SISTEMA DE CERTIFICACIÓN CERTFOR. FORMULARIO PROFORMA REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CdC FORMULARIO PROFORMA

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1 SISTEMA DE CERTIFICACIÓN CERTFOR FORMULARIO PROFORMA REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CdC Código Procedimiento: PS Versión: 01/2004 Procedimiento de Referencia: Elaborado por: Secretaría Técnica Fecha Emisión: Aprobado por: Secretaría Ejecutiva FORMULARIO PROFORMA REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CdC PS Página 1 de 12

2 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA 1.1 Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la organización: Persona de contacto: Fernando Baldrich y cia. Ltda. Ariel Gavilán Sub-Gerente de Administración Dirección Comercial: Santa Elena 1866, Santiago, Chile. Teléfono: Fax: (56) agavilan@baldrich.cl 1.2 Ámbito del certificado Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el certificado: Fernando Baldrich y cia. Ltda. NOMBRE COMERCIAL: Fernando Baldrich y cia. Ltda. Región: Metropolitana RUT: Provincia(s): Santiago Comuna: Santiago 1.3 Volúmenes anuales vendidos (m3) unidades Consumo materia prima: resmas Couché y Bond en Facturaciones anuales $ (Año 2016) Código de registro del 1.5 Fecha de emisión del certificado: 1.6 Fecha de expiración del certificado: 1.7 certificado: 04/01/ /01/2021 SA-PEFC/COC PS Página 2 de 12

3 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN 2.1 Fechas de evaluación: MA 28/12/2015 S1 20/10/2016 S2 17 Nov Equipo de evaluación. El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: Rena Muxica Schwinghammer 2) Experto Ambiental y Social: ídem 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: ídem Los Currículum Vitae de los miembros del equipo se adjuntan en registros SACL 2.3 Decisión de Certificación. La decisión de certificación fue tomada por la Entidad Certificadora. 2.4 Proceso de Evaluación. Auditoría de Certificación 9:40-9:50 Reunión de inicio. 9:50-13:00 Revisión Documental. 13:00-14:00 Visita instalaciones. 14:00 14:30 Revisión Documentos 15:30-16:00 Reunión de Cierre. 2.5 Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados. Se revisó el proceso industrial completo, incluida recepción de materias primas, oficinas comerciales, encargados de diseño de impresión, impresión, despacho, administración de documentos y ventas. Se recorrió el flujo completo del proceso productivo y el sistema de registro de información y control interno, para conocer los puntos críticos de control de materias primas y productos. 2.6 Estándar. Las instalaciones fueron evaluadas usando la Lista de Verificación de Soil Association: RT-COC FSC PEFC Report Template. Estándar PEFC de Cadena de Custodia PEFC ST 2002:2013 PS Página 3 de 12

4 3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN 3.1 Antecedentes generales de la Cadena de Custodia Compañía dedicada a la impresión variable. El proceso de producción comienza cuando el Cliente solicita hace un requerimiento de productos a las ejecutivas de venta de la empresa. Luego, con ese requerimiento se genera una orden de Trabajo y se adquiere los papeles necesarios para el trabajo encomendado. Al llegar el material a las instalaciones de la empresa, este es revisado por el personal encargado de bodega, quienes son los responsables de velar que los productos físicos concuerden con lo solicitado en la orden de compra, estos son ingresados a su sistema informático de control SAP. Si es un papel certificado PEFC, este se identifica con una etiqueta especial, la que indica claramente su condición. Acto seguido, el material es ingresado al proceso productivo y luego es producto se prepara para despacho y finalmente se facturan los despachos por SAP, donde se indica claramente en la factura si existen productos certificados PEFC. 3.2 Productos El Alcance de la Cadena de Custodia comprende desde el ingreso de la materia prima certificada PEFC a la Empresa hasta la entrega de los productos terminado al cliente. Incluye servicios tercerizados en el proceso. Principalmente para la elaboración de sus productos la empresa utiliza materiales de las familias: Bond Couchés. El certificado cubre los siguientes productos: 7060 Printed Matter (Papelería, afiches, bolsas, brochure, buzones, carpetas, cartas, catálogos, dípticos, folletos de impresión variable) 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO 4.1 Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa. Empresa de responsabilidad Limitada, de capitales chilenos que cuenta con una dotación de empleados permanentes en los distintos departamentos de la empresa. 5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA Modalidad de contabilización de la madera. Método Porcentual En caso de control de inventario y flujos de madera, método de transferencia del porcentaje calculado a los productos certificados La empresa aplicará para medir el flujo de materia prima certificada la modalidad de contabilización de Porcentaje Directo Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la madera La combinación de materias primas de distinto nivel de porcentaje de certificación. PS Página 4 de 12

5 6. OBSERVACIONES 6.1 Las observaciones se registraron sistemáticamente por medio de la lista de comprobación del formato único de reporte y Lista de chequeo de Soil Association para PEFC: RT-COC PEFC Report Template. 7. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y NO CONFORMIDADES 7.1 Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Fortalezas Empresa con buen nivel de información, capacitación y un adecuado Sistema de Información para llevar registros detallados en tiempo real, de todos los procesos involucrados en la cadena de custodia. Debilidades No se aprecian debilidades en los procesos del CoC. No Conformidades No se registran 7.2 Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. Fortalezas Procedimiento claro y entendido por el personal responsable. Debilidades No se registran. No Conformidades No se registran 7.3 Principio 3 A Cuando se elige el sistema de separación física, se asegurará que no hay mezclas de material certificado y no certificado. Fortalezas NA Debilidades NA No Conformidades NA PS Página 5 de 12

6 7.4 Principio 3 B Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado. Fortalezas La empresa ha establecido un sistema de contabilización, el cual se encuentra descrito en el Manual de cadena de Custodia. Está claramente descrito cómo se calcula el porcentaje de recepción y cómo es transferido al producto final. Por otra parte, toda la información se puede revisar a través del sistema informático SAP implementado. Debilidades No se registran No Conformidades No se registran 7.5 Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como certificado está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Fortalezas La empresa mantiene procedimientos documentados donde establece la metodología a seguir para realizar la declaración de los productos certificados y emisión de la documentación de soporte. Debilidades No se aprecian debilidades en los procesos del CoC. No Conformidades La empresa no ha incluido en su sistema de outsourcing (talleres externos) el taller encargado de la impresión de la OT#50286 de Noviembre 2017; ausencia de acuerdo/compromiso firmado, poniendo en riesgo la adecuada trazabilidad de las materias primas certificadas para un producto con uso de logo PEFC. Ver No conformidad Mayor Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar. Fortalezas Sistema bien implementado para minimizar impactos ambientales y sociales, Análisis de Riesgo por cargo y Procedimientos de trabajo seguro que cubren estos aspectos. Los empleados presentan un buen nivel de cumplimiento del estándar, con adecuados sistemas de Higienes y Salud. Debilidades No se registran No Conformidades No se registran PS Página 6 de 12

7 8. RESUMEN DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS SOLICITADAS 8.1 Sobre la base de las observaciones registradas en la lista de comprobación que se adjunta, se ha identificado las siguientes no conformidades y se ha emitido las correspondientes acciones correctivas. No conformidades mayores Las siguientes no conformidades deben corregirse antes de la emisión del certificado de Cadena de Custodia. 1. La empresa no ha incluido en su sistema de outsourcing (talleres externos) el taller encargado de la impresión de la OT#50286 de Noviembre 2017; ausencia de acuerdo/compromiso firmado, poniendo en riesgo la adecuada trazabilidad de las materias primas certificadas para un producto con uso de logo PEFC. Ver No conformidad Mayor Requisito y del estándar PEFC ST 2002: No conformidades menores Las siguientes no conformidades se corregirán después de la emisión del certificado, en el plazo especificado. 1. La empresa no ha incluido en su documentación de entrega el código de su cadena de custodia PEFC y por otra parte la declaración no se ha realizado correctamente. Ej. Guía de despacho 38383, fecha al cliente Pappergram SPA. Se debe destacar que cuando los productos son facturados, la documentación si es elaborada correctamente, el problema ocurre cuando se realizan transferencias de productos sin facturación. No conformidad Cerrada , sólo ventas facturadas, adecuadamente declaradas. PS Página 7 de 12

8 8.2/1 Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida Naturaleza de la no-conformidad. La empresa no ha incluido en su documentación de entrega el código de su cadena de custodia PEFC y por otra parte la declaración no se ha realizado correctamente. Ej. Guía de despacho 38383, fecha al cliente Pappergram SPA , todos los ejemplos revisados cumplen con el requerimiento, se cierra la No conformidad Principio, Criterio e Indicador no satisfecho. Ref. WM 7,2 / Ref. PEFC Plazo para la ejecución de la acción correctiva. A ser revisado en la próxima auditoría de seguimiento , todos los ejemplos revisados cumplen con el requerimiento, se cierra la No conformidad Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización. Incluir en la documentación de entrega de productos certificados: - La declaración formal del producto certificado que se entrega al cliente. - La identificación del certificado de la cadena de custodia , todos los ejemplos revisados cumplen con el requerimiento, se cierra la No conformidad Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora: La empresa debe incluir en la documentación de entrega de productos certificados: - La declaración formal del producto certificado que se entrega al cliente. - La identificación del certificado de la cadena de custodia Monitoreo de avance Primero Segundo Todos los ejemplos revisados cumplen con el requerimiento, se cierra la No conformidad. Código y declaración del material correctamente empleados. Tercero Cierre de la acción correctiva Auditor: Rena Muxica Schwinghammer Fecha: 17 Noviembre 2017 PS Página 8 de 12

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10 8.2/1 Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida Naturaleza de la no-conformidad. La empresa no ha incluido en su sistema de outsourcing (talleres externos) al taller encargado de la impresión de la OT#50286 de Noviembre 2017; ausencia de acuerdo/compromiso firmado, poniendo en riesgo la adecuada trazabilidad de las materias primas certificadas para un producto con uso de logo PEFC. Ver No conformidad Mayor Requisito y del estándar PEFC ST 2002: , todos los ejemplos revisados cumplen con el requerimiento, se cierra la No conformidad Principio, Criterio e Indicador no satisfecho. Requisito y del estándar PEFC ST 2002: Plazo para la ejecución de la acción correctiva. A ser revisado dentro de 3 meses de recibido el reporte de auditoría Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización. - Firmar acuerdo de tercerización con empresa que manipula material certificado - Entregar procedimiento de tercerización y Capacitar al personal del prestador externo - Asegurarse de comprar todo el material utilizado para productos certificados - Guardar registros de evidencia Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora: La empresa debe: - Firmar acuerdo de tercerización con empresa que manipula material certificado - Entregar procedimiento de tercerización y Capacitar al personal del prestador externo - Asegurarse de comprar todo el material utilizado para productos certificados - Guardar registros de evidencia Monitoreo de avance Primero Segundo Tercero Cierre de la acción correctiva Auditor: Fecha: PS Página 10 de 12

11 9. RESULTADOS 9.1 Resumen del nivel de cumplimiento de los Principios Principio Evaluación Principio 1 3 Principio 2 4 Principio 3 A NA Principio 3 B 4 Principio 4 2 Principio DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada, se decide mantener el certificado a la organización. Aprobado por la Entidad Certificadora Responsable programa Certificación Forestal de la Entidad Certificadora: Nombre: Firma: Auditor Líder: Soil Association Woodmark South Plaza, Marlborough St Bristol, BS1 3NX, United Kingdom Signed on behalf of Woodmark by the Soil Association Certification Officer Firmado a nombre de Woodmark por el representante de Soil Association Rena Muxica Schwinghammer Firma: Fecha: 17 de Noviembre del 2017 PS Página 11 de 12

12 11. COMENTARIOS CONFIDENCIALES: ESTA SECCION NO SERÁ INCLUIDA EN EL INFORME FINAL Declare cualquier obsequio o favor que usted haya recibido del cliente NA ANEXO 1 CURRICULUM VITAE DE LOS AUDITORES ANEXO 2 - MAPAS DE LAS INSTALACIONES OCUPADAS PARA LA CADENA DE CUSTODIA ANEXO 3 - LISTA DE VERIFICACIÓN ANEXO 4 - INFORMACION ADICIONAL ANEXO 5 - COPIA DEL CERTIFICADO Y LISTA DE ACCIONES CORRECTIVAS ANEXO 6 - INFORMACION COMERCIAL CONFIDENCIAL PS Página 12 de 12