No obstante, parte de esta confianza puede obtenerse de la verificación del sistema. Si la verificación de los sistemas ofrece buenos resultados, podrá reducirse el nivel de confianza al 85 %. Podrá reducirse aún más en algunos casos bien justificados, pero en general esto no se recomienda y en principio deberá discutirse con la Comisión. El cálculo del tamaño de la muestra utilizando el programa informático ACL figura en el Anexo I. Cabe señalar que, sea cual fuere el tamaño de la población, el tamaño de la muestra siempre será el mismo. Según figura en el Anexo, el tamaño de la muestra debe situarse entre 223 y 406 transacciones para cada población, dependiendo de las asunciones hechas. Con mucha frecuencia, cuando el trabajo de auditoría se realiza durante el año, el total de la cuenta, la materialidad y el tamaño de la muestra se basarán en estimaciones. Por este motivo tendrán que adoptarse criterios conservadores hasta que se conozca el importe real de la cuenta. Cuando sea conocido el total de la población, al final del ejercicio del FEOGA, será necesario volver a calcular el cuadro del Anexo I Extracción de la muestra La muestra puede extraerse basándose en el intervalo de muestreo calculado y con un valor inicial aleatorio. Esto puede realizarse manualmente o utilizando instrumentos informáticos. El programa informático ACL cuenta con un paquete de selección de muestras que calcula automáticamente el intervalo de muestreo y extrae la muestra para la selección

4 El servicio de IT del organismo pagador deberá proporcionar asistencia adicional para la selección de muestras o bien podrá recurrirse a la ayuda de los servicios de la Comisión. 5. EVALUACIÓN DEL ERROR 5.1. Principios de evaluación del error Al determinar si es importante el error en un área de cuentas, es necesario cerciorarse de la naturaleza de cada error. Concretamente, es necesario determinar si el error detectado es sistemático o aleatorio. Los errores sistemáticos son los que pueden aparecer únicamente en circunstancias bien definidas y que afectan sólo a una pequeña parte de las transacciones. Por ejemplo, puede ser posible establecer que un determinado tipo de error está asociado con transacciones procesadas manualmente o que el error únicamente aparece durante un determinado período de tiempo. Cuando se descubre un error sistemático potencial, puede ser posible ampliar la comprobación del problema concreto detectado, si es necesario hasta examinar el 100% de las transacciones que hayan podido verse afectadas por un error del tipo observado. Esta comprobación permitirá al auditor saber el efecto del error sistemático sobre toda la población. Este error se define entonces como error conocido y no es necesaria ninguna extrapolación. Los errores aleatorios son los que pueden haberse producido en cualquiera de las transacciones no seleccionadas para la prueba. Por ejemplo, si se encuentra un error de introducción (input), es necesario asumir que, en principio, el mismo tipo de error podría haber afectado a cualquiera de las transacciones no muestreadas. Por consiguiente, todos los errores aleatorios se deben extrapolar al área de cuentas entera, con el fin de calcular su efecto total. Error más probable es el término que se aplica, para cada área de cuentas, a la suma del error aleatorio extrapolado y de los errores sistemáticos. Precisión es la estimación del rango de error total en la cuenta. Refleja la incertidumbre de la magnitud del error total que existe porque únicamente se ha examinado una pequeña muestra de las transacciones Cálculo del error más probable y del error probable total El principio esencial en que se basa el método de evaluación MUM es que, cuando se encuentra un error, éste existe en la misma proporción en la población total. Si se detecta que en un pago de 50 ecus había un exceso de 5 ecus, entonces existe un error del 10 %. Este error del 10 % se utiliza a continuación para calcular el error más probable. Obsérvese que el importe de la transacción no es en sí mismo relevante para el cálculo del error. Un error de ecus en un pago de ecus ofrece el mismo resultado. Al final de la comprobación se suman los errores porcentuales debidos a los excesos y se multiplican por el intervalo de muestreo. El total obtenido se llama error más probable (EMP). A continuación se multiplica el EMP por un factor de ajuste técnico (que no se explica aquí). Dicho factor de ajuste puede ser - 4 -

5 calculado exactamente utilizando programas informáticos de auditoría. De otra forma, puede suponerse equivalente al 1,7 con un nivel de confianza del 95% o al 1,45 con un nivel de confianza del 85%. El nuevo total se suma con la precisión. Esta precisión es el intervalo de muestreo multiplicado por el factor de confianza (el factor de confianza es 3 para una confianza del 95% y 1,9 para una confianza del 85%). Finalmente este nuevo total se suma a los errores conocidos para llegar al error total. En el Anexo II figura un ejemplo de este cálculo, una vez más utilizando el programa informático ACL. Se parte de la suposición de que el auditor ha detectado pagos en exceso del 20 %, del 7 % y del 4 %. Utilizando este ejemplo, los organismos de certificación podrán hacer una aproximación del nivel de error en sus cuentas. 5.3 Extracción de conclusiones El error total tiene que compararse con la materialidad para establecer si se ha detectado un error importante. Las cifras empleadas deberán ser las cifras reales de la cuenta anual - éstas pueden ser diferentes de las utilizadas durante la planificación Qué hacer si se detecta un error importante En el ejemplo 3 del Anexo II se ha detectado en el muestreo un error importante. Esto no significa que la cuenta deba ser inmediatamente cuestionada. En vez de ello, el organismo de certificación tendrá que realizar un trabajo adicional para establecer mejor el alcance del error en la población. El organismo de certificación debe examinar dos opciones: Incrementar el error estimado calculado en el Anexo I - esto tiene el efecto de reducir el intervalo de muestreo y aumentar el tamaño de la muestra. Cada error detectado tiene entonces menos efecto sobre el error total. El error total disminuirá y podrá quedar por debajo de la materialidad. Volver a examinar los errores que se hayan extrapolado - puede ser que no se trate de errores aleatorios sino que se produzcan únicamente en una parte de la población y puedan considerarse como un error conocido. Es, sin embargo, difícil aumentar el tamaño de la muestra al final del ejercicio, debido al tiempo disponible y posiblemente por motivos prácticos (cuando se trate de realizar visitas a muchas oficinas locales). Por este motivo, se recomienda a los organismos de certificación que planeen la materialidad a un nivel moderado y que examinen, por lo menos en la primera parte del año, una muestra más grande de lo que sería estrictamente necesario Recuperación de pagos en exceso Los pagos en exceso descubiertos por el organismo de certificación, ya se trate de errores individuales o sistemáticos, deben ser recuperados por el organismo pagador. Si no se realizan las recuperaciones necesarias, el FEOGA propondrá correcciones financieras

6 6. INFORMES Se pide a los organismos de certificación que incluyan en su informe de auditoría a la Comisión: la materialidad y el nivel de confianza utilizados las diferentes poblaciones (si procede) los tamaños de las muestras de cada población el número y tipo de errores detectados una evaluación de las repercusiones monetarias de los errores detectados