GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007

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1 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 (Muchas de las imágenes han sido tomadas de Introducción Un gestor de base de datos es una herramienta que sirve para gestionar gran cantidad de información. El programa que vamos a utilizar es Access de Microsoft. Con Access puedes realizar las siguientes operaciones: almacenar información, realizar consultas, ordenar datos, generar informes, formularios, etc. Práctica 1: Abrir el programa y crear una base de datos 1. Haz clic en Inicio / Programas / Microsoft Access. Aparecerá un cuadro de diálogo donde tenemos tres opciones básicas en la barra de tareas: Abrir un archivo ya creado Nuevo / Base de datos en blanco Nuevo a partir de una plantilla 2. Marca la opción Base de datos en blanco. Aparecerá el siguiente cuadro donde indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Observarás que por defecto te indica un nombre de archivo con la extensión ACCDB. 3. Crea una carpeta con tu nombre donde te indique el profesor y guarda el archivo con el nombre Concesionario de nombre alumno/a. 4. Haz clic en el botón Crear o pulsa Intro. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar con datos. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. 5. En la figura puedes ver los diferentes objetos que podemos crear con Access y su función. 6. Ahora haz clic sobre el botón cerrar para salir de la aplicación. 1

2 Crear una tabla GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Una tabla está formada por un conjunto de datos organizados en filas y columnas. Cada fila constituye un registro, que contiene toda la información de cada elemento. Cada columna es un campo y contiene datos de la misma naturaleza, como nombres, apellidos, fechas, etc. La información de cada celda se llama dato. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones: Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla. Vista diseño consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas, las claves, etc. Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido y sólo tendrás que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. Vamos a ver la forma de crear una tabla en Vista diseño. Por defecto toma el nombre Tabla1. Los datos que introducimos en la tabla pueden ser de diferentes tipos: Texto: Permite introducir texto y números (sin operaciones) hasta 256 caracteres Memo: Texto hasta caracteres Número: Números que pueden ser utilizados en operaciones matemáticas Fecha/Hora: Almacena fechas y horas en diversos formatos. Moneda: Almacena valores monetarios Autonumérico: Almacena automáticamente números secuenciales Sí/No: Define un contenido con solo dos valores. Objeto OLE: Almacena imágenes, gráficos, etc. Hipervínculo: Enlace a una web Antes de guardar la tabla hay que asignar una clave principal. Ésta es un valor único que identifica a cada registro. No se puede definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave formada por más de un campo. Para asignar una clave principal a uno o varios campos hay que seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic sobre el campo que será clave principal (o sobre varios, pulsando simultáneamente la tecla Ctrl si se define una clave principal compuesta) 2. Hacer clic sobre el botón en el marco Herramientas de la pestaña Diseño. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo. 2

3 Importante. Un campo o combinación de campos que forman la clave principal no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Práctica 2: Crear una tabla en Vista diseño Vamos a utilizar la base de datos Concesionario para crear una tabla donde introducir nuestros datos. 1. Abre Microsoft Access. En el cuadro Microsoft Access busca y selecciona el archivo Concesionario que aparece en la lista de archivos recientes. Si no aparece, pulsa en Más archivos, localízalo y ábrelo. 2. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones y pulsamos en Vista diseño. 3. Observamos en la nueva ventana que hay tres columnas: En la columna Nombre del campo introducimos los nombres de los campos. En la columna Tipo de datos seleccionamos el tipo de dato que corresponda. En Descripción podemos indicar algún comentario aclaratorio. 4. Introduce los siguientes datos: Nombre del campo Tipo de dato Tamaño del campo Observaciones Nº Autonumérico IdCoche Texto 10 Marca Texto 40 Modelo Texto 40 Potencia Número Entero largo Velocidad Número Entero largo Alquilado Sí/No Fecha alquiler Fecha/Hora (Fecha corta) Precio Moneda (Formato Euro) Lugares decimales = 0 5. Haz clic en Guardar de la barra de herramientas o haz clic en. Asígnale a la tabla el nombre de COCHES ALQUILER y pulsa Aceptar. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo sugiriendo una clave principal. Una clave principal es un campo que tiene un valor único que no se repite en toda una tabla y ello nos permite relacionar tablas. 6. Pulsa en el botón Sí. El programa ha elegido automáticamente como clave principal el primer campo, Nº, como ahora veremos. 7. Comprobarás que estamos en la ventana Concesionario_grupo_nombre: Base de datos y que ya aparece el nombre de nuestra tabla: Coches alquiler. Vamos a abrirla pulsando doble clic en ella. Aparece una ventana donde podemos empezar a introducir los datos, pero antes observa el icono Vista Hoja de Datos que nos permite introducir datos en la tabla.. Estamos en 8. Si pulsamos en la barra de herramientas, pasamos a Vista Diseño, que es desde donde controlamos las propiedades de los campos. Podrás observar que al lado de Nº aparece el símbolo que indica que es clave principal. Vamos a quitarla de Nº y a añadírsela a IdCoche. Para ello pulsamos con el botón derecho sobre la fila Nº y en el menú desplegable elige la opción Clave principal. Comprobarás que se ha eliminado. Ahora pulsa con el botón derecho sobre la fila IdCoche y elige Clave principal. Si deseamos incluir más de una clave principal hay que mantener pulsada la tecla Ctrl. 3

4 9. Ahora, introduce los siguientes datos en la tabla y luego añade otros cinco inventados. 10. Guarda la tabla. 4

5 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Práctica 3: Modificar una tabla 1. Vamos a crear una nueva tabla en vista diseño con los datos de los clientes que alquilan coches. Guárdala con el nombre Clientes y define como campo con clave principal IdCliente. Nombre del campo Tipo de dato Tamaño campo Observaciones IdCliente Autonumérico Nombre Texto 40 Apellido Texto 40 Año nacimiento Número Teléfono Número Provincia Texto 20 IdCoche Texto En la tabla COCHES ALQUILER inserta un nuevo campo llamado Imagen entre los campos Modelo y Potencia. Para ello debes situarte en Vista diseño en el campo Modelo y elegir en la barra de menús: Insertar/fila. Elige como tipo de dato: Objeto OLE. Vuelve a la vista Hoja de datos e inserta una imagen del primer vehículo, utilizando los comandos Copiar y Pegar. Observarás que no puedes ver la imagen y que solo aparece la palabra Imagen. No te preocupes, la verás cuando aprendamos a hacer Informes. 3. Da el valor SI a aquellos coches que estén alquilados (aquellos en los que esté relleno el campo Fecha alquiler). 4. Elimina el campo Año nacimiento de la tabla CLIENTES y Nº de la tabla COCHES ALQUILER. MODIFICAR LA ESTRUCTURA (NOMBRE DEL CAMPO, TAMAÑO) 5. En la tabla CLIENTES aumenta el tamaño del campo Apellidos de 40 a En la tabla COCHES ALQUILER cambia el nombre del campo Imagen por Fotovisión. 7. Para terminar guarda la base de datos. 5

6 Ordenar y buscar registros GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Una de las ventajas de una base de datos es la posibilidad de ordenar los registros atendiendo a determinados criterios, como hacerlo por orden ascendente o descendente. También podemos buscar datos o mostrar solo aquellos que cumplen una condición y ocultar el resto, utilizando los filtros. Ordenar los registros de una tabla en orden ascendente o descendente 1. Hacemos clic en el campo que deseamos como referencia. 2. Pulsamos sobre el botón Orden ascendente de la barra de herramientas para ordenar alfabéticamente de la A a la Z, (si el campo contuviera números los ordenaría de menor a mayor). También se puede ordenar en Orden descendente. Buscar un dato concreto en una tabla 3. Hacemos clic en el botón de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 4. En el campo de texto Buscar, escribe el valor del dato. Filtros. En ocasiones nos puede interesar mostrar solamente los registros que cumplen una determinada condición y ocultar el resto. Esto se consigue mediante filtros. Hay dos tipos: 5. FILTRO DE SELECCIÓN: Selecciona el registro que se desea mostrar y haz clic sobre el botón Filtro de selección de la barra de herramientas. Aparecerán solo los registros que contienen ese dato. 6. Para volver a mostrar todos los registros de nuevo, haz clic sobre el botón Quitar filtro 7. EXCLUYENDO LA SELECCIÓN: se utiliza si se quieren ver los registros que no tengan un dato. Para ello se selecciona un dato que no se quiere que aparezca y después en la barra de menús selecciona: Registro / Filtro / Filtro excluyendo la selección. 6

7 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Práctica 4: Ordenar y buscar registros Ordenar 1. Ordena alfabéticamente en orden ascendente los datos de la tabla COCHES ALQUILER utilizando como referencia el campo Marca. 2. Ordena alfabéticamente en orden descendente según el campo Potencia. 3. Ahora selecciona otros campos y ordénalos como desees. Buscar 4. En la tabla COCHES ALQUILER, busca los datos: Audi y Ferrari. 5. Cierra la tabla Coches alquiler y abre la tabla CLIENTES. Realiza la búsqueda de la provincia : Madrid 6. Realiza nuevas búsquedas. Filtros 7. En la tabla CLIENTES utiliza Filtro por selección para buscar todos los datos relacionados con Bilbao. 8. Ahora practica con Murillo y Barcelona. 9. Utiliza el filtro excluyendo la selección para seleccionar los datos de la tabla CLIENTES que no contengan Madrid. Haz lo mismo con los datos de la tabla COCHES ALQUILER que no contengan Audi. 7

8 Informes GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir, no se pueden modificar. Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear. Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla. Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado. 1º Seleccionamos los campos 2º Nivel de agrupamiento 3º Criterios de orden 4º Distribución de la información 5º Estilo que queremos aplicar 6º Ponemos el nombre del título 8

9 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Práctica 5: Crear un informe Abre la base de datos Concesionario.accdb. Crear un informe Vamos a crear primero un informe para la visualización de los datos de la tabla Coches_alquiler, para ello utilizaremos la opción Informes: 1. En la pestaña Crear haz clic en el botón Informes. 2. Verás que automáticamente se ha creado un informe con todos los campos y que ya puedes visualizar las imágenes que habías incorporado como objetos OLE. Crear un informe con el asistente 1. En la pestaña Crear haz clic en el botón Asistente para Informes. 2. En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Coches_alquiler. 3. Haz clic sobre el botón para añadir los campos: IdCoche, Marca, Modelo, Fotovisión y Potencia al informe. 4. Ahora vamos a quitar el campo Potencia, lo seleccionamos y pulsamos en. Haz clic en Siguiente. 5. No vamos a hacer ningún nivel de agrupamiento, por tanto haz clic en Siguiente. 6. Ahora vamos a hacer que los campos aparezcan ordenados por IdCoche. Como criterio de orden seleccionamos IdCoche y ascendente. Haz clic sobre el botón Siguiente. 7. En distribución elige: Tabular y Vertical. Siguiente. 8. Selecciona el Estilo que deseas aplicar. 9. Pon de nombre: Informe especial. 10. Haz clic sobre el botón Finalizar. 11. Observa el resultado. Si lo deseas, puedes modificar en la vista diseño el tamaño de los controles para ajustar los datos y que quepan mejor en el formulario. 12. Cierra el informe guardando los cambios. 9

10 Consultas GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Las consultas son objetos de una base de datos que permiten seleccionar, modificar y almacenar los datos de una tabla o varias tablas. Estos datos se muestran en una nueva ventana. Las consultas pueden servir también como origen de formularios e informes. Existen varios tipos de consultas: de selección, de acción y específicas de SQL, aunque nosotros solo vamos a ver las Consultas de selección. En ellas se muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según el tipo de consulta). Para crear una consulta hacemos clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. 1. Hacemos doble clic sobre la opción Asistente para consultas sencillas. 2. Seleccionamos la tabla sobre la que queremos realizar la consulta 3. Elegimos los campos mediante el botón > o bien seleccionamos todos los campos con el botón >>. 4. Le damos un título a la consulta y pulsamos Finalizar. Las consultas creadas por el asistente presentan múltiples limitaciones ya que no realizan el filtrado de los registros. Si deseamos utilizar algún criterio de selección tenemos que trabajar con Vista Diseño de consulta. Realización de una consulta en Vista diseño de consulta 1. Hacemos doble clic sobre la opción Vista diseño de consulta. Aparece el cuadro Mostrar tabla, seleccionamos la tabla sobre la que se va a hacer la consulta y hacemos clic en Agregar. 2. Al cerrar este cuadro accedemos a la ventana Consulta de selección. En ella podemos observar: El cuadro Clientes. Con un doble clic seleccionamos los campos que queremos que aparezcan en la consulta. Los visualizaremos en la fila Campo. La fila Tabla nos muestra el nombre de los campos con los que estamos trabajando. En Orden elegimos si los datos aparecen ordenados por orden ascendente, descendente o sin orden. En Mostrar activamos la casilla si queremos que se visualicen los datos de ese campo. Introduce en la fila Criterios la condición o condiciones que deben cumplir los registros de la consulta. Estos pueden ser numéricos o con caracteres (deben ir entre comillas), utilizando operadores y comodines. GESTOR DE BASE DE DATOS: Access

11 Las condiciones El valor que contiene los comodines se conoce como patrón y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o dobles). El operador Es nulo : si queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, debemos utilizar un operador Es nulo. Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen población, la condición sería Es Nulo en ese campo. El operador Negado : se utiliza cuando queremos los datos menos los referidos al negado. Por ejemplo, si deseamos ver todas las películas menos las de Supermán pondremos: Negado Supermán El operador Como : se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que comparar. Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'e'. En este caso hay que utilizar el comodín * y utilizar el operador Como para que Access reconozca el * como un comodín y no como el carácter asterisco. La condición sería nombre como '*o'. A continuación indicamos los comodines y operadores que se pueden poner en un patrón y su significado. COMODINES Actúa como conjunto de caracteres. Ej. A* selecciona todos los registros que comienzan con A. Actúa como un carácter cualquiera. Ej. Ca?a puede ser: casa, caza, cama, etc. Un dígito cualquiera (0-9). Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (el código postal que empieza por 46) [código postal] como '46###' Un carácter cualquiera de listacaracteres Un carácter cualquiera no incluido en listacaracteres *? # OPERADORES ARITMÉTICOS OPERADORES COMPARATIVOS OPERADORES LÓGICOS +, -, *, / <, >, =, <=, >=, <>, Entre Negado, O, Y [listacaracteres] [!listacaracteres] [A-Z ] Intervalo de caracteres colocando un guión -. Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de Exploración. Desde el Panel de Exploración: haciendo doble clic sobre su nombre. Desde la Vista diseño de la consulta: haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño. Guardar la consulta Haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido. Seleccionando la opción Guardar del Botón de Office. Cerrar la consulta Hacer clic sobre su botón. 11

12 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Práctica 6: Realización de Consultas (1) Creación de consultas utilizando el Asistente: 1. Selecciona de la tabla Clientes los campos Nombre, Apellidos y Teléfono y guárdala como Datos básicos de clientes. 2. Selecciona de la tabla Coches alquiler los campos Marca y Modelo y guárdala como Coches que se alquilan. Creación de consultas usando la Vista diseño. Como has podido comprobar las consultas usando el asistente no pueden seleccionar registros usando un criterio de búsqueda, para ello crearemos las restantes consultas usando la Vista Diseño. 1. Crea una consulta que muestre la marco, el modelo. y velocidad de los coches cuya velocidad sea mayor que 300km/h y guárdala como "Coches muy rápidos". 2. Crea una consulta que muestre todos los campos de los registros de coches de marca Audi y guárdala como "Audi". 3. Localiza los coches con fecha de alquiler 25/10/2007 Introduce en la consulta los campos Marca, Modelo y Fecha alquiler. Almacena la consulta con el nombre "Alquileres del 25/10/2007". 4. Crea una consulta que muestre el campo IdCoche y velocidad de los coches cuya velocidad sea al menos de 240 km/h y guárdala como "Coches de velocidad media". 5. Crea una consulta que muestre todos los campos de los coches cuyo precio esté entre y ordenados por precio de mayor a menor y guárdala como "Coches de lujo" 6. Crea una consulta que muestre el IdCoche, la fecha alquiler y el campo alquilado de aquellos vehículos que están alquilados en la actualidad (el campo Alquilado debe contener sí) y guárdala como "Coches alquilados". 7. Crea una consulta parecida a la anterior pero que muestre solamente la marca y el modelo de los coches que no están alquilados. Ojo! Aunque el campo Alquilado debe estar en la consulta no queremos que se muestre en el resultado de ésta. Guárdala como "Coches disponibles". 8. Busca los clientes cuya provincia sea Madrid. Introduce en la consulta los campos Nombre, Apellidos, Provincia. Ordénala alfabéticamente por apellidos. Guarda la consulta como "Clientes de Madrid". 9. Busca los clientes cuya provincia no sea Madrid. Introduce en la consulta todos los campos pero muestra sólo los campos Nombre, Apellidos y Provincia. Guarda la consulta como "Clientes de fuera de Madrid". 12

13 10. Busca los clientes cuyo apellido termine por- ez- ( ej. López, Martínez...) y muestra su nombre, el apellido y su identidad de cliente. Ordena la consulta por apellidos descendentemente. Llámala "Clientes que terminen por ez" 11. Busca los clientes que sean bien de Bilbao o de Barcelona y muestra su provincia y su identidad de cliente, ordenando ascendentemente por esta. Llámala "Clientes del norte". 12. Muestra la marca, el modelo y la potencia de los coches que corren más de 250 Km/h y están además alquilados en la actualidad. Llámala "Coches alquilados muy veloces". 13. Muestra todos los campos de los coches que tienen precios extremos en nuestra base de datos, esto es, los que cuestan más de , o bien, los que cuestan menos de Llámala "Coches de precios extremos". 14. Busca el modelo de coche, nombre, apellidos y teléfono del cliente que tiene asignado la identidad de coche A08 y llámala "Coche AO8". 15. Busca los coches que están alquilados o aquellos que son Audi o BMW, Muestra los campos marca modelo y alquilado. Llámala "Cualquiera de tres condiciones. 16. Busca la potencia, la velocidad, y la provincia del cliente que tiene asignado el coche de identidad M60. Llámala "Coche M60". 17. Busca los clientes que cumplan una de las siguientes condiciones: que sean de Bilbao, o que su nombre comience por "a" por "p" o por "s". Muestra todos los campos, ordena descendentemente por apellido y llámala "Clientes que comiencen por a p ó s". 18. Busca los coches que cumplan estas dos condiciones, que tengan una velocidad máxima al menos de 250 Km/h y que cuesten entre Y Muestra precio, velocidad y modelo. Llámala "Coches rápidos y de precios medios". 19. Muestra todos los campos de los coches que tengan una potencia entre 250 y 350, Llámala "Coches de potencia intermedia". Prueba a hacer esta consulta usando el operador "entre", o bien, dos condiciones por separado. 13

14 Práctica 7: Consultas (2) Abre la base de datos Videoclub. Deberás trabajar sobre las tablas Clientes y Películas. 1. Busca los clientes cuya provincia sea Madrid. Introduce en la consulta los campos Nombre, Apellidos y Teléfono. Guarda la consulta como Clientes de Madrid. 2. Localiza las películas con fecha de alquiler 01/11/2002. Introduce en la consulta los campos FechaAlquiler, IdPelícula y Título. Almacena la consulta con el nombre Alquileres del 01/11/ Localiza las películas que duren menos de 90 minutos. Introduce en la consulta los campos Título, Duración y Género. Ordena en sentido descendente por el campo Duración. Guarda con el nombre Películas cortas. 4. Localiza las películas que duren entre 90 y 100 minutos. Introduce en la consulta los campos Título, Duración y Género. Ordena en sentido descendente por el campo Duración. Guarda con el nombre Películas duración normal. 5. Localiza las películas que duren 97 y 92 minutos. Introduce en la consulta los campos Título, Duración y Género. Guarda la consulta con el nombre Películas de 97 y Localiza los clientes cuyo Apellido comience por P. Introduce como campos de consulta Nombre, Apellido y Teléfono. Guarda con el nombre Clientes por P. 7. Busca los clientes cuyo IdCliente tenga un 5 en su última posición. Introduce como campos de consulta Nombre y Apellido. Guarda con el nombre Clientes con Localiza los clientes cuyo IdCliente tenga una P en segunda posición. Introduce como campos de consulta Nombre, Apellido e IdCliente. Guarda con el nombre Clientes con P. 9. Localiza los clientes cuyo Nombre comienza por A o D. Introduce como campos de consulta Nombre e IdCliente. Guarda con el nombre Clientes por A o D. 10. Localiza los clientes cuyo teléfono comience por 94. Introduce como campos de consulta Nombre, Apellido y Teléfono. Guarda con el nombre Clientes con Localiza las películas de Dibujos Animados que duren 103 minutos. Introduce en la consulta los campos Título y Duración. Guarda con el nombre Dibujos Animados de 103 minutos. 12. Localiza las películas que no tengan asignadas ninguna fecha de alquiler. Introduce como campos en la consulta IdPelícula y Título. Guarda con el nombre Películas no alquiladas. 13. Localiza todas las películas excepto las de Superman. Introduce en la consulta los campos IdPelícula, Título y Género. Guarda con el nombre Películas excepto Superman. 14. Guarda el ejercicio 14

15 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Los formularios Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear: Diseño del formulario: abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración. Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Crear un formulario utilizando el asistente Para ello hacemos clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. La primera ventana del asistente tiene la siguiente forma. 1. Seleccionamos la tabla o consulta del cuadro Tablas/Consultas, de donde se tomarán los datos. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. 2. A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario y hacemos clic sobre el sobre el botón pulsamos el botón. Si nos hemos equivocado. Para seleccionar todos a la vez hacemos clic sobre el botón. 3. Pulsamos el botón Siguiente. 4. Una vez seleccionada la distribución que nos interesa aparece la siguiente pantalla donde elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. 15

16 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario. Seleccionando un estilo aparece una imagen sobre el aspecto que tendría el formulario. 6. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios: En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo: Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo: Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionándonos en él en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario. en el menú contextual o Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla. 16

17 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access Práctica 8: Creación de formularios 1. Crea el siguiente formulario sobre la tabla Clientes: Campos del formulario: IdCliente, Nombre y Apellidos Distribución: tabular Estilo: estándar Nombre: guárdalo como Formulario_l 2. Crea el siguiente formulario sobre la tabla Clientes: Campos del formulario: todos Distribución: justificado Estilo: internacional Nombre: guárdalo como Formulario_2 3. Crea el siguiente formulario sobre la tabla Coches alquiler: Campos del formulario: todos Distribución: hoja de datos Estilo: piedra Nombre: guárdalo como Formulario_3 4. Usa el formulario_l para introducir un registro después del último. Inventa los datos del nuevo cliente. Usa el icono: 5. Comprueba que en la tabla clientes se ha insertado dicho nuevo cliente. 5. Usa el formulario_3 para introducir un nuevo coche de alquiler. Inventa los datos del nuevo coche. Usa el icono: 7. Comprueba que en la tabla coches alquiler se ha insertado dicho nuevo registro. 8. Usa el formulario_2 para mover te por los registros de la tabla clientes: Icono Función Accede al siguiente registro Accede al último registro Accede al anterior registro Accede al primer registro Se posiciona tras el último registro para insertar uno nuevo al final 17

18 Soluciones a la Práctica 7: consultas Los criterios son los siguientes: 1. Criterio Madrid 2. Criterio 01/11/ Criterio <90 Orden descendente 4. Criterio Entre 90 y 100 Orden descendente 5. Criterio 92 o Criterio P* 7. Criterio *5 8. Criterio *P 9. Criterio A* o D* 10. Criterio 94* 11. Criterio 12. Criterio Criterio Es nulo 14. Criterio Negado Supermán 18

19 Consultas de actualización GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros o sólo los que cumplan una determinado condición. Para crear una consulta de actualización: 1. Abrimos una nueva consulta en vista diseño. 2. Añadimos la tabla que queremos actualizar. 3. Hacemos clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño: 4. Observa que la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: 5. El origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. 6. En la cuadrícula solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar. 7. En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo. 8. La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo o también podría ser un parámetro. 9. Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio. 10. Para ejecutar la consulta, es decir para que se actualicen los datos, hacer clic sobre el icono. Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla. 19

20 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Práctica 9: Realizar una consulta de actualización Después de analizar los resultados los biólogos se han dado cuenta de un error en la báscula y deben aumentar en un diez por ciento el peso de todos los animales. Abre la base de datos Animales.accdb. 1. Crea una copia de la tabla Especies y llámala Especies actualizadas 2. Haz clic en el botón Diseño de consulta de la pestaña Crear. 3. Haz clic en la tabla Especies actualizadas. 4. Haz clic en el botón Agregar y cierra el cuadro de diálogo. Ya tenemos la ventana diseño con la tabla añadida, vamos ahora a añadir el campo que nos hace falta, (en nuestro ejercicio queremos actualizar todos los valores del campo Peso). Como no hay criterios de selección añadiremos solamente Peso. 5. Haz doble clic sobre el campo Peso. 6. Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño. 7. En la fila Actualizar a: escribe [Peso]*1,1 o si lo prefieres [Peso] + ([Peso]*10/100). Sobre todo fíjate que al pulsar Intro Access no añada comillas a la expresión, si lo hace quiere decir que no calculará el resultado sino que lo ha entendido como un valor de texto. 8. Si pulsas la Vista Hoja de datos observarás la consulta pero sin los datos modificados. 9. Haz clic en el botón Ejecutar para actualizar. 10. Aparecerá un mensaje indicando que si se ejecuta el cambio será definitivo. 11. Cierra la consulta poniéndole el nombre Subir 10 por cien. 12. Compara los resultados con la tabla Especies 20

21 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Práctica 10: Realizar una consulta de actualización Ahora tenemos que aumentar en 0,2 el peso de los mamíferos. Hay que añadir una condición para que actualice sólo los que sean mamíferos. Podríamos partir de la consulta anterior, pero partiremos de cero para practicar más. 1. Crea una copia de la tabla Especies actualizadas y llámala Especies actualizadas mamíferos. 2. Crea la consulta sobre esa tabla 3. Haz doble clic sobre el campo Peso, que es el campo que queremos actualizar. 4. Haz doble clic sobre el campo Clase, que es el campo que vamos a utilizar en la condición de selección. 5. Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño. 6. En la fila Actualizar a: escribe [Peso]+0,5. Fíjate que al pulsar Intro no se añadan comillas a la expresión. 7. Escribe Mamíferos en la fila Criterios del campo Clase. 8. Haz clic en el botón Ejecutar para actualizar 9. Cierra la consulta poniéndole el nombre Mamíferos +0,5 10. Compara resultados con la tabla anterior 21

22 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Realizar un formulario personalizado Podemos crear un formulario con el diseño que queramos. Para realizarlo: 1. Abre la base de datos Animales.accdb. 2. Abre la tabla Especies. 3. Crea un formulario con todos los campos, como en la imagen, utilizando Diseño de formulario. 4. Accede a la ficha Diseño y selecciona los elementos que necesitas para crearlo: Etiqueta, Cuadro de texto, Cuadro combinado y Casilla de verificación. 22

23 GESTOR DE BASE DE DATOS: Access 2007 Cifrar una base de datos utilizando una contraseña Por seguridad, podemos poner una contraseña para proteger los datos. Para realizarlo: 1. Vamos a abrir la base de datos Animales.accdb en Modo exclusivo para ello hacemos lo siguiente: 2. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, clic en Abrir. 3. En el cuadro de diálogo busca el archivo que deseas abrir, en este caso Animales y selecciónalo. 4. Haz clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo. 5. Ve a Herramientas de base de datos / Establecer contraseña para base de datos 6. Escribimos una contraseña y la confirmamos. 7. Cierra la base de datos y vuélvela a abrir. Ahora nos aparecerá la Solicitud de contraseña. La escribimos y aceptamos. 8. Para anular la contraseña pulsamos de nuevo en Establecer contraseña para base de datos y aparecerá una ventana. Introducimos la contraseña y aceptamos. 9. Si no abrimos en modo exclusivo y queremos establecer una contraseña, nos aparecerá el siguiente mensaje: 10. Ahora crea una nueva contraseña de nombre: clave 1. 23