C A P Í T U L O C U A R T O DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 C A P Í T U L O C U A R T O DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Artículo 11.- Para el ejercicio de sus funciones y el despacho de los asuntos de su competencia, el FMC, además del Comité Técnico, como máximo órgano de gobierno, tendrá una Dirección General que fungirá como su titular ejecutivo; este contara para el ejercicio de su encargo con la Jefatura Administrativa; quien a su vez contaran bajo su subordinación con las siguientes áreas: I.- II.- III.- IV.- V.- VI.- Coordinación de Créditos y Recuperación; Coordinación de Gestiones de Cobranza; Analista de Créditos e Integración de Expedientes; 3 Gestores de Cobranza y Promoción; Un área de Atención Ciudadana; Un Auxiliar de Contabilidad; y VII.- Un Asistente de Dirección.

2 C A P I T U L O Q U I N T O DE LAS ATRIBUCIONES DE LA ESTRUCTURA ADMINSITRATIVA: Artículo 12.- Para el cumplimiento de los objetivos de éste Fideicomiso, centra sus funciones primordialmente en la areas, que tiene a su cargo la implementación de la reglamentación aplicable a cada una de las acciones que este organismo realiza internamente para su organización y para el logro de la recuperación de la cartera vencida, así como generar los enlaces institucionales internos y externos que se requieren para su operatividad y proyectos; así como supervisar las áreas de Análisis de Créditos, la de Coordinación de Gestiones de Cobranza y sus Gestores de promoción y cobranza, con el propósito de que la integración de los expedientes, y la generación de los instrumentos jurídicos de creación de las obligaciones crediticias, se encuentren plenamente ajustados a derecho y permitan una mejor y más eficiente recuperación de su cartera. Por otra parte la Jefatura Administrativa, tiene a su cargo la administración del subsidio municipal otorgado por el Ayuntamiento para llevar a cabo la operatividad de este organismo, además de supervisar las áreas de Coordinación de Créditos y Recuperación, eficientizando el alcance y eficacia de las nuevas acciones de cobro, al aplicar mejores dinámicas de acercamiento a los morosos, que generan un resultado más optimo; también se encuentra a su cargo la supervisión del área de Atención Ciudadana y Recepción, y el control del departamento de Contabilidad, que son herramientas indispensables para un objetivo manejo de la recepción de documentos para la integración de expedientes, la cobranza, la atención al solicitante y acreditado, así como la identificación de morosos para la suscripción de convenios que permitan la regularización de los créditos; Además de las funciones que realizan las áreas de Análisis de Crédito, Coordinación de Cobranza, Atención Ciudadana y primordialmente los tres Gestores de Cobranza y Promoción, se implementa el programa Call Center con el propósito de contactar a los acreditados y mantener sin mora los créditos activos y llevar a cabo acciones de cobranza vía telefónica para la recuperación de cartera vencida;

3 Descripción de las actividades que realiza el personal del Fideicomiso Mi Crédito: Artículo 13.- Las atribuciones de la Jefatura Administrativa son: Implementación de normatividad interna. Asesoría Jurídica y gestión administrativa. Enlace Institucional entre dependencias y organismos. Gestión del Fondo PyME, y otros. Atención y seguimiento de oficios y gestiones. Responsable de Reportar Indicadores de Gestión en el Sistema SIAC. Revisión de documentos e instrumentos jurídicos y administrativos. Enlace con Despacho Jurídico Externo para cobranza Judicial y extrajudicial. Responsable de elaborar aperturas programáticas, y sus avances trimestrales en el Sistema SIAC. Responsable de cumplir con todas las Normas Técnicas paramunicipales y Administrativas que nos competen. Supervisión de Coordinación de Créditos y Recuperación. Supervisión de Atención Ciudadana y área contable. Supervisión de Registros contables y cheques. Entrega de Reportes Mensuales, trimestrales y anuales. Reportar a Sindicatura, Tesorería, Gobierno del Estado los Estados Financieros. Elaboración de presupuesto de Ingresos y Egresos en Sistema SIAC. Supervisión de Pago a proveedores. Elaboración de transferencia de nomina. Solicitud de recursos para otorgamiento de créditos. Control y manejo del fondo fijo de caja chica. Control de inventario de activos, vehículos y papelería. Control de Vacaciones e Incidencias de personal. Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos. Control de lista de asistencia de Personal.

4 Artículo 14.- Las atribuciones del Auxiliar Contable son: Registro de Pólizas contables en el sistema COMPAQ i Elaboración de Cheques a Proveedores. Elaboración de recibos de ingresos del Subsidio. Elaboración de reportes Mensual Trimestral y Anual. Elaboración de Estados Financieros y notas Financieras Traspaso electrónico de nomina. Elaboración de Respaldos Contables. Elaboración de Conciliaciones Bancarias de tres cuentas contables. Conciliaciones de subsidio Municipal y Ayuntamiento. Afectación de presupuesto de Egresos Autorizado. Elaboración del Pago de Impuestos Provisionales. Responsable del Resguardo de Archivos contables y Carpetas Financieras. Elaboración de Padrón de Proveedores actualizado. Elaboración de Bitácoras de gasolina. Control de Tarjetas de gasolina. Coordinarse con la Jefatura de Administración para acontecimientos y modificaciones o actualizaciones que surjan. Artículo 15.- Las atribuciones del Analista de Créditos e Integración de Expedientes, son: Responsable de la recepción de Expedientes completos (solicitudes de crédito). Supervisar cada uno de los expedientes para corroborar la información y se alimenta base de datos en la computadora. Elaboración de Estudio Socioeconómico a cada uno de los solicitantes de Crédito. Responsable de preparar Información para que se realice la verificación de domicilios de solicitantes. (Realizan verificación los notificadores).

5 Elaboración de paquetes de expedientes que son sometidos al Comité/Mesa Técnica para aprobación. Responsable de elaborar listado de créditos para aprobación del Comité/Mesa Técnica. Informar por vía telefónica status de solicitud a los acreditados y si fue aprobado su crédito informar el día y la hora para recoger cheque. Responsable de programar la Capacitación e Informar a los acreditados el lugar, fecha y Hora. Elaboración de contratos que firman los acreditados y FMC. Elaboración de oficios de convocatoria para las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité y Mesa Técnica. Elaboración de Orden del Día de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Comité y Mesa Técnica, Lista de Asistencia y documentación para presentar en sesión. Responsable del resguardo y control de la documentación derivada de las Sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité y Mesa Técnico (Actas de sesión, listados anexos) Responsable del control y resguardo de expedientes de las Solicitudes de Crédito. Artículo 16.- Las atribuciones del Coordinador de gestiones de Cobranza son: Recibir del Coordinador de Créditos y Recuperación la relación de acreditados que se encuentren en mora para que se realicen las llamadas telefónicas y/o se diligencien los requerimientos de pago que deban notificarse en el domicilio de los acreditados morosos, según corresponda el caso, de acuerdo al manual de procedimientos de Recuperación de Cartera. En razón de lo anterior, entregara a cada Gestor de Cobranza la relación de los expedientes de los acreditados morosos a quienes deban efectuar las llamadas telefónicas requiriéndoles del pago, y/o en el caso de requerir notificación por escrito, el Coordinador de Gestiones de Cobranza, igualmente entregará los documentos a los citados gestores, supervisando la ruta diaria que deban seguir para notificar a los acreditados morosos, procurando realizarla de acuerdo a la ubicación de su domicilio, con el propósito de optimizar el cumplimiento de la meta y combustible de unidad asignada.

6 De igual forma, recibirá del Área de Análisis de Créditos e Integración de Expedientes, la copia simple del estudio socioeconómico que se le haya practicado al solicitante de crédito, así como el croquis de ubicación de su domicilio para que este personalmente o a través de los Gestores de Cobranza, acudan al domicilio del solicitante para realizar la verificación de los datos que este expuso en su solicitud de crédito. Una vez realizadas las notificaciones, deberá supervisar que los gestores registren en una bitácora especial, la mayor cantidad de información percibida, con el propósito de que esos datos faciliten posteriormente la localización del acreditado moroso; Ejemplo (quien recibe, parentesco con acreditado, si se negó a recibirla, si la casa esta abandonada, o vive otra persona, si conoce a algún familiar, teléfonos, datos de algún vecino etc.) En el caso de las verificaciones que se practiquen personalmente o a través de los gestores, una vez realizadas deberá entregarlas al área de Análisis de Crédito e Integración de Expedientes para que las mismas sean integradas a su expediente y este pueda ser turnado para el análisis de viabilidad del otorgamiento de crédito solicitado. Responsable del Resguardo de vehículos propiedad del Fideicomiso, motivo por el cual deberá tener una bitácora de cada unidad en la que se anote diariamente el kilometraje recorrido, el combustible consumido y el que se le suministre, así como el mantenimiento que requiera cada unidad. Al término de cada día de labores, supervisara que los Gestores de Cobranza y Promoción, actualicen los expedientes, haciendo las anotaciones correspondientes a cada caso y recibiendo de estos la información que sea relevante. Responsable de la asistencia de los gestores a las Jornadas de Promoción institucional, deberá contemplar dentro del calendario de notificaciones dichas actividades para que las mismas no se empalmen y puedan llevarse a cabo.

7 Artículo 17.- Las atribuciones del Coordinador de Créditos y recuperación son: Elaboración y registro en una base de datos de los créditos otorgados depende al fondo al que corresponda. Registro y actualización de pagos recibidos en bancos del programa FONAES. Registro y actualización de pagos recibidos en bancos del programa JOVENES. Dar seguimiento a la Cartera vencida para la recuperación de los Créditos. Reportes mensuales, trimestrales y anuales para Tesorería, de diversos programas. Elaboración de notificaciones para citación de acreditados morosos. Elaboración Convenios, pagares, boletas de pago y cartas finiquitos. Enlace con el área de coordinación de gestiones de cobranza para las notificaciones y llamadas telefónicas. Elaboración de notificaciones vía mensajería externa o por personal del FMC. Enlace con área de Análisis de créditos para envío de expedientes a jurídico. Colaboración con área de gestión de cobranza en Call Center, para cobranza. Conciliaciones de créditos con contabilidad por mes. Elaboración de Reporte Mensual de pagos de Acreditados y Pasarlo al departamento de contabilidad para su captura. Artículo 18.- Las atribuciones del Asistente de Dirección son: Control de agenda del Director. Auxiliar administrativo y control de expedientes de dirección. Enlace de director hacia personal interno. Recepción, control, solvatación y seguimiento de oficios. Elaboración y recepción de llamadas a dirección. Control de papelería e insumos del Fideicomiso. Documentación de eventos, reuniones laborales y proyectos de dirección.

8 Artículo 19.- Las atribuciones de Atención Ciudadana son: Atender e informar a los solicitantes de créditos. Recepción y registro de oficios recibidos y enviados. Recepción, elaboración y registro de llamadas Enlace con asistente de dirección para control de asuntos de dirección. Recepción de documentación para integración de expedientes. Elaboración de registro de atención ciudadana y recepción de documentos. Colaboración con área de gestión de cobranza realizando llamadas para recordar pagos de acreditados morosos. Artículo 20.- Las atribuciones de Tres Gestores de cobranza y promoción son: Recibir del Coordinador de Gestiones de Cobranza la relación de los acreditados morosos a quienes se deberá notificar. Elaborar la ruta diaria que deba seguirse para notificar a los acreditados morosos, procurando realizarla de acuerdo al domicilio, con el propósito de optimizar el cumplimiento de la meta y combustible de unidad asignada Entregar las notificaciones a los acreditados asignados en base de datos. Una vez realizada cada notificación, se deberá registrar en una bitácora especial, la mayor cantidad de información que el gestor perciba, con el propósito de que esos datos faciliten posteriormente la localización del acreditado moroso; Ejemplo (quien recibe, parentesco con acreditado, si se negó a recibirla, si la casa está abandonada, o vive otra persona, si conoce a algún familiar, otros teléfonos, datos de algún vecino etc.) En cada visita realizada se deberá entregar al acreditado moroso, la notificación firmada por el Coordinador de Créditos y Recuperación; de no encontrarse el acreditado o persona con quien entender la diligencia, deberá colocar la notificación en un lugar visible del domicilio, dejando nombre, teléfono y un citatorio con fecha y hora para regresar a notificar personalmente, razonando ese hecho en la bitácora.

9 Al término de cada día de labores, el Gestor de Cobranza y Promoción, deberá actualizar los expedientes, haciendo las anotaciones correspondientes a cada caso e informando al Coordinador de Gestores la información que sea relevante. Dará seguimiento telefónicamente a las gestiones de cobranza para citar a los acreditados morosos ya notificados. (Call Center); y también auxiliará administrativamente a las funciones generales de este organismo. Además de las anteriores actividades, acudirá a Jornadas de Promoción institucional, en las que deberá orientar a los interesados sobre los requisitos para el otorgamiento de créditos, entregándoles también información impresa; así mismo requerirá a cada persona que se anote en una bitácora de asistencia y promoción, a la que adjuntará el oficio invitación y un par de fotografías del evento para constancia. En razón del desempeño de su trabajo, el funcionario se comprometerá a atender e informar con una política de Calidad y Calidez, a las personas que acudan al establecimiento del Fideicomiso Mi Crédito a solicitar cualquier trámite o información, así como aquellas que sean entrevistadas o notificadas en sus domicilios.