Bureau Veritas Certification. Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Re Certificación EDIPAC S.A.

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1 Bureau Veritas Certification Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Re Certificación EDIPAC S.A. 09 y 10 de diciembre de 2013

2 REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CDC 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PAPELES Y organización: CARTONES S.A. - EDIPAC S.A. Persona de contacto: Rodrigo Rivera Teléfono: rrivera@edipac.cmpc.cl Ámbito del certificado Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el EDIPAC S.A. Las Esteras Sur N 2501, Quilicura - Santiago certificado: Región: Metropolitana Provincia(s): Santiago Comuna: Quilicura El certificado cubre los siguientes productos: PAPELES BOND, COUCHÉ, CUT SIZE Y CARTULINAS Fecha de emisión del certificado: Fecha de expiración del certificado: Código de registro del certificado: E-014

3 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Fechas de evaluación: 09 y 10 de diciembre 2013 Equipo de evaluación: El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: Felipe Campos R. 2) Experto Ambiental y Social: Felipe Campos R. 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: Felipe Campos R. Decisión de Certificación: La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification Proceso de Evaluación: La auditoría de seguimiento realizada a la empresa EDIPAC S.A. Se llevó a cabo los días 09 y 10 de diciembre de 2013, en las instalaciones de la empresa ubicadas en Las Esteras Sur 2501, comuna de Quilicura. La reunión inicial se desarrolló en las oficinas Casa Matriz y en ella participaron el Gerente de Administración (Responsable de la C de C), el Jefe de Bodega, Encargado de Compras y Encargado de Despacho. En la reunión se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la m etodología empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a: CADENA DE CUSTODIA PARA LA COMERCIALIZACIÓN DE PAPELES BOND, COUCHÉ, CUT SIZE Y CARTULINAS, INCLUYENDO LOS PROCESOS DE SALA DE CONVERSIÓN La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado no se levantaron hallazgos catalogados como No Conformidades, por lo cual, se procede a recomendar la re certificación de la empresa EDIPAC S.A., bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia DN bajo su enmienda de noviembre de Solamente se detectaron hallazgos clasificados como Observaciones y Oportunidades de Mejora, las cuales serán revisadas en su tratamiento en la próxima auditoría de recertificación por parte de Bureau Veritas Certification. Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados: Por contrato con Bureau Veritas Certification se debe anualmente revisar todos los principios del estandar en su planta de Quilicura. Estándar: CERTFOR/PEFC: DN Septiembre 2007, Enmienda noviembre 2011.

4 3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes generales de la Cadena de Custodia: Sociedad anónima cerrada, constituida por escritura pública del 24 de Diciembre de Distribuye y comercializa papeles, cartulinas y productos de papel a través de todo el país, desde Arica a Punta Arenas, con sucursales establecidas en las ciudades de Viña del Mar, Concepción y Temuco, y con vendedores residentes en Arica, Iquique, La Serena, Curicó, Chillán, Los Ángeles, Valdivia y Puert o Montt. Para cumplir con su objetivo, se abastece en el mercado local de productos de Empresas CMPC y de grandes empresas productoras de papel en U.S.A., Brasil, Italia, Francia y Japón, principalmente. La responsabilidad de la Cadena de Custodia de EDIPAC S.A. tanto en Casa Matriz como en todas sus Sucursales comienza cuando arriban los materiales a la planta (Bodegas de Recepción) y como considera el transporte, hasta que son entregados en la dirección de destino de cada uno de los clientes con los cuales se comercialicen los productos certificados (Instalaciones del Cliente), según se convenga en cada una de sus compras. Sólo exceptúan esta condición aquellos clientes que retiran desde nuestras bodegas, en tal caso como el transporte es un recurso dispuesto por cada uno de ellos, la responsabilidad de EDIPAC S.A. es sólo hasta que el producto sale de la planta. (Manual de CdC, Ver.04) Productos: PAPELES BOND, COUCHÉ, CUT SIZE Y CARTULINAS. 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa: La Gerencia de Administración en forma rutinaria es informada por Asesorías Externas las nuevas regulaciones que le aplican a la empresa, además, a través de Asesorías continuas de la Asociación de Seguridad en ámbitos laborales. El Prevencionista de Riesgos recibe la información de las nuevas regulaciones y compromisos o modificaciones a los existentes en función de las conclusiones obtenidas del análisis, actualiza el registro del Marco Regulatorio incorporando las nuevas regulaciones en el registro pertinente Legislación Ambiental. Salud, Trabajo y Seguridad Laboral. Se ha recomendado realizar un mejor detalle en el Manual de Cadena de Custodia, de los diferentes aspectos que eventualmente pueden causar un impacto ambiental, como por ejemplo, generación de residuos sólidos industriales no peligrosos, residuos peligrosos (t ubos fluorescentes, paños contaminados, envases, materiales contaminados diversos, etc.), plásticos, maderas, entre otros.

5 5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA 5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima: Control de Inventarios: Esta modalidad consiste en la medición del flujo de productos certificados, por medio de un control de la documentación que acompaña al producto durante la compra, venta y conversión. Créditos de Volumen: El Método de Créditos de Volumen consiste en transferir el porcentaje conocido de material certificado que ingresa a un proceso (lotes de entrada) a una parte del volumen de producción (lotes de salida), de tal forma que la proporción de product os certificados, equivalentes al porcentaje de materia prima certificada, pueda salir con el atributo de 100% certificados o con un porcentaje menor que satisfaga los requerimientos o umbrales de la empresa, es decir, el volumen de producción certificada (lotes de salida), mult iplicado por el porcentaje establecido por la empresa, debe ser equivalente al volumen de materia prima certificada que ingresa al proceso (lotes de entrada). 5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima: Se ha elegido la presente modalidad debido a que la empresa no ha considerado la posibilidad de realizar separación física de materias primas. 6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros neces arios para la implementación y control de la cadena de custodia. La empresa cuenta con un Manual de C de C versión 04/ que contiene cada aspecto del sistema, un responsable asignado por la gerencia y un programa de capacitación que permite difundir el concepto al interior de la organización. Además, están bien definidos los productos de considera el alcance del sistema. Manejo de la información en sistema SAP para la contabilización de créditos de volumen. En algunos aspectos, el manual de cadena de custodia es genérico por ejemplo la explicación respecto de los reportes posibles de obtener sobre los materiales comprados (Fecha, proveedor, cantidad, certificación, documentos asociados, etc.) o bien, respecto de cuáles s on los aspectos e impactos ambientales que genera la operación de la empresa y las medidas de mitigación. Observaciones: OBS 01/FCR: El Procedimiento de Control de Inventarios no se ha actualizado respecto de las responsabilidades indicadas en Manual de Cadena de Custodia para este principio normativo. Oportunidades de Mejora:

6 Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. El ingreso de la materia prima está claramente identificado, es posible asignar a cada ingreso de materia prima las categorías definidas y asociarlas a un lote, conocer la modalidad de CdC con que proviene el material certificado y la modalidad de CdC de origen del material certificado es compatible con la CdC de destino. Al momento de generarse la compra se identifica claramente la necesidad o no de certificación de la materia prima esto a raíz de requerimientos de venta. La información es trazable durante todo el proceso hasta el despacho. No se detectan. Observaciones: OBS 02/FCR: es necesario detallar más claramente ya sea en Manual de Cadena de Custodia o en procedimiento correspondiente, sobre la información referida a los productos comprados y a la forma o metodología de obtener los reportes a partir de la plataforma digital utilizada por la compañía. Oportunidades de Mejora: Principio 3 B Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con l os productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado. Se cuenta con registros que permiten conocer los productos comprados y vendidos para calcular el rendimiento. Esta claramente identificada la transferencia de los productos certificados vendidos. El proceso de ingreso y contabilización de créditos se maneja de manera automática en el sistema. No se detectan Observaciones: Oportunidades de Mejora: Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como certificado está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Punto de salida del material certificado claramente identificado. El software de operaciones es altamente confiable para detectar que todo

7 producto que sale de la cadena de custodia como certificado es documentado y no es posible su sustitución. No se detectan Observaciones: Oportunidades de Mejora: Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar. La empresa tiene conocimiento de la legislación pertinente a sus operaciones, periódicamente se actualizan los principales r equerimientos legales y regulaciones aplicables. Cuenta con un Prevencionista de Prevención de Riesgos permanente el que mantiene un programa de prevención de riesgos. Es posible evidenciar abundante capacitación en materias de seguridad y salud ocupacional. No se detectan Observaciones: 00 OBS 03/FCR: En sector utilizado por contratista arrimaq para mantenciones menores de grúas horquillas, se observa que no se realiza una adecuada segregación de residuos. Fue posible observar tarro de basura con desechos domésticos mezclados con residuos peligrosos (filtros, paños contaminados, tierra contaminada, etc.) Oportunidades de Mejora: 00 OM 01/FCR: Se recomienda detallar en Manual de Cadena de Custodia sobre cuáles son exactamente los aspectos ambientales que tiene EDIPAC y cuál es la gestión que realiza para minimizar los posibles impactos. 7. PERSONAL AUDITADO Rodrigo Rivera - Gerente de Administración; Aldo Herreros, Jefe de Bodega; Sergio Guajardo, Prevención de Riesgos; Nicolás Cases, Jefe de Compras; Pablo Cambiaso, Maestro; César Carrasco, Ayudante Máquina; Freddy Solís; Víctor Avendaño, encargado de Recepción; José Manual Toral, Jefe de Distribución.

8 8. DOCUMENTACIÓN Informe de Auditoría Interna 05 y 06 de diciembre de (Sin Hallazgos) Registros de actividad de capacitación CdC CERTFOR enmienda 2011 del y Registro material capacitación Modificaciones Normativas. Enmienda Procedimiento de Auditoría Interna Ver.01 Registro competencia auditor interno. Curso CERTFOR Auditores Internos. Registro capacitación CERTFOR Flujo Diagrama de Proceso última modificación. Inducción de seguridad para visitas. Programa de Seguridad y Salud Ocupacional año Informe de Prevención # del Verificación y Control avance plan de acción ejecutado. Programa capacitación seguridad año 2013 Registro actividades oficiales de brigada Curso brigada incendio estructural 20 hrs. Del Certificado asistencia y diplomas. Registro asistencia mejoramiento conductual en prevención riesgos laborales. Septiembre Informe evaluación operadores de grúas de mordaza julio Informe técnico de abril de Evaluación diagnóstico para exposición ocupacional al ruido. Mapa de ruidos sala conversión informe técnico junio Evaluación niveles iluminación. Registro curso para comités paritarios de higiene y seguridad Guía despacho # Retiro respel. Procedimiento Procesos de Compras según Certificación CERTFOR Ver.03 OC # ; #pedido ; solicitud pedido Pedido de Importación # ; Guías #568220, #568221, #568222, Vale entrada mercadería , traspaso de centro, packing list guías indicando certificación PEFC y %. Guía de despacho #615461, Packing List correspondiente. Solicitud de Material a bodega del Listado documentos material. Procedimiento de Recepción según Certificación Certfor Ver.02 Procedimiento de Contabilización de Cadena de Custodia Ver01 Registro de materia prima certificada según PS período enero a diciembre de Procedimiento de Despacho según Certificación CERTFOR Ver.03. Factura # , Pedido Factura # del Factura # del

9 Factura # del Guía de despacho #424945, Factura # Guía de Despacho #425187, Factura # Guía de Despacho #425136, Factura # DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada se decide recomendar por parte de Bureau Veritas Certification, la Re Certificación de EDIPAC S.A., bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia en su enmienda de noviembre de Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification: Nombre: Firma: Patricio Testa O Auditor Líder: Felipe Campos Reyes. Firma: Fecha: 09 y 10 de diciembre de 2013.