Bureau Veritas Certification. Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Auditoría de Re Certificación

Transcripción

1 Bureau Veritas Certification Certificación de Cadena de Custodia CdC Informe Auditoría de Re Certificación Distribuidora Papeles Industriales S.A. 04 y 05 de diciembre de 2014

2 REPORTE DE RE CERTIFICACIÓN DE CDC 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la organización: Distribuidora Papeles Industriales S.A. Persona de contacto: Juan Villanueva Teléfono: Ámbito del certificado Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el Planta ubicada en San Ignacio 0131, certificado: Región: Metropolitana Provincia(s): Santiago Comuna: Quilicura El certificado cubre los siguientes productos: Papeles Bond, Couche, Autoadhesivos, Cut Size, Cartulinas, Imprenta Diario, Roneo, Cartones, Autocopiativos y todo tipo de papeles en sus distintos formatos de proveedores certificados PEFC, con certificado de Cadena de Custodia vigente y que puedan presentar evidencia de su condición, asegurando que los productos abastecidos se encuentren dentro del alcance de su Cadena de Custodia. Fecha de emisión del certificado: Fecha de expiración del certificado: Código de registro del certificado:

3 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN Fechas de evaluación: 04 y 05 de diciembre de 2014 Equipo de evaluación: El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: A1: Felipe Campos R. 2) Experto Ambiental y Social: A1: Felipe Campos R. 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: A1: Felipe Campos R. Decisión de Certificación: La decisión de CERTIFICACIÓN fue tomada por la Entidad Certificadora: Bureau Veritas Certification Proceso de Evaluación: La auditoría de RE CERTIFICACIÓN realizada a la empresa Distribuidora de Papeles Industriales S. A. (DIPISA), se llevó a cabo los días 04 y 05 de diciembre de 2014, en las instalaciones de la empresa ubicadas en calle San Ignacio N 131, comuna de Quilicura. La Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias de la empresa y en ella se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a: DISTRIBUCIÓN, DIMENSIONADO Y COMERCIALIZACIÓN DE PAPELES BOND,COUCHE, CUT SIZE,CARTULINAS,PAPELES DIARIO,AUTOCOPIATIVO Y KRAFT CUYO ORIGEN SEA DE PROVEEDORES CERTIFICADOS PEFC CON CERTIFICADO DE CADENA DE CUSTODIA VIGENTE La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado no se levantaron hallazgos catalogados como No Conformidades. Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y auditados No se presentaron opiniones divergentes

4 Plazo Apelaciones DIPISA tiene 30 días calendario para hacer uso de su derecho de apelación, enviando un correo electrónico con todos los antecedentes a la dirección patricio.testa@cl.bureauveritas.com, transcurrido este plazo Bureau Veritas Certification Chile se reserva el derecho de rechazar sin ningún análisis dicha apelación. De acuerdo al resultado obtenido se recomienda la re certificación bajo los requisitos del Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN Enmienda Solamente se detectaron hallazgos clasificados como Observaciones, las cuales serán revisadas en su tratamiento en la próxima auditoría de vigilancia por parte de Bureau Veritas Certification. Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados: Se auditó la instalación única perteneciente a DIPISA. Estándar: CERTFOR de Cadena de Custodia DN Versión Sept.2007 Enmienda ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes generales de la Cadena de Custodia: Sociedad anónima cerrada fundada en Distribuye y comercializa papeles, cartulinas y productos de papel de proveedores y fábricas con las que mantiene relaciones de largo plazo, haciendo desarrollos comerciales sostenibles en el tiempo. Distribuidora Papeles Industriales S.A. se abastece de las más grandes y mejores fábricas de papeles, cartulinas y productos de papel del mundo; principalmente de Brasil, Finlandia, Alemania, Indonesia entre otros. Productos: Distribuidora Papeles Industriales S.A. se abastece de las más grandes y mejores fábricas de papeles, cartulinas y productos de papel del mundo; principalmente de Brasil, Finlandia, Alemania, Indonesia entre otros. Cuenta con la tecnología necesaria para procesar papeles y cartulinas, lo que nos permite el dimensionado de papel, corte plano y rebobinado, de gran calidad en el menor plazo posible., logrando así formatos estándar y medidas especiales. Manual de Cadena de Custodia.

5 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa: DIPISA cuenta con todos los antecedentes relevantes para asegurar que cumple con la Legislación Laboral y Ambientales que aplica a su actividad. DIPISA cuenta con la Asesoría Legal permanente, del estudio de abogados ABOGADOS VIAL OLIVARES LTDA., RUT que proporciona informes y análisis sobre legislación DL 3500 y sus modificaciones y jurisprudencia laboral, además de revisar todos los procedimientos (contratos y otros) a solicitud del área de RRHH, todo esto a través de correo electrónico enviados desde y hacia las áreas involucradas. Además la empresa contrata auditorias tributarias con ERNST & YOUNG SERVICIOS PROFESIONALES DE AUDITORIA Y ASES. LTDA. RUT quienes también revisan procedimientos en materias legales laborales. A su vez la empresa cuenta con la asesoría de la ACHS en materia de seguridad social específicamente sobre la ley de accidentes y enfermedades profesionales de los trabajadores, contando además con la asesoría externa de nuestro experto en prevención de riesgos Sr. Luis Alberto Miranda Casanova, RUT K, reg. Nac inscrito en el registro bajo el N AM/B-024. La organización DIPISA no emplea mano de obra infantil durante los procesos cubiertos por la cadena de custodia, cumpliendo con la legislación que regula la protección infantil y sus derechos, según la Ley Nº Lo que se acredita con copia del listado del personal contratado y sus fechas de nacimiento (Disponible en la Carpeta de Antecedentes Ambientales y Sociales de DIPISA) DIPISA y sus empleados se guía por lo establecido en las normas y procedimientos del Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad, el que se entrega a cada empleado al momento de su contratación y el que se encuentra disponible en el Área de RRHH. En el proceso de inserción del personal nuevo contratado, el empleado pasa por un proceso de inducción a la empresa donde se le informa acerca de la organización, (estructura, políticas, Certificación de Cadena de Custodia CERTFOR/PEFC, etc), sobre sus derechos y deberes a través del Reglamento Interno, sobre sus remuneraciones y beneficios otorgados, como Seguro Complementario de Salud, colación y movilización, ropa de trabajo, etc. Entre otros. DIPISA a través de sus Comité Paritario desarrolla una serie de medidas preventivas en seguridad industrial en la organización a través del PLAN DE TRABAJO CONVENIDO DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL que esta disponible en el área de RRHH y Seguridad. DIPISA a través del Certificado de Calificación Técnica Industrial (otorgado por el SEREMI de Salud, certificado nº 400 de fecha 18/1/2005, manifiesta que es una Empresa INOFENSIVA, certificado que se encuentra disponible en los archivos del área de RRHH y Seguridad o Administración. Esta calificación ha constatado que sus operaciones no generan un impacto ambiental negativo, pues no desarrolla procesos que emitan contaminación atmosférica, tampoco desarrolla procesos ruidosos o que emitan contaminación acústica, cuenta en su planta con áreas verdes en todo su perímetro de colinde con sus vecinos, realiza sus procesos de carga y descarga al interior de la planta, etc. LOGISTICA SA, cuenta con todos los antecedentes relevantes para asegurar que cumple con la Legislación Laboral y Ambientales que aplica a su actividad. LOGISTICA SA cuenta con la Asesoría Legal permanente del estudio de abogados SESORIAS E INVERSIONES GSW ABOGADOS LTDA. Quienes revisan procedimientos en materias legales laborales, proporcionan informes y análisis sobre legislación DL 3500 y sus modificaciones, además de revisar todos los procedimientos (contratos y otros) a solicitud de la empresa,

6 Este estudio asesora además a la empresa en materias Tributarias y Legales en General. A su vez la empresa cuenta con la asesoría del Instituto de Seguridad del Trabajo IST en materia de seguridad social específicamente sobre la ley de accidentes y enfermedades profesionales de los trabajadores, representados por la señorita María Cecilia Oviedo (Consultora en Prevención de Riesgos Profesionales) La organización LOGISTICA SA no emplea mano de obra infantil durante los procesos cubiertos por la cadena de custodia, cumpliendo con la legislación que regula la protección infantil y sus derechos, según la Ley Nº LOGISTICA SA y sus empleados se guía por lo establecido en las normas y procedimientos del Reglamento Interno de Orden Higiene y seguridad, el que se entrega a cada empleado al momento de su contratación y el que se encuentra disponible en el Área de RRHH y carpetas del personal en la unidad de trabajo. En el proceso de inserción del personal nuevo contratado, el empleado pasa por un proceso de inducción a la empresa donde se le informa acerca de la organización, (estructura, políticas, etc.), sobre sus derechos y deberes a través del reglamento Interno, sobre sus remuneraciones y beneficios otorgados, como Seguro Complementario de Salud, colación y movilización, ropa de trabajo, etc. entre otros LOGISTICA SA a través de sus Comités Paritarios desarrolla una serie de medidas preventivas en seguridad industrial en la organización a través del programa anual de Prevención de Riesgos y un programa anual de Capacitación en Prevención de Riesgos que están disponible en el área de RRHH y Seguridad. 5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA 5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima: DIPISA utiliza la modalidad de Separación Física. 5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima: DIPISA si bien es cierto cuenta con amplias bodegas para almacenar sus materias primas. Realiza la separación física mediante la utilización de una marca identificatoria.

7 6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Fortalezas: Existe un alto nivel de compromiso de la organización por implementar y mantener la cadena de custodia. Los responsables de la cadena de custodia muestran un buen nivel de conocimiento del estándar y sus principios. Debilidades:. No Conformidades: Observaciones: Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. Fortalezas: Existe un registro de todas las materias primas que ingresan a la cadena de custodia mediante sistema ERP. Debilidades:. No Conformidades: Observaciones: Principio 3 A Cuando se elige el sistema de Separación Física, se asegurará que no hay mezclas de materias primas/productos forestales certificados con otras materias primas/productos. Fortalezas: Existe plena conciencia y conocimiento por parte de los operadores de la necesidad de identificar claramente las materias primas como certificadas, cuando corresponda. Debilidades: No Conformidades:

8 Observaciones: Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como certificado está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Fortalezas: El personal entrevistado conoce cabalmente los procesos involucrados en la cadena de custodia, así como la documentación asociada. Toda la información relativa al material certificado vendido se registra en facturas y guías de despacho. Debilidades:. No Conformidades: Observaciones: Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar. Fortalezas: La empresa en general ha sido muy diligente en lograr un nivel óptimo en materia de cumplimiento legal y se ha preocupado de implementar mejoras en su infraestructura. Del mismo modo cuenta con un comité paritario que se ha encargado de establecer condiciones que permitan propiciar la seguridad y salud de los trabajadores. Debilidades: No Conformidades: Observaciones: OBS 01/FCR 5.1 En recorrido por la instalación fue posible observar que los extintores del taller de soldadura e instalación de combustible gas, se encuentran a la intemperie pues no tienen gabinete protector. 7. PERSONAL AUDITADO Juan Villanueva Administrador de Cadena de Custodia Héctor Muñoz Encargado de Cadena de Custodia Alejandra Araya Jefe Sala Conversión Álvaro Carvajal Jefe Comercial Andrés Romero Operador Máquina Julia Núñez Jefa Importaciones María Angélica Quinteros Jefa RRHH.

9 8. DOCUMENTACIÓN Procedimientos: Manual de CdC, noviembre 2014 ANEXO 1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ANEXO 2 FLUJO DEL PROCESO EMPRESA DIPISA ANEXO 3 PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE PAPELES ANEXO 4 PROCEDIMIENTO DE RECEPCION y BODEGAJE DE PRODUCTOS ANEXO 5 PROCEDIMIENTO ETIQUETAS TRAZABILIDAD ANEXO 6 PROCEDIMIENTO VENTA DE PAPELES ANEXO 7 PROCEDIMIENTO DESPACHO ANEXO 8 CAPACITACIÓN ANEXO 9 PROCEDIMIENTO CONVERSIÓN ANEXO 10 PROCEDIMIENTO CORTE EXTERNO ANEXO 11 PROCEDIMIENTO RECLAMO ANEXO 12 PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA Muestra/Documentos Resolución autorización Casino. Resolución del , Bodega residuos peligrosos Registros charlas de seguridad Ds40 diversos temas abril, junio, agosto 2014 Registros capacitación brigada de incendios julio 2013 Actas del comité paritario Matriz legal que aplica a DIPISA Sistema SDD/planilla SDD 2014 de diciembre 2014 Informe auditoría interna del Registros de SAC Reg. Solicitud atención clientes del Factura #782922, packing # , correo resolución a cliente programa capacitación 2014 Instructivo aseguramiento DIPISA para productos CERTFOR/PEFC

10 Registro capacitación cadena de custodia Actualizaciones CdC año 2012 y año Diploma Sr. Héctor Muñoz. Compromiso de aseguramiento productos CERTFOR Convertidora LM Compromiso operacional con empresa Logística Matriz auditoria corte externo LM OC7701, OC7718 Formato de factura. Ej del y Guía N del Registro movimientos certificación PEFC año 2013 ( al ) Distribuidora Papeles Industriales S.A. 9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada se decide la recomendación, por parte de Bureau Veritas Certification, para la Re Certificación de DISTRIBUIDORA DE PAPELES INDUSTRIALES S. A., bajo Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN Enmienda 2013 Responsable programa Certificación Forestal de Bureau Veritas Certification: NOMBRE Sandra Pinto O. FIRMA AUDITOR LÍDER Felipe Campos R. FIRMA FECHA 15 de diciembre de 2014