PRESUPUESTO DESGLOSADO Y PRESUPUESTO GLOBAL

Transcripción

1 PRESUPUESTO DESGLOSADO Y PRESUPUESTO GLOBAL Desde el año 2017, la información relativa a los presupuestos desglosados se introduce descargando un archivo desde la pantalla Presupuesto de la Oficina Virtual para cada solicitud. La aplicación está programada para que cuando se suba" el archivo calcule el presupuesto global, por lo que no será necesario introducir esta información. En caso de introducir datos que no cumplan las condiciones establecidas en la normativa reguladora de la subvención, la aplicación le devolverá un mensaje de error en la pantalla de errores (al final del Asistente, tras el Anexo I), indicando la partida donde hay problemas. Para cada tipología de proyecto se cargarán unas partidas u otras, en función de lo establecido en los artículos 16 y 17 de la normativa reguladora de las subvenciones. Importante: Cada solicitud tiene una hoja de cálculo vinculada (exclusiva para esa solicitud), por lo que cada archivo debe descargarse, obligatoriamente, desde cada una de las solicitudes abiertas. Para poder descargar la hoja de cálculo es necesario haber rellenado previamente la información relativa a la pantalla Datos Generales. Procedimiento para descargar y rellenar la hoja de cálculo de presupuesto detallado En la pantalla Presupuesto debe pulsar en el botón Plantilla. Cuando pulse en la aplicación le ofrecerá la posibilidad de abrir o guardar la plantilla con la que debe trabajar. Debe elegir abrir. Página 1 de 9

2 La hoja de cálculo se descarga en formato LibreOffice (.ods). Debe guardarla en su ordenador. Si sólo la abre lo hará en modo lectura. El nombre que la asigne al documento no es relevante para su subida a la Oficina Virtual. Nota: Aunque el archivo se descarga en formato Libre Office puede trabajar en formato Excel si lo desea, pero al subir el archivo la aplicación sólo aceptará archivos LibreOffice (.ods) o archivos Excel (.xls). Archivos Excel 2007 (.xlsx) no se cargarán. NO ELIMINE NINGUNA FILA NI NINGUNA COLUMNA Cuando se descargue la hoja de cálculo podrá apreciar que incluye en la casilla A1 (arriba a la izquierda) el número asignado a la intervención que se está formulando. Si se intenta cargar una hoja de cálculo descargada desde otra solicitud (es decir, con otro número de expediente en esa casilla) la aplicación devolverá información del error y no permitirá la carga del documento. Página 2 de 9

3 Según la tipología de proyecto que haya seleccionado en la solicitud abierta, la hoja de cálculo ofrecerá unas partidas u otras en función de lo establecido en los artículos 16 y 17 de la normativa reguladora de las subvenciones. Importante: La información debe introducirla a partir de la Fila 8 de la pestaña Desglosado. Todas las cifras deben ser número enteros. La aplicación no permitirá cargar una hoja de cálculo en la que existan decimales. Si se introdujera alguno, cuando suba la hoja la aplicación descartará esa partida y le mostrará un aviso de error. En las casillas reservadas para números la aplicación devolverá un aviso de error cuando suba la hoja en caso de que haya introducido texto. Atención: si copia y pega de otra hoja de cálculo recuerde que las columnas de número de unidades, coste unitario y contribuciones mantienen el formato número. Si no completa algún campo obligatorio, la aplicación le mostrará un aviso de error. En relación con las contribuciones, cuando no quiera asignar nada a alguna entidad no introduzca el valor 0, sino que deje la celda vacía. Encontrará tres pestañas en la hoja de cálculo: La primera denominada Desglosado, es donde debe rellenarse cualquier información relativa al presupuesto. La segunda denominada Global. Es una hoja meramente informativa que muestra cómo queda el presupuesto global tras introducir el desglosado, puesto que ambas hojas están vinculadas. En esta hoja no hay que introducir ningún dato. Cualquier cambio en esta hoja NO tendrá ninguna consecuencia al cargar en la aplicación. Si detecta algún aspecto que desee cambiar en el presupuesto global debe hacerlo obligatoriamente en la hoja del presupuesto desglosado. Página 3 de 9

4 La tercera y última es una pestaña denominada Datos, que es de uso interno para control de la aplicación para la correcta generación de la Excel. No manipule esta hoja. Nota: Tanto los desplegables como las filas de títulos y las columnas obligatorias y las celdas con fórmulas están protegidas y no pueden ser ni modificadas ni eliminadas. Si informáticamente se desactivara esta protección modificando o eliminando alguna/s de esa/s celda/s, fila/s o columna/s protegida/s, cuando suba la hoja de cálculo la aplicación devolverá información del error y no permitirá la carga. Por defecto, en la hoja de cálculo aparecerán como entidades a las que se les pueden asignar gastos las siguientes: - AACID - Solicitante - Población destinataria. Sólo debe utilizarse para el caso de que existan aportaciones directas de la población destinataria: Normalmente sólo ocurre para proyectos de Formación que puedan incluir alguna tasa por inscripción. Además, también aparecerán las entidades que en la pantalla Datos generales se hayan introducido con alguno de estos roles: - Contraparte - Cofinanciadora - Pertenece a Agrupación Todas las entidades que no figuren con alguno de estos roles asignados no aparecerán en la hoja de cálculo como financiadoras. Al cargar la hoja de cálculo debe verificar que no ha modificado las entidades con algunos de los roles anteriores, pues en ese caso la aplicación no permitirá la subida del fichero indicándole que las entidades no coinciden. Si las ha modificado, descárguese de nuevo la plantilla y copie la información en la nueva plantilla. Página 4 de 9

5 Nota: La pestaña de presupuesto desglosado incluye cinco filas al inicio (Filas 3, 4, 5, 6 y 7) bloqueadas que muestran el resumen de la información que se vaya introduciendo. Para su correcta visualización en LibreOffice (.ods) debe configurar la hoja de cálculo en la siguiente ruta: Herramientas (menú superior) / Opciones / LibreOfficeCalc / Calcular / Clickar en Cálculos generales la opción Permitir expresiones regulares La información se introduce en la hoja de cálculo (Pestaña Desglosado) por Filas, tantas filas como gastos desglosados necesite especificar. La hoja de cálculo requiere que introduzcamos información de los siguientes campos para cada fila: - Gasto subvencionable. En la columna A cada vez que quiera introducir un gasto debe elegir una de las partidas presupuestarias que ofrece el desplegable. Debe tener cuidado pues si tira hacia debajo de esa celda genera el comando de ir incrementando la numeración pudiendo crearse códigos de partidas no existentes en la normativa reguladora (por ejemplo A.I.20, A.I.21, A.I.22, etc.) Si no elije un gasto del desplegable (es decir, deja esa celda vacía) o selecciona un código de partida que no existe en la normativa reguladora, cuando suba la hoja de cálculo a la oficina virtual le aparecerá un aviso de error y no permitirá la carga de la fila errónea. - Concepto. Aquí debe detallar resumidamente el motivo de esta imputación. Por ejemplo, para un tipo de unidad Planes, en Concepto se podría poner Planes anuales contra la violencia de género a escala comunal. - Tipo de Unidad. Debe consignar qué tipo de unidad es. Por ejemplo: vehículo, planes, informe. - Número de unidades. Debe señalar aquí el número de unidades que va a imputar al presupuesto. - Coste unitario. Aquí se señalará el coste de cada unidad. Página 5 de 9

6 Si introduce en dos filas el mismo concepto, tipo de unidad, número y coste la aplicación lo considerará como un error. Si alguna/s de estas variables son diferentes, aún siendo iguales el resto, la aplicación la entenderá como dos filas diferentes y así se generarán en el presupuesto desglosado. La hoja de cálculo multiplica Número de unidades y coste unitario con lo que no es necesario introducir el valor del coste total. - Contribución de la entidad. Introduzca aquí la cantidad que va a imputar a la entidad. Recuerde: Si es 0 euros deje la celda vacía. La hoja de cálculo suma las contribuciones automáticamente con lo que no es necesario introducir el valor total. Procedimiento para subir la hoja de cálculo de presupuesto detallado y aviso de errores Una vez complete la hoja de cálculo deberá subirla a la aplicación. Recuerde que la hoja de cálculo es solamente el método de introducir la información en la aplicación. Para cargarla tendrá que acceder a la aplicación y en la pestaña de presupuesto pulsar el botón, que le abrirá una búsqueda en su ordenador. Seleccione la hoja de cálculo e incorpórela. Cuando la incorpore pulse el botón Página 6 de 9

7 La aplicación le avisará al cargar la hoja de cálculo cuando haya cometido alguno/s de los siguientes errores: - Las entidades son incorrectas (para el caso de haber modificado las entidades posteriormente a la descarga de la plantilla) - Hay alguna casilla vacía en la Fila - Se ha introducido un número con decimales - Se superan los caracteres permitidos en las celdas con formato texto (250 en concepto y 50 en tipo de unidad) - Se ha introducido un formato incorrecto en una celda - La hoja de cálculo tiene dos filas exactamente iguales - No se ha introducido nada en contribuciones - Se ha introducido una partida no válida En caso de que continúe con la carga de la hoja de cálculo con estos errores la aplicación descartará esas filas y subirá el resto de filas que estén correctas. Puede incorporar el presupuesto tantas veces como desee. La aplicación le preguntará si quiere continuar avisando que esa hoja sustituirá a la anterior. La hoja de cálculo incluye una columna informativa sobre la coincidencia entre coste total y las contribuciones en la pestaña de Desglosado y otra columna informativa sobre el cumplimiento de los máximos por partida permitidos en la normativa en la pestaña de Global, pero la existencia de errores en este caso no implica avisos de error en la carga, por lo que esa fila sí se cargará en la aplicación. Página 7 de 9

8 En todo caso, estos errores son controlados por la aplicación, de forma que mostrará avisos de errores en relación con el presupuesto cuando: 1. Las contribuciones no coinciden con el coste total (o sea, que hay algún error o bien al introducir las contribuciones o bien al introducir el coste unitario y el número de unidades) 2. Se superan los máximos permitidos por la normativa en las partidas. 3. El presupuesto por actividad no coincide con el presupuesto global. Los avisos de errores irán apareciendo por este Orden, de forma que no verá los avisos vinculados a los máximos permitidos y al presupuesto por actividad hasta que estén correctas las contribuciones. Cuando el presupuesto esté correcto, la aplicación le devolverá un mensaje en la pantalla de Avisos indicando que No se han encontrado errores en los presupuestos. Sólo en este momento podrá continuar con el proceso de generación. Al finalizar este proceso, la aplicación generará los presupuestos global y desglosado para su presentación por registro. ATENCIÓN: la pantalla de aviso de errores es la última, por lo que para comprobar que no ha habido errores debe avanzar en la oficina virtual por su solicitud hasta el final. PRESUPUESTO POR ACTIVIDAD La información relativa al presupuesto por actividad sigue introduciéndose en la aplicación, en el apartado dedicado a Estrategia del Proyecto. Recuerde que se ha añadido una nueva comprobación que vincula presupuesto por actividad al presupuesto global, por lo que la aplicación en los Avisos incluye un aviso de error cuando las cantidades totales de ambos presupuestos no coincidan. Procedimiento para visualizar el presupuesto desglosado y el presupuesto global Para visualizar la información del presupuesto cargada en la aplicación en cualquier momento puede seleccionar el botón en la pestaña de presupuesto. Página 8 de 9

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