Bureau Veritas Certification. Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Auditoría de Certificación

Transcripción

1 Bureau Veritas Certification Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Auditoría de Certificación IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A - FULLSERVICE 03 de Febrero de 2015

2 REPORTE DE VIGILANCIA DE CDC 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A organización: FULLSERVICE Persona de contacto: DIEGO DE LA CUADRA Teléfono: ANEXO 813 CELULAR ddlc@fullservice.cl Ámbito del certificado Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el AV. FRANCISCO BILBAO N 2736, COMUNA DE PROVIDENCIA, SANTIAGO certificado: Región: Metropolitana Provincia(s): Santiago Comuna: Santiago El certificado cubre los siguientes productos: Couche, bond y cartulinas. Fecha de emisión del certificado: N/A Fecha de expiración del certificado: N/A Código de registro del certificado: N/A 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Fechas de evaluación: 03 de Febrero de 2015 Equipo de evaluación: CERTIFICACIÓN El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: A1: Sylvia Bustos O. 2) Experto Ambiental y Social: A2: Sylvia Bustos O. 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: Ax: Sylvia Bustos O. Decisión de Certificación: La decisión de recomendar la certificación fue tomada por la entidad certificadora Bureau Veritas Certification. Proceso de Evaluación: La auditoría de CERTIFICACIÓN realizada a la empresa IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A FULLSERVICE., se llevó a cabo el día 03 de febrero de 2015 en las instalaciones de la empresa ubicadas en Av. Francisco Bilbao N 2736, Comuna de Providencia, Santiago. La

3 Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias de la empresa y contó con la presencia de don Diego de la Cuadra Gerente de Operaciones y Encargado de CdC, y en ella se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a: CADENA DE CUSTODIA PARA IMPRESOS MASIVOS Y PUBLICITARIOS EN PAPELES COUCHE, BOND, CARTULINA CERTIFICADOS BAJO EL ESTÁNDAR CERTOR / PEFC La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado se levantaron 03 hallazgos catalogados como Observaciones, las que se revisará su gestión en próxima auditoría. De acuerdo a los resultados del proceso de auditoría, se procede a recomendar la Certificación bajo los requisitos del Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN Enmienda Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y auditados No se presentaron opiniones divergentes Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados: Se auditó la instalación única perteneciente a IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A FULLSERVICE ubicada en Francisco Bilbao N 2736, comuna de Providencia, Santiago de Chile. Estándar: CERTFOR de Cadena de Custodia Versión Sept.2007 Enmienda ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes generales de la Cadena de Custodia: IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A. FULLSERVICE RUT es una Sociedad Anónima Cerrada, fundada en 1992 con el objetivo de ofrecer soluciones en impresión de documentos, tales como impresos publicitarios. Cuenta con certificación vigente de ISO 9001:2008. La empresa cuenta con sitio web Productos: Folletos, autosobres, emplacado, wallet, tarjetas de PVC, afiches impresos en papeles couché, bond y cartulinas. 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa:

4 IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A. FULLSERVICE, realiza todas sus actividades ajustada a las normas legales que regulan sus Procesos y las Relaciones Laborales de la República de Chile. Además, se está en constante actualización respecto de las nuevas normas, modificaciones y requerimientos que sean publicados, ya sea en el Diario Oficial o por medio de Resoluciones de los respectivos Servicios o Municipalidades.. FULLSERVICE a través de su Gerente de Operaciones, quien a su vez es el Responsable de la Cadena de Custodia, posee conocimiento de la legislación pertinente a temas ambientales. En forma semestral, se realizan actualizaciones de la identificación de requerimientos legales en caso que existiesen. La identificación, evaluación y actualización de requerimientos legales, es realizada de acuerdo al procedimiento PROC 21 IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A. FULLSERVICE recluta a todo su personal, especificando en 18 años la edad mínima permitida para formalizar una relación laboral y rigiéndose por la Legislación Laboral Chilena, lo cual está claramente establecido en el Código del Trabajo. La empresa está adherida a la Mutual de la Cámara Chilena de Construcción, quienes apoyan a la empresa en temas laborales de salud y seguridad ocupacional, tal como se evidencia en el Informe de Acción Preventiva para Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos IPER N IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A. FULLSERVICE., realiza todas sus actividades ajustada a las normas legales que regulan sus Procesos Industriales y Ambientales de la República de Chile. Se está en constante actualización y revisión de las nuevas leyes, modificaciones, requerimientos y acuerdos internacionales que sean publicados en el Diario Oficial. Actualmente cuenta con un Código Ético Ambiental.. 5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA 5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima: Utiliza la modalidad de Control de Inventarios. 5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima: Se utiliza la modalidad Control Inventario, dada la operatividad del sistema para la organización. La modalidad escogida es la que más acomoda a la organización tomando además en consideración, que las compras de materias primas se realizan de forma calzada.

5 6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Nada que reportar Asociada a las No Conformidades detectadas NADA QUE REPORTAR OBS. 01/SBO OBS. 02/SBO Si bien se evidencia Informe de Auditoría Interna realizada en Mayo 2014 por la organización, el Informe no indica en detalle cada uno de los procesos auditados. Por lo que se indica que en Auditoría Interna a realizarse el Febrero del 2015 según plan presentado, se mejore el formato de Informe de manera de evidenciar claramente los procesos auditados. Si bien se evidencia en Ficha de Proveedores que estos han sido auditados tal como lo solicita el estándar (Check List de Instalaciones de Talleres Externos), a la fecha de auditoría no estaba establecida la fecha de próxima visita (Gerente Operaciones indica que son visitados continuamente para revisar calidad de los trabajos). Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. Control del proceso y conocimiento del personal entrevistado respecto a la CdC. Nada que reportar NADA QUE REPORTAR Obs.03/SBO Si bien en la Orden de Compra, se indica la necesidad de uso para la OP, es recomendable también que la Orden de Producción también tenga esta la indicación. Principio 3 B Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado.

6 Nada que reportar. Asociado a no Conformidad detectada NADA QUE REPORTAR IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A - FULLSERVICE NADA QUE REPORTAR Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como certificado está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Trazabilidad de la Información solicitada y disponible. No se reportan NADA QUE REPORTAR NADA QUE REPORTAR Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar. Nada que reportar. Asociado a No conformidad detectada NADA QUE REPORTAR NADA QUE REPORTAR 7. PERSONAL AUDITADO Diego de la Cuadra Gerente de Operaciones y Encargado de CdC Jorge Soto Villavicencio - Jefe de Despacho y Control de Existencias Israel Castillo - Asistente de Producción (Adquisiciones de papel) BOND - COUCHE - CARTULINAS

7 Personal presente en áreas operativas. IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A - FULLSERVICE 8. DOCUMENTACIÓN Procedimientos: Manual de CdC Código Vs Sept.2013 Procedimiento de Auditorías Internas PROC 08 Agosto 2014 Plan de Auditoría Interna CdC CERTFOR vigente a 2017 Diploma CERTFOR Capacitación de Auditores Internos Estándar CdC CERTFOR 01, 02 y 03 Julio 2014 N Diploma 059 de Representante de CdC Sr. Diego de la Cuadra. Registros de Capacitación para Personal Clave de la Cadena de Custodia - Israel Castillo Encargado de Compras, Natacha Carreño RRHH Facturación Jorge Soto Jefe despacho y Control de Existencias, Paula Arteaga Coordinadora de Producción, Henry Stapping Jefe de Taller. Presentación Material de Capacitación realizada a Personal. Certificado ISO 9001: 2008 vigente PROC 15 Control Documentos y Control de Registros PROC 18 Sistema de debida Diligencia PROC-07 Procedimiento Acciones Correctivas PROC 03 Procedimiento de Compras y Contratación de Servicios Externos PROC 04 Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores Rev.00 Planilla de Evaluación de Riesgos de Compra con aprobación del proveedor. Ficha de Selección de Talleres Externos actualizado Indica aspectos de calidad, aspectos a evaluación en CdC (revisión en terreno) Carta de Compromiso de Talleres Externos Se evidencia Listado de Proveedores Certificados y Certificados Vigentes Planilla de Evaluación de Riesgos de Proveedor Certificados de CdC de los Proveedores Certificados: CERTIFICADO DE EDIPAC - DIPISA - SUMINISTROS GRAFICOS GMS Orden de Producción: OT 22764A1-Presupuesto Orden de Compra N / OT A1 EDIPAC (Orden de Compra indica Cantidad - Unidad de Medida - Descripción - Fecha de Entrega - Precio / Orden de Producción OT 22761A1 indica Formato - Gramaje - Cantidad de Pliegos OT - Cantidad de Pliegos Stock - Proveedor - Fecha de Ingreso Pallet) Registro Correlativo de Órdenes de Compra : Correlativo - OT - Fecha - Proveedor - Producto - Tamaño - Cantidad - Observación - Tipo MP (Certificada ) - Código CERTFOR - Kg Total (Compra) - Kg OT - % Certificación - % Merma - Kg Certificado Total - Kg OT - Kg Merme - Kg No Procesado - PROC 17 Procedimiento de Transferencia de Producto, Declaración y Etiquetado Rev.00 PROC.19 Procedimiento de Cálculo de Rendimientos de Producción Rev.00

8 PROCD-20 Calculo de Volúmenes Certificados y Gestión de Inventarios. Rev.00 Planilla BALANCE DE CREDITOS : KG OT - KG Merma - KG No Procesados - KG No Procesados Sin Merma / Crédito Total del Año - Crédito Vendido al año - Balance de Créditos. Planilla VENTA CERTIFICADA : OT - Factura - Fecha - KG Totales de Venta - % de Certificación FACTURA OC Glosa de Factura. Revisión de Facturas de Venta y Guías de Despacho de la organización. Mutual de Seguridad de la Cámara Chilena de la Construcción. Informe de Acción Preventiva para Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos IPER N Plan de Prevención - Matriz de peligros y Riesgos estimados Inducción a la Prevención de Riesgos DAS Planilla de Curso Cerrado de Uso de Extintores Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad PROC 21 Procedimiento de Requerimientos legales Rev.00 Principales Requisitos Legales aplicables DS 594 / NCH 382 / DS 148 Listado de Requisitos Legales y Evaluación de Cumplimiento Registros de Legislación y Normativa aplicable a la organización. Manual de CdC Punto 2.4 Código Ético Manual de CdC Punto 2.10 Código Ético Ambiental Matriz de Medio Ambiente por área críticas / Fichas de Seguridad de Insumos /Código Ético Ambiental PROC 22 Aspectos Ambientales y Matriz de Aspectos e Impactos ambientales por actividad actualizada, Certificado de ECOTRANS de Registros de Tratamiento de Residuos (Residuos Contaminados con hidrocarburos) 460 kg. Guía Cliente 4877 Julio 2014 (Resolución N ) 9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada se recomienda la CERTIFICACIÓN, por parte de Bureau Veritas Certification, para bajo Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN Enmienda 2013 a IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A. FULLSERVICE Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification: NOMBRE Sandra Pinto O./ Felipe Campos R. FIRMA AUDITOR LÍDER Sylvia Bustos O.

9 FIRMA IMPRESION MECANIZACION Y DISTRIBUCION S.A - FULLSERVICE FECHA 09 febrero