ESTÁNDAR CERTFOR DE CADENA DE CUSTODIA (DN-02-07) Septiembre 2007 (Enmienda Septiembre 2013)

Transcripción

1 ESTÁNDAR CERTFOR DE CADENA DE CUSTODIA (DN-02-07) Septiembre 2007 (Enmienda Septiembre 2013)

2 INDICE PRÓLOGO... 3 INTRODUCCIÓN ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS TÉRMINOS Y DEFINICIONES MODALIDADES DE CONTABILIZACIÓN SEPARACIÓN FÍSICA CONTROL DE INVENTARIOS...16 PRINCIPIO 1 COMPROMISO CON LA CADENA DE CUSTODIA PRINCIPIO 2 INGRESO A LA CADENA DE CUSTODIA...24 PRINCIPIO 3a MODALIDAD DE CONTABILIZACIÓN DE LA MATERIA PRIMA - SEPARACIÓN FÍSICA PRINCIPIO 3b MODALIDAD DE CONTABILIZACIÓN DE LA MATERIA PRIMA - CONTROL DE INVENTARIOS.28 PRINCIPIO 4 SALIDA DE LA CADENA DE CUSTODIA...32 PRINCIPIO 5 ASPECTOS SOCIALES Y AMBIENTALES

3 ESTÁNDAR CERTFOR DE CADENA DE CUSTODIA 2

4 PRÓLOGO PEFC Council (Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes / Programa de Reconocimiento de Sistemas de Certificación Forestal) es la organización mundial promotora de la gestión forestal sustentable mediante la certificación de los bosques y el etiquetado de los productos de origen forestal. Los productos con la marca y/o la etiqueta PEFC, proporcionan a los clientes y consumidores finales, la seguridad de que dicha materia prima proviene de bosques gestionados de forma sustentable, material reciclado, y/o Fuentes Controladas. PEFC Council otorga reconocimiento a los sistemas nacionales de certificación forestal que cumplen los requisitos de PEFC Council y que están sujetos a evaluaciones periódicas. CERTFOR, es el Sistema Chileno de Certificación de Manejo Forestal Sustentable, homologado por PEFC, y representante de PEFC en Chile. Este Estándar ha sido desarrollado mediante un proceso abierto, transparente, consultivo y de consenso, en el que han intervenido un amplio espectro de partes interesadas en Chile. 3

5 INTRODUCCIÓN La marca CERTFOR/PEFC sobre productos de origen forestal proporciona información respecto a la procedencia de dichos productos de bosques gestionados de forma sustentable, de fuentes de reciclado y de otras fuentes controladas. La certificación CERTFOR/PEFC considera requisitos de salud, seguridad y condiciones laborales. "Fuentes Controladas PEFC" considera los riesgos de utilizar productos de fuentes controversiales, incluyendo los aspectos legales. El principal objetivo de una Cadena de Custodia (CdC) es garantizar una conexión entre el ingreso de materia prima a un proceso y los productos a la salida del mismo. Además, la Cadena de Custodia CERTFOR/PEFC proporciona a los consumidores de productos forestales información precisa y verificable sobre el contenido de la materia prima utilizada en su elaboración, ya sea esta procedente de bosques gestionados de manera sustentable, de material reciclado y/o de fuentes controladas. Para lograr una Cadena de Custodia y poder etiquetar los productos finales como certificados, cada unidad responsable de la materia prima, desde el bosque hasta los canales de distribución minorista, deben tener un certificado de Manejo Forestal Sustentable y/o CdC CERTFOR/PEFC, que asegure que la materia prima proviene de bosques gestionados bajo criterios de sustentabilidad. El presente Estándar está constituido por principios. El cumplimiento de cada principio está ceñido al cumplimiento de sus criterios, los que a su vez, dependen del cumplimiento de los verificadores. Con estos elementos el auditor deberá evaluar si se cumplen los requerimientos del Estándar, para recomendar la certificación de la empresa. 4

6 1. ALCANCE Este Estándar aplica a empresas industriales que transforman la materia prima proveniente del bosque y/o venden productos derivados de éste, Un caso especial de Cadena de Custodia corresponde al primer destino de la materia prima certificada CERTFOR, cuando proviene directamente de bosques con certificación de Manejo Forestal Sustentable y sin cambiar de propietario, ni ser sometida a proceso alguno más que el transporte, es entregada en trozos en algún punto del destino definido. En este caso, dicha materia prima está cubierta por la Cadena de Custodia a que se refiere el ítem 9.3 del Estándar de MFS y por lo tanto, no requiere de otro certificado adicional como éste. Las organizaciones que certifiquen CdC podrán optar por cualquiera de las modalidades de contabilización existentes, ciñéndose a las exigencias definidas en este Estándar. El Principio 3 de este documento se ocupa de los requerimientos de estas modalidades. Los aspectos generales tales como documentos, registros, procedimientos de entrada y salida, entre otros, se enuncian en los Principios 1, 2 y 4, y son válidos para ambas modalidades. El cumplimiento de exigencias ambientales y sociales durante los procesos certificados bajo este Estándar, no es un requisito habitual de un Estándar de CdC. Sin embargo CERTFOR recoge este elemento en su Principio 5 y hace suyo el compromiso de minimizar los impactos ambientales y sociales, asociados a las actividades que se realizan en los procesos certificados bajo la CdC. El objetivo de este principio es verificar que los procesos incluidos en la CdC certificada por CERTFOR, cumplen con la legislación aplicable a la actividad de la organización. Además, este estándar incluye requisitos mínimos en temas de salud, seguridad y trabajo. Este Estándar también especifica los requisitos mínimos del sistema de gestión para la implementación y mantención del proceso de Cadena de Custodia. Se pueden utilizar los sistemas de Calidad (ISO 9001:2008) o de Gestión Medioambiental (ISO 14001:2004) propios de la organización, para cumplir los requisitos del sistema de gestión definidos en el presente Estándar. La Cadena de Custodia deberá ser utilizada en relación con la(s) definición(es) específica(s) de la marca CERTFOR Y PEFC ("X% certificado CERTFOR Y PEFC" y "fuentes controladas CERTFOR Y PEFC") o declaraciones de la marca CERTFOR Y PEFC, lo que incluye la aplicación de criterios adecuados para el reconocimiento de materia prima certificada. El Estándar define el proceso de Cadena de Custodia con los términos genéricos de "certificado, neutral y otras materias primas". Los términos específicos para las declaraciones CERTFOR Y PEFC se definen en el Documento Normativo DN Especificación para las declaraciones CERTFOR Y PEFC. El uso de declaraciones y de sus correspondientes etiquetas, resultantes de la aplicación de la Cadena de Custodia, se basan en la norma NCh-ISO Of 2000 Etiquetas y declaraciones ambientales - Principios generales, y la consideración de material reciclado dentro de la Cadena de Custodia se basa en las disposiciones de la norma ISO/IEC 14021:1999. El etiquetado de productos se considera una herramienta de comunicación opcional que podrá ser incorporada al/los proceso(s) de Cadena de Custodia de la organización. Cuando 5

7 ésta decida utilizar el Logo CERTFOR y/o PEFC sobre o fuera del producto, los requisitos para el uso de la etiqueta, incluyendo aquellos establecidos por el propietario de la misma, se convierten en parte integral de los requisitos de la Cadena de Custodia. Este estándar deberá ser utilizado para la evaluación, por una tercera parte independiente (Organismo Certificador acreditado ante el Instituto Nacional de Normalización - INN). La evaluación de la conformidad es considerada como una certificación de producto y deberá seguir la norma ISO / IEC El término deberá se utiliza a lo largo del presente documento para indicar aquellas disposiciones que son obligatorias. El término debería se utiliza para indicar aquellas disposiciones que se espera que se adopten e implementen aunque no sean obligatorias. El término podrá utilizado en este Estándar expresa el permiso concedido por el propio Estándar, mientras puede hace referencia a la opción por parte del usuario del Estándar o a una posibilidad abierta al mismo. 6

8 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación del presente Estándar cuando corresponda. DN Sistema Multisitios Cadena de Custodia DN Sistema de Debida Diligencia (SDD) CERTFOR/PEFC. DN Especificación para las Declaraciones CERTFOR Y PEFC DN Guía de Uso del Logo CERTFOR. PEFC ST 2001:2008, Reglas para el uso del logo PEFC Requisitos Complementando lo anterior, el siguiente listado de documentos sirve como referencia o fuente de consulta para las empresas que se certifiquen bajo el Estándar de CdC, si aplica. ISO/IEC Guide 2:2004, Standardization and related activities - General vocabulary (Normalización y actividades relacionadas Vocabulario general) NCh-ISO Of 2010 Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario NCh-ISO Of 2009 Sistemas de gestión de la calidad Requisitos NCh-ISO Of 2005 Sistemas de gestión ambiental - Requisitos con orientación para su uso NCh-ISO Of 2000 Etiquetas y declaraciones ambientales - Principios generales NCh-ISO Of 2002 Etiquetas y declaraciones ambientales - Autodeclaraciones ambientales (Etiquetado ambiental Tipo II) NCh-ISO Of 2003 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental ISO/IEC Guide General requirements for bodies operating product certification systems 1 ISO/IEC 17065, Conformity assessment Requirements for bodies certifying products, processes and services 2 1 El período de transición para la transferencia de la Guía ISO 65:1996 a ISO / IEC 17065:2012 se completa el 15 de septiembre de Durante el período de transición es posible la referencia a ambas normas. 2 El periodo de transición para la transferencia de la Guía ISO 65:1996 a ISO / IEC 17065:2012 se completa el 15 de septiembre de Durante el período de transición es posible la referencia a ambas normas. 7

9 EN 643:2001, Paper and board European list of standard grades of recovered paper and board (Papel y cartón Relación europea de tipos normalizados de papel y cartón recuperados) 8

10 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para los fines del presente Estándar, son de aplicación las correspondientes definiciones que figuran en la Guía 2 de la ISO/IEC y en la NCh-ISO Of 2010, así como las que se mencionan a continuación: Bosques Primarios Bosques de especias nativas donde no hay indicios claramente visibles de actividad humana y en los cuales los procesos ecológicos no han sido alterados de manera significativa. Nota: Incluye las áreas donde ocurre la recolección de productos forestales no madereros, en la medida que el impacto humano sea leve. Algunos árboles pueden haber sido eliminados. Cadena de Custodia de Productos Forestales (CdC) Cálculo del Porcentaje Promedio Móvil Cálculo del Porcentaje Directo Proceso de gestión de la información acerca de la categoría de materia prima de productos forestales, que permite a la organización hacer declaraciones precisas y verificables sobre el contenido de materia prima certificada. Cálculo del porcentaje de certificación basado en la materia prima adquirida durante un periodo especificado, previo a la fabricación o comercialización del producto. Cálculo del porcentaje de certificación basado en la materia prima físicamente incluida en el producto para el cual se realiza el cálculo. Nota: Un ejemplo del cálculo del Porcentaje Directo es un trabajo de impresión en el que el porcentaje de certificación se calcula a partir del material adquirido y usado específicamente para ese trabajo de impresión. Categoría de la Materia Prima Certificado Acreditado Certificado Reconocido por PEFC Categorización de las materias primas basada en su origen. Nota: Este estándar utiliza tres categorías de materias primas: certificada, neutral y otras materias primas, cuyas definiciones se hacen de forma específica para declaraciones individuales. Certificado emitido por un Organismo Certificador dentro del alcance de su acreditación, que debe incluir el logo de la entidad de acreditación correspondiente. Un Certificado reconocido por PEFC es: a) Un certificado acreditado y vigente de Manejo Forestal, emitido por un Organismo Certificador autorizado por PEFC, que cumpla con el Sistema/Estándar de Manejo Forestal reconocido por PEFC. b) Un certificado acreditado y vigente de Cadena de Custodia emitido por un Organismo Certificador autorizado por PEFC, que cumpla con el presente Estándar, así como con 9

11 las especificaciones reconocidas por PEFC sobre la categoría de la materia prima; o c) Un certificado acreditado y vigente de Cadena de Custodia, emitido por un Organismo Certificador autorizado por PEFC, que cumpla con un Estándar de Cadena de Custodia específico de un sistema reconocido por PEFC Council. Nota: Los Sistemas de Certificación Forestal y los Estándares de Cadena de Custodia reconocidos por PEFC están disponibles en la página web del PEFC Council entre los cuales se encuentra el Sistema Chileno de Certificación de Manejo Forestal Sustentable CERTFOR. Cliente Entidad individual, sea comprador o usuario de productos de la organización, a quien se dirige la declaración. Nota: El término cliente también se refiere a un cliente interno de la propia organización cuando existen más grupos de productos posteriores. Control de Inventario Declaración Modalidad de contabilización que consiste en la medición del flujo de materias primas/productos forestales certificados por medio de un control de la documentación que acompaña la materia prima durante el proceso de producción. Información que indica ciertos aspectos de un producto. Nota: El término declaración utilizado en este Estándar, se refiere a la declaración oficial de Cadena de Custodia de la marca CERTFOR Y PEFC (ver, por ejemplo, el Documento Normativo: DN Especificación para las declaraciones CERTFOR Y PEFC ). Etiquetado Fuentes Controladas Fuentes Controversiales Utilización de etiquetas (sobre el producto o fuera de él). Material para el cual el riesgo de provenir de fuentes controversiales ha sido minimizado a través de la implementación del documento normativo, DN Sistema de Debida Diligencia (SDD) CERTFOR/PEFC. Las actividades de gestión forestal que impliquen: a) El no cumplimiento con la legislación local, nacional e internacional, relativa a las actividades forestales, en particular, en las siguientes áreas: - Trabajos silvícolas y cosechas forestales, incluyendo la conservación de la Biodiversidad y la conversión del bosque a cualquier otro uso; 10

12 - Gestión de zonas declaradas de alto valor cultural o medioambiental; - Especies protegidas y en peligro de extinción, incluyendo los requisitos de CITES; - Temas de salud y empleo relacionados con los trabajadores forestales; - Los derechos de las Comunidades Indígenas sobre la propiedad, ocupación y uso; - Los derechos de terceras partes sobre la propiedad, ocupación y uso; - Pago de impuestos y Royalties. b) El no cumplimiento de la legislación del país donde se realiza la cosecha forestal en relación con el comercio y las obligaciones aduaneras, en la medida que se refieren al sector forestal. c) La utilización de árboles genéticamente modificados. d) La conversión del bosque a otro tipo de vegetación, incluyendo la transformación de bosques nativos en plantaciones forestales. Nota: La política relativa a la exclusión de material proveniente de árboles genéticamente modificados se mantendrá vigente al menos hasta el 31 de Diciembre del Grupo de Productos El conjunto de productos fabricados o comercializados dentro de los procesos específicos contemplados por la Cadena de Custodia de la organización, a los cuales es posible asignar o definir el atributo de "certificado" según la CdC. Cada Grupo de productos se identifica con un código/número único o algún elemento diferenciador, mediante el cual se pueda evidenciar la trazabilidad. Los criterios para la definición de un grupo de productos son: a) Tipo de materia prima (por ejemplo la misma especie), b) Lugar de producción, (por ejemplo la misma planta) y c) Período de contabilización (por ejemplo el mismo mes). Nota1: La organización podrá establecer uno o varios grupos de productos, como resultado de procesos paralelos o consecutivos. Nota 2: El grupo de productos de la Cadena de Custodia podrá también incluir un solo producto para el que se aplicará la Cadena de Custodia. Madera Conflictiva Madera que ha sido comercializada en algún punto de la cadena de custodia por grupos armados, ya sean facciones rebeldes o soldados regulares, o por una administración civil que participa en conflictos armados o sus representantes, bien para perpetuar el conflicto, bien para aprovecharse del mismo de forma personal... 11

13 la madera conflictiva no es necesariamente ilegal" o la explotación de la madera puede ser en sí misma una causa de conflicto (Definición usada por UNEP ( Materia Prima Forestal Materia prima procedente de zonas forestales o reconocidas por el PEFC Council como susceptibles de certificación de Manejo Forestal bajo CERTFOR o PEFC, incluyendo el material reciclado originalmente procedente de dichas zonas. Nota: El material forestal incluye tanto material maderero como no maderero. Materia Prima Certificada Materia prima que se encuentra cubierta por una certificación de MFS/CdC CERTFOR o PEFC, Nota: Los criterios para la materia prima certificada y sus proveedores se encuentran definidos como parte de la definición de la marca PEFC, la cual se puede encontrar en el Documento Normativo DN Especificación para las Declaraciones CERTFOR Y PEFC. Materia Prima Neutral Material Reciclado Cualquier otra materia prima que no sea forestal. Material forestal que: a) Se retira del flujo de residuos durante el proceso de fabricación. Se excluye la reutilización de materiales como los reprocesados, triturados o desechos generados en el proceso y que son susceptibles de poder ser reutilizados en el mismo proceso que los ha generado. Quedan excluidos los subproductos tales como, los productos resultantes del aserrado (aserrín, virutas, cortezas, etc.) o los residuos forestales (cortezas, astillas, raíces, etc.) ya que no pertenecen al flujo de residuos. b) Sea generado por particulares o instalaciones comerciales, industriales e institucionales, como consumidores finales del producto que ya no se podrá volver a utilizar con el mismo propósito. Esto incluye las devoluciones de material desde la cadena de distribución. Nota 1: La expresión susceptible de ser reutilizado dentro del mismo proceso que lo ha generado hace referencia al material generado en un proceso que se devuelve de forma continua al mismo proceso en la misma instalación. Un ejemplo sería el residuo generado en una línea de prensado de una fábrica de tableros que continuamente vuelve a incorporarse en la misma línea de prensado. Éste no se considera material reciclado. 12

14 Nota 2: Aquel material clasificado según la EN 643 dentro de los tipos correspondientes a papel recuperado se considera que cumple los requisitos de material reciclado. Nota 3: La definición se basa en las definiciones de la norma NCh- ISO Of 2002 Etiquetas y declaraciones ambientales - Auto declaraciones ambientales (Etiquetado ambiental Tipo II) Organización Otras Materias Primas Periodo de Declaración Plantaciones forestales / plantación maderera / plantación productiva Cualquier entidad que realiza declaraciones sobre los productos y está aplicando los requisitos de este Estándar. Dicha entidad es capaz de identificar claramente al proveedor de la materia prima y al cliente de sus productos. Material forestal que no sea materia prima certificada. Periodo de tiempo durante el que se aplica la declaración de la Cadena de Custodia. Bosques u otras tierras boscosas de especies introducidas, y en algunos casos especies nativas, establecidas mediante la plantación o siembra, principalmente para la producción de madera o bienes no madereros. Nota 1: Incluye todas los rodales de especies introducidas establecidas para la producción de madera o bienes no madereros. Nota 2: Puede incluir áreas de especies nativas (caracterizadas por pocas especies), preparación intensiva de la tierra (por ejemplo, cultivos), las líneas rectas de árboles y/o rodales coetáneos. Nota 3: La aplicación de la definición requiere la consideración de la terminología forestal nacional y los requisitos legales. Producto Certificado Productos Forestales Proveedor Es un producto que se declara que incluye materia prima certificada cuyo contenido es verificado por la cadena de custodia CERTFOR o PEFC. Productos que incluyen materia prima forestal. Una entidad individual claramente identificada, que suministra de forma directa Materia Prima al grupo de productos correspondiente. Nota 1: En los casos en que los materiales sean físicamente entregados por una entidad diferente a la que posee el título de propiedad del material, la organización deberá nombrar a un solo proveedor para los requisitos de esta definición, ya sea la entidad con el título de propiedad o la entidad que entrega físicamente el material. Por ejemplo, una imprenta que adquiere material a un distribuidor, pero que es entregado directamente por el fabricante del papel, podrá considerar como proveedor al distribuidor o al productor del papel. 13

15 Nota 2: El término proveedor también hace referencia a los proveedores internos de la organización cuando existan grupos de producto consecutivos. Separación Física Procedimiento por el cual se mantienen separados las materias primas/productos forestales de categorías diferentes con el fin de que el cliente que use o al que le sean transferidos dichas materias primas/productos forestales conozca su categoría. Nota: La separación física se puede llevar a cabo en las instalaciones de la propia organización, por ejemplo, en zonas de almacenaje separadas o diferentes dentro de la misma planta, o por una marca o rótulo que permita una identificación clara y fácil de los materiales de diferentes categorías. Sistema de Debida Diligencia (SDD) Marco de procedimientos y medidas, esto es, la recopilación de información, evaluación de riesgos y mitigación de riesgos, para el ejercicio de la debida diligencia. 14

16 4. MODALIDADES DE CONTABILIZACIÓN DE LA MATERIA PRIMA CERTIFICADA CERTFOR reconoce las siguientes categorías de materias primas/productos forestales, cuyas definiciones se encuentran en el capítulo de Términos y Definiciones de este documento: A. Materia prima certificada B. Materia prima neutral C. Otras materias primas El presente Estándar de CdC contempla dos modalidades de contabilización: a) Separación Física b) Control de Inventarios i) Declaración de Porcentaje Promedio ii) Créditos de Volumen 4.1 SEPARACIÓN FÍSICA Bajo esta modalidad la materia prima/productos forestales certificados bajo el Estándar de CdC CERTFOR/PEFC, deben estar separados o individualizados en todo momento de otras materias primas. Nota: La Separación Física se puede llevar a cabo en las instalaciones de la propia organización, por ejemplo, en zonas de almacenaje separadas o diferentes dentro de la misma planta, o los productos pueden ser marcados o usados o llevar rótulos que los distingan de forma que se puedan identificar fácilmente de otras materias primas/productos forestales. Separación Física Esta separación puede ser por producto, espacio y/o tiempo. Producto: Material con una marcación individual que lo identifica. Espacio: Recintos y/o líneas de producción diferenciados. Tiempo: Uso de un mismo recinto o línea de producción pero en tiempos diferidos. En el caso de la Separación Física, la asignación del atributo de materia prima/producto forestal certificado simplemente se efectúa sobre la materia prima/producto forestal certificado que ha sido identificada e individualizada como tal. 15

17 La organización cuyas materias primas/productos forestales certificados no estén mezclados con otras materias primas/productos forestales y/o cuando las materias primas/productos forestales certificados puedan ser identificados durante todo el proceso, debería utilizar preferentemente la opción de la Separación Física. La organización que aplique la modalidad de Separación Física deberá garantizar que las materias primas/productos forestales certificados están separadas físicamente y/o son claramente identificables en todas las etapas del proceso de fabricación o comercialización. La modalidad de Separación Física podrá también utilizarse para los productos certificados con diversos contenidos de materia prima certificada. Nota: La organización podrá separar físicamente un producto con el mismo porcentaje declarado, de otros productos con diferentes porcentajes. 4.2 CONTROL DE INVENTARIOS Esta modalidad consiste en la medición del flujo de materias primas/productos forestales certificados, por medio de un control de la documentación que acompaña las materias primas/productos forestales durante el proceso de producción. Esta modalidad está diseñada para aquellos casos en que la Separación Física no es factible por el tamaño o características de las operaciones de la empresa. El método de Control de Inventarios de la Cadena de Custodia se aplica a las organizaciones que mezclan materias primas/productos forestales certificados con materias primas de otras categorías. La organización deberá aplicar los requisitos del proceso de Cadena de Custodia establecidos en este Estándar a cada grupo de productos específico. CALCULO DEL PORCENTAJE DE CERTIFICACIÓN La organización deberá calcular el porcentaje de materias primas/productos forestales certificados, a través de una de las siguientes modalidades: (a) Porcentaje Directo (b) Porcentaje Promedio Móvil (a) PORCENTAJE DIRECTO El Porcentaje Directo se basa en el cálculo del porcentaje de materias primas/productos forestales certificados a partir de las materias primas/productos forestales utilizados para la producción del mismo grupo de productos. Esto implica que el valor del porcentaje certificado no se puede asignar a un grupo de productos antes de haber completado su ciclo de producción. 16

18 Nota: Un ejemplo del cálculo del Porcentaje Directo es un trabajo de impresión en el que el porcentaje de certificación se calcula a partir de la materia prima adquirida y usada para ese trabajo de impresión en particular. (b) PORCENTAJE PROMEDIO MÓVIL Es el cálculo del porcentaje de certificación basado en la compra de materias primas/productos forestales durante un periodo determinado, previo a la fabricación o comercialización del producto. El Porcentaje Promedio Móvil se calcula a partir de las materias primas/productos forestales utilizados para la producción del grupo de productos precedentes. Esto permite obtener el valor del porcentaje de un grupo de productos, sin haber terminado la evaluación del ciclo de producción del grupo de productos actual, ocupando los datos de grupos de productos precedentes. Para estos cálculos es posible ocupar datos de grupos de productos producidos hasta 12 meses antes. TRANSFERENCIA DEL PORCENTAJE DE CERTIFICACIÓN Una vez que se ha calculado el porcentaje de las materias primas/productos forestales certificados de acuerdo a lo señalado anteriormente, este porcentaje se puede transferir a los productos finales, según dos Métodos de Cálculo: (a) Declaración de Porcentaje Promedio (b) Créditos de Volumen (a) DECLARACIÓN DE PORCENTAJE PROMEDIO La Declaración de Porcentaje Promedio consiste en que el porcentaje de materias primas/productos forestales certificados de un grupo de productos específico puede transferirse al grupo de productos completo, especificando el porcentaje de contenido certificado. Por lo tanto, el producto al final del proceso no es 100% certificado, sino tan sólo en el % declarado de materias primas/productos forestales certificados. Se debe controlar que la mezcla de materias primas/productos forestales certificados y otras materias primas se hace en la proporción declarada en el certificado del producto, durante un periodo de tiempo definido (ver figura). Declaración de Porcentaje Promedio 17

19 (b) CRÉDITOS DE VOLUMEN El Método de Créditos de Volumen consiste en transferir el porcentaje conocido de materias primas/productos forestales certificados que ingresa a un proceso (grupo de productos de entrada) a una parte del volumen de producción (grupo de productos de salida), de tal forma que la proporción de productos certificados, equivalentes al porcentaje de materias primas/productos forestales certificados, pueda salir con el atributo de 100% certificados o con un porcentaje menor que satisfaga los requerimientos o umbrales de la empresa, es decir, el volumen de producción certificada (grupo de productos de salida), multiplicado por el porcentaje establecido por la empresa, debe ser equivalente al volumen de materias primas/productos forestales certificados que ingresa al proceso (grupo de productos de entrada). Lo anterior se resume en las siguientes fórmulas: Va = Vpa x X%Va Vpa = (Vtp Vpc) Donde: Va : Volumen de materias primas/productos forestales certificados que ingresa al proceso Vpa : Volumen de producción certificada X% : Porcentaje umbral asignado por la empresa a sus productos certificados. Vtp : Volumen total de producción. Vpc : Volumen de producción de otras materias primas Nota: El porcentaje asignado a otras materias primas es 0. A modo de ejemplo, Porcentaje Certificado Volumen Total de Ingreso = 100 toneladas Créditos de Porcentaje Asignado Volumen de Producción Volumen Va por la Empresa (ton) (toneladas) (X%) Vpa Vpc Vpa = 75t (60%) Vpc = 25t (0%) Vpa = 90t (60%) Vpc = 10t (0%) Vpa = 85,7t (70%) Vpc = 14,3t (0%) Vpa = 60t (100%) Vpc = 40t (0%) La organización decide los productos del grupo de productos que reciben el atributo de certificado y el porcentaje asignado a éstos, resguardando que el volumen de producción certificada multiplicado por el porcentaje asignado por la empresa sea equivalente al volumen de materias primas/productos forestales certificados que ingresan al proceso (grupo de productos de entrada). A esto se denomina Créditos de Volumen. Sin embargo, para que esto suceda los productos dentro de un grupo de productos deben tener ciertas características, en particular: Las mismas unidades de cálculo de volúmenes, y Los productos tienen la misma proporción entre volúmenes de entrada y volúmenes de salida (rendimiento del proceso). 18

20 Los créditos generados pueden utilizarse inmediatamente en el grupo de productos de salida asignado o acumularse hasta por un periodo de 12 meses. 19

21 COMPROMISO CON LA CADENA DE CUSTODIA PRINCIPIO 1 La organización está comprometida con la gestión de la Cadena de Custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la Cadena de Custodia. CRITERIOS 1.1 El nombre y entidad legal del poseedor de la Cadena de Custodia deberá estar claramente definido. 1.2 La organización deberá tener procedimientos documentados, que describen el sistema completo de cadena de custodia e identifican a los responsables de cada aspecto de ésta. VERIFICADORES V1: Se ha identificado al dueño o poseedor de la Cadena de Custodia. V2: Se ha identificado una persona responsable de la Administración de toda la Cadena de Custodia, que independiente de sus demás responsabilidades tenga la responsabilidad y autoridad global respecto a la cadena de custodia. V1: La organización establece por escrito procedimientos para su Cadena de Custodia. Dichos procedimientos documentados deberán incluir, al menos, los siguientes aspectos: i. Estructura de la organización, responsabilidades y autoridades relacionadas con la Cadena de Custodia, ii. Descripción del flujo de la materia prima dentro del (de los) proceso(s) productivo(s)/comercial(es), incluyendo la definición de los grupos de productos, iii. Procedimientos para que el proceso de la Cadena de Custodia cumpla con todos los requisitos establecidos en el presente Estándar, incluyendo: - Identificación de la categoría de la materia prima, - Separación Física de la materia prima certificada (para las organizaciones que apliquen la modalidad de Separación Física), - Definición de grupos de productos, cálculo del Porcentaje de Certificación, cálculo de los Créditos de Volumen, gestión de las cuentas de créditos (para organizaciones que apliquen la modalidad de Control de Inventarios), - Venta/transferencia de productos, declaraciones y etiquetado sobre los productos. iv. Procedimientos para el Sistema de Debida Diligencia (SDD) CERTFOR/PEFC v. Procedimientos para auditorías internas. vi. vii. Procedimientos para la resolución de reclamos. Instrucciones especiales ante excepciones a la operación normal del sistema de Cadena de Custodia. 20

22 1.3 La organización deberá tener un programa de capacitación que asegura que todas las personas que tienen responsabilidades en la Cadena de Custodia han recibido oportunamente instrucción relacionada con su área de responsabilidad. 1.4 El flujo de materias primas en el proceso deberá estar documentado. 1.5 La organización deberá definir claramente los responsables y sus atribuciones. V1: El programa tiene material de capacitación adecuado. V2: Se mantienen registros de asistencia a cursos de capacitación. V3: Se actualizan las capacitaciones cuando se hayan producido cambios importantes en la Cadena de Custodia. V4: La organización asegura y demuestra que todo el personal que realice actividades que afecten la implementación y mantención de la Cadena de Custodia sea competente para ello, sobre la base de una formación, educación, destrezas y experiencia adecuadas. V5: El encargado de realizar las Auditorías Internas y el responsable de Cadena de Custodia en la organización, acredita que ha realizado un curso de capacitación de Cadena de Custodia CERTFOR y/o PEFC. V1: Existe un diagrama de flujo que muestra los movimientos relevantes de la materia prima dentro del proceso que se certifica. V2: El diagrama de flujo es actualizado cada vez que se realiza un cambio significativo en el proceso. V1: La organización identifica al personal que realice actividades relacionadas directamente a la implementación y mantención de la Cadena de Custodia, así como establece las responsabilidades y autoridades del personal relacionado con la Cadena de Custodia para, al menos, las siguientes actividades: i. Adquisición de materia prima e identificación de su origen. ii. Procesamiento de productos que incluye la Separación Física o el Control de Inventarios y su transferencia a los productos finales. iii. Venta y etiquetado del producto. iv. Mantener registros y archivos. v. Auditorías internas y control de no conformidades. vi. Sistema de Debida Diligencia (SDD) CERTFOR/PEFC Nota: Las responsabilidades y autoridades mencionadas anteriormente para la Cadena de Custodia pueden ser asignadas a uno o más responsables. 1.6 La organización deberá realizar actividades de inspección y control de forma periódica. V1: La organización lleva a cabo auditorías internas, al menos una vez al año, que cubren todos los requisitos de este Estándar, así como establecen las medidas preventivas y correctivas que pudieran ser necesarias. V2: Se revisa el informe de auditoría interna, al menos, una vez al año. Nota: La Norma ISO 19011:2002 incluye orientaciones para la realización de auditorías internas. 21

23 1.7 La organización deberá contar con procedimientos adecuados para la gestión y resolución de reclamos. 1.8 La organización deberá cubrir las actividades subcontratadas (tercerización) cubiertas por la Cadena de Custodia CERTFOR. V1: La organización establece los procedimientos necesarios para recibir y gestionar los reclamos de proveedores, clientes u otras partes interesadas en la Cadena de Custodia de la organización. V2: Una vez recibido el reclamo, la organización deberá: i. Emitir al denunciante un acuse de recibo del reclamo. ii. Recopilar y verificar toda la información necesaria para evaluar y validar el reclamo y así tomar una decisión al respecto. iii. Comunicar de manera formal al denunciante la decisión tomada respecto a su reclamo y sobre el proceso de gestión del mismo. iv. Asegurar que se toman las medidas correctivas y preventivas apropiadas sobre dicho reclamo. V1: La Cadena de Custodia de la organización cubre las actividades de los subcontratistas involucrados en la fabricación de productos cubiertos por el/los proceso(s) de la Cadena de Custodia de la organización, dentro o fuera del recinto de la empresa. V2: La organización solo podrá considerar como actividades subcontratadas a aquellas actividades en las que la materias primas/productos forestales que reciba el subcontratista de la organización, esté separada físicamente del resto de los materiales y devuelva la materias primas/productos forestales a la organización tras la realización del trabajo subcontratado o cuando la organización siga siendo responsable de la venta o transferencia del producto al cliente. Nota 1: Un ejemplo de subcontratación es la externalización de los procesos de corte y grapado por parte de una imprenta con Cadena de Custodia donde el material impreso es transferido al subcontratista y devuelto a la imprenta tras la realización de las actividades subcontratadas. Nota 2: Una organización que interviene en la adquisición de materia prima o en la venta de productos finales deberá aplicar su propia Cadena de Custodia. Los términos recibe materia prima de la organización y devuelve la materia prima a la organización también consideran situaciones en las que el subcontratista recibe la materia prima directamente del proveedor en nombre de la organización o lo envía al cliente en nombre de la organización. La organización continúa siendo responsable de todas las partes de la Cadena de Custodia, incluyendo los requisitos relativos a la adquisición, venta y comunicación de la materia prima. Nota 3: La subcontratación no se considera incompatible con el criterio 3b 2, verificador 3, que exige la fabricación de un grupo de productos en el mismo emplazamiento. V3: La organización se hace plenamente responsable de todas las actividades de subcontratación (tercerización) relativas a la Cadena de Custodia de la organización. V4: La organización posee un acuerdo escrito con todos los subcontratistas que garantice que las materias primas/productos forestales de la organización están separadas físicamente de otros materiales. V5: El programa de auditoría interna de la organización cubre las actividades del subcontratista directamente relacionadas con la Cadena de Custodia. 22

24 1.9 Gestión de la Cadena de Custodia V1: La organización deberá definir y documentar su compromiso de implementar y mantener los requisitos de la Cadena de Custodia de acuerdo con este Estándar. El compromiso de la organización deberá estar disponible para los empleados, proveedores y clientes de la organización, así como para otras partes interesadas. V2: La organización deberá poner en práctica un sistema de gestión de acuerdo con los aspectos de este Estándar, que garanticen la correcta implementación y mantención del (de los) proceso(s) de la Cadena de Custodia. El sistema de gestión deberá ser apropiado al tipo, alcance y volumen de trabajo realizado. Nota: Se podrán utilizar los sistemas de gestión de calidad (ISO 9001:2008) o medioambiental (ISO 14001:2004) de la organización para cumplir los requisitos mínimos del sistema de gestión definidos en el presente Estándar Registros y Archivos V1: La organización deberá establecer y mantener registros de su Cadena de Custodia que demuestren evidencias de cumplimiento de los requisitos de este Estándar, así como su efectividad y eficiencia. La organización deberá mantener, al menos, los siguientes registros relativos a los grupos de productos incluidos en la Cadena de Custodia: i. Registros de todos los proveedores de materias primas/productos forestales certificados, incluyendo copias de los certificados de Manejo Forestal o Cadena de Custodia de los proveedores. ii. Registros de todas las materias primas/productos forestales adquiridos, incluyendo las declaraciones de la categoría de la materia prima y los documentos asociados a la entrega de las materias primas/productos forestales adquiridos. iii. Registros del cálculo del Porcentaje de Certificación, Transferencia del Porcentaje a los productos finales y gestión de la cuenta de crédito, cuando aplique. iv. Registro de todos los productos vendidos/transferidos, incluyendo las declaraciones de la categoría de las materias primas/productos forestales y documentos asociados a la entrega de los productos finales. v. Registros del Sistema de Debida Diligencia (SDD) CERTFOR/PEFC, incluyendo registros de la evaluación de riesgos y gestión de los suministros de riesgo significativo, si aplica. vi. vii. Registro de auditorías internas, revisión periódica de la Cadena de Custodia, no conformidades que hayan tenido lugar y medidas correctivas adoptadas. Registros de reclamos y su resolución. V2: La organización deberá mantener los registros durante un período mínimo de cinco años. Nota: Los registros incluyen el o los medios de soporte y la información, incluyendo medios digitales. 23

25 INGRESO A LA CADENA DE CUSTODIA PRINCIPIO 2 Existe un sistema para verificar la categoría de la materia prima que ingresa a la Cadena de Custodia. CRITERIOS 2.1 Para cada entrega, la organización deberá clasificar la materia prima adquirida, de acuerdo a las siguientes categorías: certificada, neutral u otras materias primas, siguiendo las especificaciones de la declaración bajo la cual se ha implementado la Cadena de Custodia. 2.2 Cuando se haga uso de órdenes u otros documentos de solicitud de compra, la organización deberá especificar si se requiere materia prima certificada. VERIFICADORES V1: Es posible asignar a cada ingreso de materia prima las categorías definidas y asociarlas a un grupo de productos. Nota: Los criterios para clasificar las materias primas como certificada, neutral u otras materias primas para el uso del Logo, se encuentran detallados en el documento DN Especificación para las Declaraciones CERTFOR Y PEFC. V1: En estos casos, las órdenes de compra deben especificar lo siguiente: i. Fecha en la cual la materia prima es comprada. ii. iii. iv. Nombre del proveedor. Especificaciones sobre el contenido certificado si procede- y volumen de materia prima que se comprará. Punto en el cual la materia prima entra en la Cadena de Custodia del comprador. v. El requerimiento que la materia prima esté certificada de acuerdo al Estándar CERTFOR o a otro sistema de certificación homologado por PEFC. 24

26 2.3 La materia prima certificada deberá ir acompañada por una guía de despacho/factura u otro documento que describe el material y que lleva el número de Certificado de MFS o CdC del actual propietario de la materia prima V1: La guía de despacho/factura u otro documento que describe la materia prima, debe llevar: i. El nombre de la organización que hace de cliente de la entrega. ii. El nombre de la organización que provee la materia prima. iii. iv. Identificación de la materia prima, Cantidad y/o volumen entregado de la materia prima que figure en la documentación, v. La fecha de emisión, entrega/periodo de entrega/ periodo contable. Nota: Adicionalmente el documento deberá incluir para cada producto una declaración CERTFOR Y PEFC vi. vii. La declaración formal de la categoría de la materia prima (incluyendo el porcentaje de materia prima certificada) específica para cada producto declarado que figura en la documentación, cuando proceda. La identificación del número de certificado de MFS o de CdC del proveedor que confirme la condición de proveedor certificado. Nota 1: La declaración formal, es decir, el texto exacto de la declaración, así como los documentos que confirman la condición de certificado, se especifican en el documento DN Especificación para las Declaraciones CERTFOR Y PEFC. Nota 2: La identificación del certificado podrá ser una combinación numérica o alfanumérica, normalmente denominada como número de certificado. V2: Para cada entrega de materias primas que se incorpore al grupo de productos cubiertos por la Cadena de Custodia, la organización deberá obtener de él o los proveedores la información necesaria para identificar y verificar la categoría de la materia prima comprada. V3: El personal que recibe la materia prima, revisa y registra los detalles de la guía de despacho/factura para la aceptación de cargas. 2.4 No se aceptarán documentos asociados a la materia prima certificada que evidencien ausencia o alteración de aquella información que sirve para acreditar su categoría. 2.5 La(s) factura(s) de las materias primas certificadas deberán describir adecuadamente el material y corroborar su categoría de certificado. 2.6 La organización deberá tener un sistema para verificar que el número de Cadena de Custodia del proveedor es legítimo y que cubre las materias primas y/o productos abastecidos. V1: Existe evidencia que se impide el ingreso a la Cadena de Custodia de materia prima certificada que está con su documentación incompleta o muestren alteración, o bien, estos son registrados como otras materias primas. V2: Se conservan registros de los rechazos. V1: Se especifica la materia prima y el volumen. V2: Es posible asociar la factura a materia prima específica. V3: La factura tiene un número único. V1: La organización solicita a todos los proveedores de materia prima certificada una copia o acceso a una copia de su certificado de Manejo Forestal o Cadena de Custodia CERTFOR Y PEFC. Nota: Los criterios para los proveedores de materia prima certificada se definen en el documento DN Especificación para las Declaraciones CERTFOR Y PEFC. V2: La organización evalúa la condición de su proveedor certificado según los criterios para proveedores de materia prima certificada en base a la validez y alcance de los documentos recibidos de acuerdo con V1. V3: El comprador verifica con CERTFOR y/o PEFC Council que el certificado de CdC o de MFS de su proveedor es válido, en los sitios web o respectivamente. 25

27 2.7 La organización deberá establecer el Sistema de Debida Diligencia (SDD) CERTFOR/PEFC a todos sus proveedores, para minimizar el riesgo de que las materias primas procedan de Fuentes Controversiales. V1: La Organización aplica el documento DN Sistema de Debida Diligencia (SDD) CERTFOR/PEFC. 26

28 MODALIDAD DE CONTABILIZACIÓN DE LA MATERIA PRIMA (SEPARACIÓN FÍSICA) PRINCIPIO 3a Cuando se elige el sistema de Separación Física, se asegurará que no hay mezclas de materias primas/productos forestales certificados con otras materias primas/productos. CRITERIOS 3a.1 La organización deberá realizar una separación de las materias primas/productos forestales certificados. Nota: El método de Separación Física podrá también utilizarse considerando diversos contenidos de materias primas/productos forestales certificados. 3a.2 La Organización deberá identificar todos los puntos donde hay riesgo de mezcla de materias primas/productos forestales certificados con otras materias primas/productos y existe un sistema para minimizar este riesgo. 3a.3 Si lo organización decide implementar la modalidad de separación física espacial deberá establecer áreas separadas para almacenamiento de materias primas/productos forestales certificados de otras materias primas/productos. VERIFICADORES V1: Las materias primas/productos forestales certificados permanecen claramente identificables a lo largo del proceso de producción y/o comercialización y almacenamiento. V2: Las materias primas/productos forestales certificados con diferente contenido de material certificado, permanecen claramente identificables a lo largo del proceso de producción y/o comercialización y almacenamiento. V1: Se han identificado los puntos de riesgo de mezcla de materias primas/productos forestales certificados con otras materias primas/productos. V2: Existe un sistema para minimizar el riesgo de mezcla: i. El sistema puede estar basado en la separación en el tiempo (procesamiento del grupo de productos) o espacio (líneas de producción separadas) o identificación individual de materias primas/productos forestales certificados de otras materias primas/productos. ii. Donde se use un sistema de identificación individual, sólo las piezas identificadas serán consideradas certificadas hasta que se emplee la separación espacial. V1: Las materias primas/productos forestales certificados se almacenan separadamente de otras materias primas/productos. V2: Las áreas de almacenamiento están claramente delimitadas. V3: Las materias primas/productos forestales certificados están claramente etiquetados. 27

29 MODALIDAD DE CONTABILIZACIÓN DE LA MATERIA PRIMA PRINCIPIO 3b Cuando se elige la modalidad de Control de Inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de materias primas/productos forestales certificados con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de certificación del producto. CRITERIOS 3b.1 La organización deberá conocer y monitorear el rendimiento del proceso involucrado en la Cadena de Custodia. 3b.2 La Organización deberá definir el grupo de productos para el cual estará certificado. VERIFICADORES V1: El rendimiento debe estar dentro de los límites normales del proceso particular que se trate. V1: La organización aplica los requisitos del proceso de Cadena de Custodia establecidos en este Estándar a cada grupo de productos específico. V2: El grupo de productos está asociado a (i) un único tipo de producto o (ii) un grupo de productos derivados del mismo o similar material, por ejemplo, a especie, clase, etc. El material que forme el grupo de productos deberá tener la misma unidad de medida o unidades convertibles a la misma unidad de medida. V3: El grupo de productos está asociado a productos que hayan sido fabricados por la organización en un único lugar de producción. Nota: Este requisito no es aplicable a aquellas organizaciones y sus procesos donde el lugar de producción no pueda ser identificado de forma clara, por ejemplo, contratistas forestales, transportistas, comercializadoras, etc. 3b.3 La organización deberá tener un sistema de inventario para el control de los ingresos de materias primas/productos forestales y salidas de productos certificados. 3b.4 La organización deberá ser capaz de contabilizar los volúmenes certificados. V1: El control del inventario está de acuerdo con la definición del grupo de productos del proceso y el flujo de venta de los productos certificados. V2: Los inventarios se realizan en forma periódica. V1: Existe un balance periódico entre el inventario inicial, los volúmenes comprados, pérdidas por procesamiento, inventario no procesado, inventario procesado y ventas. 28