Bureau Veritas Certification. Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Auditoría de Certificación. Impresos Lahosa S.A.

Transcripción

1 Bureau Veritas Certification Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Auditoría de Certificación Impresos Lahosa S.A.

2 REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CDC 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la organización: IMPRESOS LAHOSA S.A. Persona de contacto: Marcela Lahosa Teléfono: Ámbito del certificado Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el certificado: Planta Impresos Lahosa S. A. Región: Metropolitana Provincia(s): Santiago Comuna: Santiago El certificado cubre los siguientes productos: Papeles Bond, Couché y Cartulinas Fecha de emisión del certificado: Fecha de expiración del certificado: Código de registro del certificado: E-040

3 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Fechas de evaluación: 20 y 21 de junio de 2011 Equipo de evaluación: El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: Felipe Campos R. 2) Experto Ambiental y Social: 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: Decisión de Certificación: La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification Proceso de Evaluación: La auditoría de Certificación realizada a la empresa IMPRESOS LAHOSA S.A., Se llevó a cabo los días 20 y 21 de junio de 2011, en las instalaciones de la empresa ubicadas en calle Moneda 1901, comuna de Santiago. La Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias de la empresa y en ella participaron la Sra. Marcela Lahosa, Gerente General, la Sra. Jimena Lahosa, Subgerente de Grandes Cuentas, Ximena Alegría, Jefe de Administración y Finanzas, Leonardo Paciaroni, Gerente Comercial, Andrés Donoso, Coordinador. En la reunión se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a: CADENA DE CUSTODIA PARA LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN DE PAPELES BOND, COUCHÉ Y CARTULINAS La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado no se levantaron hallazgos catalogados como No Conformidades, por lo cual, se procede a recomendar la certificación de la empresa IMPRESOS LAHOSA S.A., bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia. Solamente se detectaron hallazgos clasificados como Observaciones y Oportunidades de Mejora, las cuales serán revisadas en su tratamiento en la próxima auditoría de vigilancia por parte de Bureau Veritas Certification. Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados: Se auditó la instalación única perteneciente a Impresos Lahosa S. A. Estándar: Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia, Sept.2007

4 3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes generales de la Cadena de Custodia: El alcance de la Cadena de Custodia se limita a las siguientes familias de productos, las cuales fueron seleccionadas de acuerdo a los Proveedores con Certificados PEFC vigentes y porcentaje de materia prima certificada vendida a IMPRESOS LAHOSA S.A.: Bond Couché Cartulinas La responsabilidad de la Cadena de Custodia de IMPRESOS LAHOSA S.A. comienza cuando llega el papel a la empresa (Bodegas de Recepción) y hasta que son entregados en la dirección de destino de cada uno de los clientes con los cuales se comercialicen los productos certificados (Instalaciones del Cliente), según se convenga en cada una de sus compras. Sólo exceptúan esta condición aquellos clientes que retiran desde nuestras bodegas, en tal caso como el transporte es un recurso dispuesto por cada uno de ellos, la responsabilidad de IMPRESOS LAHOSA S.A. es sólo hasta que el producto sale de la planta. Productos: Impresos publicitarios (Marketing y Comunicación Gráfica) en papeles Bond, Couché y Cartulinas. 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa: Impresos Lahosa S.A. cuenta con todos los antecedentes relevantes para asegurar que cumple con la Legislación Laboral y de Prevención, la cual es asesorada en temas de Legislación Laboral por la abogada María Isabel Sessarego, que apoya en temas de actualización laboral y la ACHS en prevención de riesgos, proporciona actualización de la normativa, informes y asiste una vez a la semana a la encargada área de Recursos Humanos. Apoyo en prevención de riesgos con ACHS, contacto Sr. Esteban Leal, mail eleal@achs.cl. Además se han contratados los servicios de la empresa S.Q. Ingeniería Ltda. Quien a través del Sr. Christopher Thomas Sepúlveda Chávez (Ingeniero en Prevención de Riesgos) nos apoya en la ejecución de nuestro programa de Prevención de Riesgos. Impresos Lahosa S.A. cuenta con un procedimiento para identificar, mantener actualizados y accesibles los requisitos legales aplicables que tengan relación con temas del trabajo, salud, seguridad y medio ambiente. Además posee un procedimiento que establece la metodología para cumplir con los requisitos legales o reglamentarios en el manejo y disposición de residuos. Toda la documentación y registros referentes a los aspectos legales, ambientales y contractuales son almacenados por la Jefa de Administración y Finanzas.

5 5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA 5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima: Impresos Lahosa utiliza la modalidad de Control de Inventarios. 5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima: Se utiliza la modalidad elegida dado la operatividad del sistema para la organización. 6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Existe un alto nivel de compromiso de la organización por implementar y mantener un sistema de cadena de custodia, el cual además se sostiene sobre la base del sistema certificado ISO9001 que posee la empresa. Debilidades: No se reportan. Observaciones: No se reportan Oportunidades de Mejora: No se reportan Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. Existe un registro de todas las materias primas que ingresan a la cadena de custodia. El soporte documental es adecuado y el personal conoce sus procesos, documentos y registros. Debilidades: No se reportan. Observaciones: No se reportan Oportunidades de Mejora: Principio 3 B Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado. Se verifican los registros declarados y el personal auditado conoce sus procesos y documentación asociada.

6 Debilidades: El diseño de las planillas declaradas para el control de inventarios, dado el ingreso manual de datos y la cantidad de información, es susceptible de contener errores de digitación. Observaciones: No se reportan Oportunidades de Mejora: OM 01/FCR Se recomienda automatizar el sistema de control de inventario, ya que el sistema actual es proclive a errores de digitación. Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como certificado está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. El personal entrevistado conoce cabalmente los procesos involucrados en la cadena de custodia, así como la documentación asociada. Debilidades: No se reportan. Observaciones: EL Procedimiento de Recepción indica en su punto que los productos en proceso de talleres externos se recepcionan con la factura, OBS 01/FCR sin embargo en la mayoría de los casos dicha recepción se efectúa contra guía de despacho y en casos particulares con factura. Oportunidades de Mejora: No se reportan Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar. La empresa ha identificado y registrado el cumplimiento de su marco legal aplicable, contando además con un procedimiento asociado. Debilidades: El procedimiento implementado no tiene alguna instancia de control del cumplimiento legal ni se asocia a acciones preventivas o correctivas según el gardo de cumplimiento. Observaciones: Se evidencian algunos incumplimientos de orden legal: -Se evidenciaron elementos comestibles en áreas de trabajo -en bodega de insumos, solamente se evidenció hoja de seguridad de transporte para el producto diluyente gráfico, no se evidenció hoja de seguridad para producto Sustituto de Alcohol ARS-SV, no se evidenció hojas de seguridad para productos lubricantes (Aceites y grasas) -No se evidenció separación de sustancias peligrosas de acuerdo a inflamabilidad. (No es posible evidenciar conocimiento respecto del OBS 02/FCR decreto DS78, sobre almacenamiento de sustancias peligrosas) -El plan de manejo de residuos peligrosos de diciembre de 2006, actualmente vigente, se encuentra desactualizado respecto de las cantidades actuales de residuos peligrosos generado. -No se cuenta con resolución de autorización de bodega de residuos peligrosos ni plan de manejo actualizado (Se revisan registro de retiro de residuos peligrosos desde enero a junio de 2011, a la fecha ya se evidencian aproximadamente 7000 Kg. De residuos peligrosos

7 generados) -Los contenedores de residuos peligrosos no se encuentran rotulados conforme al artículo 8 del DS148. -No se informa al auditor respecto de los riesgos presentes en planta de acuerdo a DS40. Oportunidades de Mejora: Se recomienda dotar al Procedimiento de Requisitos Legales Rev.01, de alguna instancia de control, o una forma de proceder, ante los OM 02/FCR incumplimientos legales detectados. Se hace mención en el registro de identificación de requisitos legales que hay reglamentaciones que se cumplen medianamente, los requisitos legales se cumplen o no se cumplen. 7. PERSONAL AUDITADO Jimena Lahosa, Subgerente Grandes Cuentas Ximena Alegría, Jefa Administración y Finanzas Arturo Orozco, Encargado de Adquisiciones Papel Claudia Acuña, Encargada de Bodega Marisol Escobar, Jefe de Servicios Externos y Producto Terminado 8. DOCUMENTACIÓN Procedimientos: Manual de Cadena de Custodia, Rev.00 Procedimiento de Requisitos Legales Rev.01 Procedimiento Manejo de Residuos Rev.00 Procedimiento Adquisiciones Rev.04 Procedimiento de Recepción Rev.01 Procedimiento Producción Rev.03 Procedimiento de Despacho Rev.04 Muestra/Documentos: Informe de auditoría N 10 Plan de capacitación 2011 Registro de asistencia a capacitación CdC, 21 de diciembre de 2010, 24 marzo de Material capacitación CERTFOR PEFC Identificación de requerimientos legales Propuesta programa seguridad y salud ocupacional Lahosa 2011 Matriz de Aspectos Ambientales Certificado SEREMI (Anexo 17) Plan de manejo de residuos peligrosos diciembre de 2006 Reglamento interno de orden, higiene y seguridad.

8 Acta de reunión comité paritario de higiene y seguridad impresos Lahosa S. A. del 26 de mayo de 2011, Registro solicitud de papel OT del 20 de junio de 2011 OC10283 del 20/06/2011 OT28014 solicitando papel certificado, Solicitud de Papel asociada a OT 28014, OC10080 Planilla de Control de Recepción Guía orden de compra Planilla Control de Despacho Guia de despacho , OT28186 OT28154 (incluye servicios externos) Guía de Traslado , Guía de despacho de servicios externos (DOBLE L) Planilla servicios de proveedores externos Orden de Compra a Servicios externos 10281, Factura 3748 Proveedor Serigrafía punto 4 Ltda. De OT 28109/OT28053 Planilla de Devoluciones mayo 2011 Formulario Despacho, Correo envío Despacho OT28167, Guía de despacho Planilla sobrantes, OT28014, Registro de información para facturación, factura 50123, Guía de despacho , , , , , , OC 053/2011, Carta Oferta N Planilla contabilización de volúmenes 9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada se decide la recomendación, por parte de Bureau Veritas Certification, para la certificación de IMPRESOS LAHOSA S. A. bajo el estándar CERTFOR/PEFC de Cadena de Custodia Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification: Nombre: SANDRA PINTO O. Firma: Auditor Líder: Firma: Felipe Campos R.(21 de junio de 2011) Fecha: 21 de junio de 2011

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