Curso Taller de Excel Avanzado para Contadores Sesión 1 de 3. Descargar el material del curso: OCTUBRE DE 2009

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1 Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara Jalisco IMCP Curso Taller de Excel Avanzado para Contadores Sesión 1 de 3 Descargar el material del curso: OCTUBRE DE 2009 Objetivo del curso Que el participante obtenga conocimientos avanzados sobre las funciones y herramientas de Excel que le permitan realizar su trabajo más rápido y con menos riesgo de error. 1

2 Temario 1. USO DE FUNCIONES AVANZADAS 2. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS 3. MACROS 4. CREACIÓN DE FORMULARIOS 5. ANÁLISIS DE DATOS CON ESCENARIOS Metodología 1. Marco conceptual o Explicación teórica 2. Conocimiento técnico o Práctica 3. Reforzar el conocimiento o Ejercicio 2

3 Introducción En la actividad del contador público su aplicación ió incide id en: Análisis financiero Auditoría Impuestos Control internos Costos Entre muchos otros... Introducción Antecedentes y evolución en México 1990: MS-Works (en plataforma MS-DOS) 3

4 Introducción Antecedentes y evolución en México LOTUS para MS-DOS era el más usado Introducción Antecedentes y evolución en México 1994: Gana terreno la versión de Excel 2.0 y luego la 4.0 (en plataforma Windows 3.1) 4

5 Introducción Antecedentes y evolución en México Evolucionando hasta las versiones más usadas hoy: Excel 2003 y 2007 (para Windows XP y Vista) Introducción Qué no es una hoja de cálculo? No es un sistema de procesamiento de transacciones ni base de datos relacional. Para estos casos se recomienda usar programas especializados, de acuerdo a la necesidad del usuario. 5

6 Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara Jalisco IMCP 1. FUNCIONES AVANZADAS 1. Funciones avanzadas QUÉ ES UNA FUNCIÓN? ES UN PROGRAMA DENTRO DE EXCEL QUE: 1. Obtiene argumentos. 2. Con ellos, realiza operaciones ó acciones. 3. Devuelve un resultado. Argumento 1 Argumento 2. Argumento n fx Resultado 6

7 1. Funciones avanzadas CÓMO SE REDACTA UNA FUNCIÓN? =función(argumento1,argumento2, argumento3 ) Los argumentos siempre van separados por comas. Cada función tiene diferente forma de acomodar sus argumentos. Los argumentos pueden ser: Tipo Ejemplo Descripción Valores 1200, 14767, 1 Cualquier número Textos LOCO Cualquier texto; siempre va entre comillas Celdas A1 Cualquier celda Rangos A1:Z8 celda inicial : celda final Criterios >= Un operador; siempre va entre comillas (ver operadores de comparación sig. dispositiva) 1. Funciones avanzadas OPERADORES DE COMPARACIÓN Para ser usados dentro de las funciones y las fórmulas Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 Menor o igual que A1<=B1 Distinto de A1<>B1 7

8 1. Funciones avanzadas Funciones más usadas por los contadores: MATEMÁTICAS: Sumar, Sumar.Si, Si Promedio, Contar, Redondear, Contar.Si, Truncar, Máximo, Mínimo DE TEXTO: Extrae, Izquierda, Derecha, Mayusc, Minusc, Nompropio, Repetir, Texto, Valor, Concatenar LÓGICAS: Si, O, Y. Valores FALSO y VERDADERO, DE FECHA: Hoy(), Dia, Mes, Año DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA: BuscarV 1. Funciones avanzadas CÓMO SE INTRODUCE UNA FUNCIÓN? Escribiéndola manualmente ó Usando el asistente de funciones Este link lleva a la ayuda sobre la función seleccionada. Es muy útil explorar la ayuda de Excel. 8

9 1. Funciones avanzadas LA AYUDA DE EXCEL También se puede acceder a ella en cualquier momento presionando la tecla F1 o con el botón Puede usarse: El buscador La tabla de contenido 1. Funciones matemáticas =suma(rango) Obtiene la suma aritmética. =promedio(rango) Obtiene el promedio aritmético. Hay que diferenciar entre cero y vacío: el cero sí se calcula l en el promedio y la celda vacía, no. 9

10 1. Funciones matemáticas =sumar.si(rango_1, criterio, [rango a sumar]) Obtiene la suma aritmética de las celdas de un rango que cumplan con un criterio determinado. El criterio ó condición se anota entre comillas usando los operadores de comparación =, >, <, <>, >= El rango_1 es donde se encuentra el criterio que será evaluado. El [rango a sumar] son las celdas que serán sumadas, siempre que se cumpla con el criterio. Si se omite [rango a sumar], será el mismo que rango_1. 1. Funciones: HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO En la búsqueda de un resultado en una fórmula, simplifica el método de prueba y error. 10

11 1. Funciones de texto Qué es una cadena de texto? Qué es un valor? Diferencia entre una cadena de texto y un valor Nota: valores importados de otros sistemas en ocasiones son cadenas de texto y hay que convertirlos 1. Funciones de texto =valor(texto) Convierte un texto en valor. =texto(valor,formato) Convierte un valor en texto El formato va entre comillas, por ejemplo $ ###,##0.00 Donde el símbolo de # se omitirá cuando se trate de ceros a la izquierda de un valor. t (t t 1 t t 2 =concatenar(texto1,texto2,...) Une cadenas de texto. El texto debe siempre va entre comillas. Es más fácil usar el símbolo & en lugar de esta función. 11

12 1. Funciones de texto =mayusc(texto) Convierte todo el texto a mayúsculas. =minusc(texto) Convierte todo el texto a minúsculas. =nompropio(texto) Convierte la primer letra de cada palabra a mayúsculas y el resto a minúsculas. 1. Funciones de texto =derecha(texto, numero_de_caracteres) Extrae el número de caracteres del lado derecho =izquierda(texto,numero_de_caracteres) Extrae el número de caracteres del lado izquierdo =extrae(texto,posición_inicial,numero_de_caracteres) Extrae una cadena de texto iniciando donde se indica 12

13 1. Funciones de fecha =año(fecha) Devuelve el año de una fecha =mes(fecha) Devuelve el mes de una fecha =dia(fecha) Devuelve el día de una fecha 1. Funciones condicionales =o(condición1,condición2,...) Devuelve VERDADERO si una de las condiciones es verdadera. Devuelve FALSO si todas las condiciones i son falsas. =y(condición1,condición2,...) Devuelve VERDADERO si todas las condiciones son verdaderas. Devuelve FALSO si una o más condiciones son falsas. 13

14 1. Funciones condicionales =SI(condición,valor_si_verdadero,valor_si_falso) Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. 1. Funciones de búsqueda =buscarv(valor_buscado,matriz, columna,ordenado) Busca un valor en una tabla y devuelve el valor si lo encuentra, o el más acercado IMPORTANTE: LA TABLA DEBE ESTAR ORDENADA EN ORDEN ASCEDENTE ESTA FUNCIÓN PUEDE SER USADA PARA CALCULAR EL ISR DE PERSONAS FÍSICAS. 14

15 1. Funciones de búsqueda =elegir(valor,opcion1,opcion2,opcion3,...) Devuelve la opción seleccionada 1. Funciones automáticas Realiza y muestra el resultado de una función con sólo seleccionar un rango. Las funciones se limitan a suma, promedio, contar, máximo, mínimo, contar números, entre otras. 15

16 1. Auditoría de fórmulas BOTONES MÁS IMPORTANTES: RASTREAR/QUITAR PRECEDENTES RASTREAR/QUITAR DEPENDIENTES Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara Jalisco IMCP Curso Taller de Excel Avanzado para Contadores Sesión 1 de 3 Descargar el material del curso: OCTUBRE DE